3.7 SPIP Otorisasi Atas Transaksi Dan Kejadian Penting

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN SPIP SUB UNSUR OTORISASI ATAS TRANSAKSI DAN KEJADIAN YANG PENTING (3.7)

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009 TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

KATA PENGANTAR

Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan Keuangan

dan

Pembangunan

(BPKP)

sesuai

dengan

pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). Pembinaan ini dimaksudkan untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab menteri/ pimpinan

lembaga,

gubernur,

dan

bupati/walikota

sebagai

penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing. Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan tanggung jawab BPKP tersebut meliputi : 1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP; 2. sosialisasi SPIP; 3. pendidikan dan pelatihan SPIP; 4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan 5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah. Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan unsur-unsur SPIP yaitu: 1. lingkungan pengendalian; 2. penilaian risiko; 3. kegiatan pengendalian; 4. informasi dan komunikasi; dan 5. pemantauan pengendalian intern.

3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

i

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang harus dibangun dan dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Lebih lanjut pedoman teknis tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masingmasing sub unsur pengendalian yang memberi petunjuk teknis mengenai bagaimana langkah-langkah harus dilaksanakan dalam menjalankan sub unsur SPIP. Pedoman ini dimaksudkan untuk dijadikan pedoman teknis penyelenggaraan sub unsur Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting pada unsur Kegiatan Pengendalian. Pedoman ini disusun dengan tujuan agar tersedia standar acuan yang memberi arah

bagi

instansi

pemerintah

pusat

dan

daerah

dalam

menyelenggarakan sistem pengendalian intern pada sub unsur Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting.

Pedoman

teknis ini juga dimaksudkan sebagai acuan bagi instansi pemerintah untuk menciptakan atau membangun infrastruktur yang harus ada dalam penerapan sub unsur dimaksud. Dalam penerapannya, pedoman ini dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, yang dapat meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut.


ii

Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009 Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno NIP 19500910 197511 1 001


iii

DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR

................................................................

i

DAFTAR ISI ...............................................................................

iv

BAB I

BAB II

PENDAHULUAN A. Latar Belakang ........................................................

1

B. Sistematika Pedoman .............................................

2

GAMBARAN UMUM A. Pengertian ...............................................................

3

B. Tujuan dan Manfaat .................................................

6

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait ..................

7

D. Parameter Penerapan .............................................

7

BAB III LANGKAH PENERAPAN SUB UNSUR OTORISASI ATAS TRANSAKSI DAN YANG PENTING A. Tahap Persiapan .......................................................

9

B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 14 C. Tahap Pelaporan....................................................... 17 BAB IV PENUTUP


iv

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Instansi

pemerintah

harus

menetapkan

kebijakan-

kebijakan dan prosedur-prosedur untuk meminimalkan risiko, sehingga membantu memberi keyakinan yang memadai bahwa telah diterapkan kegiatan pengendalian yang relevan dan

tepat untuk meminimalkan risiko. Salah satu kategori

yang merupakan sub unsur kegiatan pengendalian adalah otorisasi atas transaksi dan kejadian penting. Guna mencegah berbagai risiko yang mungkin timbul dari pelaksanaan transaksi atau kejadian penting, harus dilakukan otorisasi sehingga hanya transaksi dan kejadian yang valid yang

dijalankan

sesuai

kehendak

manajemen.

Seluruh

transaksi dan kejadian penting yang terjadi harus mendapat persetujuan

dari

pejabat

yang

memiliki

kewenangan.

Di samping menandakan keabsahan dokumen, persetujuan pejabat tersebut menandakan bahwa transaksi yang terjadi benar-benar terkait dengan hak dan kewajiban instansi yang bersangkutan. Pedoman ini bertujuan untuk memberikan acuan teknis dalam mengembangkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting

pada instansi pemerintah. Penerapan pedoman ini

hendaknya disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi,

baik

pemerintah

pusat

maupun

pemerintah

provinsi/kabupaten/kota sesuai dengan fungsi, sifat, tujuan dan kompleksitasnya. 3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

1

B. Sistematika Pedoman Sistematika penyajian Pedoman Teknis Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting adalah sebagai berikut : Bab I

Pendahuluan Bab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman ini dan sistematika pedoman.

Bab II

Gambaran Umum Bab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan, parameter penerapan, serta peraturan terkait.

Bab III

Langkah-Langkah Penyelenggaraan Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam menyelenggarakan subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting,

terdiri

dari

tahap

persiapan,

pelaksanaan, dan pelaporan. Bab IV

Penutup Bab ini merupakan penutup, yang berisi hal-hal penting yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas penggunaan pedoman ini.


2

BAB II GAMBARAN UMUM

A. Pengertian Kegiatan

pengendalian

merupakan

kebijakan

dan

prosedur yang disusun untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen telah dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan

yang

diperlukan

telah

dilaksanakan

untuk

mengurangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas. Untuk itu, kegiatan pengendalian harus dikembangkan pada kegiatan pokok instansi pemerintah dan didasarkan pada hasil penilaian risiko yang telah dilakukan. Hal ini juga berlaku bagi otorisasi sebagai salah satu sub unsur dari kegiatan pengendalian. Kebijakan dan prosedur terkait otorisasi harus dikembangkan atas kejadian dan transaksi penting dalam instansi pemerintah. Otorisasi adalah pelaksanaan kewenangan oleh pejabat tertentu di lingkungan pemerintah untuk mengizinkan atau tidak mengizinkan suatu tindakan di dalam lingkungan birokrasi pemerintah yang berakibat pada perubahan, baik yang secara hukum mengikat maupun yang tidak mengikat instansi pemerintah tersebut. Hal ini memberi makna bahwa otorisasi

hanya

berwenang

dan

dapat

dikeluarkan

dikeluarkan

dalam

oleh

pejabat

bentuk

yang

dokumen

persetujuan, serta memiliki dampak bagi transaksi maupun pelaku transaksi itu sendiri.


3

Otorisasi pada prinsipnya dimaksudkan untuk meyakini hanya transaksi dan kejadian sah yang dijalankan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan manajemen. Mengotorisasi dan menjalankan transaksi atau kejadian penting hanya boleh dilakukan

oleh

pegawai

yang

ditunjuk

dalam

lingkup

kewenangannya. Prosedur otorisasi harus didokumentasikan dan secara jelas

dikomunikasikan

Prosedur

otorisasi

kepada

harus

pimpinan

meliputi

kondisi

dan

pegawai.

khusus

dan

persyaratan yang menjadi dasar otorisasi dibuat. Mengikuti ketentuan otorisasi berarti pegawai bertindak sesuai dengan arahan dan dalam batasan yang ditetapkan oleh manajemen. Otorisasi yang secara spesifik memuat kondisi dan syarat

otorisasi

dikomunikasikan

secara

jelas

kepada

pimpinan dan pegawai instansi pemerintah, dan adanya persyaratan otorisasi yang sejalan dengan arahan dan dalam batasan yang ditetapkan oleh ketentuan peraturan perundangundangan dan ketentuan pimpinan instansi pemerintah. Terdapat dua jenis otorisasi yang umumnya dilakukan dalam instansi pemerintah, yaitu: a. Otorisasi umum, yaitu otorisasi yang bersifat menyeluruh yang

diterapkan

pada

tatanan

organisasi

dimana

manajemen menetapkan kebijakan organisasi untuk diikuti. b. Otorisasi khusus, yaitu otorisasi yang berhubungan dengan transaksi individual yang bersifat lebih spesifik.


4

Oleh karena itu, kebijakan dan prosedur yang dibangun juga harus disesuaikan dengan lingkup otorisasi yang dicakup. Pada tingkatan otorisasi umum yang mencakup tatanan seluruh organisasi, kebijakan dan prosedur otorisasi bersifat umum. Setiap instansi pemerintah memiliki kebijakan dan prosedur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting yang bersifat umum dan khusus bergantung pada karakteristik dan sifat barang/jasa yang dihasilkan. Transaksi dan kejadian yang penting dalam instansi pemerintah terkait dengan pengelolaan keuangan negara adalah kejadian yang timbul dalam penyelenggaraan tugas dan fungsi instansi pemerintah yang berdampak pada penerimaan (APBN/APBD).

dan

pengeluaran

Transaksi

dan

keuangan

kejadian

yang

negara penting

dimaksud, terutama terdapat antara lain dalam pengelolaan SDM, pengelolaan uang dan barang/jasa, serta pengelolaan utang/piutang. Contoh kejadian penting adalah: a. Penggantian manajemen pemerintahan selama tahun berjalan; b. Kesalahan manajemen terdahulu yang telah dikoreksi oleh manajemen baru; c. Komitmen atau kontinjensi yang tidak dapat disajikan pada neraca; d. Penggabungan atau pemekaran entitas tahun berjalan; e. Kejadian yang mempunyai dampak sosial, misalnya adanya pemogokan yang harus ditanggulangi pemerintah.


5

B. Tujuan dan Manfaat 1. Tujuan Tujuan

dari

penerapan

subunsur

otorisasi

atas

transaksi dan kejadian yang penting adalah: a. terimplementasikannya prinsip bahwa pimpinan instansi pemerintah menetapkan dan mengomunikasikan syarat dan ketentuan otorisasi kepada pegawai; b. terwujudnya pengendalian yang dapat memberikan keyakinan bahwa hanya transaksi dan kejadian yang valid yang diproses dan dientri; c. terwujudnya pengendalian yang dapat memberikan keyakinan bahwa transaksi dan kejadian signifikan yang dientri

adalah

hanya

yang

telah

diotorisasi

dan

dilaksanakan hanya oleh pegawai, sesuai dengan lingkup otoritasnya. 2. Manfaat Manfaat yang dapat diperoleh organisasi dengan menerapkan subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting adalah : a. Adanya tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan; b. Adanya pengendalian atas aktivitas-aktivitas; c. Tidak terjadinya duplikasi tugas dan dokumen; d. Adanya wewenang untuk melakukan pekerjaan; e. Tidak terjadinya pemborosan yang dilakukan; f. Adanya instruksi yang jelas; dan g. Adanya upaya dukungan dalam penjagaan mutu produk dan layanan.


6

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara. 2. Undang-Undang

Nomor

1

Tahun

2004

tentang

Perbendaharaan Negara. 3. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah. 4. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan. D. Parameter Penerapan Penerapan otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting terlihat dari adanya parameter sebagai berikut : 1) Terdapat

pengendalian

untuk

memberikan

keyakinan

bahwa hanya transaksi dan kejadian yang valid diproses dan dientri, sesuai dengan keputusan dan arahan pimpinan instansi pemerintah. 2) Terdapat pengendalian untuk memastikan bahwa hanya transaksi dan kejadian signifikan yang dientri adalah yang telah diotorisasi dan dilaksanakan hanya oleh pegawai sesuai dengan lingkup otoritasnya. 3) Otorisasi yang secara spesifik memuat kondisi dan syarat otorisasi dikomunikasikan secara jelas kepada pimpinan dan pegawai instansi pemerintah. 4) Terdapat persyaratan otorisasi yang sejalan dengan arahan dan dalam batasan yang ditetapkan oleh ketentuan peraturan perundang-undangan dan ketentuan pimpinan instansi pemerintah.


7


8

BAB III LANGKAH PENERAPAN SUB UNSUR OTORISASI ATAS TRANSAKSI DAN KEJADIAN YANG PENTING

Penerapan subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting pada dasarnya ditandai dengan adanya suatu kebijakan dan prosedur tentang tingkatan otorisasi. Pentingnya kebijakan dan prosedur

ini

harus

dipahami

oleh

seluruh

personil

dan

terimplementasi secara efektif dalam instansi pemerintah. Dalam bab ini, penerapan tersebut dikelompokkan dalam tiga tahap utama, yaitu: 1. Tahap persiapan, merupakan penerapan yang ditujukan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik atau kesadaran, serta pemetaan kebutuhan penerapan SPIP. 2. Tahap pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil pemetaan, yang meliputi tahap pembangunan infrastruktur, internalisasi, dan pengembangan berkelanjutan. 3. Tahap

pelaporan,

merupakan

tahap

pelaporan

kegiatan

penyelenggaraan SPIP Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya dapat

dilakukan

secara

bersamaan

dengan

pelaksanaan

penyelenggaraan unsur/ subunsur lainnya. Langkah-langkah nyata dalam tiap tahapan implementasi dan beberapa contoh akan diuraikan pada bagian berikut ini.


9

A. Tahap Persiapan Tahap persiapan merupakan tahap awal dalam penerapan SPIP, yang berisikan berbagai kegiatan untuk mempersiapkan penyelenggaraan SPIP yang lebih terarah dan efektif. Kegiatan pada tahap ini adalah sebagai berikut: 1. Penyiapan Peraturan, Rencana Kegiatan, dan SDM Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian atau lembaga (K/L) dan pemerintah daerah (Pemda). Berdasarkan peraturan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, selanjutnya

instansi

pemerintah

membuat

rencana

penyelenggaraan, yang antara lain memuat: a. jadwal pelaksanaan kegiatan; b. waktu yang dibutuhkan; c. dana yang dibutuhkan; dan d. pihak-pihak yang terlibat. Berdasarkan peraturan tersebut, selanjutnya instansi pemerintah membentuk Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP (disingkat Satgas SPIP), yang diberi tugas untuk mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasuk penerapan kebijakan,

serta

praktik

pendelegasian

wewenang

dan

tanggung jawab yang tepat. Satgas SPIP harus dipilih di

antara

pegawai

yang

kompeten

dan

memahami

pengendalian intern serta risiko kegiatan instansi. Untuk itu, anggota Satgas SPIP terlebih dahulu diberi pelatihan tentang SPIP, khususnya subunsur terkait, agar dapat melaksanakan tugas dengan baik.


10

2. Pemahaman (Knowing) Tahap pemahaman merupakan langkah membangun pemahaman yang sama tentang otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting. Tahap ini bertujuan untuk membangun kesadaran (awareness building), yang meliputi segala usaha untuk

membangun kesadaran dan keyakinan terhadap

pentingnya kejelasan otorisasi atas suatu transaksi dan kewenangan yang dimiliki pejabat dan seluruh pegawai instansi pemerintah, sesuai dengan jenjang kepentingannya dalam suatu organisasi setelah diidentifikasinya risiko yang terkait dengan kegiatan otorisasi tersebut. Memberikan pemahaman secara mendalam kepada seluruh personil mengenai konsep otorisasi, serta fungsinya sebagai

salah

satu

subunsur

dalam

unsur

kegiatan

pengendalian sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008. Langkah pengomunikasian pentingnya otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting dapat dilakukan melalui sosialisasi awal, baik secara terpisah atau bersamaan dengan sosialisasi sub unsur SPIP lainnya. PP SPIP juga mensyaratkan instansi pemerintah untuk meyakinkan diri bahwa otorisasi yang secara spesifik memuat kondisi dan syarat otorisasi telah dikomunikasikan secara jelas kepada pimpinan dan pegawai instansi pemerintah. Untuk memenuhi

hal

tersebut,

instansi

pemerintah

dapat

memberikan pemahaman dengan beberapa pendekatan kegiatan antara lain:


11

a. Sosialisasi tentang pentingnya pengamanan transaksi dan kejadian yang penting, melalui proses otorisasi serta kondisi dan syarat otorisasi. Sosialisasi dapat dilakukan melalui media komunikasi seperti ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan fokus grup. b. Website, media ini memiliki cakupan yang lebih luas, dengan tujuan

transparansi

kepada

pemangku

kepentingan.

Pemuatan pedoman dan kebijakan otorisasi dalam website instansi

pemerintah

merupakan

bagian

dari

proses

membangun kesadaran akan pentingnya otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting. c. Akses

ke

jaringan,

misalnya

dengan

menggunakan

password yang harus dijawab dengan benar oleh pegawai, sebelum masuk ke dalam jaringan sebagai alat bantu melaksanakan prosedur otorisasi. Pemilihan media tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan, misalnya tidak semua kebijakan terkait otorisasi perlu diketahui oleh pihak lain secara luas. Jika informasi tersebut hanya untuk diketahui oleh pihak internal, tidak perlu menggunakan website, tetapi cukup menggunakan jaringan internal instansi. 3. Pemetaan (Mapping) Setelah terbentuk pemahaman yang utuh, baik di level pimpinan maupun setiap pegawai terhadap otorisasi yang tepat, maka perlu dilakukan pemetaan atas keberadaan kebijakan dan prosedur sehubungan dengan otorisasi atas kejadian dan transaksi penting yang tepat. Selain pemetaan atas keberadaan kebijakan dan prosedur, pada tahap ini juga 3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

12

dilakukan pemetaan atas penerapan dari kebijakan dan prosedur tersebut. Melalui pemetaan ini akan diketahui kondisi yang ada serta infrastruktur yang perlu dibangun atau diperbaiki (area of improvement) guna membangun SPIP yang memadai. Pemetaan terhadap subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting dilakukan untuk memotret hal-hal sebagai berikut: a. Subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting telah didukung oleh peraturan dan juga kebijakan yang ada di instansi pemerintah masing-masing antara lain: 1) Kebijakan tentang kewenangan pemberian otorisasi atas transaksi dengan jumlah tertentu. 2) Kebijakan

tentang

kewenangan

untuk

pemberian

otorisasi atas kejadian yang penting. 3) Kebijakan tentang batasan transaksi dan kejadian penting yang dapat dientri. b. Peraturan/kebijakan yang ada dimaksud telah sesuai dengan dengan ketentuan sebagaimana diuraikan dalam Bab 2 point C. c. Subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting telah memiliki standard operating procedure (SOP) atau pedoman antara lain: 1) Pedoman tentang pelaksanaan otorisasi atas transaksi dengan jumlah tertentu. 2) Pedoman mengentri transaksi atau kejadian penting yang telah diotorisasi. 3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

13

3) Pedoman pertanggungjawaban pelaksanaan otorisasi atas transaksi dengan jumlah tertentu. 4) SOP atau pedoman tentang subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting dimaksud di atas telah sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang ada, misalnya pedoman tentang pelaksanaan otorisasi atas transaksi dengan jumlah tertentu telah sesuai dengan kebijakan tentang kewenangan pemberian otorisasi dengan jumlah tertentu. 5) Kegiatan pelaksanaan otorisasi atas transaksi dengan jumlah tertentu telah dilaksanakan sesuai dengan SOP atau

pedoman

dimaksud,

misalnya

pelaksanaan

otorisasi atas transaksi dengan jumlah tertentu telah dilaksanakan oleh personil yang memiliki kewenangan tersebut atau pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan kewenangan tersebut. B. Tahap Pelaksanaan Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga kegiatan besar, yaitu: membangun

infrastruktur

(kebijakan

pedoman)

berdasarkan

hasil

dan

prosedur,

pemetaan,

serta

kemudian

menginternalisasikan atau menerapkan kebijakan yang telah dibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasi atau penerapan ini berjalan perlu dilakukan pemeliharaan dan perbaikan terus menerus terhadap otorisasi yang baik agar sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan.


14

1. Membangun Infrastruktur (Norming) Pembangunan infrastruktur dilakukan setelah tahap pemetaan. Pembangunan infrastruktur

dilaksanakan melalui

penyusunan kebijakan dan prosedur sesuai dengan hasil identifikasi

risiko.

Dengan

mempertimbangkan

tujuan

pengendalian dan area risiko, maka kebijakan dan prosedur yang diperlukan dalam membangun kegiatan pengendalian subunsur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting antara lain : a. Kebijakan dan prosedur tentang kewenangan otorisasi atas transaksi dan kejadian penting mencakup otorisasi umum dan otorisasi khusus. b. Kebijakan dan prosedur tentang akses atas transaksi dan kejadian yang penting. c. Kebijakan dan prosedur tentang proses penyebaran kewenangan otorisasi umum dan khusus kepada seluruh pegawai instansi pemerintah yang bersangkutan. d. Kebijakan

dan

prosedur

tentang

dokumentasi

atas

transaksi dan kejadian penting yang divalidasi. 2. Internalisasi (Forming) Tahap internalisasi adalah suatu proses untuk menjadikan infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional seharihari yang akan tercermin dalam penyelesaian pekerjaan dan pengambilan keputusan dalam instansi pemerintah. Langkah-langkah internalisasi yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:


15

a. Mengadakan sosialisasi untuk membangun kesadaran agar kebijakan dan prosedur yang sudah dibangun dapat terimplementasi sebagaimana mestinya. b. Memberikan pengarahan secara rutin tentang pentingnya otorisasi atas transaksi sebelum diproses dan dientri. c. Membahas dalam rapat-rapat rutin tentang pelaksanaan otorisasi atas transaksi dan kejadian penting. d. Melaksanakan

kebijakan

dan

prosedur

yang

sudah

dibangun dalam kegiatan operasional dan pengambilan keputusan sehari-hari. 3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing) Pengembangan berkelanjutan dilakukan untuk memantau penerapan kebijakan dan prosedur terkait otorisasi atas transaksi dan kejadian yang

penting, serta melakukan

penyempurnaan kebijakan dan prosedur terkait dalam hal diperlukan. Bentuk kegiatan pengembangan berkelanjutan terkait otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting antara lain berupa: a. Pemantauan Pemantauan dilakukan untuk mendapatkan umpan balik (feedback) atas penerapan kebijakan dan prosedur otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting. b. Evaluasi berkala Evaluasi dilakukan terhadap hasil yang diperoleh dari pemantauan yang telah dilakukan, dengan mengacu pada ketentuan/peraturan yang berlaku pada instansi pemerintah, serta dilakukan perbaikan secara terus menerus, khususnya apabila tujuan dari penerapan kebijakan dan prosedur otorisasi

atas

transaksi

dan

kejadian

yang

penting

belum/tidak tercapai. 3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

16

Langkah-langkah

yang

harus

dilakukan

dalam

pengembangan berkelanjutan antara lain: a. Setiap langkah persiapan dan pelaksanaan pemantauan dan

evaluasi

perlu

didokumentasikan

agar

mudah

dilakukan dalam penelusuran kembali. b. Setiap langkah persiapan dan pelaksanaan perlu dipantau atau memiliki mekanisme pemantauan (built-in monitoring). c. Dilakukan

evaluasi/assessment

terhadap

efektivitas

penerapan SPI secara berkala. Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi diperoleh areaarea yang perlu perbaikan sebagai umpan balik untuk mengembangkan dan meningkatkan sistem secara lebih lanjut. C. Tahap Pelaporan Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan penyelenggaraan

subunsur

perlu

didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi: 1. Pelaksanaan kegiatan: a. Pemahaman,

yang

mencakup

kegiatan

sosialisasi

(ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan fokus grup) mengenai pentingnya penerapan otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting yang efektif; b. Hasil

pemetaan

infrastruktur

dan

penerapan,

yang

mencakup:


17

1) Pentingnya penerapan otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting yang efektif menurut persepsi pegawai dan bagaimana penerapannya; 2) Persiapan

penyusunan

kebijakan,

pedoman,

serta

mekanisme otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting yang efektif; 3) Masukan

atas

rencana

tindak

yang

tepat

untuk

internalisasi penerapan otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting yang efektif c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang mencakup : 1) Penyusunan kebijakan, pedoman, serta mekanisme otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting. 2) Kebijakan, pedoman, serta mekanisme atas penyediaan dan pemanfaatan berbagai bentuk dan sarana otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting d. Penerapan sistem pengendalian intern dalam kegiatan otorisasi

atas

transaksi

dan

kejadian

yang

penting

di lingkungan instansi pemerintah masing-masing. Melalui proses internalisasi, kegiatan validasi atas suatu transaksi sudah menjadi kebiasaan yang dilaksanakan secara berjenjang, sesuai dengan kewenangan yang dimiliki pegawai tersebut. e. Pengembangan berkelanjutan, yang mencakup kegiatan pemantauan, usaha meningkatkan kualitas otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting, baik kepada internal dan eksternal yang efektif, serta usaha meningkatkan kualitas sarana komunikasi.


18

2. Hambatan kegiatan Apabila ditemukan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan otorisasi

atas

transaksi

dan

kejadian

penting

yang

menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan tersebut, agar

dijelaskan

penyebab

atau

akar

permasalahannya.

Hambatan kegiatan antara lain dapat disebabkan oleh personil atau kebijakan dan prosedur yang kurang tepat. 3. Saran Saran

diberikan

berkaitan

dengan

adanya

hambatan

pelaksanaan kegiatan otorisasi atas transaksi dan kejadian penting dan dicarikan saran pemecahan masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar yang realistis dan benarbenar dapat dilaksanakan, misalnya saran terkait dengan penyempurnaan prosedur entri transaksi yang sudah diotorisasi. 4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode sebelumnya. Dokumentasi penyusunan

ini

laporan

merupakan berkala

bahan

dan

dukungan

tahunan

bagi

(penjelasan

penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan kepada

pimpinan

instansi

pemerintah

sebagai

bentuk

akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP di instansi pemerintah yang bersangkutan.


19


20

BAB IV PENUTUP Kegiatan pengendalian yang berkaitan dengan otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting dibangun oleh instansi pemerintah sesuai dengan hasil penilaian risiko yang dilakukan. Dari hasil penilaian risiko yang dilakukan, diperoleh gambaran area risiko yang perlu dibangun pengendaliannya. Oleh karena itu, perlu dibangun

pemahaman bersama melalui sosialisasi dengan

media yang ada tentang pentingnya otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting. Selanjutnya, dilakukan pemetaan guna mengetahui kebijakan dan prosedur otorisasi yang belum ada dan yang sudah ada tetapi masih harus disempurnakan dibandingkan dengan yang seharusnya tersedia, sehingga diperoleh gambaran kebijakan dan prosedur yang perlu disempurnakan ataupun dibangun untuk meminimalisasi area risiko. Pembangunan infrastruktur dan untuk pelaksanaan dan penerapannya menjadi komitmen bersama instansi pemerintah dan dilaksanakan

dengan konsisten, yaitu melalui kebijakan dan

prosedur, sedangkan pengembangan berkelanjutan merupakan langkah agar penerapan kebijakan dan prosedur otorisasi termonitor secara kontinu, sehingga setiap kelemahan dapat dirumuskan rencana tindak yang tepat. Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan dalam menciptakan dan melaksanakan sistem pengendalian intern, khususnya pada unsur kegiatan pengendalian dengan sub unsur ”otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting” di lingkungan instansi pemerintah. 3.7 Otorisasi atas Transaksi dan Kejadian yang Penting

21

Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan mendasar minimal yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi pemerintah, namun tidak mengatur secara spesifik bagi instansi tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil sesuai dengan kebutuhan

organisasi,

dengan

tetap

mengacu

dan

tidak

bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik sistem pengendalian intern, pedoman ini perlu dan akan disesuaikan secara terus menerus.


22

3.7 SPIP Otorisasi Atas Transaksi Dan Kejadian Penting

Recommend Documents