Actividad Planificación y Preparación de Auditorías- ANYERSON WILFREDO PIZO OSSA

Actividad: Planificación y preparación de auditorías Unidad 2. Planificación y Preparación de Auditorías Actividad: Planificación y preparación de auditorías ESTUDIANTE: ANE!S"N #I$%!ED" PI&" "SSA

Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa. Para ello revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad !S" #$%##&'%## y desarrolle los siguientes puntos&

'. Dise(o Dise(o del pro)ra*a pro)ra*a de auditor auditorías': ías': el pro)ra pro)ra*a *a de auditoría auditoría +ue dise(e de,e contener lo si)uiente: a. "bjetivos y alcance del programa de auditoría. b. Cronograma de las auditorías a reali(ar en el a)o. c. Criterios de auditoría. d. Auditores seleccionados por procesos. e. *ecursos necesarios. f. !dentificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.

2. Dise(o Dise(o del plan plan de auditorí auditoría: a: el plan plan de auditorí auditoría a +ue dise(e dise(e de,e contener lo si)uiente: a. "bjetivos y alcance de la auditoría. b. Procesos a ser auditados. c. Criterios de auditoría y documentación de referencia. d. +bicación fechas tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría. e. ,-todos de auditoría a utili(ar. f. *oles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.

Actividad: Planificación y preparación de auditorías

-. %inal*ente escri,a las conclusiones del aprendi/a0e +ue o,tuvo tras el desarrollo de esta actividad.

!espuestas a. "bjetivos y alcance del programa de auditoría.

"1ETI3" Proporcionar metodología para reali(ar las auditorías internas con el fin de verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad se est ejecutando adecuadamente si se mantiene actuali(ado y est acorde con las políticas administrativas y legales para asegurar el control dl cumplimiento de las actividades de la alcaldía de /lorencia reali(ando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos planes programas proyectos y procesos como tambi-n oportunidades de mejora a la operación de las actividades0 apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas.

A$4AN4E Contempla desde la planificación programación ejecución y documentación así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas del cumplimiento de la gestión y sistema de gestión de la calidad en la alcaldía de Sincelejo en el periodo fiscal vigente.

1. 4!"N"5!A6A DE $AS AUDIT"!7AS A !EA$I&A! EN E$ A8". AC1!2!3A34S /4C5A Programa de auditoría 6aprobado por el representante legal previa presentación por parte del jefe de control interno7 '89%'9'%#: 4laborar planes de auditoria %;9%<9'%#: Auditoria #:9%<9'%#: *eunión de apertura '89%<9'%#: *ecolección de información %:9%:9'%#: Conclusiones de la auditoria%$9%:9'%#: *eunión de cierre #;9%:9'%#: !nforme auditoria


'#9%:9'%#: 3istribuir el informe ''9%:9'%#: *eali(ar seguimiento %'9%=9'%#:

N"TA 3e esa manera se dio desarrollo el cronograma de auditorías del a)o.

4. 4riterios de auditoria 

P*"2443"* 4>1*A3AS AC1!2!3A34S SA?!3AS C?!4>14S *4SP">SA@?4S Alta dirección 3ependencia de la entidad "rganismos de control Programa de auditoria Plan de auditoria Procesos de laentidad Planes de mejoramiento vigentes Auditorias anteriores Programa de auditoría 6aprobado por el representante legal previa presentación por parte del jefe de control interno7 4videncia de auditorias 5alla(gos Acciones correctivas y preventivas !nformes de auditoria Alta dirección 3ependencias efe de control interno 4laborar planes de auditoria


Auditoria 

*eunión de apertura 

*ecolección de información 

Conclusiones de la auditoria    

*eunión de cierre !nforme auditoria 3istribuir el informe *eali(ar seguimiento

d. Auditores seleccionados por procesos. >ombre Cargo 4laboro ose C. *ojas Profesional universitario*eali(o >oribys @lanco efe oficina control interno Aprobó Conny 1orres efe oficina control interno

e. !ecursos necesarios. *4C+*S"S 5+,A>"S& Profesionales de la oficina de control interno Auditores de calidad de la entidad /!>A>C!4*"S 2iticos Papelería y Btiles 14C>"?"G!C"S 5A*3A*4& equipos de cómputo e impresoras SoftDare& internet aplicativos office !>/*A4S1*+C1+*A& !nstalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno


2. Dise(o del plan de auditoría: el plan de auditoría +ue dise(e de,e contener lo si)uiente: A. "1ETI3"S  A$4AN4E DE $A AUDIT"!7A. Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión disciplinaria de la Procuraduría Regional Choco ALCANCE:

Ejecución presupuestal correspondiente a la vigencia 2006 por el concepto de gastos generales, del nivel central

1. P!"4ES"S A SE! AUDITAD"S  Procesos estrat-gicos&   

Planeación estrat!gica "esarrollo del plan estrat!gico "esarrollo de planes operativos anuales

Procesos misionales   

Proceso preventivo Proceso de intervención Proceso disciplinario

Proceso de apo#os cone$os%    

Procesos de relatoría Proceso centro de atención al publico Proceso registro de sanciones e inhabilidades &'(R( )ramites de acciones jurídicas

Procesos de apo#o%        

Proceso estrat!gico Proceso de contratación Proceso *nanciero Proceso de gestión humana Proceso de selección # carrera Procesos administrativos Procesos del (E+P Procesos de tecnología informtica

Procesos de evaluación # control%  

+EC( 'istemas de gestión de calidad


C. C*!14*!"S 34 A+3!1"*EA F 3"C+,4>1AC!> 34 *4/4*4>C!A. a Elaborar el Plan de -isita de .uditoría i Precisar los detalles de la auditoría tales como% o o o

o o

3eterminación del tipo de auditoria 3eterminación del equipo y medios de almacenamiento electrónico a utili(ar Consideración y definición de fechas inicio y terminación actividades in situ preparación y entrega de informe Asignación de tareas al equipo auditor 3eterminación de recursos necesarios

3efinir "bjetivos  Alcance  Antecedentes 

b. Someter el Plan de 2isita de Auditoría a aprobación del efe de la "ficina de Control !nterno c. Generar comunicaciones necesarias. d. Abrir archivo documental de la auditoria.

D. U1I4A4I9N %E4AS TIE6P" ESPE!AD"  DU!A4I9N DE $AS A4TI3IDADES DE AUDIT"!7A. Cronograma Se define la secuencia de etapas a reali(ar para el desarrollo de la auditoria. Siguiendo la >orma 1-cnica Colombiana >1CH#$%##& '%%' 3irectrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad así como por las buenas prcticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente&         

Preparación del Plan de Auditoría Asignación de las tareas al equipo auditor Preparación de los documentos de trabajo *eali(ación de la reunión de apertura. /echa prevista para su celebración. *ecopilación y verificación de la información Generación de halla(gos de la auditoría Preparación de las conclusiones de la auditoría *eali(ación de la reunión de cierre. /echa prevista para su celebración. Preparación del informe de auditoría

Actividad: Planificación y preparación de auditorías 

Aprobación y distribución del informe de auditoría

E. 6;T"D"S DE AUDIT"!7A A UTI$I&A!. Para aplicar el *
♣

+na declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación. ♣

+n conjunto de procedimientos para guiar el proceso del eIamen

♣

Aplicación de normas generales a situaciones específicas

♣

/ormulación de un juicio sobre el sistema eIaminado tomado en conjunto

♣

/. *"?4S F *4SP">SA@!?!3A34S 34 ?"S ,!4,@*"S 34? 4J+!P" A+3!1"*. 4laborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el mbito asignado en coordinación con las unidades administrativas correspondientes. •

"rgani(ar equipos de auditoría para reali(ar los eImenes programados tomando en cuenta para su integración entre otros aspectos las condiciones t-cnicas conocimiento eIperiencia habilidades y relaciones interpersonales. •

Programar las auditorías a base de los criterios y estndares mínimos tales como el objetivo general el alcance el tiempo para su ejecución nBmero de auditores por equipo y las instrucciones específicas entre otros. •

Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica. •

Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo la asistencia t-cnica necesaria para que -stos cumplan eficientemente con sus obligaciones. •

Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y eIamen de reas críticas. •

-. %inal*ente escri,a las conclusiones del aprendi/a0e +ue o,tuvo tras el desarrollo de esta actividad. 4n el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una eIcelente comunicación entre el auditor líder la alta gerencia y el personal auditado manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la mIima


cooperación de ambas partes sin que con ello se deteriore la calidad de la misma. 3entro del plan de auditoria de Calidad se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa sino tambi-n los requisitos eIternos y su interiori(ación en la organi(ación tales como normas ambientales regulación de empaques normas fitosanitarias. 4l no tener estos requisitos actuali(ados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditoría sería y eficiente debería ir ms all de lo interno a la organi(ación. 4l mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organi(ación y no una imposición de reglamentos normas regulatorias o requisitos de contratación.

Actividad Planificación y Preparación de Auditorías- ANYERSON WILFREDO PIZO OSSA

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