BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN
PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN SPIP UNSUR KEGIATAN PENGENDALIAN SUB UNSUR PENGENDALIAN FISIK ATAS ASET (3.4)
NOMOR : PER-1326/K/LB/2009 TANGGAL : 7 DESEMBER 2009
KATA PENGANTAR
Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP). Pembinaan ini merupakan salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem
pengendalian
intern,
yang
menjadi
tanggung
jawab
menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota sebagai penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing. Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan tanggung jawab BPKP tersebut meliputi: a. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP; b. sosialisasi SPIP; c. pendidikan dan pelatihan SPIP; d. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan e. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah. Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu: a. lingkungan pengendalian; b. penilaian risiko; c. kegiatan pengendalian; d. informasi dan komunikasi; dan e. pemantauan pengendalian intern.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
i
Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan acuan
langkah-langkah
yang
perlu
dilaksanakan
dalam
penyelenggaraan sub unsur SPIP. Pedoman
Teknis
Penyelenggaraan
SPIP
sub
unsur
Pengendalian Fisik atas Aset pada unsur Kegiatan Pengendalian merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan hendaknya
disesuaikan
dengan
karakteristik
masing-masing
instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut. Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.
Jakarta, Desember 2009 Plt. Kepala,
Kuswono Soeseno NIP 19500910 197511 1 001
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
ii
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR
................................................................
i
DAFTAR ISI ...............................................................................
iii
BAB I
BAB II
PENDAHULUAN A. Latar Belakang ........................................................
1
B. Sistematika Pedoman .............................................
2
GAMBARAN UMUM A. Pengertian ...............................................................
4
B. Tujuan dan Manfaat .................................................
7
C. Peraturan Perundang-undangan Terkait ..................
7
D. Parameter Penerapan .............................................
8
BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN A. Tahap Persiapan....................................................... 12 B. Tahap Pelaksanaan.................................................. 16 C. Tahap Pelaporan...................................................... 33
BAB IV PENUTUP
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
iii
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
iv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam pasal 2 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008
tentang
SPIP
dinyatakan
bahwa
menteri/pimpinan
lembaga, gubernur, dan bupati/ walikota bertanggung jawab atas efektivitas
penyelenggaraan
sistem
pengendalian
intern
di lingkungan masing-masing. SPIP, yang ditetapkan dengan Peraturan
Pemerintah
Nomor
60
Tahun
2008
tersebut,
mencakup lima unsur, yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan pengendalian intern. Penerapan kelima unsur SPIP tersebut dilaksanakan menyatu dan menjadi bagian integral dari kegiatan instansi pemerintah. Selanjutnya, pada pasal 18 Peraturan Pemerintah tersebut mewajibkan pimpinan instansi pemerintah menyelenggarakan kegiatan pengendalian, sesuai dengan ukuran, kompleksitas, dan sifat dari tugas, serta fungsi instansi pemerintah yang bersangkutan. Dalam pasal 34 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 dinyatakan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib melaksanakan
pengendalian
fisik
atas
aset.
Tujuan
pengendalian fisik atas aset yang dimiliki oleh instansi pemerintah adalah agar aset tersebut aman dari risiko hilang, rusak, atau digunakan tanpa hak. Untuk itu, pimpinan instansi pemerintah pengamanan
harus fisik
menetapkan atas
aset,
kebijakan
dan
prosedur
mengimplementasikan,
dan
mengomunikasikan kepada seluruh pegawai.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
1
Untuk mencapai tujuan pengendalian fisik atas aset, diperlukan pedoman teknis sebagai penjabaran lebih lanjut dari Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman sub unsur ini merupakan pedoman teknis bagi pimpinan instansi pemerintah, baik instansi pemerintah pusat maupun daerah, guna mewujudkan pengendalian fisik atas aset yang efektif. B. Sistematika Pedoman Sistematika yang digunakan dalam pedoman ini adalah sebagai berikut: Bab I
Pendahuluan Bab
ini
menjelaskan
pengendalian
fisik
latar
atas
belakang
perlunya
maksud
dibuatnya
aset,
pedoman, dan sistematika pedoman. Bab II
Gambaran Umum Bab
ini
menjelaskan
konsep
dasar
aktivitas
pengendalian dan sub unsur pengendalian, keterkaitan pengendalian
dengan
penilaian
risiko,
keharusan
mempertimbangkan efektivitas aktivitas pengendalian, tujuan dan manfaat pengendalian fisik atas aset dikaitkan dengan peraturan yang berlaku, serta uraian mengenai parameter penerapan. Bab III Langkah-Langkah Penerapan Bab ini menguraikan secara terinci tahap-tahap yang harus
dijalani
oleh
instansi
pemerintah
dalam
melaksanakan pengawasan fisik atas aset, disesuaikan dengan daftar uji pengendalian. Bab IV
Penutup Menguraikan kembali hal-hal penting dan menjelaskan penggunaan pedoman ini.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
2
BAB II GAMBARAN UMUM
A. Pengertian Kegiatan pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya arahan pimpinan instansi pemerintah, untuk mengurangi risiko yang telah diidentifikasi selama proses penilaian risiko. Kebijakan dan prosedur dikembangkan untuk meminimalkan risiko, sehingga membantu memberi keyakinan yang memadai bahwa tujuan instansi pemerintah dapat dicapai. Kebijakan dibuat untuk mengarahkan apa yang seharusnya dikerjakan dan berfungsi sebagai dasar bagi penyusunan prosedur. Prosedur adalah rangkaian urutan tindakan, dilakukan oleh satu atau beberapa orang,
dengan
peralatan
dan
waktu
tertentu
dalam
melaksanakan kegiatan tertentu. Kebijakan dan prosedur harus dibuat secara tertulis. Pimpinan instansi pemerintah wajib menyelenggarakan kegiatan pengendalian, sesuai dengan ukuran, kompleksitas, serta sifat dari tugas, dan fungsi instansi pemerintah yang bersangkutan.
Penyelenggaraan
kegiatan
pengendalian,
sekurang-kurangnya memiliki karakteristik sebagai berikut: 1. Kegiatan pengendalian diutamakan pada kegiatan pokok instansi pemerintah; 2. Kegiatan
pengendalian
harus
dikaitkan
dengan
proses
penilaian risiko; 3. Kegiatan pengendalian yang dipilih disesuaikan dengan sifat khusus instansi pemerintah;
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
3
4. Kebijakan dan prosedur harus ditetapkan secara tertulis; 5. Prosedur yang ditetapkan harus dilaksanakan sesuai dengan yang tertulis; 6. Kegiatan
pengendalian
dievaluasi
secara
teratur untuk
memastikan bahwa kegiatan tersebut masih sesuai dan berfungsi seperti yang diharapkan. Kebijakan
dan
prosedur
pengendalian
harus
dibuat
berdasarkan hasil penilaian risiko dari kegiatan pokok dan karakter khusus dari instansi pemerintah. Hal ini terlihat dari kenyataan bahwa atas semua risiko yang relevan, pimpinan instansi pemerintah telah mengidentifikasi tindakan dan kegiatan pengendalian yang diperlukan dalam menangani risiko tersebut. Hal tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
Identifikasi
Analisis
Risiko
Tujuan Instansi Pemerintah
Respon/Kelola
Gambar 1: Implementasi Kegiatan Pengendalian
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
4
Kegiatan pengendalian meliputi kegiatan pengendalian yang bersifat detektif dan preventif. Setelah terdeteksi adanya penyimpangan atau kelemahan, harus dilakukan tindakan koreksi
untuk
menyempurnakan
kegiatan
pengendalian,
sehingga diperoleh keyakinan yang memadai bahwa tujuan organisasi dapat tercapai. Kegiatan pengendalian terjadi di semua tingkat organisasi, kegiatan, unit, dan fungsi instansi pemerintah. Kegiatan pengendalian merupakan suatu bagian yang tidak terpisahkan dari perencanaan, penerapan, serta reviu kinerja dari instansi pemerintah. Dalam menetapkan kegiatan pengendalian, harus dipertimbangkan hubungannya dengan proses penilaian risiko, dan kecukupan kegiatan pengendalian. Penerapan pengendalian pada suatu instansi pemerintah dapat berbeda dengan instansi pemerintah lainnya. Perbedaan penerapan tersebut antara lain disebabkan oleh perbedaan: 1. visi, misi, dan tujuan; 2. lingkungan dan cara beroperasi; 3. tingkat kerumitan organisasi; 4. sejarah atau latar belakang serta budaya; dan 5. risiko yang dihadapi. Meskipun instansi pemerintah
mempunyai misi, tujuan,
sasaran, dan struktur organisasi yang sama, dapat menerapkan kegiatan
pengendalian
yang
berbeda.
Hal
ini
karena
pertimbangan pimpinan, implementasi, dan manajemen. Semua faktor tersebut memengaruhi kegiatan pengendalian intern sehingga
pengendalian
tersebut
harus
dirancang
untuk
memberikan sumbangan dalam pencapaian misi, tujuan, dan sasaran instansi. 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
5
Kegiatan pengendalian terdiri dari sebelas sub unsur, yaitu: 1. reviu atas kinerja instansi pemerintah yang bersangkutan; 2. pembinaan sumber daya manusia; 3. pengendalian atas pengelolaan sistem informasi; 4. pengendalian fisik atas aset; 5. penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja; 6. pemisahan fungsi; 7. otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting; 8. pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian; 9. pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya; 10.akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya; dan 11.dokumentasi yang baik atas sistem pengendalian intern, serta transaksi dan kejadian penting.
Dalam pasal 34 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 dinyatakan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib melaksanakan pengendalian fisik atas aset. Tujuan pengamanan fisik atas aset yang dimiliki oleh instansi pemerintah adalah agar aset tersebut aman dari risiko hilang, rusak, atau digunakan oleh pihak lain tanpa hak. Untuk itu, pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan kebijakan dan prosedur pengamanan fisik, mengimplementasikan, serta mengomunikasikan kepada seluruh pegawai. Untuk mencapai tujuan pengamanan fisik atas aset, diperlukan pedoman teknis sebagai penjabaran lebih lanjut dari pedoman teknis penyelenggaraan SPIP.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
6
B. Tujuan dan Manfaat Pedoman Sub Unsur Pengendalian Fisik atas Aset ini merupakan pedoman teknis bagi pimpinan instansi pemerintah, baik
instansi
mewujudkan
pemerintah
pusat
pengendalian
fisik
maupun atas
aset
daerah, yang
guna efektif.
Diharapkan, pedoman teknis ini dapat diaplikasikan secara nyata oleh pimpinan instansi pemerintah dalam mengamankan fisik aset dari risiko hilang, rusak, dan penggunaan/pemanfaatan oleh pihak yang tidak berhak.
C. Peraturan Perundang-undangan Terkait Pengendalian fisik atas aset yang dibangun oleh setiap instansi pemerintah mengacu pada peraturan perundangundangan
yang
berlaku.
Peraturan
yang
terkait
dengan
pengendalian fisik atas aset instansi pemerintah antara lain: 1. Undang-Undang
Nomor
1
Tahun
2004
tentang
Perbendaharaan Negara; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 40 Tahun 1994 tentang Rumah Negara; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, yang telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2008 tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006; 5. Peraturan Presiden Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara Pengadaan, Penetapan Status, Pengalihan Status, dan Pengalihan Hak atas Rumah Negara;
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
7
6. Peraturan
Menteri
Keuangan
Nomor
96/PMK.06/2007
tentang Tata Cara Pelaksanaan Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan, dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara; 7. Peraturan
Menteri
Keuangan
Nomor
97/PMK.06/2007
tentang Penggolongan dan Pengodifikasian Barang Milik Negara; 8. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 17 Tahun 2007 tentang Pedoman Teknis Pengelolaan Barang Milik Daerah; 9. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Negara Nomor 38/PB/2006 tentang Pedoman Akuntansi Konstruksi dalam Pengerjaan dan Nomor 40/PB/2006 tentang Pedoman Akuntasi Persediaan; 10. Keputusan Menteri/Kepala Lembaga/Gubernur/Bupati terkait dengan Pengamanan Fisik atas Aset; Keputusan
pimpinan
instansi
pemerintah,
kepala
satuan
kerja/satuan kerja perangkat daerah, terkait pengamanan fisik atas aset harus mengacu pada ketentuan peraturan perundangundangan yang berlaku.
D. Parameter Penerapan Parameter penerapan pengendalian fisik atas aset adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan
instansi
mengimplementasikan,
pemerintah dan
menetapkan,
mengomunikasikan
rencana
identifikasi, kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik aset kepada seluruh pegawai. Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
8
a. Kebijakan dan prosedur pengamanan fisik aset telah ditetapkan,
diimplementasikan,
dan
dikomunikasikan
kepada seluruh pegawai. b. Instansi pemerintah telah mengembangkan rencana untuk mengidentifikasikan dan mengamankan aset infrastruktur. c. Aset yang berisiko hilang, dicuri, rusak, digunakan tanpa hak, seperti uang tunai, surat berharga, perlengkapan, persediaan, dan peralatan, secara fisik diamankan, dan akses ke aset tersebut dikendalikan. d. Aset, seperti uang tunai, surat berharga, perlengkapan, persediaan, dan peralatan, secara periodik dihitung dan dibandingkan
dengan
catatan
pengendalian.
Setiap
perbedaan diperiksa secara teliti. e. Uang tunai dan surat berharga yang dapat diuangkan, dijaga dalam tempat terkunci, dan akses ke aset tersebut secara ketat dikendalikan. f. Formulir,
seperti blangko cek
dan Surat
Perintah
Membayar/Surat Perintah Pencairan Dana, diberi nomor urut tercetak (prenumbered), secara fisik diamankan, dan akses ke formulir tersebut dikendalikan. g. Penanda tangan cek mekanik dan stempel tanda tangan secara fisik dilindungi dan aksesnya dikendalikan dengan ketat. h. Peralatan yang
berisiko dicuri,
diamankan dengan
dilekatkan atau dilindungi dengan cara lainnya. i.
Identitas aset dilekatkan pada mebeler, peralatan, dan inventaris kantor lainnya.
j.
Persediaan dan perlengkapan disimpan di tempat yang aman secara fisik dan dilindungi dari kerusakan.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
9
k. Seluruh fasilitas dilindungi dari api dengan menggunakan alarm kebakaran dan sistem pemadaman kebakaran. l.
Akses ke gedung dan fasilitas dikendalikan dengan pagar, penjaga, atau bentuk pengendalian lainnya.
m. Akses ke fasilitas di luar jam kerja dibatasi dan dikendalikan. 2. Pimpinan
instansi
mengimplementasikan,
pemerintah dan
menetapkan,
mengomunikasikan
rencana
pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan) kepada seluruh pegawai. Setiap pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan dan mengembangkan parameter penerapan SPIP dengan mengacu kepada Daftar Uji Pengendalian Intern Pemerintah dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, yang disesuaikan dengan situasi, kondisi, dan risiko masing-masing instansi pemerintah (lihat Lampiran Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Daftar Uji Pengendalian Intern Pemerintah-Pendahuluan, paragraf ke-6).
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
10
BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN Penerapan sub unsur pengendalian fisik atas aset ditandai dengan adanya rencana identifikasi, kebijakan dan prosedur, serta rencana pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan), yang dibangun sesuai dengan karakteristik organisasi dan mengarah pada pencapaian tujuan organisasi, serta dikomunikasikan kepada seluruh jajaran pimpinan dan pegawai dalam organisasi instansi pemerintah. Pedoman ini memberikan panduan dalam penerapan sub unsur pengendalian fisik atas aset yang sesuai dalam tiga tahap utama, yaitu: 1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi yang ditujukan
untuk
memberikan
pemahaman
mengenai
pengamanan fisik atas aset dan pemetaan atas kondisi yang ada, sebagai masukan dalam menentukan kebutuhan untuk pembangunan dan penerapan infrastruktur yang diperlukan untuk terciptanya suatu aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset. 2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas pemetaan, yang meliputi kegiatan pembangunan infrastruktur, internalisasi, dan pengembangan aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset yang berkelanjutan. 3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap penginformasian atas kemajuan
pelaksanaan/implementasi
aktivitas
pengendalian
dalam pengamanan atas aset secara menyeluruh, mulai dari tahap persiapan sampai dengan tahap pelaksanaan, yang mencakup
kemajuan
kegiatan
pembangunan
infrastruktur,
internalisasi, dan pengembangan aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset, serta hambatan yang dihadapi, dan langkah mengatasinya. 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
11
Tahapan untuk implementasi aktivitas pengendalian dalam pengendalian fisik atas aset, mencakup langkah-langkah sebagai berikut: A. Persiapan Tahap
persiapan,
merupakan
tahap
awal
dalam
penyelenggaraan SPIP, yang terdiri dari proses pemahaman dan pemetaan, yaitu: 1. Penyiapan
Peraturan,
Sumber
Daya
Manusia,
dan
Rencana Penyelenggaraan Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan pelaksanaan
penyelenggaraan
SPIP
di
setiap
kementerian/lembaga dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan
penyelenggaraan
SPIP,
selanjutnya
instansi
pemerintah membuat rencana penyelenggaraan, yang antara lain memuat: a. jadwal pelaksanaan kegiatan; b. waktu yang dibutuhkan; c. dana yang dibutuhkan; d. pihak-pihak yang terlibat. Berdasarkan
peraturan
Penyelenggaraan
SPIP,
tersebut, yang
diberi
Satuan tugas
Tugas mengawal
pelaksanaan penerapan kebijakan dan praktik pengendalian fisik atas aset yang ditetapkan. Satgas tersebut terlebih dahulu diberi pelatihan tentang SPIP, khususnya sub unsur terkait agar dapat menyelenggarakan sub unsur tersebut. 2. Pemahaman (Knowing) Tahap pemahaman adalah suatu langkah untuk memberikan
pemahaman
bagaimana
pembentukan
pengamanan fisik atas aset dapat memberikan kontribusi 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
12
dalam
penyelenggaraan
mendukung
secara
aktivitas
keseluruhan
pengendalian, berfungsinya
yang sistem
pengendalian intern instansi pemerintah. Tahap pemahaman, diawali dengan pengomunikasian pentingnya aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset, yang mencakup rencana identifikasi, kebijakan, dan prosedur yang ditetapkan dalam rangka pengamanan fisik atas aset, serta rencana pemulihan setelah bencana (disaster
recovery
plan).
Pengomunikasian
pentingnya
aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset akan menghasilkan kesamaan persepsi dan kepedulian pentingnya pengamanan fisik atas aset. Komitmen seluruh pegawai perlu dibangun untuk mengamankan memberikan
fisik
aset.
pemahaman
Instansi dan
pemerintah
membangun
dapat
komitmen
pegawai melalui sosialisasi. Metode yang dapat ditempuh untuk melakukan sosialisasi dapat dipilih dari beberapa metode komunikasi penyampaian informasi yang dirasa cocok
dan
tepat
bagi
instansi
dalam
membangun
pemahaman yang dimaksudkan. Adapun metode tersebut antara lain menggunakan: a. metode tatap muka; b. metode penggunaan situs jaringan (website) penyampaian informasi; c. metode penyampaian dengan menggunakan multimedia interaktif; d. metode penyampaian yang menggunakan majalah atau buku saku;
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
13
e. metode
penyampaian
dengan
penggunaan
saluran
komunikasi yang umum; dan f. metode pemberian akses ke jaringan informasi (network), dengan menggunakan password. Beberapa kasus tidak optimalnya instansi pemerintah menyelenggarakan
aktivitas
pengendalian
dalam
pengamanan fisik atas aset, tercermin dari belum adanya aktivitas pengendalian yang memadai, dan jika pun telah ada kebijakan dan prosedur yang jelas dalam pengamanan fisik atas aset, ternyata terdapat faktor lain yang kurang mendukung berjalannya aktivitas pengendalian, yaitu tidak dipahaminya kebijakan dan prosedur pengamanan fisik atas aset tersebut oleh jajaran pimpinan dan pegawai. Salah satu indikator yang tampak jelas adalah saling lempar tanggung jawab di dalam penyelesaian masalah yang terjadi. Tidak jelasnya siapa mengerjakan apa, siapa melapor kepada siapa, dan siapa yang bertanggung jawab, merupakan cerminan yang menggambarkan tidak berfungsinya aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset. Salah satu manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan pengomunikasian
dan
penyebaran
informasi
mengenai
aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset adalah adanya masukan (feedback) dari para pejabat dan pegawai
yang
memiliki
posisi
sebagai
pemangku
kepentingan dalam pengelolaan aset, berupa dorongan kepada pimpinan instansi pemerintah untuk melakukan pembaruan
atau
perbaikan
atas
rencana
identifikasi,
kebijakan, dan prosedur, dalam rangka pengamanan fisik atas aset, serta perbaikan untuk rencana pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan). 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
14
Dengan demikian, yang ingin dicapai dari tahap pemahaman tersebut adalah seluruh pimpinan dan pegawai memahami kedudukan, peran, dan tanggung jawab dalam pengamanan fisik atas aset, serta mendorong timbulnya kepedulian dari pimpinan instansi pemerintah, untuk selalu melakukan koreksi atau perbaikan atas rencana identifikasi, kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik aset ke arah yang lebih sempurna, serta perbaikan untuk rencana pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan), sehingga tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik, khususnya yang terkait dengan terwujudnya pengamanan atas aset negara. 3. Pemetaan (Mapping) Setelah dilakukan kegiatan sosialisasi, diperlukan suatu kegiatan pemetaan atau diagnostic assessment terhadap keberadaan infrastruktur untuk menerapkan pengendalian fisik atas aset tersebut. Keberadaan infrastruktur diwujudkan dalam bentuk kebijakan dan prosedur. Pemetaan juga diarahkan untuk mendapatkan gambaran bagaimana kondisi penyelenggaraan SPIP yang sudah berjalan, kesesuaian penyelenggaraan dengan
kebijakan sehingga didapatkan
areas of improvement (AOI). Pemetaan dilakukan untuk memperoleh informasi atau gambaran mengenai: a. Sejauh
mana
instansi
pemerintah
telah
memiliki
peraturan/ kebijakan yang mendasari pengendalian fisik atas asset. b. Peraturan/kebijakan yang ada telah sesuai dengan ketentuan di atasnya.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
15
c. Instansi pemerintah telah memiliki SOP atau pedoman untuk melaksanakan peraturan tersebut. d. Pedoman atau petunjuk dimaksud telah sesuai dengan peraturan yang ada dan/atau yang akan dibangun. e. SOP atau pedoman tersebut telah dipraktikkan dan didokumentasikan dengan baik. Dari pemetaan ini, diharapkan dapat memberikan masukan atas rencana tindak yang paling tepat untuk pembentukan
infrastruktur
dan
internalisasi
aktivitas
pengendalian untuk sub unsur pengamanan fisik atas aset, yang sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah.
B. Pelaksanaan Tahapan pelaksanaan terdiri dari proses pembangunan infrastruktur
dan
berkelanjutan
internalisasi,
mengenai
serta
aktivitas
pengembangan
pengendalian
dalam
pengamanan fisik atas aset, yang terdiri dari rencana identifikasi, kebijakan, dan prosedur pengamanan fisik aset, serta rencana pemulihan setelah bencana (disaster recovery plan). 1. Pembangunan Infrastruktur (Norming) Pada tahap pembangunan infrastruktur,
pimpinan
instansi pemerintah bertanggung jawab untuk menyediakan rencana identifikasi, kebijakan, dan prosedur pengamanan aset berupa perangkat keras pengamanan atas fisik, yang sesuai dengan kebutuhan instansi pemerintah. Hal-hal yang perlu
dilakukan
dalam
membangun
infrastruktur
pengendalian fisik atas aset dapat dilakukan dengan cara:
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
16
a. Identifikasi Kebijakan dan
Prosedur Pengendalian
Fisik atas Aset Salah satu tugas dan fungsi instansi pemerintah adalah mengelola aset negara. Jenis fisik aset negara yang dikelola oleh instansi pemerintah secara umum dapat dibedakan dalam dua kategori besar, yaitu aset kas dan aset nonkas. Untuk mengelola aset negara, baik yang berbentuk kas maupun nonkas, maka dalam setiap organisasi instansi pemerintahan, secara umum harus ditetapkan satuan kerja
yang
bertanggung
jawab
untuk
mencatat,
memantau, melakukan pengecekan fisik aset secara periodik, dan melaporkan aset negara tersebut. Untuk melakukan pengelolaan aset negara tersebut, diperlukan adanya kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh pimpinan instansi pemerintah. Pada
tahap
pengendalian
awal fisik
atas
pembangunan aset,
infrastruktur
pimpinan
instansi
pemerintah harus menyusun rencana untuk melakukan identifikasi terhadap semua kebijakan dan prosedur tertulis yang diperlukan, dalam rangka pengamanan aset negara. Kebijakan dan prosedur tersebut, merupakan bagian dari komitmen pimpinan instansi pemerintah, dalam rangka mengantisipasi hasil penilaian risiko atas pengelolaan aset. Dalam hal hasil identifikasi kebijakan dan prosedur menunjukkan adanya suatu kelemahan yang dapat memengaruhi pencapaian tujuan organisasi, pimpinan instansi pemerintah harus segera menindaklanjuti hasil identifikasi tersebut dengan menyempurnakan kebijakan dan prosedur pengendalian atas fisik aset. 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
17
Hasil identifikasi diharapkan juga dapat mengungkapkan secara lebih jelas mengenai keselarasan kebijakan dan prosedur pengendalian aset, yang berlaku untuk setiap jenjang
organisasi
instansi
pemerintah,
serta
keselarasannya dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. b. Identifikasi Fisik atas Aset Yang Dimiliki oleh Instansi Pemerintah Rencana identifikasi atas aset, juga mencakup kebutuhan aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset, melalui kegiatan pengidentifikasian yang dilaksanakan secara berkala, sehingga jumlah, jenis, dan aset
instansi
pemerintah
sebaran
dari waktu ke waktu dapat
diketahui, baik kondisi maupun nilainya. Kebijakan dan prosedur pengendalian dalam rangka identifikasi fisik atas aset yang harus diakomodasi oleh instansi pemerintah, sekurang-kurangnya mencakup halhal sebagai berikut: 1) Untuk fisik aset berupa kas atau setara kas, maka pengidentifikasian
keberadaan
dan
keamanannya
harus dilakukan secara teratur, sekurang-kurangnya sebulan sekali atau waktu yang lebih pendek, sesuai dengan kebutuhan, melalui pembandingan fisik kas dan setara kas dengan catatan dan laporan. Demikian juga, dalam hal aset berupa kas dan setara kas tersebut ditempatkan di bank, maka identifikasi melalui prosedur rekonsiliasi dan konfirmasi perlu dilakukan oleh pimpinan instansi pemerintah.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
18
2) Untuk mengetahui bahwa aktivitas pengendalian dalam pengamanan fisik atas aset berupa kas dan setara kas telah berjalan sesuai kebijakan dan prosedur
yang
bendahara
berlaku,
pada
maka
instansi
atasan
pemerintah
langsung melakukan
identifikasi, melalui pemeriksaan fisik kas dan setara kas secara mendadak, tanpa diketahui lebih dulu oleh bendahara terkait. Demikian pula, untuk pengamanan fisik atas aset bersifat
nonkas,
setiap
pengelola
aset
harus
melakukan identifikasi secara berkala, minimal sekali dalam satu periode tahun buku, atau sesuai dengan kebutuhan/ketentuan pemerintah
yang
yang
berlaku
bersangkutan,
bagi
terutama
instansi untuk
mengetahui keberadaan, penguasaan, kondisi, dan kebutuhan untuk menambah, atau mengurangi fisik aset. Identifikasi dilakukan dengan cara melakukan pemeriksaan atau observasi atas fisik aset. 3) Untuk
memastikan
bahwa
aset
nonkas
seperti
persediaan barang pakai habis telah dijaga secara aman,
maka
perlu
bendahara/penyimpan
ditetapkan
secara
jelas
barang,
yang
juga
berkewajiban untuk menyelenggarakan administrasi dan pencatatan kartu persediaan. Untuk inventaris kantor, aset tetap yang bergerak, dan tidak bergerak, termasuk infrastruktur lain yang dikuasai instansi pemerintah, perlu diberi tanda/label/ atau plang nama yang dapat menunjukkan tahun perolehan, dan status kepemilikannya. 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
19
Kegiatan pengidentifikasian aset kas dan setara kas serta aset bersifat nonkas tersebut, harus tertuang dalam
rencana
identifikasi
yang
diketahui
oleh
pimpinan instansi pemerintah. c. Pengendalian Fisik atas Aset dari Risiko Hilang, Pencurian, Rusak, dan Digunakan Tanpa Hak Pimpinan instansi pemerintah harus menjaga secara aman semua fisik aset dari risiko kehilangan, rusak, dan digunakan tanpa hak. Tingkat pengamanan fisik atas aset bergantung pada sifat dari fisik aset tersebut, yaitu: 1) Fisik aset berupa perlengkapan, persediaan, dan peralatan ditempatkan pada tempat serta ruang yang terjaga secara aman, dibuat catatan yang dapat menunjukkan mutasi penerimaan dan penggunaan, serta saldonya. Barang persediaan yang rusak segera dipisahkan, dicatat, dan dilaporkan sebagaimana mestinya. 2) Fisik aset berupa barang bergerak dan barang tidak bergerak harus dikendalikan, dengan cara penetapan pejabat dan pegawai yang diberi wewenang untuk mengelola aset bergerak dan tidak bergerak, oleh pimpinan instansi pemerintah. 3) Pimpinan instansi pemerintah harus menjaga secara aman semua surat-surat yang membuktikan kepemilikan atas
aset
bergerak
dan
tidak
bergerak,
serta
menyimpannya pada tempat yang aman dan terjaga. 4) Fisik aset tidak bergerak berupa tanah dan bangunan harus
dilindungi
batas-batasnya
dan
diberi
tanda/label/plang yang dapat dilihat secara jelas bahwa kepemilikan aset tersebut berada pada instansi pemerintah. 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
20
d. Penanganan/Tindakan yang Dilakukan Apabila Aset Hilang, Rusak, dan Bermasalah Pimpinan instansi pemerintah harus menangani semua fisik aset yang hilang, rusak, dan bermasalah, untuk mengurangi dampak atau kerugian yang ditimbulkannya. Proses penanganan atas aset yang hilang, rusak, dan bermasalah
dilakukan
sesuai
dengan
ketentuan
perundang-undangan yang berlaku, antara lain: 1) Pengenaan Tuntutan Perbendaharaan dan Tuntutan Ganti Rugi (TP/TGR); 2) Penghapusan atas fisik aset yang hilang dan rusak; 3) Penyelesaian secara hukum atas fisik aset yang bermasalah. Kebijakan dan prosedur untuk pengamanan terhadap kehilangan,
kerusakan,
dan
aset-aset
bermasalah
tersebut dibuat secara tertulis dan dikomunikasikan kepada semua unit dalam organisasi pemerintah. e. Inventarisasi Fisik Aset Instansi Pemerintah Pimpinan instansi pemerintah menetapkan kebijakan dan prosedur pengendalian yang tepat untuk mencatat dan melaporkan aset. Aset berupa kas dan setara kas, perlengkapan, persediaan, dan peralatan, harus dicatat secara uptodate dan teratur mengenai mutasi penerimaan dan penggunaan, serta saldonya setiap saat. Untuk menjaga secara aman atas fisik aset tersebut, prosedur inventarisasi
fisik harus
dilakukan secara periodik,
sekurang-kurangnya sebulan sekali atau dalam jangka waktu tertentu, sesuai dengan kebutuhan.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
21
Dalam hal hasil inventarisasi menunjukkan terjadi selisih antara jumlah menurut catatan dengan jumlah fisiknya, maka selisih tersebut harus diteliti penyebabnya, dicatat, dan dilaporkan kepada pimpinan instansi pemerintah. Untuk selisih fisik kurang yang berpotensi menimbulkan kerugian keuangan negara, perlu ditindaklanjuti dengan evaluasi terpisah (separate evaluation), sehingga dapat ditentukan tindak lanjut yang harus diambil untuk penyelesaian permasalahan tersebut, serta pemulihan kerugian keuangan negara yang timbul. Formulir berita acara inventarisasi aset yang digunakan dalam inventarisasi fisik atas aset dibuat dan ditetapkan oleh pimpinan instansi pemerintah. Hasil inventarisasi diinformasikan dan dilaporkan kepada pimpinan instansi pemerintah dan pejabat lain yang berwenang untuk melaksanakan dan memantau tindak lanjut yang diperlukan. f. Pengendalian Fisik Aset Kas dan Setara Kas Tingkat pengendalian terhadap fisik aset kas dan setara kas menempati prioritas utama, sehingga pimpinan instansi pemerintah harus mempunyai kepedulian yang tinggi
dalam
terhadap
aset
melaksanakan tersebut.
aktivitas
Kebijakan
pengendalian dan
prosedur
pengendalian terhadap fisik aset kas dan setara kas yang harus dibangun oleh pimpinan instansi pemerintah, yaitu: 1) Fisik aset berupa kas dan setara kas harus disimpan pada tempat yang aman. Saldo kas berupa uang tunai yang disimpan dalam brankas bendahara tidak boleh melebihi jumlah yang sudah ditetapkan, sesuai 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
22
dengan
peraturan
perundang-undangan,
serta
brankas ditempatkan pada ruangan yang aman dan mempunyai
kunci
yang
hanya
dipegang
oleh
bendahara kas. 2) Fisik aset kas berupa uang tunai yang jumlahnya melebihi jumlah yang dapat disimpan di brankas harus segera disimpan dalam rekening jabatan di bank yang sudah ditetapkan, atas seizin Menteri Keuangan, atau pejabat lain yang berwenang. 3) Setiap penerimaan kas berupa uang tunai harus diterima fisik uangnya lebih dahulu sebelum dicatat oleh bendahara dalam catatan/buku kas, sedangkan untuk setiap pengeluaran kas harus dicatat lebih dahulu sebelum uang tunai dikeluarkan/dibayarkan. 4) Fisik aset setara kas, seperti surat berharga harus disimpan di tempat dan dijaga secara aman dari risiko hilang, rusak, atau disalahgunakan. Dalam hal nilai surat berharga dipandang sangat material, maka pimpinan instansi pemerintah harus menyimpan surat berharga tersebut di dalam safe deposit bank, atau di lembaga custodian yang terpercaya. 5) Akses ke tempat penyimpanan aset berupa kas dan setara kas, hanya diberikan kepada pihak-pihak tertentu,
berdasarkan
persetujuan
dari
pimpinan
instansi pemerintah. g. Pengendalian Terhadap Berbagai Formulir Pimpinan
instansi
pemerintah
menetapkan
formulir-
formulir yang digunakan, sesuai dengan kebutuhan unit kerja instansi pemerintah dalam melaksanakan kegiatan. 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
23
Formulir seperti blanko cek, surat perintah membayar/ surat perintah pencairan dana, bukti voucher kuitansi penerimaan dan pengeluaran kas, serta formulir lain yang diperlukan, diberi nomor dan kode yang dapat melindungi instansi pemerintah dari penyalahgunaan formulir-formulir tersebut oleh pihak yang tidak berwenang. Formulirformulir tersebut dicatat berdasarkan tanggal pencetakan dan disimpan pada tempat yang terjaga secara aman, serta terlindung dari risiko rusak, hilang, atau dapat diakses oleh pihak lain yang tidak berwenang. Dalam hal terdapat penggunaan formulir-formulir yang bersifat umum dan dapat diakses melalui internet atau e-form,
maka
membuat
pimpinan
standarisasi
instansi
pemerintah
harus
formulir
tersebut,
serta
memberikan ruang dalam formulir yang memungkinkan dilakukannya verifikasi oleh pejabat berwenang terhadap keabsahan formulir yang digunakan. h. Otorisasi Penanda Tangan Cek Pimpinan instansi pemerintah harus menetapkan dua orang pejabat yang berwenang menandatangani cek. Untuk penandatanganan cek yang dilakukan secara mekanik dan penggunaan stempel tanda tangan, harus dilakukan di hadapan pejabat yang berwenang dan dibuat daftarnya terlebih dahulu, sehingga penggunaan tanda tangan secara mekanik dan penggunaan stempel tanda tangan tersebut dapat dikendalikan secara tertib. Penyimpanan mesin tanda tangan mekanik dan stempel tanda tangan hanya dilaksanakan oleh pejabat yang ditetapkan oleh pimpinan instansi pemerintah. 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
24
Untuk menghindari penyalahgunaan cek dan berbagai formulir lainnya, pimpinan instansi pemerintah atau pejabat lain yang berwenang dilarang menandatangani cek yang belum tertulis atau formulir kosong. i. Pengendalian atas Peralatan yang Berisiko Dicuri Pimpinan instansi pemerintah menetapkan pejabat dan pegawai yang bertanggung jawab untuk mengelola peralatan. Pejabat dan pegawai yang menggunakan peralatan yang bersifat permanen, harus menandatangani surat
pernyataan
pemakaian
peralatan,
serta
berkewajiban merawat dan mengembalikan peralatan tersebut, apabila yang bersangkutan dipromosikan atau dimutasikan ke unit/satuan kerja yang berbeda. Setiap peralatan diberi label atau tanda, yang berisi kode peralatan yang tidak mudah dilepas, tetapi mudah dilihat. Untuk peralatan yang baru dibeli dan berlaku garansi, maka pemberian label atau tanda tersebut secara permanen baru dilakukan setelah masa garansinya berakhir. Penyimpanan peralatan yang bersifat barang bergerak, harus ditempatkan secara khusus pada ruangan yang terjaga secara aman, serta untuk peralatan yang mempunyai
nilai
material
sebaiknya
diasuransikan,
sehingga terlindungi dari upaya pencurian oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Pimpinan instansi pemerintah menetapkan kebijakan dan prosedur mengenai pemeriksaan fisik atas aset secara berkala dan memastikan bahwa kebijakan dan prosedur tersebut dilaksanakan dan dilaporkan sesuai dengan yang telah ditetapkan, serta jika terjadi kehilangan telah dilakukan tindak lanjut yang tepat. 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
25
j. Pengendalian Aset dengan Melekatkan Identitas Aset Untuk
menjaga
keamanan
aset
dan
kemudahan
pengidentifikasian, maka semua mebeler, peralatan, dan inventaris kantor lainnya diberi identitas yang jelas, dengan melekatkan label/stiker yang tidak mudah lepas, tetapi mudah dilihat. Dalam hal terdapat kerusakan barang-barang seperti tersebut di atas, penanggung jawab ruangan atau pejabat dan pegawai yang menguasai barang segera melaporkan kepada pimpinan instansi pemerintah, atau pejabat yang diberikan wewenang untuk mencatat barang milik negara, serta
pihak
yang
memantau
dan
menindaklanjuti
perbaikan yang diperlukan. Laporan kerusakan barang sekurang-kurangnya memuat informasi mengenai kode barang, seperti termuat dalam label/stiker. k. Pengendalian Fisik Persediaan dan Melindungi dari Kerusakan Fisik aset berupa persediaan dan perlengkapan, harus disimpan menjamin
di
ruangan
keamanan
yang fisiknya
tepat, dan
sehingga terlindungi
dapat dari
kerusakan. Khusus untuk persediaan dan perlengkapan yang mempunyai nilai material, sebaiknya diasuransikan. Penyimpanan barang-barang persediaan yang mudah rusak, seperti bahan-bahan kimia, reagen, obat-obatan, atau barang-barang lain yang sejenis, penyimpanannya harus dilakukan secara khusus, pada tempat yang sesuai dengan sifat barang tersebut. Dalam hal terdapat persediaan dan peralatan yang rusak, maka bendahara/ penyimpan barang segera melaporkan kepada pimpinan 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
26
instansi
pemerintah
dan
pejabat
yang
diberikan
wewenang untuk mencatat barang milik negara, dan dibuatkan berita acara mengenai kondisi barang yang rusak, sehingga memiliki dasar yang layak untuk pencantuman kondisi fisik aset persediaan dan peralatan dalam catatan aset instansi pemerintah. l. Pengendalian Aset dari Bahaya Kebakaran Aset
berupa
bangunan
atau
fasilitas
sarana
dan
prasarana yang dimiliki instansi pemerintah, harus dilindungi dari risiko bahaya kebakaran, dengan cara menggunakan alarm kebakaran dan sistem pemadaman kebakaran, sesuai dengan kebutuhan. Pimpinan instansi pemerintah juga harus melakukan pencegahan terhadap kemungkinan timbulnya risiko kebakaran, dengan cara: 1) membuat peraturan yang mewajibkan para pejabat dan pegawai instansi pemerintah untuk memadamkan semua peralatan elektrik, apabila tidak digunakan; 2) membuat peraturan larangan merokok pada semua areal yang dianggap berbahaya dan ruangan khusus merokok harus ditempatkan secara khusus, serta jauh dari fasilitas-fasilitas yang mudah terbakar; 3) melakukan simulasi pengamanan bangunan dan fasilitas, jika terjadi kebakaran; 4) mengasuransikan
semua
fasilitas
yang
mudah
terbakar; dan 5) khusus untuk instansi pemerintah yang melaksanakan pelayanan publik, sedapat mungkin menyediakan fasilitas cadangan untuk mengantisipasi jika bahaya 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
27
kebakaran benar-benar terjadi, namun pelayanan publik harus tetap dapat berjalan sebagaimana mestinya. m. Pengendalian Berupa Pembatasan Akses ke Gedung dan Fasilitas Pimpinan
instansi
pemerintah
harus
memastikan
bahwa akses ke gedung dan fasilitas dikendalikan dengan membuat pagar, menyediakan penjaga, atau dengan pengendalian
fisik
lainnya,
sesuai
dengan
tingkat
keamanan gedung yang diperlukan. Pagar yang dibuat harus
dapat
mencegah
pihak-pihak
yang
tidak
berkepentingan memasuki atau merusak gedung. Pagar harus
disesuaikan
dengan
estetika
gedung,
serta
pembangunannya harus dilaksanakan secara ekonomis dan efisien. Penjaga
gedung
atau
satuan
pengamanan
harus
diberikan pelatihan yang cukup, sehingga dapat bertindak secara tegas, tetapi tetap menjaga kesopanan dan kesantunan. Jika memungkinkan, untuk pengamanan gedung dapat memanfaatkan teknologi kamera pemantau atau closed-circuit television (CCTV). n. Pembatasan Akses Terhadap Fasilitas Pimpinan
instansi
pemerintah
harus
menetapkan
kebijakan dan prosedur yang ketat atas penggunaan atau akses
terhadap
fasilitas
yang
tersedia.
Setiap
penggunaan fasilitas di luar jam kerja atau untuk kepentingan
di
luar
kedinasan
harus
mendapat
persetujuan dari pimpinan instansi pemerintah atau pejabat yang berwenang. 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
28
Pimpinan instansi pemerintah juga harus menetapkan pejabat
yang
berwenang
melakukan
pemantauan
terhadap penggunaan atau akses terhadap penggunaan fasilitas
yang
tersedia,
dan
melakukan
tindakan
pengamanan yang diperlukan. 2. Internalisasi (Forming) Tahap
internalisasi
adalah
suatu
proses
mewujudkan
infrastruktur
menjadi
bagian
dari
untuk
kegiatan
operasional sehari-hari. Perwujudannya, dapat tercermin dalam operasionalisasi infrastruktur yang dibangun dan memberikan kontribusi dalam mendukung pencapaian tujuan organisasi. Untuk tujuan internalisasi tersebut, maka pimpinan unit organisasi/instansi dapat melakukan aktivitas sebagai berikut: a. Mengomunikasikan Pengendalian Fisik atas Aset kepada Seluruh Pegawai Secara Berkelanjutan Tahap awal penginternalisasian kegiatan pengendalian dalam
pengamanan
mengomunikasikan
fisik
atas
peraturan/kebijakan
aset
adalah
pengendalian
fisik atas aset, yang telah dibangun/disempurnakan, secara berkelanjutan kepada seluruh lapisan pegawai di instansi pemerintah. Komunikasi ini menjadi penting untuk membangkitkan arti pentingnya pengendalian fisik atas aset dan tanggung jawab yang melekat kepada masing-masing
pegawai
yang
ditugaskan
untuk
mengelola aset, sesuai dengan kondisi lingkungan yang ada. Misalnya, diumumkan pada papan pengumuman resmi,
leaflet,
maupun
dimasukkan
dalam
media
informasi, komunikasi internet, dan intranet pada instansi yang bersangkutan. 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
29
b. Mendorong Jajaran Pimpinan dan Seluruh Pegawai untuk Menerapkan Pengendalian Fisik atas Aset dan Menyadari Tugas dan Tanggung Jawabnya dalam Organisasi Pengendalian fisik atas aset merupakan salah satu bagian dari pengelolaan aset di dalam organisasi. Aset merupakan alat bagi organisasi dalam menjalankan aktivitas utama. Jajaran pimpinan instansi pemerintah merupakan pemangku kepentingan, yang memiliki peran penting dalam menjalankan aktivitas utama organisasi, sehingga
menjadi
tugas
dan
tanggung
jawabnya
mendorong seluruh pegawai di dalam instansinya untuk mengefektifkan kebijakan dan prosedur pengendalian fisik aset. Masing-masing pegawai juga memiliki tugas dan tanggung jawab melakukan pengendalian fisik aset yang menjadi kewenangannya maupun aset instansi secara umum. c. Mendorong Jajaran Pimpinan dan Pegawai untuk Memahami Hubungan antara Pengendalian Fisik atas Aset dalam Mendukung Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern merupakan proses yang terintegrasi.
Masing-masing
komponen
saling
berhubungan, sehingga kelemahan satu komponen dapat menyebabkan kelemahan komponen lainnya. Dengan demikian, apabila terjadi kelemahan dalam pengendalian fisik
atas
aset,
pengendalian
dapat
intern
menyebabkan
yang
dibangun,
terganggunya serta
dapat
menggangu pencapaian tujuan. Oleh karena itu, setiap jajaran pimpinan dan pegawai yang ada di bawah kepemimpinannya, perlu didorong untuk mengetahui 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
30
secara jelas hubungan tersebut. Media yang dapat digunakan untuk mendorong efektivitas pemahaman ini antara lain adalah prosedur operasi baku (standard operating procedure/SOP) yang jelas. d. Mendorong Jajaran Pimpinan dan Seluruh Pegawai untuk Memahami Peran SPIP Penerapan pengendalian intern merupakan tanggung jawab seluruh pegawai instansi pemerintah yang bersangkutan. Pimpinan sebagai sosok teladan (tone at the top), memiliki kewajiban untuk mendorong dirinya sendiri dan seluruh pegawai di lingkungannya untuk menerapkan sistem pengendalian intern. Jajaran pimpinan harus memiliki pengetahuan dan pemahaman yang memadai dalam permasalahan
sistem
pengendalian
intern.
Jajaran
pimpinan memantau tingkat pengetahuan dan pemahaman pengendalian intern atas seluruh pegawai di lingkungannya. Sosialisasi yang efektif harus selalu diadakan untuk mencapai tingkat pemahaman tersebut. 3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing) Penerapan sistem pengendalian intern pemerintah dipantau secara periodik untuk mengetahui apakah sudah efektif diterapkan, sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Pemantauan ini dilakukan secara berkelanjutan atau evaluasi secara periodik untuk dilakukan perbaikan dan pemanfaatan umpan balik dari hasil pemantauan yang dilakukan. a. Pemantauan dan Evaluasi Pengendalian fisik atas aset memerlukan pemantauan terus menerus, sebagaimana halnya dengan sistem pengendalian intern. Kontribusi pengendalian fisik atas aset diharapkan dapat menjaga efektivitas kegiatan 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
31
pengendalian yang terbangun. Apabila pengendalian fisik atas aset menjadi tidak efektif, maka hal ini memberikan sumbangan yang cukup signifikan dalam menggangu pencapaian tujuan. Ketika tujuan tidak dapat dicapai atau tidak mencapai hasil yang diharapkan, maka perlu dilakukan evaluasi ulang apakah kebijakan dan prosedur pengendalian fisik atas aset masih memadai. Kegiatan pemantauan dan evaluasi atas pengendalian fisik atas aset dapat dilakukan pada setiap level organisasi. Hasil dari pemantauan dan evaluasi ini, diharapkan dapat memberikan umpan balik untuk penyempurnaan kebijakan dan prosedur pengendalian fisik atas aset pada instansi pemerintah di masa yang akan datang. b. Audit
Kinerja
atas
Kebijakan
dan
Prosedur
Pengendalian Fisik Aset Audit kinerja atas kebijakan dan prosedur pengendalian fisik atas aset merupakan bentuk audit yang dilaksanakan untuk menguji lebih lanjut apakah pengendalian fisik atas aset masih efektif. Hal ini menjadi penting, mengingat organisasi pemerintah bersifat melayani publik, sehingga apabila roda organisasi mengalami hambatan, maka pelayanan kepada masyarakat pun akan terganggu. c. Pemanfaatan Umpan Balik Hasil Pemantauan Umpan balik dari hasil pemantauan dan evaluasi dapat langsung ditindaklanjuti oleh jajaran pimpinan terkait, berupa perbaikan/peningkatan pengendalian fisik atas aset secara terus menerus. Tentunya, setiap hambatan atau permasalahan memiliki penyebab. Jajaran pimpinan dapat
menetapkan
alternatif
solusi
permasalahan,
sehingga tujuan pengendalian fisik atas aset akan selalu terjaga. 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
32
C. Pelaporan Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan penyelenggaraan sub unsur pengendalian fisik atas aset perlu didokumentasikan.
Pendokumentasian
ini
merupakan
satu
kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi: 1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari: a. Kegiatan
pemahaman,
antara
lain
seperti
kegiatan
sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan fokus grup) mengenai pengendalian fisik atas aset. b. Kegiatan
pemetaan
keberadaan
dan
penerapan
infrastruktur, antara lain berisi: 1) pemetaan penerapan pengendalian fisik atas aset; 2) masukan atas rencana tindak yang tepat untuk menyempurnakan kebijakan dan prosedur pengendalian yang sudah ada, baik pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, antara lain berisi: 1) kebijakan dan prosedur pengendalian fisik atas aset; 2) penyusunan kebijakan dan prosedur pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. d. Kegiatan internalisasi, antara lain berisi: 1) kegiatan sosialisasi kebijakan dan prosedur pengendalian fisik atas aset; 2) kegiatan yang memastikan seluruh pegawai telah menerima
informasi
dan
memahami
kebijakan
dan
prosedur pengendalian fisik atas aset. e. Kegiatan
pengembangan
berkelanjutan,
antara
lain
berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan prosedur pengendalian fisik atas aset; 2) masukan bagi pimpinan instansi
pemerintah untuk menyatakan asersi
(pernyataan manajemen) bahwa pengendalian fisik atas aset telah dikelola dengan baik. 3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
33
2. Hambatan kegiatan Apabila
ditemukan
hambatan-hambatan
dalam
pelaksanaan kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan tersebut, agar penyebabnya dijelaskan. 3. Saran Saran
diberikan berkaitan dengan adanya hambatan
pelaksanaan kegiatan, dan dicarikan saran pemecahan masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa, serta guna peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan adalah saran yang realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan. 4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode sebelumnya. Dokumentasi penyusunan
ini
laporan
merupakan berkala
dan
bahan
dukungan
tahunan
bagi
(penjelasan
penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan kepada
pimpinan
instansi
pemerintah
sebagai
bentuk
akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP di instansi pemerintah terkait.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
34
BAB IV PENUTUP Pedoman ini disusun dengan tujuan agar tersedia acuan bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam membangun aktivitas pengendalian, khususnya pada sub unsur pengendalian fisik atas aset. Lebih lanjut, dengan terwujudnya pengendalian yang baik ini dapat mendorong kegiatan pengendalian terbangun dan bekerja secara efektif. Langkah-langkah merupakan
langkah
dibangun/diteguhkan.
yang
tertuang
pelaksanaan Instansi
dalam
minimal
pemerintah
pedoman
yang
ini
sebaiknya
hendaknya
dapat
mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil, sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan tetap mengacu pada (dan tidak boleh bertentangan dengan) peraturan perundangundangan yang berlaku. Kami sadar bahwa pedoman ini belum sempurna, dan kami pun mengerti bahwa perkembangan teori dan praktik-praktik sistem pengendalian intern tidak mungkin terhentikan. Oleh karenanya, pedoman ini akan terus diperbarui dan perlu masukan-masukan dari pihak mana pun demi lebih baiknya pedoman ini.
3.4 Pengendalian Fisik atas Aset
35
