BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN
PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN SPIP SUB UNSUR PENCATATAN YANG AKURAT DAN TEPAT WAKTU ATAS TRANSAKSI DAN KEJADIAN (3.8)
NOMOR : PER-1326/K/LB/2009 TANGGAL : 7 DESEMBER 2009
KATA PENGANTAR
Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan Keuangan
dan
Pembangunan
(BPKP),
sesuai
dengan
pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem pengendalian intern, yang menjadi tanggung jawab menteri/ pimpinan
lembaga,
gubernur,
dan
bupati/walikota
sebagai
penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing. Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan tanggung jawab BPKP tersebut meliputi: 1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP; 2. sosialisasi SPIP; 3. pendidikan dan pelatihan SPIP; 4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan 5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah. Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu: 1. lingkungan pengendalian; 2. penilaian risiko; 3. kegiatan pengendalian; 4. informasi dan komunikasi; dan 5. pemantauan pengendalian intern. 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
i
Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan ke
dalam
pedoman
teknis
penyelenggaraan
masing-masing
subunsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan acuan
langkah-langkah
yang
perlu
dilaksanakan
dalam
penyelenggaraan subunsur SPIP. Pedoman
Teknis
Penyelenggaraan
SPIP
Subunsur
Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian pada unsur Kegiatan Pengendalian merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam
menyelenggarakan
subunsur
tersebut,
dan
dapat
disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut. Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.
Jakarta, Desember 2009 Plt. Kepala,
Kuswono Soeseno NIP 19500910 197511 1 001 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
ii
DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR .................................................................
i
DAFTAR ISI ...............................................................................
iii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ..........................................................
1
B. Sistematika Pedoman ...............................................
2
BAB II GAMBARAN UMUM A. Pengertian .................................................................
5
B. Tujuan dan Manfaat ..................................................
7
C. Peraturan Perundang-undangan Terkait ..................
8
D. Parameter Penerapan ..............................................
9
BAB III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN A. Tahap Persiapan ....................................................... 11 B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 15 C. Tahap Pelaporan ...................................................... 18
BAB IV PENUTUP
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
iii
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
iv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Instansi pemerintah harus menetapkan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur untuk meminimalkan risiko, sehingga membantu memberi keyakinan yang memadai bahwa
telah
diterapkan kegiatan pengendalian yang relevan dan tepat untuk meminimalkan risiko. Guna mencegah dan mendeteksi berbagai penyimpangan yang mungkin timbul dari pelaksanaan transaksi atau kejadian, harus dilakukan pencatatan yang akurat dan tepat waktu. Pencatatan yang akurat dan tepat waktu akan membantu memastikan tercapainya tujuan instansi pemerintah karena akan: (a) mampu mengurangi peluang bagi petugas terkait untuk memanipulasi transaksi; (b) memastikan bahwa transaksi telah diklasifikasikan dengan tepat; dan (c) memastikan ketepatan waktu
pencatatan
transaksi.
Dengan
dilaksanakannya
pencatatan yang akurat dan tepat waktu, instansi pemerintah akan memperoleh manfaat berupa peningkatan nilai manfaat informasi atas transaksi. Oleh
karena
itu,
kebijakan
dan
prosedur
harus
dikembangkan guna memberikan arah dan memastikan bahwa kegiatan pencatatan telah dilakukan secara akurat dan tepat waktu.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
1
Pedoman ini merupakan jabaran lebih rinci dari Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman ini bertujuan untuk memberikan acuan teknis dalam mengembangkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur terkait pencatatan transaksi dan kejadian yang penting pada instansi pemerintah. Penerapan
pedoman
ini
hendaknya
disesuaikan
dengan
karakteristik masing-masing instansi, baik pemerintah pusat maupun pemerintah provinsi/kabupaten/kota, sesuai dengan fungsi, sifat, tujuan dan kompleksitasnya. B. Sistematika Pedoman Sistematika penyajian pedoman teknis penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian ini, sebagai berikut: Bab I
PENDAHULUAN Bab ini menguraikan latar belakang perlunya pedoman, tujuan, dan ruang lingkup, serta sistematika pedoman.
Bab II GAMBARAN UMUM Bab ini menguraikan pengertian, tujuan dan manfaat, peraturan perundang-undangan terkait, serta parameter penerapan. Bab III LANGKAH-LANGKAH PENERAPAN Bab ini menguraikan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan Pencatatan Transaksi
dalam yang
dan
menyelenggarakan
Akurat
Kejadian,
dan yang
Tepat terdiri
sub
unsur
Waktu
atas
dari
tahap
persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan. 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
2
BAB IV PENUTUP Bab ini merupakan penutup, yang berisi hal-hal penting yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas penggunaan pedoman ini.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
3
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
4
BAB II GAMBARAN UMUM
A. Pengertian Kegiatan pengendalian intern, merupakan kebijakan dan prosedur yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya arahan pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko yang
telah
Pengalaman
diidentifikasi empiris
di
selama
proses
lapangan,
penilaian
menunjukkan
risiko. bahwa
terjadinya penyimpangan, kecurangan, atau bahkan korupsi, salah satu penyebabnya adalah adanya penundaan pencatatan atas transaksi dan kejadian. Terlebih lagi, jika penundaan pencatatan dilakukan dalam waktu yang cukup lama akan menimbulkan peluang yang lebih besar terjadinya manipulasi transaksi/kejadian,
yang
pada
gilirannya
akan
dapat
menimbulkan kerugian keuangan negara/daerah. Menurut
Kamus
Besar
Bahasa
Indonesia,
transaksi
diartikan sebagai persetujuan jual beli (perdagangan) antara dua pihak. Transaksi bisa juga diartikan pelunasan (pemberesan) pembayaran (seperti di bank), sedangkan
kejadian dapat
diartikan sebagai suatu peristiwa yang benar-benar terjadi. Adapun akurat berarti teliti, seksama, cermat, tepat benar. Pencatatan transaksi
dikatakan akurat
apabila
telah
diklasifikasikan dengan layak dan dikelompokkan dengan benar. Pengklasifikasian
secara
layak
dan
pencatatan
telah
dilaksanakan atas keseluruhan siklus transaksi/kejadian yang meliputi otorisasi, inisiasi, pemrosesan, dan pengklasifikasian 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
5
dalam catatan ringkas. Pengklasifikasian yang layak atas setiap transaksi dan kejadian mencakup pengorganisasian yang baik atas dokumen asli, catatan-catatan ringkas dan dokumen lain yang mendukung penyusunan laporan. Oleh karena itu, harus ada standar pengelompokan data kode atau bagan perkiraan standar. Bagan Perkiraan Standar adalah daftar perkiraan buku besar yang ditetapkan dan disusun secara sistematis untuk memudahkan perencanaan, pelaporan anggaran, pembukuan, dan pelaporan keuangan pemerintah. Pencatatan dikatakan tepat waktu apabila transaksi/ kejadian segera dicatat sehingga tetap terjaga relevansi nilainilai serta kegunaannya bagi manajemen dalam mengendalikan operasi dan mengambil keputusan Adapun lingkup Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian, meliputi: a. Transaksi
dan
kejadian
yang
menyangkut
akuntansi
keuangan; b. Transaksi dan kejadian yang menyangkut akuntansi dan pengelolaan barang milik Negara; dan c. Transaksi dan kejadian operasional lainnya. Pengertian dari pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas seluruh kejadian dan transaksi adalah pencatatan yang memenuhi unsur-unsur sebagai berikut: a. Pencatatan yang didukung dengan bukti-bukti yang valid, andal, dan relevan; b. Pencatatan yang lengkap dan terhindar dari kesalahan penulisan, misalnya besaran jumlah, nilai, tanggal, dan sebagainya; 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
6
c. Pencatatan
yang
dalam
proses
menaati/mengikuti sistem-prosedur
pelaksanaannya
pencatatan yang telah
ditetapkan. Transaksi dan kejadian harus diklasifikasikan dengan tepat dan segera dicatat sehingga terjaga relevansinya, bernilai, dan berguna bagi manajemen dalam mengendalikan operasi dan mengambil keputusan. Seluruh transaksi dan kejadian harus dicatat dan dilaporkan dengan benar dan tepat waktu, yaitu dilakukan pencatatan segera setelah transaksi terjadi. Hal ini sangat penting karena penundaan pencatatan, apalagi dalam waktu yang cukup lama, akan menimbulkan peluang yang lebih besar bagi petugas terkait untuk memanipulasi transaksi tersebut. Pengendalian yang efektif atas ketepatan waktu pencatatan transaksi perlu dilakukan, antara lain melalui pengecekan secara mendadak di lapangan. Kegiatan inspeksi mendadak
ini
dilakukan
dalam
rangka
pengawasan/
pengendalian untuk tujuan preventif, detektif, dan korektif. Untuk kelancaran dan efektivitas penyelenggaraan kegiatan pengendalian melalui pencatatan yang akurat dan tepat waktu tersebut, perlu dituangkan dalam bentuk kebijakan pimpinan secara tertulis, yang dilengkapi uraian prosedur yang harus dilaksanakan. B. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari Penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian adalah untuk menjamin tersedianya informasi yang relevan dan terpercaya untuk pengambilan keputusan. 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
7
Manfaat penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, adalah: a. Terciptanya klasifikasi dan pencatatan yang tepat untuk seluruh siklus transaksi atau kejadian, yang mencakup otorisasi, pelaksanaan, pemrosesan, dan klasifikasi akhir dalam pencatatan ikhtisar. b. Terlaksananya pencatatan atas transaksi dan kejadian yang diklasifikasi dengan tepat dan dicatat
dengan segera
sehingga tetap relevan, bernilai, dan berguna bagi jajaran pimpinan dalam mengendalikan kegiatan dan mengambil keputusan. c. Adanya pengendalian melalui verifikasi yang tepat atas transaksi dan kejadian, mencakup organisasi dan informasi pada dokumen sumber, serta pencatatan ikhtisar sebagai pelaporan. d. Tersedianya data/informasi yang akurat dan relevan sebagai bahan pelaporan. e. Pelaporan yang andal dan valid sebagai bahan pengambilan keputusan manajemen. C. Peraturan Perundang-undangan Terkait Peraturan tentang penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian yang dapat dijadikan acuan antara lain: 1. Undang-Undang
Nomor
1
Tahun
2004
tentang
Perbendaharaan Negara;
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
8
2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan; 3. Peraturan
Pemerintah
Nomor
8
Tahun
2006
tentang
Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah; 5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang
Pedoman
Pengelolaan
Keuangan
Daerah,
sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007. D. Parameter Penerapan Parameter
penerapan
keberhasilan
pelaksanaan
penyelenggaraan sub unsur ini, terdapat beberapa parameter penerapan, yaitu: 1) Transaksi dan kejadian diklasifikasikan dengan tepat dan dicatat dengan segera sehingga tetap relevan, bernilai, dan berguna
bagi
pimpinan
instansi
pemerintah
dalam
mengendalikan kegiatan dan dalam pengambilan keputusan. 2) Klasifikasi dan pencatatan yang tepat dilaksanakan untuk seluruh siklus transaksi atau kejadian yang mencakup otorisasi, pelaksanaan, pemrosesan, dan klasifikasi akhir dalam pencatatan ikhtisar.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
9
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
10
BAB III LANGKAH–LANGKAH PENERAPAN Dalam bab ini, penerapan sub unsur Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian tersebut, ditempuh melalui tahapan sebagai berikut: 1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang ditujukan untuk penyiapan peraturan, SDM, dan rencana penyelenggaraan; memberikan pemahaman atau kesadaran yang lebih baik; serta pemetaan kebutuhan penerapan. 2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas pemetaan,
yang
meliputi
pembangunan
infrastruktur
dan
internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan. 3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap melaporkan kegiatan. Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya dapat dilakukan secara bersamaan dengan pelaksanaan penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya. Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang perlu dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian. A. Tahap Persiapan 1. Penyiapan
Peraturan,
Sumber
Daya
Manusia,
dan
Rencana Penerapan Tahap
ini
dimaksudkan
untuk
menyiapkan
peraturan
pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian, 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
11
lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan penyelenggaraan SPIP yang diterbitkan, selanjutnya instansi pemerintah membuat rencana penyelenggaraannya, yang antara lain memuat: a) Jadwal pelaksanaan kegiatan; b) Waktu yang dibutuhkan; c) Dana yang perlu dianggarkan; dan d) Pihak-pihak yang perlu dilibatkan. Berdasarkan peraturan tersebut, perlu ditetapkan Satuan Tugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP, yang diberi tugas untuk
mengawal
termasuk
pelaksanaan
penerapan
penyelenggaraan
pelaksanaan
SPIP,
penyelenggaraan
pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian. Satgas tersebut terlebih dahulu diberikan pelatihan tentang SPIP, khususnya sub unsur terkait agar dapat menyelenggarakannya pada instansi yang bersangkutan. 2. Pemahaman (Knowing) Tahap pemahaman ini, diawali dengan pengomunikasian pentingnya Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian, dalam rangka penyediaan informasi yang relevan dan terpercaya untuk pengambilan keputusan. Pengomunikasian dapat dilakukan secara terpisah ataupun bersamaan dengan sosialisasi SPIP. Untuk memenuhi hal tersebut, instansi pemerintah dapat memberikan pemahaman melalui sosialisasi, pendidikan dan pelatihan (diklat), pelatihan di kantor sendiri (PKS), dan 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
12
sebagainya. Komitmen seluruh pegawai perlu dibangun untuk melakukan pencatatan yang akurat, tepat waktu, bebas dari kesalahan serta didukung dengan bukti yang valid, dan relevan. Pengabaian dalam penyelenggaraan pencatatan yang tertib, kurang memerhatikan pencatatan transaksi akuntansi dengan rapi dan benar atau akurat, tentunya menghasilkan informasi yang menyesatkan bagi proses pengambilan keputusan. Bahkan, bukan tidak mungkin buruknya penyelenggaraan pencatatan atas transaksi dan kejadian dapat pula memicu terjadinya
penyelewengan
organisasi.
Penundaan
dalam
yang
tidak
pelaporan
keuangan
semestinya
dalam
pencatatan, akan menghasilkan informasi yang kehilangan relevansinya. Penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian, haruslah dilakukan dalam praktik operasional sehari-hari. 3. Pemetaan (Mapping) Setelah dilakukan pemahaman kepada pegawai, diperlukan suatu pemetaan terhadap pemahaman yang diterima seluruh pegawai dan pemetaan terhadap keberadaan infrastruktur pencatatan yang akurat dan tepat waktu dalam bentuk kebijakan dan prosedur. Pada instansi pemerintah, perlu dilakukan
pemetaan
atas
penyelenggaraan
sub
unsur
pencatatan yang akurat dan tepat waktu di lingkungan kerjanya, untuk mendapatkan informasi antara lain: 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
13
a. Seberapa jauh pemahaman pentingnya penyelenggaraan Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian, dan bagaimana penerapannya saat ini. Pemetaan ini menjadi masukan kepada pimpinan instansi pemerintah atas seberapa jauh pemahaman bahwa pencatatan
yang
akurat
dan
tepat
waktu
sangat
berpengaruh pada informasi yang bermutu, andal, dan relevan. b. Peraturan/kebijakan yang melandasinya. c. Peraturan/kebijakan yang ada tersebut telah sesuai dengan ketentuan di atasnya. d. Standard Operating Procedure (SOP) atau pedoman untuk menyelenggarakan peraturan tersebut. e. Standard Operating Procedure (SOP) atau pedoman mengenai praktik pencatatan dimaksud telah sesuai dengan peraturan yang ada. f. Pelaksanaan kegiatan untuk menyelenggarakan bagian atau turunan dari sub unsur pencatatan dimaksud, dengan menggunakan
pedoman
atau
SOP
di
atas,
serta
dokumentasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan telah dilakukan secara memadai. Hasil pemetaan atas keberadaan dan penerapan kebijakan dan prosedur akan memberikan informasi terkait kondisi yang ada serta infrastruktur yang perlu dibangun atau diperbaiki (areas of improvement) guna membangun SPIP yang memadai. 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
14
B. Tahap Pelaksanaan Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga kegiatan besar, yaitu: membangun
infrastruktur
pedoman)
berdasarkan
(kebijakan hasil
dan
prosedur
pemetaan,
serta
kemudian
menginternalisasikan atau menerapkan kebijakan yang telah dibangun ataupun disempurnakan tersebut. Setelah internalisasi atau penerapan ini berjalan, perlu dilakukan pemeliharaan dan perbaikan terus menerus terhadap pencatatan yang baik agar sesuai dengan tujuan pengendalian intern yang diinginkan. 1. Pembangunan Infrastruktur (Norming) Berdasarkan hasil pemetaan, dapat diketahui infrastruktur yang perlu dibangun atau ditingkatkan (area of improvement). Pembangunan infrastruktur dilaksanakan melalui penyusunan kebijakan dan prosedur yang bertujuan agar kegiatan pengendalian berupa Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian dapat diterapkan, yaitu sebagai berikut: a. Menetapkan
kebijakan-kebijakan
pimpinan
yang
mendukung penyelenggaraan pencatatan, misalnya petugas pencatatan tidak boleh merangkap tugas dan fungsi sebagai petugas penyimpan dan mengeluarkan persediaan. b. Menetapan sistem/prosedur (SOP) tentang Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian secara tertulis yang memadai dan mampu menampung seluruh kegiatan sebagai panduan bagi para pelaksana.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
15
c. Menetapkan
prosedur
pengecekan
atas
kebenaran
pencatatan dan membandingkannya dengan pengecekan fisik yang dilakukan oleh petugas independen. d. Menetapkan
mekanisme
penyimpanan
bukti/dokumen
sumber yang digunakan sebagai dasar pencatatan. e. Menetapkan data/informasi
standar
waktu
dalam
yang
dihasilkan
dari
menghasilkan suatu
proses
pencatatan. f. Menetapkan kompetensi personil yang terkait dengan pencatatan atas setiap transaksi dan kejadian yang akan digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. g. Menyusun kegiatan pengecekan/reviu internal yang melekat pada sistem pencatatan secara periodik sehingga catatan yang satu dapat dipakai untuk mengecek kebenaran catatan yang lain. h. Menyusun formulir yang akan digunakan untuk dokumentasi pencatatan setiap transaksi dan kejadian. i. Menetapkan mekanisme perbaikan bilamana diketemukan adanya kesalahan dalam pencatatan.
2. Internalisasi (Forming) Internalisasi
adalah
suatu
proses
untuk
mewujudkan
infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional seharihari. Perwujudannya tercermin dalam konteks seberapa jauh proses
internalisasi
memengaruhi
pimpinan
instansi
pemerintah dalam pengambilan keputusan dan memengaruhi perilaku para pegawai dalam pelaksanaan kegiatan. Langkah-langkah internalisasi, adalah sebagai berikut: 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
16
a. Membangun kesadaran akan risiko tidak dilaksanakannya Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan
Kejadian
melalui
kegiatan
sosialisasi
terhadap
kebijakan dan prosedur yang telah disusun; b. Memberikan pengarahan secara rutin tentang pentingnya pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian; c. Melakukan pencatatan atas seluruh transaksi dan kejadian secara tepat waktu dan terus menerus, sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan. 3. Pengembangan Berkelanjutan (Performing) Pengembangan berkelanjutan dilakukan untuk memantau penerapan kebijakan dan prosedur terkait dengan sub unsur Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian, yang dilaksanakan melalui: a. Pemantauan Pemantauan dilakukan untuk mendapatkan umpan balik (feed-back) atas penerapan kebijakan dan prosedur Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian. b. Evaluasi Berkala Evaluasi dilakukan terhadap hasil yang diperoleh dari pemantauan yang telah dilaksanakan, untuk dilakukan perbaikan secara terus-menerus, khususnya apabila tujuan dari penerapan kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat dan tepat waktu tersebut belum/tidak tercapai.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
17
C. Tahap Pelaporan Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan penyelenggaraan
sub
unsur
perlu
didokumentasikan.
Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Pendokumentasian dimaksud meliputi: 1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari: a. Kegiatan
pemahaman,
antara
lain
seperti
kegiatan
sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan fokus grup) mengenai pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian. b. Kegiatan
pemetaan
infrastruktur,
yang
keberadaan
antara
lain
dan
berisi:
penerapan 1)
pemetaan
penerapan pengendalian atas pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) masukan atas rencana
tindak
yang
tepat
untuk
menyempurnakan
kebijakan dan prosedur pengendalian yang sudah ada, baik pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) penyusunan kebijakan dan prosedur pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan sosialisasi kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) kegiatan yang
memastikan
informasi
dan
seluruh
memahami
pegawai kebijakan
telah dan
menerima prosedur
pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian. 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
18
e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain berisi: 1) kegiatan pemantauan penerapan kebijakan dan prosedur pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian, 2) masukan bagi pimpinan instansi pemerintah untuk menyatakan asersi bahwa Teknologi Informasi (TI) telah dikelola dengan baik. 2. Hambatan kegiatan Apabila ditemukan hambatan dalam pelaksanaan kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan tersebut, agar penyebabnya dijelaskan. 3. Saran Saran
diberikan
berkaitan
dengan
adanya
hambatan
pelaksanaan kegiatan dan dicarikan saran pemecahan masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan. 4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode sebelumnya. Dokumentasi penyusunan
ini
laporan
merupakan berkala
dan
bahan
dukungan
tahunan
bagi
(penjelasan
penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan kepada
pimpinan
instansi
pemerintah
sebagai
bentuk
akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP di instansi pemerintah terkait. 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
19
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
20
BAB IV PENUTUP
Penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi
dan
pemerintah
kejadian
merupakan
secara hal
berkelanjutan
yang
mutlak
oleh
dalam
instansi kegiatan
pengendalian dalam penerapan SPIP, diawali dengan langkah dalam
membangun
kesadaran
terhadap
arti
penting
penyelenggaraan pencatatan yang akurat dan tepat waktu, memperkuat komitmen, serta dukungan semua tingkat pimpinan dan seluruh pegawai instansi pemerintah. Pembangunan
infrastruktur
untuk
pelaksanaan
dan
penerapannya harus menjadi komitmen bersama dalam instansi pemerintah
dan
dilaksanakan
dengan
konsisten.
Sementara
pengembangan berkelanjutan merupakan langkah yang diperlukan agar
secara
kontinu
penyelenggaraan
pencatatan
tersebut
termonitor pelaksanaannya, sehingga setiap kelemahan dapat dirumuskan rencana tindak yang tepat. Komitmen dan konsistensi pelaksanaan penyelenggaraan pencatatan yang baik oleh pimpinan dan segenap pegawai instansi pemerintah akan dapat menunjang keandalanan penyampaian informasi
yang
dibutuhkan
untuk
meningkatkan
pelayanan
masyarakat dan kepentingan stakeholders. Pedoman ini dimaksudkan untuk memberikan acuan praktis bagi pimpinan instansi pemerintah dalam menciptakan dan melaksanakan sistem pengendalian intern, khususnya pada unsur 3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
21
kegiatan pengendalian dengan sub unsur Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian di lingkungan instansi yang dipimpinnya. Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik dalam penerapan
sistem
pengendalian
intern,
pedoman
ini
dapat
dievaluasi dan disempurnakan secara terus-menerus di kemudian hari.
3.8 Pencatatan yang Akurat dan Tepat Waktu atas Transaksi dan Kejadian
22
