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DIVA MARIA ARTUNDUAGA CALDERON

Auditoria administrativa

es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable. Bibliografía: Enrique Benjamín Franklin (2007). Auditoria Administrativa: Gestión Estratégica del cambio. (Segunda edición). México: Pearson Educación. Cap. 1 pág. 11.



METODOLOGIA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en las fases de ejecución se conduzcan: De forma programada y sistémica Se unifiquen criterios Se delimite la profundidad con que se revisarán y aplicarán los enfoques de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados. Cumple la función de facilitar al auditor la identificación y el ordenamiento de: información, registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento

METODOLOGIA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

comprende las siguientes fases: 1. 2. 3. 4. 5.

Planeación Instrumentación Examen Informe Seguimiento

1. PLANEACIÓN


Se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la Auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades mas importantes de la entidad, los sistemas y sus Correspondientes controles gerenciales.||


1. PLANEACIÓN

OBJETIVO Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la A.A. en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos. FACTORES A REVISAR • Proceso administrativo: etapas: “su razón de ser” • Elementos específicos : atributos fundamentales que enmarcan su fin y su función, lo que permite determinar su contribución particular al proceso


FACTORES A REVISAR • PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPA- Planeación  Visión  Misión  Objetivos  Metas  Estrategias/tácticas  Procesos  Políticas  Procedimientos  Programas  Enfoques  Niveles  Horizonte

PROPOSITO ESTRATEGICO

Definir el marco de actuación de la organización.


FACTORES A REVISAR PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPA- Organización  Estructura organizacional  División y distribución de funciones.  Cultura organizacional  Talento humano  Cambio organizacional  Estudios administrativos  Instrumentos técnicos de apoyo.


Diseñar e instrumentar estructura para funcionamiento de organización

la el la


FACTORES A REVISAR PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPA- Dirección


 Liderazgo  Comunicación  Motivación  Grupos y equipos de trabajo. Tomar las decisiones pertinentes  Manejo del estrés, el para regular la gestión de la conflicto y la crisis organización.  Tecnología de la información.  Toma de decisiones  Creatividad e innovación.


FACTORES A REVISAR PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPA- Control

 Naturaleza  Sistemas  Niveles  Proceso  Áreas de aplicación  Herramientas  Calidad


Medición del progreso de las acciones en función del desempeño


FACTORES A REVISAR ELEMENTOS ESPECIFICOS

ATRIBUTO FUNDAMENTAL

Adquisiciones

Abastecimiento de recursos

Almacenes e inventario

Resguardo y canalización de recursos

Asesoría externa

Soporte especializado con visión de negocio

Asesoría interna

Asistencia para mejorar el desempeño

Coordinación

Determina la unidad de acción

Distribución del espacio

Disposición de instalaciones para el flujo del trabajo

Exportaciones

Alternativa de expansión

Globalización

Apertura a un mercado mundial

Importaciones

Insumos de origen extranjero

Informática

Manejo alterno de información.


FACTORES A REVISAR ELEMENTOS ESPECIFICOS

ATRIBUTO FUNDAMENTAL

Investigación y desarrollo

Innovación del valor

Marketing

Desplazamiento y ubicación de productos

Operaciones

Generación de productos y/o servicios con un valor agregado.

Proveedores

Suministro de insumos

Proyectos

Promueven la unidad de propósitos

Recursos financieros y contabilidad

Manejo, registro y control de recursos.

Servicio a clientes

Capacidad de respuesta

Servicios generales

Desarrollo de condiciones de operación

Sistemas

Definen la distribución interrelacionada de componentes.


FUENTES DE INFORMACION

Internas  Órganos de gobierno

Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor.

 Órganos de control interno  Socios  Niveles de organización  Unidades estratégicas de negocio  Órganos colegiados y equipos de trabajo  Sistemas de información


FUENTES DE INFORMACION Externas  Órganos normativos (oficiales y privados).

Competidores actuales y potenciales. Proveedores actuales y potenciales. Clientes o usuarios actuales y potenciales. Organizaciones líderes en el mismo giro industrial o en otro. Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias y de calidad.

Redes de información en el mercado global.


INVESTIGACION PRELIMINAR Definida la dirección y los factores que se auditarán, Para su desarrollo se requiere un “reconocimiento” o Investigación preliminar para determinar la situación Administrativa de la organización

Implica la necesidad de revisar:  literatura técnica y legal,  información del campo de trabajo  Todo documento relacionado con los factores predeterminados  Primer contacto con la realidad

Procedimiento que puede provocar reformulación:    

Objetivos Estrategias Acciones a seguir Tiempos de ejecución.

Permite perfilar: problemas que podrían surgir y brindar otras perspectivas


INVESTIGACION PRELIMINAR

Por ser un acercamiento inicial demanda mucha precisión, debido al análisis de la información para evitar confusiones en la interpretación del contenido. Se debe tener en cuenta criterios tales como:  Determinar las necesidades específicas  Identificar los factores que requieren atención.  Definir estrategias de acción

de


INVESTIGACION PRELIMINAR

 Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue.  Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.  

Especificar el perfil del auditor Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.


PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

De acurdo a la información preliminar se procede a prepara la información necesaria para instrumentar la auditoria, la cual comprende:  La propuesta técnica  Programa de trabajo



 Propuesta técnica  Naturaleza: Tipo de A. que se pretende realizar.  Alcance: Áreas de aplicación  Antecedentes: Recuento de A.A. y estudios de mejoramiento previos.  Objetivos: logros que se pretenden alcanzar con la aplicación de la A.A.  Estrategia: ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos.

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA Propuesta técnica  Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.  Acciones: Iniciativas o actividades necesarias para la acción.  Recursos: Requerimientos humanos, materiales, y tecnológicos.  Costos: Estimación global y específica de recursos financieros necesarios.  Resultados: Beneficios que se espera lograr  Información complementaria: material e investigaciones que se pueden servir como elementos de apoyo.


Programa de trabajo  Identificación: Nombre de la

auditoria

 Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación  Área(s): Universo bajo estudio.  Clave: Números progresivo de las actividades estimadas.  Actividades: Pasos específicos para captar y examinar información  Fases: Definición del orden secuencial para realizar las actividades


Programa de trabajo  Calendario: Fechas asignadas para el inicio y término de cada fase.  Representación gráfica: Descripción de las acciones en cuadros e imágenes.  Formato: Presentación y resguardo de avances.  Reportes de avance: Seguimiento de las acciones.  Periodicidad: Tiempo dispuesto para informar avances

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA Asignación de responsabilidades La organización debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente, para iniciar formalmente el estudio, siempre con base en la magnitud o grado de complejidad de la auditoria.

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA Asignación de responsabilidades

La responsabilidad puede recaer en un titular del órgano de control interno, en un directivo de línea en el encargado en una unidad de apoyo técnico de alguna de las áreas de la organización, siempre y cuando tenga los conocimientos y experiencia necesaria en la implementación de auditorias administrativas. También pueden optar por contratar un servicio externo especializado en la materia, o un equipo combinado.

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA Capacitación

Capacitar: en el método, mecanismos de levante de información, en el proceso de aplicación e implementación de la auditoria

• A la persona

• Al equipo designado

Es necesario implementar una campaña de sensibilización en todos los niveles de la organización para promover el clima de confianza y colaboración.


Actitud

La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor

Adopten conducta amable, discreta a fin de procurarse una imagen positiva. Lo que facilitará su tarea participación activa del personal de la organización Adopten conducta amable, discreta a fin de procurarse una imagen positiva.

Evitar que surjan falsas expectativas, tanto buenos como malas, el equipo debe evitar realizar comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas que no puedan cumplir

DIAGNOSTICO PRELIMINAR

 Se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razón por la que surge la necesidad de auditar.  Se fundamenta en la percepción del auditor que tiene de la organización como producto de su experiencia y visión.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR  Existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional.

 Debe indicar las causas y efectos que influyen en el comportamiento de todos y cada uno de los elementos bajo análisis.  Sustentar lo criterios para obtener y manejar la información

Elementos a considerar

DIAGNOSTICO PRELIMINAR •

Génesis de la organización

   

Creación de la organización Cambios en su forma jurídica Conversión del objeto en estrategias Manejo de delegación de facultades

•

Infraestructura

   

Esquema de operación (procesos y funciones Modificación de la estructura organizacional Programación institucional Nivel de desarrollo tecnológico

Elementos a considerar

DIAGNOSTICO PRELIMINAR •

Forma de operación

   

Desempeño registrado Logros alcanzados Expectativas no cumplidas Proceso de toma de decisiones

•

Posición competitiva



Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización. Competencias centrales Clientes, proveedores y competidores.

 

DIAGNOSTICO PRELIMINAR

El diagnostico se fundamenta en la percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su experiencia y visión. Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto intangible, pero que se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan sentido a la forma de comportamiento y desempeño en el trabajo. Se debe preparar un marco de referencia que fundamente a razón por la que surge la necesidad de auditar-

ETAPAS DE LA AUDITORIA Informe

Preparación

“In Situ”

INICIO

REUNION DE APERTURA

ELABORAR Y ENTREGAR INFORME

REVISION DE DOCUMENTOS

TRABAJO DE CAMPO

FINALIZACION

PLAN DE AUDITORIA

REUNION DE CIERRE

ACTIVIDADES DE LA AUDITORIA INICIO DE LA AUDITORÍA Designación del auditor jefe Definición de los objetivos, alcance y criterios de auditoria. Determinación de la viabilidad de la auditoria Establecimiento del equipo auditor Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA IN SITU Reunión de apertura Comunicación durante la auditoria Funciones y responsabilidades de guías y observadores Recopilación y verificación de la información Generación de hallazgos de auditoria Preparación de las conclusiones de la auditoria Realización de la reunión de cierre

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA IN SITU Preparación del plan de auditoria Asignación de trabajo al equipo auditor Preparación de los documentos de trabajo

INFORME DE AUDITORÍA Preparación del informe de auditoria Aprobación y distribución del informe de auditoria

TERMINACIÓN DE LA AUDITORÍA Conservación de los documentos Finalización de la auditoria

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCION

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