KEMENTERIAN KEMENTE RIAN PENDAY PENDAYAGUNAAN APARA APARATUR TUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
Pedoman
Pemetaan Bisnis Proses
Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana Jakarta, Mei 2016
PENDA PE NDAY YAG AGUN UNAAN AAN APARA APARATUR TUR NE NEGAR GARA A
01 02 04
KELEMBAGAAN
KEPEGAWAIAN
03 PENGAWASAN
KETATALAKSANAAN
PENDA PE NDAY YAG AGUN UNAAN AAN APARA APARATUR TUR NE NEGAR GARA A
01 02 04
KELEMBAGAAN
KEPEGAWAIAN
03 PENGAWASAN
KETATALAKSANAAN
DASAR HUKUM
UU 30/2014
Perpres 81/2010
PermenPANRB 35/2012
Perpres 7/2015
PermenPAN 12/2011
•
•
Perpres 83/2015
UU 30/2014 : Administr Administrasi asi Pemerintahan Perpres Perpres 81/2010 81/201 0: Grand Grand Design Design Reformasi Birokrasi
•
Organisasii LPNK LPNK Keppres Keppres 103/2001 103 /2001 : Organisas
•
Keppres Keppres 110/2001 11 0/2001 : Eselon Eselon I BPOM BPOM
•
•
PermenP PermenPAN AN 12/2011: Pedom Pedoman an Penataan Tatalaksana ( Business Process) PermenP PermenPANRB ANRB 35/2012: Pedom Pedoman an Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan
8 AREA PERUBAHAN REFORMASI BIROKRASI (Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019) AREA PERUBAHAN
1
MENTAL APARATUR
2
KELEMBAGAAN
3
TATA LAKSANA
4
SDM APARATUR
5
AKUNTABILITAS
6
PENGAWASAN
7
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
8
PELAYANAN PUBLIK
SASARAN
•
PermenPANRB 11/2015
•
•
Mewujudkan Birokrasi yang Bersih dan Akuntabel
Birokrasi yang Efektif dan Efisien Birokrasi yang Memiliki Pelayanan Publik Berkualitas
UNSUR ORGANISASI PADA KEMENTERIAN
Pemimpin Menyelenggarakan pengawasan internal di lingkungan Kementerian.
Staf/Pembantu Pemimpin
Pengawas
Lini/ Pelaksana menyelenggarakan dukungan yang bersifat substantif kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian untuk mendukung pencapaian tujuan dan sasaran strategis Kementerian meliputi dan tidak terbatas pada tugas di bidang penelitian dan pengembangan, pengembangan sdm, dan pengelolaan data dan informasi.
Pendukung
menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan Kementerian.
Menyelenggarakan perumusan dan pelaksanaan kebijakan di bidangnya, dengan bidang tugas merupakan sebagian tugas pokok Kementerian yng disesuaikan dengan tujuan dan sasaran strategis Kementerian.
Keppres 110/2001 KEPALA
SEKRETARIAT UTAMA
INSPEKTORAT
DEPUTI BIDANG PENGAWASAN DAN PRODUK TERAPETIK DAN NARKOTIKA, PSIKOTROPIKA DAN ZAT ADIKTIF
DEPUTI BIDANG PENGAWASAN OBAT TRADISIONAL, KOSMETIK DAN PRODUK KOMPLIMEN
PUSAT PENGUJIAN OBAT DAN MAKANAN NASIONAL
DEPUTI BIDANG PENGAWASAN KEAMANAN PANGAN DAN BAHAN BERBAHAYA
PUSAT PENYIDIKAN OBAT DAN MAKANAN
PUSAT RISET OBAT DAN MAKANAN
Infrastruktur Organisasi
Proses
Manusia K e p e m i m p i n a n
B u d a y a
I n d i v i d u
P r o s e s B i s n i s
P e n g e m b P a r n o g s e a s n S o l u s i
O p e r a s i o n a l
Teknologi P r o s e s
H a r d w a r e
S o f t w a r e
Koordinasi antar unit organisasi di tingkat Kementerian/Lembaga/Pemda belum berjalan maksimal
Unit organisasi masih belum memperhatikan keterkaitan proses dengan unit organisasi lainnya
Kebijakan yang ada saat ini belum memadai dan masih menimbulkan perbedaan persepsi dalam pelaksanaannya
Penataan kelembagaan menghasilkan unit-unit organisasi yang didalamnya memuat tugas dan fungsi
Supaya unit organisasi dapat bekerja secara lebih efisien dan efektif, maka perlu diikuti dengan pemetaan business process
Business process (ketatalaksanaan) adl sekumpulan aktivitas kerja terstruktur & slg terkait yang menghslkan keluaran yg sesuai dg kebutuhan pengguna (Permenpan No 12/2011)
TERKAIT PERATURAN PERUNDANGAN
TERKAIT PERATURAN PERUNDANGAN
NASIONAL LEVEL 1
•
Bisnis Proses Antar Pusat dan Daerah
PUSAT/DAERAH LEVEL 2
•
Bisnis Proses antar Kementerian, Lembaga dan Daerah
KEMENTERIAN/LEMBAGA/PROV/KAB/KOTA LEVEL 3
•
Bisnis Proses antar Unit Eselon I pada Kementerian/ Lembaga atau Bisnis Proses antar SKPD
UNIT ESELON I/SKPD LEVEL 4
•
Bisnis Proses antar unit eselon II ke bawah pada Unit Eselon I atau Bisnis Proses pada SKPD
ORGANISASI BPOM Kemenag sebagai “sub-system ” pembangunan
Kemenag sebagai Institusi “standalone”
Kebijakan Motivasi
Teknologi Informasi
I N P U
Struktur Organisasi
PROSES BISNIS
O
U Sumber Daya Manusia
T
T P
Ciptakan Nilai atau Value
U T
Aktivitas
Fasilitas
Proses
Pencapaian Tujuan dan Sasaran Organisasi
RUANG LINGKUP RUANG LINGKUP PENGATURAN Adalah seluruh proses dalam penyusunan Peta Bisnis Proses pada K/L/D.
RUANG LINGKUP PELAKSANAAN PEDOMAN Penyusunan peta bisnis proses di seluruh K/L/D dilakukan dengan melibatkan seluruh elemen organisasi yang aktif ikut serta dalam pencapaian visi dan pelaksanaan misi organisasi
TAHAPAN KERJA PENYUSUNAN
BISNIS PROSES 1
Persiapan dan Perencanaan (Planning & Preparation)
2
Pengembangan (Development )
3
Penerapan (Implementation)
4
Pemantauan dan Evaluasi (Monitoring & Evaluation)
TAHAP PERSIAPAN
•
•
Lakukan inventarisasi rencana kerja jangka panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi dan sasaran K/L/D sehingga dapat diketahui aktivitas (proses kerja) di K/L/D Kategorikan proses kerja dalam kelompok (folder kegiatan)
PRINSIP •
Pengelompokan dilakukan berdasarkan kegiatan bukan berdasar unit kerja/struktur organisasi
•
Pengelompokan berdasarkan kesepakatan cara pandang
•
Semakin sederhana semakin baik
TAHAP PENGEMBANGAN
Tahap Pemetaan Bisnis Proses (1) a.
Identifikasikan ruang lingkup organisasi yang akan dipetakan berdasarkan mandat dari visi, misi dan tujuan.
b.
Analisis sasaran strategis dalam Renstra dan dijabarkan menjadi daftar kegiatan.
c.
Kategorikan kegiatan ke dalam rumpun kegiatan/proses kerja menjadi peta bisnis proses.
d.
Buatlah kelompok-kelompok kegiatan tsb dalam bentuk kotak-kotak di dalam peta proses, lalu berikan identitas proses tsb berupa nomor dan nama proses (bukan nama unit kerja).
e.
Kelompok kegiatan dalam peta proses / peta bisnis proses tsb dihubungkan dengan garis input dan outputnya, sehingga terlihat hubungan antar proses dalam lingkup suatu badan pemerintahan.
f.
Setiap kelompok peta bisnis proses diuraikan dalam peta subproses.
TAHAP PENGEMBANGAN
Tahap Pemetaan Bisnis Proses (2)
g.
Menggambarkan peta sub proses adalah identik dengan membuat subfolder dalam satu folder proses, dimana setiap kotak proses didetailkan dalam kotakkotak subproses dalam lingkup proses tsb.
h.
Setiap kotak sub proses yang dihasilkan diberi identitas yang sistematis mengikuti tata cara yang telah ditentukan dalam format penomoran dalam panduan ini berupa nomor dan nama proses.
i.
Setiap peta subproses menjadi dasar untuk menyusun peta lintas fungsi (cross functional ) yang menggambarkan rangkaian kerja suatu proses beserta unit kerja pelaksana.
j.
Untuk dapat membuat peta lintas fungsi yang jelas, maka diperlukan peta hubungan (relationship map) yang menggambarkan pelaku sesuai struktur organisasi untuk setiap subproses yang ada.
k.
Berdasarkan peta lintas fungsi (cross-functional map) SOP makro dapat dibuat dengan rincian siapa, melakukan apa, dengan cara bagaimana (metode), kriteria yang harus dipenuhi, dan mutu baku.
TAHAP PENGEMBANGAN
TAHAPAN PEMETAAN
Keseluruhan rangkaian alur kerja yang saling berhubungan dalam rangka menciptakan nilai tambah kepada stakeholder Proses
Sebuah pengelompokkan aktivitas yang logis dalam satu rangkaian alur kerja / proses tertentu
Sub Proses
Aktivitas
Serangkaian aktivitas yang dilakukan lintas unit kerja dalam satu sub proses tertentu.
SOP Makro
Langkah kerja SOP Mikro
Langkah-langkah rinci dibutuhkan untuk melakukan suatu kegiatan dalam satu unit kerja.
TAHAP PENGEMBANGAN
LANGKAH PENYUSUNAN BISNIS PROSES
PETA BISNIS PROSES KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI PeraturanPemerintah
Pengawasan PeraturanPerundangan
Dukungan SDM
Kementrian/ Lembaga
PAN-02 Penataandan PembinaanSDM Aparatur
PAN-01 Penyusunan RegulasiPAN-RB
PAN-03 Pengelolaan Akuntabilitasdan Pengawasan
PAN-04 Penataan Kelembagaan Pemerintah
Distribusi Ortala DukunganSDM
Publikasi Undang – undang Publikasi
DukunganSDM
PAN-07 Teknologi Komunikasi dan Informasi
Permintaan DukunganSDM
PAN-08 PengelolaanSistem Manajemendan pengawasan
Permintaan layanan informasi
PAN-06 Peningkatan PelayananPublik
Tata laksana
ProsesUtama
Dukungan SDM
Dukungan SDM
Dukungan SDM
PAN-05 Penataantata LaksanaPemerintah
Kementrian / Lembaga
Dokumentasi
Dokumentasi
PAN-09 PelayananInformasi dan Publikasi
PAN-10 Pengelolaan Administrasi dan Umum
PAN-11 Pengelolaan SDM danORTALA KEMENPANRB
PAN-12 LayananHukum
ProsesPendukung
Dokumentasi
Kinerja & Anggaran
PAN-13 PengelolaanKinerja danAnggaran
Kinerja & Anggaran Kinerja & Anggaran
ProsesPerencanaan
PAN-01 PENYUSUNAN REGULASI PAN-RB
Title Phase
i r e t n e
PAN-01.01
PAN-09 Pelayanan Informasi dan Publikasi
KepesertaanPembahasan Harmonisasi Peraturan Perundang-undangan Draft UU
Kementrian/ Lembaga
PAN-01.02 PAN-11 Pengelolaan SDM dan ORTALA KEMENPANRB
DistribusiORTALA
M
PersetujuanJumlah Formasi
PengesahanJumlah Formasi
M D S i t u p e D
Publikasi
PenyusunanUU
N E M S E S
Undang-undang
Undang – Undang
PAN-10 Pengelolaan Administrasi dan Umum
PAN-01.03 Dokumentasi
PenyusunanPeraturan Pelaksanaan
PAN-01.04
O M D S g a b a K
Peraturan Menteri
PenyusunanPeraturandan
PAN-07 Teknologi Komunikasi dan Informasi
KeputusanMenteri Peraturan/ KeputusanMenteri
PAN-01.05 Publikasi
PenyusunanSuratEdaran Menteri
& M D S m o u r i m B U a & l a p e K
& n a n g G a A a n a B n b U a c m S n e A e g K r e n e P P
PengajuanFormasi ProsesPenerimaan danSeleksi
AnalisaKebutuhan danJumlahpegawai
TAHAP PENGEMBANGAN
1
Identifikasi proses
2 3
Business Process Map
Gambar Peta Bisnis Proses
Finalisasi Peta Bisnis Proses
TAHAP PENGEMBANGAN
Business Process Map
PETA TATA LAKSANA KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI Peraturan Pemerintah
Pengawasan Peraturan Perundangan
Dukungan SDM
PAN-01 Penyusunan Regulasi PAN-RB
Kementrian / Lembaga
PAN-02 Penataan dan Pembinaan SDM Aparatur
PAN-03 Pengelolaan Akuntabilitas dan Pengawasan
PAN-04 Penataan Kelembagaan Pemerintah
Distribusi Ortala Publikasi Undang – undang Publikasi
PAN-07 Teknologi Komunikasi dan Informasi
Dukungan SDM
Dukungan SDM
PAN-08 PengelolaanSistem Manajemen dan pengawasan
PAN-06 Peningkatan PelayananPublik
Dukungan SDM
Tata laksana
Proses Utama
Dukungan SDM
Dukungan SDM Permintaan Dukungan SDM
PAN-05 Penataan tata Laksana Pemerintah
Dokumentasi
Dokumentasi
PAN-09 Pelayanan Informasi dan Publikasi
PAN-10 Pengelolaan Administrasi dan Umum
PAN-11 Pengelolaan SDM dan ORTALA KEMENPANRB
PAN-12 Layanan Hukum
Dokumentasi
ProsesPendukung
Permintaan layanan informasi Kinerja & Anggaran
PAN-13 Pengelolaan Kinerja dan Anggaran
Kinerja & Anggaran Kinerja & Anggaran
Proses Perencanaan
Kementrian / Lembaga
TAHAP PENGEMBANGAN
1
Identifikasi sub pr oses
2 3
Sub Business Process Map
Harmonisasi peta proses dan peta sub proses Finalisasi Peta Sub Bisnis Proses
TAHAP PENGEMBANGAN
Sub Business Process Map
PAN-11 PENGELOLAAN SDM DAN ORTALA KEMENPANRB PAN-11.01 Penerimaan dan seleksi
PAN-02 Penataan dan Pembinaan SDM Aparatur
PAN-11.04
Perencanaan dan Pengadaan SDM
Pengembangan Standar Kompetensi
Pelatihan
PAN-11.02
PAN-11.05
PAN-01 Penyusunan Regulasi PAN-RB Pengembangan & pelatihan Distribusi Ortala
Pengembangan SDM
Pembinaan dan Pengembangan SDM
PAN-11.03 Administrasi Kepegawaian
Administrasi dan Informasi Kepegawaian
Ortala
TAHAP PENGEMBANGAN
Masukkan unit kerja yang terlibat
1 2 3
Relationship Map
Menuliskan setiap unit kerja yang terlibat
Finalisasi
TAHAP PENGEMBANGAN
Gambarkan garis horisontal yang menunjukkan fungsi yang terlibat
1 2 3
Beri nama tiap fungsi yang terlibat
Identifikasi langkah kerja
4 5
Cross Functional Map
Berikan keterangan bagi semua masukan dan keluaran Finalisasi
TAHAP PENGEMBANGAN
Cross Functional Map
PAN-01.02.CFM.01 Penyusunan UU
/ i g g n i T r a n k a a u P r u g r e P
m u k u H o r i B
t i a k r e T P E D S A
Penyusunan Naskah Akademis
Pembahasan Naskah Akademis
t i a k r e T L / K
t i a k r e T i t u p e D
Pembahasan RUU dengan Stake Holder
Penyusunan RUU
Draft Final RUU
Pembahasan RUU dengan DPR
N E M S E S
N A P i r B e R t n e M
Pengajuan Usulan RUU ke Baleg DPR RI
Pembahasan dengan DPR
Pembahasan dengan PANJA
TAHAP PENGEMBANGAN SOP Makro dan SOP Mikro
Format SOP Makro dan SOP Mikro dapat mengikuti Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
TAHAP PENERAPAN
Pengendalian dokumen terkait implementasi sistem ketatalaksanaan organisasi meliputi : a. Pengesahan Dokumen •
•
•
Keseluruhan dokumen yang dihasilkan dalam sistem ketatalaksanaan organisasi perlu mendapatkan pengesahan sebelum diterbitkan dan diterapkan. Pengesahan dokumen level A dan B dilakukan oleh pimpinan badan pemerintahan. Pengesahan dokumen level C dan D diatur terpisah sesuai dengan kebutuhan organisasi dan sesuai ketentuan peraturan yang berlaku.
b. Pendistribusian dokumen •
•
Pendistribusian dokumen dilakukan melalui hard copy dan soft copy. Tata cara pendistribusian perlu diatur dalam SOP Makro tersendiri untuk menjamin pihak-pihak yang berkepentingan dengan penerapan sistem ketatalaksanaan organisasi mendapatkan dokumen secara akurat. Unit kerja pengendali perlu menyimpan 1 set dokumen induk sebagai master file dari sistem ketatalaksanaan organisasi.
TAHAP PENERAPAN
c. Penyimpanan, Penempatan dan Pemanfaatan Dokumen Semua unit kerja menempatkan dokumen pada area kerja yang mudah dilihat, dicari, dan dibaca oleh pengguna. Bila terjadi perubahan dokumen, unit pengendali wajib menarik dokumen yang tidak berlaku dan mengupdate dengan dokumen yang terbaru. •
•
d. Perubahan Dokumen Perubahan Dokumen sistem bisnis proses organisasi dapat dilakukan karena adanya perubahan tugas pokok dan fungsi, dan/atau perubahan strategi dan kebijakan badan pemerintahan. Perubahan Dokumen sistem ketatalaksanaan organisasi dapat berasal atas inisiatif perubahan yang datang dari unit kerja. Dokumen yang telah diubah harus mendapatkan pengesahan ulang sebelum diterbitkan. •
•
•
TAHAP PEMANTAUAN & EVALUASI
LANGKAH MELAKSANAKAN AUDIT
a. Merencanakan dan mempersiapkan aktivitas audit
pembentukan tim audit dan penentuan ketua tim audit, penyusunan jadwal audit, peranan dan alokasi masing-masing tim audit, beserta dengan tujuan audit, ruang lingkup, metode audit, kriteria audit dan dokumen-dokumen referensi. b. Pelaksanaan aktivitas audit
Metode yang dapat digunakan dalam memperoleh informasi adalah dengan: Interview; Observasi; dan Review dokumen. •
•
•
c.
Pelaporan audit
Pelaporan audit sekurang-kurangnya mencakup: Tujuan audit; Ruang lingkup; Temuan audit beserta dengan bukti; dan Kesimpulan audit. •
•
•
•
d. Melaksanakan follow-up audit Perlu dilakukan untuk memastikan perbaikan atau pun tindakan korektif dan preventif yang telah dilakukan
REKOMENDASI •
•
Perlu dilakukan pemetaan rencana kerja jangka panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi dan sasaran BPOM sehingga dapat diketahui aktivitas (proses kerja Optimalisasi penyusunan dan pelaksanaan Bisnis
Proses pada BPOM untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi
