ADMINISTRACI\u00d3N 1- UNIDAD 1- LAS ORGANIZACIONES COMO SISTE ABIERTOS Introducci\u00f3n
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Las organizaciones son entes complejos con las que los seres humanos se relacionan en las distintas etapas de la vida. Por consiguiente, quienes van a administrarlas deben conocerlas a fin de establecer como debe trabajar en ellas para lograr su prosperidad y crecimiento.
Organizaci\u00f3n- concepto
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Las organizaciones son entidades din\u00e1micas y complejas que puede definirse as\u00ed: Una organizaci\u00f3n se define como dos o m\u00e1s personas que trabajan juntas y que cooperan dentro de l\u00edmites reconocidos con el prop\u00f3sito de alcanzar un objetivo o metas comunes.
Esta definici\u00f3n implica los siguientes aspectos:
Las organizaciones est\u00e1n compuestas por personas. El componente humano es el m\u00e1s importante de las organizaci\u00f3n debido a la variabilidad y diversidad que representa. 1.
2.
3.
Las personas trabajan juntas. Las actividades requieren varias personas para su ejecuci\u00f3n, de tal manera, que el trabajo en equipo es necesario para lograr las metas. Para lograr que las personas trabajen juntas las organizaciones implementan la divisi\u00f3n del trabajo y la especializaci\u00f3 y se apoya en las funciones administrativas de coordinaci\u00f3n y control. Las organizaciones tienen l\u00edmites reconocidos. Es decir, las empresas tienen unas actividades a las que se dedican y las personas tienen unas funciones determinadas que ejecutar. Las organizaciones son estructuras que persiguen el cumplimiento de objetivos. Para ello, no puede constituirse como organizaci\u00f3n en forma temporal , transitoria, sino que debe alcanzar las metas en forma permanente.
Las organizaciones como sistemas abiertos
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Cada organizaci\u00f3n est\u00e1 insertada en un entorno: la ciudad, la regi\u00f3n, la naci\u00f mundo. Las organizaciones pueden ser consideradas como sistemas abiertos, los cuales incorporan insumos del entorno que provienen de otros sistemas y, por medio de una serie de actividades, los transforman o convierten en productos o servicios que a su vez se convierten en insumos para otros sistemas.
Figura
- Las organizaciones como sistemas abiertos
Materias primas Insumos \u2022 Recursos humanos \u2022 Recursos financieros \u2022 Recursos tecnol\u00f3gicos \u2022
Bienes Proceso de transformaci\u00f3n Productos (subsistemas al y Servicios interior de la Servicios organizaci\u00f3n) Retroalimentaci\u00f3n
Las cuatro caracter\u00edsticas m\u00e1s destacadas en la naturaleza de los sistemas abiertos son: 1. 2.
3.
4.
Interacci\u00f3n con el entorno. Son los intercambios que hace la organizaci\u00 buscando recursos fuera para ingresarlos a fin de lograr su supervivencia. Sinergia. La suma de todas las acciones ejecutadas por la organizaci\u00f3n es mayor que el resultado de las acciones individuales de cada una de sus partes. Equilibrio econ\u00f3mico. Es el proceso de mantener la estabilidad a trav\u00e9 la consecuci\u00f3n de recursos en el entorno, la producci\u00f3n de bienes y servicios que son adquiridos por los clientes, la recuperaci\u00f3n de los recursos financieros invertidos a partir de la venta y la consecucusi\u00f3n de bienes y servicios para reiniciar nuevamente el ciclo de actividades. Equidad: los sistemas abiertos alcanzan los objetivos organizacionales por medios diferentes, lo que significa que los recursos pueden ser utilizados de muchas maneras para obtener diversos resultados satisfactorios.
Las organizaciones y sus subsistemas
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Dentro de cada organizaci\u00f3n, entendida como un todo , las diferentes actividades de transformaci\u00f3n o conversi\u00f3n pueden ser vistas como un subsistema separado, con sus propios procesos de insumos y productos, que se interrelacionan e integran a otros subsistemas.
Figura- Sistemas y subsistemas de las organizaciones INSUMOS
PRODUCTOS Y PROCESO DE TRANSFORMACI\u00d3N SERVICIOS SUBSISTEMAS: PRODUCCI\u00d3N,
MANTENIMIENTO, ADMINISTRACI\u00d3N, ETC.
RETROALIMENTACI\u00d3N
Seg\u00fan Paul Hersey y Kenneth Blanchard las organizaci\u00f3n tambi\u00e9n pueden vistas como un modelo de cuatro susbsistemas principales:
Humano-social: se centra en las necesidades y las motivaciones los miembros de la organizaci\u00f3n y los estilos de liderazgo; u e 0 0 0 Administrativo-estructural: se enfoca en la autoridad y responsabilidad as\u00ed como en la estructura interna de la organizaci\u00f3n. u e 0 0 0 Informativo-decisorio: se concentra en las decisiones clave y informaci\u00f3n que se necesita para mantener una organizaci\u00f3n operativa. u e 0 0 0 Econ\u00f3mico-tecnol\u00f3gico: centraliza su atenci\u00f3n en de los recursos econ\u00f3micos y tecnol\u00f3gicos, y en la relaci\u00f3n costo-beneficio para lograr las metas de la organizaci\u00f3n.
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El entorno de las organizaciones
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Muchas fuerzas diferentes, externas e internas a la organizaci\u00f3n, incluyen en el desempe\u00f1o administrativo.
Entorno externo Las fuerzas externas constituyen lo que se conoce como el entorno externo, compuesto por los siguientes elementos: Tecnol\u00f3gicos : son los desarrollos t\u00e9cnicos y del conocimiento que utiliza la organizaci\u00f3n para producir bienes y servicios y realizar sus actividades. Es una fuerza de gran influencia en las organizaciones, dado que \u00e9stas requieren aplicar los desarrollos m\u00e1s recientes para conservar la competitividad. Este es un reto dif\u00edcil de enfrentar por los cambios permanentes que sufre la tecnolog\u00eda en nuestros d\u00edas.
Econ\u00f3micos: est\u00e1 conformado por la situaci\u00f3n econ\u00f3mica, por ejemplo, las ta de inflaci\u00f3n, los \u00edndices de empleo, el crecimiento del producto interno bruto, las tasas de inter\u00e9s, entre otros. Estos elementos generan oportunidades como amenazas para la empresa dependiendo si la situaci\u00f3n econ\u00f3mica genera auge o recesi\u00f3n para las organizaciones. Por ello, las empresas est\u00e1n obligadas a interpretar y anticiparse a los fen\u00f3menos econ\u00f3micos en pos de minimizar las debilidades y potencializar las oportunidades. Pol\u00edtico-legales: las leyes y las entidades que controlan actividades constituyen las fuerzas que ejercen una influencia poderosa sobre la organizaci\u00f3n. Las leyes en general afectan las responsabilidades de las organizaciones en cuanto a sus productos y servicios, sus empleados, los proceso que llevan a cabo, los clientes y la sociedad en general. De este modo, la legislaci\u00f3n puede ser impulsadora de oportunidades o restrictiva de iniciativas. En este terreno caben las normas ambientales que han impulsado la protecci\u00f3n del medio ambiente en beneficio de las comunidades y con restricci\u00f3n de actividades irresponsables de las empresas;
el impulso de la calidad para proteger a los clientes de productos y servicios que no cumplen las especificaciones y deterioran la salud de los consumidores. Socio-culturales: Las fuerzas culturales y sociales generan cambios en el modo de pensar y actuar de los miembros de un país, una región o una localidad respecto a valores, principios, filosofía, costumbres y comportamientos. Las organizaciones deben estar atentas a la conducta de los habitantes del ámbito geográfico en que desarrollan sus actividades y tienen definido su mercado dado que inciden en la forma como acogen o rechazan un producto o servicio. Por ejemplo, actualmente hay una tendencia a consumir productos y servicios que hayan sido producidos en forma “limpia”, es decir, sin generar contaminación y con productos naturales, dado las tendencias de respeto al medio ambiente. Clientes: son las personas que compran los bienes o servicios de una organización o de otras, que difieren notablemente entre sí con respecto a diversas características como educación, edad, ingresos y estilo de vida. Es de los elementos del entorno, uno de los más importantes porque de la acogida de los productos y servicios depende el presente y futuro de las organizaciones. La forma de enfrentar este reto es la investigación de los clientes que tiene por objeto establecer cuáles son las características de los consumidores presentes y potenciales. La falta de acciones respecto a los clientes le representa a las organizaciones pérdida de mercados. Competidores: Son las organizaciones con las cuales las empresas se disputan los clientes y consumidores. Dado que la competencia siempre es intensa, las organizaciones se esfuerzan por captar clientes y mantenerlos , especialmentes aquellos que permiten sacar ventaja de los competidores. Proveedores: Son aquellos que proporcionan la materia prima, las maquinarias, el recurso humano, la tecnología y el conocimiento requerido en la producción de los bienes y servicios de la organización. Los productos y servicios que ofrecen los proveedores para que sus clientes a su vez produzcan bienes y servicios es lo que se conoce como insumos. El hecho de que una organización no cuente con los insumos requeridos la puede afectar notablemente hasta el punto de perder clientes y mercado. Una organización puede tener problemas para tener acceso a sus insumos por diversas causas como es el caso de baja calidad de las materias primas, crisis financiera del proveedor o dificultar de acceso al área geográfica donde el proveedor está localizado. Debido a ello, las organizaciones han encontrado formas de aminorar el impacto de los problemas con el abastecimiento de insumos a través de alianzas estratégicas con éstos a fin de obtener mayor ventajas en costo, calidad y frecuencia de despachos. Estas tácticas posibilidad mayor seguridad en el proceso a través de un conocimiento de las exigencias y requisitos de cada uno de ellos. Organismos reguladores: Son entidades que tienen el poder de controlar, legislar o influir en las políticas y las prácticas de las organizaciones. Existen dos tipos de entidades reguladoras: 1) entidades del gobierno y 2) grupos de interés constituidos por miembros que se unen para defender o proteger su actividad. Socios estratégicos: Son las organizaciones que se unen con otras para formar una alianza a fin de obtener beneficios comunes como es la venta de sus
productos y servicios, el manejo de la publicidad, la cobertura de un mercado más amplio.
Entorno interno El entorno interno está constituido por fuerzas que afectan el desempeño de las tareas de la organización, por lo cual son también llamados clientes internosen razón de que buscan y entregan recursos en el desarrollo de su trabajo. : Propietarios: son las personas que tienen derechos legales de dominio sobre la empresa. Puede ser una sola persona o varias personas que se constituyen en socios, y que dirigen o delegan la administración de un negocio. Empleados: son las personas que la organización trae desde el entorno externo para que sean empleados que se encarguen de las tareas propias de la actividad del negocio. Es el recurso más valioso de la organización debido a que proporcionan el esfuerzo, la energía y el conocimiento necesarias para mantener y desarrollar las actividades. Representa un gran desafío para las organizaciones debido a los factores de raza, educación, religión, edad, sexo y cultura. Administradores: son las personas escogidas por el o los propietarios para administrar la organización. Ello consiste en garantizar el buen desempeño de las funciones administrativas y los resultados establecidos.
Reacción de las organización ante las condiciones del entorno Una vez conocidos los elementos del entorno, externo e interno, podemos entender que no pueden ser ignoradas por la organización por cuanto le ofrecen oportunidades y amenazas frente al exterior, y define sus debilidades y fortalezas internas. Las op ortunidades asumen la forma de mercados, recursos y otras condiciones externas que la organización puede explorar para crecer y prosperar. De otra parte, las amenazas son las fuerzas que pueden obstaculizar el desarrollo de sus actividades, perjudicar su crecimiento o su eficacia, o incluso amenazar su supervivencia. Las amenazas pueden surgir de nuevos competidores, que desafían el nicho o la posición de mercado, de condiciones legales o políticas así como de cambios demográficos globales. No todas las organizaciones son afectadas en la misma medida ni por los mismos factores, dado que estos no son constantes ni estáticos. Existen la complejida d y la turbulencia de los cambios en el entorno externo, que se constituyen en elementos de acción positiva o negativa para la administración y las organizaciones.
La complejida d se refiere a la cantidad y variabilidad de los elementos del entorno que afectan a la organización, lo cual significa que ésta debe obtener más información sobre su entorno para poder ser administrada con éxito. La turbu lencia se refiere a la frecuencia con que se presentan cambios en el entorno externo, lo que significa que los administradores deben estar permanentemente atentos a las modificaciones que se presentan para tomar las decisiones que se requieren. En razón del grado de turbulencia los entornos pueden ser “tranquilos” o “activos”, en la medida que tienen pequeños o permanentes cambios. Los entornos externos con alto nivel de complejidad y turbulencia generan mayor incertidumbre en el proceso de toma de decisiones para responder a las oportunidades y amenazas. Por el contrario, los ambientes tranquilos generan mayor certeza en la información que se maneja para atender los cambios en el exterior porque hay mayor número de variables previsibles. Para responder las complejidades y la turbulencia del entorno externo, la organización debe definir una estructura interna que le permita responder adecuadamente. En la medida que la organización adopta una estructura que le permita responder rápida y efectivamente se dice que tiene fortalezas y, en sentido contrario, que adolece de debilidades. La forma como la organización reacciona ante sus entornos, externo e interno, son: Implementación de un sistema de información administrativa: Consiste en implementar un mecanismo que permita el monitoreo de los cambios y un proceso de análisis de éstos para comprenderlos. De este modo, las decisiones referentes a las respuestas a los cambios se basan en una base de datos sólida y estructurada. Planeación estratégica: Es la definición de las estrategias a corto, mediano y largo plazo que define la organización para responder a los cambios del mercado o al crecimiento de la organización. Algunas estrategias se basan en manejar bajos costos para obtener un mayor margen de rentabilidad, colocar bajos precios a los productos o servicios, centrarse en una sola actividad productiva, etc. Manuales organizacionales: Es el conjunto de reglas básicas, reglamentos, procedimientos y normas de operación para administrar la organización. Efectuar fusiones, adquisiciones, alianzas: Esta respuesta consiste en unir organizaciones que tienen las mismas o diferentes organizaciones, a fin de abordar nuevos mercados, fortalecer su presencia en un ámbito geográfico o unir mayores recursos. Influencia directa en decisiones del entorno externo (lobby o cabildeo): es la respuesta mediante la cual la organización influye en el entorno externo a fin de obtener beneficios para su actividad: aprobación o modificación de legislación favorable, obtención de contratos o la extensión de éstos, conformación de sociedades, la posibilidad de entrar a nuevos mercados.
Ciclo de vida de las organizaciones Las organizaciones son entidades de naturaleza dinámica, que crecen y cambian a lo largo del tiempo, en función de su tamaño, condiciones del entorno y su madurez. La estructura y los sistemas administrativos siguen un patrón que es consecuencia de las etapas de dicho ciclo: nacimiento, juventud, vida media y madurez. Etapa de nacimiento: se da cuando un emprendedor funda la organización. En esta etapa usualmente el fundador dirige la organización. La organización es informal, tiene un tamaño pequeño y la estructura es muy simple. La mayor atención se dedica a la creación del producto y a la supervivencia en el mercado. En esta etapa la transición hacia el siguiente nivel se presenta por la crisis de liderazgo, dado que la estructura organizacional debe ser adaptada para enfrentar el crecimiento con una administración formal. Etapa de juventud: si la crisis de la etapa de nacimiento es superada, surge un fuerte liderazgo y la organización comenzará a desarrollar metas y dirección claras, adoptando una estructura más formalizada. En esta etapa se da la crisis de la necesidad de delegar las decisiones a los niveles inferiores. Los administradores empiezan a adquirir confianza en sus áreas funcionales y dan mayor discrecionalidad a los empleados. Etapa de vida media: La organización entra empieza a aumentar de tamaño , su estructura se vuelve más compleja y es más formal. Aparecen más niveles en la cadena de mando, aumentan los grupos de apoyo administrativo (asesores o staff), se formalizan la estructura, una jerarquía clara, la división del trabajo y los procedimientos. La crisis que se presenta se relaciona con la excesiva rigidez de las normas y reglamentos que le restan flexibilidad a la organización para tomar decisiones rápidamente y responder velozmente a los cambios del entorno. Etapa de madurez: La organización estabiliza su tamaño, tiene una estructura formal con muchas normas y reglamentos, con lo cual tiene el riesgo de volverse lenta en la respuesta a los cambios. Si la organización no toma medidas sobre la excesiva rigidez de su estructura mediante el dinamismo, la innovación y creatividad puede llegar al declive y muerte.
CUESTIONARIO DE REPASO Y ANALISIS Conceptos claves Alianzas Amenazas Ciclo de vida Debilidades Equilibrio económico Entorno
Equidad Fortalezas Insumos Oportunidades Organización Planeación estratégica Productos y Servicios Recursos Sinergia Sistema abierto Subsistemas
Preguntas de repaso 1. Defina el concepto de organización. 2. Defina el concepto de sistema abierto y cite 4 características de los mismos. 3. Defina los subsistemas que componen a las organizaciones como sistemas abiertos. 4. Defina entorno, entorno interno, entorno externo. 5. ¿Por qué se habla de entorno como un conjunto de fuerzas? 6. ¿Qué significa dinámica del entorno? ¿Cuál es el efecto en las organizaciones? 7. Elabore un cuadro sinóptico con los tipos de entornos que rodean las organizaciones, detallando sus elementos constitutivos. 8. ¿Cuál es la diferencia entre clientes internos de una organización y sus clientes externos? 9. Defina complejidad y turbulencia del entorno. Dé ejemplos. 10. ¿Cómo se adaptan las organizaciones o cómo tratan de influir en el ambiente? 11. ¿Cuáles son las etapas del ciclo de vida de las organizaciones?
Preguntas de análisis 1. ¿Por qué es importante que los gerentes comprendan el ambiente interno de las organizaciones? 2. ¿Por qué es importante que los gerentes comprendan el ambiente externo de las organizaciones? 3. ¿Cómo consiguen las organizaciones que el cliente sea el rey? 4. ¿Qué espera la sociedad de las organizaciones y los gerentes? 5. ¿Por qué las organizaciones despiden a sus trabajadores si son elemento fundamental de su entorno interno?
Análisis de Caso Avon se enorgullece de no haber tratado a las mujeres como consumidoras, sino como amigas. Prueba de esto es que, en vez de vender sus productos en grandes almacenes y perfumerías, Avon prefiere ir a la casa de cada una de sus clientes. Con este tipo de atención, la compañía conquistó la confianza de las mujeres y, por supuesto, una enorme franja de mercado. Quien afirma esto Ademar Serodio, Presidente de Avon en América del Sur. Es una manera diferente y especial de tratar a su clientela. Joseph PIne II. Personalizando productos y servicios. Sao Paulo, Makron Books, 1994. Citado en Administración en los nuevos tiempos; Chiavenato, Idalberto; McGraw Hill, 2002, Parte II, Administración en el Siglo XXI, Capítulo 3, Ambiente en las organizaciones, página 87. Cuestionario: 1. ¿Qué fuerzas influyen decisivamente en el desarrollo de la organización Avon según la forma como está concebido el negocio: venta puerta a puerta? 2. ¿Considera que el entorno que maneja Avon en Latinoamérica es homogéneo o heterogéneo? ¿Cómo afecta a la organización en sus decisiones?
Taller Los estudiantes investigan una empresa de su entorno para: 1. Estudiar y describir el entorno externo en cada uno de sus elementos constitutivos 2. Estudiar y describir el entorno interno en cada uno de sus elementos constitutivo 3. Una vez contestados los dos interrogantes anteriores, determinar y describir el grado de turbulencia y complejidad del entorno que rodea la organización. 4. Estudie, identifique y defina la etapa del ciclo de vida de la organización.
