Aa Uc1 Aula2

CURSO

Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1

Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

AULA 2 Introdução às funções da administração

CURSO DE QUALIFICAÇÃO QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - Eixo Gestão e Negócios

Assistente Administrativo UNIDADE CURRICULAR 1

Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

AULA 2 Introdução às funções da administração

CRÉDITOS UNIDADE CURRICULAR 1

Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC S enac/SC

Departamento Regional em Santa Catarina FECOMÉRCIO Presidente Bruno Breithaupt Diretor Regional Rudney Raulino Diretoria de Educação Profissional Ivan Luiz Ecco Diretoria do Centro de Educação Profissional – Senac EAD Anderson Redinha Malgueiro Malgueiro Conteudista Rafael Rodrigues de Souza Coordenação Técnica Setor de Educação a Distância Coordenação Editorial e Desenvolvimento Equipe do Setor de Produção – Senac EAD

SUMÁRIO UNIDADE CURRICULAR 1

AULA 2 - INTRODUÇÃO ÀS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO ADMINISTRAÇÃO ................................... 05 CONTEXTUALIZANDO ....................................................................................... 05 1 CONHECENDO AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO ............................... 06 2 PLANEJAMENTO: ONDE IR E COMO CHEGAR ......................................... 09 3 ORGANIZAÇÃO: UMA RESPONSABILIDADE ESSENCIAL ...................... 12 4 DIREÇÃO: COMO LIDERAR UMA EQUIPE ................................................. 16 ................................ .................................. ................................. ......................... ......... 17 4.1 PODER DE AUTORIDADE ............... 4.2 PODER PESSOAL ............... ............................... ................................. ................................. ................................. ....................... ...... 17 5 CONTROLE: MONITORANDO O DESEMPENHO ....................................... 20 .................................. ................................. ................................. ................................. ............................ ............ 24 CONSIDERAÇÕES ................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ....................... ...... 25 REFERÊNCIAS .................

UNIDADE CURRICULAR 1: ORGANIZAR E EXECUTAR ATIVIDADES ATIVIDADES DE APOIO AOS PROCESSOS P ROCESSOS DA ORGANIZAÇÃO

AULA 2 INTRODUÇÃO ÀS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO CONTEXTUALIZANDO Após es Após estu tuda darr o pl plan anej ejam amen ento to de ca carr rrei eira ra,, ch cheg egam amos os ao estudo das funções da administração. Essas funções são frutos da Teoria Neoclássica e consistem no planejamento, na organização, na direção e no controle de uma organização. Nesta aula, nosso foco será estudar os elementos que contribuirão para que você receba e dê encaminhamento às solicitações recebidas dos diversos setores de uma organização. Para isso, será necessário compreender as estruturas e os processos organizacionais, bem como a organização do ambiente de trabalho, reconhecendo a importância da comunicação com os diferentes setores em contextos diversos. Lembre-se de que a competência desta Unidade Curricular é organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização organização.. Portanto, ao estudar as funções da administração e seus processos, você chegará ainda mais perto do que o mercado de trabalho requer de seus colaboradores, e poderá se preparar melhor para aproveitar as oportunidades.


1 CONHECENDO AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO

Saiba mais Para que seja possível entender as configurações do trabalho do profissional que atua no âmbito administrativo nos dias de hoje, é preciso conhecer alguns aspectos históricos da Administração. Sendo assim, você está convidado a acessar e ler o material complementar e o vídeo que tratam da Evolução Histórica da Administração.

Todas as informações trocadas nos processos organizacionais passam por cada uma das quatro funções da administração: o planejamento, a organização, a direção e o controle. É necessário, portanto, estar atento à relevância de cada uma delas. A admin administraç istração ão possu possui,i, entre suas princ principais ipais caracte característic rísticas, as, um circui circuito to de ativid atividades ades integradas, que tem como objetivo a busca por resultados, a utilização racional de recursos, ou seja, uma utilização de recursos que evite desperdícios e o envolvimento das funções administrativas. Dentre as funções administrativas, queremos que, neste momento, você considere o planejamento. Posteriormente detalharemos cada uma das demais funções.

Conceito É importante que você compreenda, logo de início, que o planejamento é muito importante porque possui o intuito de definir objetivos e auxiliar na criação de metas, identificando, nesse processo, quais são as oportunidades, ameaças, forças e fraquezas da organização, algo que também é conhecido como análise SWOT.

A análise SWOT é utilizada durante a etapa de Planejamento Estratégico, com o intuito de auxiliar na compreensão do cenário em que se encontra a organização. A sigla, em inglês, tem como como origem as seguintes palavras: palavras: 

`

Strengths

`

eaknesses W eaknesses

`

O pportunities

`

hreats T



Forças  

Fraquezas Oportunidades

Ameaças


A matriz SWOT permite uma melhor visualização das caraterísticas caraterísticas que a nomeiam nomeiam e é aplicável a qualquer organização.

Strength

S W O T

Opportunity

Weakness

Threat

Algumas estratégias são necessár necessárias ias para realizar uma análise SWOT. Confira, no Quadro 1, um passo a passo sobre como realizar essa análise. Quadro 1 - Estratégias para realizar a análise SWOT Estratégias

D e s c r iç ã o

Dividir o cenário empresarial em duas partes

Para entender melhor o cenário que engloba a empresa, é preciso dividi-lo em ambiente externo e interno. O ambiente externo englobará variáveis que afetam a empresa do lado de fora, enquanto o ambiente interno analisará variáveis que partem de dentro da organização.

Definir o ambiente interno

Na análise do ambiente interno, é preciso diagnosticar as forças e fraquezas da organização, comparando-a com outras empresas que atuam no mesmo ramo. Essas variáveis são determinadas pelo contexto em que a organização vive, juntamente com a sua forma de atuação.

Determinar o ambiente externo

É nesse contexto que estão as chamadas oportunidades e ameaças da empresa. Tais itens variam de acordo com o mercado em que o negócio está inserido. inser ido.

Organizar os dados em formato de um diagrama

Uma vez determinados os dados referentes ao ambiente interno e externo, as informações são organizadas, conforme apresenta a Figura 1.

Analisar o cenário encontrado

A análise SWOT auxilia o gestor a obter maior clareza a respeito do seu empreendimento, permitindo que sejam identificados os pontos fortes a serem explorados, bem como os pontos fracos a serem melhorados. Essa análise permite a atuação em todo o âmbito da organização, ajudando-a a determinar sua posição no mercado e a antecipar o futuro ao precaver ameaças e visar a maiores oportunidades.

Fonte: Elaborado pelo autor (2016).


A anál análise ise da Figu Figura ra 1 perm permite ite conh conhecer ecer como está orga organiza nizado do o proc processo esso admi administ nistrati rativo vo com base nas funções da administração. Figura 1 - Processo administrativo

Planejamento

Organização

Direção

• Definir a missão

• Dividir o trabalho

• Formular objetivos

• Designar as atividades

• Designar as pessoas

• Definir os planos para alcançar os objetivos

• Agrupar as atividades em órgãos e cargos

• Coordenar os esforços

• Alocar recursos

• Comunicar

• Programar as atividades

• Definir autoridade e responsabilidade

• Motivar • Liderar

Controle • Definir os padrões • Monitorar o desempenho • Avaliar o desempenho • Agir de forma corretiva

• Orientar

Fonte: Bergamini (2016).

Ainda com relação às funções funções da administração, administração, vale considerar o seguinte: seguinte: `

Planejamento: a base do planejamento é o estudo do projeto a ser

implementado. É necessário realizar muita pesquisa antes de iniciar a implantação de qualquer projeto, podendo esse planejamento durar semanas, meses ou até mesmo anos, de acordo com a magnitude do que se planeja implantar. `

u m meio de preparar Organização: a função da organização funciona como um os processos, com o intuito de obter os resultados previamente planejados.

`

Direção: a direção alinha os objetivos do planejamento. Direção: a

`

Controle: o controle permite vislumbrar todo o processo e, dessa forma, Controle: o auxilia a diagnosticar se os resultados foram ou não alcançados.

A seguir você estudará, de forma detalhada, as quatro funções administrativas. administrativas.


2 PLANEJAMENTO: ONDE IR E COMO CHEGAR Como vimos, o planejamento é o ponto de partida das quatro funções administrativas que integram o processo de gerência. É por meio do planejamento que os objetivos e as metas são traçados, bem como os meios para atingi-los. O planejamento funciona como a cabeça da organização, pois é ele que vai guiar importantes decisões futuras.

Mas de que forma é possível fazer um bom planejamento? planejamento? Existem seis passos para que seja feito um bom planejamento: 1) Definir objetivos: objetivos: é nessa hora que a organização deve especificar aonde quer chegar, quais metas deseja atingir e quais objetivos pretende alcançar. É importante ser bastante específico nessa etapa para conseguir desenvolver os meios certos de se chegar lá. 2) Determinar a posição posição da empresa diante diante dos objetivos: esse objetivos: esse momento é essencial para calcular a distância que a empresa se encontra de seus objetivos. Analisar os pontos fortes e fracos, assim como confrontar a situação presente com o futuro (aonde se quer chegar), é fundamental para avaliar a capacidade de alcançar metas ou não. 3) Desenvolver roteiro roteiro para condições futuras: futuras: é é importante criar cenários em que se possa prever o que pode atrapalhar ou ajudar no processo de execução do planejamento. 4) Analisar caminhos caminhos alternativos: alternativos: listar listar mais de uma ação a ser executada evita que imprevistos atrapalhem o processo. Por isso, é fundamental que a organização tenha o que comumente conhecemos como “carta na manga”, ou seja, um plano alternativo caso o original não dê certo. 5) Colocar o plano em prática: depois prática: depois de traçar os objetivos específicos, avaliar as condições, determinar a posição e ter um plano alternativo, é hora de colocar o plano em prática. 6) Avaliar resultados: para resultados: para que o plano prossiga como o planejado, não se pode esquecer de avaliar os resultados, tendo sempre em mente o objetivo inicial e corrigindo erros se necessário. Planejar é um ato que auxilia todo tipo de organização, pois é um processo que visa a resultados, criando um senso de direção para o desempenho; a prioridades, garantindo que coisas mais importantes ganhem a atenção necessária; a vantagens, administrando recursos para auxiliar na melhor utilização das forças da organização; a mudanças, antecipando problemas ou oportunidades, de modo que não haja surpresas no caminho.


Para uma melhor organização do planejamento, os gerentes trabalham com diferentes tipos de planos ao longo do tempo. Afinal, objetivos e metas estão sempre evoluindo, e, diante de tais mudanças, é preciso frequentemente adaptar os planos à situação atual da empresa. A Figura 2 apresenta apresenta diferentes tipos de planos utilizados utilizados por gerentes, gerentes, de acordo com o tempo disponível para a sua implementação. Figura 2 - Tipos de planos Tipo de Plano

Descrição

Detalhamento

Plano de curto prazo versus longo prazo

Os planos podem conter caráter de curto prazo (até 1 ano); prazo intermediário (entre 1 e 2 anos); e longo prazo (cinco anos ou mais).

Os objetivos definidos são diferentes para cada tipo de plano, sendo os de longo prazo menos definidos e os de curto prazo mais específicos.

Planos estratégicos planos versus planos operacionais

Enquanto os planos estratégicos estão relacionados às necessidades de longo prazo, estabelecendo grandes metas futuras, os planos operacionais seguem um caminho mais definido, servindo de base para a implementação dos planos estratégicos. Os planos estratégicos podem ser classificados em cinco tipos, detalhados na coluna ao lado.

Planos de produção: responsáveis pelos métodos e tecnologias necessários na área de produção.

Esses tipos de plano têm o intuito de orientar ações recorrentes. Eles podem ocorrer de duas formas, detalhadas na coluna ao lado.

Política: esse plano permanente descreve quais ações devem ser tomadas em amplas situações. Uma política de recursos humanos, por exemplo, deve preocupar-se com recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, plano de cargos e salários, avaliação de desempenho, entre outros aspectos. asp ectos.

Planos permanentes

Planos financeiros: responsáveis financeiros: responsáveis pelo dinheiro necessário para financiar a produção. Planos de instalações: responsáveis instalações: responsáveis pelas instalações necessárias na execução de tarefas. Planos de marketing : responsáveis pela venda e distribuição de produtos ou serviços. Planos de recursos humanos: responsáveis pela distribuição de funcionários nas diversas áreas.

Procedimentos ou regras: esses planos permanentes descrevem quais ações devem ser tomadas em situações específicas, ou seja, em casos nos quais seja necessário um plano preciso para resolver uma situação. Planos para único uso

Diferentemente dos planos permanentes, esse tipo de plano é utilizado apenas uma vez e com o intuito de atingir objetivos muito específicos. Vejamos, ao lado, dois exemplos de planos de único uso.

Fonte: Elaborada pelo autor (2016).

Orçamentos: são planos para a aplicação de recursos Orçamentos: são para atividades, projetos ou programas. Projetos: são planos que visam identificar as tarefas necessárias para atingir metas de tempo determinado.


Após conhec conhecer er os diverso diversoss tipos de planej planejamento amento utiliz utilizados ados pelos gerent gerentes es dentr dentroo das organizações, chegou a hora de estudar as diferentes abordagens de planejamento. `

Planejamento de dentro para fora: essa fora: essa abordagem analisa o ambiente interno com o intuito de melhorá-lo, aprimorando aprimorando o que já se faz dentro de uma empresa. O objetivo aqui é fazer melhor.

`

Planejamento de fora para dentro: nessa

`

Planejamento de cima para baixo: nesse tipo de planejamento, os objetivos

perspectiva, o objetivo é, primeiramente, analisar o ambiente externo para que se possa explorar um campo que quase ninguém está explorando. O foco é encontrar uma oportunidade e tirar o melhor proveito dela. são definidos no topo da pirâmide, ou seja, as metas são traçadas pela gerência superior.

`

Planejamento de baixo para cima: essa abordagem de planejamento começa

na base da pirâmide, ou seja, os objetivos são traçados pelos níveis mais baixos da organização, tendo sempre em mente os planos predeterminados pela gerência de alto nível. A missão aqui é planejar como executar tarefas tendo por base o planejamento que já foi definido anteriormente pelo topo da gerência. `

Planejamento contingencial: esse contingencial: esse tipo de plano visa buscar alternativas caso um primeiro plano apresente falhas ou simplesmente pare de funcionar em razão de uma mudança de cenário. Para exemplificar como ocorre essa mudança de cenário, vamos analisar, a seguir, um exemplo relacionado ao mercado de cobranças. O planejamento não é a única atividade desempenhada pelos gerentes, mas, com certeza, é uma das mais importantes, pois é a base para qualquer ação a ser realizada dentro de uma organização.


3 ORGANIZAÇÃO: UMA RESPONSABILIDADE ESSENCIAL Após estudarmos como funciona funciona o processo processo de planejamento, é hora de reunir recursos e recrutar pessoas para realizar as tarefas da organização da melhor maneira possível. Nessa etapa, a organização tem como principais objetivos: `

identificar quem irá fazer o quê por meio da distribuição de responsabilidades e tarefas;

`

identificar quem está encarregado de quê; e

`

estabelecer uma rede de comunicação, fazendo com que todos os colaboradores tenham contato com os demais membros da equipe.

A estrutura organizacional de uma empresa, na maior parte das vezes, se dá por meio de um organograma. O organograma é uma estrutura formal que apresenta a posição de cada representante dentro da organização, assim como a divisão de trabalho e a alocação de recursos. A Figura Figura 3 apresenta a estrutura básica de um organograma em uma empresa fictícia. Figura 3 - Organograma Presidente

Diretor de Planejamento

Diretor de Finanças

Diretor de Logística

Gerência de Planejamento

Gerência de Finanças

Gerência de Logística

Departamento de Planejamento

Departamento de Controle Operacional

Departamento de Contabilidade

Departamento de Prestação de Contas

Departamento de Compras

Departamento de Material, Patrimônio e Serviços Gerais

Fonte: Elaborada pelo autor (2016).

A Figura 3 mostra um modelo de organograma tradicional comum à grande parte das empresas. Embora a ocupação dos cargos na figura possa variar de acordo com a organização, em muitos casos é o diretor ou presidente que ocupa a posição do topo.


Nas posições intermediárias, encontram-se analistas, gerentes, coordenadores e outros profissionais. Os cargos localizados localiz ados na base do organograma são, geralmente, representados por posições não estratégicas diretamente relacionadas a trabalhos operacionais. Apresentaremos mais modelos de organograma na Aula 3 desta Unidade Curricular.

Existem também as chamadas estruturas informais, aquelas que apresentam uma suborganização em que as relações de trabalho não oficiais são estabelecidas. Esse tipo de estrutura representa as relações de trabalho do dia a dia e pode, muitas vezes, ser benéfica para a empresa, principalmente quando as estruturas formais se encontram ultrapassadas. As estruturas informais, nesse sentido, são uma alternativa para realizar o trabalho de uma maneira mais espontânea, permitindo que os funcionários sejam criativos, superem limites e se comuniquem melhor entre si.

Um grande desafio do processo organizacional é estruturar as unidades de trabalho, ou seja, agrupar pessoas para desempenhar funções em um departamento comum e sob a supervisão de um líder. Esse processo pode se dar por meio de estruturas funcionais, divisionais ou matriciais. Vamos conhecer melhor essas maneiras de organizar as unidades de trabalho. t rabalho. `

Estruturas funcionais As estruturas estruturas funcionais têm o objetivo de agrupar pessoas com habilidades parecidas para desempenhar funções similares. Esse tipo de estrutura apresenta uma linha de produção em que cada departamento tem a obrigação de se preocupar somente com a sua área. Essa divisão, apesar de benéfica para pequenas empresas (uma vez que apresenta economia de recursos e treinamento especializado para cada função), pode apresentar problemas na comunicação entre departamentos. Isso ocorre quando um departamento se preocupa somente com a sua área, esquecendo-se de que a organização funciona como um todo. Um exemplo disso é um profissional que se recusa a colaborar com o colega de outro setor sob a alegação de que aquilo não compõe a lista de responsabilidades dele.

`

Estruturas divisionais A estrutura divisional pode ser realizada realizada por por meio meio da estrutura do produto, produto, estrutura geográfica e estrutura por cliente: §

Estrutura por produto: é produto: é aquela na qual diferentes funções trabalham em um único produto.


§

§

Estrutura geográfica: é geográfica: é aquela na qual as funções são realizadas em uma mesma região geográfica. Estrutura por cliente: é cliente: é aquela na qual as funções são realizadas para servir a diferentes clientes.

As estruturas estruturas divisionais divisionais apresentam vantagens (como maior maior flexibilidade, flexibilidade, melhor comunicação entre diferentes especialidades e bens ou serviços focados em produtos, clientes ou serviços). Analise, no Quadro 2, cada um desses tipos de estrutura. Quadro 2 - Organização das estruturas divisionais Forma de funcionamento

Exemplo

Estrutura por Produto

Todas as especialidades trabalham em um mesmo produto ao mesmo tempo, tornando o ambiente de trabalho muito mais dinâmico.

Supermercados que, em vez de dividirem a organização de acordo com as funções de seus colaboradores, trabalham com o foco voltado aos produtos disponíveis aos clientes: frutas, verduras e legumes; laticínios; açougue; utilitários; perfumaria; mercearia; entre outros.

Estrutura Geográfica

Produtos que apresentam diferentes características de acordo com a sua localidade.

Empresas de varejo que concentram suas vendas de acordo com a região em que trabalham. Uma loja de uma determinada rede, localizada no estado de Colorado, nos Estados Unidos, pode facilmente vender equipamentos para ski . No Brasil, por conta do clima tropical, tais produtos não seriam vendidos, dando lugar a produtos destinados a um clima mais quente, como equipamentos de praia.

Estrutura por Cliente

Dedica atenção às necessidades específicas de cada cliente, tornando o produto ou serviço personalizado.

Lojas de móveis planejados, que trabalham de acordo com as necessidades específicas do cliente e seu imóvel, fazendo com que cada etapa do processo de criação seja realizada especificamente para aquele empreendimento contratante.

Estrutura


Uma das desvantagens das estruturas divisionais é a falta de especialização dos funcionários e o aumento dos custos. Mas, apesar de apresentar algumas falhas, muitos acreditam que esse tipo de estrutura será a que fará sucesso no futuro, uma vez que explora toda a energia de seu pessoal e colabora para uma maior integração entre departamentos. `

Estruturas Matriciais Nessa estrutura, os funcionários trabalham em dois ou mais departamentos ao mesmo tempo. A ideia, nesse tipo de estrutura, é fazer com que a técnica das estruturas funcionais se alinhe com a integração das estruturas divisionais, tornando o ambiente de trabalho muito mais flexível e multifuncional multifuncional..


As estruturas matriciais podem podem apresentar benefícios benefícios como: §

maior cooperação entre diferentes departamentos;

§

maior flexibilidade;

§

melhor serviço ao cliente;

§

melhor prestação de contas;

§

melhor tomada de decisões;

§

melhor estratégia gerencial.

Assim como acontece com as outras estruturas organizacionais, o método método matricial também apresenta algumas desvantagens, dentre elas a disputa por poder, uma vez que diferentes áreas se relacionam diretamente. Apesar das desvantage desvantagens, ns, a estrutura e strutura matricial é a mais m ais indicada para empresas que realizam diferentes projetos ao mesmo tempo, como as empresas de construção civil, por exemplo.

Podemos perceber que as estruturas organizacionais têm evoluído de acordo com as necessidades atuais das organizações. Atualmente, para ganhar vantagem competitiva em relação às outras empresas, muitos gerentes têm optado por uma organização mais multifuncional, em que ambientes complexos e dinâmicos são mais viáveis para uma melhor produção. Nesse sentido, estruturas de equipe são necessárias para que haja uma integração efetiva entre gerentes e funcionários. As estruturas estruturas de equipe trabalham juntas na resolução de problemas e na na exploração de oportunidades. O objetivo de uma estrutura de equipe é permitir que todo o pessoal de uma empresa compartilhe conhecimento, criando uma comunicação efetiva e fazendo com que haja uma integração benéfica para toda a organização.

Agora Ago ra que que você você estu estudou dou as prin principa cipais is funçõ funções es do proce processo sso de organização, chegou a hora de descobrir como direcionar as açõ ações es volt voltada adas s a ess essas as funç funções ões.. A seg seguir, uir, voc você ê estuda estudará rá a função da direção, que tem por objetivo liderar equipes, e conhecerá as características dessa função para entender melhor mel hor com como o ela ela atua atua em uma orga organiza nização ção..


4 DIREÇÃO: COMO LIDERAR UMA EQUIPE A te terc rceir eiraa et etapa apa do pr proce ocesso sso ger gerenc encia ial,l, depois do planejamento e da organização, é a liderança, um importante recurso na área da administração. Essa função tem por objetivo dirigir esforços e, mais que isso, visa inspirar os funcionários, motivando-os a trabalharem pelos objetivos da organização e empenharem-see mais. empenharem-s

Conceito Enquanto o planejamento cria objetivos e metas e a organização trabalha para estruturar o trabalho, a direção se preocupa com meios de liderar seu pessoal. Um bom líder (ou gerente) tem uma capacidade motivadora, que faz com que seus funcionários se inspirem e, consequentemente, cumpram suas reponsabilidades.

Uma habilidade muito reconhecida em diversos líderes é a capacidade visionária, ou seja, conseguir enxergar oportunidades futuras diante de diferentes cenários. Um bom líder possui características que o possibilitam criar ações necessárias para se chegar a um objetivo com sucesso. Um líder visionário possui cinco importantes i mportantes características: 1) Desafia o processo, estimulando estimulando seu pessoal pessoal com inovações inovações e incentivando incentivando o surgimento de diferentes ideias. 2) É entusiasmado e procura procura inspirar sua equipe. equipe. 3) Esforça-se, efetivamente, para para ajudar a sua equipe. equipe. 4) Age com coerência, de acordo acordo com as políticas da empresa, empresa, colocando-se colocando-se como exemplo para sua equipe. 5) Comemora as conquistas, conquistas, levando emoção e entusiasmo entusiasmo para o ambiente de trabalho. A direção está diretame diretamente nte relaciona relacionada da ao poder. O poder dentro de uma organiza organização ção pode ser utilizado como ferramenta para a obtenção de resultados, uma vez que leva os demais colaboradores a trabalharem de acordo com os seus interesses.

Gerentes eficazes são capazes de usar o poder de autoridade e o poder pessoal. pessoal. Você verá a seguir, de forma detalhada, a descrição de cada um desses tipos de forma de poder.


4.1 PODER DE AUTORIDADE A posição de um gerente já pressupõe um status statu s de poder, uma vez que existe uma hierarquia de autoridade. Para entender melhor essa definição, conheça os principais tipos de poder: `

Poder de recompensa: esse tipo de

poder oferece alguma coisa de valor (que pode ser um bônus, uma promoção, entre outras) em troca de um resultado positivo do funcionário. Exemplo: o gerente oferece um dia de descanso ao funcionário que melhor cumpriu suas metas. `

Poder coercitivo: esse tipo de poder funciona como uma punição. Exemplo:

o gerente diz que os funcionários terão que fazer hora extra para compensar o atraso em uma linha de produção. `

Poder legítimo: é o poder decorrente da posição hierárquica hierár quica propriamente propriamen te

dita, a autoridade por status. Exemplo: o gerente decide não seguir a orientação de um colaborador e utiliza como justificativa o fato de ele ser o chefe.

4.2 PODER PESSOAL As característi características cas individuais de cada líder também podem funcionar como uma fonte de poder. Esses poderes são organizados em poder de especialidade e poder de referência. `

Poder de especialidade: esse tipo

de poder é característico de gerentes que dominam uma especialidade, e, com isso, têm a capacidade de influenciar outras pessoas. Os líderes com esse poder sabem como fazer, e, por isso, são vistos como pessoas de credibilidade. `

Poder de referência: é o poder gerado pela identificação. São líderes

que possuem a capacidade de influenciar outras pessoas através de seu carisma, despertando a admiração e o respeito dos demais. Esse último tipo de poder está relacionado às características muito pessoais de cada gerente. Grande parte das pesquisas nessa área mostra que os traços pessoais de líderes eficazes apresentam características como: honestidade, determinação, inteligência, flexibilidade, conhecimento e autoconfiança. Podemos notar que todos esses traços são características positivas, o que nos leva a crer que grandes líderes são pessoas que têm a capacidade de influenciar outras através de uma postura íntegra.


Em termos de estilo de liderança, podemos citar a liderança que se preocupa com as tarefas e a liderança que se preocupa com as pessoas. O Quadro 3 apresenta os estilos de liderança e suas características. Quadro 3 - Estilos de liderança Esti Es tillo de li lide dera ranç nça a

Car arac acte terí ríst stic icas as §

§

Por tarefas

§

§

§

§

§

§

Por pessoas

§

§

§

Define o trabalho a ser feito; Divide as responsabilidades; Estabelece as condições de trabalho; Auxilia na conclusão de atividades; Monitora o desempenho; e Analisa os resultados. É amistoso e dá apoio aos colaboradores; Estabelece relacionamentos sociais; Respeita todos os funcionários; Entende as necessidades dos demais; e Demonstra confiança aos funcionários.


Os líderes que utilizam utiliz am esses estilos de liderança são classificados de quatro formas diferentes: `

Líderes abdicativos: mostram abdicativos: mostram pouca preocupação tanto com as tarefas quanto com as pessoas.

`

Líderes diretivos: mostram muita preocupação com as tarefas e pouca

preocupação com a pessoas. `

Líderes apoiadores: mostram apoiadores: mostram pouca preocupação com a tarefa e muita preocupação com as pessoas.

`

Líderes democráticos: mostram democráticos: mostram muita preocupação tanto com a tarefa quanto com as pessoas.

Importante O líder democrático é a melhor característica para representar um bom líder, ou seja, alguém que, além de se preocupar em cumprir metas, tem a capacidade de ser sensível às necessidades de sua equipe. É esse tipo de líder que tem o poder de direcionar sua equipe de forma que todos se sintam motivados e cumpram as tarefas do dia a dia.


Esse estudo permite perceber que direcionar uma organização não é uma tarefa fácil. É preciso que o gerente em questão desenvolva habilidades específicas, que façam dele um líder, para, assim, conseguir inspirar sua equipe e, consequentemente, direcioná-la para cumprir os objetivos propostos no processo de planejamento.

Depois de estudarmos as funções de planejamento, organização e direção, passaremos ao estudo da última função da administração.


5 CONTROLE: MONITORANDO O DESEMPENHO O controle é a última função dos processos organizacionais. Esta é uma etapa necessária para que a organização se mantenha cumprindo metas e alcançando objetivos. O controle funciona como um complemento das outras três funções organizacionais, que são o planejamento, a organização e a direção.

Conceito Enquanto o planejamento estabelece objetivos, a organização aloca pessoas e recursos para a produção; a direção motiva pessoas a trabalharem melhor; o controle cuida para que todos esses processos sejam realizados de forma correta e no tempo certo.

Para entender melhor o conceito de controle na administração, podemos compará-lo a um termostato de um condicionador de ar. No equipamento, um termostato funciona como um regulador, pois sempre que há uma mudança na temperatura do ambiente, o condicionador de ar identifica o problema e toma as medidas corretivas necessárias, com o intuito de reestabelecer a temperatura desejada. O processo de controle funciona exatamente assim, com o poder de identificar e corrigir erros. Para tanto, estabelece padrões de desempenho, compara o desempenho real com o padrão e toma medidas corretivas. O Quadro 4 apresenta detalhadamente as etapas da função de controle na administração. Quadro 4 - Etapas da função de controle Etapas

Descrição

Estabelece padrões de desempenho

Essa etapa, que começa no planejamento, visa definir padrões de produção ou de insumo a serem seguidos: De produção: produção: mede quantidade, qualidade, custo e tempo. De insumo: insumo: mede esforços de trabalho, como a pontualidade e a eficiência. §

§

Mede o desempenho real

Essa etapa deve fazer o cálculo do desempenho alcançado, tendo sempre em mente os padrões de produção e os de insumo definidos pela organização.

Compara o desempenho padrão com o real

É nessa etapa que o controle deve identificar a necessidade de um plano de ação. Comparar os resultados obtidos ajuda essa função no cálculo do que se deve mudar.

Toma medidas corretivas

Após comparar os resultados obtidos, é hora de tomar as devidas medidas corretivas.



Tais medidas podem acontecer por meio de situação de problema e situação de oportunidade: `

Situação de problema: acontece quando o desempenho é menor que o

esperado, e é preciso agir para que os padrões estabelecidos sejam retomados. `

Situação de oportunidade: acontece quando o desempenho é maior que

o esperado. Nesse caso, é preciso aprimorar os padrões estabelecidos. O Quadro 5 apresenta os principais tipos de controle que podem ser aplicados ao longo do processo de produção. Quadro 5 - Tipos de controle Tipos de controle

Descrição

Controles preventivos

O que precisa ser feito antes de começar a produção? Esses controles ajudam a prever possíveis problemas, assegurando que tudo esteja de acordo com os padrões antes de se começar a produção.

Controles concomitantes

O que precisa ser feito durante o processo para melhorá-lo? Esses controles ajudam a identificar e corrigir problemas que ocorrem no meio do processo de produção.

Controles de feedback

O que precisa ser feito da próxima vez? Esses controles têm foco no final de todo o processo de produção, ajudando a determinar o que se deve fazer de diferente nas próximas vezes.


Ago ra trat Agora tratarem aremos os de um aspec aspecto to dentr dentro o da funç função ão controle que envolve o planejamento, a organização e a liderança de um ponto de vista mais direto. Trata-se do controle administrativo. O Quadro 6 apresenta o controle administrativo, que serve para auxiliar na previsibilidade previsibi lidade de desempenho de todas as demais etapas de um processo de produção. Quadro 6 - Controle administrativo Tipo de controle

Descrição

Controle via estratégia e objetivos

Ocorre no início do processo, quando o desempenho padrão é estabelecido.

Controle via política e procedimentos

Acontece durante o processo, quando os funcionários são controlados através de regras de comportamento e padrões de produção.

Controle via seleção e treinamento

Ocorre quando os funcionários são escolhidos e treinados para realizar determinados trabalhos, de acordo com suas respectivas funções.

Controle via avaliação de desempenho

Ocorre quando os membros de uma equipe são avaliados individualmente como forma de identificar a necessidade de treinamento.

Controle via função e estrutura de trabalho

Ocorre quando as pessoas são colocadas para trabalhar em funções que se ajustam aos talentos de cada um.

Controle via regra de desemprenho

Ocorre quando uma equipe trabalha empenhadamente para alcançar os padrões de desempenho estabelecidos.

Controle via cultura organizacional

Ocorre quando valores individuais se assemelham aos valores organizacionais, gerando uma produção efetiva.



Todos esses controles têm relação com as demais funções organizacionais, desempenhando um papel importante em cada uma delas, uma vez que visa controlar não somente a empresa como um todo, mas, também, cada uma de suas etapas de produção isoladamente. O controle, dentro das funções organizacionais, tem o objetivo não somente de corrigir erros, mas, também, de evitá-los, e esse é um processo que requer muita atenção e responsabilidade do gerente, uma vez que ele tem a missão de monitorar todos os processos de produção.

O controle, junto ao planejamento, à organização e à liderança, forma a base dos processos organizacionais e auxilia a empresa a gerenciar suas atividades para que a produção aconteça da melhor maneira possível, ou seja, estabelecendo metas e objetivos, alocando pessoas e recursos, motivando seu pessoal e monitorando os resultados.

Saiba mais Consumo consciente Ao realizar estudos ou elaborar elaborar técnicas referentes às funções administrativas, é comum, muitas vezes, que as empresas centralizem suas energias na maximização de lucros e resultados e deixem de lado o caráter sustentável dos recursos disponíveis no planeta. A humanidade consome, hoje, hoje, 30% mais recursos naturais do que a capacidade de renovação da Terra, fazendo com que elementos como água, energia e alimentos possam vir a ser racionados de maneira severa no futuro, ameaçando, dessa forma, a vida ao redor do globo. A melhor forma de mudar esse cenário é realizando o uso consciente de recursos e insumos, analisando as consequências dos seus atos de consumo em relação à qualidade de vida do planeta e também das gerações futuras. Criar o hábito de reduzir, reciclar e reaproveitar tudo o que for possível, na sua vida e também no cotidiano de sua empresa, pode contribuir positivamente para a manutenção de um planeta mais saudável.

International Organization Para incentivar atitudes como essa, foi criada pela entidade ISO ( International for Standardization ) a família de normas ISO 14000, que trata especificamente especificamente do gerenciamento ambiental e indica o que as organizações precisam fazer para minimizar os impactos ambientais de suas atividades. O Quadro 7 apresenta algumas das principais normas já criadas e outras, que estão em fase de desenvolvimento.


Quadro 7 - Normas ISO Status da

Norma No

Norma

Características

Trata dos principais requisitos para as empresas emp resas identificarem, ISO 14001 controlarem e monitorarem seus aspectos ambientais, através de um sistema de gestão ambiental. ISO 14004

Complementa a ISO 14001, provendo diretrizes adicionais para a implantação de um sistema de gestão ambiental.

São normas relativas às Auditorias Ambientais. São elas que asseguram credibilidade a todo processo de certificação ambiental, visando às ISO 14010 auditorias de terceiras partes, nas quais se verificam os compromissos estabelecidos pela empresa em seu s eu Sistema de Gestão Ambiental. Criada

ISO 14031 Guia para avaliação de desempenho ambiental. ISO 14020 Conjunto de normas que tratam de selos ambientais. ISO 14040

Conjunto de normas para conduzir análises de ciclo de vida de produtos e serviços.

ISO 14064

Contabilização e verificação de emissões de gases de efeito estufa para suportar projetos de redução de emissões.

Complementa a ISO 14064, especificando os requisitos para certificar ISO 14065 ou reconhecer instituições que farão validação ou verificação da norma ISO 14064 ou outras especificações importantes. empres as. ISO 14063 Trata da comunicação ambiental por parte das empresas. ISO 14045 Trata dos requisitos referentes à análise de ecoeficiência. Norma para MFCA (Material Flow Cost Accounting , ou, em tradução literal, contabilidade de custos dos fluxos de materiais), uma ferramenta ISO 14051 de gerenciamento que busca maximizar a utilização de recursos, principalmente em manufatura e processos de distribuição. Norma para pegada de carbono em produtos, tratando de requisitos para ISO 14067 a contabilização e comunicação de emissões de gases de efeito estufa associados a produtos. Em desenvolvimento

ISO 14069

Guia para as empresas calcularem a pegada de carbono em seus produtos, serviços e cadeia de fornecimento.

ISO 14005

Guia para a implementação, em fases, de um sistema s istema de gestão ambiental para facilitar sua adoção por pequenas e médias empresas.

ISO 14006 Norma para ecodesign . ISO 14033

Diretrizes e exemplos para compilar e comunicar informações ambientais quantitativas.

ISO 14066

Requisitos para as empresas que farão a validação e a verificação de emissões de gases de efeito estufa.



CONSIDERAÇÕES Nesta aula, você estudou as principais informações a respeito das funções administrativas, que permitirão que você, no cotidiano das suas atividades como assistente administrativo, admini strativo, tenha uma visão sobre como funciona o fluxo de atividades que compõem uma organização. Os elementos apresentados objetivaram ampliar seu conhecimento acerca do tema, despertando, em você, uma maior compreensão sobre o assunto. Além do caráter teórico envolvendo o planejamento, a organização, a direção e o controle, aprender, na prática, um passo a passo para a realização da análise SWOT, por exemplo, é fundamental para conhecer melhor o direcionamento a ser dado quanto ao rumo da empresa, de acordo com as funções trabalhadas. Na próxima aula, aprofundaremos nossos estudos acerca da organização, abordando principalmente principalmen te sua estrutura e funções por departamento.

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