ACTIVIDAD SEMANA 4 AUDITORIAS INTERNAS
JOHANNA CORDOBA GUEPENDO COD. 55216590
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA 04 de Abril de 2014
ACTIVIDAD 4 1. Diseñe y diligencie un informe de auditoría que contenga los siguientes criterios:
a. Objetivos de la auditoría. b. Alcance de la auditoría. c. Identificación del cliente de auditoría. d. Identificación del equipo auditor. e. Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditoría. f. Criterios de auditoría. g. Hallazgos de la auditoría y la evidencia relacionada. h. Conclusiones de la auditoría. i. Declaración sobre el grado en el cual se han cumplido los criterios de la auditoría.
INFORME DE AUDITORIA Gerencia de Calidad Representante de Calidad: Auditor Líder: Equipo Auditor: SECTOR
Objetivo.
Fecha: Abril 04 de 2014 Ing. Laura Henao L. Miller Rubiano Johanna Cordoba Guependo María Fernanda Olaya. GESTION DOCUMENTAL • Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008. • Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del servicio. • Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad para lograr los objetivos especificados. • Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestión de calidad. Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las transferencias documentales dentro
del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo. • Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. • Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.
Alcance: Identificación del cliente de auditoría. Identificación del equipo auditor Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditoría Criterio
Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna. DIAN _ Gestión Documental
Auditor Líder: Miller Rubiano Equipo Auditor: Johanna Córdoba G. María Fernanda Olaya Fecha: Abril 04 de 2014 Archivo central ISO 9001/2008 Se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los numerales:
5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1);
Hallazgos de la auditoría y la 8.2.2 Auditoría interna (1); evidencia relacionada
8.5.2 Acción correctiva (1).
La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. • Verificación del c ierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditoría anterior.
Declaración sobre el la implementación se esta haciendo de manera moderada en grado en el cual se las áreas designada por la empresa por eso su grado es han cumplido los
criterios auditoría.
de
la bueno
CONCLUSIONES DE AUDITORIA
ACTIVIDADES DESARROLLADAS
ASPECTOS RELEVANTES
ASPECTOS POR MEJORAR
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
• Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de auditoría, el día 31 de marzo de 2014 en las instalaciones de la empresa, en Neiva H. • Verificación de la capacidad de la organización para cumplir aspectos reglamentarios • Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría interna (1); y 8.5.2 Acción correctiva (1). La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. • Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditoría anterior. • El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema. • El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema. • Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y eficiencia para el logro de los objetivos propuestos. • La definición y ubicación explícita de las Acciones de Mejoramiento, del ciclo PHVA, dentro de la caracterización de los procesos, realizadas a partir del análisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y medición, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestión de los procesos por el personal responsable. • La ampliación del listado de documentos externos, incluyendo las nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nación, con el propósito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder información valiosa sobre la actualización de los procesos inherentes. • La planificación de los cambios que puedan afectar la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad, considerando entre ellos los que surgen de los cambios en la reglamentación aplicable al objeto del negocio de la empresa. • La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus causas. La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y
CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS DE LA AUDITORÍA ANTERIOR. Fecha de ejecución: Reunión de apertura: Reunión de cierre:
criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus causas. • La empresa cuenta con personal calificado para la realización de auditorías internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por parte del auditor principal. • En la planificación y realización de las auditorías es importante asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y se evalúe con la profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los diferentes procesos. • Se verificó el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa para eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes, de diez que habían sido detectadas en la auditoría anterior. • Estas no conformidades hacían referencia a los elementos 4.2.3 (2), 4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de acción implicaron revisión de aspectos específicos en algunos procedimientos y capacitación y sensibilización al personal, principalmente del equipo de funcionarios, para la aplicación de las normas establecidas. 04 de Abril de 2014 Lugar: 8:00 a.m. Archivo Central Lugar: 3:00 p.m. Archivo Central
2. Diseñe el procedimiento mandatorio de auditoría interna de calidad, teniendo en cuenta que este debe dar cumplimiento al siguiente requisito dispuesto en el numeral
DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR: Atención de transferencias documentales desde Archivo de Gestión hacia Archivo Central y desde Archivo Central hacia Archivo Inactivo. De: MANUAL DE ARCHIVO - POLITICAS DE ARCHIVO Gerencia de Calidad.
7.6 Políticas de Transferencia Documental – Aplicación de TRD. Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, han sido seleccionados y por valoración ameriten su conservación permanente, deberán transferirse al archivo central o inactivo según sea el caso. El proceso de transferencia documental del Archivo de Gestión al Archivo Central normalmente se realizara una vez al año, por cronograma y dando cumplimiento a la metodología establecida para el proceso. La documentación se transfiere a archivo central y a archivo inactivo relacionada en el formato único de transferencia, cuyo contenido debe ser reservado por el área con el mayor celo posible, para controlar y garantizar la integridad documental a través del flujo, consulta y manipulación de los documentos y de la información en ellos contenida. Los criterios de selección de documentación son · Liberación de espacios. · Frecuencia de consultas y · Vigencia documental (Periodo de tiempo durante el cual el documento tiene valor probatorio). Cada dependencia generadora de documentación, será responsable del manejo directo y la conservación de su producción documental, aplicará las normas de transferencia documental para garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad y confidencialidad de la información transferida.
DIAGRAMAS DE FLUJO
CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:
Coordinador de Gestión Documental Líder de Transferencias Documentales Líder de Archivo Central Líder de Archivo Inactivo
MEMORANDO FECHA: Marzo 15 de 2014 DE: GERENCIA DE CALIDAD PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES La Gerencia de Calidad realizará Auditoria Interna de Observación al proceso de la referencia; con el objeto de verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa. La visita será realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser atendida por el Coordinador de Gestión Documental, el Líder de Transferencias Documentales, el Líder de Archivo Central y por el Líder de Archivo Inactivo, el 31 de Marzo del presente año a las 8:00 a.m. con una duración de 6 horas, en las instalaciones de Archivo Central. Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de Marzo próximo. Atentamente, Gerencia de Calidad.
REUNION DE APERTURA Gerencia de Calidad Representante de Calidad: Auditor Líder: Equipo Auditor: SECTOR Objetivo.
Fecha: Marzo 25 de 2014 Ing. Laura Henao L. Miller Rubiano Johanna Cordoba Guependo María Fernanda Olaya. GESTION DOCUMENTAL • Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008.
Alcance: Criterio Metodología
• Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del servicio. • Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad para lograr los objetivos especificados. • Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestión de calidad. Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo. • Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. • Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa. Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna. ISO 9001/2008 Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de Marzo próximo.
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA NOMBRE Y APELLIDOS Laura Henao L. Miller Rubiano S Johanna Córdoba Guependo María Fernanda Olaya M
CARGO Representante de Calidad Auditor Líder Equipo Auditor Equipo Auditor
FIRMA
b) Revisión documental durante la realización de la auditoría. TRD. Procedimiento de transferencia documental para garantizar la integridad, autenticidad, fidelidad y confidencialidad de la información transferida.
Documentos de Referencia:
Manual de Calidad) Procedimientos operativos Instrucciones de trabajo paso a paso Formatos y registros Documentación completa Horario de apertura del servicio. • Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar visible. • Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso. • Registro de cada servicio con observaciones y/o hallazgos Procedimiento de atención de trasferencias • documentales de Archivos de gestión a archivo central. • Procedimiento de entrega y transferencia documental de archivo central hacia archivo inactivo. • Se comentan los hallazgos encontrados al Coordinador de Gestión Documental.
LISTA DE CHEQUEO Lista de Verificación: Manual de Calidad (Documentación nivel I) Procedimientos operativos (Documentación nivel II) Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III) Formatos y registros (Documentación de nivel IV) Documentación completa · Horario de apertura del servicio. · Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar visible. · Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso.
Generación de hallazgos de auditoría.
SI X X X X X X X X X
NO
se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas numerales:
con
los
5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría interna (1); 8.5.2 Acción correctiva (1). La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. • Verificación del cie rre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditoría anterior.
CONCLUSIONES DE AUDITORIA
ACTIVIDADES DESARROLLADAS
ASPECTOS RELEVANTES
ASPECTOS POR MEJORAR
• Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2000, siguiendo el plan de auditoría, el día 31 de marzo de 2014 en las instalaciones de la empresa, en Neiva H. • Verificación de la capacidad de la organización para cumplir aspectos reglamentarios • Como se muestra en el perfil de calidad, se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los numerales 5.4.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1); 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación (1); 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1); 8.2.2 Auditoría interna (1); y 8.5.2 Acción correctiva (1). La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. • Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditoría anterior. • El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema. • El liderazgo del coordinador de Gestión Documental, por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008, a través de la coordinación y participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema. • Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes internos, quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y eficiencia para el logro de los objetivos propuestos. • La definición y ubicación explícita de las Acciones de Mejoramiento, del ciclo PHVA, dentro de la caracterización de los procesos, realizadas a partir del análisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y medición, con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestión
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA
RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS DE LA AUDITORÍA ANTERIOR. Fecha de ejecución: Reunión de apertura: Reunión de cierre:
de los procesos por el personal responsable. • La ampliación del listado de documentos externos, incluyendo las nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nación, con el propósito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder información valiosa sobre la actualización de los procesos inherentes. • La planificación de los cambios que puedan afectar la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad, considerando entre ellos los que surgen de los cambios en la reglamentación aplicable al objeto del negocio de la empresa. • La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus causas. La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas, mediante definición de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos, respecto tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus causas. • La empresa cuenta con personal calificado para la realización de auditorías internas de calidad. Para cada auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el que se registran los hallazgos, se analizan las causas de las No conformidades, y a partir de ellos se establecen las acciones correctivas pertinentes. Se evidencia un adecuado control y seguimiento del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por parte del auditor principal. • En la planificación y realización de las auditorías es importante asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y se evalúe con la profundidad requerida, el nivel de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los diferentes procesos. • Se verificó el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa para eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes, de diez que habían sido detectadas en la auditoría anterior. • Estas no conformidades hacían referencia a los elementos 4.2.3 (2), 4.2.4 (1), 6.2 (1), 7.5.5 (1), 7.6 (1) y 8.5.2 (1). Los planes de acción implicaron revisión de aspectos específicos en algunos procedimientos y capacitación y sensibilización al personal, principalmente del equipo de funcionarios, para la aplicación de las normas establecidas. 04 de Abril de 2014 Lugar: 8:00 a.m. Archivo Central Lugar: 3:00 p.m. Archivo Central
REUNION DE CIERRE Gerencia de Calidad Representante de Calidad: Auditor Líder:
Fecha: Abril 04 de 2014 Ing. Laura Henao L.
SECTOR
Miller Rubiano Johanna cordoba Guependo Maria Fernanda Olaya. GESTION DOCUMENTAL
Objetivo.
• Determinación del grado de conformidad del sistema de
Equipo Auditor:
gestión de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008. • Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del servicio. • Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad para lograr los objetivos especificados. • Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestión de calidad. Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidad de atención y acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo. • Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. • Proporcionar al auditad o una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa. Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna. ISO 9001/2008 Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de Marzo próximo.
Alcance: Criterio Metodología
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE NOMBRE Y APELLIDOS Laura Henao L. Miller Rubiano S Johanna Córdoba Guependo María Fernanda Olaya M
CARGO Representante de Calidad Auditor Líder Equipo Auditor Equipo Auditor
FIRMA
3. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. •
Auditoría interna es fundamental para encontrar falencias o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua)
•
En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente comunicación entre el auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la máxima cooperación de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma.
•
Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa, sino también los requisitos externos y su interiorización en la organización, tales como normas ambientales, regulación de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditoría sería y eficiente debería ir más allá de lo interno a la organización.
•
El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organización y no una imposición de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratación. Para logarlo, cada organización e individuo debe perder el temor a ser evaluado, debe ser autocrítico y honesto en sus procedimientos y mediciones. La auditoria no debería ser mirada como un juez citando sentencias, sino como un consejero, que indica lo positivo que se ha realizado y el camino a seguir.
•
Con la normalización las empresas Colombianas poco a poco han logrado introducirse al mercado internacional y a la vez generar una nueva imagen internacional. También nos ha servido para ir tomando la cultura de mejoramiento continuo no solo en los procesos empresariales, sino también en nuestro comportamiento como ciudadanos. Solo así tendremos un mejor país.
•
.
La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos, garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo económico.
