2.3.11 EP 1 PEDOMAN ADMINISTRASI MANAJEMEN.doc

BAB I PENDAHULUAN

 A. LAT LATAR BELAKANG  Administrasi adalah proses penyelenggaraan penyelenggaraan kerja untuk mencapai mencapai tujuan yang telah ditetapkan. ditetapkan. Untuk melaksanakan melaksanakan kerja agar dapat dapat terlaksana terlaksana dengan seaik ! aiknya sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai" ila ada oran orang g !ora !orang ng yang yang meny menyel elen engg ggar arak akan anny nya. a. #asa #asala lah h oran orang! g! oran orang g yang yang menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi urusan dalam manajemen" karena pengertian manajemen adalah suatu proses$usaha dari dari oran orang g ! oran orang g yang yang eke ekerj rjas asam ama a untu untuk k menc mencap apai ai tuju tujuan an yang yang tela telah h ditetapkan. %ari %ari

ura uraian ian

di

peny enyele elengg nggraa raan

ata atas kerja rja

dapat apat dan dan

disim isimp pulka ulkan n

mana anajeme jemen n

ah ah&a

ada adalah lah

admin ministr istra asi

ora orang

!

orang rang

adal adala ah yang

menyelenggarakan kerja terseut. Bila dikominasikan dari keduanya adalah 'pen 'penye yele leng ngga gara raka kan n kerj kerja a yang yang dila dilaku kuka kan n oleh oleh oran orang! g!or oran ang g yang yang seca secara ra kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan(. )uskesmas dalam menjalankan *ungsinya seagai penyelenggara UK# dan UK) tingkat tingkat pertama di &ilayah &ilayah kerjanya kerjanya " maka &aji &aji melaksanaka melaksanakan n sistem penca pencatat tatan" an" pelapo pelaporan ran"" dan e+alua e+aluasi si terhad terhadap ap mutu mutu dan dan akses akses pelaya pelayanan nan keseha kesehatan tan.. %i sampin samping g itu" itu" untuk untuk me&uju me&ujudka dkan n pelaya pelayanan nan yang yang tersta terstand ndar ar"" ermut ermutu" u" dan dan ino+at ino+ati*" i*" maka maka perlu perlu dilaku dilakukan kan peren perencan canaan aan yang yang aik aik yang yang mend menduk ukun ung g kegi kegiat atan an pela pelaya yana nan n di UK# UK# maup maupun un UK) UK). ,leh ,leh sea sea  itu diperlukan sistem administrasi dan manajemen.

B. TU-UAN TU-UAN )E%,#A )E%,#AN N . Tujua ujuan n Umum Umum// Ter&ujudnya sistem administrasi dan manajemen yang aik di )uskesmas Lidah Kulon 0. Tujua ujuan n Khu Khus sus Tersedianya pedoman dalam perencanaan kegiatan di )uskesmas Tersedianya ersedianya pedoman pedoman dalam dalam pencatata pencatatan n " pelaporan pelaporan"" dan e+aluasi e+aluasi -

-

kegiatan Terselenggaranya keutuhan *isik" sarana" dan prasarana yang sesuai standar di )uskesmas Lidah Kulon

1. 2A2ARAN 2A2ARAN )E%,#AN )E%,#AN .

Unit Tata Usaha

1

0. 3.

3.

Bendahara )uskesmas )enanggung ja&a in+entaris )uskesmas )enanggung -a&a 2istem 4n*ormasi #anajemen )uskesmas

%. RUANG L4NGKU) )E%,#AN Ruang lingkup pedoman administrasi dan manajemen )uskesmas adalah internal )uskesmas Lidah Kulon.

E. BATA2AN ,)ERA24,NAL 2istem administrasi dan manajemen )uskesmas adalah kegiatan yang meliputi perencanaan" pencatatan" pelaporan" dan e+aluasi yang dilaksanakan dalam rangka mendukung pelayanan UK# dan UK) di )uskesmas.

BAB II STANDAR KETENAGAAN

2

 A.

KUAL454KA24 2U#BER %A6A #ANU24A .

Kepala 2u Bagian Tata Usaha" memiliki kuali*ikasi seagai erikut/ )endidikan minimal %7 di idang kesehatan )ernah mengikuti pelatihan kearsipan %apat mengoperasikan komputer 

0.

Bendahara )uskesmas" memiliki kuali*ikasi seagai erikut/ #emahami alur perencanaan" pelaksanaan" dan

-

pelaporan

keuangan #emahami perpajakan

7.

)enanggung ja&a in+entaris " memiliki kuali*ikasi seagai erikut/ )ernah mengikuti pelatihan untuk pemantu pengurus arang %apat mengoperasikan aplikasi endahara arang -

3.

)enanggung -a&a 2istem 4n*ormasi )uskesmas" memiliki kuali*ikasi seagai erikut / %apat mengoperasikan komputer 

8.

9.

2upir pusling" memiliki kuali*ikasi seagai erikut/ #emiliki 24# A )aham peta kota 2uraaya )ega&ai keersihan" memiliki kuali*ikasi seagai erikut/ )aham teknik pencegahan dan pengendalian lingkungan dan kaitannya dengan tugas sehari!hari

B.

%42TR4BU24 KETENAGAAN Unit Tata Usaha terdiri dari/ Kepala 2u Bagian Tata Usaha )emantu )engurus arang Tenaga 4T )ega&ai loket )ega&ai Rekam #edis Kasir  2upir pusling )ega&ai Keersihan )ega&ai jaga malam         

1.

NO

1

2

3

-A%UAL KEG4ATAN

MINILOKAKARYA PUSKESMAS

BULAN

MINILOKAKARYA TAHUNAN

JANUARI

MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN I

MARET

MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN II

JUNI

MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN III

SEPTEMBER

MINILOKAKARYA LINSEK TRIBULAN IV MINILOKAKARYA

DESEMBER JANUARI

3

FEBRUARI MARET APRIL MEI JUNI JULI AGUSTUS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DESEMBER 4

APEL

SETIAP HARI SENIN

BAB III STANDAR FASILITAS

 A.

%ENA: RUANG LANTAI I

4

LANTAI II

5

B.

2TAN%AR 5A24L4TA2 . 2umer %aya #anusia No

Ketenagaan

Jumlah



)lh. Kasuag Tata Usaha



0

Bendahara

7

7

2arjana Kesehatan #asyarakat ;2K#<



3

2arjana Teknologi 4n*ormasi ;4T<



8

Rekam #edis



9

)ega&ai Loket



=

)emantu )engurus Barang

0

>

Kasir



?.

2opir



)ega&ai -aga #alam



@.

. )ega&ai Keersihan

0

2. Sarana an Pra!arana

"

No

Alat

Jumlah



Komputer

7

0

)rinter



7

-aringan 4nternet

3

Telephone

8

Listrik

9

Air Bersih

=

Amulance

8#B  07@@@k&h )%A# 

BAB IV TATALAKSANA PELAANAN

 A.

L4NGKU) KEG4ATAN . )erencanaan

#

)erencanaan adalah suatu proses kegiatan yang urut yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah kesehatan di &ilayah kerja )uskesmas dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan meman*aatkan sumer daya yang tersedia secara erhasil guna dan erdaya guna. 0.

)encatatan dan )elaporan )encatatan adalah kegiatan atau proses pendokumentasian suatu akti*itas dalam entuk tulisan di atas kertas" *ile komputer dan lain!lain . )elaporan adalah catatan yang memerikan in*ormasi tentang kegiatan

7.

tertentu dan hasilnya disampaikan kepada pihak yang terkait. #onitoring dan E+aluasi #onitoring adalah akti+itas untuk menjamin kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan rencana yang telah ditetapkan seelumnya dengan cara mengamati perkemangan kegiatan terseut. Kegiatan monitoring meliputi proses pengumpulan dan analisis in*ormasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara regular untuk melihat apakah kegiatan$program itu erjalan sesuai rencana sehingga masalah yang dilihat$ditemui dapat diatasi ;:,<. E+aluasi adalah proses pengumpulan data" menganalisis in*ormasi" e*ekti+itas dan dampak dari suatu tahap keseluruhan program" termasuk menilai pencapaian program" mendeteksi dan menyelesaikan masalah serta merencanakan kegiatan yang akan datang ;:,<.

3.

Lokakarya #ini Bulanan Lokakarya #ini Bulanan

adalah

lokakarya

penggalangan

tim

yangdiselenggarakan tiap ulan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat 8.

terlaksananya

rencana

kegiatan

)uskemas

;R)K<"dengan

pengarah Kepala )uskesmas dan dihadiri seluruh )ega&ai )uskesmas. Lokakarya Triulanan Lintas 2ektor  Lokakarya #ini triulanan adalah lokakarya yang dilakukan guna pemantauan pelaksanaan kerjasama lintas sektoral.

B.

#ET,%E %AN LANGKA: KEG4ATAN . )erencanaan  A.

Tahap )ersiapan )uskesmas mempersiapkan / .

Tim )enyusun )erencanaan Tingkat )uskesmas ;)T)< dengan anggota pemegang program di )uskesmas

0.

2osialisasi )edoman )erencanaan Tingkat )uskesmas ;)T)< oleh Kepala )uskesmas

$

7.

)edoman yang harus dipelajari yaitu Keijakan Kementerian Kesehatan Repulik 4ndonesia serta pengarahan

%inas

Kesehatan )ro+insi dan Kaupaten$Kota B.

Tahap Analisa 2ituasi Tujuan/

memperoleh

in*ormasi

mengenai

keadaan

dan

permasalahan yang dihadapi )uskesmas melalui analisa data umum dan data khusus yang sudah dikumpulkan 1.

Tahap )enyusunan Rencana Usulan Kegiatan ;RUK< Tujuan/ .

#empertahankan kegiatan yang sudah dicapai pada periode seelumnya dan memperaiki program yang masih ermasalah

0.

#enyusun rencana kegiatan aru yang disesuaikan dengan kondisi kesehatan di &ilayah terseut dengan kemampuan )uskesmas

Langkah RUK/ .

0.

Analisa masalah" dengan tahapan/ a.

4denti*ikasi masalah

.

#enetapkan urutan prioritas masalah

c.

#erumuskan masalah

d.

#encari akar penyea masalah

e.

#enetapkan cara!cara pemecahan masalah

)enyusunan

RUK

upaya

kesehatan

&aji

dan

upaya

kesehatan pengemangan" meliputi/ a.

Kegiatan

tahun

yang

akan

datang

;kegiatan

rutin"

sarana$prasarana" operasional dan program hasil analisis masalah<. .

Keutuhan

2umer

%aya"

erdasarkan

ketersediaan

sumerdaya yang ada pada tahun ini. c.

Rekapitulasi RUK dan sumer daya yang diutuhkan ke dalam *ormat RUK )usksemas.

%.

Tahap )enyusunan Rencana )elaksanaan Kegiatan ;R)K< Langkah )enyusunan R)K/ .

#empelajari alokasi kegiatan dan iaya yang sudah disetujui

0.

#emandingkan aklokasi yang sudah disetujui dengan RUK yang diusulkan dan situasi pada saat penyusunan R)K.

7.

#enyusun rancangan a&al" rincian dan +olume kegiatan yang akan dilaksanakan serta sumer daya pendukung menurut ulan dan lokasi pelaksanaan.

%

3.

#engadakan

lokakarya

mini

tahunan

untuk

memahas

kesepakatan R)K. 8.

#emuat R)K yang telah disusun dalam entuk matriks.

0. )encatatan dan )elaporan a& )etugas merekap data dari register  '& )etugas memasukkan dalam Blanko Laporan Bulanan (& )etugas meminta tandatangan kepada Kepala puskesmas d< )etugas menyerahkan laporan so*tcopy dan hardcopy pada petugas 4T )& )etugas 4T mengirimkan laporan ke Tata Usaha untuk dikirimkan ke %inas Kesehatan kota 2uraaya *< )etugas 4T merekap laporan yang tidak terkirim tepat &aktu g< )etugas 4T melaporkan hasil rekapitulasi kepada kepala puskesmas a. Kepala puskesmas memeri pengarahan kepada penanggung ja&a laporan 7. #onitoring dan E+aluasi )elaksanaan monitoring dan e+aluasi/ a< )enanggung ja&a program di )uskesmas melakukan e+aluasi pelayanan

dan

melaporkan

ke

Kepala

)uskesmas

dan

memandingkan kinerja program dengan target yang ingin dicapai" sehingga peraikan dapat dilakukan. < )uskesmas harus menyelenggarakan pertemuan sta* secara teratur  dan erkala antara pimpinan atau penanggung ja&a dengan sta*$a&ahannya untuk mengindenti*ikasi" memahas masalah yang dihadapi" penyearan in*ormasi dan melakukan e+aluasi pelayanan )uskesmas. c< :asil pertemuan harus dicatat. :al!hal yang diicarakan dan disepakati dalam pertemuan dilengkapi dengan da*tar hadir. d< )emuktian erupa dokumen notulen rapat dan da*tar hadir. 3. L*+a+ar,a M-n- B/anan No



U!aian

Tujuan

Lo"a"a!#a $ini

Lo"a"a!#a $ini

Bulanan Pe!tama

Bulanan Rutin

a. %iketahuinya hasil kegiatan )uskesmas ulan lalu . %isampaikannya

a.#emantau pelaksanaan ),A )uskesmas .)emantauan hasil

hasil rapat dari

kerja petugas

Ka$Kota"

)uskesmas

Kecamatan"

dengan

eragai keijakan

memandingkan

10

dan program c. %iketahuinya

rencana kerja ulan lalu dari

hamatan$ masalah

setiap petugas

dalam pelaksanaan

dengan hasil

kegiatan ulan lalu d. %irumuskannya cara

kegiatannya c. #emandingkan

pemecahan masalah e. Tersusunnya

cakupan kegiatan dari daerah

rencana kerja ulan

inaan dengan

erikutnya

targetnya d.Tersusunnya rencana kerja 0

ulan erikutnya )uskesmas

)enyeleng gara

7

)elaksana

Bulan 4

Teratur" setiap ulan

an 3

#asukan

a. )enggalangan dalam

Tim a. Laporan hasil

entuk

dinamika

kegiatan ulan

kelompok

tentang

lalu . 4n*ormasi tentang

peran"

tanggung ja&a sta*  dan

ke&enangan

)uskesmas . 4n*ormasi tentang keijakan" dan

program

konsep

erkaitan

aru

dengan

)uskesmas c. 4n*ormasi tentang tata

hasil rapat di Kaupaten$Kota c. 4n*ormasi tentang hasil rapat di Kecamatan d. 4n*ormasi tentang keijakan" program dan konsep aru

cara

penyusunan ),A 3

#asukan

d. )enggalangan dalam

Tim e. Laporan hasil kegiatan

entuk

dinamika

kelompok

tentang

peran"

ulan lalu *. 4n*ormasi tentang hasil rapat di Kaupaten$Kota g. 4n*ormasi tentang hasil

tanggung ja&a sta*  dan

rapat di Kecamatan ke&enangan h. 4n*ormasi tentang

)uskesmas

keijakan" program dan

11

e. 4n*ormasi keijakan" dan

tentang

konsep aru

program

konsep

erkaitan

aru

dengan

)uskesmas *. 4n*ormasi tentang tata No

8

U!aian

)roses

cara

penyusunan ),A Lo"a"a!#a $ini

Lo"a"a!#a $ini Bulanan

Bulanan Pe!tama

Rutin

a. 4n+entarisasi

a. Analisis hamatan dan

kegiatan )uskesmas

masalah" antara lain

termasuk kegiatan

dengan

lapangan$daerah

mempergunakan)2. . Analisis sea masalah"

inaan. . Analisis ean kerja

khusus untuk mutu

tiap petugas. c. )emagian tugas

dikaitkan dengan kepatuhan terhadap

aru termasuk

standar pelayanan c. #erumuskan alternati*

tanggung ja&a daerah inaan d. )enyusunan

pemecahan masalah.

rencana kegiatan ;),A< tahunan erdasarkan Rencana )elaksanaan 9

Keluaran

Kegiatan ;R)K< a. ),A tahunan . Kesepakatan

Kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan

ersama untuk

Rencana kerja ulan yang

pelaksanaan

aru

kegiatan sesuai ),A c. #atriks pemagian tugas dan daerah inaan

8. L*+a+ar,a Tr-'/anan L-na! S)+*r No

U!aian

Lo"a"a!#a $ini

Lo"a"a!#a $ini T!i %ulanan

T!i %ulanan

Rutin

12

Pe!tama 

Tujuan

a.%iahas

dan a. #endapatkan

kesepakatan

dipecahkan

rencana kerja lintas sektoral

secara ersama

dalam

lintas

mengemangkan

peran

serta

dalam

sektoral

masalah

dan

hamatan

yang

dihadapi. .Tersusunnya rencana

kerja

memina

masyarakat

idang kesehatan. . #engkaji hasil

dan

kegiatan

kerjasama lintas sektoral. c. Tersusunnya rencana kerja triulan erikutnya.

triulan erikutnya.

BAB V L&GISTIK

Keutuhan logistik kegiatan A%#EN didukung melalui dana seagai erikut / . -KN untuk pengadaan ATK 0. A)B% untuk pengadaan ATK" keutuhan ahan hais pakai dan perangkat keersihan" pemeliharaan alat" dan keutuhan opersional lainnya

13

BAB VI KESELA$ATAN SASARAN KEGIATAN'PR&GRA$

2ecara administrasi" keselamatan pasien meliputi/ . )enataan ruangan" tangga" kamar mandi sehingga risiko pasien jatuh dapat diminimalisir dan dapat mengakomodasi keutuhan disale 0. Rekam medis

14

BAB VII KESELA$ATAN KERJA

2ecara admen" perlu dilakukan/ . Usulan pelatihan ))4 agi )ega&ai 0. Usulan design angunan yang mencegah terjadinya in*eksi nosokomial

15

BAB VIII PENGENDALIAN $UTU

No 4  A

Pen(atatan #anajemen dan

Pela)o!an

Visualisasi Data

 Administrasi #anajemen ,perasional . Notulen

Rapat .Undangan

Lokakarya

#ini

Bulanan. 0. Notulen

Rapat

Usulan

)elaksanaan

)encapaian

1akupan

Kegiatan

)okok Tahun Lalu. 0. %ata 1akupan Kegiatan Tahun

Kegiatan. 3. Rencana

Kegiatan.

Lokakarya #ini. 0. %a*tar :adir  

Lokakarya #ini. 7. Laporan Tahunan. #ini 3.),A.

Lokakarya Triulan. 7. Rencana

Rapat . %ata

)okok Lalu

Bentuk

dalam )2"

Gra*ik"dll. 7. %ata @

)enyakit

Teranyak. 3. %ata 1akupan

)encapaian Kegiatan

)okok Tahun Lalu dan isualisasi %atanya.  A

Ketenagaan 1. Laporan . %a*tar :adir )ega&ai 0. %ata Bulanan Karya&an$Karya&ati

Asensi

1"

7. 3. 8.

)uskesmas. )ega&ai #ingguan %a*tar atau 1atatan Kepega&aian 0. Laporan Rekapitulasi  Asen. Karya&an )uskesmas. )enilaian %)7. 5ile Kepega&aian/ Bukti Kompetensi" )endidikan" )elatihan" Ketrampilan

dan )engalaman. 9. %UK. =. Rekapitulasi cuti >. Arsip 2urat. ?. Rencana Keutuhan Tenaga. @. Uraian Tugas dan Tanggung -a&a 2etiap )ega&ai. 11. Rencana Kerja$)rogram Kerja. B

No 1

Keuangan a. )erda Tari*  . Buku Kas Umum Pen(atatan 4n+entaris a. %a*tar$Kartu 4n+entaris Barang. . Usulan )ega&ai )engelola Barang$Asset. c. 2K Bendahara Barang

dan

Tidak ada

Tidak ada

Pela)o!an

Visualisasi Data

a. Laporan 4n+entaris

a.%ata Asset di masing Alat

Kesehatan. . Laporan Asset $2eluruh 4n+entaris

masing Ruangan. . %ata RKBU ;Rencana Keutuhan Barang Unit< dan R)TBU

Alat

)engadaan

;Rencana Tri&ulan

Kesehatan

 Arang Unit< . )engurus c. %ata R)TBU. 2etiap 2emester. d. %ata 2tok Barang. Barang$Asset. c. Laporan Asset e. K4R. d. Buku Kendali %ata $2eluruh *. K4B. 2tok Barang. 4n+entaris Alat e. Buku %ata Terima Kesehatan Barang dan 2etiap Akhir   )engeluaran Tahun. Barang. d. Laporan 5ungsi *. )enerimaan Barang dan Kondisi Alat dan 2tok Barang. Kesehatan.

1#

BAB I* PENUTUP

%engan disusunnya pedoman Admen

ini" diharapakan dapat menjadi

panduan agi semua pihak terkait" aik Kepala )uskesmas" )enanggung -a&a  Admen" )enanggung ja&a )rogram" dan )elaksanan Kegiatan" sehingga proses )%1A dapat terlaksana dan menghasilkan output sesuai dengan harapan.

1$