Pedoman Administrasi Imm 2015

PEDOMAN ADMINISTRASI BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

IMM adalah gerakan mahasiswa Islam yang bergerak di bidang keagamaan, kemasyarakatan dan kemahasiswaan yang bertujuan mengusahakan terbentuknya akademisi Islam yang berahklak mulia dalam rangka mencapai tujuan Muhammadiyah (AD IMM Pasal 5 dan 6). Pencapaian tujuan IMM akan dapat dilakukan jika kerjasama semua unsur di dalam organisasi berjalan dengan dengan baik. Oleh karena karena itu perlu dilakukan dilakukan pengendalian pengendalian proses kerja kerja sama semua unsur organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efisien dan efektif. Salah satu pengendalian yang dimaksud adalah secara keseluruhan keseluruhan tanpa menitikberatkan menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu. Pengendalian proses kerjasama disusun dalam sebuah peraturan, yakni pedoman administrasi yang merupakan bagian dari organisasi secara umum. Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat, terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai tujuan organisasi dan cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan penyempurnaan pedoman administrasi administrasi IMM. B. Tujuan

Pedoman administrasi IMM disusun bertujuan untuk dijadikan pedoman dalam pengelolaan administrasi IMM dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi dan sinkronisasi terhadap pengelolaan dan pelayanan administrasi IMM. C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman administrasi adalah mencakup: 1. Administrasi Kesekretariatan. Kesekretariatan. 2. Administrasi Persuratan. Persuratan. 3. Administrasi Keuangan. 4. Administrasi Keanggotaan. Keanggotaan. 5. Atribut Organisasi.

Pedoman Administrasi IMM 2015

Page1

BAB II ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN A. Pengertian

Administrasi kesekretariatan adalah kegiatan organisasi yang meliputi sekretariat/kantor, sekretariat/kantor, pengadaan barang-barang organisasi (inventaris) termasuk arsip.

pengelolaan

B. Sekretariat/Kantor

1. Pengertian Sekretariat/Kantor Sekretariat/Kantor Sekretariat/Kantor merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya menjadi sentral (pusat) pengendalian organisasi, komunikasi, informasi organisasi, kegiatan administrasi, perencanaan kebijakan, serta penghubung dengan anggota dan masyarakat. Untuk itu setiap level pimpinan dalam IMM harus mempunyai sekretariat/kantor yang mapan. Apabila belum mampu, agar diusahakan ada tempat yang tetap, seperti bergabung dengan Pimpinan Muhammadiyah, Muhammadiyah, bergabung antar/sesama tingkat pimpinan dan sebagainya. sebagainya. 2. Fungsi Sekretariat/Kantor Sekretariat/Kantor a. b. c. d. e. f. g.

Menangani dan melayani fungsi perkantoran. Melaksanakan Melaksanakan administrasi organisasi. Mengadakan dan melaksanakan persidangan rutin. Mengorganisasikan Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidental. Mengorganisasikan Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program. program. Mengorganisasikan Mengorganisasikan pendataan organisasi organisasi dan pelayanan informasi/ komunikasi komunikasi organisasi. Mengkoordinasikan Mengkoordinasikan personalia.

3. Pengaturan Sekretariat/Kantor Sekretariat/Kantor Supaya sekretariat/kantor IMM dapat berfungsi secara optimal, maka perlu dibuat pengaturan tentang sekretariat/kan sekretariat/kantor tor yang meliputi letak bangunan dan sumber daya manusia. a. Letak sekretariat/kantor sekretariat/kantor Fungsi-fungsi sekretariat/kantor dapat dijalankan apabila sekretariat/kantor IMM terletak di tempat yang strategis, mudah dijangkau, dan dengan keadaan lingkungan yang kondusif. b. Bangunan/Ruangan Banguanan sekretariat/kantor IMM hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan administrasi dan lainnya. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat/kantor sekretariat/kantor hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) Jumlah ruangan memadai. 2) Kelengkapan peralatan kantor. 3) Kesehatan, kebersihan dan kerapian kantor. c. Sumber Daya Manusia Salah satu faktor penting dalam pengelolan sekretariat/kantor adalah tenaga pengelola. Sangat baik apabila setiap tingkatan pimpinan memiliki sekretaris eksekutif yang secara khusus bertugas melaksanakan pelayanan administratif keseharian. Namun bila tidak memungkinkan, memungkinkan, maka diatur pembagian tugas dalam pengelolaan sekretariat, semisal diatur piket kantor pimpinan. Sedapat mungkin sekretariat/kantor sekretariat/kantor sekaligus sebagai asrama asrama kader yaitu tempat tinggal pimpinan, sehingga dapat melaksanakan melaksanakan tugas-tugas rutin organisasi. 4. Alat-Alat Perkantoran Dalam tugas mengembangkan amanat Ikatan serta untuk melancarkan tugas-tugas organisasi, khususnya yang berhubungan dengan peyelenggaraan tertib administrasi, maka hal-hal yang perlu mendapat mendapat perhatian di di antaranya: a. Komputer b. Lemari + rak buku Pedoman Administrasi IMM 2015

Page2

c. Meja + kursi d. White board e. Stempel 1) Stempel organisasi: a) Stempel biasa untuk semua level. b) Stempel kecil untuk KTA (hanya di DPD) 2) Stempel tanggal 3) Stempel agenda 4) Stempel prangko langganan 5) Stempel alamat surat 6) Stempel nama KTA (hanya di DPD) f. Kertas 1) Kertas berkop 2) Amplop berkop 3) Kertas (lembar) disposisi 4) Blanko peminjaman arsip 5) Kertas Kosong 6) Kertas Karbon 7) Kertas Memo g. Buku-buku organisasi 1) Buku induk organisasi 2) Buku induk pimpinan (hanya di DPP) 3) Buku nominatif pimpinan. 4) Buku nominatif kader. 5) Buku notulen sidang/rapat. 6) Buku agenda surat (keluar dan masuk) 7) Buku kas (besar dan kecil) 8) Buku ekspedisi 9) Buku inventaris 10) Buku liputan kerja 11) Buku hadir 12) Buku tamu 13) Buku agenda kegiatan 14) Buku piket harian 15) dan lainnya. C.

Inventaris Organisasi

Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang dimiliki organisasi berupa harta kekayaan organisasi yang terdiri dari dua macam: 1. Inventaris permanen; kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan, seperti seperti gedung, lemari, lemari, white board, dan dan lainnya. 2. Inventaris tidak permanen; kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan seperti seperti kop surat. 3. Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh personalia yang diserahi tugas khusus sesuai dengan pembagian tugas. Penyimpanan Penyimpanan harus dilaksanakan dilaksanakan dan ditempatkan ditempatkan di kantor/sekretariat. 4. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman atau mengisi pada buku khusus. Contoh kolom kolom peminjaman peminjaman sebagai berikut: berikut: No

Nama

Alamat

Nomor Inventaris Inventaris

Status Pinjaman/Kembali Pinjaman/Kembali

Tanda Tangan

5. Inventaris IMM yang berada dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggungjawabkan kepada Pimpinan IMM yang lebih tinggi dan musyawarah tertinggi pada tingkat Pedoman Administrasi IMM 2015

Page3

kepemimpinan yang bersangkutan. Penelitian kebenaran inventarisasi dilakukan oleh tim verifikasi. D. Buku - Buku Organisasi

1. Buku Induk Anggota Untuk memudahkan mengontrol jumlah anggota Ikatan maka diperlukan adanya buku khusus yang disebut buku induk anggota, dengan kolom sebagai berikut: Nomor urut; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat; masuk IMM tahun; nomor induk; pas foto

No

Nama Lengkap

TTL

Pendidikan

Alamat

1

2

3

4

5

Masuk IMM thn 6

Nmr Induk

Pas Foto

7

8

2. Buku Nominatif Pimpinan, dengan kolom: Nomor urut; NIA/NBM; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat; pengalaman organisasi; training yang pernah diikuti; masuk IMM tahun; Keterangan.

N o 1

Nmr Induk 2

Nama Lengkap 3

TT L 4

Pendidika n 5

Alama t 6

Pengalaman Organisasi 7

Perkad eran 8

Ket . 9

3. Buku Normatif Kader, dengan kolom: Nomor urut; NIA; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat (sekarang); pengalaman organisasi (Muhammadiyah, Ortom Muhammadiyah); training yang pernah diikuti; masuk IMM tahun; pekerjaan sekarang; ket.

N o 1

Nmr Induk 2

Nama Lengkap 3

TT L 4

Pendidik an 5

Alamat 6

Pengalaman Organisasi 7

Perkader an 8

Ke t 9

4. Buku Notulensi Rapat, adalah buku yang digunakan oleh pimpinan sidang ketika sidang berlangsung, untuk mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu dicatat oleh pimpinan sidang, dengan kolom: Nomor, hari/tanggal dan jenis rapat, agenda rapat, pokok pembicaraan, keputusan, keterangan.

No

Hari/Tgl

1

2

Agenda Rapat 3

Pembahasan Secara Urut 4

Kesimpulan/ Keputusan 5

Catatan/Ket 6

................................................,.............2015... Sekretaris Sidang, Pimpinan Sidang,

...........................

...........................

5. Buku Presensi Rapat, adalah buku khusus yang memuat daftar hadir pimpinan dalam setiap rapat/sidang, dengan kolomnya ; Nomor urut; tanggal dan jenis rapat; Nama pimpinan (sebaiknya ditulis lebih dulu sebelum rapat dimulai), Usul/komentar; tanda tangan, dengan kolom:

No 1

Tgl & Jenis Rapat 2


Nama Pimpinan 3

Usul/ komentar

Tanda Tangan

4

5 Page4

6. Buku Agenda Surat Masuk, adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk, dengan kolom Nomor urut; tanggal masuk; tanggal and nomor surat; diterima dari; isi pokok surat; (maksud surat); keterangan. Contoh kolomnya:

No 1

Tanggal Masuk 2

Tgl. Nomor Surat 3

Diterima dari

Perihal Isi Surat 5

4

Lain -lain 7

Ket 6

Kerangan: Kolom 1: Untuk menuliskan nomor urut surat masuk sesuai dengan nomor urut yang diterima oleh sekretariat. Dalam hal ini nomor urut surat tidak sama nomor dalamsurat. Kolom 2:Untuk menuliskan tanggal diterimanya surat masuk. Kolom 3:Tanggal dan nomor surat masuk. Kolom 4:Kolom “diterima dari” untuk asal surat/instansi/organisasi pengirim surat. Kolom 5: Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang tertera dalam surat. Kolom 6: Untuk menuliskan catatan/keterangan yang perlu terhadap surat masuk. Kolom 7: Untuk mencatat lain-lain. 7. Buku Agenda Surat Keluar, adalah buku untuk mencatat surat-surat keluar, dengan kolom: Nomor urut; tanggal surat; nomor surat; tujuan; isi pokok surat; keterangan. Contoh kolomnya:

Nomor Urut 1

Tanggal Kluar 2

Tgl. Nomor surat 3

Dikirim ke 4

Perihal Isi Surat 5

Ket 6

Lainlain 7

Kerangan: Kolom 1 :Untuk menuliskan nomor urut surat keluar. Nomor ini sama dengan nomor surat yang dikirim. 2 : Untuk menuliskan tanggal dikirimnya surat keluar 3 : Tanggal yang ditulis dalam surat keluar (kanan atas) dan nomor surat (kiri atas) 4 :Kolom “dikirim kepada” untuk alamat tujuan surat keluar. 5 :Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang tertera dalam surat. 6 :Untuk menuliskan catatan/keterangan yang perlu terhadap surat keluar 7 : Untuk mencatat lain-lain. 8. Buku Kas, adalah untuk mencatat hal-hal yang berhubungan dengan keuangan. Buku kas ini dengan kolom: tanggal; uraian; debit; kredit; (disesuaikan dengan kebutuhan). Tanggal 1

Uraian 2

Debit 3

Kredit 4

9. Buku ekspedisi, adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini sekaligus merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan. Surat-surat yang dianggap penting sebaiknya dikirimkan dengan menggunakan buku ekspedisi, agar dapat menjadi bukti bahwa surat tersebut sudah dikirim dan diterima oleh yang bersangkutan. Buku ekspedisi ini dengan kolom: Nomor urut; nomor dan perihal surat; tanggal pengiriman; alamat penerima; paraf/tanda tangan; keterangan. Contoh kolomnya: No.

Nomor & perihal surat


Tanggal Pengiriman

Alamat Tujuan Surat

Ket/Paraf

Page5

10. Buku Inventaris; adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang menjadi milik organisasi/inventaris. Untuk mempermudah dalam mengontrol hak milik ikatan, diperlukan adanya catatan tentang barang-barang yang dimiliki. Buku inventaris ini, dengan kolom: Nomor; nama/jenis barang; bahan/merek; asal barang; jumlah barang; keterangan; untuk lebih lengkapnya ditambah dengan kolom yang lain seperti (tanggal dibeli; tanggal hilang; sisa barang, dll). Contoh kolomnya: No 1

Nama Barang 2

Bahan/Merk 3

Asal Barang 4

Jumlah Barang 5

Keterangan BRL 6

11. Buku Liputan Kegiatan (buku aktivitas), adalah merupakan buku yang digunakan untuk mencatat kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Dan hendaknya dibuat setiap bulan sekali berganti. Buku liputan ini, dengan kolom: Nomor Urut; tanggal; bulan dan tahun pelaksanaan; nama kegiatan (bila personal disebutkan satu persatu; nama kegiatan; pelaksanaan; tempat; keterangan. Contoh kolomnya: No. 1

Tanggal/bln/tahun 2

NamaKegiatan 3

Pelaksana 4

Tempat 5

Keterangan 6

12. Buku hadir/absensi. Buku hadir/absensi kantor baik dalam rangka piket maupun untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan adalah buku datar hadir harian pimpinan. Buku ini diisi setiap pimpinan datang ke kantor. Buku hadir/absensi dengan kolom; nomor; nama pimpinan; tanggal sebulan; jumlah kehadiran. Contoh kolomnya: Nama Pimpinan

No.

Tanggal/Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Jumlah Hadir 10 … dst.

13. Buku Tamu, adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang, dengan contoh kolomnya: 1

2

Keterangan: Kolom 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

3

4

5

6

7

8

9

10

: Nomor urut tamu yang datang/berkunjung (No) : Hari dan tanggal kedatangan tamu (hari/tanggal) : Waktu pada saat tamu datang berkunjung (jam/pukul) : Nama tamu (lengkap) : Alamat tamu (organisasi/instansi) yang diwakili. : Personal/orang yang ingin ditemui tamu (bertamu dengan) : Tujuan/maksud kedatangan tamu : Sudah ada perjanjian/kesepakatan bertemu/belum : Paraf/tandatangan tamu. : Keterangan

14. Buku Statistik, adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi, seperti: a. Data pribadi personal. b. Data Daerah/Cabang/Korkom/Komisariat. c. Data jumlah anggota masing-masing. d. Data potensi Daerah/Cabang/Korkom/Komisariat. Jika memang dipandang perlu masing-masing tingkatan dalam Ikatan boleh menambah buku buku yang akan mendukung jalannya roda Ikatan di masing-masing tingkatan. Pedoman Administrasi IMM 2015

Page6

E. Dokumentasi Organisasi

1. Pengertian Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi. Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah dari peristiwa atau kejadian. Pada dasarnya semua arsip organisasi adalah dokumen. 2. Bentuk-bentuk dokumen: a. Gambar/Foto b. Tulisan dan surat penting. c. Benda berharga. d. Surat kabar, buku, majalah, dll. 3. Pengelolaan Dokumen. a. Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan inventaris. b. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi,juga dipakai untuk menyusun laporan rutin organisasi serta t anda bukti yang sah. c. Peminjaman dokumen dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman dokumen.


Page7

BAB III ADMINISTRASI PERSURATAN A. Surat

1. Pengertian Administrasi kesekretariatan adalah proses kegiatan yang berkaitan dengan kesekretariatan dan surat-menyurat. 2. Fungsi Surat Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat menjadi gambaran tentang suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai: a. Alat komunikasi. b. Dokumentasi organisasi. c. Alat pembuktian (tanda bukti). 3. Macam dan Bentuk Surat a. Macam-macam surat : 1) Menurut Jenis a) Surat Keputusan b) Surat Mandat/Tugas c) Surat Undangan, Laporan, Instruksi/Edaran d) Surat Penghargaan/Syahadah 2) Menurut Wujud a) Kartu Pos b) Telegram c) Nota d) Biasa 3) Menurut Isi/Keamanan a) Sangat Rahasia (vital); surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat penting seperti SK, surat perjanjian dan hasil-hasil penelitian. b) Rahasia (Penting); surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari di tempat lain, seperti peraturan-peraturan organisasi. c) Biasa; surat yang meiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu dibutuhkan. Misalnya surat permohonan penceramah, dsb. d) Tidak Penting : surat yang telah habis masa kegunaannya, seperti undangan, dsb. b. Bentuk Surat 1) Surat-menyurat IMM mengunakan bentuk block style (bentuk Amerika) atau bentuk lurus, kecuali surat-surat khusus seperti: keputusan, mandat, perjanjian, instruksi/edaran (masing-masing contoh dapat dilihat pada macam-macam surat tujuan). 2) Surat resmi harus menggunakan bahasa yang sederhana, objektif dan mudah dipahami. 3) Isi surat


Page8

Contoh Format pembuatan Surat IMM

1

2

4

3

5

6

7

8

9

10

10

11

11

12


Page9

Keterangan : 1.

Kop/Kepala Surat a. kop/kepala surat, terdiri dari : tingkat dan nama organisasi dalam bahasa indonesia dengan jenis huruf kapital Times New Roman size 14dan tebal. 1) Tingkat Organisasi : a). DEWAN PIMPINAN PUSAT b). DEWAN PIMPINAN DAERAH c). PIMPINAN CABANG d). KOORDINATOR KOMISARIAT

2. 3.

4. 5. 6.

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

e). PIMPINAN KOMISARIAT 2) Nama Organisasi a). Teritorial: Provinsi, Kabupaten, Kotamadia b). Perguruan Tinggi:Muhammadiyah, Swasta dan Negeri c). Dan lain-lain:Nama Tokoh Muhammadiyah dan IMM b. alamat sekretariat ditulis lengkap dengan Times New Roman size 12 point 1) dan 2) berada pada posisi center. c. dua garisdi bawah tulisan tingkat dan nama organisasi serta alamat. d. pada bagian kiri sebelah atas sejajar dengan kepala surat dicantumkan symbol/ gambar logo IMM. e. logo IMM terletak dibagian kiri daripada poin a dan b, sudut bagian bawah logosejajar dengan tepi kiri surat. f. Kalimat “basmallah” (ditulis lengkap dengan huruf Arab)dengan posisi center. Nomor Surat, lampiran dan perihal , ketiganya ditulis berurutan dari atas ke bawah pada pinggir kiri dibawah kalimat basmallah. Kota tempat surat dibuat dan tanggal pembuatan surat ditulis di sebelah kanan atas sejajar dengan nomor surat. Tanggal pembuatan ditulis dua macam. Contohnya : Tanggal, bulan, tahun Hijriah Tanggal, bulan, tahun Miladiyah Alamat tujuan Salam pembuka; Assalamu’alaikum Wr.Wb.ditulis tanpa dimiringkan karena sudahmenjadi bahasa baku dan tercantum dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia. Isi surat: a. Pembuka (diawalidengan kalimat “Ba’da salam…”) b. Penjabaran dari perihal surat c. Penutup Salam Penutup: didahului dengan kalimat “Billahi fii sabilillhaq, Fastabiqul khairat” (miring dan cetak tebal) kemudiankalimat “Wassalamu’alaikum Wr. Wb.” Pimpinan : Ketua dan Sekretaris Nama, tanda tangan, NIA/NBM Wajib mencantumkan NIA/NBM di bawah nama dan tanda tangan Pimpinan. Tembusan Untuk seluruh tulisan menggunakan huruf Times New Roman size 12 kecuali untuk kop/kepala surat. Semua pembuatan surat menggunakan kertas HVS/F4.

4. Kode dan Indeks Surat a. Kode Surat Wilayah : Wilayah Nangro Aceh Darussalam Wilayah Sumatera Utara Wilayah Sumatera Barat Wilayah Jambi Wilayah Riau Pedoman Administrasi IMM 2015

:I : II : III : IV :V Page10

Wilayah Bengkulu Wilayah Sumatera Selatan Wilayah Lampung Wilayah DKI Jakarta Wilayah Jawa Barat Wilayah Jawa Tengah Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta Wilayah Jawa Timur Wilayah Bali Wilayah Nusa Tenggara Barat Wilayah Nusa Tenggara Timur Wilayah Kalimantan Barat Wilayah Kalimantan Tengah Wilayah Kalimantan Selatan Wilayah Kalimantan Timur Wilayah Kalimantan Utara Wilayah Sulawesi Utara Wilayah Sulawesi Tengah Wilayah Sulawesi Selatan Wialyah Sulawesi Barat Wilayah Maluku Wilayah Sulawesi Tenggara Wilayah Irian Jaya Wilayah Maluku Utara Wilayah Banten Wilayah Gorontalo Wilayah Kepulauan Riau Wilayah Papua Barat Wilayah Kepulauan Bangka Belitung

: VI : VII : VIII : IX :X : XI : XII : XIII : XIV : XV : XVI : XVII : XVIII : XIX : XX : XXI : XXII : XXIII : XXIV : XXV : XXVI : XXVII : XXVIII : XXIX : XXX : XXXI : XXXII : XXXIII : XXXIV

b. Indeks Surat Menyurat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah 1) Hubungan Kelembagaan a) Organisasi Intern IMM ............................................................................................ b) Muhammadiyah dan Ortom ..................................................................................... c) Lembaga Amal Usaha Muhammadiyah................................................................... d) Pemerintah ............................................................................................................... e) Instansi Swasta dan Profesi...................................................................................... f) Organisasi Sosial Politik .......................................................................................... g) Organisasi Kemasyarakatan dan Sosial Masyarakat................................................ h) Organisasi Kepemudaan dan kemahasiswaan.......................................................... i) Hubungan Luar Negeri ............................................................................................ j) Lain-lain...................................................................................................................

A B C D E F G H I J

2) Urusan - Urusan a) Pengesahan (Pengangkatan, Penugasan, Pelimpahan, Perjanjian dll) ..................... 1 b) Permusyawaratan (Muktamar, Tanwir, Musyawarah, dll) ....................................... 2 c) Laporan (Tahunan, Triwulan, Bulanan, dll) ............................................................. 3 d) Instruksi, Panggilan, Seruan ..................................................................................... 4 e) Maklumat, Pengumuman, Tuntunan, Pedoman ........................................................ 5 f) Perlengkapan dan Hak Milik ................................................................................... 6 g) Usaha Keuangan ....................................................................................................... 7 h) Pendataa.................................................................................................................... 8 i) Keorganisasian .......................................................................................................... 9 j) Kaderisasi................................................................................................................ 10 k) Hikmah.................................................................................................................... 11 Pedoman Administrasi IMM 2015

Page11

l) m) n) o) p) q) r) s) t)

Reiset dan Pengembangan Keilmuan...................................................................... 12 Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat .................................................................... 13 Ekonomi dan Kewirausahaan ................................................................................. 14 Keimmawatian ........................................................................................................15 Tabliqh dan kajian keislaman ................................................................................. 16 Media dan komunikasi ............................................................................................ 17 Seni, Budaya dan Olahraga..................................................................................... 18 Luar Negeri ............................................................................................................. 19 Lain-lain.................................................................................................................. 20

Contoh: Surat kepada BPH DPP IMM hal undangan Rapat dari DPP IMM Nomor:

103/A.9/2014 Keterangan: 103 A 10 2014

: Nomor urut surat yang dibuat : Hubungan kelembagaan intern IMM : Urusan Organisasi : Tahun pembuatan surat.

Catatan. Untuk penomoran Surat Khusus seperti Surat Keputusan (SK) menggunakan angka Romawi dan berurutan secara tersendiri berdasarkan SK yang dikeluarkan selama satu periode kepengurusan. 5. Pengelolaan surat a. Surat Keluar 1) Pembuatan Konsep 2) Pengetikan 3) Pemeriksaan/penelitian 4) Penandatanganan 5) Pembubuhan cap/stempel organisasi 6) Penulisan dalam agenda 7) Penyimpanan arsip 8) Pelipatan surat 9) Penulisan dalam buku ekspedisi 10) Pemasukan dalam amplop (terlebih dahulu diberi alamat tujuan) 11) Penempelan prangko (jika lewat pos) 12) Pengiriman surat dengan cara diantarkan sendiri, dengan kurir/utusan/ lewat pos dan juga bisa melalui E-mail atau internet yang dikenal dengan surat elektonik. b. Surat Masuk 1) Surat masuk diterima bagian agendaris 2) Masuk pada staf sekretaris 3) Penelitian/pembacaan surat 4) Pemberian disposisi (catatan singkat tentang tindak lanjut surat) 5) Pemberian cap agenda dan cap surat 6) Diajukan dan dibicarakan dalam rapat (terutama surat-surat penting yang tidak mungkin diambil kebijakan langsung oleh sekretaris) 7) Pembubuhan disposisi berdasarkan keputusan rapat 8) Pemrosesan surat 9) Pengarsipan surat


Page12

Contoh Surat Keputusan:

DEWAN PIMPINAN PUSAT IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH (Muhammadiyah Students Association – Central Board) Sekretariat: Jl. Menteng Raya No 62 Jakarta – 10340, Telp.(021) 65850464,081241808733 www.dppimm.or.id [email protected]

SURAT KEPUTUSAN Nomor :IX/A-1/2014

Tentang : PENGESAHAN KOMPOSISI KEPENGURUSAN DEWAN PIMPINAN DAERAH IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH PAPUA BARAT PERIODE 2014 – 2016

Dewan Pimpinan Pusat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) setelah : Menimbang

: 1. Bahwa Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah 2.

3.

Mengingat

: 1. 2. 3. Memperhatikan : 1. 2. 3.

Bertugas Melaksanakan Kepemimpinan Diatasnya. Bahwa Untuk Melaksanakan tugas-tugasnya perlu ditetapkan hasil-hasil keputusan MusydaDPD IMM Prov.Papua Barat Tahun 2014 yang ditetapkan dengan sebuah surat keputusan (SK). Bahwa Nama-nama yang ditunjuk dianggap mampu dan cakap untuk disahkan sebagai Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Papua Barat Periode 2014 – 2016. Anggaran Dasar (AD) Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Anggaran Rumah Tangga (ART)Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Hasil Keputusan Musyda DPD IMM Papua Barat Surat permohonan Penerbitan SK DPD IMM Sulut Nomor:006/A.2/XXXI/2014 Periode 2014 – 2016 Surat Rekomendasi Pimpinan Wilayah Muhammadiyah Sulut Nomor: 14/REK/II.0/B/2014 Hasil Rapim DPP IMM Tanggal 21 Oktober 2014 di Menteng Jakarta Pusat. MEMUTUSKAN

Menetapkan

Pertama

Kedua

Ketiga

: KEPUTUSAN DPP IMM TENTANG PENGESAHAN KOMPOSISI KEPENGURUSAN DPD IMM SULAWESI UTARA PERIODE 2014 – 2016. Mengesahkan kepengurusan Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Papua Barat Periode 2014 – 2016, dengan komposisi personalia sebagaimana terlampir. Surat Keputusan ini disampaikan kepada masing-masing yang bersangkutan sebagai amanah untuk dilaksanakan dan dipertanggungjawabkan kepada Allah SWT. Surat Keputusan ini berlaku sejak ditetapkannya dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan didalam Surat Keputusan ini, maka akan


Page13

diperbaiki sebagaimana mestinya. Ditetapkan di : Jakarta Pada Tanggal : 26 Dzulhijjah 1435 H Bertepatan tgl : 21 Oktober 2014 M PIMPINAN

Ketua Umum,

Beni Pramula NIA/NBM.......

Sekretaris Jenderal,

Abdul Rahman NIA/ NBM.........

Tembusan Kepada Yth:

1. Pimpinan Wilayah Muhammadiyah Papua Barat 2. Masing-masing yang bersangkutan 3. Arsip.


Page14

Contoh Surat Mandat/Tugas:


S UR AT M AN DA T Nomor : 125/H-1/2015

Dewan Pimpinan Pusat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Memberikan Mandat Kepada nama-Nama-Nama dibawah ini : 1. Nama

: Beni Pramula

Jabatan

: Ketua Umum DPP IMM Periode 2014-2016

Alamat

: Jln. Menteng Raya No. 62 Jakarta Pusat

2. Nama

: Abdul Rahman

Jabatan

: Sekjend DPP IMM Periode 2014-2016

Alamat

: Jln. Menteng Raya No. 62 Jakarta Pusat

Sebagai Peserta Tanwir Muhammadiyah tahun 2015 yang akan dilaksanakan di Jakarta Prov. DKI Jakarta pada tanggal 01-03 Februari 2015, dengan ketentuan memberikan laporan tertulis kepada DPP IMM selambat-lambatnya sepekan setelah kegiatan selesai. Demikian surat Mandat ini diberikan, untuk dijadikan pegangan dan dipergunakan sebagaimana mestinya. Bil laahi fii sabil il haq, F astabiqul Khair at

10 Rabiul Akhir 1436 H. 30 Januari 2015 M. PIMPINAN

Ketua Umum,





Page15

Contoh Surat Penghargaan/Syahadah


SYAHADAH DARUL ARQAM PARIPURNA Nomor: 001 / A-10 / 2013

Diberikan kepada : Nama

:

Tempat/Tanggal Lahir

:

Alamat

:

Utusan

:

Sebagai bukti keikutsertaan dalam Darul Arqam Paripurna (DAP) yang diselenggarakan pada : Hari/Tanggal

:

Kamis – Rabu / 22 – 28 Agustus 2013

Tempat

:

Asrama Haji Padang Sumatera Barat

Dengan predikat kelulusan

:

............................. atau dengan nilai ................

Semoga Allah meridhoinya. Billahi Fii Sabililhaq Fastabiqul Khairat Jakarta, 29 Syawal 1434 H. 05 September 2013 M. Master of Training,

Andi Irawan NBM. PIMPINAN

Ketua Umum,



Abdul Rahman NIA/NBM.........


Page16

Contoh Surat Undangan, Laporan, Instruksi/Edaran


Nomor

: 103/A.9/2014

Lampiran

:-

Hal

: Undangan Rapat

Jakarta, 10 Safar 1436 H 02 Desember 2014 M

Kepada Yth : BPH DPP IMM Di –

Tempat Assalamu ‘alaikum Wr. Wb.

Ba’da Salam semoga segala aktivitas kita bernilai Ibadah disisi Allah SWT. Amin Sehubungan akan dilaksanakannya Rapat rutin Dewan Pimpinan Pusat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (DPP IMM) Periode 2014-2016, maka kami mengundang BPH IMMawan/IMMawati untuk hadir pada acara tersebut yang Insya Allah akan dilaksanakan pada:

Hari/Tangga Waktu Tempat

: Sabtu, 06 Desember 2014 : Pukul 20.00 : Kantor DPP IMM lantai 4 Gedung Dakwah PP. Muhammadiyah.

Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadirannya kami haturkan banyak terima kasih. Bil lahi Fi i Sabil il H aq F astabiqul Khairat Wassalamu ‘alaikum Wr. Wb.

PIMPINAN

Ketua Umum,





Page17

B. Arsip

1. Pengertian Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi, baik berupa buku-buku, laporan, makalah, surat dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat/surat yang disimpan secara sistematis, karena memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar tata kearsipan dilakukan dengan baik. 2. Sistem Pengarsipan Beberapa sistem penyimpanan arsip: a. Sistem Abjad ( Alphabetic Filing ), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan dari AZ. b. Sistem subjek (Subject Filing ), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang sering dihadapi. c. Sistem tanggal (Cronological Filing ); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal dari datangnya surat/arsip. d. Sistem Daerah (Geographical Filing ); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan asal surat menurut Daerah/Cabang/Komisariat yang mengirim surat. e. Sistem nomor ( Numerical Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan sesuai dengan nomor urut arsip. Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia di atas dapat dipilih sesuai dengan kepraktisan masing-masing pengelola. Agar perawatan arsip dapat terjaga dengan baik maka perlu diperhatikan: a. Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan awet (tahan rusak). b. Tempat penyimpanan terhindar dari api, air, dan kelembaban, serta mudah diawasi. 3. Peminjaman Arsip Arsip yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya dilakukan dengan melalui prosedur sebagai berikut: a. Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku yang telah disediakan (dapat disatukan dengan buku peminjaman inventaris). b. Penetapan batas waktu peminjaman. c. Pengambilan arsip. Setelah dikembalikan oleh peminjam, maka pengelola harus memperhatikan hal sebagai berikut: 1) Memeriksa keutuhan arsip seperti semula. 2) Mengembalikan arsip ke tempat semula. 4. Penyusutan Arsip. a. Tujuan Penyusutan Arsip. Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan dan kegunaan penyusutan arsip adalah untuk: 1) Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi. 2) Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan maupun peralatan. b. Tata Cara Penyusutan Arsip. Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan: 1) Nilai administratif , yaitu nilai yang berkaitan dangan kegunaan arsip untuk kegiatan administratif sehari-hari. 2) Nilai keuangan, yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan. 3) Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang di kemudian hari akan sangat berharga. 4) Usia arsip. 5) Penyusutan arsip dilakukan dengan cara : a) Penjilitan Pedoman Administrasi IMM 2015

Page18

b) Pemusnahan arsip c) Penyerahan arsip kepada arsip Nasional/Daerah.


Page19

BAB IV ADMINISTRASI KEANGGOTAAN

A. Pengertian

Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek keanggotaan yang meliputi: persyaratan keanggotaan pemilikan KTA, serta herregistrasi, pemberhentian dan mutasi anggota. B. Kategori dan Persyaratan

1. Anggota IMM terdiri dari: a. Anggota Biasa, ialah mahasiswa Islam yang menyetujui asas dan tujuan IMM. b. Anggota luar biasa, ialah alumni IMM yang tetap setia kepada IMM dan Muhammadiyah. c. Anggota kehormatan, ialah orang-orang yang dipandang berjasa mengembangkan dan melestarikan IMM. 2. Persyaratan keanggotaan IMM a. Persyaratan anggota biasa Mahasiswa Islam yang sedang menempuh pendidikan diploma/S1 atau yang telah menyelesaikan pendidikan tinggi paling lama 2 tahun. b. Prosedur menjadi aggota biasa Mengisi formulir permohonan menjadi anggota IMM dan melengkapi persyaratan lainnya, terakhir diserahkan kepada DPD IMM. Anggota biasa yang telah memenuhi persyaratan berhak mendapatkan KTA. c. Persyaratan anggota luar biasa Pernah menjadi anggota IMM, namun sudah tidak lagi memenuhi syarat sebagai anggota biasa yang melakukan heregistrasi/mendaftarkan sebagai anggota luar biasa. d. Prosedur menjadi anggota luar biasa. 1) Mengisi formulir permohonan menjadi anggota luar biasa 2) Menyerahkan foto copy KTA dan menunjukan aslinya. 3) Anggota luar biasa yang memenuhi persyaratan berhak mendapatkan KTA e. Persyaratan Anggota Kehormatan 1) Orang yang berjasa secara nyata terhadap IMM. 2) Diusulkan oleh lembaga IMM kepada DPP IMM. f. Prosedur menjadi anggota kehormatan. 1) Pimpinan IMM mengusulkan yang bersangkutan untuk dijadikan anggota kehormatan DPP IMM. 2) DPP IMM meliputi persyaratan kelayakan terhadap usulan yang diajukan. 3) Calon anggota kehormatan yang memenuhi kelayakan diajukan DPP IMM kepada Sidang Tanwir/Muktamar. 4) Anggota Kehormatan yang disetujui Tanwir/Muktamar berhak mendapatkan KTA. C. Kartu Tanda Anggota

1. Pengertian KTA adalah tanda bukti bahwa seseorang telah secara resmi menjadi anggota IMM. 2. Pembuatan/pengeluaran KTA. a. KTA untuk semua kategori keanggotaan dikeluarkan oleh DPP IMM yang pengelolaannya dilakukan oleh DPD IMM, khusus bagi anggota Kehormatan pengelolaannya langsung dilakukan oleh DPP IMM. b. Format dan bentuk KTA (terlampir). 3. Prosedur Pembuatan KTA a. Anggota Biasa. 1) Mengajukan permohonan menjadi anggota IMM dengan mengisi blanko permohonan yang diserahkan kepada DPD IMM. Pedoman Administrasi IMM 2015

Page20

2) Melengkapi persyaratan sebagai berikut: a) Pas foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 l embar. b) Biodata calon anggota c) Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan. Biaya administrsi ini mencakup uang pangkal, uang kartu dan uang administrsi. d) Legalisasi dari PC IMM pada blanko permohonan. b. Anggota Luar Biasa 1) Mengajukan permohonan menjadi Anggota Luar Biasa dengan mengisi blanko permohonan yang diserahkan kepada DPD IMM. 2) Melengkapi persyaratan sebagai berikut : a) Pas Foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar. b) Menyerahkan fotocopy kartu IMM 1 lembar dan menunjukan aslinya. c) Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan. Biaya administrasi ini mencakup uang pangkal, uang kartu dan uang administrasi. d) Mengisi kesanggupan menajdi donatur tetap. e) Legalisasi dari PC. IMM pada blanko permohonan. c. Anggota Kehormatan 1) Menyerahkan kesediaan menjadi anggota kehormatan. 2) Melengkapi persyaratan sebagai berikut a) Pas foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar. b) Mengisi biodata. D. Herregistrasi, Mutasi dan Pemberhentian Pimpinan/Anggota

1. Herregistrasi Adalah pendaftaran ulang sebagai anggota IMM. Adapun hal-hal yang perlu dilakukan dalam herregistrasi anggota yaitu: a. Anggota Biasa/Luar Biasa 1) Yang bersangkutan mengajukan pembuatan KTA harus dengan mengisi blanko permohonan kembali kepada Pimpinan Cabang. 2) Untuk nomor anggota tetap sebagai nomor induk, yang lama cukup diberi kode heregistrasi. 3) Permohonan KTA tetap memenuhi syarat-syarat yang terdapat dalam point prosedur menjadi anggota. 4) Jangka waktu berlakunya KTA hanya 2 tahun, setelah itu dapat dilakukan perpanjangan kembali. b. Anggota Kehormatan 1) Pimpinan DPP IMM mengusulkan kembali yang bersangkutan untuk menjadi Anggota Kehormatan IMM. 2) Pengusulan kepada Anggota Kehormatan kembali dilakukan melalui sidang Tanwir/Muktamar dengan melihat kelayakan yang diajukan kepada DPP IMM. 2. Mutasi Pimpinan/Anggota a. Pengertian Mutasi pimpinan anggota adalah perubahan status pimpinan anggota baik status domisili maupun status jabatan fungsional b. Macam-macam bentuk mutasi Mutasi Domisili; Perubahan status domisili pimpinan anggota dari suatu tempat ke tempat lain. Mutasi jabatan; Perubahan status jabatan fungsional pada tingkat pimpinan c. Prosedur Mutasi 1) Mutasi Domisili a) Yang bersangkutan memohon surat keterangan mutasi dari Pimpinan Cabang/Daerah asal mutasi. b) Pimpinan Cabang/Daerah asal mutasi memberikan surat keterangan mutasi kepada Pimpinan IMM tujuan mutasi dan Pimpinan di atasnya.


Page21

c) Selanjutanya yang bersangkutan melaporkan diri kepada Pimpinan IMM tujuan mutasi. 2) Mutasi Jabatan Pimpinan yang bersangkutan melaporkan adanya mutasi jabatan kepada pimpinan di atasnya. 3. Pemberhentian Pimpinan/Anggota a. Pengertian Pemberhentian adalah menonaktifkan kegiatan seseorang dari seluruh aktifitas keorganisasian. b. Macam-macam Pemberhentian 1) Pemberhentian terhormat; dilakukan karena masa jabatan yang berlaku sudah habis, dan atau yang bersangkutan langsung mengajukan permohonan pengunduran diri karena sesuatu yang tidak memungkinkan. 2) Pemberhentian tidak terhormat; hal ini dapat terjadi apabila pimpinan/anggota telah melakukan pelanggaran baik secara organisatoris maupun secara moral (akhlaq/tingkah laku tidak terpuji, dll) c. Setiap pemberhentian anggota dilakukan dengan surat keputusan dan dilaporkan kepada pimpinan di atasnya.


Page22

BAB V ATRIBUT ORGANISASI A. Pengertian

Atribut organisasi IMM merupakan tanda/ciri khusus yang digunakan IMM dan berlaku bagi seluruh tingkat pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku bagi seluruh tingkat Pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku seperti: lambang, bendera, lencana/emblim, seragam, papan nama, stempel dan KTA. B. Lambang

Lambang organisasi Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah memiliki ciri-ciri sebagai berikut: 1. Bentuk : Segi lima 2. Ukuran : Sesuai dengan penempatan dan kegunaannya. 3. Warna : a. Hitam di bagian sisi kanan kirinya. b. Kuning di bagian tengahnya c. Merah bagian sebelah dalam antara hitam dan kuning. d. Hijau pada bagian daun dan dasar tulisan fastabiqul khairat. e. Putih pada bagian bunga melatinya. f. Gambar:

C. Bendera

1. Bentuk : Persegi Panjang 2. Ukuran : 120 cm x 90 cm 25 cm x 40 cm 3. Warna : warna dasar merah . Tulisan hitam dan lambangnya sesuai dengan ketentuan. 4. Jarak/letak tulisan : a. Dari tepi kanan dan kiri : ……. cm b. Dari tepi atas dan bawah : ……. cm c. Dari lambang : ……. cm 5. Isi : a. Lambang yang terletak di tengah-tengah. b. Tulisan “Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah” di atas lambang. 6. Gambar IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH

D. Lencana/Emblim dan Bedge

1. Artinya: a. Lencana adalah Lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah yang berbentuk sedemikian rupa dengan ukuran garis tengah: tinggi 4.5 cm, l ebar 2 cm dan dibuat dari besi logam mika. Pedoman Administrasi IMM 2015

Page23

b. Lencana /emblim berbentuk lambang IMM (segi lima) c. Bedge adalah lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah yang berbentuk 4 persegi panjang dan terbuat dari kain. Ukuran kain tinggi 10 cm dengan warna dasar merah. Ditengahtengahnya tertera gambar lambang IMM dengan ukuran tinggi 8 cm dan lebar 4.5 cm d. Warna lambang sesuai dengan petunjuk. 2. Gambar:

E. Seragam

1. Pengertian Seragam adalah pakaian IMM yang berlaku bagi seluruh pimpinan dan anggota IMM. 2. Jenis pakaian seragam IMM terdiri dari: a. Pakaian seragam Jas b. Pakaian seragam Batik 3. Ketentuan tentang jas IMM sebagai berikut a. Warna Jas : merah b. Model : 1) Krah : Amerika 2) Bagian Bawah : Siku-siku 3) Kancing : Dipasang lurus 4) Bentuk saku : Memakai tutup 5) Bentuk belakang : Kanan kiri berbelah bawah 6) Jenis belakang : Bahan celana c. Bentuk Bedge : Empat persegi panjang d. Setelan bawah : Celana berwarna hitam e. Pemakaian : Pada acara-acara resmi. 4. Batik IMM yang digunakan sebagai pakaian seragam adalah batik pola dikeluarkan oleh DPP IMM dengan gambar lambang IMM di bagian sakunya. 5. Pakaian seragam Immawati. a. Pengertian Adalah pakaian seragam muslimah model Immawati yang berlaku bagi seluruh pimpinan dan anggota, untuk syiar dan khas Immawati. b. Model pakaian Kerudung: kain berbentuk segi empat kemudian dilipat dua berbentuk segitiga, yang dipakai menutup rambut dan dada. Baju: baju dengan model baju kurung dengan tidak menggunakan krah. Bawahan: rok dengan model agak lebar (payung) dan panjangnya sampai mata kaki. c. Bahan dan Warna Pakaian: Kerudung : Hitam Baju : Merah Tua Rok/bawahan : Hitam F. Papan Nama

1. Bentuk : Empat persegi panjang dengan perbandingan 4 : 3 2. Ukuran maksimum Pedoman Administrasi IMM 2015

Page24

a. Tingkat Pusat : 200 cm x 150 cm b. Tingkat Daerah : 180 cm x 135 cm c. Tingkat Cabang : 160 cm x 120 cm d. Tingkat Komisariat : 140 cm x 105 cm 3. Isi a. Lambang Organisasi b. Nama Organisasi, disertai tingkat dan ruang lingkup. c. Alamat lengkap organisasi 4. Warna Warna dasar yang digunakan adalah merah dengan tulisan hitam. G. Stempel

Macam dan ciri stempel/cap IMM 1. Stempel Biasa a. Bentuk :Bulat Telur (oval) b. Gambar :Lambang IMM ditengah-tengahnya. c. Tinta : Merah tua. d. Ukuran : Diameter 3.0 cm tinggi 4.4 cm e. Tulisan : Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah melingkar di bagian atas, sedangkan lingkaran bawah bertuliskan tingkat kepemimpinan khusus selain DPP, untuk nama wilayah diletakkan di bagian bawah lambang IMM dengan tulisan lurus. f. Gambar :

2. Stempel Kecil a. Bentuk, gambar tinta dan tulisan sama dengan stempel biasa b. Ukuran : diameter 1.5 cm dan tinggi 2. 2 cm c. Gambar :

3. Stempel Agenda Surat a. b. c. d. e.

Bentuk Tinta Ukuran Tulisan Gambarnya

: Empat persegi panjang. : Merah Tua : Panjang 7 cm dan lebar 4.5 cm : Seperti pada contoh gambar di atas. :

PANITIA PELAKSANA MUSYAWARAH CABANG XX IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH


Page25

4. Stempel prangko berlangganan a. b. c. d. e.

Bentuk Tinta Ukuran Tulisan Gambar

5. Stempel Alamat a. Bentuk b. Tinta c. Ukuran d. Tulisan e. Gambar

: Empat persegi panjang. : Merah Tua : Panjang 10 cm dan lebar 2 cm : Seperti pada contoh gambar tersebut. :

Surat : Empat persegi panjang. : Merah Tua : Panjang 10 cm dan lebar 2,5 cm : Seperti pada contoh gambar tersebut. :

H. KTA

1. 2. 3. 4.

Bentuk : Empat persegi panjang. Ukuran : Panjang 7,5 cm dan lebar 5 cm. Warna : Dasar krem dengan tulisan Ikatan Mamasiswa Muhammadiyah Isi : a. Bagian Muka : 1) Pojok kiri atas lambang IMM. 2) Sebelah atas bagian kanan bertuliskan tujuan IMM dengan warna tinta merah. 3) Di sebelah kanan bagian bawah di tempel pas foto ukuran 2 x 3 cm. b. Bagian Belakang : 1) Data pribadi anggota yang bersangkutan: nama, tempat tanggal lahir, alamat, Perguruan Tinggi, komisariat dan cabang. 2) Di tengah bagian bawah nama Ketua Umum dan Sekretaris Umum beserta tanda tangannya dan NIA/NBM. c. Gambar :


Page26

BAB VIII PENUTUP

Pedoman ini dibuat untuk mengatur keseragaman di dalam menjalankan administrasi keorganisasian di lingkungan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah dari tingkat komisariat hingga pimpinan pusat.


Page27

A. Pedoman Pembuatan Proposal dan Laporan Kegiatan

PEDOMAN PEMBUATAN PROPOSAL Definisi Proposal

Proposal adalah rencana kerja yang disusun secara sistematis dan terinci untuk suatu kegiatan yang bersifat formal.

Jenis – Jenis Proposal

Berdasarkan bentuknya, proposal dapat dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu: proposal berbentuk formal, semiformal, dan nonformal. Proposal berbentuk formal terdiri atas tiga bagian utama, yaitu: 1) Bagian pendahuluan, yang terdiri atas: sampul dan halaman judul, surat pengantar (kata pengantar), ikhtisar, daftar isi, dan pengesahan permohonan. 2) Isi proposal, terdiri atas: latar belakang, pembatasan masalah, tujuan, ruang lingkup, pemikiran dasar (anggapan dasar), metodologi, fasilitas, personalia (susunan panitia), keuntungan dan kerugian, waktu, dan biaya. 3) Bagian pelengkap penutup, yang berisi daftar pustaka, lampiran, tabel, dan sebagainya. Proposal semiformal dan nonformal merupakan variasi atau bentuk lain dari bentuk proposal formal karena tidak memenuhi syarat-syarat tertentu atau tidak selengkap seperti proposal bentuk formal. Usur-unsur Proposal

1. Dasar Pemikiran  berisi pokok-pokok pemikiran akan perlunya melaksanakan kegiatan tertentu. 2. Tujuan menjelaskan tujuan dan manfaat kegiatan yang akan dilaksanakan 3. Jenis Kegiatan  Sama dengan bentuk/ nama kegiatan. Juga bisa berupa rangkaian kegiatan 4. Tema Kegiatan berisi inti-inti kegiatan atau take line kegiatan. 5. Target/sasaran  Peserta yang akan diikutsertakan dlm kegiatan tsb 6. Waktu dan Tempat Pelaksanaan  Kapan waktu kegiatan tersebut dan di mana tempat pelaksanaan kegiatan itu harus ditulis dengan jelas 7. Susunan Kepanitiaan 8. Para penyusun proposal dari suatu tim perlu menyeleksi kualifikasi dan bobot orangorang yang duduk sebagai panitia pelaksana dalam kegiatan yang direncanakan. Hal ini untuk menjamin kelancaran jalannya suatu kegiatan. 9. Susunan Acara  harus jelas dan terperinci 10. Anggaran Biaya  penyusunannya harus logis dan realistis, serta harus memerhatikan keseimbangan antara pengeluaran dan penghasilan. 11. Penutup  berfungsi menekankan bahwa proposal diajukan dengansungguh-sungguh. Isi Proposal

Jenis dari isi proposal ada dua, seperti yang diatas adalah isi proposal yang berbentuk kompleks, dan yang sederhana meliputi: nama kegiatan (judul), dasar pemikiran, tujuan


Page28

diadakannya kegiatan, ruang lingkup, waktu dan tempat kegiatan, penyelenggara (panitia), anggaran biaya, dan penutup. Ciri-Ciri Proposal

1. 2. 3. 4.

Proposal dibuat untuk meringkas kegiatan yang akan dilakukan. Sebagai pemberitahuan pertama suatu kegiatan. Berisikan tujuan-tujuan, latar belakang acara. Pastinya proposal itu berupa lembaran-lembaran pemberitahuan yang telah di jilid yang nantinya diserahkan kepada si empunya acara. 5. dan lain-lain yang sulit untuk dijelaskan (dicari). Hal-hal yang perlu diperhatikan

•

Penyusunan proposal hendaknya menunjuk orang atau beberapa orang yang ahli dalam menyusun proposal, sebaiknya yang memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang diselenggarakan

•

Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, yaitu berupa bahan2 hasil kesepakatan seluruh panitia

•

Menyusun draft proposal dengan sistematis, menarik, dan realistis

•

Proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan disetujui.

•

Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

•

Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik internal maupun eksternal.

Tips membuat proposal

•

Buatlah proposal yang efektif dan efisien tetapi tidak meninggalkan sisi kualitas.

•

Buatlah desain yang simple tetapi meaningfull

•

Buatlah tema design anda (themes), supaya dari mulai cover hingga content akan memiliki design yang sinergis.

•

Cover : pintu gerbang menuju kesuksesan selanjutnya, maka buatlah design cover yang menarik (eye catching).

•

Design halaman content menyesuaikan themes, jangan terlalu complicated karena nanti akan memecah focus baca. Gunakan warna yang soft.

•

Setelah proposal jadi, maka lakukanlah Proof reading , untuk menghindari kesalahan penulisan, PEDOMAN PEMBUATAN LAPORAN KEGIATAN

Pengertian Laporan Kegiatan. Laporan kegiatan adalah suatu ikhtisar tentang hal ikhwal pelaksana suatu kegiatan, yang harus disampaikan oleh pembina kepada pihak yang memberi tugas sebagai pertanggungjawaban. A. Pentingnya Laporan Kegiatan Laporan kegiatan merupakan alat yang penting untuk : 1. Dasar penentuan kebijakan dan pengarahan pimpinan. Pedoman Administrasi IMM 2015

Page29

2. Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya. 3. Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan. 4. Data sejarah perkembangan satuan yang bersangkutan dan lain-lain. B. Macam Laporan Kegiatan 1. Ditinjau dari cara penyampaian, terdapat : 1) Laporan lisan, disampaikan secara lesan, biasanya dilakukan hal-hal yang perlu segera disampaikan laporan lisan dapat dengan tatap muka, lewat telepon , wawancara dan sebagainya. 2) Laporan tertulis, disampaikan secara lengkap dalam bentuk tulisan. 2. Ditinjau dari bahasa yang digunakan, terdapat : 1) Laporan yang ditulis secara populer, yang menggunakan kata-kata sederhana, kadang-kadang diselingi dengan kalimat humor / lucu. 2) Laporan yang ditulis secara ilmiah, sebagai hasil peneliti. Biasanya isinya singkat tetapi padat dan sistimatis serta logis. 3. Ditinjau dari isinya, dapat dibedakan : 1) Laporan kegiatan, misalnya pelaksanaan perkemahan, pelaksanaan uji an SKU, SKK, Pramuka Garuda. 2) Laporan perjalanan, misalnya laporan wisata, pengembaraan, penjelejahan dansebagainya. 3) Laporan keuangan, menyangkut masalah penerimaan dan penggunaan uang.

C. Sistimatika Laporan Hendaknya laporan lengkap, dapat menjawab semua pertanyaan mengenai : apa ( what ), mengapa ( why ), siapa ( Who ), dimana ( where ), kapan ( when ), bagaimana ( how ). Urutan isi laporan sebaiknya diatur, sehingga penerima laporan dapat mudah memahami. Urutan isi laporan antara lain sebagai berikut : 1. Pendahuluan Pada pendahuluan disebutkan tentang : 1. Latar belakang kegiatan. 2. Dasar hukum kegiatan. 3. Apa maksud dan tujuan kegiatan. 4. Ruang lingkup isi laporan. 2. Isi Laporan Pada bagian ini dimuat segala sesuatu yang ingin dilaporkan antara lain : 1. Jenis kegiatan. 2. Tempat dan waktu kegiatan. 3. Petugas kegiatan. 4. Persiapan dan rencana kegiatan. 5. Peserta kegiatan. 6. Pelaksanaan kegiatan (menurut bidangnya, urutan waktu pelaksanaan, urutan fakta / datanya). 7. Kesulitan dan hambatan. 8. Hasil kegiatan. Pedoman Administrasi IMM 2015

Page30

9. Kesimpulan dan saran penyempurnaan kegiatan yang akan datang. 3. Penutup Pada kegiatan ini ditulis ucapan terima kasih kepada yang telah membantu penyelenggaraan kegiatan itu, dan permintaan maaf bila ada kekurangan-kekurangan. Juga dengan maksud apa laporan itu dibuat. Hal-hal yang perlu diperhatikan Laporan diusahakan agar : 1. Singkat dan padat. 2. Runtut atau sistimatis. 3. Mudah dipahami isinya. 4. Isinya lengkap. 5. Menarik penyajiannya. 6. Berpegangan pada fakta, data dan persoalannya. 7. Tepat pada waktunya. Lain – lain. a. Dalam laporan dapat dilampirkan : photo-photo kegiatan, tanda bukti, surat-surat keterangan dan sebagainya ( copy ) b. Untuk mempermudah penyusunan laporan sebaiknya tetap mengacu pada proposal yang pernah diajukan. c. Memberikan Laporan kegiatan dengan tembusan kepada satuan/ lembaga yang terkait. ( Mabi, Kwartir, Sponsor dll ) B. Pedoman Pengesahan, pelantikan dan Serah terimah Jabatan PEDOMAN PENGESAHAN, PELANTIKAN DAN SERAH TERIMA JABATAN

BAB 1 PENGESAHAN

Pasal 1 Dewan Pimpinan Pusat Pengesahan Dewan Pimpinan Pusat IMM dilakukan oleh Pimpinan Pusat Muhammadiyah dengan ketentuan: 1. Menyerahkan hasil keputusan Muktamar. 2. Melampirkan kelengkapan administrasi pimpinan (biodata lengkap, KTA Muhammadiyah dan pas photo). 3. Permohonan Pengesahan diajukan paling lambat satu bulan setelah Muktamar. 4. Apabila sampai satu bulan setelah penyerahan hash keputusan Muktamar tersebut tidak ada jawaban dari Pim pinan Pusat Muhammadiyah tanpa di se rtai alasan yang jelas, maka keputusan di anggap sah. Pasal 2 Dewan Pimpinan Daerah Pengesahan Dewan Pimpinan Daerah dilakukan oleh Dewan Pimpina n Pusa t, sete lah di Pedoman Administrasi IMM 2015

Page31

se tujui oleh Pimpinan Wila yah Mu mmadiyah dengan ketentuan: 1. Menyerahkan hasil keputusan Musyawarah Daerah. 2. Melampirkan kelengkapan administrasi pimpinan (biodata lengkap.KTA Muhammadiyah dan pas photo). 3. Permohonan Pengesahan diajukan paling lambat 15 (lima belas) hari setelah Musyawarah Daerah. 4. Apabila sampai 15(lima belas) hari sesudah penyerahan hasil keputusan Musyawarah Daerah tersebut belum ada jawaban dan Dewan Pimpinan Pusat, maka keputusan dianggap sah. Pasal 3 Pimpinan Cabang Pengesahan Pimpinan Cabang dilakukan oleh Dewan PimpinanDaerah dengan setelah disetujui oleh Pimpinan Daerah Muhammadiyah dengan ketentuan: 1. Menyerahkan hasil keputusan Musyawarah Cabang. 2. Melampirkan kelengkapan admistratif pimpinan (biodata lengkap, KTA Muhammadiyah dan pas photo) 3. Permohonan Pengesahan di ajukan paling lambat 15 (lima belas) hari setelah Musyawarah Cabang. 4. Apabila sampai 15 (lima belas) hari sesudah penyerahan hasil keputusan Musyawarah Cabang tersebut belum ada jawaban dari Dewan pimpinan Daerah, maka keputusan di anggap sah. Pasal 4 Pimpinan Komisariat Pegesahan Pimpinan Komisariat dilakukan oleh Pimpinan Cabang dengan ketentuan: 1. Menyerahkan hasil keputusan Musyawarah Komisariat. 2. Melampirkan kelengkapan administrasi pimpinan (biodata lengkap, KTA Muhammadiyah dan pas photo) 3. Permohonan Pengesahan diajukan paling lambat 15 (lima belas) hari setelah Musyawarah Komisariat. 4. Apabila sampai 15 (lima belas) hari sesudah penyerahan hasil keputusan Musyawarah Komisariat tersebut belum adajawaban dari Pimpinan Cabang, maka keputusan di anggap sah. BAB II PELANTIKAN

Pasal 5 Pelaksanaan Pelantikan Pimpinan masing-masing di lakukan oleh : 1. Dewan Pimpinan Pusat oleh Pimpianan Pusat Muhammadiyah. 2. Dewan Pimpinan Daerah oleh Dewan Pimpinan Pusat. 3. Pimpinan Cabang oleh Dewan Pimpinan Daerah. 4. Pimpinan Komisariat oleh Pimpinan Cabang. Pasal 6 Pelantikan pimpinan dilaksanakan setelah terbentuk pimpinan lengkap dan telah disahkan oleh pimpinan yang berwewenang dengan surat keputusan. Pasal 7 Ikrar Pelantikan Pelantikan pimpinan dilakukan dengan pembacaan ikrar lantikan, dipimpin oleh Pedoman Administrasi IMM 2015

Page32

yangmelantik dan diikuti secara bersama oleh yang dilantik. Naskah pelantikan sebagaimana di maksud dalam ketentuan ini sebagaimana terlampir. Pasal 8 Setelah pelantikan pimpinan dilanjutkan dengan penandatanganan berita acara pelantikan yangdi buat oleh pimpinan lama. Naskah berita acara yang dimaksud ketentuan sebagaimana terlampir. C. Pedoman Persidangan PEDOMAN PERSIDANGAN IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH (IMM) BAB I PENGERTIAN

1. 2.

Pasal 1 Persidangan adalah forum pertemuan formal organisasi yang jabarkan dalam bentuk rapat. Rapat adalah pertemuan resmi pimpinan organisasi. BAB II DASAR DAN TUJUAN

Pasal 2 Persidangan ini didasakan Pada : 1. Anggaran Dasar IMM BAB IV pasal 12 point a, b, c, d, f. 2. Anggaran Rumah Tangga IMM pasal 24 dan 27 ayat 1, 3, 4, 5. Pasal 3 Tujuan persidangan adalah untuk mengambil keputusan terhadap sesuatu yang menyangkut kepentingan organisasi. BAB III JENIS DAN MATERI PERSIDANGAN

Pasal 4 Persidangan yang sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 1 adalah : 1. Rapat Pleno adalah forum pertemuan resmi seluruh unsur pimpinan di tingkat masing-masing bersama dengan Ketua Umum setingkat dibawahnya kecuali Pimpinan Komisariat. 2. Rapat DPP/DPD/PC/PK adalah forum pertemuan resmi seluruh unsur pimpinan baik struktur maupun fungsional di tingkat masing-masing. 3. Rapat Pimpinan adalah forum pertemuan resmi unsur pimpinan struktural di tingkat masing-masing. 4. Rapat Harian adalah forum pertemuan resmi seluruh unsur pimpinan harian di tingkat masing-masing. 5. Rapat koordinasi adalah forum pertemuan resmi Ketua-Ketua Bidang dengan pimpinan umum di tingkat masing-masing. 6. Rapat Bidang adalah forum resmi Ketua Bidang dengan unsur Departemen dan Lembaga fungsional yang berada dibawahnya. Pedoman Administrasi IMM 2015

Page33

7.

Rapat Khusus adalah forum pertemuan resmi secara terbatas antara Departemen dan Lembaga fungsional yang dibawahinya. Pasal 5

Materi Persidangan : c. Materi Rapat Pleno adalah berkenaan dengan Kebijakan Umum dan pengembangan organisasi di wilayah kewenangan masing-masing tingkat pimpinan. d. Materi Rapat DPP/DPD/PC/PK adalah berkenan dengan Strategi dan Kebijakan Umum pimpinan di tingkat masing-masing tentang pelaksanaan program kerja. e. Materi Rapat Pimpinan adalah berkenaan dengan kebijakan intern organisasi di tingkat masing-masing. f. Materi Rapat Harian adalah berkenan dengan kebijaksanaan pimpinan terhadap penyelenggaraan rutin organisasi dan masalah yang berkembang. g. Materi Rapat Koordinasi adalah berkenaan dengan evaluasi koordinasi dan monitoring terhadap pelaksanaan program kerja masing-masing Bidang. h. Materi Rapat Bidang adalah berkenaan dengan kebijaksanaan pimpinan masing-masing Bidang terhadap proses operasional program Bidang. i. Materi Rapat Khusus adalah berkanaan dengan kebijaksanaan dan penyelenggaraan terhadap masalah-m asalah khusus organisasi. BAB IV MEKANISME PERSIDANGAN

Pasal 6 Persidangan sah apabila peserta sidang telah diundang secara resmi pimpinan. Pasal 7 Yang berhak mengundang setiap persidangan sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 4 adalah : 1. Pimpinan Umum organisasi, kecuali rapat Bidang, oleh Ketua Bidang. 2. Dalam keadaan khusus dapat diundang oleh pimpinan yang ditunjuk dan atau yang dimandatkan olah pimpinan Umum masing-masing tingkat kecuali rapat Bidang, oleh Ketua Bidang. Pasal 8 Setiap persidangan dipimpin oleh seorang ketua bertanggungjawab terhadap kelancaran persidangan.

dan

sekretaris

sidang

dan

Pasal 9 Persidangan sah mengambil keputusan apabila telah diikuti oleh peserta sidang yanghadir bedasarkan quorum 1/2 +1. Pasal 10 Setiap keputusan yang diambil dalam persidangan harus diterima secara bertanggungjawab oleh seluruh pimpinan yang terkait Pasal 11 Setiap keputusan yang diambil dalam persidangan harus diketahui oleh seluruh unsur pimpinan baik lisan maupun tulisan.


Page34

Pasal 12 Dalam keadaan khusus atau luar biasa pimpinan dapat mengambil kebijakan sesuai dengan tingkat wewenang dan urgensi masalah. Pasal 13 Setiap keputusan yang diambil di luar persidangan yang menyangkut kebijakan organisasi harus dilaporkan kembali dalam persidangan. Pasal 14 Setiap persidangan dalam IMM dimulai dengan membaca basmalah dan ditutup dengan hamdallah. BAB V PEMAKAIAN PALU SIDANG

Pasal 15 Pemakaian Palu sidang 1. Satu kali ketukan, digunakan untuk : a. Memutuskan suatu ketetapan yang merupakan bagian dari keseluruhan yang akan diputuskan. b. Menskorsing Sidang dalam waktu 1 x 15 menit atau 2 x 15 menit. c. Memperingatkan peserta sidang. 2. Dua Kali ketukan, digunakan untuk : a. Memutuskan suatu ketetapan yang menyeluruh. b. Menskorsing sidang 1 x 30 merit atau 2 x 30 menit. c. Mencabut skorsing sidang 1 x 30 menit atau 2 x 30 menit. 3. Tiga kali, digunakan untuk: a. Membuka dan menutup acara secara resmi. b. Menskorsing sidang 1 x 24 jam, 3 x 24 jam, 3 x 24 jam atau waktu yang tidak di tentukan. BAB VI PENUTUP

Pasal 16 Pedoman Persidangan ini berlaku sejak ditetapkan dan hal-hal lain yang belum di atur dalam pedoman persidangan ini akan diatur kemudian dengan tidak bertentangan peraturan di atasnya.


Page35

Lampiran : Naskah Pelantikan

NASKAH PELANTIKAN

 Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang



 

   



 

  

Aku bersaksi bahwa Tiada Tuhan Selain Allah Dan aku bersaksi bahwa Muhammad adalah Rasul Utusannya

 







 

 



Aku rela Allah sebagai Tuhanku, Islam Sebagai Agamaku, Dan Muhammad sebagai Nabi dan Rasulku

Dengan ini saya berjanji :

1. Akan senantiasa patuh dan taat pada perintah Allah dan menjauhi larangan-Nya serta melaksanakan amanah Rasulullah 2. Akan senantiasa melindungi dan menjaga nama baik ikatan dan persyarikatan Muhammadiyah 3. Akan senantiasa patuh dan taat serta tunduk pada aturan yang berlaku di Ikatan dan persyarikatan serta negara Republik Indonesia 4. Akan senantiasa menjalankan amanah kepemimpinan ini dengan sejujur-jujurnya dan seadil-adilnya


Page36

Lampiran : Susunan Acara Pelantikan SUSUNAN ACARA PELANTIKAN

1. Pembukaan 2. Pembacaan Kalam Ilahi Oleh : ………………………………………. 3. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya dan Mars IMM (Hadirin Di Mohon Berdiri) 4. Laporan Ketua panitia Oleh : ………………………………………. 5. Pembacaan Surat Keputusan Oleh : kakanda DPP IMM 6. Pelantikan dan pengambilan Sumpah (Kepada Nama-nama yang telah disebutkan namanya diharapkan maju kedepan) 7. Penandatanganan dan serah terima jabatan kepemimpinan 8. Pidato wada DPD IMM demisioner Oleh : IMMawan…………………… 9. Pidato iftitah DPD IMM defenitif Oleh : IMMawan………………………. 10. Sambutan : DPD IMM ............................................................... DPP IMM Amanat PWM …………………………………… 11. Istirahat dan Penutup

( Selanjutnya Acara diserahkan Kepada Steering Committee )


Page37

Lampiran : Berita Acara Serah Terima Jabatan BERITA ACARA SERAH TERIMA JABATAN DEWAN PIMPINAN DAERAH IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH ……………………………….

Yang bertanda Tangan dibawah ini: 1. Nama Jabatan

: ………………………………………………………….. : Ketua DPD IMM …… Periode …… Selanjutnya disebut pihak pertama (I)

2. Nama Jabatan

: …………………………………………………………. : Ketua DPD IMM ……. Periode ….. Yang selanjutnya disebut pihak Kedua (II)

Pada hari ini Senin Tanggal ……………………… M, bertepatan dengan Tanggal ………………………. H. Bertempat di Gedung ………………………………………….. Kedua belah pihak sepakat untuk melaksanakan serah terima jabatan kepemimpinan Dewan Pimpinan

Daerah

Ikatan

Mahasiswa

Muhammadiyah

……………………….

sebagaimana diktum tersebut diatur dalam ’Subyek Memorandum Of Understanding’ (MOU) sebagai berikut:

Pihak Pertama:

Pihak pertama bertindak sebagai Dewan Pimpinan Daerah IMM …………………….. Menyerahkan Kepemimpinan Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah

…………………………………Periode………………..

Pihak Kedua:

Pihak Kedua Menerima Kepemimpinan Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah ………………………Periode ……………….., serta segala hal yang berkenaan dengan Wewenang, Kepemimpinan dan Kekayaan Organisasi

Menjadi

Tanggunjawab Pihak Kedua. Bil lahi Fi i Sabil il H aq F astabiqul Khair at

……….…,

H M


Page38

Pedoman Administrasi Imm 2015

Recommend Documents