PEDOMAN ADMINISTRASI HMI

PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN HMI

PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN HIMPUNAN MAHASISWA ISLAM

I. PENDAHULUAN

1. Admi Admini nist stra rasi si merup merupak akan an see seena nap p pen! pen!e" e"en en ar araa aan n setia setiap p usa#a usa#a ker ker$a $asa sama ma manusia men%apai tu$uan tertentu. untuk terse"enaran!a administrasi denan &aik dan men%apai tu$uan' diper"ukan suatu pr(ses !an terti&. ). Admi Admini nist stra rasi si da"a da"am m pen pener erti tian an "uas "uas maup maupun un semp sempit it'' da"a da"am m pen!e"enarann!a di*u$udkan da"am +unsi , +unsi administrasi' !an terdiri dari ren%ana -pa"nnin' pen(ranisasian -(rani/in' pe"aksanaan -a%tuatin' dan pena*asan -%(ntr("in. Pene"("aan Pene"("aan +unsi , +unsi administrasi pada suatu (ranisasi seperti HMI !an memi"iki $um"a# %a&an' aparat dan akti0tas !an &esar' sanat mem&utu#kan suatu keseraaman administrasi -uni+(rmatis. Untuk memenu#i ke&utu#an itu dan demi ter*u$udn!a terti& serta kerapi#an administrasi' pen!empunaan ped(man administrasi kesekretariatan ini merupakan suatu  $a*a&an' me"i#at semakin semakin k(mp"eksn!a pen!e"enaraan pen!e"enaraan administrasi HMI dimasa dimasa mendatan. . Dena Denan n &ert &ertiti itik k t("a t("ak k dan dan &erper &erperan an pada pada kepra keprakti ktisan san -Pra% -Pra%ti% ti%a"i a"i/e /e'' mak maka a ped(man aministrasi kesekeretariatan kesekeretariatan HMI' men%akup #a" , #a" se&aai &erikut 2 1

Penda#u"uan

)

Oranisasian ke kesekretariatan HMI HMI



Admin dminis istr tras asii sur surat at men! men!ur urat at -ket -ketat atau ausa sa#a #aan an HMI HMI

3

Tata ke kearsipan

4

In5e In5eta tari ris s da dan d( d(kumen umenta tasi si (ranis anisa asi

6

Perpustakaan (r (ranisasi

7

Kepr(t(k("eran

8

Penutup

9

Lampiran

II. KESEKRETARIA KESEKR ETARIATAN TAN

1. Untuk Untuk men!e"e men!e"en nara arakan kan admini administr strasi asi (ran (ranisa isasi si denan denan e+ekti e+ekti+' +' diper diper"uk "ukan an suatu tempat tertentu' se&aai pusat penurusan sea"a sesuatu !an &er#u&unan denan (ranisasi. Tempat Tempat pen!e"enaraan administrasi dinamakan : sekretariat Oranisasi; atau denan kata "ain :Kant(r Oranisasi; ). HMI HMI se& se&a aai ai suat suatu u (ra (ran nis isas asii ada ada"a "a# # sau sautu tu &ent &entuk uk ker$a er$a sama sama dari dari seke"(mp(k seke"(mp(k ma#asis*a , ma#asis*a Is"am untuk men%apai tu$uan &ersama -tu$uan HMI pasa" 3 anaran dasar HMI untuk untu k menatur ker$a sama ini ke ara# pen%apaian tu$uan tu$uan (ranisasi. Demikian pu"a pem&aian ker$a -distri&uti(n (+  *(rk &ai setiap an(ta penurus da"am mene"("a akti0tas , akti0tas (ranisasi' sanat di&utu#kan meninat k(mp"eksitas akti0tas dan &an!akn!a an(ta penurus (ranisasi. Akti0tas (ranisasi &erpusat pada sekretariat (ranisasi.
Tempat empat ker$ ker$a a !an e0si e0sien en &ai &ai penurus penurus da"am da"am pen penend enda"i a"ian an (ran (ranisa isasi. si.

1.)

Pusa usat K( K(muni munik kasi asi Ora Orani nisa sasi si

1.

Pusa usat Ke Keia iata tan n Adm Admiinist nistra rasi si

.

Peren eren% %anaa anaan n Pena enatu tura ran n Sekret kretar aria iatt

Supa!a sekretariat HMI &enar , &enar dapat &er+unsi se&aai sekretariat (ranisasi maka per"u di&uat peren%anaan dan penaturan tentan sekretariatn!a' &aik menenai "etak' &anunan maupun ruanan , ruanann!a. Peren%anan Peren%anan dan penaturan sekretariat me"iputi 2 .1

Letak Sekretariat

Sekretariat HMI !an ter"etak pada tempat !an strateis akan sanat menentukan ke"an%aran k(munikasi denan pi#ak manapun' terutama denan an(ta' se#ina muda# di%ari' didatani dan muda# pu"a menadakan #u&unan ke"uar' disampin pertim&anan ke"an%aran k(munikasi maka da"am menentukan tempat sekretariat HMI #arus diperrtim&ankan tentan keadaan seke"i"inn!a -mi"i# "(kasi !an men$amin ketenanan dan kese#atan se#ina memunkinkan &ai +unsi(naris -penurus (ranisasi dapat &eker$a menunaikan tuasn!a di sekretariat ini denan &aik dan e+ekti+.

.)


um"a# ruanan disesuaikan denan $um"a# ke&utu#an keiatan da"am kesekretariat HMI !aitu adan!a 2 Ruan tata usa#a ' tempat pener$aan dan pen!esuaian surat men !urat dan     pen!impanan arsip , arsip (ranisasi.    

Ruan tamu' untuk menerima tamu , tamu (ranisasi

   

Ruan perpustakaan

   

Ruan persidanan' untuk sidan , sidan penurus

Diusa#akan kesekretariatan ini $ua merupakan sekretariat dari &adan ,     &adan k#usus HMI !an setinkat. .).) Antara ruanan , ruanan terse&ut #endakn!a diper#atikan tentan #u&unan antara satu ruanan denan ruanan "ainn!a' denan meninat prinsip , prinsip :time and M(ti(n Stud!; se#ina men$amin ke"an%aran k(munikasi denan mempertim&ankan $arak antara satu denan !an "ainn!a -aris "urus ada"a# $arak terdekat. .). Da"am setiap ruanan terse&ut sedapat munkin diusa#akan adan!a +akt(r , +akt(r !an dapat memper"an%ar tuas dan ker$a. Untuk itu per"u adan!a a"at , a"at dan pera&(tan !an men(pan dan men$amin ke"an%aran tuas ,tuas (ranisasi. .).3 Da"am menatur sekretariat ini' maka #arus meninat dan memper"i#atkan +akt(r , +akt(r !an dapat men$amin = men $aa kese#atan &ai para penurus dan an(ta (ranisasi !an me"aksanakan tuas di sekretariat itu.

?akt(r , +akt(r terse&ut antara "ain s(a" sinar dan #a*a -5enti"asi #arus ada dan enten ka%a dimana per"u diadakan sinar mata#ari sanat per"u men$aa kese#atan mata dan $i*a untuk men$aa kese#atan paru , paru. .).4 Sekretariat !an diatur denan rapi mem&eri pandanan !an &aik dan men!enankan' &aik kepada penurus maupun an(ta an(ta (ranisasi di sampin itu suasana !an demikian akan &an!ak mem&erikan kese#atan da"am &eker$a dan akan sanat mem&antu ke"an%aran tuas , tuas (ranisasi. Da"am menusa#akan edun sekretariat ini' sedapat munkin seka"ius di tempat itu ada *isma HMI !aitu tempat meninap +unsi(naris (ranisasi. Wisma HMI ini akan sanat &esar seka"i man+aat se&aai markas (ranisasi dimana setiap +unsi(naris !an &ertempat tina" disitu dapat me"aksanakan tuas , tuas (ranisasi. Ha" ini sanat mem&antu dan mempermuda# k(munikasi. .

Ruanan Sekretariat

Da"am menatur ruanan sekretariat' #endakn!a diper"i#atkan +akt(r , +akt(r !an dapat mem&uat ruanan terse&ut &enar , &enar &er+unsi se&aaimana mestin!a. ?akt(r terse&ut ia"a# #a" , #a" !an mem&erikan kesenanan' kemauan dan semanat &ai (ran !an tina" di da"amn!a' !aitu men!ankut keinda#an dan e0siensi' karena di da"am sekretariat HMI terapat ruanan , ruanan !an mempun!ai +unsi sendiri , sendiri -ruan tamu' ruan sidan ds&' maka da"am penaturan terse&ut #arus"a# disesuaikan denan tu$uan dan +unsi ruanan terse&ut. ..1 Men#ias Ruanan Untuk menim&u"kan keinda#an ruanan per"u adan!a #iasan , #iasan ruanan -#(ne de%(rati(n. Hiasan dari tiap , tiap ruanan &er&eda , &eda menuru t tu$uan dan +unsin!a masin , masin. ,

menim&u"kan semanat keaira#an dan kemauan

,

menim&u"kan rasa senan dan tentram da"am #ati

,

mem&uat enak=n!aman=kerasan tina" pada ruanan itu.

Ruanan !an se#at !aitu ruanan !an ditata menurut ketentuan , ketentuan di atas !an akan mem&eri kesearan da!a dan kemampuan ker$a penurus dan an(ta !an &er&eda da"am sekretariat HMI.

III. ADMINISTRASI SURAT MEN@URAT -KETATAUSAHAAN

1. Urusan surat men!urat -ketatausa#aan ada"a# satu &idan !an pentin dari "apanan peker$aan administrasi kesekretariatan. Surat pada #akekatn!a ada"a# &entuk penuanan ide atau ke#endak sese(ran da"am &entuk tu"isan. 1.1 ua merupakan suatu &entuk am&aran tentan suatu peristi*a atau keadaan !an dituankan da"am &entuk tu"isan. Denan demikian surat merupakan $em&atan penertian dan a"at k(munikati+ &ai se(ran denan (ran "ain. Karena si+at !an demikian' maka surat , surat #arus disusun se%ara rinkas dan padat tetapi teas' &a#asa !an dipakai #arus"a# muda# dimenerti' seder#ana dan teratur. Penu"isan surat #arus memikirkan ter"e&i# da#u"u denan masak apa !an akan ditu"is serta men!adari kepada siapa tu"isan itu ditu$ukan karena me"a"ui surat itu &erarti dia te"a# menantarkan dan mem&a*a iden!a kepada (ran "ain.

). Meninat penertian dan si+at suatu surat seperti terse&ut diatas' maka &ai suatu (ranisasi turut men$adi sanat pentin !aitu 2 ).1

se&aai a"at k(munikasi

).)

se&aai d(kumentasi (ranisasi

).

se&aai tanda &ukti -a"at &ukti=pemeriksaan

denan adan!a dan kekuatan dan kemampuan surat' maka pimpinan (ranisasi dapat men!a"urkan suatu ke&i$akan dan keputusan serta pendapat serta dapat pu"a meneta#ui tentan perkem&anan ke#idupan (ranisasi denan &a#an , &a#an terse&ut dapat diatur dan dikenda"i (ranisasi denan &aik' apa&i"a pr(ses surat , men!urat -k(resp(nden &er$a"an "an%ar dan e+ekti+ dari se"uru# &aian dan aparat (ranisasi' karena pada #akekatn!a suatu surat atau keiatan ketatausa#aan mempun!ai %iri , %iri utama se&aai &erikut 2 ,

&ersi+at pe"a!anan

,

&ersi+at menetes kese"uru#ann!a &aian atau aparat (ranisasi

,

di"aksanakan ("e# semua pi#ak da"am (ranisasi

iri !an pertama &erarti surat men!urat -ketatausa#aan merupakan ser5i%e *(rk -peker$aan pe"a!anan !an &ersi+at memuda#kan atau merinankan -+asi"itatin +un%i(n' !an di"akukan untuk mem&antu peker$aan , peker$aan iri &erikutn!a &erarti surat men!urat -ketatausa#aan diper"ukan dimana dan di"aksanakan da"am se"uru# (ranisasi !an terdapat pada pun%ak pimpinan tertini -aparat tertini (ranisasi sampai kepada ruanan ker$a satuan (ranisasi -aparat ter&a*a#.

. Pr(ses pen!e"enaraan ketatausa#aan atau denan isti"a# "ain :administrasi;surat men!urat ada"a# satu pr(ses !an &eren%ana dan teratur !an dimu"ai denan adan!a ide pemuarann!a sampai pen!e"esaiaan dan pen!impanan se&aaimana mestin!a. Administrasi surat men!urat HMI me"iputi  -tia #a" 2 .1


.)

Sirku"asi surat -surat ke"uar masuk

.

Pen!impanan -penarsipan

3.


Surat , surat HMI ada"a# termasuk surat resmi=dinas' se#ina &entuk dan isin!a #arus menuruti ketentuan , ketentuan !an te"a# di&uat (ranisasi. Ketentuan terse&ut me"iputi #a" pemakaian kertas' penetikan atau penu"isan' &entuk surat' ma%am dan isi surat. 1.

surat , surat (ranisasi ditu"is da"am kertas puti#

).

ukuran kertas !an dipakai ada"a# kertas ukuran +("i( -3

Ha" ini meninat sei praktisn!a' dimana kertas ukuran ini"a# &an!ak k*art( -A3 dapat pu"a diperunakan' tetapi pada umumn!a ukuran ini su"it didapatkan di pasaran.  Tam&a#an "ai kertas 3 -?("i( 2 ))9 mm , )3 mm. Menenai peri#a" dimaksud se&aai inti isi sinkat surat' &iasa $ua dise&ut p(k(k surat. Ia tak per"u pan$an' rinkas tetapi $e"as' tepat. Se#ina denan mem&a%a peri#a" atau p(k(k surat ini sa$a pem&a%a atau penerima surat di &a*a# ini ada"a# %(nt(# pa"in muda# 2

Ha" 2 Perm(#(nan erama#

4. A"amat surat !aitu kepada siapa surat itu ditu$ukan ter"etak pada kanan atas surat' se$a$ar denan peri#a" a"amat surat tidak se"aman!a ditu$ukan kepada sese(ran' tetapi serin pu"a kepa"a suatu &adan atau "em&aa.
(nt(# 2

N(m(r 2 Lamp 2 Ha"

2

Kepada @an Ter##(rmat Sdr. Penurus AKARTA

AKARTA Denan &eitu penerima surat -te"a# menaendakan seper"un!a &isa meneruskan kepada &idan Aparat (ranisasi P< HMI untuk ditindak"an$uti.

6.

Kata permu"aan surat


7.

Isi Surat

Suatu surat pada dasarn!a tidak &er&eda denan suatu karanan pen!usunann!a memakai sistematika se&aai &erikut 2 ,

Penda#u"uan

,

Uraian Pers(a"an -isi=p(k(k surat

,

Penutup

Penda#u"uan Ini dimaksudkan untuk menarik per#atian pem&a%a=penerima surat tentan #a" atau masa"a# !an dipers(a"kan da"am surat itu ka"au #an!a sekedar men!ampaikan &erita sinkat' kata atau ka"imat penda#u"uan ini tidak"a# men$adi ke#arusan pertim&anann!a ada"a# e0siensi tapi &i"a men!ankut pers(a"an pentin -apa&i"a ka"au memer"ukan penuraian dan perin%ian' maka surat ini mesti"a# memakai kata penda#u"uan unan!a tidak #an!a sekedar menarik per#atian me"ainkan seka"ius se&aai m(ti5asi -k(nsideran.

(nt(# 2 :di&erita#ukan &a#*a'; atau denan ini disampaikan &a#*a' . Dst. -untuk surat , surat pem&erita#uan.

:
:Memenu#i permintaan saudara; atau menun$uk surat saudara N(..
 Temp( , temp( ka"imat penda#u"uan ini &ias &erupa k(nstatasi ataupun pertim&anan , pertim&anan !an me"atar&e"akani #ina surat di&uat' misa"n!a 2

:
Ka"imat penda#u"uan ini se&a"ikn!a tidak "e&i# dari satu a"inea ditu"is ) -dua spasi di &a*a# kata permu"aan surat -Assa"amua"aikum Wr. W&.

UraianPers(a"an -Isi=p(k(k surat Ke%ua"i maksud' sasaran atau tu$uan isi surat #arus"a# $e"as serta #arus dapat dipertanun$a*a&kan. Untuk itu #a" , #a" !an minima" #arus diper#atikan ada"a# 2 a >anan memakai ka"imat !an pan$an dan &er&e"it , &e"it' sinkat "ai terputus , putus $ua tidak &aik. Ha" , #a" seperti itu &iasan!a akan mem&uat sa"a# penertian &ai penerima surat untuk muda# dipa#ami maka pada surat , surat !an pan$an se&aikn!a atau se#arusn!a di&eri a"inea &an!ak sedikitn!a a"inea terantun dari &an!ak p(k(k , p(k(k pikiran !an ada da"am surat terse&ut tetapi per"u pu"a diper#itunkan untuk men%apai susunan !an &aik dan # arm(nis. Pem&aian da"am a"inea sanat memuda#kan penertian $arak antara a"inea dan spasi -ka"imat da"am satu a"inea 1 B -satu setena# spasi. & Da"am satu surat' se&aikn!a=se#arusn!a #an!a dipers(a"kan satu $enis perkara atau permasa"a#an se&a& pen%ampuran s(a" da"am satu surat akan menim&u"kan kesukaran' &aik da"am pen!usunann!a dan men%ari kem&a"i surat itu &i"a diper"ukan "ai. % Da"am pen!usunan isi surat se"an$utn!a #arus di$aa tentan kata , kata dan ka"imat !an diunakan #endak"a s(pan dan *a$ar' tidak &er"e&i# , "e&i#an' ke%ua"i !an suda# "a/im diunakan penaru# &a#asa sanat &esar seka"i' se&a&disitu teram&ar tentan sikap (ran !an mem&uat surat itu. O"e# se&a& itu men!usun surat disera#kan kepada (ran !an &erkemampuan &a#asa %ukup.

Ka"imat Penutup Untuk kes(panan da"am me"aksanakan suatu k(resp(densi per"u adan!a ka"imat , ka"imat penutup seperti 2 :Demikian #arap mak"um; Atas per#atian saudara kami u%apkan terima kasi#;.

?unsi ka"imat penutup ada"a# se&aai pemanis surat !an kita &uat karena itu &ukan"a# suatu ke#arusan mut"ak da"am pem&uatan surat , surat resmi namun demikian untuk kes(panan dan pemanis surat se&aikn!a da"am mem&uat surat , surat resmi (ranisasi tetap masi# diunakan ka"imat penutup !an sesuai denan isi surat.

8. Penutup surat Ka"au da"am pem&uatan surat resmi dimu"ai denan :

Untuk memuda#kan pene"("aan s!stem administrasi dan kesekretariatan da"am #a" ini pene"("aan surat men!urat' surat masuk maupun surat ke"uar' penarsipan dan d(kumentasi aar teratur dan sistematis' maka s!stem penaendaan surat men!urat per"u tersendiri. Adapun unsure , unsure !an pentin untuk di%ata ada"a# 2 ,

N(m(r Urut Surat

,

N(m(r K(de Arsip

,

N(m(r Surat

,

Tana" Terima

,

N(m(r dan Tana" Surat

,

Isi Surat

,

Asa" Surat

,

Keteranan -tam&a#an untuk keteranan surat

).

Surat ke"uar

Surat ke"uar ada"a# surat !an kita ke"uarkan untuk menemukakan ke#endak' pikiran dan maksud kita kepada pi#ak "ain. Surat ke"uar #arus me"a"ui sirku"asi se&aai &erikut 2 ).1 K(nsep surat #arus ter"e&i# da#u"u dimintakan %"earen%e kepada penurus !an &erkepentinan aar tidak ter$adi per&edaan , per&edaan antara muatan' isi dan redaksi surat terse&ut. ).)

K(nsep surat !an te"a# mendapat %"earen%e' kemudian di&eri n(m(r 5er&a".


N(m(r urut dan k(de arsip surat

,

N(m(r surat

,

Tana" surat -penana"an nasi(na" dan #i$ria#

,

Peri#a" isi surat

,

Kepada siapa -keputusan' "ampiran' pen!impanan

(nt(# Aenda
N(. Surat

Tana"

13=KPTS=A=413)

Isi Surat Keputusan Keteranan )413)

391999 Penesa#an S K(nres ke , )4 HMI

KA , 1


K(de Arsip

1991 KA II

N(.Surat

Tana"

19=A=Sek=4=13)

791999 Pendataan Nasi(na"

Isi Surat

Kepada

)6413) HMI a&an se Ind(nesia

K(nsep surat !an te"a# :rerean%e; dan n(m(r surat' diketik sesuai denan $um"a# !an dike#endaki. Lea"itas (ranisasi -tanda tanan ketua' sekretaris dan stempe"sete"a# di&ukukan &aru"a# surat terse&ut siap untuk dikirim kepada tu$uan.Peniriman surat , surat &etu" menempu# per$a"anan menu$u tu$uann!a kita &ukukan du"u da"am &entuk ekspedisi !an memuat k("(m , k("(m se&aai &erikut 2

(nt(# Ekspedisi

Peniriman Kepada 1

a&an

Tana"=N(.Surat

Lamp Penerima Ket

)6413)

791999 19=A=Sek=4=13)

1 -satu

Per p(s

IG. ADMINISTRASI KEARSIPAN

Arsip ada"a# *arkat=surat , surat !an disimpan se%ara sistematis' karena mempun!ai suatu keman+aatan apa&i"a di&utu#kan dapat se%ara tepat ditemukan kem&a"i. >adi intin!a arsip &erarti penumpu"an dan pen!impanan *arkat=surat surat. tata kearsipan !an sempurna apa&i"a semua surat dan d(kumen , d(kumen "ainn!a tersimpan pada suatu tempat tertentu dan teratur rapi' dan apa&i"a diper"ukan kem&a"i muda# ditemui' *a"aupun surat , surat terse&ut te"a# tersimpan "ama. Penarsipan !an &aik sanat &eruna terutama mem&antu ke"an%aran dan kerapian (ranisasi pada k#ususn!a' serta mem&antu perkem&anan i"mu peneta#uan pada umumn!a. Surat , surat (ranisasi pada prinsipn!a #arus disimpan di se%retariat=kant(r ada"a# sanat tidak &enar dan di"aran apa&i"a pen!impanan surat ,surat (ranisasi di"uar arsip (ranisasi ataupun ("e# pers( , pers(n penurus. Tepat apa&i"a kita menena" &e&erapa s!stem pen!impanan surat antara "ain 2 Sistem a&$ad -A"p#a&eti% ?i"in Sitem Peri#a" -Su&$e% ?i"in Sistem N(mer -Numeri%a" ?i"in Sistem Daera# -Je(ra+#i%a" ?i"in


K(de Map=Arsip P< HMI Peri(de ta#un 1999 , )1

IG. 1. Arsip surat masuk IG.1.1. Masuk Intern MA I

2
MA II 2
2 HMI a&an se
MA II <

2 HMI a&an se
MA II 

2 HMI a&an se
MA II D

2 HMI a&an se
MA II E

2 HMI a&an se a*a
MA II ?

2 HMI a&an se a*a Tena#

MA II J

2 HMI a&an se a*a Timur

MA II H

2 HMI a&an se
MA II I 2 HMI a&an se 2 HMI a&an se
2 HMI a&an se
MA II L

2 K(misariat' K(rk(m

MA III 2 An(ta per(ranan

IG.1.). Arsip Surat Masuk Ekstern M< I

2 Lem&aa Neara' Instansi Pemerinta#'
M< II 2 J("kar' Ors(sp(" M< III 2 Lem&aa Umat Is"am -Ormas' Ors M#s' Pemuda dan
2 Perse(ranan "epas

IG.). Map Surat Ke"uar IG.).1. Arsip Surat Ke"uar Intern KA I

2
KA II 2
IG.).). Arsip Surat ke"uar ekstern 2 K< I

2 Lem&aa Neara' Instans pemerinta#'
K< II 2 Ummat Is"am -(rmas' (ranisasi pemuda' (ranisasi ma#asis*a' &adan s*asta. K< III 2 Peruruan tini' kema#asis*aan' kepemudaan dan (rmas K< IG 2 Kedu&es'
K< G 2 A"umni' Lem&aa KAHMI K< GI 2
IG.. Map D(kumentasi DA 1 2 Ke&i$aksanaan P< HMI -"ap(ran keputusan k(nres' statement dan "ain,"ain DA ) 2 Ke&i$aksanaan &adan , &adan k#usus -LK dan K(#ati DA  2 Ke&i$aksanaan
Ada satu +a%t(r "ai !an #arus diper#atikan se#u&unan denan penarsipan !akni pena*etan arsip. Pena*etan ini dapat ditempu# denan &e&erapa $a"an antara "ain 2  Tempat pen!impanan -map="emari arsip dari &a#an , &a#an !an &aik dan ta#an ("e# kerusakan  Tempat pen!impanan di$au#kan dari api' air dan ke"em&a&an serta muda# dia*asi dari an%aman &inatan !an merusak ke da"am arsip

G. ADMINISTRASI KEANJJOTAAN

An(ta HMI merupakan sasaran ker$a' pem&inaan dan penkaderan (ranisasi se#ina per"u ada administrasi !an rapi tentan an(ta HMI da"am ranka ter%iptan!a saasaran ker$a = akti0tas HMI !an k(nkrit dan tarara# HMI ada"a# (ranisasi kader' se#ina HMI se"a"u menerima an(ta &aru' se"an$utn!a me"a"ui pr(ses=$en$an penkaderan dan ak#irn!a me"epaskan diri

se&aai a"umni. Men$adi an(ta HMI pada p(k(kn!a ada"a# sementara' untuk se"an$utn!a ter$un ke da"am mas!arakat !an sesunu#n!a -+(rma" !ear. Pr(ses penadministrasian an(ta mu"ai dari akti0tas penerimaan an(ta HMI !aitu pra "ati#an kader denan me"a"ui pr(sedur se&aai &erikut 2 Menisi +(rmu"ir perm(#(nan men$adi an(ta HMI Pen%atatan %a"(n an(ta da"am &uku penda+taran ("e# k(misariat -panitia penerima k(misariat Kepada %a"(n an(ta !an suda# terda+tar di&erikan kartu penda+taran Sete"a# menikuti pra "ati#an kader diadakan se"eksi dari se"uru# %a"(n an(ta !an k#usus men$adi an(ta muda HMI An(ta muda dida+tarkan da"am &uku an(ta muda HMI a&an dan kepada an(ta di&erikan tanda an(ta muda HMI -sema%am kartu !an &er"aku se"ama 1 -satu ta#un Sete"a# kean(tan muda HMI me"a"ui

2 

 Tinkat=?aku"tas=>urusan 2  N(m(r Induk Ma#asis*a 2  Masuk HMI Ta#un

2 

Keteranan 2 

(nt(#
NO. Urut

Nama Tpt=T" La#ir K(misariat

1)4 Samsu A"am Pa(pan%e' 4) 1978

T#n Masuk HMI Pertanian Untad

1999

Setiap dua ta#un seka"i diadakan penda+taran u"an -reistrasi an(ta &iasa HMI !aitu denan penantian kartu an(ta "ama. Sedankan n(m(r an(ta tetap se&aai n(m(r induk !an "ama %ukup di&eri reistrasi di"aksanakan denan menisi perm(#(nan kem&a"i kepada penurus %a&an.

GI. INGENTARIS ORJANISASI DAN DOKUMENTASI ORJANISASI



In5entaris Oranisasi

 In5entaris (ranisasi ada"a# sea"a sesuatu !an men$adi mi"ik (ranisasi &erupa keka!aan (ranisasi. 

In5entaris (ranisasi pada p(k(kn!a dapat kita &ai dua !aitu



In5entaris !an permanen



In5entaris (ranisasi !an tidak permanen

 @an di("(nkan in5entaris permanen ada"a# mi"ik (ranisasi !an da"am $anka re"ati+ "ama tidak mena"ami peru&a#an misa"n!a. 

Jedun sekretaris=kant(r



A"at , a"at tu"is kant(r



Dan se&aain!a

Untuk men(ntr(" in5entaris (ranisasi ini per"u di&uat da+tar in5entaris. Sesuai denan pen("(nan diatas' maka kita dapat mem&uat da+tar in5entaris ) ma%am 2 

Da+tar in5entaris (ranisasi !an permanen

 Da+tar in5entaris (ranisasi !an tidak permanen -#a&is pakai da"am *aktu re"ati+ pendek !an &isa dise&ut


Menun$ukkan keka!aan (ranisasi



Untuk men#indari adan!a pem&(r(san

 Se&aai a"at k(ntr(" dari in5entaris -meneta#ui kerusakan peru&a#an' penantian' serta untuk menam&a# &i"a ter$adi kekuranan Pen!impanan in5entaris (ranisasi #arus di"akukan denan &aik ("e# (ran , (ran !an &ertanun $a*a& sesuai denan $(& dis%ripti(n kesektariatan. Pen!impanan #arus di"aksanakan serta ditempatkan di se%retariat' tidak diperkenankan di&a*a# atau di simpan di ruma# +unsi(naris.

D(kumen Oranisasi D(kumen (ranisasi ada"a# sea"a sesuatu !an men!ankut keiatan pen%arian' penumpu"an' pen!impanan serta pena*etan d(kumen , d(kumen (ranisasi. D(kumen ada"a# suatu tanda &ukti !an sa# menurut #(kum dari d(kumen.
GII. ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN

Denan status HMI se&aai (ranisasi ma#asis*a !an &erke%impun da"am &adan i"mu peneta#uan dan tu$uan , tu$uan seperti di&uat pasa" 3 anaran dasar HMI'

maka perpustakaan HMI ada"a# #a" !an tidak dapat dipisa#kan. Denan demikian maka HMI merupakan "em&aa pendidikan dan "ema&aa i"mia#. Perpustakaan !an idea" &ai HMI ada"a# !an me"iputi &uku , &uku !a diper"ukan ("e# an(ta da"am studin!a se&aaimana HMI mempun!ai :sek("a# HMI; !akni merupakan trainin ,trainin. O"e# karena itu perpustakaan !an minima" dimi"iki men%akup &uku ,&uku !an diper"ukan da"am ke"enkapan kuriku"um trainin HMI !an me"iputi antara "ain 2 Keis"aman' keaamaan' Idi("(i Ke(ranisasian' ke , HMI , an' Pendidikan dan kema#asis*aan Kemas!arakatan' kenearaan' p("itik' ek(n(mi dan se&aain!a Pen!e"enaraan administrasi perpustakaan ini se&aikn!a disera#kan kepada se(ran an(ta penurus !an k#usus menatur untuk itu dan &ertanun $a*a& serta mema#ami se"uk &e"uk perpustakaan.

GIII. KEPROTOKOLERAN HMI

 Tuas suatu kesekretariatan tidak sa$a ter&atas pada pene"("aan atau penaturan surat men!urat (ranisasi' kearsipan menadministrasi dan pen!e"enaraan d(kumentasi serta perpustakaan (ranisasi' tetapi ia me"iputi $ua penataan suatu a%ara dan pe"aksanaan. Tuas !an dise&ut terak#ir da"am ped(man ini dise&ut se&aai pr(t(k("er. Kepr(t(k("eran HMI merupakan sea"a akti0tas !an &er#u&unan denan pen!e"enaraan suatu pr(duser ke"an%aran -upa%ara di da"am HMI. O"e# karena itu ia memean peranan pentin &ai &er"ansunn!a suatu upa%ara. Demi terti&' disempurnakan ini men!uu#kan kem&a"i -*a"aupun serin di$adikan se&aai sa"a# satu materi da"am trainin se&aai &aian intera" dari tuas &idan kesekretariatan. aar sasaran suatu akti0tas dapat di%apai se%ara (ptima"' diper"ukan penanun  $a*a&an dan pem&aian tuas di da"am pen!e"enaraann!a. Apa&i"a pen!e"enaraan suatu akti0tas tanpa adan!a panitia pen!e"enara=pr($e%t (%er' maka pene"("aan penataan dan pen!e"enaraann!a "ansun di&a*a# k((rdinasi sta+ se%retariat $endera"=se%retariat. Namun kesemuann!a itu masi# "ai di&utu#kan pe"enkap pen!e"enara seperti penantar a%ara -ann(un%er' penerima tamu' penatur ke"enkapan' k(nsumsi' kesenian dan sea"a #a" !an &er#u&unan denan ke"an%aran. Ha" , #a" !an per"u diper#atikan da"am pen!e"enaraan suatu upa%ara 2

 Tempat=Jedun -"a!(ut' penaturan kursi' dek(rasi  >enis A%ara Penantar A%ara Susunan a%ara Ha" !an dise&ut terak#ir -susunan a%aramerupakan #a" !an serin terdapat kesa"a#an' terutama menenai urut , urutan pem&erian sam&utan. U rutan pem&eri sam&utan &er&eda denan urutan kepada siapa kita #arus men!apa da"am a%ara terse&ut. Ka"au da"am men!apa' urutn!a ada"a# se%ara stru%tura" pe$a&at=penurus tertini menda#u"ui pe$a&at=penurus tertini menda#u"ui pe$a&at di&a*a#n!a dan seterusn!a. Sedankan urutan pem&eri sam&utan mu"ai dari penurus ter&a*a sampai seterusn!a ke atas -"i#at "ampiran.

I. PENUTUP

Ped(man Administrasi kesekretariatan ini ada"a# sanat pentin dan diper"ukan una keseraaman untuk menu$u suatu (ranisasi m(dern dan e+ekti+ ker$an!a. Administrasi kesekretariatan HMI !an idea" ia"a# usa#a &aaimana mena+aatkan se%retariat HMI untuk dapat &er+unsi se&aaimana mestin!a' !aitu 2  Tempat ker$a !an e0sien &ai penurus Pusat keiatan (ranisasi Untuk itu per"u pers!aratan , pers!aratan !an men!ankut 2 Jedun=se%retariat Ketatausa#aan Keuanan=?asi"itas !an %ukup Untuk me"aksanakan administrasi kesekretariat !an &aik sanat terantun pada pe"aksanape"aksanan!a !aitu terutama sta+ se%retariat denan &antuan dan penertian dari an(ta penurus "ainn!a' &a#kan se"uru# an(ta HMI. Ak#irn!a denan adan!a ped(man administrasi kesekretariatan !an disempurnakan ini muda# , muda#an (ranisasi HMI akan "e&i# mampu &eker$a denan e+ekti0tas !an maksima" dan mene"iminasi kekuranan se&e"umn!a' &erkat adan!a administrasi !an teratur dan rapi.


LAMPIRAN PEDOMAN ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

IKRAR UNTUK PELANTIKAN

,

As!#adu a""aa i"aa#a i"a""a# *a as!#adu anna mu#ammaddarrasuu"u""aa#

,

Rad#iitu &i""aa#i ra&&a *a&i is"aamidiina *a&i mu#ammadiina *arasuu"u""aa#

Denan nama A""a# @an Ma#a Penasi# dan Pen!a!an :Aku &ersaksi &a#*asan!a tiada Tu#an se"ain A""a# dan sesunu#n!a Mu#ammad ada"a# Rasu" A""a#; :Kami re"a A""a# Tu#an kami' Is"am aama kami dan Mu#ammad Na&i dan Rasu" A""a#;.

Denan kesadaran dan tanun $a*a&' kami penurus .. denan ini &er$an$i dan &erikrar 2 1.
,

Inas#("ati *anusuki *ama#!aa!a *amaamati "i""a#ira&&i" a"amiin

Sesunu#n!a S#("atku' per$uananku' #idup dan matiku #an!a untuk A""a# Tu#an seru seka"ian a"am;.


Lampiran. (nt(# Aenda P< HMI

N( N(. ?i"e Tana" terima Surat Keteranan

N(m(r surat Tana" Surat

Isi Surat

Asa"

(nt(# Stempe" Aenda

2 .

N(m(r

2 .

 Tana"

2 .

Disp(sisi

2 .

Keteranan 2 .

Pemunutan,pemunutan !an diterima' surat,surat !an &aru diterima sesuda# diaendakan' dipusatkan da"am satu map !an disediakan untuk dapat di&a%a dan diketa#ui ("e# penurus.

Sete"a# surat,surat terse&ut diketa#ui dan di&eri disp(sisi ("e# penurus sesuai denan pem&andinan masin,masin -per"u di&a#as diteruskan atau k#usus diadakan pen!(rtiran surat,surat terse&ut

Surat,surat dari map disp(sisi ini akan dipisa#kan men$adi surat,surat !an "ansun disimpan se&aai arsip dan surat,surat !an akan diker$akan atau dise"esaikan "e&i# "an$ut.

(nt(# susunan suatu a%ara

SUSUNAN AARA PEM
1.

Pem&ukaan

).

Pem&a%aan Kita& Su%i A" Furan dan ter$ema#ann!a

.

Lau Ind(nesia Ra!a dan Himne HMI

3.

Lap(ran ketua panitia k(n+erensi G HMI a&an Samarinda

4.

Sam&utan , sam&utan

4.1.

Ketua Umum HMI a&an Samarinda

4.).

Ketua Umum HMI
4.. Ketua Umum P< HMI seka"ius mem&uka denan resmi a%ara k(m+erensi G HMI a&an Samarinda 6.

Pem&erian %indera mata

7.

D(Ca

8.

Se"esai= Penutup

Urutan , urutan sapaan da"am suatu a%ara  @an Ter#(rmat Saudara 2 Ketua Umum P< HMI Ketua
Lampiran2 (nt(# Data tentan An(ta

HMI

2 


2 

I DATA TENTANJ DIRI 1.

Nama "enkap=penai#an 2

).

>enis Ke"amin

2

.

Tempat=T" La#ir

2

3.

A"amat

2

4.

Peker$aan

2

II. DATA TENTANJ KELUARJA 1.

Nama Oran Tua Laki"aki 2

).

Tempat=t" "a#ir

.

Pendidikan

3.

Peker$aan 2

4.

A"amat

6.

Nama (ran tua perempuan

7.

Tempat=T" La#ir

8.

Pendidikan

2

9.

Peker$aan

2

1.

A"amat

2

11.

>um"a# Saudara kandun 2

2

2

2

2

2

III DATA TENTANJ PENDIDIKAN

NAMA LENJKAP

TEMPAT=TANJJAL LAHIR PENDIDIKAN

1.

SD

2

Tamat

).

SMP

2

Tamat

.

SMA -sedera$at

3.

Uni5ersitas=ins=Akademi

4.

?aku"tas=>urusan

6.

Masuk Ta#un2

7.

Tinkat=N(. Ma#asis*a

2

Tamat 2

Tamat

2

2

IG. DATA TENTANJ ORJANISASI 1.

Masuk HMI ta#un

2

).

N(m(r Kartu An(ta

.

Trainin @an Te"a# diikuti 2

3.

Pena"aman Oranisasi di HMI

4.

Pena"aman Oranisasi di "uar HMI

2

2 2

G. DATA TENTANJ ALUMNI 1.

Tamat Studi Ta#un 2

).

Pr(+esi=>a&atan

.

Terda+tar se&aai An(ta HMI 2 a&an

3.

Masuk Oranisasi=Parp(" 2

4.

Se&aai 2

2

atatan 2 

GI. DATA TENTANJ KEWA>I
 TAHUN I

II

TRIWULAN III

KETERANJAN

IG

1991 199) 199 dst

 Anaran ruma# tana HMI
mem&a!ar uan panka" dan iuran an(ta

&


%

Men$aa nama &aik (ranisasi

d Terke%ua"i &ai an(ta "uar &iasa dan an(ta ke#(rmatan tidak &er"aku su& 17 a dan &

 Diisi ("e# Penurus a&an = P< HMI

ATATAN DA?TAR NAMA=URUTAN RIAH

1.

Mu#arram

).

S!a+ar

.

Ra&iu" A*a"

3.

Ra&iu" Ak#ir

4.

>umadi" A*a"

6.

>umadi" Ak#ir

7.

Ra$a&

8.

S!aC&an

9.

Ramad#an

1.

S!a*a"

11.

D/u"kaida#

1).

D/u"#i$a#

Da+tar nama dan urutan &u"an , &u"an Hi$ria# di atas' dimaksudkan untuk mem&erikan n(m(r=&u"an da"am surat men!urat.

Misa" 2 >ika surat terse&ut dike"uarkan &u"an Ra&iu" a*a" maka k(de suratn!a men$adi 2 N(m(r

2 11=A=Sek==13)6

Anka n(m(r  itu"a# se&aai petun$uk &u"an Ra&iu" A*a" -&u"an ketia da"am ta#un Hi$ri!a#


penurus HMI a&an Samarinda peri(de )9= )1