A Entrevista e o Processo de Descrição de Cargos I - Entrevista para descrição de cargo Exigências da tarefa Para o melhor entendimento de como funcionam os sistemas de informações e os processos gerenciais da empresa, o entrevistador deverá processar muitas informações e resumi-las a um volume gerenciável de dados relevantes. Para preparar boas descrições de cargo, é necessário o entendimento dos interrelacionamentos importantes entre as diversas áreas da empresa. Esse entendimento permitirá fazer análises dos processos gerenciais e como eles interferem na maneira como cada área está organizada, em termos de estrutura de cargos. Precisamos manter a mente aberta para assimilar e processar informações que não se conformam com as nossas expectativas. É necessário captar não só o que está explícito, mas também o que está implícito nas declarações das pessoas que estamos entrevistando para elaborar descrições de cargo. A entrevista é uma das formas de coleta de dados com maior potencial para refletir de maneira fidedigna a realidade da empresa. Tanto o entrevistador quanto o entrevistado têm oportunidades de refletir sobre o cargo de uma forma sistemática. A entrevista levanta pontos e questões que normalmente passam despercebidos no dia-a-dia da empresa. Um entrevistador preparado poderá levantar questões importantes, tanto para a descrição do cargo como para o aprimoramento da estrutura organizacional e seu funcionamento, considerando os objetivos e estratégias da empresa.
Experiência prévia do entrevistador O entrevistador pode utilizar seu conhecimento prévio sobre determinados cargos para facilitar o processo de análise e descrição de cargo. Essa experiência não elimina a necessidade de validar suas informações junto ao ocupante do cargo ou aos superiores deste.
Lista de verificação para entrevistas com gerentes, coordenadores, supervisores Para melhor conhecimento de cada área da empresa, é interessante começar as descrições de cargo pelos cargos de gerência. Quando o entrevistador tem um conhecimento global de cada área, a descrição dos demais cargos torna-se mais fácil.
Exemplos de perguntas genéricas para cargos de Gerência/Coordenação/Supervisão Você pode pedir inicialmente ao entrevistado para lhe dar uma visão geral do cargo, em termos de objetivos e responsabilidades. Em alguns casos, um histórico sucinto de como vem evoluindo o cargo nos últimos anos a nos pode ser esclarecedor esclareced or.. Você pode perguntar, por exemplo, que tipo de modificações importantes ocorreram nas 1
atribuições, nos objetivos, nas condições de trabalho, no organograma, nas responsabilidades do cargo?
Perguntas típicas para iniciar e desenvolver a entrevista: Qual o objetivo central que o seu cargo deve alcançar? Quais são as principais atividades que você dirige, supervisiona ou controla? (Esta pergunta pode gerar muitas outras. Pode tomar algum tempo para cobrir todas as atribuições do cargo). Qual a participação do seu cargo na definição de políticas, objetivos, normas e procedimentos para sua área? Como são estabelecidos os objetivos e metas de curto/longo prazos para o seu cargo? Como é feito o planejamento, o acompanhamento e as correções dos planos e objetivos do seu trabalho? Como você planeja, acompanha, controla e avalia o resultado do trabalho dos membros da sua equipe? Quais as principais complexidades do seu cargo? Quais os principais desafios do seu cargo? Você poderia dar uns dois ou três exemplos de objetivos que sejam desafiantes porém não impossíveis? Que tipos de obstáculos ou de oportunidades exigem o máximo de sua habilidade para atingir seus objetivos? Qual a autonomia do seu cargo em relação a movimentação de pessoal, mudanças na organização, mudanças em cargos da sua área, métodos de trabalho etc.? Qual a autonomia do seu cargo em relação a despesas, investimentos? Qual a autonomia do cargo em relação a formação de sua equipe (seleção, treinamento, desenvolvimento etc.)? Como o seu superior pode saber se você está tendo um desempenho satisfatório em relação aos objetivos estabelecidos para o seu cargo? Quais os principais objetivos que poderiam ser tomados como representativos para o seu cargo? Qual a medida (quantitativa ou qualitativa) poderia ser utilizada para descrever ou medir o seu desempenho?
Exemplos de perguntas específicas por área de atuação Área de Recursos Humanos 2
Quais as características relevantes da força de trabalho utilizada pela empresa? Quais as responsabilidades e autonomia do cargo em relação às políticas, normas, ou procedimentos, no que se refere a: - recrutamento e seleção; - administração salarial; - treinamento e desenvolvimento; - movimentação de pessoal em geral; - assistência e serviços a funcionários. Existe algum tipo de planejamento de longo prazo de que o cargo participe? Como é feito o recrutamento e seleção de pessoal? Como são integrados os novos funcionários? Como são administrados os salários de cada nível da organização? Que informações de mercado são utilizadas? Existem sistemas formais para administração de cargos e salários? Como funcionam? Como funciona o programa de treinamento e desenvolvimento de recursos humanos? É feito algum planejamento? Existe um plano/programa de promoções ou sucessões? Como funciona? Existe uma política de aumentos por mérito? Como funciona? Existe um programa de avaliação de desempenho? Como funciona? Como funcionam os procedimentos para desligamento de funcionários?
Área de Vendas Como é organizada a área de vendas a nível nacional/ regional/local? Quais são as principais regiões atendidas? Quais os produtos vendidos e seus principais concorrentes? Qual a situação da empresa em termos de participação de mercado? Como é feito o plano de vendas? Como são estabelecidos os objetivos? Como e quando são feitas campanhas/promoções de vendas? Existe alguma situação de sazonalidade para venda de algum produto? Que circunstâncias de mercado podem beneficiar ou prejudicar as vendas? Como são determinados os preços? Quem pode alterar listas de preços e dar descontos? 3
Como são determinadas as margens de lucro? Como é o recrutamento das equipes de vendas? É proporcionado treinamento específico para o pessoal novo na área? Como são desenvolvidos os incentivos para as equipes de vendas? Como é feito o acompanhamento sobre o progresso e resultado dos trabalhos das equipes? Que tipos de relatórios, análises, previsões são feitos?
Área de Compras / Suprimentos Quais as características dos produtos comprados? Como são classificados os materiais comprados (matéria-prima, material de embalagem, material improdutivo etc.)? Quantos fornecedores existem em média para os principais itens comprados? Como é feito o planejamento de compras? Qual a participação das demais áreas da empresa nesse processo? Como são selecionados os fornecedores? Como são especificados os produtos a serem comprados? Qual o papel de outras áreas da empresa nesse aspecto? Como são desenvolvidos novos fornecedores? Quais as autonomias para negociação de preços, prazos, etc.? Como são controlados os estoques? Existe uma política definida? Como são tratadas as situações de contingência (mudanças bruscas em programas de produção, perspectiva de falta de mercadoria no mercado, aumentos extraordinários de preços etc.)? Existem itens importados? Como são feitas essas compras e em interação com quais áreas da empresa?
Área Financeira Qual a principal preocupação do cargo com relação às finanças da empresa? Como é feito o planejamento financeiro? Quais os seus objetivos de curto/médio/longo prazos? Como é feito o cash-flow e qual o seu objetivo?
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Como a empresa capta, capta , aloca, aplica recursos financeiros? finan ceiros? A empresa é tipicamente geradora ou tomadora de recursos financeiros? Qual a participação do cargo na elaboração de orçamentos anuais, envolvendo despesas, receitas, investimentos etc.? Qual a política de relacionamento bancário e o papel do cargo na sua definição/execução? Como é feita a projeção de cenários econômicos, envolvendo estimativas de inflação, câmbio, juros etc.? Existem situações de contingências? Quais as decisões que o cargo deve tomar nessas situações? Que tipos de relatórios, análises, avaliações o cargo deve preparar? Qual a interação do cargo com outras áreas correlatas, tais como Contabilidade, Controladoria, Auditoria etc. Como funciona a Tesouraria, no que se refere a Contas a Pagar, Contas a Receber etc.? Qual a política e como funciona a concessão de crédito a clientes? Qual a interação do cargo com outras áreas da empresa?
Área de Marketing Produto/Mercado
Como se posicionam os produtos/serviços da empresa no mercado? Qual a participação da empresa no mercado por linha de produto? Que tipo de concorrência existe? Quais são os principais clientes/consumidores/usuários dos produtos/serviços da empresa? São utilizadas pesquisas de mercado? Qual o papel do seu cargo no desenvolvimento ou lançamento de um novo produto? Como são estabelecidos os objetivos de crescimento, participação de mercado, posicionamento de produtos e como são feitos os planos e programas para consecução desses objetivos? Qual o potencial dos mercados onde a empresa atua? Que outras restrições, ameaças, ou oportunidades existem no mercado? 5
Publicidade/Propaganda
Qual o grau de utilização de publicidade e seu efeito sobre as vendas? Como o seu cargo contribui para a definição dos planos e programas de publicidade? Qual a sua participação no planejamento e execução de campanhas publicitárias? Como é decidida a utilização das mídias? Como são estabelecidos os orçamentos para publicidade e como é feita sua administração?
Área Jurídica Qual a natureza dos assuntos legais sob responsabilidade do seu cargo? (por exemplo, trabalhista, tributário, societário, comercial etc.) Quando a área jurídica é acionada e como se dá sua intervenção? Qual o papel do cargo na fase anterior a uma ação judicial? Existem negociações com as partes envolvidas? Por que e como acontece um processo judicial? Quando e por que uma pendência legal entra na fase contenciosa? Como são analisados os aspectos financeiros envolvidos numa questão legal? Como são definidos os acordos sobre processos? Em que fases do processo esses acordos podem acontecer? Como são definidas as questões sobre valores de indenizações a pagar ou a receber? Qual o volume de recursos envolvidos em ações judiciais (anualmente, por exemplo)? Que tipo de assistência o cargo presta a outras áreas da empresa? Que tipos de restrições, ameaças, oportunidades existem no contexto de atuação da empresa que podem influenciar os resultados do seu trabalho?
Áreas de Controladoria e Contabilidade Como são definidos os sistemas, normas e procedimentos contábeis? Como e por que meio são registrados os eventos contábeis? Qual o papel do cargo na elaboração de orçamentos, previsões, planos econômicofinanceiros? Que tipo de feedback o cargo fornece a outras áreas da empresa em relação a análises sobre despesas, receitas, custos, investimentos?
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Como é feito o planejamento tributário e qual a influência que o seu cargo exerce sobre sua execução? Que influência o seu cargo exerce sobre questões legais, envolvendo as diversas atividades da empresa? Que tipo de assistência legal o cargo recebe? Quem fornece essa assistência? Que tipos de análises e controles você supervisiona e como você pode contribuir para os resultados? (Por exemplo, controles de contas a pagar, contas a receber, de estoques etc.) Existe uma auditoria interna? São utilizados auditores externos? Qual o escopo dessas auditorias e como o cargo interage com os auditores? Qual a autonomia ou responsabilidade do cargo em relação a alterações nas normas e procedimentos contábeis? A empresa é Matriz? Ma triz? O cargo exerce influência em decisões gerenciais envolvendo investimentos, ou projetos de outros departamentos (nos aspectos financeiros)?
Área de Engenharia Instalações:
Você poderia me dar uma visão geral sucinta das instalações? Qual o grau de sofisticação tecnológica das instalações? Como são feitas as modificações em instalações e como ocorrem esses processos? Quais os objetivos das modificações? Qual a sua participação nos planos para expansão da capacidade instalada? Como o seu cargo interage com os demais departamentos da área industrial? Quais os objetivos dessas interações? Qual o impacto que o seu cargo exerce sobre a qualidade final dos produtos? Processos:
Qual a influência da engenharia nos processos de produção? O seu cargo tem autonomia para modificar processos na área industrial? Qual a complexidade tecnologia empregada no processo produtivo? Qual a sua participação nos planos de atualização tecnológica, aumento de capacidade produtiva etc.?
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Qual a relação que o cargo tem com a medição e/ou avaliação do resultado final do processo produtivo? Qual o impacto que o seu cargo exerce sobre a qualidade final dos produtos?
Área de Produção Planejamento e Controle da Produção
Qual a responsabilidade do cargo no processo de definição do volume de produção? Como é feita a previsão e planejamento do volume e tipos de produtos a ser fabricados? O tipo de material utilizado na produção exige algum conhecimento ou habilidade especial para exercer as funções do cargo? Como é feito o controle dos estoques de matérias-primas e outros materiais? E dos produtos acabados ou em processo? Como é administrado o fluxo dos produtos após a fase de produção? Quando e como o seu cargo precisa interagir com o com o gerente geral de produção? Linha de Produção
Quais os principais números relacionados com a atividade produtiva (quantidades, custos de produção etc.)?. Quais as principais características dos produtos fabricados? Quais os objetivos e responsabilidades do seu cargo em relação ao planejamento e controle da produção? Como o seu cargo pode contribuir para melhorar a produtividade das linhas de produção? Como é feito o planejamento da manutenção das instalações? Qual a sua autonomia em relação às principais normas e procedimentos da área de produção? Quais as principais decisões que você precisa tomar durante o processo produtivo? Como é feito o controle das horas trabalhadas pelo pessoal de produção? Como é feito o controle da produção? Como é feito o controle da qualidade?
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Quais as suas responsabilidades em relação à administração de pessoal (contratação de pessoal, definição de salários, aumentos de mérito, promoções, prêmios, programas de incentivos etc.)?
Área de Pesquisa e Desenvolvimento Como são feitos os planos para desenvolvimento de novos produtos? Qual o principal enfoque da pesquisa na empresa? Desenvolver novas tecnologias? Desenvolver aplicação de tecnologias a novos produtos? Adaptações e aperfeiçoamentos dos produtos existentes? Qual o ciclo de desenvolvimento de um novo produto? Quais suas fases e tempo de desenvolvimento? Que interações o cargo tem com outras áreas da empresa no desenvolvimento dos seus projetos? Como são analisados e testados os produtos em desenvolvimento? Quais as políticas e objetivos relacionando custos a características do produto? Quem pode sugerir alterações de produtos ou novos produtos para desenvolvimento? De onde vem o principal "feedback" para a área de pesquisa e desenvolvimento? Como são feitos os aperfeiçoamentos nos processos de produção? Qual a interação de P&D com a linha de produção?
II - O processo de descrição de cargos O processo de análise e descrição de cargos visa a levantar as informações sobre as diversas atividades e tarefas que constituem o conjunto de responsabilidades de cada cargo dentro da empresa.
Primeira versão da descrição: cargos de Gerência, Coordenação, Supervisão Os ocupantes destes cargos podem fazer suas próprias descrições de cargo, após um treinamento especial numa reunião de cerca de uma hora. Os modelos de instruções para preenchimento dos formulários de descrição de cargo apresentados neste manual contêm informações que servem para elaborar o roteiro desse treinamento. A revisão dessas descrições tradicionalmente é feita por um analista de cargos, numa entrevista individual com cada ocupante de cargo.
Primeira versão da descrição: cargos Administrativos/Operacionais O procedimento para as descrições desses cargos é basicamente o mesmo, quando os ocupantes dos cargos tenham o mínimo de habilidade para escrever. Casa haja problemas para escrever, as descrições podem ser feitas pelo chefe imediato. A revisão dessas descrições deve ser feita da mesma forma que a dos cargos gerenciais. 9
Características do processo de descrição de cargos O processo de descrição cargos não deve ser entendido como um processo estático, onde uma vez feitas as descrições não há mais necessidade de se pensar no assunto. Muito ao contrário, este é um processo dinâmico, que acompanha a própria dinâmica das mudanças na empresa e nos cargos. Portanto, sempre será positiva qualquer iniciativa no sentido de se atualizar e/ou melhorar as descrições de cargo existentes. É uma oportunidade para cada departamento ou área da empresa refletir sobre seus objetivos e sobre o que está sendo feito, e de que forma, para a consecução dessas metas.
III - Formato da descrição de cargo Para os cargos de liderança, coordenação ou equivalentes, a descrição de cargo podem conter os seguintes tópicos: -identificação -missão do cargo ou função básica -principais responsabilidades Opcionalmente, outros tópicos poderão ser incluídos, como, por exemplo: -principais desafios/complexidades; -posição na estrutura organizacional; -relacionamentos internos e externos. Para os cargos administrativos/operacionais, a descrição de cargo basicamente contem os mesmos tópicos, apenas com um enfoque voltado para as características dessas funções. No final deste manual são mostrados modelos de instruções para preenchimento de formulários para descrição de cargos Administrativos e Operacionais e para cargos Técnicos, Especializados e Gerenciais. Gerenciais. Veja também um modelo de formulário para descrição de cargos.
Como é ou Como Deve Ser o Cargo? Dentro de um enfoque mais dinâmico, a preocupação deve ser com a maneira como o cargo deve ser hoje, considerando também uma perspectiva de médio / longo prazo. Quem dá a contribuição não é "o cargo", mas o ocupante do cargo. A pessoa que está no cargo, mediante sua forma de atuação, pode dar contribuições importantes para melhorar o "desenho" do cargo.
IV - Redação das descrições de cargo O que enfatizar conforme o tipo de cargo Cargos administrativos 10
Nestes cargos a ênfase recai em tarefas. Procure analisar: -fluxo das tarefas; -ciclo das tarefas; -tipos de controles, relatórios preparados; -periodicidade e prazos das tarefas; -relacionamentos com outras áreas.
Cargos operacionais A ênfase também recai em tarefas. Procure analisar: - tipos de operações executadas; - fases/fluxo das tarefas; - ciclo das tarefas; - tipos de máquinas operadas; - tipos de materiais e ferramentas utilizados; - quantidade/qualidade exigidas do trabalho; - anotações, controles da produção.
Cargos técnicos e especializados Para melhor descrever estes cargos, analise: - qual a disciplina principal (que campo do conhecimento); - como funciona o processo de trabalho; - qual o ciclo das atividades; - que áreas são atendidas; - qual o objetivo da prestação do serviço.
Cargos gerenciais Procure analisar as responsabilidades do cargo em relação a: - estratégias; - políticas; 11
- estabelecimento de objetivos; - elaboração de planos de ação; - responsabilidades por supervisão e controle; - responsabilidades por gerência de pessoas.
O texto da descrição de cargo deve ser sucinto, em estilo claro e fácil de ler A escolha das palavras e da forma de elaboração das frases numa descrição de cargo é sumamente importante para facilitar a leitura e compreensão do cargo. Pense que seu objetivo é facilitar o entendimento do cargo por uma pessoa que não conheça o cargo. Por exemplo, imagine diversos supervisores ou gerentes numa reunião de avaliação de cargos tentando discutir sobre os cargos das diversas áreas e departamentos da empresa. Cada pessoa deverá ler várias descrições de cargo num dia. Portanto as descrições de cargo deverão ter um texto curto, porém esclarecedor. O estilo recomendado nas instruções de preenchimento dos formulários tem sido utilizado sem problemas por muitas empresas.
V- Revisão das descrições de cargo Os gerente e diretores devem analisar a versão final das descrições de cargo. As descrições devem ser analisadas em reuniões, de preferência com a presença de um executivo que tenha autoridade e poder para autorizar modificações na estrutura de cargos ou nos processos gerenciais e sistemas de informação envolvidos. A revisão das descrições de cargo poderá mostrar, entre outras, algumas das seguintes situações: - tarefas "órfãs": responsabilidades que ninguém assume; - superposições de tarefas: tarefas feitas em dois locais diferentes, sem necessidade da duplicação de esforços; - tarefas desnecessárias: tarefas que não fazem mais sentido e que continuam a ser feitas; - outras oportunidades para melhorar sistemas e processos gerenciais. O entrevistador deveria manter sempre uma linha de comunicação permanentemente aberta com todas as pessoas entrevistadas ou que responderam ao questionário para descrição de cargo. Todo o tempo que se puder gastar no contato com os ocupantes dos cargos, esclarecendo dúvidas, será extremamente produtivo em termos de credibilidade e aceitação das políticas de administração salarial da empresa.
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