BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN
PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN SPIP SUB UNSUR PENETAPAN DAN REVIU ATAS INDIKATOR DAN UKURAN KINERJA (3.5)
NOMOR : PER-1326/K/LB/2009 TANGGAL : 7 DESEMBER 2009
KATA PENGANTAR
Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) merupakan tanggung jawab Badan Pengawasan Keuangan
dan
Pembangunan
(BPKP),
sesuai
dengan
pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem
pengendalian
intern,
yang
menjadi
tanggung
jawab
menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota, sebagai penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing. Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan tanggung jawab BPKP tersebut meliputi: 1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP; 2. sosialisasi SPIP; 3. pendidikan dan pelatihan SPIP; 4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan 5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah. Kelima kegiatan dimaksud diarahkan dalam rangka penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu: 1. lingkungan pengendalian; 2. penilaian risiko; 3. kegiatan pengendalian; 4. informasi dan komunikasi; dan 5. pemantauan pengendalian intern. 3.3 Pengendalian atas Pengelolaan Sistem Informasi
i
Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP, BPKP telah menyusun Pedoman Teknis Umum Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan ke
dalam
pedoman
teknis
penyelenggaraan
masing-masing
subunsur pengendalian. Pedoman teknis subunsur ini merupakan acuan
langkah-langkah
yang
perlu
dilaksanakan
dalam
penyelenggaraan subunsur SPIP. Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP Penetapan dan Reviu atas Indikator dan Ukuran Kinerja
pada unsur kegiatan
pengendalian merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam menyelenggarakan subunsur tersebut, dan dapat
disesuaikan dengan karakteristik
masing-masing instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut. Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.
Jakarta, Desember 2009 Plt. Kepala,
Kuswono Soeseno NIP 19500910 197511 1 001
3.3 Pengendalian atas Pengelolaan Sistem Informasi
ii
DAFTAR ISI
Halaman KATA PENGANTAR
................................................................
i
DAFTAR ISI ...............................................................................
iii
BAB I
BAB II
PENDAHULUAN A. Latar Belakang ........................................................
1
B. Sistematika Pedoman .............................................
3
GAMBARAN UMUM A. Pengertian ...............................................................
5
B. Tujuan dan Manfaat .................................................
7
C. Peraturan Perundang-undangan Terkait ..................
7
D. Parameter Penerapan .............................................
8
BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN A. Tahap Persiapan.......................................................
9
B. Tahap Pelaksanaan.................................................. 13 C. Tahap Pelaporan....................................................... 32 BAB IV PENUTUP
3.3 Pengendalian atas Pengelolaan Sistem Informasi
iii
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
iv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Peraturan Pemerintah Nomor 60 tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (PP SPIP) pasal 18 yang mengatur tentang kegiatan pengendalian, menyebutkan bahwa pimpinan instansi pemerintah wajib menyelenggarakan kegiatan pengendalian, sesuai dengan ukuran kinerja, kompleksitas, serta sifat dari tugas dan fungsi instansi pemerintah yang bersangkutan. Kegiatan pengendalian intern adalah kebijakan dan prosedur yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya arahan pimpinan instansi
pemerintah
untuk
mengurangi
risiko
yang
telah
diidentifikasi dalam proses penilaian risiko. Sub
unsur
kegiatan
pengendalian
yang
mengatur
penetapan dan reviu atas indikator serta ukuran kinerja memperjelas pentingnya indikator dan ukuran kinerja instansi pemerintah. Indikator dan ukuran kinerja harus dimiliki instansi pemerintah untuk mengukur pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya
dalam
menyelenggarakan
sebagian
tugas
pemerintahan. Untuk menjalankan tugas pokoknya, instansi pemerintah memiliki tujuan, strategi, dan sasaran spesifik yang hendak dicapai. Keberhasilan instansi pemerintah mencapai tujuannya baru bisa diukur bila tersedia standar pengukuran yang tepat, yang tertuang dalam indikator dan ukuran kinerja. Oleh karena tujuan dan sasaran pada setiap instansi pemerintah berbeda, indikator dan ukuran kinerjanya juga akan berbeda. Indikator dan ukuran kinerja menjadi alat bagi manajemen instansi pemerintah untuk memperbaiki pencapaian tujuan dan strategi organisasi. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
1
Indikator
dan
ukuran
kinerja
merupakan
alat
ukur
pencapaian suatu tujuan dan kegiatan dan sekaligus alat ukur yang sahih untuk mengevaluasi dan memantau kinerja. Apabila indikator atau ukuran kinerja yang ditetapkan oleh instansi pemerintah tidak tepat atau tidak terukur, maka tidak akan dapat digunakan untuk mengukur kinerja secara akurat dan perbaikan pencapaian tujuan dan strategi. Proses penetapan serta reviu atas indikator dan ukuran kinerja menjadi proses yang penting, sebagaimana diatur dalam PP SPIP pasal 35: 1. Pimpinan instansi pemerintah wajib menetapkan serta mereviu indikator dan ukuran kinerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (3) huruf e. 2. Dalam melaksanakan penetapan dan reviu indikator dan pengukuran kinerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pimpinan instansi pemerintah harus: a. menetapkan indikator dan ukuran kinerja; b. mereviu dan melakukan validasi secara periodik atas ketepatan, dan keandalan indikator serta ukuran kinerja; c. mengevaluasi faktor penilaian pengukuran kinerja; dan d. membandingkan
secara
terus-menerus
data
capaian
kinerja dengan sasaran yang ditetapkan dan selisihnya dianalisis lebih lanjut. Pedoman teknis penetapan dan reviu atas indikator serta ukuran kinerja bertujuan menjelaskan tahapan penyelenggaraan sub unsur penetapan dan reviu atas indikator, serta ukuran kinerja sebagai salah satu sub unsur kegiatan pengendalian. Pedoman ini akan menjadi acuan dalam penetapan dan reviu atas
indikator,
serta
ukuran
kinerja
dalam
rangka
penyelenggaraan sistem pengendalian intern pemerintah. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
2
B. Sistematika Pedoman Pedoman ini disusun dengan sistematika sebagai berikut: Bab I
Pendahuluan Menguraikan latar belakang, tujuan, dan sistematika pedoman
Bab II
Gambaran Umum Menguraikan pengertian, tujuan dan manfaat, peraturan terkait dan parameter penerapan sub unsur penetapan dan reviu atas indikator serta ukuran kinerja.
Bab III Langkah-Langkah Penyelenggaraan Menguraikan
tahap
persiapan,
pelaksanaan,
dan
pelaporan atas penyelenggaraan penetapan dan reviu atas indikator serta ukuran kinerja. Bab IV Penutup Menguraikan ringkasan dan faktor penentu keberhasilan.
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
3
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
4
BAB II GAMBARAN UMUM A. Pengertian Penetapan indikator dan ukuran kinerja ditetapkan untuk tingkat instansi pemerintah, kegiatan, dan pegawai. Penetapan indikator dan ukuran kinerja untuk tingkat instansi pemerintah, dimulai
dengan
kontrak
manajemen,
yaitu
suatu
bentuk
kesepakatan sasaran dan target kinerja yang hendak dicapai. Kesepakatan ini akan menjadi suatu bentuk pengawasan terhadap
proses
pencapaian
tujuan
instansi
pemerintah.
Kesepakatan kinerja dalam kontrak manajemen dibuat antara pimpinan/pejabat dan pegawai dengan atasan langsungnya dalam suatu instansi pemerintah. Indikator dan ukuran kinerja
yang tertuang dalam
kesepakatan kontrak manajemen instansi pemerintah harus selaras antara indikator dengan ukuran kinerja tingkat instansi pemerintah dengan tingkat unit kerja organisasi dan pegawai. Indikator dan ukuran kinerja utama pada setiap tingkatan unit kerja organisasi, meliputi indikator dan ukuran kinerja keluaran (output) dan hasil (outcome), dengan uraian sebagai berikut: 1. Indikator dan ukuran kinerja utama pada tingkat Kementerian Negara/Departemen/LPND/Pemerintah Kabupaten/Pemerintah indikator
hasil
Kota,
(outcome)
Provinsi/Pemerintah
sekurang-kurangnya
sesuai
dengan
adalah
kewenangan,
tugas,dan fungsi. 2. Indikator dan ukuran kinerja utama pada unit organisasi setingkat Eselon I adalah indikator hasil (outcome) dan atau keluaran (output) yang setingkat lebih tinggi dari keluaran (output) unit kerja di bawahnya. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
5
3. Indikator dan ukuran kinerja utama pada unit organisasi setingkat Eselon II/Satuan Kerja/SKPD/unit kerja mandiri, sekurang-kurangnya adalah indikator keluaran (output). Kegiatan pengendalian merupakan kegiatan organisasi untuk meyakinkan bahwa tujuan dan sasaran yang dituju akan tercapai. Kegiatan ini dilakukan organisasi setelah dilaksanakan penilaian risiko, yang diperkirakan menghambat tercapainya tujuan dalam jabaran indikator dan ukuran kinerja, yang disesuaikan
dengan
karakteristik
instansi
pemerintah
diutamakan pada kegiatan-kegiatan utama.
dan
Hal ini perlu
dipertimbangkan, mengingat jenis dan jumlah risiko yang dihadapi akan sangat memengaruhi penetapan target kinerja dari indikator dan ukuran kinerja yang ditetapkan. Selanjutnya, indikator dan ukuran kinerja dalam kontrak manajemen ditetapkan dalam Surat Keputusan Pimpinan Instansi (Penetapan Kinerja/Tapkin). Pelaksanaan pencapaian atas target indikator dan ukuran kinerja harus dilakukan dengan urutan prioritas dan dipantau secara berkala. Hasil pemantauan akan memperlihatkan hambatan pencapaian kinerja sehingga perlu dilakukan upaya untuk mengatasi permasalahan yang ada. Kegiatan
pengendalian
mempertimbangkan
dirancang
efektivitas
dengan
pengendalian
keharusan yang
ada,
berdasarkan kondisi lingkungan pengendalian secara umum, sehingga tidak terjadi undercontrol atau overcontrol. Kegiatan pengendalian juga harus diusahakan agar sedapat mungkin bentuk kegiatan pengendalian bersifat variatif, yaitu preventif dan detektif. Oleh karena itu, penetapan indikator dan ukuran kinerja juga harus bersifat preventif dan detektif. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
6
B. Tujuan dan Manfaat Tujuan penetapan indikator dan ukuran kinerja sebagai alat untuk mengukur pencapaian suatu tujuan dan kegiatan instansi pemerintah, mengevaluasi dan memantau kinerja Instansi pemerintah. Manfaat indikator dan ukuran kinerja yang tepat antara lain: 1. Keberhasilan instansi pemerintah menjadi lebih terukur; 2. Pengelolaan sumber daya menjadi lebih efisien dan efektif; 3. Perbaikan kinerja secara berkelanjutan dapat dilakukan dengan mengukur pencapaian kemajuan target dari waktu ke waktu dan penentuan tindakan korektif yang diperlukan; 4. Sebagai bentuk akuntabilitas kinerja atas tujuan, kegiatan, dan tugas yang dijalankan.
C. Peraturan Perundang-undangan Terkait Peraturan terkait dengan penetapan dan reviu indikator dan ukuran kinerja adalah: 1. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. Undang-Undang
Nomor
1
Tahun
2004
tentang
Perbendaharaan Negara; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 8 tahun 2006 tentang Pelaporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 3 tahun 2007 tentang LPPD, LKPJ, dan IPPD Beserta Suplemennya; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 6 tahun 2008 tentang Evaluasi Kinerja Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Rencana Strategis Instansi Pemerintah, yang meliputi visi, misi, tugas dan fungsinya; 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
7
6. Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 7. Peraturan Menpan Nomor PER/09/M.PAN/5/2007 tentang Pedoman Umum Penetapan Indikator Kinerja Utama di Lingkungan Instansi Pemerintah.
D. Parameter Penerapan Parameter penerapan sub unsur penetapan dan parameter penerapan adalah sebagai berikut: 1. Ukuran dan indikator kinerja ditetapkan untuk tingkat instansi pemerintah, kegiatan, dan pegawai; 2. Instansi pemerintah mereviu dan melakukan validasi secara periodik atas ketetapan dan keandalan ukuran dan indikator kinerja; 3. Faktor
penilaian
pengukuran
kinerja
dievaluasi
untuk
meyakinkan bahwa faktor tersebut seimbang dan terkait dengan misi, sasaran, dan tujuan serta mengatur insentif yang pantas untuk mencapai tujuan dengan tetap memerhatikan peraturan perundang-undangan; 4. Data capaian kinerja dibandingkan secara terus-menerus dengan sasaran yang ditetapkan dan selisihnya dianalisis lebih lanjut.
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
8
BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN
Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah, ditempuh melalui tahapan sebagai berikut: 1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penyelenggaraan. 2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil pemetaan,
yang
meliputi
pembangunan
infrastruktur
dan
internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan 3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan. Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya dapat
dilakukan
secara
bersamaan
dengan
pelaksanaan
penyelenggaraan unsur/ sub unsur lainnya. Berikut
ini
merupakan
langkah-langkah
nyata
yang
perlu
dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan sub unsur penetapan dan reviu atas indikator serta ukuran kinerja di setiap tahapan. A. Tahap Persiapan Langkah-langkah persiapan dalam menerapkan sub unsur penetapan dan reviu atas indikator serta ukuran kinerja adalah pemahaman dan pemetaan atas pemahaman mengenai hal-hal yang perlu diketahui pimpinan instansi. Satuan tugas SPIP tidak perlu dibentuk tersendiri untuk sub unsur ini namun terintegrasi dengan satuan tugas yang menangani seluruh unsur dan sub unsur pengendalian. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
9
Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan penyelenggaraan
SPIP,
selanjutnya
instansi
pemerintah
membuat rencana penyelenggaraan yang antara lain memuat: a. Jadwal pelaksanaan kegiatan; b. Waktu yang dibutuhkan; c. Dana yang dibutuhkan; d. Pihak-pihak yang terlibat. Tahap persiapan merupakan tahap awal dalam penerapan SPIP, yang terdiri dari proses pemahaman dan pemetaan yaitu: 1. Pemahaman (Knowing) Pada
tahapan
ini
dilakukan
sosialisasi
mengenai
manajemen kinerja, khususnya tentang penetapan dan reviu atas
indikator
serta
ukuran
kinerja,
dan
faktor
kunci
keberhasilan penyelenggaraannya. Pemahaman ini sangat dibutuhkan dalam membangun kesadaran tentang pentingnya penetapan dan reviu atas indikator serta ukuran kinerja dalam sistem manajemen kinerja. Kinerja instansi atau organisasi harus didukung oleh pencapaian kinerja unit-unit kerja dan individu-individu pegawai yang berada di dalamnya, dengan demikian peningkatan kinerja individu dan unit-unit kerja akan berpengaruh pada kinerja organisasi secara keseluruhan. Tahap pemahaman ini sangat penting karena penerapan sistem manajemen kinerja tidak akan dapat dilaksanakan tanpa
komitmen
seluruh
komponen
dalam
organisasi.
Komitmen bersama untuk mencapai visi, misi, tujuan, dan 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
10
sasaran organisasi dalam kerangka manajemen kinerja. Kinerja adalah suatu kontrak atau kesepakatan tentang hal-hal yang akan dicapai dalam pelaksanaan tugas dengan indikator dan ukuran sebagai alat ukur kinerja. Pimpinan instansi pemerintah
senantiasa
melakukan
pembinaan
mendorong peningkatan kinerja instansi,
untuk
kegiatan, dan
pegawai yang dipimpinnya. Penerapan manajemen kinerja juga membutuhkan komunikasi untuk pertukaran pengetahuan dan inovasi kinerja. Untuk memenuhi hal tersebut, instansi dapat memberikan pemahaman dengan beberapa pendekatan kegiatan antara lain: a. Menggunakan media komunikasi yang dilakukan dengan tatap muka, melalui ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan fokus grup. b. Website, media ini memiliki cakupan yang lebih luas, dengan
tujuan
transparansi
kepada
stakeholders.
Pemuatan kode etik atau aturan perilaku dalam website perusahaan merupakan penyampaian harapan entitas atas perilaku kepada stakeholders. c. Menggunakan
multimedia,
biasanya
lebih
interaktif
sehingga sebarannya lebih luas. d. Menggunakan majalah, yang memuat pesan-pesan etika secara runtut dan menggunakan bahasa yang sederhana dengan contoh konkret, misalnya diciptakan maskot etika dalam bentuk kartun untuk memberi contoh konkret penerapan etika. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
11
e. Saluran mikrofon, misalnya dengan memperdengarkan setiap
pagi
melalui
pengeras
suara
atau
saluran
komunikasi di kantor. f. Akses
ke
network,
misalnya
dengan
menggunakan
password yang harus dijawab pegawai untuk masuk ke network, harus menjawab pertanyaan yang berkaitan dengan kode etik.
2. Pemetaan (Mapping) Tahap pemetaan dalam penetapan dan reviu indikator serta ukuran kinerja merupakan kegiatan untuk mengetahui kecukupan indikator dan ukuran kinerja yang ditetapkan instansi pemerintah sebagai alat ukur yang tepat untuk mengukur pencapaian tujuan dan kinerja Instansi. Pimpinan instansi pemerintah harus meyakinkan diri bahwa indikator dan ukuran kinerja tingkat instansi mampu menggambarkan pencapaian tujuan instansi, serta telah dijabarkan (cascading) pada tingkat unit kerja dan individu pegawai. Proses ini untuk memastikan bahwa indikator dan ukuran kinerja utama intansi pemerintah memiliki korelasi dengan indikator dan ukuran kinerja pendukung. Pemetaan juga dilakukan atas proses dan operasional instansi pemerintah sebagai acuan dalam penetapan indikator dan ukuran kinerja unit kerja di instansi yang telah menetapkan indikator dan ukuran kinerja dengan tepat. Pemetaan juga untuk
memastikan
apakah
instansi
pemerintah
telah
mempunyai standar pelayanan minimal (SPM) dan standar analisis belanja (SAB) sebagai dasar penetapan indikator dan ukuran kinerja, serta targetnya/ukurannya. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
12
Indikator dan ukuran kinerja yang tepat adalah indikator yang memiliki keterkaitan antara indikator dan ukuran kinerja dalam penetapan kinerja (Tapkin), kegiatan atau program, dan uraian jabatan. B. Tahap Pelaksanaan Adanya indikator dan ukuran kinerja di instansi pemerintah bertujuan agar instansi pemerintah mempunyai acuan dalam melaksanakan program atau kegiatannya. Kemana arah suatu instansi
pemerintah
akan
akan
diukur
keberhasilannya
berdasarkan indikator dan ukuran kinerja yang telah ditetapkan. Indikator dan ukuran kinerja juga akan menjadi salah satu kunci dalam penerapan pengelolaan anggaran dan keuangan berbasis kinerja. Selain sebagai acuan arah, indikator dan ukuran kinerja juga akan menjadi acuan dalam hal kuantitas atau output dan kualitas program atau kegiatan yang harus dicapai oleh suatu instansi pemerintah. Oleh karena itu, indikator dan ukuran kinerja harus ditentukan secara tepat, dengan mengoptimalkan sumber daya yang ada untuk mencapai tugas dan fungsi yang menjadi visi dan misi suatu instansi pemerintah. Dalam rangka menjamin ketepatan pelaksanaan penetapan indikator dan ukuran kinerja, penyelenggaraan kegiatan sub unsur ini perlu dirancang melalui tiga tahapan sebagai berikut: a. Pembangunan Infrastruktur (Norming) Pembangunan
Infrastruktur
merupakan
tahapan
untuk
menetapkan kebijakan, pedoman, dan prosedur kegiatan baku atau
SOP,
yang
perlu
dijadikan
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
acuan
dalam
rangka 13
menetapkan indikator dan ukuran kinerja. Dalam membangun infrastruktur
perlu
memperhatikan
peraturan
perundang-
undangan yang terkait, yang mengatur antara lain: 1) Rencana kerja dan anggaran kementerian dan lembaga disusun berdasarkan prestasi yang akan dicapai Dengan mendasarkan atau berbasis pada prestasi kerja (kinerja), suatu instansi pemerintah memerlukan kriteria pengendalian kinerja dan evaluasi serta untuk menghindari duplikasi dalam penyusunan rencana kerja dan anggaran kementerian negara/lembaga/perangkat daerah, maka perlu adanya penyatuan sistem akuntabilitas kinerja dalam sistem penganggaran,
dengan
memperkenalkan
sistem
penyusunan rencana kerja dan anggaran kementerian negara/lembaga/perangkat daerah. 2) Kewajiban instansi pemerintah untuk menyusun laporan keuangan dan laporan kinerja Setiap
instansi
pemerintah
wajib
menyusun
laporan
keuangan dan kinerja, sebagai wujud pertanggungjawaban pelaksanaan anggaran. Berkaitan dengan kewajiban untuk menyusun laporan keuangan, telah ada acuan yang baku, yaitu Sistem Akuntansi Instansi (SAI), namun sebaliknya untuk pelaporan kinerja, sampai dengan saat ini belum ada acuan yang baku, berupa Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP). 3) Visi, misi, tujuan, dan sasaran yang hendak dicapai Untuk mewujudkan akuntabilitas kinerja, suatu instansi pemerintah perlu menyusun visi, misi, tujuan, dan sasaran 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
14
yang hendak dicapai. Sasaran merupakan penjabaran dari tujuan, yaitu sesuatu yang akan dicapai/dihasilkan oleh instansi
pemerintah
dalam
jangka
waktu
tahunan,
semesteran, triwulan atau bulanan. Sasaran diusahakan dalam bentuk kuantitatif sehingga dapat diukur. 4) Kewajiban instansi pemerintah menyusun indikator kinerja utama (IKU) Setiap instansi pemerintah wajib menyusun IKU dengan tujuan untuk memperoleh: a) informasi kinerja yang penting dan diperlukan dalam menyelenggarakan manajemen kinerja secara baik; b) ukuran keberhasilan dari pencapaian suatu tujuan dan sasaran strategis organisasi yang digunakan untuk perbaikan kinerja dan peningkatan akuntabilitas kinerja. IKU
pada
dasarnya
ditetapkan
pada
setiap
tingkat
kepemerintahan, baik di tingkat pusat maupun daerah. Pada kepemerintahan pusat, IKU ditetapkan tingkat Kementerian/ Lembaga dan unit setingkat eselon 1, serta unit kerja mandiri di bawahnya, sedangkan pada kepemerintahan daerah IKU ditetapkan pada Gubernur/Bupati/Walikota dan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) serta unit kerja mandiri di bawahnya. IKU diwujudkan dalam bentuk ukuran hasil (outcome) dan keluaran (output). Hasil (outcome) adalah segala sesuatu yang mencerminkan berfungsinya keluaran dari kegiatan-kegiatan dalam satu program mengacu pada sasaran strategis dan tujuan yang telah ditetapkan. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
15
Keluaran (output) adalah barang atau jasa yang dihasilkan oleh kegiatan yang dilaksanakan untuk mendukung pencapaian sasaran strategis dan tujuan program dan kebijakan. Berdasarkan atas perundang-undangan yang terkait, pimpinan instansi pemerintah dapat menyusun dan menetapkan kebijakan atau pedoman pengembangan indikator dan ukuran kinerja di instansi yang dipimpinnya. Pedoman ini dapat digunakan sebagai acuan di instansi tersebut dalam membangun indikator dan ukuran kinerja pada tingkat kegiatan dan pegawai, serta memperbaiki indikator dan ukuran kinerja secara berkelanjutan pada tingkat instansi, kegiatan, dan pegawai. Pedoman pengembangan manajemen kinerja mengatur tentang: 1) Perumusan sasaran strategis instansi pemerintah dikaitkan dengan visi, misi, dan strategi; 2) Perumusan inisiatif strategis pada setiap tingkat yang merupakan penjabaran dari sasaran strategis instansi pemerintah; 3) Perumusan indikator dan ukuran kinerja setiap inisiatif strategis; 4) Pengukuran kinerja, pemantauan, dan pelaporan kinerja oleh unit kerja; Berdasarkan norma atau kriteria tersebut di atas, suatu instansi pemerintah perlu menyusun Standard Operating Procedure (SOP) penetapan indikator dan ukuran kinerja. Selain itu, agar capaian kinerja dapat diperoleh dengan cepat dan akurat perlu dibangun sistem pengumpulan data kinerja dengan melibatkan unsur-unsur terkait yang dilandasi dengan komitmen pimpinan dan dukungan seluruh pegawai. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
16
b. Internalisasi (Forming) Tahapan internalisasi adalah tahap penetapan indikator dan ukuran kinerja kinerja. SPIP mengatur bahwa indikator dan ukuran kinerja ditetapkan untuk tingkat instansi pemerintah, kegiatan, dan pegawai. Indikator dan ukuran kinerja adalah ukuran kinerja yang bersifat keuangan dan non-keuangan yang digunakan untuk mengukur kemajuan atas pencapaian tujuan. Indikator dan ukuran kinerja yang ditetapkan akan mengukur kinerja terkait sasaran strategis yang tertuang dalam rencana strategis instansi pemerintah dan mengukur kinerja cara pencapaian sasaran tersebut melalui program dan kegiatan. Kegiatan pada tahapan ini setidak-tidaknya, yaitu: 1) Penetapan Indikator dan ukuran kinerja tingkat Instansi Berdasarkan
norma
atau
kriteria
dalam
peraturan
perundangan tersebut di atas, suatu instansi pemerintah menetapkan indikator dan ukuran kinerja sebagai berikut: a) Menetapkan Indikator dan Ukuran Kinerja
Mengingat penetapan indikator dan ukuran kinerja akan menjadi acuan dalam pelaksanaan anggaran pada tahun anggaran berikutnya, pada tahun berjalan suatu instansi pemerintah sudah wajib menetapkan indikator dan ukuran kinerja pada saat penyusunan RKA kementerian dan lembaga (K/L).
Dalam penyusunan RKA K/L ini suatu instansi pemerintah harus memasukkan visi, misi, tujuan, kebijakan, program, hasil yang diharapkan, kegiatan, dan keluaran yang diharapkan.
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
17
Dalam penetapan keluaran yang diharapkan, suatu instansi
pemerintah
harus
memperhatikan
keterkaitannya dengan pendanaan, termasuk efisiensi dalam pencapaian hasil dan keluaran tersebut.
Indikator dan ukuran kinerja dikembangkan dengan pendekatan program logis, yaitu rencana strategis organisasi diturunkan dalam sasaran strategis dan program.
Setiap
program
terdiri
dari
beberapa
kegiatan yang kemudian ditetapkan indikator dan ukuran kinerja atas masing-masing kegiatan. b) Indikator dan ukuran kinerja tingkat instansi dapat dikembangkan dengan beberapa pendekatan, antara lain balanced scorecard dengan membuat peta strategi organisasi. Indikator dan ukuran kinerja tiap sasaran strategis yang tergambar dalam peta strategi ini akan memberi
gambaran
yang
jelas
bagaimana
kinerja
organisasi dalam mencapai tujuan dengan strategi yang telah ditetapkan. Setiap sasaran strategis akan ditentukan indikator dan ukuran kinerja yang tepat untuk mengukur keberhasilan pencapaian sasaran strategis. c) Kriteria Indikator Dalam
Permenpan
Nomor:
PER/09/M.PAN/5/2007
tentang Pedoman Umum Penetapan Indikator Kinerja Utama
(IKU)
di
Lingkungan
Instansi
Pemerintah.
Penetapan IKU di atas harus memperhatikan karakteristik sebagai berikut: (1) Spesifik; (2) Dapat dicapai (3) Relevan; 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
18
(4) Menggambarkan keberhasilan sesuatu yang diukur; (5) Dapat dikuantifikasi dan diukur. Secara best practices, indikator dan ukuran kinerja yang baik
harus
memenuhi
kriteria
SMART
(spesific,
measurable, attributable, relevant dan timely), yaitu:
Specific: indikator kinerja yang disusun harus jelas agar tidak ada kemungkinan kesalahan penafsiran (intepretasi).
Measurable: indikator dan ukuran kinerja yang disusun harus menggambarkan sesuatu yang jelas atau dapat diukur dengan obyektif.
Attributable: ditetapkan
indikator harus
dan
ukuran
bermanfaat
untuk
kinerja
yang
kepentingan
pengambilan keputusan.
Relevant: indikator dan ukuran kinerja harus sesuai dengan ruang lingkup program/kegiatan, serta dapat menggambarkan
hubungan
sebab
akibat
antarindikator dan ukuran kinerja.
Timely: Indikator dan ukuran kinerja yang disusun harus didukung oleh ketersediaan data yang dapat diperoleh pada waktu yang tepat dan akurat, sehingga dapat
digunakan
sebagai
bahan
pengambilan
keputusan pada saat yang dibutuhkan. d) Penetapan kinerja (Tapkin) Tapkin merupakan bentuk kontrak kinerja yang akan dicapai para pejabat struktural yang bertanggung jawab sebagai pelaksana kegiatan pada masing-masing uni, yang
diatur
dalam
SE/31/M.PAN/12/2004
SE
tanggal
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
Menpan 13
Desember
Nomor: 2004 19
tentang penetapan kinerja. Tapkin adalah penetapan kinerja yang merupakan rencana kinerja yang disepakati bersama dan ditetapkan mulai Eselon II ke atas secara berjenjang sesuai dengan kedudukan, tugas, fungsi, dan kebutuhan instansi, serta unit organisasi masing-masing. 2) Indikator dan ukuran kinerja tingkat kegiatan dan pegawai Indikator dan ukuran kinerja tidak cukup hanya pada tingkat instansi. Indikator dan ukuran kinerja tingkat instansi yang telah ditetapkan kemudian dijabarkan ke dalam tingkatan unit organisasi yang lebih rendah. Proses penjabaran indikator dan ukuran kinerja ini didahului dengan kegiatan penyelarasan sasaran strategik antar atasan dan bawahan. Proses ini dilakukan untuk meyakinkan bahwa kegiatan unit kerja organisasi tingkat yang lebih rendah sejalan dan mendukung upaya atasannya untuk mencapai misi dan tujuan organisasi. Setelah sasaran strategis diselaraskan, selanjutnnya ditetapkan indikator dan ukuran kinerja yang tepat
untuk
masing-masing
sasaran
strategis
setiap
tingkatan eselon. Setelah penetapan indikator dan ukuran kinerja tingkat instansi
dilanjutkan
dengan
penjabaran
(cascading)
indikator dan ukuran kinerja pada tingkat-tingkat (pejabat) di bawahnya. Indikator dan ukuran kinerja di tingkat yang lebih rendah menunjukkan kontribusi tiap unit dalam pencapaian tujuan instansi pemerintah. Penetapan indikator dan ukuran kinerja tingkat unit kerja dan pegawai sedapat mungkin memperjelas kontribusi unit kerja
terhadap pencapaian
strategi Instansi pemerintah. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
20
Proses penjabaran (cascading) pada dasarnya adalah mengidentifikasi inisiatif strategis yang dilakukan untuk mencapai sasaran strategis instansi pemerintah. Inisatif tersebut merupakan kegiatan dan proses yang dilakukan oleh unit-unit yang lebih rendah dari tim bahkan pegawai dalam organisasi. Proses
penjabaran
indikator
merupakan
suatu
proses
pemerintah
untuk
memberi
dan yang
ukuran
kinerja
dilakukan
keyakinan
bahwa
ini
instansi setiap
kegiatan yang dilakukan mendukung tercapainya sasaran strategik yang lebih tinggi. Dengan indikator dan ukuran kinerja yang tepat untuk setiap unit dan pegawai, maka capaian indikator dan ukuran kinerja dengan baik pada setiap kegiatan secara keseluruhan menunjukkan kinerja organisasi dalam mencapai tujuan. Proses penjabaran indikator dan ukuran kinerja sebagai berikut:
Gambar 3.1 Model Keselarasan Inisiatif Strategis 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
21
a) Tetapkan sasaran strategis instansi pemerintah yang terkait dengan unit kerja; b) Identifikasi kegiatan dan proses yang menjadi inisiatif strategis untuk mencapai sasaran strategis untuk per jenjang unit kerja sampai dengan pegawai. Model Keselarasan Inisiatif Strategis dapat digunakan dalam pengembangan inisiatif strategis
per tingkat jabatan
(lihat gambar 1); c) Tetapkan indikator dan ukuran kinerja untuk masingmasing inisiatif strategis; d) Tetapkan target kinerja setiap indikator dan ukuran kinerja; e) Tetapkan informasi/data yang diperlukan untuk mengukur kinerja atas setiap indikator dan ukuran kinerja.
Outcome Penetapan outcome dalam suatu instansi pemerintah harus mampu memadukan keluaran (output) yang dihasilkan dalam pelaksanaan anggaran dengan rencana strategis dan tujuan suatu instansi pemerintah. Sehubungan dengan hal tersebut,
langkah-langkah
yang
diperlukan
dalam
penyusunan outcome adalah: - Mengidentifikasi visi dan misi, serta sasaran jangka menengah yang ingin dicapai oleh suatu instansi pemerintah; - Menetapkan hasil yang diharapkan atas suatu program atau kegiatan yang dilaksanakan.
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
22
Outcome suatu instansi pemerintah umumnya relatif sulit diukur pada tingkat kegiatan sehingga outcome dapat diukur pada tingkat yang lebih tinggi, seperti pada unit eselon I atau tingkat K/L, pemerintah provinsi/kabupaten/ kota.
Output Output merupakan indikator dan ukuran kinerja minimal yang wajib ditetapkan pada setiap tingkat kegiatan atau program yang ada pada unit-unit pelaksana. Ukuran output dapat berupa satuan barang dan/atau jasa yang dihasilkan dari suatu kegiatan atau program yang diharapkan dapat mendukung pencapaian tujuan dan rencana strategis suatu instansi pemerintah. Sehubungan dengan hal tersebut, langkah-langkah yang diperlukan dalam menyusun output adalah: - Mengidentifikasi sasaran dan rencana kerja tahunan; - Menilai kesesuaian atau keselarasan antara rencana kerja tahunan dengan RPJMN/D; - Menetapkan ukuran kinerja dari program atau kegiatan sebagaimana tertuang dalam rencana kerja tahunan yang telah
dilakukan
revisi
atau
penyesuaian
terhadap
pencapaian sasaran jangka menengah; - Mengkuantifikasi ukuran kinerja dalam bentuk satuan antara lain: - Barang (unit/buah/paket); - Jasa (orang/paket/kegiatan); - Waktu (hari/bulan/tahunan).
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
23
c. Pengembangan Berkelanjutan (Performing) Tahap
pengembangan
berkelanjutan
merupakan
tahap
kegiatan reviu atas kecukupan indikator dan ukuran kinerja yang ditetapkan dan analisis data capaian kinerja instansi pemerintah. 1) Reviu atas kecukupan Indikator dan ukuran kinerja PP SPIP mengatur bahwa instansi pemerintah mereviu dan melakukan validasi secara periodik atas ketepatan dan keandalan indikator dan ukuran ditetapkan.
Penetapan
indikator
kinerja yang telah dan
ukuran
kinerja
merupakan kebebasan (diskresi) dari instansi pemerintah yang bersangkutan. Oleh karena itu, sangat penting untuk menguji dan memastikan kecukupan indikator kinerja yang ditetapkan. Instansi Pemerintah secara berkala mereviu dan memvalidasi kebenaran dan integritas dari indikator dan ukuran kinerja untuk tingkat instansi, kegiatan, dan pegawai. Validasi dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja digunakan untuk tujuan pengendalian operasional dan pelaporan keuangan. Validasi dapat digunakan dengan menggunakan kriteria indikator kinerja yang baik, yaitu: spesifik/jelas, relevan, dapat diukur secara obyektif, dan pengumpulan data yang berbiaya efektif (cost effective). Reviu dan melakukan validasi secara periodik atas ketepatan dan keandalan indikator dan ukuran kinerja juga dilakukan karena pada dasarnya suatu instansi pemerintah terus bergerak secara dinamis, sesuai dengan perkembangan lingkungan internal dan eksternalnya. Dinamika ini dapat 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
24
menyebabkan adanya perubahan rencana strategis serta tugas dan fungsi suatu organisasi. Adanya perubahan ini perlu direspon dengan mereviu dan memvalidasi indikator dan ukuran kinerja secara periodik untuk memastikan bahwa: - indikator dan ukuran kinerja telah ditetapkan dengan tepat, mengarahkan pencapaian kegiatan sesuai dengan rencana strategis yang ditetapkan; dan - indikator dan ukuran kinerja telah cukup andal dalam menjamin
pencapaian
kinerja sesuai
dengan
yang
ditargetkan. Reviu atas indikator dan ukuran kinerja juga bertujuan untuk mengevaluasi faktor penilaian pengukuran kinerja. Bila
dalam
reviu
diperoleh
kesimpulan
adanya
ketidaktepatan atau ketidaklayakan penetapan indikator dan ukuran kinerja, maka harus diperbaiki dan disesuaikan, bila perlu dicarikan indikator dan ukuran kinerja pengganti (surrogate)
yang
lebih
menggambarkan
ketercapaian
sasaran strategis. 2) Pendekatan reviu kecukupan kinerja Reviu terhadap indikator dan ukuran kinerja merupakan langkah penting karena berguna untuk menjamin bahwa indikator dan ukuran kinerja telah memenuhi kriteria yang diinginkan dan mampu memotivasi pimpinan dan pegawai dalam suatu organisasi untuk mencapai kinerja yang lebih baik. Pendekatan reviu secara umum memiliki langkahlangkah sebagai berikut:
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
25
(a) Lakukan identifikasi terhadap indikator dan ukuran kinerja yang telah ditetapkan oleh suatu instansi pemerintah; (b) Lakukan penilaian apakah indikator dan ukuran kinerja tersebut telah sejalan dengan: - Rencana strategis instansi pemerintah yang meliputi visi, misi, tugas, dan fungsinya. Reviu ini dilakukan terutama untuk menjamin bahwa outcome yang dihasilkan telah sejalan dengan visi dan misi suatu K/L atau pemerintah provinsi/kabupaten/kota. - Rencana
Pembangunan
Nasional/Daerah
Jangka
Menengah
(RPJMN/D)
suatu
kementerian/lembaga (K/L). Reviu ini dilakukan untuk menilai apakah indikator dan ukuran kinerja pada tahun yang bersangkutan dan tahun-tahun
sebelumnya
telah
mengacu
pada
indikator dan ukuran kinerja yang ditetapkan dalam target lima tahunan. Bila terdapat ketidaksesuaian atau ketidakselarasan harus segera direvisi. (c) Lakukan analisis kewajaran penetapan target kinerja dengan membandingkan capaian realisasi kinerja tahuntahun sebelumnya. Analisis ini untuk meyakini kewajaran penetapan target kinerjanya. Berdasarkan hasil analisis di atas dapat diperoleh kemungkinan hasil sebagai berikut: - Apabila capaian kinerja beberapa tahun cenderung lebih tinggi atau sebanding dengan target kinerjanya, maka perlu dilakukan penilaian apakah capaian tersebut memang mencerminkan capaian kinerja yang 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
26
tinggi/berhasil
ataukah
karena
penetapan
target
kinerjanya yang terlalu rendah sehingga mudah dicapai. - Apabila capaian kinerja beberapa tahun cenderung di bawah target kinerja, maka perlu dicermati apakah kegagalan pencapaian ini karena rendahnya kinerja ataukah karena penetapan target kinerja yang terlalu tinggi sehingga tidak mungkin untuk dicapai. (d) Lakukan survei terhadap pimpinan dan pegawai yang terlibat
dengan
pengembangan
dan
pengukuran
indikator dan ukuran kinerja yang telah berjalan. Berdasarkan hasil survei dapat dinilai kemungkinan dapat dilaksanakan dan relevansinya indikator dan ukuran kinerja dalam mendorong pencapaian kinerja suatu instansi pemerintah. 3) Metode Reviu Metode reviu kecukupan indikator dan ukuran kinerja dapat menggunakan empat aspek penilaian, yaitu Relevant, Appropriate, Comprehensive, dan Fairly Represent. a) Relevant. Suatu indikator dan ukuran kinerja disebut relevan apabila indikator dan ukuran kinerja tersebut mempunyai hubungan yang logis dengan tujuan dan sasaran instansi pemerintah dan secara jelas menunjukkan output dan outcome yang mengomunikasikan apa yang akan diukur. Tujuan dan sasaran instansi pemerintah yang tercantum dalam pernyataan visi, misi, strategi, program, atau kegiatan akan digunakan dalam menilai relevansi suatu indikator dan ukuran kinerja. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
27
b) Appropriate. Indikator dan ukuran kinerja dikatakan Appropriate
(tepat)
apabila
memungkinkan
para
pengguna untuk menilai: (1) Capaian kinerja dibandingkan target dan tujuan yang ditetapkan (Performance relative to targets and goals); apakah organisasi telah mencapai sasaran-sasaran dan tujuan-tujuannya dan besarnya pencapaian tersebut. Untuk dapat mengidentifikasi kemajuan ke arah target kinerja secara mencukupi, ukuran-ukuran harus secara tepat mewakili target kinerja dan mencakup aspekaspek utama kinerja instansi pemerintah; (2) Capaian kinerja dibandingkan dengan kinerja periode sebelumnya
(Performance
relative
to
previous
performance); indikator dan ukuran kinerja harus memungkinkan pengguna untuk menilai apakah instansi menjadi lebih baik atau bahkan lebih buruk dalam melakukan apa yang menjadi kewajiban mereka. Oleh karena
itu,
indikator
dan
ukuran
kinerja
harus
dihubungkan dengan indikator dan ukuran kinerja sebelumnya dan mengarah pada penyediaan informasi yang mencukupi untuk membuat suatu trend; (3) Capaian
kinerja
organisasi
dibandingkan
sejenis
dengan
(Performance
relative
kinerja to
the
performance of similar organizations); indikator dan ukuran kinerja harus memungkinkan pengguna untuk menentukan
posisi
instansi
pemerintah
ketika
diperbandingkan dengan instansi pemerintah sejenis lainnya, baik di dalam negeri maupun di negara lain dan di antara grup klien dalam satu wilayah. Contoh, tingkat kinerja pada satu wilayah dapat digunakan sebagai target bagi wilayah lainnya, atau kinerja pada satu unit internal dengan unit lainnya yang serupa; 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
28
(4) Capaian kinerja dibandingkan dengan standar umum atau standar mutu produk (Performance relative to industry standards); Pembandingan dengan standar industri atau standar profesi/asosiasi yang umum diterima seperti standar desain bangunan, standar struktur jalan raya, dan sebagainya. (5) Fairly Represent (Representasi yang sahih/wajar). Untuk menentukan bahwa indikator dan ukuran kinerja tersebut
telah
merupakan
representasi
yang
sahih/wajar dari kinerja instansi pemerintah, maka indikator dan ukuran tersebut harus memiliki hubungan yang jelas dengan kinerja yang dimaksud atau ditunjukkan
sebagai
alat
memrediksi
kejadian,
indikator, dan ukuran kinerja, juga tidak terlalu dipengaruhi oleh faktor-faktor di luar kendali organisasi. c) Comprehensive. Indikator dan ukuran kinerja harus memberikan gambaran yang menyeluruh tentang kinerja instansi pemerintah. Dengan demikian, indikator dan ukuran kinerja harus mencakup semua area-area penting dan utama dari output dan outcome instansi pemerintah dan menyediakan kumpulan (range) indikator dan ukuran kinerja yang cukup bagi para pengguna untuk menilai kinerja. Indikator dan ukuran kinerja yang disajikan mungkin relevan dan tepat terhadap suatu output atau outcome, tetapi ada kemungkinan indikator dan ukuran kinerja tersebut tidak cukup (deficient) sehingga tidak mencakup semua area kunci untuk penilaian kinerja.
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
29
Untuk mendapatkan gambaran yang tepat mengenai tingkat kecukupan
masing-masing
aspek
tersebut,
instansi
pemerintah dapat mengembangkan suatu tolok ukur-tolok ukur untuk setiap aspek penilaian disesuaikan dengan kondisi masing-masing. 4) Analisis kinerja PP
SPIP
mengatur
bahwa
data
capaian
kinerja
dibandingkan secara terus-menerus dengan sasaran yang ditetapkan dan selisihnya dianalisis lebih lanjut. Analisis dilakukan sebagai upaya untuk melihat kewajaran penetapan target kinerja dengan membandingkan capaian realisasi kinerja tahun-tahun sebelumnya. Kewajaran target dapat dilihat dengan menganalisis: Sejauh mana keseluruhan output dan outcome kegiatan telah memberikan kontribusi pada pencapaian sasaran dan tujuan; Ada
tidaknya
gap
kinerja,
serta
mengetahui
apa
penyebabnya; Ada tidaknya faktor faktor yang menyebabkan kegagalan; Permasalahan apa saja yang muncul; Bagaimana permasalahan diatasi. Pimpinan instansi harus menyakinkan diri bahwa atas indikator dan ukuran kinerja telah ditetapkan target yang realistis, diukur capaiannya, dan dimonitor secara berkala untuk mengetahui realisasi dibandingkan dengan rencana atau standar. Selanjutnya, dilakukan evaluasi gap kinerja sehingga langkah perbaikan yang diambil tepat. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
30
Evaluasi secara umum ditujukan untuk mengkonversi data kinerja menjadi informasi tentang bagaimana kinerja saat itu dan apa yang sedang terjadi, serta mengetahui mengapa terjadi deviasi dari yang ditargetkan atau dari kinerja ratarata di lingkungan instansinya. Adapun manfaat analisis data pengukuran kinerja antara lain: a) Memperbaiki standar kinerja Penetapan
target
harus
sesuatu
yang
menantang
(challenging), tetapi realistis. Kadang-kadang capaian kinerja bisa jadi secara internal sudah tercapai dengan baik, namun bila dilakukan benchmarking terhadap standar kinerja, misal standar pelayanan masih belum bagus. Untuk mencapai perbaikan berkelanjutan, standar harus dibandingkan dan disesuaikan dengan capaian kinerja, instansi lain. Dengan demikian, analisis kinerja akan memberikan masukan bagi perbaikan standar sehingga terjadi peningkatan kinerja. b) Memperbaiki proses Analisis kinerja juga memberikan manfaat bagi perbaikan proses. Tanpa perbaikan proses, maka sangat kecil kemungkinan dicapainya perbaikan kinerja yang lebih baik. c) Perbaikan indikator dan ukuran kinerja. Analisis capaian kinerja dapat juga memberikan masukan untuk melakukan perbaikan/perubahan rumusan indikator dan ukuran kinerja. Hal ini dihasilkan dari analisis ketepatan indikator dan ukuran kinerja yang sudah ada, sehingga
dapat menjadi masukan untuk penetapan
indikator dan ukuran kinerja yang lebih memenuhi kriteria SMART. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
31
C. Tahap Pelaporan Tahap selanjutnya dalam penyelenggaraan SPIP adalah tahap pelaporan. Tahap ini sebagai bentuk pertanggungjawaban atas pelaksanaan penyelenggaraan sub unsur penetapan dan reviu
atas
indikator,
serta
ukuran kinerja,
yang
hasil
pemantauannya dituangkan ke dalam dokumentasi berbentuk laporan. Laporan terdiri dari dua macam, yaitu laporan yang dibuat setelah suatu kegiatan (dalam rangka membangun penyelenggaraan kegiatan pengendalian berupa penetapan dan reviu atas indikator serta ukuran kinerja) dilaksanakan dan laporan
periodik
yang
melaporkan
secara
keseluruhan
mengenai kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan sub unsur tersebut dalam suatu kurun waktu tertentu (misalkan: bulanan). Laporan per kegiatan merupakan dokumen pendukung bagi laporan keseluruhan kegiatan. Dalam laporan per kegiatan tersebut memuat antara lain: 1. Pelaksanaan kegiatan Menjelaskan persiapan dan pelaksanaan kegiatan, serta tujuan pelaksanaan kegiatan tersebut. 2. Hambatan kegiatan Apabila
ditemukan
pelaksanaan
kegiatan
hambatan-hambatan yang
menyebabkan
dalam tidak
tercapainya target/tujuan kegiatan tersebut, agar dijelaskan sebab-sebab terjadinya hambatan kegiatan.
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
32
3. Saran Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan pelaksanaan kegiatan dan dicarikan saran pemecahan masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna peningkatan pencapaian tujuan. Saran/rekomendasi yang diberikan
agar
realistis
dan
benar-benar
dapat
dilaksanakan. 4. Tindak lanjut atas saran/rekomendasi periode sebelumnya Disini dilaporkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas saran/rekomendasi yang telah diberikan pada kegiatan periode sebelumnya. Dokumentasi penyusunan
ini
laporan
merupakan berkala
bahan
dan
dukungan
tahunan
bagi
(penjelasan
penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP). Kegiatan pendokumentasian menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan, yang hasilnya disampaikan kepada
pimpinan
instansi
pemerintah
sebagai
bentuk
akuntabilitas, melalui Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP
di
instansi pemerintah terkait.
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
33
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
34
BAB IV PENUTUP
Pedoman teknis sub unsur penetapan dan reviu atas indikator serta ukuran kinerja ini adalah panduan awal dalam pelaksanaan SPIP oleh instansi pemerintah, yang dapat disesuaikan dengan tingkatan kebutuhan dan situasi, kondisi, masing-masing instansi pemerintah. Penetapan dan reviu atas indikator serta ukuran kinerja merupakan langkah awal bagi instansi pemerintah dalam rangka akuntabilitas kinerjanya. Dengan adanya indikator dan ukuran kinerja dapat diukur keberhasilan Instansi pemerintah mencapai tujuannya. Indikator dan ukuran kinerja merupakan alat manajemen untuk memperbaiki pencapaian tujuan dan strategi organisasi. Pedoman ini disusun untuk memberikan acuan praktis bagi pimpinan instansi pemerintah dalam menciptakan dan melaksanakan sistem pengendalian intern,
khususnya pada
unsur
kegiatan
pengendalian dengan sub unsur penetapan dan reviu atas indikator serta ukuran kinerja di lingkungan instansi yang dipimpinnya. Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan mendasar yang berlaku
secara umum bagi seluruh instansi
pemerintah, yang minimal harus dipenuhi dalam menerapkan penetapan dan reviu atas indikator serta ukuran kinerja, serta tidak mengatur secara spesifik bagi instansi tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan tetap mengacu dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. 3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
35
Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik-praktik sistem pengendalian intern, pedoman ini dapat disesuaikan di kemudian hari.
3.5 Penetapan dan Reviu atas Indikator serta Ukuran Kinerja
36
