ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN UN PROCESO NORMAL DE COMPRAS
INFORME
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a
partir de la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la
presente actividad, realice un informe donde describa las actividades que
se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe además de
describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los
documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que se
generarían en el desarrollo del proceso.
DESARROLLO
En el proceso normal de compras, obtención y consecución de la materia
prima o insumos, importantes y significativas para el desarrollo y función
oportuno y acertado de una organización o empresa es necesario tener muy
presente la relación existente con la gestión de calidad por cuanto es de
suma importancia; por lo que un acceso para muchos de los procesos es sin
lugar a dudas el departamento de compras desde la ISO 9001, métodos de
representación misional como procesos de carácter de apoyo que despliega
una organización. Ya que la gestión impacta directamente en los resultados
y logros que la empresa busca, si se tiene en cuenta que la importancia va
concertada principalmente a los resultados económicos de la empresa, la
calidad del producto final, la satisfacción del cliente y la confianza del
cliente interno respectivamente.
PROCESO DE COMPRAS
El proceso de compra son las fases por las que pasa una persona desde que
se da cuenta que tiene una necesidad hasta que adquiere un producto o
servicio para resolverla.
Identificar los productos críticos a comprar: Los productos críticos son
aquellos que hacen parte del negocio pero con ellos van relacionado
aspectos negativos hacia el mismo, al identificar que productos son
críticos se debe seguir una reagrupación de aspectos que son
característicos de dichos productos o servicio que comercializa la empresa,
y con ello entablar diferencias entre un producto crítico y no crítico,
también a qué proceso pertenece y el producto final, es importante resaltar
si el producto impacta, si se compra en paquetes, como también resultaría
provechoso mostrar cómo sería el carácter crítico que estos poseen, si bien
se puede llamar índice de criticidad.
Definir especificaciones del producto a comprar: En toda organización se
deben establecer y de forma definida la metodología y responsabilidades
para comunicar las necesidades de compra a los proveedores para realizar
las compras y que la metodología sea transmitida al proveedor, las
especificaciones para el proceso de compra están encadenados con requisitos
de manera definida: Por ejemplo, cantidad, material, forma, medidas,
fechas, etc. Dichos requisitos son muy variables en función del sector y
necesidades de la organización.
Planear las compras: Para los programas de compras se emplea pronóstico de
demanda definido y con ello se induce a notar el tipo de ganancia el cual
establece la comercialización de un producto más que otro, dado que los
tipos de productos ofrecen un tipo de demanda dependiendo los gustos de los
compradores, adicional a los anterior, es importante las cantidades a
comprar y el momento justo que se debe realizar dicha acción de compra.
Evaluar y seleccionar proveedores: Toda organización o empresas en
funcionamiento debe disponer siempre de una lista destacada de los
proveedores capaces de satisfacer las necesidades de compra que brinda la
empresa o en algunos casos organizaciones amplias. Para la selección de un
proveedor, la organización debe aplicar una evaluación que permita resaltar
las funciones de capacidad de hacer el suministro directo de los productos
para comercializar ya obtenidos por la empresa, ya que la empresas
igualmente pueden ofrecer productos es de anotar que esto también aplica a
empresas que brinden servicios.
Realizar el trámite de compra: Una vez ha sido seleccionado el proveedor,
el Jefe de Compra elabora lo que se le llama la "Orden de compra" y obtiene
la autorización del ordenador del gasto, asegurándose de contar con la
aprobación de la Junta Directiva
Verificar el producto comprado: Los productos que han sido entregados por
los proveedores previamente seleccionados deben ser supervisados e
inspeccionados antes de ser incluidos en los procesos de la organización,
siempre se debe realizar esta acción al recibido solicitado, realizándose
una breve inspección, prueba, ensayo, entre otros aspectos necesarios del
producto.
Re-evaluar proveedores: la mayoría de las organizaciones tienen alrededor
de cientos de proveedores y sin embargo, los clasifican por proveedor de
carácter crítico o no crítico en función de su impacto en el sistema de
gestión de calidad. Por lo que establecen criterios como evaluaciones para
considerar un proveedor crítico y a estos proveedores les hacen
la evaluación de desempeño, lo cual puede ser permitido por la norma, pues
esta específica que el tipo y grado de control sobre el proveedor depende
del impacto sobre el producto final.
Tomar acciones en el proceso de compra (correctivas, preventivas y mejora):
La medición del proceso de compras nos permitirá tomar acciones para las
respectivas correcciones y con ello la consecuente mejora para la
contribución al equilibrio esencial de toda empresa, resaltando que tener
riesgos asociados a la compra hacen más fácil el esclarecimiento de
acciones correctivas y preventivas que podemos adelantar.
Importancia del proceso de compras en la organización
Resultados económicos en la empresa: Tener buenas relaciones con los
proveedores, lo que supone obtener competitividad en los costos de los
productos que se obtienen, capacidad de negociación y selección de los
artículos y proveedores idóneos para mi empresa, impacta en el desarrollo
económico que ésta presente en los ciclos de tiempo.
Calidad del producto final: La calidad de mis materias primas o insumos
impactará directamente en el resultado de mis procesos y con ello, en la
percepción del cliente.
Satisfacción del cliente: Como lo mencioné anteriormente, las entradas de
un proceso dimensionan la calidad que el producto tendrá al final.
Confianza del cliente interno: Definimos cliente interno como la salida de
cada proceso. El departamento de compras provee los suministros a otros
procesos necesarios para realizar su labor. Si estos no son aptos, creara
conflictos en el desarrollo de los objetivos de los otros procesos.
"CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA "
"INTERNOS "EXTERNOS "
"Donde se recopila las " Son los requisitos legales, y "
"características específicas del "normas internacionales, donde se "
"producto o servicio a vender, "ajustan las características "
"siendo cuantitativos o "estándares que debe tener cada "
"cualitativos pertenecientes al "producto. "
"producto a vender, comprar, " "
"cantidad, y criticidad entre otros" "
"Donde se carga cada metodología "Catálogos de los equipos, "
"del proceso de compra y "necesarios para obtener el "
"subcontrataciones. "producto o servicio a realizar. "
"Documentos alimentados de los "Hojas de seguridad, y de utilidad"
"datos y resultados de la selección"de la materia prima o insumos, con"
"y evaluación de proveedores que "las cuales se obtendrá el producto"
"hacen parte de la empresa y los "y servicio. "
"que están en el proceso " "
"evaluativo. " "
"En este se describe tanto el "La orden de compra, facturas y "
"producto como el plazo solicitado,"Registros de lo comprado "
"así como otros condicionantes " "
"entre los que se encuentran el " "
"presupuestos, plazos de entrega, y" "
"características del producto entre" "
"otros. " "
"Todos aquellos que contengan la " "
"realización de los pedidos, como " "
"el proceso de la aprobación del " "
"pedido. " "
"Los datos del pedido, los " "
"requisitos que describen " "
"claramente el producto, para la " "
"aprobación del producto, del " "
"sistema de calidad, para la " "
"cualificación del personal, " "
"procedimientos, procesos y equipo," "
"el plazo solicitado, otros datos " "
"como el presupuesto, condiciones " "
"de entrega, requisitos para la " "
"aprobación del producto. " "
"Documentos de las órdenes de " "
"compra/subcontratación con la " "
"finalidad de asegurar que los " "
"productos y servicios cumplen con " "
"los requisitos especificados. " "
"Formato de la hoja de pedido de " "
"compra, formato de la hoja de " "
"pedido de subcontratación, formato" "
"de la hoja de evaluación de " "
"proveedor, que son el registro de " "
"la información solicitada a los " "
"proveedores para su aceptación, " "
"formato de la hoja de no " "
"conformidad de producto (para " "
"compras), formato de la hoja de no" "
"conformidad de servicio (para " "
"subcontrataciones). " "
