PETUNJUK PELAKSANA 5R di Kantor Tempat kerja yang tidak rapih membuat anda bekerja lebih lama dari seharusnya. Mencari barang, barang, mencari berkas semuanya semuanya butuh waktu yang tidak sedikit. Belum lagi waktu yang terpakai untuk pengerjaan ulang karena kesalahan anda menyimpan berkas. Anda mungkin akan mengatakan bahwa sekali-sekali anda juga beres-beres. Tetapi keadaan selalu kembali seperti semula. Berkas bertambah, barang berganti, dan berantakan muncul kembali. Anda mengambil kesimpulan bahwa keadaan berantakan itu memang suatu yang tidak bisa dihindarkan. Memang akan selalu begitu. Bila kesimpulan anda seperti itu,maka anda mungkin perlu mengetahui apa itu 5R. Barang baru yang akan membuat meja anda lebih berantakan? Bukan.
5R adalah konsep yang berguna untuk menjadikan tempat kerja anda bersih, rapih dan effisien. 5R adalah 5R adalah konsep pengaturan barang dan tempat kerja . Dengan mempelajari5R, anda akan tahu bahwa un untu tukk me memb mbua uatt tem tempa patt ker kerja ja an anda da se selal lalu u rap rapih ih,, an anda da tid tidak ak cu cuku kup p de deng ngan an ha hanya nya membersihkan barang dan membereskan barang secara berkala .
5R adalah Ringkas , Rapi , Resik , Rawat , Rajin emilahan, P enataan, enataan, P embersihan, embersihan, P embakuan, embakuan, P embiasaan embiasaan P emilahan, Kelima kata tersebut adalah urutan yang harus anda lakukan untuk membuat tempat kerja selalu rapih, yang akhirnya membuat pekerjaan apapun yang anda lakukan menjadi lebih cepat dan mencegah kerugian-kerugian yang tidak perlu karena parahnya cara anda menangani barang.
NO
1
METODE
KEGIATAN 1) Bongka Bongkarr semua semua barang barang di di laci meja meja lemari, rak dll dan keluarkan barang barang yang ada. 2) Lakukan pemilihan barang, menurut kategori : A. Bara Barang ng yang sering sering dipakai dipakai Barang ini biasanya biasanya berjumlah berjumlah sedikit dan dan berupakan berupakan alat kerja seperti komputer, komputer, alat tulis, tulis, telpon, kalender, dokumen kerja yang sedang berlaku B. Bar Baran ang g yang yang jar jarang ang di dipak pakai ai Cata Catata tan, n, doku dokume men, n, dan dan bara barang ng yang mungkin diperlukan diperlukan sekali sekali C. Bar Baran ang g yang yang su sudah dah tid tidak ak dipakai dokumen kadaluarsa, Jadwal yang sudah sudah lewat lewat masanya, masanya, kertas-kertas yang sudah tidak berguna, Barang yg sudah tidak terpakai. Beri label warna merah untuk barang yang tidak
GAMBAR
2
digunakan Siapkan pkan tempa empatt untu untuk k Sia menyimpa impan n / membuang ang /memusnahk /memusnahkan an barang-bar barang-barang ang yang tidak digunakan. Pindahkan barang- barang yang berlabel mera merah h ke temp tempat at yang yang tela telah h ditentukan. Apa Apa yang yang haru haruss dila dilaku kuka kan n terh terhad adap ap barang kategori C? BUANG ! Jang Jangan an ragu ragu-r -rag agu u untu untuk k memb membua uang ng Semua Semua barang barang dipilahdipilah-pila pilah h menuru menurut t barang yang sudah tidak diperlukan. fungsinya dan jenisnya Fak Faktor tor pent pentin ing g dalam alam memel emelih ihar araa kerapihan kerapihan adalah adalah jumlah barang. Makin banyak barang yang ada dimeja kerja anda, makin sulit anda menanganinya. Bila Bila ada ada baran barang g pinj pinjaman aman dan sud sudah ah tidak tida k dipe diperluka rlukan, n, sege segera ra kemb kembalika alikan n. Biarkan orang lain menanggung tanggungjawa tanggungjawab b penanganan penanganannya. nya. Buat keputusan yang tegas. Jangan meng mengam ambi bill kepu keputu tusa san n meng mengam amba bang ng seperti 'Simpan sementara sampai ada keputusan' . Anda Anda akan akan bekerj bekerjaa dua kali untuk untuk pemilahan. pemilahan. Mengorbanka Mengorbankan n barang barang yang yang tidak tidak berhar berharga ga adalah adalah harga harga yang yang pantas dari effisiensi kerja yang akan anda peroleh. Disam Disampin ping g mela melaku kukan kan pemb pembua uang ngan an,, member bersi sihka hkan n tem tempa patt jangan lupa mem kerja anda dari debu dan kotoran. Lihat bagian-bagian tersembunyi yang sulit anda sentuh. Biasanya kotoran bersarang disana. Dima Diman na mene menemp mpat atka kan n bara barang ng yang yang masi masih h be bergun guna? Kateg Ka tegor orii A, temp tempat atka kan n bara barang ng deka dekatt dengan anda. Anda harus mengusahakan agar anda 'nyaris' tidak butuh waktu untuk menjangkau barang tersebut. Bila perlu, perlu, simpan di saku anda anda.. Kategori Kateg ori B, tempatkan tempatkan barang ditempat ditempat yang jauh tetapi mudah untuk ditemukan. Cobalah upayakan agar anda membutuhkan waktu kurang dari 30 detik untu untuk k mene menemu mukan kan seti setiap ap bara barang ng yang yang ba anda anda butu butuhk hkan an.. Untu Untuk k doku dokume men n yang yang rang ditempatkan sesuai tata letaknya sekali sekali-se -sekal kalii akan akan anda anda butuhk butuhkan, an, anda anda perlu sebuah cara untuk menyimpannya: menyimpannya: Gunakan binder atau map gantung . Ini Ini adal adalah ah pili piliha han n utam utamaa untu untuk k cara cara penyimpanan yang rapih. Beri nama pada setiap setiap binder/lokasi. binder/lokasi. Beri kode lokasi pada rak penyimp penyimpanan anan
dan pada setiap setiap binder binder.. Ini akan sangat sangat membantu anda untuk meyimpan kembali setiap barang ditempat ditempat seharusnya seharusnya setiap selesai anda menggunakan. Tentukan masa simpan minimal dokumen dokumen,, yaitu masa masa simp simpan an mini minima mall yang yang dilewa dil ewati ti sebelum sebe lum anda dapat membuangnya. Ingat bahwa dokumen anda akan selalu bertambah.. bertambah Catatan produksi, purchase order, delivery order akan terus anda teritama.Suatu saat menyimpan barang melebihi melebihi tida idak akan ada lagi agi ruangan untuk Jangan menyimpan dari yang butuhkan menampungn menampungnya. ya. Maka yangha yangharus anda laku lakuka kan n adal adalah ah mene menent ntuk ukan an masa masa simp simpan an min minimum imum,, sam sampaikira-k paikira-kira ira catatan-catat catata n-catatan an itu itu tida tidak k dipe diperl rluk ukan an lagi lagi untu untuk k suat suatu u pembuktianatau referensi anda
3
Pembersihan di office area sebetulnya Pembersihan tidak tidak sulit. sulit. Anda Anda cuma cuma perlu perlu melaku melakukan kan sedi sediki kitt pemb pember ersi siha han n seca secara ra berk berkal ala, a, mungki mungkin n setiap setiap pagi pagi dan sore. sore. Seperti Seperti,, meja kerja, komputer, dll. Masalah Masalahnya nya,, 'limbah 'limbah'' di office office kadang kadang-kada kadang ng sulit sulit untu untuk k dibe dibeda daka kan n deng dengan an barang yang masih berguna. Utamanya adalah limbah berbentuk kertas. Setiap hari akan ada lembaran-le lembaran-lembar mbaran an yang sudah selesai masa pakainya, surat yang sudah bisa dibuang dan lain-lain
Ruang
kerja
anda
hanya
Untuk melakukan: membutuhkan 1 barang yang memang 1) Cari sumber kotoran dan diperlukan. temukan cara pengotorannya. 2) Tetap Tetapka kan n tindak tindakan an pence pencega gaha han n/ mengurangi terjadinya pengotoran. 3) Lakukan Aksi 5 Menit Bersih, seb sebelum bekerja erja dan ses sesudah bekerja.
4
Sete Setela lah h mend mendap apat at temp tempat at kerj kerjaa anda anda menj menjad adii lebi lebih h bers bersih ih dan dan mela melaku kuka kan n permbersihan secara berkala, perlu memikirkan peluangpeluang-peluang peluang bagaim bagaimana ana agar tempat kerja menjadi lebih efisien. efisien . Misal Misalny nya, a, bila bila memu memung ngkin kinka kan n untu untuk k memupunyai kalendar software yang akan muncul dalam sekali klik, mungkin anda bisa menyingkirkan kalender meja anda.Ini anda.Ini mengur mengurangi angi barang barang yang yang harus harus ada. ada. Atau, Atau, bila anda mempunyai mempunyai banyak banyak binder binder dalam dalam lemari, letak dan dan ingi ingin n memu memuda dahk hkan an cara cara mengemba meng embalik likan an Menandai binder ke tempatnya semula sehabis ditempatkan digunakan yaitu membuat garis diagonal di belakang binder.
barang
yang
Rawat berarti memikirkan dan menerapkan ide-id ide-idee yang yang dapat dapat menja menjadik dikan an tempa tempat t kerj kerja a lebi lebih h rapi rapih, h, atau atau lebi lebih h dapa dapat t dipelihara kerapihannya Untuk itu yang diperlukan adalah : 1. Tetapkan standar kebersihan, penempatan, penataan 2. Komunikasikan ke rekan kerja, kerja, dengan Slogan / Peringatan dll. Memberi Memberikan kan nama nama di tempat tempat barang barang tersebut
5
Mendisipl Mendis iplink inkan an di dirri untuk bekerja dengan cara yang yang effisien dan dapat menjag menjagaa tempat tempat kerja kerja selalu selalu bersih bersih dan rapih. Disamping membiasakan untuk mele me leta takk kkan an se seti tiap ap ba bara rang ng di dite temp mpat at semestinya,, Takashi Osada dalam bukunya semestinya 'Sikap kerja 5S' jugamenyar jugamenyarankan ankan untuk melakukan 'Satu terbaik': Memproses satu hari.. Upay hari Upayak akan an untu untuk k meny menyel eles esai aika kan n pekerjaan administrasi seperti pembuat pembuatan an laporan dan sebagainya tidak lebih dari Jadikan Jadikan kebiasaan kebiasaan yang terus terus menerus menerus satu hari hari.. Ini akan menghinda menghindari ri adanya adanya berkas yang bertumpuk dimeja. Catat Ca tatan an sa satu tu ha halam laman an Anda Anda mungki mungkin n perlu menyederhanakan catatan-catatan dan menjadikannya tidak idak le lebih dar darii sat satu halaman. Bekerja dengan satu alat alat ,, tidak ada alat serupa yang lebih dari satu. Arrsip sa A sattu salin ina an, buat sistem pengarsipan pengarsipan yang yang mudah mudah diakse diaksess dan dikemb dikembali alikan kan,, dan dan oran orang g tak tak perl perlu u memb membua uatt salin salinan an untuk beberapa orang
