PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH)
PEDOMAN DASAR ADMINISTRASI ORGANISASI KEMAHASISWAAN JURUSAN ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN (PDAOKJE FT-UH) BAB I PENDAHULUAN
I.1 I.1 Lata Latarr Bel Belak akan ang g OKJE FT-UH adalah Organisasi Kemahasiswaan di lingkungan Jurusan Elektro yang bertujuan sebagai wahana dan sarana pengembangan diri mahasiswa kearah peningkatan peningkatan ketakwaan ketakwaan kepada Tuhan Yang Yang Maha Esa, perluasan perluasan wawasan, pencapaian profesionalisme, peningkatan kecendikiawanan, integritas kepribadian, dan pengabdian masyarakat, sebagaimana termaktub dalam PDOKJE FT-UH. Pencapaian tujuan OKJE FT-UH dapat dilakukan apabila kerjasama semua unsur yang ada dalam organisasi organisasi ini berjalan dengan baik dan lancar. lancar. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerjasama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efektif dan efisien. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. tertentu. Pengendalian Pengendalian proses proses kerja sama disusun disusun dalam pedoman administras administrasii yang merupakan bagian dari organisasi secara umum. Menging Mengingat at adanya adanya kebutuh kebutuhan an dan tuntut tuntutan an perkem perkembang bangan an organi organisas sasii yang yang semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan pembuatan pedoman administrasi OKJE FT-UH. PDAOKJE FT-UH ini berlaku selama 3 tahun (2009-2011).
I.2 Tujuan Pedoma Pedoman n dasar dasar admini administr strasi asi OKJE OKJE FT-UH FT-UH bertuj bertujuan uan sebagai sebagai acuan acuan dasar dasar dalam pengelolaan administrasi OKJE FT-UH dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi organisasi. I.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman dasar administrasi ini mencakup : 1. Administrasi Ke Kesekretariatan 2. Administrasi Persuratan 3. Administrasi Keuangan 4. Proposal dan laporan pertanggung jawaban
BAB II PENGERTIAN ADMINISTRASI
Banyak pengertian administrasi yang diberikan oleh para ahli administrasi, namun secara umum administrasi adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan sebagai pengendalian usah usahaa kerja kerjasa sama ma seke sekelo lomp mpok ok manu manusi siaa untu untuk k menc mencapa apaii tuju tujuan an bers bersam amaa yang yang tela telah h ditetapkan. Dalam Dalam perkem perkembang banganny annya, a, banyak banyak ahli ahli yang yang menyeb menyebut ut bahwa bahwa admini administr strasi asi kini kini menjadi suatu disiplin ilmu dan ada juga yang mengatakan bahwa administrasi itu adalah seni. Administrasi disebut sebagai disiplin ilmu yang berdiri sendiri karena memenuhi syarat yang diminta suatu disiplin ilmu sebagai ilmu pengetahuan yang mandiri yaitu : 1. Admi Admini nist stra rasi si mem memil ilik ikii obje objek k mate materi riaa yait yaitu u manus manusia ia,, arti artiny nyaa manus manusia ia mer merupa upakan kan pokok masalah yang dibahas. 2. Admi Admini nist strrasi asi memi memili liki ki obje objek k form forma, a, art artinya inya admi admini nisstras trasii meru merupa paka kan n suat suatu u penyelenggaraan. Baik penyelenggaraan yang bermula dari perencanaan sampai pada evaluasi. 3. Admi Admini nist stra rasi si dite diteri rima ma seca secara ra univ univer ersa sall di di sel selur uruh uh duni duniaa 4. Admi Admini nist strrasi asi dap dapat at dipe dipellajar ajarii dan dan diaj diajar arka kan. n. Administrasi mempunyai sistematika yang khas, administrasi suatu kelompok 5. atau organisasi tidaklah sama dan administrasi dapat berubah sesuai ruang dan waktu. Admini Administr strasi asi juga disebut disebut sebagai sebagai seni seni karena karena dalam adminis administr trasi asi juga dikenal dikenal berbagai cipta, rasa, dan karsa seorang administrator (pelaksana administrasi). Hal tersebut mempengaruhi anggota organisasinya, cara kerja, membuat perubahan administrasi secara baik, baik, benar, benar, dan indah indah penyele penyelengga nggaraa raanny nnya, a, rekaya rekayasa sa keadaan keadaan,, yang yang mengika mengikatt tanpa tanpa paksaan. paksaan. Administr Administrasi asi memiliki memiliki seni merencanakan, seni membiayai, membiayai, seni mengatur, mengatur, seni mengurus, seni menyelenggarakan berbagai kegiatan baik rutin maupun insidentil. Secara umum seni administrasi merupakan kemampuan dan kemahiran seseorang untuk mewujudkan berbagai strategi pemecahan masalah, masalah, bagaimana bagaimana mengidentifi mengidentifikasi, kasi, bagaimana solusinya, memikirkan pembiayaanya, pengkoordinasian dan evaluasi.
BAB III ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN III.1
PENGERTIAN Administrasi Kesekretariatan adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan sekretariat, persuratan, pengadaan dan pencatatan barang-barang milik organisasi serta keuangan. III.2 KESEKRETARIATAN III.2.1 Sekretariat 1. Pengertian Sekretariat Sekretariat merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya sebagai sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi, informasi organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan, kebijakan, penghubung dengan anggota masyarakat. 2. Alat-alat Sekretariat Dalam pelaksanaan kegiatan sekretariat diperlukan alat-alat antara lain ; komputer, stempel, papan nama, lemari, rak buku, meja, kursi, papan tulis dan lain-lain. 3. Pengelolaan alat Sekretariat Fungsi Sekretariat yaitu sebagai tempat: a. 1) Menangani dan melayani fungsi sekretariat. Melaksanakan administrasi organisasi. 2) Mengagendakan dan melaksanakan persidangan/rapat rutin 3) 4) Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidentil 5) Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program 6) Melaksanakan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/komunikasi organisasi 7) Mengkoordinasi anggoa.
b.
Pengaturan Sekretariat Agar sekretariat Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin dapat berfungsi secara optimal, maka perlu dibuat pengaturan tentang sekretariat yang meliputi letak, bangunan dan sumber daya manusianya. 1) Letak sekretariat Fungsi-fungsi Sekretariat dapat dijalankan apabila Sekretariat OKJE FTUH terletak pada tempat yang strategis, mudah dijangkau dengan keadaan lingkungan yang kondusif. 2) Bangunan/ruangan Bangunan sekretariat OKJE FT-UH hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan kegiatan-kegiatan lainnya. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Ruangan yang memadai b. Kelengkapan peralatan sekretariat. c. Kesehatan, kebersihan dan kerapian sekretariat. 3) Sumber daya manusia Salah satu faktor penting dalam pengelolaan sekretariat adalah tenaga pengelola. OKJE FT-UH memiliki sekretariat eksekutif yang secara khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif dalam keseharian.
III.2.2 Inventaris Organisasi 1. Pengertian Inventaris Organisasi adalah sesuatu yang menjadi milik organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam yaitu : a. Inventaris permanen, yaitu kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan, seperti gedung, lemari, papan tulis dan lain-lain. b. Inventaris tidak permanen, yaitu kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti amplop, kertas dan lain-lain. 2. Pengelolaan Inventaris a. Inventaris dalam bentuk apapun digunakan untuk kepentingan OKJE FT-UH. b. Untuk mengontrol inventaris perlu dibuat daftar inventaris dalam sebuah buku khusus (buku inventaris). c. Pengelolaan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh anggota yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. d. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi slip peminjaman dan buku khusus peminjaman inventaris e. Inventaris OKJE FT-UH yang berada dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggung jawabkan kepada ketua umum HME FT-UH. Format slip peminjaman : SLIP PEMINJAMAN
LOGO OKJE
SAYA YANG BERTANDA TANGAN DI BAWAH INI NAMA : …………. ORGANISASI : …………. MEMINJAM INVENTARIS OKJE FT-UH BERUPA………………DALAM KEADAAN……………….DARI (HARI/TANGGAL)……………..SAMPAI PADA (HARI/TANGGAL)…………….DAN MEMBERIKAN JAMINAN BERUPA……..DAN BERTANGGUNG JAWAB ATAS INVENTARIS HME FT-UH YANG TERSEBUT DI ATAS.
MENGETAHUI, KOMPARTEMEN KESEKREARIAAN OKJE FT-UH PERIODE 20..../20…
PEMINJAM
(
)
( nama / jabatan )
NB : PENGEMBALIAN INVENTARIS YANG DIPINJAM MENYERTAKAN SLIP PEMINJAMAN
Format peminjaman Inventaris :
No.
Nama Nama Barang peminjam
f.
Alamat peminjam
Nomor Inventaris
Tanggal Peminja man
Tangga Pengemba lian
Jaminan
Tanda Tangan
Pengelolaan inventaris UKM milik HME FT-UH diaur tersendiri oleh UKM tersebut.
III.2.3 Buku-Buku Organisasi
ket
1. Buku Agenda Surat Buku agenda surat adalah buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan surat-surat keluar. Format untuk surat masuk :
No.
Nomor Surat
Tanggal masuk
Dari
Perihal
Tanda Tangan
Ket
1
2
3
4
5
6
7
Format untuk surat keluar : No.
Nomor Surat
Tanggal Keluar
Tujuan
Perihal
Tanda Tangan
Ket
1
2
3
4
5
6
7
Keterangan kolom 1. Untuk menuliskan nomor urut surat keluar/masuk 2. Untuk menuliskan Nomor persuratan yang diterima/yang dikirimkan 3. Untuk menuliskan tanggal dikirmnya surat keluar/diterimanya surat masuk 4. Dari mana surat itu berasal untuk surat masuk/tujuan surat keluar tersebut. 5. Perihal atau maksud isi surat, ditulis singkat dan jelas. 6. Tanda tangan pengirim surat untuk surat masuk dan tanda tangan penerima surat untuk surat keluar. 7. Keterangan, biasanya menjelaskan tempat pelaksanaan dan hal-hal lain yang dianggap perlu. 2. Buku Sidang/Notulensi Buku sidang/notulensi adalah buku yang dipergunakan oleh Pimpinan Sidang ketika sidang berlangsung. Buku ini digunakan untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu oleh pimpinan sidang atau orang lain yang ditugaskan untuk itu. Hal-hal penting yang terdapat dalam notulensi akan dituangkan dalam sebuah risalah rapat dengan format sebagai berikut : LOGO OKJE
RISALAH RAPAT HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE 20…/20…
Hari/Tanggal Waktu Agenda Rapat
: : :
Notulen Kesimpulan Rapat
: :
Hal lain yang dianggap perlu
:
Mengetahui
Pim inan Ra at
3. Buku Presensi Rapat Buku presensi rapat adalah buku yang memuat daftar hadir peserta rapat yang diadakan oleh pengurus HME FT-UH atau pengurus DMME FT-UH dalam setiap rapatnya. Format kolomnya :
No.
Nama
Jabatan/Angkatan
Tanda Tangan
Keterangan
1
2
3
4
5
Keterangan Kolom: 1. Nomor urut kehadiran peserta rapat 2. Nama lengkap peserta rapat 3. Jabatan struktural dalam kepengurusan atau angkatan di OKJE FT-UH. 4. Tanda tangan peserta rapat 5. Hal-hal lain yang dianggap perlu
4. Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Format kolomnya : No.
Nomor Surat
Tanggal Keluar
Tujuan
Perihal
1
2
3
4
5
Ket 7
Keterangan kolom : 1. Nomor urut surat 2. Nomor surat sesuai dengan kaidah persuratan OKJE FT-UH 3. Tanggal dilakukan pengiriman surat 4. Tujuan/alamat surat keluar 5. Perihal/maksud surat keluar itu 6. Tanda tangan/paraf penerima surat 7. Hal-hal lain yang dianggap perlu. Format tanda terima surat : TANDA TERIMA SURAT LOGO OKJE TELAH TERIMA SURAT DARI.............DENGAN NOMOR….. PADA HARI………..TANGGAL…………YANG DITUJUKAN KEPADA ORGANISASI/ INSTANSI…………………….
PENGIRIM
(
NAMA
PENERIMA
)
(
NAMA
)
5. Buku Inventaris Buku inventaris adalah buku yang memuat semua data mengenai inventaris organisasi yang sifatnya permanen Format buku inventaris :
No.
Kode barang
1
2
Nama Barang 3
Bahan/Merk
Jumlah Barang
4
Barang
5
Keterangan
6
7
Keterangan kolom: 1. No urut barang 2. Kode barang 3. Nama barang 4. Bahan/ merek dari pada barang 5. Jumlah barang persatuan 6. Gambar barang 7. Keterangan kondisi barang 6. Buku Induk Buku induk adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi yang senantiasa diperbaharui setiap periode kepengurusan. Buku induk memuat data seperti: Data pribadi pengurus HME FT-UH Data jumlah anggota • Data potensi anggota • Lain-lain yang dianggap perlu. • •
7. Buku Catatan Kegiatan Buku catatan kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan. Format kolomnya :
No.
Tanggal
Nama Kegiatan
Pelaksana
Tempat
Ket
1
2
3
4
5
6
Keterangan kolom : 1. Nomor urut 2. Tanggal, bulan dan tahun pelaksanaan 3. Nama kegiatan yang dilaksanakan 4. Pelaksana kegiatan (kompartemen / kel. Khusus) 5. Nama Tempat/Gedung/Lokasi 6. Mencatat hal penting. III.2.4 Dokumen Organisasi 1. Pengertian Dokumen adalah semua tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian yang terjadi dalam suatu organisasi. 2. Bentuk-bentuk dokumen a. Gambar/foto. b. Arsip
c.
Surat kabar, buku, majalah, dll.
Pengelolaan Dokumen Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan pengelolaan inventaris. b. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi juga dipakai menyusun laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah. c. Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi. 3. a.
III.2.5 Arsip 1. Pengertian Arsip adalah dokumen yang menyangkut kepentingan organisasi yang disimpan secara sistematis karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Arsip berbeda dengan dokumen, dimana dokumen digunakan dalam satu periode kepengurusan tetapi tetap disimpan sebagai bukti yang sah dari suatu peristiwa atau kejadian yang sewaktu-waktu dapat digunakan, sedangkan arsip selalu atau lebih sering dipakai dalam suatu periode kepengurusan. 2. Bentuk- bentuk arsip a. Surat b. Laporan pertanggungjawaban c. Buku-buku laporan, makalah dll. 3. Pengelolaan Sistem Pengarsipan • a. Sistem Subyek (Subject Filling); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi. b. Sistem tanggal (Cronological Filling); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat atau arsip. c. Sistem nomor (Nomerical Filling); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan nomor urut arsip. Penyusutan Arsip • a. Tujuan penyusutan Arsip Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan, penyusutan arsip berguna untuk : 1. Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. 2. Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan maupun peralatan. b. Tata cara penyusutan arsip Penyusutan arsip dilakukan dengan peritmbangan : 1. Nilai administratif, yaitu nilai yang berkaitan dengan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari Nilai kegunaan, yaitu nilai yang mempunyai daya 2. pembuktian di bidang keuangan Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah 3. dan historis yang kemudian hari akan sangat bernilai 4. Usia arsip, penyusutan arsip dilakukan dengan cara : a. Penjilidan b. Pemusnahan arsip c. Penyerahan arsip kepada arsip nasional/arsip daerah. Peminjaman arsip seperti dijelaskan pada poin peminjaman • inventaris.
BAB IV ADMNISTRASI PERSURATAN IV.1
Pengertian Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku dalam surat-menyurat. Administrasi persuratan adalah segala sesuatu yang menyangkut pengelolaan persuratan dalam suatu organisasi.
IV.2
Fungsi Surat Adapun fungsi surat adalah sebagai berikut : 1. Alat komunikasi tertulis. 2. Tanda bukti tertulis 3. Alat pengingat 4. Pedoman untuk bertindak 5. Keterangan 6. Duta atau wakil organisasi 7. Dokumentasi historis suatu kegiatan
IV.3
Jenis dan Bentuk Surat OKJE FT-UH adalah organisai formal, maka dalam pelaksanaan kinerja dan roda organisasi, persuratan merupakan hal mutlak yang harus dilaksanakan sebagai legalitas formal atau bukti keabsahan suatu kebijakan yang dilaksanakan oleh organisasi.
IV.3.1 Penggolongan Surat 1) Surat Menurut Isi dan Maksudnya a) Surat biasa b) Surat keputusan c) Surat ketetapan d) Surat rekomendasi e) Surat mandat f) Surat penugasan g) Surat keterangan h) Surat pernyataan
2) a) b)
c)
d) e)
f)
3)
Surat Menurut Wujud Kartu Pos, yaitu surat berbentuk kartu dengan ukuran 10 cm x 15 cm. Warkat Pos, yaitu surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat yang apabila dilipat akan berbentuk amplop dan tidak boleh diisi apapun kedalam amplopnya. Telegram, Teleks, E-Mail dan Faximille yaitu surat yang dapat dikirim melalui jaringan telekomunikasi. Surat Bersampul, yaitu surat yang terdiri dari kertas surat beserta sampulnya. Memo dan Nota, yaitu surat yang dipakai untuk keperluan intern suatu organisasi. Surat Tanda Bukti, yaitu surat khusus yang umumnya berbentuk formulir yang dipakai umtuk tanda bukti suatu kegiatan antara dua belah pihak atau membuktikan keabsahan suatu hal.
Surat Menurut Keamanan Isinya. a) Surat sangat rahasia (vital), yaitu surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK, surat perjanjian, dan hasil-hasil penelitian.
b)
Surat rahasia (penting), yaitu surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari tempat lain seperti peraturan-peraturan organisasi. c) Surat biasa, yaitu surat yang memiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan. d) Surat tidak penting, yaitu surat yang sudah habis masa kegunaannya seperti undangan dsb. 4)
Surat Menurut Banyaknya Sasaran yang Dituju a) Surat biasa, yaitu surat yang ditujukan kepada satu atau beberapa orang/organisasi. b) Surat edaran dan surat pengumuman, yaitu surat yang ditujukan kepada orang atau organisasi yang banyak (khalayak ramai).
5)
Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya a) Surat biasa, yaitu surat yang diberlakukan secara biasa/tidak diistimewakan. Kata biasa ini mengandung pengertian ‘tidak perlu cepat-cepat dikirim’ atau ‘tidak harus segera dibalas’. Surat segera/ekspres, yaitu surat yang memerlukan b) penyelesaian dengan segera, tetapi tidak se-urgent surat kilat. c) Surat kilat, yaitu surat yang memerlukan penyelesaian sangat segera dan harus didahulukan penanganannya daripada surat-surat yang lain.
Adapun jenis-jenis dan penjelasan surat yang digunakan di lingkup OKJE FTUH yaitu : Surat Biasa Format Bentuk Surat Biasa: a.
KOP SURAT
Nomor Lampiran Perihal
: .............................. : .............................. : ..............................
Kepada Yth. .............................. DiTempat Assalamualaikum Wr. Wb __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
Wassalamualaikum Wr.Wb Makassar, (TGL-BULAN-TAHUN) ________________ ________________ ________________ ________________
................................... ......................
b.
.............................. .........................
Surat Keputusan (SK) Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup OKJE FT-UH yang mengatur dan mengikat internal lembaga tersebut. Surat Keputusan ini memuat : a) Pembentukan, pengaturan, pengesahan, perubahan statute atau pembubaran suatu organisasi, badan, panitia, tim kerja dan lain-lainnya. b) Mengesahkan petunjuk pelaksanaan suatu peraturan. c) Penunjukan, pengangkatan, dan pemberhentian anggota organisasi pada suatu posisi struktural dan sebagainya. d) Penetapan hal-hal yang bersifat umum dan prinsipal dalam rangka kebijakan organisasi.
Contoh Bentuk Surat Keputusan:
KOP SURAT
SURAT KEPUTUSAN NOMOR : ………………………………… TENTANG ……………………………………………………………..
Dengan rahmat Allah SWT. Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin, setelah : MENIMBANG MENGINGAT MEMPERHATIKAN
: ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ………………………………………………………………………
MENETAPKAN
: MEMUTUSKAN : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : ........................................*
PERTAMA KEDUA KETIGA
___________________ ___________________ ___________________ ___________________ KOP SURAT
Nama terang SURAT KETETAPAN Nama terang* jabatan NOMOR : ………………………………… jabatan TENTANG Tembusan : …………………………………………………………….. 1. ………….. 2. ………….. Dengan rahmat Allah SWT. Pengurus.............................................................................., setelah : 3. ………….. 4. ………….. MENIMBANG : ……………………………………………………………………… MENGINGAT : ……………………………………………………………………… *hanya berlaku di MME dan Tiga ko lom tangan di MME dipakai ……………………………………………………………………… MEMPERHATIKAN : tanda MEMUTUSAKAN
: MENETAPAKAN
PERTAMA : ……………………………………………………………………… KEDUA : ……………………………………………………………………… KETIGA : ……………………………………………………………………… Ditetapkan di : ………………………… Pada Tanggal : ………………………… Pukul : .......................................*
c.
Surat Ketetapan Surat Ketetapan dikeluarkan oleh pejabat tinggi lembaga dalam lingkup ___________________ OKJE FT-UH kecuali HME FT-UH yang mengatur dan mengikat eksternal ___________________ lembaga tersebut. ___________________ ___________________ Contoh surat ketetapan
…………………….. ………………….. Tembusan : 1. ………….. 2. ………….. 3. ………….. 4. …………..
*hanya digunakan di MME dan Tiga ko lom Tanda tangan juga
……………………* ………………..
d.
Surat Rekomendasi (SR) Surat Rekomendasi adalah surat yang menyatakan, menguatkan, membenarkan dsb bahwa pihak yang disebut dapat dipercaya, baik, dsb. Contoh Bentuk Surat Rekomendasi:
KOP SURAT SURAT REKOMENDASI Nomor : ………………………………
Assalamualaikum Wr. Wb.
…………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………............ …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr. Wb.
Tempat, tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE ...../......
Nama terang jabatan
Nama terang jabatan
Tembusan: 1. …………………….. 2. ……………………..
Surat Mandat (SM) Surat Mandat adalah surat pelimpahan wewenang / penyerahan wewenang kepada pihak tertentu yang dikeluarkan oleh ketua HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH. Contoh Bentuk Surat Mandat: e.
Kop surat
SURAT MANDAT Nomor : ……………………………….
Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ……………………………….. maka saya selaku Ketua...................Periode ........... memberikan mandat kepada Saudara : Nama : …………………………….. Jabatan : …………………………….. Sebagai Pejabat Sementara ……………………………….. terhitung mulai tanggal …………….. sampai ……………….. Demikian surat mandat ini dibuat untuk dipergun akan sebagaimana mestinya. Tempt, tgl-bln-thn PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE....../..............
Nama terang Ketua Tembusan: 1. ………………………… 2. ………………………… 3. ………………………… 4. …………………………
f.
Surat Tugas surat tugas adalah surat yang menerangkan bahwa orang yang diberi tugas itu diperintahkan atau diberi tugas untuk menjalankan sesuatu. Surat penugasan hanya dikeluarkan oleh pengurus inti HME FT-UH. KOP SURAT SURAT TUGAS Nomor : ……………………………….
Sehubungan dengan sesuatu dan lain hal yang sangat penting dari ……………………………….. maka saya selaku...................Periode ........... memberikan tugas kepada Saudara/i : Nama : …………………………….. Jabatan : …………………………….. Untuk bertugas sementara waktu sebagai ……………………… terhitung mulai tanggal …………….. sampai ……………….. Demikian surat penugasan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Tempat, tgl-bln-thn. PENGURUS ______________________ FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE....../..............
Nama terang Ketua Tembusan: 1. Ketua DMME FT-UH 2. Ketua Umum HME FT-UH
g. Surat Keterangan (SKET) Surat Keterangan adalah surat yang menerangkan atau menjelaskan tentang keadaan seseorang atau sesuatu. Surat keterangan hanya dikeluarkan oleh Ketua Umum HME FT-UH. Contoh Bentuk Surat Keterangan: Kop surat
SURAT KETERANGAN Nomor : ……………………………… Assalamu Alaikum Wr.Wb.
…………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………............ …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr. Wb.
Tempat, tgl-bln-thn PENGURUS HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN PERIODE ....../.......
Nama terang Ketua Umum
h. Surat Pernyataan (SP)
1. Surat pernyataan individu adalah surat pernyataan yang dikeluarkan dan ditandatangani langsung oleh orang anggota OKJE FT-UH Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr.Wb.
…………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………............ …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikum Wr. Wb.
TEMPAT, TANGGAL –BULAN- TAHUN YANG MEMBUAT PERNYATAAN
Nama terang
2. Surat Pernyataan organisasi adalah surat dikeluarkan secara kelembagaan OKJE FT-UH (HME FT-UH dan DMME FT-UH) yang ditandatangani oleh Ketua Umum HME FT-UH atauKetua DMME FT-UH. Contoh Bentuk Surat Keterangan: KOP SURAT
SURAT PERNYATAAN Assalamu Alaikum Wr.Wb.
…………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………............ …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………… Wassalamualaikaum Wr.Wb.
TEMPAT, TANGGAL –BULAN- TAHUN _________________ _________________ _________________ _________________
Nama terang jabatan
Berikut penjelasan tentang bagian-bagian surat yang digambarkan pada format surat diatas 1). Kop Surat Kop surat merupakan ciri khas dari sistem administrasi persuratan sebuah lembaga. Sebuah lembaga yang mapan memiliki kop surat yang paten. Pada kop surat ditulis hal-hal yang berhubungan dengan identitas organisasi seperti nama organisasi, alamat, nomor telepon/faksimili, email, dan
logo organisasi. Kop surat ini berlaku untuk semua jenis surat. Adapun susunan atau tata letak kop surat yang digunakan di OKJE FT-UH yaitu : Logo OKJE FT-UH ditempatkan di sudut kiri atas. Nama Lembaga/Institusi, di sebelah kanan logo. Dengan besar huruf 14, jenis huruf times new roman dan dicetak tebal. Alamat Sekretariat, Nomor Telepon/Faksimili (kalau ada), Nomor Kotak Pos, website dan Email ditempatkan di bawah tulisan Nama Lembaga/Institusi dengan besar huruf 9, jenis huruf times new roman Nama lembaga dan alamat sekretariat diletakkan rata tengah dengan spasi 1 Untuk kegiatan yang dikeluarkan oleh HME FT-UH, logo kepanitiaan diletakkan di sudut kanan atas. Adapun penempatan tulisan dapat dilihat sebagai berikut.
HIMPUNAN MAHASISWA ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN Sekertariat : Gedung POMD Lt.2 Fakultas Teknik Univesitas Hasanuddin 90245
[email protected]/www.okje-ftuh.org
2) Kepala Surat Keputusan, Ketetapan, Mandat, Pernyataan, Keterangan, Tugas, dan Rekomendasi. Ditulis tebal bergaris bawah dengan huruf kapital semua. Contoh: SURAT KEPUTUSAN 3) Nomor Surat Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena kegunaanya sebagai berikut: a) Untuk memudahkan pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuannya kembali. b) Untuk perihal, kepentingan, dan waktu yang sama menggunakan nomor surat yang sama. c) Untuk penunjukkan sumber dalam kegiatan suratmenyurat dengan cara menunjuk nomor surat yang dibalas atau ditindaklanjuti. Format nomor surat: NOMOR : NOMOR URUT/KODE SURAT/KODE KEPANITIAAN/KODE LEMBAGA/BULAN/TAHUN
1. Nomor urut Nomor urut ini menunjukkan jumlah surat yang telah dikeluarkan (untuk setiap jenis surat) yang terdiri atas 3 (tiga) digit. 2. Kode surat ini menunjukkan jenis surat. Berikut kode-kode yang digunakan yaitu : Kode “A” berarti surat keluar intern OKJE FT-UH Kode “B” berarti surat keluar ekstern OKJE FT-UH Kode “SK ” berarti Surat Keputusan dalam lingkup HME FT-UH Kode “TUS” berarti Surat Keputusan dalam lingkup DMME FT-UH dan MME FT-UH Kode “TAP” berarti Surat Ketetapan Kode “SR ” berarti Surat Rekomendasi Kode “SM” berarti Surat Mandat Kode “SKET” berarti Surat Keterangan •
•
•
•
• •
• •
Kode “SP” berarti Surat Pernyataan. Kode “ST” berarti Surat Tugas.
• •
3. Kode kepanitiaan Ditambahkan setelah kode surat jika terdapat kegiatan yang bersifat kepanitiaan. 4. Kode lembaga Kode induk lembaga yaitu OKJE FT-UH (Organisasi Kemhasiwaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin). Contoh: “HME FT-UH” dan “DMME FT-UH” 5. Kode bulan Kode bulan menunjukkan waktu (bulan) surat tersebut dikeluarkan yang ditulis dengan angka Romawi. 6. Kode tahun Masehi. Kode tahun meunjukkan waktu (tahun) surat tersebut dikeluarkan yang dtulis utuh sesuai tahunnya (misal ; 2006, 2007, dst,). Contoh nomor surat: Nomor : 001/SK/HME FT-UH/VI/2008 Contoh nomor surat kepanitiaan: Nomor : 001/SK/PPDA/HME FT-UH/VI/2008 4) Lampiran Surat Lampiran surat merupakan kelengkapan sebuah surat. Surat yang mempunyai lampiran mengemban dua fungsi yaitu menyampaikan maksud tertentu dan sebagai pengantar untuk lampirannya. Oleh sebab itu, sesuatu yang dilampirkan seperti brosur, kwitansi, faktur, daftar peminjaman/permohonan barang, atau dokumen lainnya, harus disebutkan dalam surat. Contoh Lampiran Lampiran : 1 Lembar Lampiran : 1 Berkas 5) Perihal Surat Perihal/Hal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada pembaca surat tentang pokok dan maksud dibuatnya suatu surat. Perihal menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas. •
Pada surat biasa
tulisan perihal digarisbawahi dan ditebalkan. contoh : Perihal
: Permohonan Kesediaan Membawakan Materi
Perihal (tentang) keputusan dan ketetapan dibuat dengan huruf kapital semuanya dan ditebalkan co ntoh : TENTANG SUSUSAN PANITIA PELAKSANA PROGRAM PENGEMBANGAN DIRI PAKET A KE XVIII •
6) Tempat/ Daerah dan tanggal dikeluarkannya surat. Penulisan tanggal, bulan, dan tahun pada surat resmi harus lengkap, tidak boleh disingkat atau divariasikan. Nama bulan tidak boleh diganti angka, karena hal tersebut tidak berlaku untuk surat resmi. Penulisan secara lengkap ini diperlukan untuk menghindari kekeliruan atau hal lain yang merugikan. Untuk surat berbentuk lurus (full block style), penulisan tanggal di tempatkan setelah kop sebelum nomor surat. Sedangkan untuk surat bentuk setengah lurus (semi block style) penulisan tanggal ditempatkan di sebelah
kanan sebelum atau sejajar nomor surat atau sebelah kanan setelah salam penutup, sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat. Di lingkungan OKJE FT-UH, penempatan tanggal yang digunakan yaitu sebelah kanan setelah salam penutup, sebelum nama organisasi/unit organisasi yang mengeluarkan surat karena jenis surat yang digunakan di OKJE FT - UH yaitu bentuk setengah lurus (semi block style). 7) Alamat Tujuan Surat Alamat tujuan merupakan kepada siapa surat tersebut hendak ditujukan. Nama orang atau instansi yang ditujukan surat tersebut ditulis tebal (bold). Contoh : Kepada Yang Terhormat Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin DiMakassar 8) Nama Organisasi yang Mengeluarkan Surat Nama organisasi atau unit organisasi yang mengeluarkan surat di tempatkan di bagian tengah kertas. Penulisannya dengan huruf biasa tebal (bold) Contoh : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 9) Nama, Tandatangan, Jabatan Penanggung Jawab dan Stempel Posisi jabatan organisasi penanda tangan surat, semakin ke kiri semakin tinggi jabatan strukturalnya. Jika hanya staf ketua dan sekretaris yang bertandatangan, maka ketua sebelah kiri dan sekretaris di sebelah kanannya Nama penanggung jawab ditulis dengan huruf Kapital tebal (bold) bergaris bawah, kemudian jabatan ditulis di bawah nama penanggung jawab dengan huruf biasa yang tebal (bold), kemudian tandatangan dibubuhkan tepat di bagian atas nama yang bersangkutan. Pembubuhan stempel organisasi : Posisi stempel dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan, sedikit menyentuh di atas tanda tangan sekretaris (bila hanya ada tanda tangan ketua dan sekretaris) dan tidak dibubuhkan di bagian tandatangan ketua. Bila surat tersebut ditandatangani • oleh lebih dari satu jabatan struktural dan organisasi yang berbeda, maka stempel dibubuhkan di sebelah kiri, sedikit menyentuh di atas tandatangan masing-masing (hanya masing-masimg organisasi/unit organisasi saja yang bertandatangan, tanpa tandatangan sekretaris). Contoh 1 : Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 •
STEMPEL ORGANISASI LOMPO RAMOS E. Ketua Umum
RAMA PERDANA Sekretaris Umum
Contoh 2: Pengurus Himpunan Mahasiswa Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin Periode 2008/2009 STEMPEL STEMPEL ORGANISASI LOMPO RAMOS E. Ketua Umum
Panitia Pelaksana PPD-I HME FT-UH 2008 STEMPEL KAPANITIAAN SYAMSUL BAHRI THASIM Ketua
Mengetahui, Ketua Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin
STEMPEL INSTITUSI DR. I R. ZAHIR ZAINUDDIN, MT NIP. 130 936 995
10) Tembusan Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila salinan surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan. Kadang-kadang ada pejabat atau pihak tertentu yang harus mengetahui terbitnya surat karena surat tersebut menyangkut bidang tugasnya sehingga kepadanya perlu diberikan tembusan. Adapun cara penulisan tembusan sebagai berikut : Penulisannya ditempatkan di sebelah kiri bawah kertas surat pada margin kiri, lurus ke atas dengan nomor surat. Urutan tembusan dimulai dari jabatan tertinggi. Tembusan yang objeknya hanya satu, maka penulisannya sebaris atau sejajar dengan notasinya Contoh : Tembusan : Ketua DMME FT-UH Tembusan yang objeknya lebih dari satu, maka penulisannya berderet • kebawah dan diberi nomor urut. •
•
•
Contoh : Tembusan : 1. 2. 3.
Ketua Jurusan Elektro FT-UH Ketua DMME FT-UH Arsip
11) Bagian bagian surat keputusan dan ketetapan. Konsideran • Konsideran biasanya terdiri dari :
Kata “Menimbang” yang diikuti uraian kalimat mengenai pertimbangan / tujuan / kepentingan / alasan hingga perlu dikeluarkan surat keputusan/ketetapan. Kata “Mengingat” yang diikuti dasar oleh dasar peraturan yang ada hubungannya dengan pembuatan keputusan/ketetapan sehingga pengeluaran keputusan dapat dipertanggungjawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat. Selanjutnya, sekiranya diperlukan masih dapat ditambah dengan kata “Memperhatikan” yang diikuti oleh uraian mengenai ketentuanketentuan atau dicantumkan jenis tulisan dinas atau pendapat pejabat atau kejadian tentang yang perlu diperhatikan dalam pembuatan keputusan/ketetapan.
Diktum Diktum diawali dengan kata “Memutuskan” atau “Menetapakan”, selanjutnya menguraikan diktum tersebut. Apabila diktum tersebut memuat uraian yang perlu dilampirkan, maka pada halaman terakhir dari lampiran tersebut harus ditandatangani pula oleh pejabat yang mengeluarkan keputusan. •
•
Kaki Surat Keputusan yang
terdiri dari : Tempat dimana surat keputusan tersebut dikeluarkan dengan menyebut terlebih dahulu kalimat “Disahkan di :……….” Tanggal, bulan dan tahun, dimana terlebih dahulu ditulis dengan kalimat “Pada tanggal :……………” Tanda tangan (ketua dan sekretaris, kecuali SK atau TUS atau TAP bernomor kode “istimewa” seperti SK Susunan Pengurus HME FTUH atau TAP Susunan Pengurus DMME FT-UH, hanya Ketua Umum HME FT-UH atau Ketua DMME FT-UH saja yang bertanda tangan, karena pada waktu itu sekretaris umum atau sekretaris belum “resmi” memangku jabatannya) Nama terang penanda tangan dan jabatannya.
Jika terdapat lampiran maka pada lembar lampiran, di sudut kiri atas kertas, disebutkan “Lampiran surat keputusan “Nomor :……………” kemudian di bawahnya disebutkan pula mengenai “Perihal atau tentang……………. •
12) Bagian – bagian surat biasa. Salam Pembuka • Salam pembuka ditulis miring dan umumnya menggunakan kata : i. Dengan Hormat, atau ii. Assalamu Alaikum Wr.Wb Alinea Pembuka • Alinea pembuka berisi tentang pendahuluan berupa ucapan syukur kepada Tuhan YME. Isi Surat • Isi surat merupakan penjelasan maksud surat secara mendetail. Biasanya dicantumkan hari/waktu, tanggal, dan tempat. Alinea Penutup • Alinea penutup berisi tentang harapan dari maksud surat dan ucapan terima kasih. Salam Penutup • Salam penutup berupa ucapan: ‘Wassalamualaikum Wr.Wb’
13) Tambahan Catatan Tambahan atau catatan khusus perlu dicantumkan untuk menambahkan hal tertentu yang mungkin terlupakan atau untuk mempertegas sesuatu. Tambahan ini dapat ditulis dengan notasi : N.B. (Nota Bene), atau P.S. (Post • Scriptum) Khusus untuk undangan, pada • bagian akhir surat lazim dituliskan P.C. (Please Confirm) atau RSVPM (Respondez Si’I Vouz Plait). Maksudnya harap memberi kabar kepada pengirim surat atau melalui telepon (Contact Number) yang tertera setelah notasi tersebut.
Adapun ketentuan-ketentuan umum yang berhubungan dengan persuratan dan bagian-bagiannya sebagai berikut : a. Kertas yang digunakan yang yaitu kertas putih F4 70 gsm dengan ukuran 21,5 cm x 33 cm. b. Amplop berkop yang digunakan yaitu DL Envelope (No. 90) c. Jenis tulisan (font) yang digunakan yaitu Times New Roman ukuran 12 , kecuali untuk judul surat pada surat sistem judul, font yang digunakan ukuran 16. 14) Bentuk Surat Pada umumnya bentuk surat yang dugunakan oleh OKJE FT-UH yaitu bentuk setengah lurus atau semi block style, kecuali untuk beberapa bentuk persuratan seperti Surat Keputusan, Surat Mandat, Surat Rekomendasi, Surat Keterangan, Surat Tugas, dan Surat Pernyataan. Bentuk surat merupakan pola sebuah surat yang telah ditentukan oleh tata letak (lay out) bagian-bagian surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula. Kop Surat Pada umumnya digunakan bentuk surat sebagai berikut : Nomor
:
Lampiran Bentuk Lurus Perihal
Makassar, 4 Februari 2006 : :
Kepada Yth. …………………….. Di tempat Dengan hormat, (alinea pembuka)
(alinea transisi)
(alinea penutup) ……………… Wassalamu alaikaum Wr.Wb. (nama organisasi/unit organisasi) Ttd
Nama Jabatan
Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) Kop Surat Nomor Lampiran Perihal
: : :
Kepada Yth. …………………….. DiMakassar Dengan hormat,
(alinea pembuka)
(alinea transisi)
(alinea penutup)
Wassalamu alaikaumW r.Wb. Makassar, 11 September 2006 (nama organisasi/unit organisasi) Ttd
NAMA Jabatan
IV.3.2 Pengelolaan Surat a. Surat Keluar 1) Pembuatan konsep 2) Pengetikan 3) Pemeriksaan/penelitian 4) Penandatanganan 5) Pembubuhan cap/stempel organisasi 6) Penulisan dalam agenda 7) Penyimpanan arsip 8) Pelipatan surat 9) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat) 10) Pembelian prangko (jika lewat pos) 11) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri, dengan kurir/utusan, lewat pos. 12) Pengisan tanda terima surat oleh pihak yang menerima surat. 13) Tanda terima surat dimasukkan dalam buku ekspedisi
b. Surat Masuk 1) Surat masuk diterima bagian sekretaris/kesekretariatan. 2) Masuk pada staff sekretaris 3) Penelitian /pembacaan surat 4) Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat)
5) Pemberian cap agenda dan cap surat 6) Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin diambil kebijaksanaan langsung oleh sekretaris) 7) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat 8) Pemrosesan surat 9) Pengarsipan surat.
BAB V ADMINISTRASI KEUANGAN
V.1 Pengertian Administrasi keuangan adalah administrasi yang berhubungan dengan perolehan, pengalokasian, penggunaan dana dan laporan akhir penggunaan dana. V.2 Wewenang Pengelolaan Keuangan 1. Pengelolaan umum keuangan OKJE FT-UH dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH, yang bertujuan agar pendayagunaan dana dapat dilakukan secara efektif dan efisien. 2. Prinsip-prinsip yang berlaku dalam hal pengelolaan keuangan meliputi : a. Perencanaan Perencanaan keuangan dijabarkan dalam bentuk anggaran pendapatan dan anggaran pengeluaran organisasi untuk satu jangka waktu tertentu yang menggambarkan sumber danpenggunaan.
b.
Organisasi Agar lebih memudahkan kontrol pengelolaan keuangan maka pengorganisasiannya sebagai berikut : Tugas mencari dan mengumpulkan dana dari sumber-sumber 1) yang telah ditentukan diserahkan kepada tim dana di bawah kordinasi Bendahara Umum HME FT-UH. Penyimpanan dan pengeluaran dana yang dikumpulkan oleh tim 2) dana harus terlebih dahulu disetujui oleh Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH. 3) Tugas untuk mencatat keluar masuknya dana serta penyusunan laporannya diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH. c. Pelaksanaan Yang dimaksud dengan pelaksanaan adalah pelaksaan pengaturan keuangan. 1) Pengumpulan Dana Pegumpulan dana dilakukan untuk menjamin kelancaran operasional OKJE FT-UH. Pengumpulan ini meliputi : a) Mengumpulkan dana dari iuran anggota OKJE FT-UH setiap pengurusan KRS. b) Dana kemahasiswaan. c) Usaha-usaha lain oleh tim dana yang etis, halal, dan tidak mengikat. 2) Pengeluaran Dana a) Penggunaan dana tiap kompartemen diatur dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. b) Pengeluaran dana harus disetujui oleh Ketua Umum dan Bendahara Umum HME FT-UH. 3) Penyimpanan a) Yang bertanggung jawab atas penyimpanan dana adalah Bendahara Umum HME FT-UH. b) Untuk keperluan pengelolaan dana dapat diadakan kas kecil yang dipegang oleh tim dana. 4)
Prosedur Pengeluaran Dana a) Permintaan untuk pengeluaran dana yang telah dialokasikan di APBOKJE FT-UH diajukan oleh kuasa pengguna anggaran kepada Bendahara Umum HME FT-UH. b) Permintaan untuk pengeluaran dana di luar APBOKJE FTUH diajukan kepada Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara
Umum HME FT-UH oleh kompartemen yang memerlukan dana. Ketua Umum HME FT-UH dan Bendahara Umum HME FT-UH menilai permohonan tersebut untuk disetujui dan dimasukkan ke dalam biaya tak terduga atau ditolak. c) Kuasa pengguna anggaran menandatangani bukti pengeluaran kas, kemudian tanda bukti pengeluaran tersebut diserahkan sebagai arsip Bendahara Umum HME FT-UH. Format bukti pengeluaran :
BUKTI PENGELUARAN KAS Himpunan Mahasiswa Elektro (HME- FT UH) Priode ....../......
No : Kode Anggaran : Tahun Anggaran : Sudah Terima dari :
Tanggal Pengeluaran Kas : Jumlah Uang :
Terbilang: Uraian Penggunaan Dana :
Kuasa Pengguna Anggaran:
Lunas dibayar : Tanggal :
.............................. Bendahara Umum
3.
Teknis pengelolaan keuangan meliputi : a) Pengendalian penggunaan dana sesuai dengan APBOKJE FT-UH serta kebijakan keuangan HME FT-UH b) Penyelenggaraan pembukuan secara tertib, teratur dan tepat waktu. Termasuk didalamnya pembuatan dan penyimpanan bukti-bukti yang diperlukan untuk dipertanggungjawabkan.
V.3 Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi
1.
Pengertian Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Universitas Hasanuddin adalah perkiraan, pendapatan, dan biaya yang diperlukan guna pelaksaaan dinamika kelembagaan.. b. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Organisasi Kemahasiswaan Jurusan Elektro Fakultas Teknik Uniersitas Hasanuddin dibuat dengan memperhatikan kondisi eksternal dan internal, serta OKJE FT-UH sebagai organisasi nirlaba. a.
2. Pengajuan dan Pengesahan RAPBOKJE FT-UH
a. Masing-masing Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyusun rancangan anggaran kompartemen. b. Koordinator Kompartemen HME FT-UH menyerahkan rancangan anggaran kompartemen kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambatlambatnya 2 minggu sebelum rapat kerja HME FT-UH.
c. Bendahara Umum HME FT-UH berkoordinasi dengan Ketua Umum HME FT-UH untuk menyusun RAPBOKJE FT-UH. d. RAPBOKJE FT-UH diajukan ke DMME FT-UH untuk di sahkan menjadi APBOKJE FT-UH. Pelaksanaan APBOKJE FT-UH Ketentuan Umum a. Seluruh pengurus HME FT-UH wajib mengatur pelaksanaan anggaran sedemikian rupa sehingga realisasi APBOKJE FT-UH dapat terkendali dan tercapai secara optimal. b. Pelaksanaan Anggaran Pendapatan berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran pendapatan merupakan batas/target minimal untuk masing-masing pendapatan. 2) Jumlah pendapatan diusahakan secara maksimal sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3) Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku c.Pelaksanaan Anggaran belanja berdasarkan prinsip : 1) Nominal yang dimuat dalam anggaran belanja merupakan batas maksimal untuk masing-masing pembelanjaan (pengeluaran). 2) Penggunaan dana secara efektif dan efisien dengan hasil optimal. Terkendali sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3) 3.
d. Tindakan yang tercantum di bawah ini harus dengan persetujuan tertulis
dari Ketua Umum HME FT-UH dan disahkan oleh DMME FT-UH. Mengadakan iuran dan atau tambahan iuran yang belum tercantum 1) dalam anggaran pendapatan (APBOKJE FT-UH). Mengeluarkan pembiayaan untuk tujuan lain dari yang telah 2) ditetapkan dalam anggaran belanja HME FT-UH. e. Format laporan realisasi APBOKJE FT-UH No.
Daftar Anggaran
Kode Anggaran
Kuasa Jumlah Pengunggunaan Anggaran Anggaran
Realisasi Anggaran
Mengetahi,
(...............................................) Bendahara Umum HME FT-UH V.4 Ketentuan Pelaksanaan 1. Pendapatan a. Penerimaan uang dan/atau barang dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH. b. Penerimaan uang dan/atau barang selain Bendahara Umum HME FT-UH harus diserahkan kepada Bendahara Umum HME FT-UH selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah penerimaan. c.Penerimaan uang dilakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Setiap penerimaan uang dan/atau barang dibuatkan bukti ditandatangani oleh penerima. 2. Bukti penerimaan uang dan/atau barang dibuat dua rangkap dan masing-masing diserahkan kepada : a) Pemberi / pembayar
b) Penerima yang selanjutnya didokumentasikan sebagai laporan.
Format penerimaan uang/barang BUKTI PENERIMAAN UANG / BARANG
TELAH TERIMA UANG SEJUMLAH/ BARANG BERUPA . …………………………………….. DARI…………………………………. PADA HARI……….…………………..TANGGAL……………………………..…..
PENERIMA
(
2.
NAMA
PEMBERI / PEMBAYAR
)
(
NAMA
)
Macam-macam Pendapatan a. Pendapatan berdasarkan ketentuan organisasi yang meliputi iuran anggota, subsidi dana kemahasiswaan, dan subsidi dana pengkaderan HME FT-UH b. Pendapatan berdasarkan sumbangan atau bantuan yang meliputi sumber dari pemerintah, instansi/badan swasta, dan alumni. c. Pendapatan berdasarkan keuntungan usaha HME FT-UH.
3. Macam-macam belanja/pengeluaran. a. Belanja langsung Belanja langsung mencakup pengeluaran berdasarkan rutinitas lembaga yang meliputi belanja program kerja, job description dan belanja kompartemen HME FT-UH. b. Belanja tidak langsung Belanja tak langsung mencakup pengeluaran berdasarkan kebijakan organisasi yang meliputi pengeluaran ke DMME FT-UH, pengeluaran ke MME FT-UH, subsidi UKM, belanja khusus, dan belanja tak terduga. 4. Pembukuan dan Pelaporan a. Penanggung jawab pembukuan kegiatan adalah Bendahara Umum HME FTUH dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan job description yang ada. Untuk kelengkapan administrasi keuangannya dibutuhkan : 1) Buku Kas Harian 2) Buku kas masuk dan kas keluar. 3) Buku nota, bon kuitansi dan buku-buku bantu lainnya. b. Pelaporan keuangan dilakukan oleh Bendahara Umun HME FT-UH pada setiap rapat dengan ketentuan sebagai berikut : 1) Jenis laporan dan pertanggungjawabannya : a) Laporan triwulan dipertanggungjawabkan dalam sidang DMME FT-UH. b) Laporan tahunan dipertanggungjawabkan dalam MME FTUH 2) Format laporan keuangan dimaksud terdiri dari : a) Laporan anggaran, realisasi anggaran dan laporan arus kas tiap kompartemen. Format laporan arus kas: LAPORAN KEUANGAN KOMPARTEMEN..... HME FT-UH..../..... No.
PEMASUKAN PENGELUARAN Tanggal Jumlah Tanggal Jumlah ”jenis kegiatan ato jobdes”
URAIAN
SISA
KET.
b) Bukti keuangan (pengeluaran kas dan nota-nota bukti transaksi) 5. Pengawasan Keuangan Pengawasan keuangan organisasi meliputi : a. Pengawasan yang bersifat preventif, adalah pengawasan yang berjalan atau dilakukan bersamaan dengan tahap-tahap proses penerimaan dan pengeluaran yang dimulai dari : 1) Permohonan untuk pengeluaran 2) Jumlah yang telah dianggarkan b. Pengawasan intern keuangan organisasi dan pemeriksaan laporan keuangan tiap kompartemen secara rutin dilakukan oleh Bendahara Umum HME FT-UH. c. Pengawasan intern keuangan secara rutin dilakukan oleh DMME FT-UH. d. Pemeriksaan keuangan tahunan dan akhir periode dilakukan oleh MME FT-UH.
BAB VI PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN VI. 1 Pengertian Proposal Kegiatan Proposal kegiatan merupaan gambaran rencaba kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pelaksanan kegiatan. Adapun sistematika proposal sebagai berikut: Sampul A. B. C. D. E. F. G. H.
Latar belakang Tujuan Nama dan tema kegiatan Waktu dan tempat kegiaatan Sasaran kegiatan Susunan panitia Anggaran kegiatan Penutup
Untuk proposal sponsorsip kegiatan, selain hal-hal diatas juga ditambahkan perjanjian kerjasama Sponsorsip yang memuat media pubikasi. VI. 2 Pengertian LPJ Laporan pertanggung jawaban adalah laporan yang memut segala bentuk aktivitas dan evaluasi yang terjadi pada kurung waktu tertentu sebagai pertanggungjawaban yang dapat digunakan sebagai referensi untuk periode kepengurusan selanjutnya. VI. 3 LPJ Dalam Lingkup OKJE FT-UH a. Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) Kegiatan merupakan laporan panitia pelaksana kegiatan mengenai perkembangan dan hasil suatu kegiatan untuk selanjutnya dievaluasi dan dijadikan bahan referensi untuk kegiatan berikutnya Adapun sistematika penulisan LPJ Kegiatan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I. PENDAHULUAN BAB II. LAPORAN PELAKSANAAN A. Maksud B. Tujuan C. Sasaran D. Metode Pelaksanaan 1. Persiapan Kegiatan 2. Evaluasi Kegiatan E. Waktu Pelaksanaan F. Hasil BAB III. LAPORAN KEUANGAN BAB IV.PENUTUP Lampiran Proposal Kegiatan SK Kepanitiaan
Persuratan Dokumentasi (Softcopy & Hardcopy) Nota-nota
b.
Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan UKM HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB I PENDAHULUAN BAB II LAPORAN KONDISI INTERNAL UKM BAB III LAPORAN UMUM KEGIATAN PELAKSANAAN UKM A. Maksud B. Tujuan C. Sasaran D. Metode Pelaksanaan 1. Persiapan Kegiatan 2. Evaluasi Kegiatan E. Waktu Pelaksanaan F. Hasil BAB IV LAPORAN ADMINISTRASI i. Daftar Persuratan ii. Laporan Keuangan iii. Laporan Inventaris BAB V. PENUTUP
c.
Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Umum HME FT-UH 1. LPJ Triwulan Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Triwulan adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I. PENDAHULUAN
I.1 Mukaddimah I.2 Dasar Pemikiran I.3Tujuan I.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II. LAPORAN PELAKSANAAN
II.1 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja II.2 Laporan Pelaksanaan Program Kerja II.2.1 Program Kerja a.
Maksud
b.
Tujuan
c.
Sasaran
d.
Metode Pelaksanaan
e.
Waktu Pelaksanaan
f.
Hasil
i.
Hasil secara Personal Anggota HME FTUH
ii. Hasil terhadap Institusi g.
Anggaran Biaya
h.
Penanggung Jawab
i.
Saran dan Rekomendasi
II.3 Kebijakan Organisasi II.3.1 Kebijakan Intern II.3.2 Kebijakan Ekstern
BAB III. LAPORAN ANGGARAN
III.1Pendapatan Organisasi III.1.1 Sumber Pokok III.1.2 Sumber Lain III.2 Pengeluaran Organisasi III.2.1 Belanja Langsung III.2.2 Belanja Tidak Langsung III.3 Rekapitulasi Anggaran BAB IV. PENUTUP
IV.1 Kesimpulan IV.2 Saran Lampiran
Persuratan
Daftar Inventaris
Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
2. LPJ Umum
Nota dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode .........
Notulensi dan Absensi Rapat
Diagram Pie Jobdes dan Program Kerja Kompartemen
Diagram Pie HME FT-UH Periode ………
APBOKJE FT-UH
Laporan Realisasi Anggaran
Buku Kas Harian
Buku Induk
Adapun Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Umum Ketua Umum HME FT-UH adalah sebagai berikut: Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I. PENDAHULUAN
I.1 Mukaddimah I.2 Dasar Pemikiran I.3 Tujuan I.4 Sistematika Laporan Pertanggungjawaban BAB II. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN
II.1 Kondisi Internal II.2 Kondisi Eksternal BABIII. LAPORAN PELAKSANAAN
III.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang Ketua Umum HME FTUH III.2 Gambaran Umum Pelaksanaan Program Kerja III.2.1 Pelaksanaan Program Kerja HME FT-UH Periode...... berdasarkan GBHOKJE FT-UH Jangka Pendek III.2.2 Memorandum III.3 Laporan Pelaksanaan Program Kerja III.3.1 Non Program Kerja III.3.2 Program Kerja a. Maksud b. Tujuan c. Sasaran d. Metode Pelaksanaan e. Waktu Pelaksanaan f. Hasil i. Hasil secara Personal Anggota HME FT-UH ii. Hasil terhadap Institusi g. Anggaran Biaya h. Penanggung Jawab i. Saran dan Rekomendasi III.3.3 Deskripsi Kerja III.4 Kebijakan Organisasi III.4.1 Kebijakan Intern
III.4.2 Kebijakan Ekstern
BAB IV. LAPORAN ANGGARAN
IV.1 Pendapatan Organisasi IV.1.1 Sumber Pokok IV.1.2 Sumber Lain IV.2 Pengeluaran Organisasi IV.2.1 Belanja Langsung IV.2.2 Belanja Tidak Langsung IV.3 Rekapitulasi Anggaran BAB V. PENUTUP
V.1 Kesimpulan V.2 Saran Lampiran Nota
dan Bukti Keuangan HME FT-UH Periode ..........
Persuratan
Daftar Inventaris
Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan
Notulensi dan Absensi Rapat
Laporan Administrasi UKM
APBOKJE FT-UH
Laporan Realisasi Anggaran
Buku Kas Harian
Buku Induk
d.
Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH Adapun sistematika penulisan Laporan Administrasi dan Keuangan DMME FT-UH :] Sampul Kata Pengantar Daftar Isi BAB I.PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang I.2 Tujuan I.3 Dasar Penyusunan I.4 Sistematika Laporan BAB II. KONDISI OBJEKTIF KELEMBAGAAN OKJE FT-UH
II.1 Kondisi Internal II.2 Kondisi Eksternal BABIII. LAPORAN UMUM
II.1 Pelaksanaan Tugas dan Wewenang DMME FT-UH II.2 Pengawasa Mekanisme Organisasi dan Program Kerja BAB IV. LAPORAN ADMINISTRASI
III.1 Persuratan III.2 Laporan Keuangan III.3 Inventarisasi BAB V. PENUTUP Lampiran Persuratan LPJ Triwulan Ketua Umum Nota Pengeluaran Absensi Sidang Notulensi Sidang
