AGENDA DE TRABAJO PARA LA SOLUCION DE CONFLICTOS MEJORAR EL CLIMA LABORAL ANGELA MARIA GUERRA BENJUMEA (Aprendiz)
ERIKA JULIET OSORIO HOYOS (Instructora)
GESTIÓN LOGÍSTICA (1565211)
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE MEDELLIN 2018
INTRODUCCIÓN El factor de la diversidad y los conflictos tienden a ser áreas problemáticas en muchos organizaciones hoy en día. Estos problemas tienen un impacto significativo en el rendimiento y efectividad empleados, el éxito de la compañía depende del rendimiento laboral de los empleados. Los equipos multiculturales son expuestos a diferentes culturas, normas, actitudes y comportamientos que influencian a cada miembro del equipo. Empresas en las que los empleados vienen de diferentes nacionalidades deben tomar estos factores en seria consideración como equipos multiculturales poco a poco se vuelven más populares en el mundo corporativo y son parte de los bordes competitivos que pueden utilizar. Sin embargo, puede haber mayor posibilidad de que aparezcan conflictos en un entorno multicultural en comparación con aquellos en equipos homogéneos. El papel del gerente es absolutamente crucial cuando manejo de equipos multiculturales en general y conflictos en particular. El último resultado depende en gran medida de las competencias que los gerentes ya lograron o son dispuesto a adquirir, Además, los estudios estudios desde desde la perspectiva perspectiva de de los empleados empleados y del gerente gerente combinación combinación perspectiva con la literatura práctica son las claves para definir las competencias para que los gerentes se desempeñen eficazmente dentro de la multiculturalidad ambiente, cuya finalidad es la de mejor cada uno de los procesos y los tiempos de entrega cuyo enfoque es la satisfacción de los clientes. Sin embargo, los conflictos no siempre suelen negativos, suelen convertirse en experiencias positivas.
1
OBJETIVOS Analizar Analizar la situación situación actual actual en por la que está está pasando pasando la empresa empresa al momento de establecer las estrategias a dado a que se está generando incumplimientos en las entregas de los pedidos a los clientes, por medio de los diferentes criterios que tienen los jefes, como como son el jefe de almacén almacén o inventario inventarios, s, jefe de de compras, y el jefe de costos y presupuestos.
Elaborar una agenda de trabajo donde se planteen las diferentes actividades a desarrollar para dar solución al conflicto presentando entre los diferentes jefes de cada área.
2
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DE CONFLICTO ENTRE LOS GERENTES DE ÁREA El conflicto intergrupal presentado por las diferentes áreas de la compañía, ha llevado a generar un clima laborar el cual está influyendo con los objetivos de la empresa impactando diferentes área funcionales, el cual está afectando el rendimiento, la productividad, generando un ambiente tenso entre los funcionarios dado a que no se están entregando los pedidos a tiempo, generando incumplimientos en la cadena de valor, provocando conflictos laborales y el no cumplimiento de los objetivos y metas.
Criterios de los diferentes puntos de vista de los jefes de la responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
CRITERIOS DEL JEFE DE ALMACÉN O INVENTARIOS a. Del jefe de compras por por que se demora más de 10 días en entregar al almacén los pedidos solicitados. b. Del jefe de presupuesto porque siempre insiste en en disminuir los niveles de inventarios, estableciendo metas que le quitan dinamismo y oportunidad al manejo de los inventarios
CRITERIOS DEL JEFE DE COMPRAS a. Del jefe de presupuesto porque no apropia las partidas presupuestales suficientes para realizar los volúmenes de compras necesarios que garanticen buenos precios y poder tener capacidad de negociación. b. Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera oportuna los faltantes de mercancías para poder hacer de manera adecuada el proceso de compras.
CRITERIOS DEL JEFE COSTOS Y PRESUPUESTOS a. Del jefe de inventarios por no entregar a tiempo los informes de inventarios para poder realizar una adecuada programación de pedidos. b. Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección de proveedores
3
Para comenzar a entender que es lo que está sucediendo entre los diferentes jefes de cada área y el porqué de la situación del incumplimiento en las entregas de los pedidos a los clientes.
CLASIFICACION DEL CONFLICTO
Según su origen: se evidencia conflicto intergrupal: enfrentamientos entre miembros de los diferentes departamentos, dado a que hay diferencias en los puntos de vista entre los jefes – gerentes de las diferentes áreas de almacén o inventarios, jefe de compras y jefe costos y presupuestos.
Según su causa: se evidencia conflicto Basado en intereses, dado a que hay enfrentamientos entre los miembros miembr os dado a los diferentes criterios encontrados al momento de establecer las estrategias para el mejoramiento de los procesos de la cadena logística.
ESTILO PARA AFRONTAR LOS CONFLICTOS Para que los jefes-gerentes puedan afrontar y llegar a arreglar los desacuerdos presentados el mejor estilo seria la colaboración y el compromiso y asumir el enfrentamiento de manera abierta y justa, mostrando optimismo y compromiso con el fin de mejorar la entrega de los pedidos, buscando soluciones mutuamente beneficiosas en pro de la empresa, como soluciones novedosas, asertividad y cooperación, también es muy importante saber con qué tipo de negociador se cuenta y que clase de negociador es cada jefe – gerente, Las habilidades de negociación bien perfeccionadas pueden beneficiar a todos, tanto a nivel personal como profesionalmente, el objetivo es encontrar una solución creativa aceptable para todos. La colaboración, aunque útil, requiere un compromiso de tiempo significativo que no es apropiado para todos los conflictos, es decir el jefe – gerente deben trabajar en colaboración para ir en coherencia con las políticas, y comprometidos con la estrategia, la cual requiere que las partes abandonen los elementos de su posición para establecer una solución.
ESTILO DE COLABORACION Y COMPROMISO 4
La forma de poder identificar qué es lo que está sucediendo en la empresa, es usando la habilidad socio afectiva para que cada uno de los gerentes escuchen activamente a los otras partes y cuáles son sus razones por las que están en desacuerdo; teniendo asertividad para expresar claramente y pasivamente sus puntos de vista, empatía para comprender lo que los otros sientes, están cada uno en el ligar del otro para respetar los diferentes puntos de vista ante la situación de la empresa y llegar así a tener mutuamente un pensamiento constructivo y alternativo con el cual se pueda construir una solución efectiva que se logren los objetivos comunes que es entregar a tiempo los pedidos de los clientes y del mismo modo implique una salida armónica al problema.
AGENDAMIENTO DE TRABAJO ORGANIZATIVO Lunes 21 de mayo de 2018 4:00 a 5.00 pm: se revisará los criterios del jefe del almacén o inventario La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del jefe de compras por que se demora más de 10 10 días en entregar al almacén los pedidos solicitados. Para esta fecha se hará el respectivo análisis sobre cuál es la responsabilidad que tiene en jefe de compras y cuál es el impacto por el que está pasando pasando el área del almacén o de inventario, al no contar con la materia prima prim a requerida, se indagara por qué los proveedores se demoran más de 10 días en entregar al almacén los pedidos solicitados, Identificar productos que son susceptibles a cambio, buscar alternativas de proveedores.
El jefe de compras responde que no se está teniendo en cuenta el lead time, por lo tanto debemos hacer un análisis de las referencias actualmente compradas se identifican que productos pueden se susceptibles a ser sustituidos por una referencia igual o mejor de otro proveedor ya sea por precio, mejor calidad y mejor tiempo de entrega y hacer una reevalaucion de proveedores y contactar a los posibles proveedores por medio de referencia, bases de datos o por presentación directa realizada por los proveedores, con el fin de no generar cuellos de botella y no generar más incumplimientos en la entrega de pedidos 5
perdiendo confiabilidad en la marca por lo tanto se debe de afrontar los conflictos de una manera más proactiva, indagadora, cooperativa, para encontrar la solución.
martes 22 de mayo de 2018 7:00 a 8.00 am: se revisará los criterios del jefe del almacén o inventario.
b. Del jefe de presupuesto presupuesto porque siempre insiste en disminuir los los niveles de inventarios, estableciendo metas que le quitan dinamismo y oportunidad al manejo de los inventarios Análisis de la segunda segunda situación situación Para toda organización es muy importante es la custodia de los inventarios con el fin de que estos sean de buena rotación con el fin de minimizar el costo de mantenimiento, por lo que el valor de los inventarios, su rotación y consideración de importancia, por lo tanto este debe ser acorde con la oferta y demanda, es decir Planear Plane ar la cantidad adecuada de compra de materias primas para cumplir con el nivel de servicio de la compañía y nivel óptimo de inventario, por lo tanto se requiere de un trabajo colaborativo entre los jefes del área de compras y el jefe de presupuesto teniendo en cuenta el lote mínimo, el lead time del proveedor, el criterio del jefe de compras con el fin de que la cadena no quede desabastecida afectando el proceso productivo, todo el con el de la satisfacción del cliente. martes 22 de mayo de 2018 1:00 a 2.00 pm: los criterios del jefe del jefe de compras. En nuestro segundo día de agenda para la solución del conflicto: daremos apertura al debate sobre la opinión que tiene el jefe de compras con relación a la responsabilidad que este tienen en el incumplimiento que se viene presentado en las entregas de los pedidos a los clientes.
a. Del jefe de presupuesto porque no apropia apropia las partidas partidas presupuestales suficientes suficientes para realizar los volúmenes de compras necesarios que garanticen buenos precios y poder tener capacidad de negociación. Tener niveles óptimos de inventarios con el fin de suplir las demandas y con el fin de no tener materiales inmóviles y desarrollar nuevos proveedores con el fin de tener mejores ofertas tanto en precio y en disponibilidad analizado en una matriz dofa, que nos ayuden a tomar decisiones en cuento a como cubrir la demanda, en base al análisis de rotación y 6
realizar gestión para los materiales que son indispensables y básicos con relación al nuestro portafolio de productos, con el fin de que la cadena de valor no se vea perjudicada y en vez sean actividades en pro de la organización con relación costo vs mantenimiento y rotación de los mismos.
Miércoles 23 de mayo de 2018 7:00 a 8.00 am: criterios del jefe de compras En nuestro tercer día para la solución del conflicto procederemos al debate con el jede de compras.
b. Del jefe de almacén y de inventarios por no entregar de manera oportuna oportuna los faltantes de mercancías para poder hacer de manera adecuada el proceso de compras. Establecer la metodología para recibir, verificar, almacenar-preservar, alistar y entregar materia prima, realizar inventarios cíclicos y debe de realizar retroalimentación a todas las áreas afectadas por el resultado del conteo cíclico, con el objetivo de identificar los errores y no volver a cometerlo, y de ser necesarios para realizar los ajustes correspondientes se adjuntan las cantidades, precios y movimientos que justifiquen la situación para que el jefe de compras proceda con las respectivas compras. El jefe de almacén o inventarios debe garantizar la confiabilidad del inventario. Esto debe generar un reporte.
jueves 24 de mayo de 2018 1:00 1:00 a 2.00 2.00 pm: los criterios criterios del del jefe de costos costos y presupues presupuestos. tos. En nuestro cuarto día de agenda para la solución del conflicto: daremos apertura al debate sobre la opinión que tiene del jefe de costos y presupuestos: La responsabilidad de que no se entreguen los pedidos a tiempo es:
a. Del jefe de inventarios por no entregar a tiempo los los informes de inventarios para poder realizar una adecuada programación de pedidos. Se generaran inventarios cíclicos diarios con el fin de mantener actualizado el inventario de la empresa y si este presenta alguna novedad deberá proceder con el respectivo ajuste para que la compañía no quede desabastecido y no altere el flujo de información en toda 7
la cadena de valor y tener una buena identificación de las materias primas en su respectiva ubicación y marcación, el cual garantice que los materiales están en buen estado para poder ser suministrados en el área de producción produ cción y poder cumplir con las fechas requeridas en la entrega de los pedidos de los clientes.
b. Del jefe de compras por no tener un proceso adecuado en la selección de proveedores. El jefe de compras deberá desarrollar nuevos proveedores y garantizar que los proveedor es sean confiables y negociar mejores tiempos de entrega y con los estándares de calidad requeridos por la empresa.
ACTIVIDADES PARA DESARROLLAR PARA SOLUCIONAR EL CONFLICTO IDENTIFICADO EN CADA ÁREA. AREAS ALMACEN O INVENTARIOS INVENTARIOS
ACTIVIDADES A DESAROOLAR Semanalmente Semanalmente realizara realizara inventarios inventarios cíclicos de 16 referencias diarias Realizara el layout del área del almacén. Informe de confiabilidad del inventario teórico vs físico. Reportar novedades y realizar la respectiva planilla para que efectúen a tiempo los ajustes
COMPRAS
Establecer las actividades que se requieren para la selección, evaluación y seguimiento de los proveedores de materias primas, insumos y servicios críticos propios de la actividad, para determinar la capacidad que tienen éstos de cumplir los requerimientos exigidos Mejorar el lead time de los proveedores 8
Implementar mejor trazabilidad de la demanda, con el fin de tener mejor aprovisionamiento. Generar planes de acciones que ayuden a mejorar el desempeño de los proveedores, ayudándolos a ser más competitivos
COSTOS Y PRESUPUESTOS
Mejorar las políticas de inventarios Realizar los respectivos ajustes en el sistema en línea. Dar a conocer la matriz Dofa para las diferentes estrategias de la empresa Reorganización del prepuesto.
JUSTIFICACION DE CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES A DESARROLLAR PARA SOLUCIONAR EL CONFLICTO Cada una de las actividades tiene como objetivo facilitar la mejor solución entre las diferentes área de la compañía dado a los diferentes puntos de vistas presentados por cada uno de los jefes-gerentes de las áreas involucradas de forma justa, coherente y acordes con la planeación estratégica de las empresas puede reflejar la estabilidad y las proyecciones a futuro y al plan maestro que es la guía de la estrategia que que la empresa implementara a mediano plazo, la cual se debe aplicar a todos los procesos.
9
CONCLUSION Este trabajo se realiza en equipo, buscando la solución ganar – ganar, debemos de asumir nuestra parte del conflicto, establecer metas en común, buscando soluciones satisfactorias para cada una de las áreas de la compañía, trabajando de la mano de la visión y misión, con empatía y realizar retroalimentaciones, teniendo siempre la habilidad de un buen negociador, siempre van a presentarse conflictos en la vida y pueden causar estrés, y también aprendí que no tienen que ser así, que no se puede controlar todo, pero si hay técnicas que sirven para resolver conflictos positivamente. En este trabajo me di cuenta que los conflictos no se resuelven demostrando que la otra persona está en un error, resolver conflictos es trabajar con las otras personas para solucionar el problema y mantener la relación.
10
