Buku Pedoman Pembinaan Administrasi KeuanganFull description
BAB I PENDAHULUAN
A. LAT LATAR BELAKANG Administrasi adalah proses penyelenggaraan penyelenggaraan kerja untuk mencapai mencapai tujuan yang telah ditetapkan. ditetapkan. Untuk melaksanakan melaksanakan kerja agar dapat dapat terlaksana terlaksana dengan seaik ! aiknya sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai" ila ada oran orang g !ora !orang ng yang yang meny menyel elen engg ggar arak akan anny nya. a. #asa #asala lah h oran orang! g! oran orang g yang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi urusan dalam manajemen" karena pengertian manajemen adalah suatu proses$usaha dari dari oran orang g ! oran orang g yang yang eke ekerj rjas asam ama a untu untuk k menc mencap apai ai tuju tujuan an yang yang tela telah h ditetapkan. %ari %ari
ura uraian ian
di
peny enyele elengg nggraa raan
ata atas kerja rja
dapat apat dan dan
disim isimp pulka ulkan n
mana anajeme jemen n
ah ah&a
ada adalah lah
admin ministr istra asi
ora orang
!
orang rang
adal adala ah yang
menyelenggarakan kerja terseut. Bila dikominasikan dari keduanya adalah 'pen 'penye yele leng ngga gara raka kan n kerj kerja a yang yang dila dilaku kuka kan n oleh oleh oran orang! g!or oran ang g yang yang seca secara ra kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan(. )uskesmas dalam menjalankan *ungsinya seagai penyelenggara UK# dan UK) tingkat tingkat pertama di &ilayah &ilayah kerjanya kerjanya " maka &aji &aji melaksanaka melaksanakan n sistem penca pencatat tatan" an" pelapo pelaporan ran"" dan e+alua e+aluasi si terhad terhadap ap mutu mutu dan dan akses akses pelaya pelayanan nan keseha kesehatan tan.. %i sampin samping g itu" itu" untuk untuk me&uju me&ujudka dkan n pelaya pelayanan nan yang yang tersta terstand ndar ar"" ermut ermutu" u" dan dan ino+at ino+ati*" i*" maka maka perlu perlu dilaku dilakukan kan peren perencan canaan aan yang yang aik aik yang yang mend menduk ukun ung g kegi kegiat atan an pela pelaya yana nan n di UK# UK# maup maupun un UK) UK). ,leh ,leh sea sea itu diperlukan sistem administrasi dan manajemen.
B. TU-UAN TU-UAN )E%,#A )E%,#AN N . Tujua ujuan n Umum Umum// Ter&ujudnya sistem administrasi dan manajemen yang aik di )uskesmas Lidah Kulon 0. Tujua ujuan n Khu Khus sus Tersedianya pedoman dalam perencanaan kegiatan di )uskesmas Tersedianya ersedianya pedoman pedoman dalam dalam pencatata pencatatan n " pelaporan pelaporan"" dan e+aluasi e+aluasi -
-
kegiatan Terselenggaranya keutuhan *isik" sarana" dan prasarana yang sesuai standar di )uskesmas Lidah Kulon
%. RUANG L4NGKU) )E%,#AN Ruang lingkup pedoman administrasi dan manajemen )uskesmas adalah internal )uskesmas Lidah Kulon.
E. BATA2AN ,)ERA24,NAL 2istem administrasi dan manajemen )uskesmas adalah kegiatan yang meliputi perencanaan" pencatatan" pelaporan" dan e+aluasi yang dilaksanakan dalam rangka mendukung pelayanan UK# dan UK) di )uskesmas.
BAB II STANDAR KETENAGAAN
2
A.
KUAL454KA24 2U#BER %A6A #ANU24A .
Kepala 2u Bagian Tata Usaha" memiliki kuali*ikasi seagai erikut/ )endidikan minimal %7 di idang kesehatan )ernah mengikuti pelatihan kearsipan %apat mengoperasikan komputer
0.
Bendahara )uskesmas" memiliki kuali*ikasi seagai erikut/ #emahami alur perencanaan" pelaksanaan" dan
-
pelaporan
keuangan #emahami perpajakan
7.
)enanggung ja&a in+entaris " memiliki kuali*ikasi seagai erikut/ )ernah mengikuti pelatihan untuk pemantu pengurus arang %apat mengoperasikan aplikasi endahara arang -
3.
)enanggung -a&a 2istem 4n*ormasi )uskesmas" memiliki kuali*ikasi seagai erikut / %apat mengoperasikan komputer
8.
9.
2upir pusling" memiliki kuali*ikasi seagai erikut/ #emiliki 24# A )aham peta kota 2uraaya )ega&ai keersihan" memiliki kuali*ikasi seagai erikut/ )aham teknik pencegahan dan pengendalian lingkungan dan kaitannya dengan tugas sehari!hari
B.
%42TR4BU24 KETENAGAAN Unit Tata Usaha terdiri dari/ Kepala 2u Bagian Tata Usaha )emantu )engurus arang Tenaga 4T )ega&ai loket )ega&ai Rekam #edis Kasir 2upir pusling )ega&ai Keersihan )ega&ai jaga malam
1.
NO
1
2
3
-A%UAL KEG4ATAN
MINILOKAKARYA PUSKESMAS
BULAN
MINILOKAKARYA TAHUNAN
JANUARI
MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN I
MARET
MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN II
JUNI
MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN III
SEPTEMBER
MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN IV MINILOKAKARYA
DESEMBER JANUARI
3
FEBRUARI MARET APRIL MEI JUNI JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER 4
APEL
SETIAP HARI SENIN
BAB III STANDAR FASILITAS
A.
%ENA: RUANG LANTAI I
4
LANTAI II
5
B.
2TAN%AR 5A24L4TA2 . 2umer %aya #anusia No
Ketenagaan
Jumlah
)lh. Kasuag Tata Usaha
0
Bendahara
7
7
2arjana Kesehatan #asyarakat ;2K#<
3
2arjana Teknologi 4n*ormasi ;4T<
8
Rekam #edis
9
)ega&ai Loket
=
)emantu )engurus Barang
0
>
Kasir
?.
2opir
)ega&ai -aga #alam
@.
. )ega&ai Keersihan
0
2. Sarana an Pra!arana
"
No
Alat
Jumlah
Komputer
7
0
)rinter
7
-aringan 4nternet
3
Telephone
8
Listrik
9
Air Bersih
=
Amulance
8#B 07@@@k&h )%A#
BAB IV TATALAKSANA PELAANAN
A.
L4NGKU) KEG4ATAN . )erencanaan
#
)erencanaan adalah suatu proses kegiatan yang urut yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah kesehatan di &ilayah kerja )uskesmas dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan meman*aatkan sumer daya yang tersedia secara erhasil guna dan erdaya guna. 0.
)encatatan dan )elaporan )encatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu akti*itas dalam entuk tulisan di atas kertas" *ile komputer dan lain!lain . )elaporan adalah catatan yang memerikan in*ormasi tentang kegiatan
7.
tertentu dan hasilnya disampaikan kepada pihak yang terkait. #onitoring dan E+aluasi #onitoring adalah akti+itas untuk menjamin kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan rencana yang telah ditetapkan seelumnya dengan cara mengamati perkemangan kegiatan terseut. Kegiatan monitoring meliputi proses pengumpulan dan analisis in*ormasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara regular untuk melihat apakah kegiatan$program itu erjalan sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat$ditemui dapat diatasi ;:,<. E+aluasi adalah proses pengumpulan data" menganalisis in*ormasi" e*ekti+itas dan dampak dari suatu tahap keseluruhan program" termasuk menilai pencapaian program" mendeteksi dan menyelesaikan masalah serta merencanakan kegiatan yang akan datang ;:,<.
3.
Lokakarya #ini Bulanan Lokakarya #ini Bulanan
adalah
lokakarya
penggalangan
tim
yangdiselenggarakan tiap ulan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat 8.
terlaksananya
rencana
kegiatan
)uskemas
;R)K<"dengan
pengarah Kepala )uskesmas dan dihadiri seluruh )ega&ai )uskesmas. Lokakarya Triulanan Lintas 2ektor Lokakarya #ini triulanan adalah lokakarya yang dilakukan guna pemantauan pelaksanaan kerjasama lintas sektoral.
B.
#ET,%E %AN LANGKA: KEG4ATAN . )erencanaan A.
Tahap )ersiapan )uskesmas mempersiapkan / .
Tim )enyusun )erencanaan Tingkat )uskesmas ;)T)< dengan anggota pemegang program di )uskesmas
0.
2osialisasi )edoman )erencanaan Tingkat )uskesmas ;)T)< oleh Kepala )uskesmas
$
7.
)edoman yang harus dipelajari yaitu Keijakan Kementerian Kesehatan Repulik 4ndonesia serta pengarahan
%inas
Kesehatan )ro+insi dan Kaupaten$Kota B.
Tahap Analisa 2ituasi Tujuan/
memperoleh
in*ormasi
mengenai
keadaan
dan
permasalahan yang dihadapi )uskesmas melalui analisa data umum dan data khusus yang sudah dikumpulkan 1.
Tahap )enyusunan Rencana Usulan Kegiatan ;RUK< Tujuan/ .
#empertahankan kegiatan yang sudah dicapai pada periode seelumnya dan memperaiki program yang masih ermasalah
0.
#enyusun rencana kegiatan aru yang disesuaikan dengan kondisi kesehatan di &ilayah terseut dengan kemampuan )uskesmas
Langkah RUK/ .
0.
Analisa masalah" dengan tahapan/ a.
4denti*ikasi masalah
.
#enetapkan urutan prioritas masalah
c.
#erumuskan masalah
d.
#encari akar penyea masalah
e.
#enetapkan cara!cara pemecahan masalah
)enyusunan
RUK
upaya
kesehatan
&aji
dan
upaya
kesehatan pengemangan" meliputi/ a.
Kegiatan
tahun
yang
akan
datang
;kegiatan
rutin"
sarana$prasarana" operasional dan program hasil analisis masalah<. .
Keutuhan
2umer
%aya"
erdasarkan
ketersediaan
sumerdaya yang ada pada tahun ini. c.
Rekapitulasi RUK dan sumer daya yang diutuhkan ke dalam *ormat RUK )usksemas.
%.
Tahap )enyusunan Rencana )elaksanaan Kegiatan ;R)K< Langkah )enyusunan R)K/ .
#empelajari alokasi kegiatan dan iaya yang sudah disetujui
0.
#emandingkan aklokasi yang sudah disetujui dengan RUK yang diusulkan dan situasi pada saat penyusunan R)K.
7.
#enyusun rancangan a&al" rincian dan +olume kegiatan yang akan dilaksanakan serta sumer daya pendukung menurut ulan dan lokasi pelaksanaan.
%
3.
#engadakan
lokakarya
mini
tahunan
untuk
memahas
kesepakatan R)K. 8.
#emuat R)K yang telah disusun dalam entuk matriks.
0. )encatatan dan )elaporan a& )etugas merekap data dari register '& )etugas memasukkan dalam Blanko Laporan Bulanan (& )etugas meminta tandatangan kepada Kepala puskesmas d< )etugas menyerahkan laporan so*tcopy dan hardcopy pada petugas 4T )& )etugas 4T mengirimkan laporan ke Tata Usaha untuk dikirimkan ke %inas Kesehatan kota 2uraaya *< )etugas 4T merekap laporan yang tidak terkirim tepat &aktu g< )etugas 4T melaporkan hasil rekapitulasi kepada kepala puskesmas a. Kepala puskesmas memeri pengarahan kepada penanggung ja&a laporan 7. #onitoring dan E+aluasi )elaksanaan monitoring dan e+aluasi/ a< )enanggung ja&a program di )uskesmas melakukan e+aluasi pelayanan
dan
melaporkan
ke
Kepala
)uskesmas
dan
memandingkan kinerja program dengan target yang ingin dicapai" sehingga peraikan dapat dilakukan. < )uskesmas harus menyelenggarakan pertemuan sta* secara teratur dan erkala antara pimpinan atau penanggung ja&a dengan sta*$a&ahannya untuk mengindenti*ikasi" memahas masalah yang dihadapi" penyearan in*ormasi dan melakukan e+aluasi pelayanan )uskesmas. c< :asil pertemuan harus dicatat. :al!hal yang diicarakan dan disepakati dalam pertemuan dilengkapi dengan da*tar hadir. d< )emuktian erupa dokumen notulen rapat dan da*tar hadir. 3. L*+a+ar,a M-n- B/anan No
U!aian
Tujuan
Lo"a"a!#a $ini
Lo"a"a!#a $ini
Bulanan Pe!tama
Bulanan Rutin
a. %iketahuinya hasil kegiatan )uskesmas ulan lalu . %isampaikannya
a.#emantau pelaksanaan ),A )uskesmas .)emantauan hasil
hasil rapat dari
kerja petugas
Ka$Kota"
)uskesmas
Kecamatan"
dengan
eragai keijakan
memandingkan
10
dan program c. %iketahuinya
rencana kerja ulan lalu dari
hamatan$ masalah
setiap petugas
dalam pelaksanaan
dengan hasil
kegiatan ulan lalu d. %irumuskannya cara
kegiatannya c. #emandingkan
pemecahan masalah e. Tersusunnya
cakupan kegiatan dari daerah
rencana kerja ulan
inaan dengan
erikutnya
targetnya d.Tersusunnya rencana kerja 0
ulan erikutnya )uskesmas
)enyeleng gara
7
)elaksana
Bulan 4
Teratur" setiap ulan
an 3
#asukan
a. )enggalangan dalam
Tim a. Laporan hasil
entuk
dinamika
kegiatan ulan
kelompok
tentang
lalu . 4n*ormasi tentang
peran"
tanggung ja&a sta* dan
ke&enangan
)uskesmas . 4n*ormasi tentang keijakan" dan
program
konsep
erkaitan
aru
dengan
)uskesmas c. 4n*ormasi tentang tata
hasil rapat di Kaupaten$Kota c. 4n*ormasi tentang hasil rapat di Kecamatan d. 4n*ormasi tentang keijakan" program dan konsep aru
cara
penyusunan ),A 3
#asukan
d. )enggalangan dalam
Tim e. Laporan hasil kegiatan
entuk
dinamika
kelompok
tentang
peran"
ulan lalu *. 4n*ormasi tentang hasil rapat di Kaupaten$Kota g. 4n*ormasi tentang hasil
tanggung ja&a sta* dan
rapat di Kecamatan ke&enangan h. 4n*ormasi tentang
)uskesmas
keijakan" program dan
11
e. 4n*ormasi keijakan" dan
tentang
konsep aru
program
konsep
erkaitan
aru
dengan
)uskesmas *. 4n*ormasi tentang tata No
8
U!aian
)roses
cara
penyusunan ),A Lo"a"a!#a $ini
Lo"a"a!#a $ini Bulanan
Bulanan Pe!tama
Rutin
a. 4n+entarisasi
a. Analisis hamatan dan
kegiatan )uskesmas
masalah" antara lain
termasuk kegiatan
dengan
lapangan$daerah
mempergunakan)2. . Analisis sea masalah"
inaan. . Analisis ean kerja
khusus untuk mutu
tiap petugas. c. )emagian tugas
dikaitkan dengan kepatuhan terhadap
aru termasuk
standar pelayanan c. #erumuskan alternati*
tanggung ja&a daerah inaan d. )enyusunan
pemecahan masalah.
rencana kegiatan ;),A< tahunan erdasarkan Rencana )elaksanaan 9
Keluaran
Kegiatan ;R)K< a. ),A tahunan . Kesepakatan
Kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan
ersama untuk
Rencana kerja ulan yang
pelaksanaan
aru
kegiatan sesuai ),A c. #atriks pemagian tugas dan daerah inaan
8. L*+a+ar,a Tr-'/anan L-na! S)+*r No
U!aian
Lo"a"a!#a $ini
Lo"a"a!#a $ini T!i %ulanan
T!i %ulanan
Rutin
12
Pe!tama
Tujuan
a.%iahas
dan a. #endapatkan
kesepakatan
dipecahkan
rencana kerja lintas sektoral
secara ersama
dalam
lintas
mengemangkan
peran
serta
dalam
sektoral
masalah
dan
hamatan
yang
dihadapi. .Tersusunnya rencana
kerja
memina
masyarakat
idang kesehatan. . #engkaji hasil
dan
kegiatan
kerjasama lintas sektoral. c. Tersusunnya rencana kerja triulan erikutnya.
triulan erikutnya.
BAB V L&GISTIK
Keutuhan logistik kegiatan A%#EN didukung melalui dana seagai erikut / . -KN untuk pengadaan ATK 0. A)B% untuk pengadaan ATK" keutuhan ahan hais pakai dan perangkat keersihan" pemeliharaan alat" dan keutuhan opersional lainnya
13
BAB VI KESELA$ATAN SASARAN KEGIATAN'PR&GRA$
2ecara administrasi" keselamatan pasien meliputi/ . )enataan ruangan" tangga" kamar mandi sehingga risiko pasien jatuh dapat diminimalisir dan dapat mengakomodasi keutuhan disale 0. Rekam medis
14
BAB VII KESELA$ATAN KERJA
2ecara admen" perlu dilakukan/ . Usulan pelatihan ))4 agi )ega&ai 0. Usulan design angunan yang mencegah terjadinya in*eksi nosokomial
dan )engalaman. 9. %UK. =. Rekapitulasi cuti >. Arsip 2urat. ?. Rencana Keutuhan Tenaga. @. Uraian Tugas dan Tanggung -a&a 2etiap )ega&ai. 11. Rencana Kerja$)rogram Kerja. B
No 1
Keuangan a. )erda Tari* . Buku Kas Umum Pen(atatan 4n+entaris a. %a*tar$Kartu 4n+entaris Barang. . Usulan )ega&ai )engelola Barang$Asset. c. 2K Bendahara Barang
dan
Tidak ada
Tidak ada
Pela)o!an
Visualisasi Data
a. Laporan 4n+entaris
a.%ata Asset di masing Alat
Kesehatan. . Laporan Asset $2eluruh 4n+entaris
masing Ruangan. . %ata RKBU ;Rencana Keutuhan Barang Unit< dan R)TBU
Alat
)engadaan
;Rencana Tri&ulan
Kesehatan
Arang Unit< . )engurus c. %ata R)TBU. 2etiap 2emester. d. %ata 2tok Barang. Barang$Asset. c. Laporan Asset e. K4R. d. Buku Kendali %ata $2eluruh *. K4B. 2tok Barang. 4n+entaris Alat e. Buku %ata Terima Kesehatan Barang dan 2etiap Akhir )engeluaran Tahun. Barang. d. Laporan 5ungsi *. )enerimaan Barang dan Kondisi Alat dan 2tok Barang. Kesehatan.
1#
BAB I* PENUTUP
%engan disusunnya pedoman Admen
ini" diharapakan dapat menjadi
panduan agi semua pihak terkait" aik Kepala )uskesmas" )enanggung -a&a Admen" )enanggung ja&a )rogram" dan )elaksanan Kegiatan" sehingga proses )%1A dapat terlaksana dan menghasilkan output sesuai dengan harapan.