OBJETIVOS DE APRENDIZAJE El estudio a prof undidad de este capitul o le permitira: 1. Describir el cicio de ad quisiciones y pagos, y los documentos y registros pertinentes, funcio nes y controles internos (pags. 627-631). 2. Disenar y desarrollar pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ci cio de adquisiciones y pagos, y evaluar el riesgo de contro l relacionado (pags. 631-636). 631-636). 3. Analizar la naturaleza de las cuentas por pagar, y describir los con troles relacionados (pags. 636-639). 4. Disenar y desarrollar procedimientos de analisis para cuentas por pagar (pags. 639-640 ). 5. Disenar y desarrollar pruebas de detalles pa ra cuentas por pagar (pags. 640-641). S. Conocer la importancia de las pruebas de pasivosfuera del periodo para las cuentas por pagar y pruebas comunes (pags. 641-645). 7. Conocer la confiabi lidad relativa de las facturas y estados de cuenta de los proveedores, y ias conf irmaciones de :as cuentas por pagar (pags. 645-647).
17 AUDITORIA DEL CICLO CI CLO DE DE ADQUISICIONES Y PAGOS
E
l tercer cicio principal de transacciones que se analiza en este libro de texto es la adquisicion y pago de mercancfa y servicios de fuentes externas. La adquisicion de mercanci'as y servicios incluye partidas como la adquisicion de materias primas, equipo, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento, e investigacion y desarrollo. El cicio no incluye la adquisicion y pago de servicios de empleados, ni las transferencias internas y distribucion de costos dentro de la organizacion. Lo primero forma parte del cicio de nominas y personal, y lo segundo pasa a auditon'a como parte de la verificacion de activos o pasivos individuales. El cicio de adquisiciones y pagos tambien excluye la adquisicion y reembolso de capital (deuda que genera intereses y capital social), que se consideran en forma separada en el capitulo 20. Se estudia la auditon'a del cicio de adquisiciones y pagos en los capi tulo s 17 y 18. En este capitulo se repite el formato para analizar el control interno introducido en capftulos anteriores. La primera parte del capitulo trata de la naturaleza del cicio de adquisiciones y pagos, incluyendo documentos y registros, asf como sus funciones primarias y controles internos. La segunda parte analiza pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el cicio relacionadas con los controles internos clave. La ultima parte cubre detalles de cuentas por pagar, que es la cuenta principal del balance en el cicio. Enfatiza las relaciones entre pruebas de controles, pruebas sustantivas de transacciones, y pruebas de detalles
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de los saldos. En el capftulo 18, se examinan otras cuentas importantes del balance, que forman parte del ciclo de adquisiciones y pagos. Estas son equipo de fabricat fabr icat ion, gastos gastos anticipados, anticipados, y pasivo pasivos s acumulados. acumulados. El capftulo tambien toca las pruebas de detalles de las cuentas del estado de resultados incluidas en el ciclo de adquisiciones y pagos.
El ciclo ciclo de adquisic iones y pagos incl uye dos clases disti ntas de transac ciones: Adquisiciones de mercancias y servicios y desembolsos de efectivo para estas adquisicione s. Las devoluciones de compra s y rebajas rebajas tambie n son una clase de transaccion, pero, par a la mayoria de las companias, las canti dade s son insignificantes. Existe un numero mayor y variedad de cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos que para cualquier otro ciclo en una empresa tipica. Examine la balanza de comproba cion para Hill sburg Har dwa re Co., en la pagina 152. 152. Se identifica identifica a las cuentas afectadas por el ciclo de adquisiciones y pagos con la letra "A" en la columna a la izquierda. Observe primero que las cuentas afectadas por el ciclo incluyen activos, pasivos, gastos y cuentas de ingresos miscelaneos y, en segundo lugar, el gran numero de cuentas que resultan afectadas. Por tanto, no es
FIGURA17-1 Cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos
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PARTE PARTE 5
APLICACION APLICACION DEL PROCESO PROCESO DE AUD AUDITO ITORIA RIA A OTROS OTROS CICLOS CICLOS
de los saldos. En el capftulo 18, se examinan otras cuentas importantes del balance, que forman parte del ciclo de adquisiciones y pagos. Estas son equipo de fabricat fabr icat ion, gastos gastos anticipados, anticipados, y pasivo pasivos s acumulados. acumulados. El capftulo tambien toca las pruebas de detalles de las cuentas del estado de resultados incluidas en el ciclo de adquisiciones y pagos.
El ciclo ciclo de adquisic iones y pagos incl uye dos clases disti ntas de transac ciones: Adquisiciones de mercancias y servicios y desembolsos de efectivo para estas adquisicione s. Las devoluciones de compra s y rebajas rebajas tambie n son una clase de transaccion, pero, par a la mayoria de las companias, las canti dade s son insignificantes. Existe un numero mayor y variedad de cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos que para cualquier otro ciclo en una empresa tipica. Examine la balanza de comproba cion para Hill sburg Har dwa re Co., en la pagina 152. 152. Se identifica identifica a las cuentas afectadas por el ciclo de adquisiciones y pagos con la letra "A" en la columna a la izquierda. Observe primero que las cuentas afectadas por el ciclo incluyen activos, pasivos, gastos y cuentas de ingresos miscelaneos y, en segundo lugar, el gran numero de cuentas que resultan afectadas. Por tanto, no es
FIGURA17-1 Cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos
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PARTE PARTE 5
APLICACION APLICACION DEL PROCESO PROCESO DE AUD AUDITO ITORIA RIA A OTROS OTROS CICLOS CICLOS
sorprendente que por lo general, se lleve mas tiempo auditar el ciclo de adquisiciones y pagos que cualquier otro. Las cuentas T en la figura 17-1 ilustran la forma en que la informacion contable fluye a traves de las diversas cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos . Para mant ener manejable la ilustracion solo se muest ran los controles de cuenta para las tres categorias principales de gastos utilizados por la mayoria de las organizaciones. Para cada cuenta de control tambien se dan ejemplos de las cuentas auxiliares de gastos. La figura 17-1 muestra que toda transaccion se carga o acredita a las cuentas por pagar. Puesto que muchas companias efectuan algunas adquisiciones en directo por cheque o por caja chica, la figura es una sobresimplificacion. Suponemos que las transacciones de desembolsos en efectivo se procesan en la misma forma que todas las demas.
NATURALEZA DEL CICLO OBJETIVO 1 Describir el ciclo de adquisiciones y pagos, y los documentos y registros, funciones y controles internos.
El ciclo de adquisiciones y pag os involucra las dec isiones y procesos necesa rios par a obtener las mercancia s y servicios, y opera r un un negocio. El ciclo ciclo comien za por lo general con la preparacion de una requisicion de compra por un empleado autor iza do que necesita las mercancia s o servicios y termina con el pago por los beneficios recibidos. Aunque el analisis que sigue trata de una pequefia empresa industrial que fabrica productos tangibles para su venta a terceras personas, los mismos principios se aplican a una compania de servicios, a una unidad gubernamental, o a cualquier otro tipo de organizacion. La columna 3 de la tabla 17-1 identifica las cuatro funciones del negocio en un ciclo tipico de adquisicion y pago. La tabla muestra las relaciones entre las clases de transacciones, cuentas, funciones de la empresa y documentos y
TABLA 17-1 CLASES DE TRANSACCIONES, CUENTAS, FUNCIONES DE NEGOCIOS, Y DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS PARA EL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS CLASES DE TRANSACCIONES Adquisiciones
Salidas de efectivo
CUENTAS Inventario Propiedades, planta y equipo Gastos anticipados Mejoras a instalaciones rentadas Cuentas por pagar Gastos de manufactura Gastos de ventas Gastos administrativos
Efectivo en el banco (de salidas de efectivo) Cuentas por pagar Descuentos en compras
CAPiTULCU7 CAPiTULCU7
FUNCIONES DE NEGOCIOS
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Procesamiento de ordenes de compra
Requisicion de compras Orden de compra
Recepcion de bienes y servicios Reconocimiento del adeudo
Reporte de recepcion
Procesamiento y registro de desembolsos de efectivo
Cheques
Diario de adquisiciones Reporte resumido de adquisiciones Factura del proveedor Memoranaum de adeudo Comprobante Archivo maestro de cuentas por pagar Balanza de comprobacion de cuentas por pagar Estado de cuenta del proveedor
Diario de desemboisos de efectivo
AUDITOR AUD ITORIA IA DEL CICLO DE ADQU ADQUISICI ISICIONES ONES Y PAGOS
6 2 7
registros. En esta seccion se analizan las funciones del negocio y sus documentos relacionados. A dem as, ha y un analisis de los controles interno s clave para evitar errores o irregularidades y para afianzar la seguridad de los activos.
PROCESAMIENTO
DE LAS ORDENES DE COMPRA
El punto de partida para el ciclo es la solicitud de mercancias o servicios por el personal del cliente. La forma exacta de la solicitud y la aprobacion necesaria de pe nde n de la naturaleza de las mercancias y servicios, y de la politica de la empre sa. Requisition de compra Solicitud de mercancia s y servicios que presenta un emple ado autoriz ado. Pue de tomar la forma de una peticion de adquisicion de materiales por un superintendente o el supervisor del almacen, reparaciones externas por personal de oficina o de fabrica, o de una poliza de seguro por el vicepresidente a cargo de la propiedad y equipo. Orden de compra Docu mento que identifica la descripcion , cant idad e informacion relacionada con las mercancias y servicios que la empresa piensa comprar. Con frecuencia se utiliza este documento para indicar la autorizacion para la adquisicion de mercancias y servicios. Controles internos La autorizacion correcta de las adquisiciones es una parte esencial de esta funcion, porque asegura que las mercancias y servicios se adquieran para propositos autorizados de la organizacion y evita la adquisicion de partidas excesivas o innecesarias. La mayoria de las companias permiten la autorizacion general para la adquisicion de necesidades regulares de operation, como inventario, en un nivel, y para la adquisicion de activo fijo o partidas similares en otro nivel. Por ejemplo, las adqu isicion es de activo s fijos qu e rebasan un limite especifico en diner o necesita n la interv ent ion del consejo de adm i nistration; las partidas adquiridas con relativa frecuencia, como polizas de seguro y contratos de servicio a largo plazo, son aprobadas por determinados funcionarios; los suministros y servicios que cuestan menos de una cantidad senalada son aprobados por los supervisores y jefes de departamento; y algunos tipos de materias primas y suministros se reordenan de manera automatica siempre qu e bajan a un nivel predet ermin ado.
Despues de haberse aprobado una adquisicion, se inicia una orden para adquirir las mercancias o servicios. Se emite una orden a un vendedor para una partid a especifica a determin ado precio, qu e se entregara en dete rmin ado lugar o en un tiempo designado. Por lo general, la orden esta por escrito, y es un documento legal que es un ofrecimiento de compra. Para la mayoria de las partidas rutinarias, se usa una orden de compra para indicar la oferta. Es comun que las companias cuenten con departamentos de compra para asegurar una calidad adecuada de mercancias y servicios a un precio minimo. Para un buen control interno, el departamento de compras no es responsable de autorizar la adquisicion o reception de mercancias. Todas las ordenes de compra estan foliadas previamente e incluyen suficientes columnas y espacios para minimizar la probabilidad de omisiones no intencionadas en la forma cua ndo se orden an las mercancias.
RECEPCION DE MERCANCIAS Y SERVICIOS 628
PARTE 5
La recepcion de mercancias o servicios del proveedor es un punto critico en el ciclo de la empresa, porque es el punto en donde la mayoria de las companias
APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
reconocen por primer a vez la adquisicion y pasivo relaci onado en sus registr os. Cuando se reciben las mercancias, un control adecuado exige que se examine su descripcion, cantidad, arribo oportuno y condicion. Reporte de recepcion Docume nto que se prep ara en el mom ent o que se reciben las mercancias tangibles, que indica la descripcion de las mercancias, canti dades recibidas, fecha recibida y otros datos pe rtine ntes. La recepcion de mercancias y servicios en el curso normal del negocio representa la fecha en que los clientes reconocen normalmente la constitucion de un pasivo por la adquisicion. Controles internos La mayori a de las empr esas hacen que el depa rta ment o de recepcion inicie un reporte como evidencia de la misma y el examen de las mercancias. Por lo regular se envia una copia al almacen y otra al depa rta men to de cuentas por pagar para sus necesidades de informacion. Para evitar el robo y el mal uso, es importante que se controlen fisicamente las mercancias desde el momento de su recepcion hasta su salida. El personal en el departamento de recepcion debe ser independiente del personal de almacen y del departamento de contabilidad. Por ultimo, los registros contables transfieren la responsabili dad de las mercancias conforme pasan de la recepcion al almacen, y del almacen a fabricacion.
RECONOCIMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD
El reconocimient o debi do a la resp onsabi lida d por la recepcion de mercanc ias y servicios requie re registros rdpidos y precisos. El registro inicial tiene un efecto significativo sobre los estados financieros regis trados y el dese mbols o real de efectivo; por tanto, se debe tener gran cuidado para incluir solo las adquisiciones validas de la compa nia en las cantida des correctas. Diario de
adquisiciones Diario par a registrar las transacciones de adquisicio nes. Un diario deta llado de adquisiciones incluye cada t ransaccion por concepto de adquisiciones. Por lo general, incluye varias clasificaciones para los tipos mas significativos de adquisiciones, como la compra para inventarios, reparaciones y mantenimiento, suministros, su registro a las cuentas por pagar, y los debitos y creditos miscelaneos. El diario de adquisiciones tambien puede incluir devoluciones de adquisiciones y rebajas de transacciones si no se utiliza un diario por separado. El diario de adquisiciones se genera para cualquier periodo a partir de las transacciones de adquisiciones que se incluyen en los archivos de la computadora. Se asientan los detalles del diario en el archivo maestro de las cuentas por pagar y se asientan los totales del diario en el mayor general por medio de la computadora.
Reporte resumido de adquisiciones Documento generado por computado ra que res ume las adquisiciones para un peri odo. El rep orte por lo general incluye informacion analizada por componentes claves, como clasificacion de cuentas, tipo de inventario y division. Factura del proveedor Docume nto que indica conceptos como la descripcion y cantidad de mercancias y servicios recibidos, el precio, incluyendo el flete, terminos de descuento en efectivo, y fecha de facturacion. Es un documento esencial porqu e especifica la cant idad de din ero que se le de be al prove edor por una adquisicion. CAPI'TULO 17
AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
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Poliza de cargo Docu ment o que indica una reduccion en la cantidad que se le debe a un proveedor por mercancia devuelta o por una rebaja concedida. A menudo toma la misma forma general que la factura de un proveedor, pero apoya las reducciones en las cuentas por pagar en lugar de aumentarlas. Poliza Docu ment o que las organizac iones utiliza n frecue ntement e par a establecer un medio formal de registrar y controlar las adquisiciones. Las polizas incluyen una hoja o folder de cubierta para contener los documentos y un paqu ete de docu ment os relevantes, como la orden de compra , copia de la boleta de empaque, reporte de recepcion, y factura del proveedor. Despues del pago, se agrega una copia del cheque al paquete de polizas. Archivo maestro de cuentas por pagar Archivo para registrar las adquisiciones individuales, desembolsos en efectivo, y devoluciones y rebajas en las adquisi ciones para cada proveedor. Se actualiza el archivo maestro de los archivos de adquisiciones, devoluciones y rebajas, y desembolsos en efectivo y archivos de transacciones de desembolsos en efectivo, por computadora. El total de los saldos de las cuentas individuales en el archivo maestro es igual al saldo total de las cuentas por pagar en el mayor general. Una impresion del archivo maestro de cuentas por pagar muestra, por proveedor, el saldo inicial en las cuentas por pagar, cada adquisicion, devoluciones y rebajas en las adquisicio nes, dese mbolsos en efectivo, y el saldo final. Much as comp ahia s no mantie nen un archivo maestro de cuentas por pagar por proveedor. Estas empresas pagan sobre la base de facturas del provee dor individ ual. Por tanto, el total de facturas no paga das de prov eedo res en el archivo maes tro es igual al total de las cuentas por pagar. Relacion de cuentas por pagar Lista do de la can tid ad que se deb e a cad a proveedor, o por cada factura o poliza en un momento determinado. Se prepara directamente del archivo maestro de cuentas por pagar. Estado de cuenta del proveedor Un esta do de cuenta que se pre par a mens ualment e por el provee dor que indica el saldo inicial, las adquisi ciones, de volucio nes y rebajas, pagos al proveedor, y saldo final. Estos saldos y actividades representan las transacciones para el periodo por parte del proveedor y no del cliente. Excepto por las cantidades que no se han conciliado y las diferencias caus adas por las fechas, el archivo maestro de cue ntas por pag ar del cliente debe ser igual que el estado de cuenta del proveedor. Controles internos En alguna s compani as, el registro de los pasiv os por ad quisiciones se hace sobre la base de la recepcion de mercancias y servicios, y en otras empresas, se registra hasta que se recibe la factura del proveedor. En cualquier caso, el departamento de cuentas por pagar generalmente tiene la responsabilidad de verificar lo correcto de las adquisiciones. Se efectua esto comparando los detalles en la orden de compra, con los reportes de recepcion y la factura del proveedor para determinar que las descripciones, precios, cantidades, terminos y flete en la factura del proveedor estan correctas. Por lo general, tambi en se verifican las extensiones, totales y dis tribuc ion de cuentas. Un control importante en los departamentos de cuentas por pagar y de PED es exigir que el personal que registra las adquisiciones no tenga acceso al efectivo, valores negociables, y otros activos. Los documentos y registros adeAPLICACION DEL PROCESO DE AUDITOR!A A OTROS CICLOS
cuados, procedimientos correctos para mantener los registros, y revisiones independientes sobre el desempeno tambien son controles necesarios en la funcion de cuentas por pagar.
Para la mayor ia de las organizaciones , el pago se efecttia por cheq ues pre para PROCESAMIENTO Y REG 15TRO DE dos por com put ado ra a part ir de la inf orma cio n que se incluye en el arch ivo de DESEMBOLSOS EN transacciones de adquisiciones en el mome nto que se reciben las mercancias y EFECTIVO servicios. Es usu al que los che ques se pr ep ar en en un forma to de copias multiples, con el original para el proveedor, una copia se archiva con la factura del proveed or y otros documento s de apoyo, y otra es archi vada numeri came nte. En la mayoria de los casos, los cheques i ndivid uaie s se regis tran en un archivo de transacciones de desembolsos de efectivo. Cheque Medio de pago de la adquisicion cuan do se vence el pago. Despues , una persona autorizada firma el cheque, y este se convierte en un active Cuando el proveedor lo hace efectivo y el banco del cliente lo acepta, se le llama cheque cancelado. Diario de desembolsos en efectivo Diario para, regis trar las transa cciones de desembolso en efectivo. El libro de desembolsos en efectivo se genera para cualquier periodo, por las transacciones de desembolso de efectivo que se incluyen en los archivos de la computadora. Los detalles del diario se asientan en el archivo maestro de cuentas por pagar y se traspasan los totales del diario al mayor general por medio de la computadora. Controles internos Los controles mas imp ort ant es en la funcion de las salid as de efectivo incluyen la firma de cheques por una persona con la autoridad necesaria, separacion de responsabilidades para firmar los cheques y desempehar la funcion de cuentas por pagar, y un examen cuidado so de los doc ument os de respaldo por el que firma el cheque en el momento en que lo firma. Los cheques estan foliados previamente e impresos en papel especial que dificulte la alteracion del nombre del receptor o la cantidad. Tambien es importante tener un metodo de cancelacion de los documentos de respaldo, para evitar que se usen de nuevo como apoyo para otro cheque en un momento posterior. Un metodo com un es escribir el nume ro del cheque en los doc umen tos de respaldo.
PRUEBAS DE CONTROLY PRUEBAS
SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES
En una auditoria com un, las cuentas que mas tiemp o se llevan para s u verificacion en pruebas de detalles de saldos son las cuentas por cobrar, inventario, activos fijos, cuentas por pagar, y cuentas de gastos. De estas cinco, cuatro estan relacionadas directamente con el ciclo de adquisiciones y pagos. Puede ser extenso el tiempo neto ahorrado si el auditor reduce las pruebas de detalles de las cuentas al utilizar pruebas de controles y pruebas de transacciones para verificar la estructura de control interno y adquisiciones y desembolsos de efectivo. Por tanto, no debe sorprendernos que las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos reciban atencion considerable en las auditorias bien llevadas, en especial cuando el cliente tiene una estructura efectiva de control interno. CAI'iTUL017
AUDITORI'A DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
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OBJETIVO 2 Disenar y desarrollar pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos, y evaluar el riesgo de control relacionado.
Las prueb as de controles y pru eba s sustant ivas de transaccio nes para el ciclo de adquisiciones y pagos se dividen en dos amplias areas: pruebas de adquisicio nes y pruebas de pagos. Las pruebas de adquisiciones se encargan de tres de las cuatro funciones senaladas con anterioridad en este capitulo: procesamiento de las orden es de compra , recepcion de mercancia s y servicios, y el reconocimient o del pasivo. Las pruebas de pagos se encargan de la cuarta funcion, el procesa miento y registro de los desembolsos de efectivo. De nuevo se utilizan los seis objetivos de auditoria relacionados con las transacciones des arrolla das en los capitulos 5 y 6 como m arc o de refe rend a para disenar pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones, para las transacciones de adquisici on y de desembolso s de efectivo. Para cada objetivo, el auditor sigue el mismo proceso logico que se ha analizado en capitulos anteriores. En primer lugar, el auditor necesita comprender la estructura de control interne para determinar cuales son los controles que existen. Despues que el auditor identifica los controles existentes y las debilidades de cada objetivo, realiza una evaluacion inicial del riesgo de control para cada objetivo. En este momento, el auditor decide cuales van a ser los controles que planea comprobar para satisfacer la evaluacion inicial del riesgo del control. Las pruebas sustantivas para errores monetarios son irregularidades reiacionadas con los objetivos, y pueden determinarse en gran parte sobre la base de esta evaluacion y prueb as planeada s. Despu es que el auditor desarrolla los procedimientos de auditoria para cada objetivo, se combina los procedimientos en un programa de auditoria que se realiza con eficiencia. La figura 17-2 resume esa metodologia. Es la misma que se utilizo en el capitulo 11 para ventas y ent rad as de efectivo. De nuevo, el enfasis en la metodol ogia esta en determ ina r los procedimientos apropiados de auditoria, tama no de la muestra, partida s a seleccionar, y moment o op ortun o.
FIGURA 17-2 Metodologia para disenar pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos
Comprension de la estructura de control interne— adquisiciones y desembolsos de efectivo
Evaluacion de riesgo de control pianeado— adquisiciones y desembolsos de efectivo ;
Evaluacion de costo-beneficio de controles de pruebas
I Diseno'de pruobas de controles y pruebas sustantivas de transacciones reiacionadas con las adquisiciones y desembolsos rie efectivo, para satisfacer los objetivos de auditoria relacionados con las transacciones
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PARTE 5
Procedimientos de auditoria Tamano de la muestra Partidas que seleccionar Momento oportuno
APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
VERIFICACION DE LAS ADQUISICIONES
En la tabla 17-2 se re sum en los controles inter nos clave, las pru eba s comu nes de controles, y prue bas comune s susta ntivas de transacci ones par a cada objetivo relacionado con las transacciones. Un supue sto subyac ente a los controles internos y a los procedimientos de auditoria es la existencia de un diario separado para registrar las adquisiciones. Al estudia r la tabla 17-2, es i mport ante rela cionar los controles internos con los objetivos, las pruebas de controles con los controles internos, y las pruebas sustantivas de transacciones con los errores e irregularidades en dinero que estarian ausentes o presentes por los controles y debilidades en el sistema. Se toma en cuenta que una serie de procedimientos de auditoria para un trabajo de auditori a variara con los controles internos y otras circ unstancias. Cuatro de los seis objetivos de auditoria relacionados con las transacciones merecen una atencion especial. A continuacion sigue un analisis de cada uno de estos objetivos. Las adquisiciones registradas son de mercancias y servicios recibidos, consistentes con los mejores intereses del cliente (existencia) Si el audi tor que da satisfecho de que los controles son adecuados para este objetivo, se reduce mucho las pruebas para transacciones incorrectas e invalidas. Es probable que los controles adecuados eviten que el cliente incluya como gastos del negocio o activos aquellas transacciones que benefician principalmente a la administra cion u otros empleados, en lugar de la entidad a la que se le practica la auditoria. En algunos casos las transacciones incorrectas son obvias, como la adquisicion de articulos personates no autorizados por el personal o un desfalco ver dade ro de efectivo al registrar una adquisicion fraudulenta en el diario de adquisiciones. En otros casos, es mas dificil evaluar la correccion de una transaccion, como el pago de la membresia de funcionarios a clubes campestres, vacaciones con gastos pagados a paises extranjeros para los miembros de la administracion y sus familias, y pagos ilegales aprobados por la administracion a funcionarios de paises extranjeros. Si los controles sobre transacciones incorrectas o invalidas son inadecuados, es necesario realizar un examen exhaustivo de la documentacion comprobatoria.
La falta del reg ist ro de la Se registran las adquisiciones existentes (completas) adquisic ion de mercancias y servicios recibidos afecta de forma direc ta el sa ldo en las cuentas por pagar y resulta en una valuacion excesiva de la utilidad neta y activo neto. A causa de esto, por lo general, los auditores se preocupan mucho con el objetivo de que este completa. En algunos casos, puede ser dificil desarrollar pruebas de detalles para determinar la existencia o inexistencia de transacciones no registradas, y el auditor confia en los controles para este proposito. Ademas, puesto que la auditoria de cuentas por pagar requiere un tiempo considerable, una estructura efectiva de controles internos, comprobada, reduce de manera considerable los costos de auditoria. Se registran las adquisiciones con precision (precision) Pues to que la precis ion de muchas cuentas de activos, pasivos, y gastos depende del registro correcto de transacciones en el diario de adquisiciones, el alcance de las pruebas de deta lles de muchas cuentas de gastos y balance depende de la evaluacion que el auditor desarrolle de la efectividad de los controles internos sobre la precision del registro de las transacciones de adquisiciones . Por ejemplo, si el auditor cree
CAPITULO17
AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
633
TABLA17-2 RESUMEN DE OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES, CONTROLES CLAVE, PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES PARA ADQUISICIONES PRUEBAS
OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON
CONTROL INTERNO
PRUEBACOMUNDE
TRANSACCIONES
CLAVE
CONTROL
Las adquisiciones registradas son por mercancfa y servicios recibidos, consistentes con los mejores intereses del cliente (existencia).
Existencia de requisicion de compra, orden de compra, reportes de recepcion y factura del proveedor adjunto al comprobante. +
Examen de documentos en el paquete del comprobante para verificar su existencia.
Revisar el diario de adquisiciones, mayor general, y archivo maestro de cuentas por pagar en busca de cantidades grandes o desusadas.*
Aprobacion de adquisiciones en el nivel correcto. Cancelacion de documentos para evitar que se vuelvan a usar. Verificacion interna de las facturas de proveedores, reportes de recepcion, ordenes de compra y requisiciones de compra.
Verificar la indicacion de aprobacion.
Examen de documentos de respaldo para determinar su razonabilidad y autenticidad (facturas de proveedores, reportes de recepcion, ordenes de compra y requisiciones de compra).
Se folian y contabilizan las ordenes de compra.
Se contabiliza una secuencia de ordenes de compra. Se contabiliza una secuencia de reportes de recepcion. Se contabiliza una secuencia de comprobantes.
Se rastrea desde un archivo de reportes de recepcion hasta el diario de adquisiciones.' Se rastrea desde un archivo de facturas de proveedores hasta el diario de adquisiciones.
Examen de las indicacionesde verificacion interna. Examen del archivo de los totaies de lotes para identificar las iniciales del empleado de control de datos; comparacion de los totales con los reportes resumidos.*
Comparacion de transacciones registradas en el diario de adquisiciones con la factura del proveedor, reportes de recepcion y otra documentacion de respaldo. +
Se registran las transaccionesde adquisicion existentes (terminados).
Las ordenes de recepcion se folian y contabilizan. Los comprobantes se folian y contabilizan.
Las transacciones de adquisiciones registradas son precisas (precision).
Las transacciones de adquisiciones estan clasificadas correctamente (clasificacion).
634
PARTE 5
Verificacion interna de cantidades y calculos. Los totales de lotes se comparan con los reportes resumidos de computadora.
Verificar la indicacion de cancelacion. Examen de la indicacion de verificacion interna.
Rastreo de las adquisiciones de inventario en el archivo maestro de inventarios. Examen de activos fijos adquiridos
Aprobacion de precios y descuentosen adquisiciones.
Examen de la indicacion de aprobacion.
Catalogo de cuentas adecuado.
Examen del manual de procedimientos y del catalogo de cuentas. Examen de la indicacion de verificacion interna.
Verificacion interna de la clasificacion.
SUSTANTIVAS COMUNES DE TRANSACCIONES
APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
Recalcular para verificar la correccion de los calculos del empleado en la factura del proveedor, incluyendo los descuentos y f letes. Comparacion de la clasificacion con el catalogo de cuentas haciendo referenda a las facturas de los proveedores.
TABLA 17-2
(Continuacion)
OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOSCON TRANSACCIONES Las transacciones de adquisiciones estan registradas en las fechas correctas (tiempo oportuno).
Las transacciones de adquisiciones estan incluidas correctamente en los archivos maestros de cuentas por pagar e inventarios, y estan resumidas debidamente (asientos y resumenes).
CONTROL INTERNO CLAVE
PRUEBA COMUN DE CONTROL
Los procedimientos exigen el registro de las transacciones tan pronto como sea posible despues de haberse recibido la mercancfa y servicios. Verificacion interna.
Examen del manual de procedimientos y observar si hay facturas no registradas de proveedores.
Verificacion interna del contenido del archivo maestro de cuentas por pagar. Comparacion del archivo maestro de cuentas por pagar o totales de la balanza de comprobacion con los saldos en el mayor general.
Examen de la indicacion de verificacion interna.
PRUEBAS SUSTANTIVAS COMUNES DE TRANSACCIONES Comparacion de fechas de los reportes de recepcion y las facturas de los proveedores con las fechas del diario de adquisiciones.4"
Examen de indicacion de la verificacion interna.
Examinar las iniciales en las cuentas en el mayor general que indiquen una comparacion.
Comprobacion de la precision del empleado al sumar los diarios y rastrear los asientos en el mayor general y en los archivos maestros de cuentas por pagar e inventarios.
* Este procedimiento de analisis tambien puede aplicarse a otros objetivos, incluyendo el estado de terminacion, precision y momento oportuno. Los reportes de recepcion se utilizan solo para articulos tangibles, y, por tanto, no se utilizan para servicios, como servicios publicos y reparaciones y mantenim iento. Frecuentemente, las facturas de los proveedores son la unica documentacion disponible. J Este control se probaria en muchas auditorias por medio de la computa dora.
que e\ activo ii)0 esta debidamente asentado enloslibros de ingreso original, es aceptable verificar menos adquisiciones del periodo actual que si los controles son inadecuados. Cuando un cliente utiliza registros de inventario perpetuo, tambien reduce considerablemente las pruebas de detalles del inventario, si el auditor cree que los registros perpetuos son precisos. Los controles sobre las adquisiciones incluidos en los inventarios perpetuos se verif ican normalmente como parte de las pruebas de control y pruebas sustantivas de transacciones de adquisiciones, y los controles sobre este objetivo tienen un papel clave en la auditoria. La inclusion tanto de cantidad como de costos unitarios en los registros perpetuos de inventarios permiten una reduccion en las pruebas de conteo fisico y los costos unitarios del inventario si los controles estan operando efectivamente. Las adquisiciones estdn clasificadas correctamente (clasificacion) El audit or reduce las pruebas de detalles de determinadas cuentas individuales si cree que la estructura de control interno es adecuada para proporcionar una seguridad razonable de su clasificacion correcta en el diario de adquisiciones. Aunque todas las cue ntas resu ltan afectadas hasta cierto grad o por los controles efectivos sobre la clasificacion, las dos areas mas afectadas son las adquisiciones del peri odo actual de activos fijos y todas las cuentas de gastos, com o reparacio nes y mantenimiento, sen Icios, y publicidad. Puesto que el desarrollo de pruebas de documentacion de adquisiciones de activo fijo y cuentas de gastos del CAPI'IULO 17
AUDITORIA DHL CICLO DE ADQUISICIONI-S Y PAGOS
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peri odo actual par a cerciorarse de s u precision y clasificacion son procedimientos de auditor ia que se llevan cierto tiempo, el ahor ro en el ti empo de auditor; puede ser significativo.
VERIFICACION DE DESEMBOLSOS
DE EFECTIVO
MUESTREO DE ATRIBUTOS PARA PRUEBAS DE CONTROLESY PRUEBAS
SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES
CUENTAS POR PAGAR
OBJETIVO 3 Analizar la naturaleza de las cuentas por pagar, y describir los controles relacionados.
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PARTE 5
El mismo formato de la tabla 17-2, que se usa para las adquisiciones se utilizi tambien para los desembolsos en efectivo. El supuesto subyacente a estos cor.troles y procedimientos de auditoria es la existencia de diarios separados para desembol sos de efectivo y adquisiciones. Los comentarios asent ados acerca de 1= metodologi a y procesos para desarr ollar procedim ientos de auditori a se aplicar. de igual forma para los desembolsos de efectivo. Una vez que el auditor ha fijado sus procedimientos, por lo general, se desarrollan de manera concurrente las pruebas de adquisiciones y desembolsos de efectivo. Por ejemplo, para un a transac cion que ha sido selecc ionada para su examen del diario de adquisiciones, se examinan la factura del proveedor y el reporte de recepcion al mismo tiempo que el cheque cancelado relacionado con la adquisicion. De esta manera, la verificacion se efectua con eficiencia, sir. reducir la efectividad de las pruebas.
En virtud de la importancia de las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones por adquisiciones y salidas de efectivo, es comun el uso de muestreo de atributos en esta area de auditoria. Este enfoque es similar al que se utilizo para las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones por ventas que se analizo en el capitulo 12. Sin embargo, se denota, con referenda a los objetivos de auditoria mas esenciales relacionados con transac ciones, que se presentaron con anterioridad, que la mayoria de los atributos importantes en el ciclo de adquisiciones y pagos tienen un efecto monetario directo sobre las cuentas. Ademas, muchos de los tipos de errores e irregularidades que se encuentran representan una falacia de dinero devengado y son una preocupacion considerable para el auditor. Por ejemplo, existen errores en el corte del inventario o un asiento incorrecto de una cuenta de gastos. Por esto., es relativamente baja la tasa de exception tolerable seleccionada por el auditor en pruebas de muc hos de los atrib utos en este ciclo. Ya que las can tidade s en dinero de las transacciones individuals en el ciclo tienen una gran variation, tambien es comun separar las partidas grandes y desusadas y probarlas en un 100%.
Las cuentas por pagar son deudas no pagadas por mer cancias y servicios recibidos en el curso c omun del negocio. En ocasiones es dificil disti nguir entr e cuentas por pagar y pasivos acu mula dos, pero es util definir un pasi vo como cuenta por paga r si se conoce y se debe la cantidad total de la deuda en lafecha del balance. Por tanto, la cuenta de cuentas por pagar incluye deudas por la adquisicion de materias primas, equipo, servicios, reparaciones y muchos otros tipos de mer cancias y servicios que se recibieron antes del fin del ano. La gran mayoria de cuentas por pagar tambien se identifican por la existencia de facturas del proveedor para la deuda. Tambien se distinguen las cuentas por pagar de las obligaciones que generan intereses. Si una obligation incluye el pago de intereses, se registra como documento por pagar, contrato por pagar, hipoteca por pagar, o bono por pagar.
APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
TABLA17-3 RESUMEN DE OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES, CONTROLES CLAVE, PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES PARA DESEMBOLSOS DE EFECTIVO OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES
PRUEBAS
SUSTANTIVAS COMUNES DE TRANSACCIONES
CONTROL INTERNO
PRUEBA COMUN DE
CLAVE
CONTROL
Adecuada separacion de funciones entre cuentas por pagar y custodia de cheques fi rmados. Examen de la documentacionde respaldo antes de la firma de cheques por una persona autorizada. Aprobacion del pago sobre los documentos de respaldo en el momento en que los cheques se firman.
Analizar las actividades con el personal y observarlas.
Se registran las transacciones de desembolsos de efectivo existentes (estado de terminacion).
Los cheques se folian y contabilizan. Se prepara cada mes una conciliacion bancaria por una persona independiente.
Se contabiliza una secuencia de cheques. Examen de las conciliaciones bancarias y observar su preparacion.
Conciliar los desembolsos de efectivo registrados con los desembolsos de efectivo en el estado bancario (prueba de los desembolsos de efectivo).
Las trans acciones de desembolsos de efectivo registradas son correctas (precision).
Verificacion interna de calculos y cantidades. Preparacion de una conciliacion bancaria mensual por una persona independiente.
Examinar la indicacion de verificacion interna. Examinar las conciliaciones bancarias y observar su preparacion.
Comparacion de los cheques cancelados con los registros en el diario relacionado de adquisiciones y diario de desembolsos de efecti vo. Recalcular los descuento s en efectivo. Preparar una comprobacion de los desembolsos de efectivo.
Las transacciones de desembolsos en efectivo se han clasificado correctamente (clasificacion)
Adecuado catalogo de cuentas.
Examinar el manual de procedimientosy el catalogo de cuentas. Examinar la indicacion de verificacion interna.
Comparacion de la clasificacion con el catalogo de cuentas haciendo referencia a las facturas de los proveedores y al diario de adquisiciones.
Los registros de desembolsos de efectivo son por bienes y servicios realmente recibidos (existencia).
Verificacion interna de la clasificacion.
CAPiTULO 17
Analizar las actividades con el personal y observarlas. Examinar la indicacion de aprobacion.
Revisar el diario de desembolsos de efectivo, mayor general, y archivo maestro de cuentas por pagar para detectar cantidades grandes o desusadas.* Rastrear el cheque cancelado hasta el asiento relacionado en el diario de adquisiciones y examinar el nombre del receptor y cantidad. Examinar los cheques cancelados para buscar la firma autorizada, endoso correcto y cancelacion por el banco. Examinar los documentos de respaldo como parte de las pruebas de adquisiciones.
AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUIS ICION ES Y PAGOS
637
TABLA17-3
(Continuacion) '
OBJETIVOS DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES Las transacciones de desembolsos de efectivo se registrar! en las fechas correctas (momento oportuno).
Las transacciones de desembolso de efectivo estan incluidas correctamente en el archivo maestro de cuentas por pagar y estan resumidas debidamente (asientos y resumenes).
PRUEBAS
CONTROL INTERNO
PRUEBA COMUN DE
CLAVE
CONTROL
Los procedimientos requieren el registro de las transacciones tan pronto como sea posible despues de haberse firmado el cheque. Verificacion interna.
Examinar el manual de procedimientos y observar si existen cheques no registrados.
Verificacion interna del contenido del archivo maestro de cuentas por pagar. Comparacion de los totales del archivo maestro de cuentas por pagar o de la balanza de comprobacion con los saldos en el mayor general.
Examinar la indicacion de verificacion interna.
Examinar indicacion de verificacion interna.
Examen de las iniciales en las cuentas del mayor general que indican la comparacion.
SUSTANTIVAS COMUNES DE TRANSACCIONES Comparar las fechas de los cheques cancelados con el diario de desembolsos de efectivc Comparar las fechas de los cheques cancelados con la fecha de cancelacion del banco. Comprobar la precision del personal sumando los diarios y rastreando los registros en el mayor general y en el archivo maestro de cuentas por pagar.
Este procedimiento de analisis tambien puede aplicarse a otros objetivos, incluyendo el hecho de su terminacion, precision y momento oportuno.
FIGURA17-3
Metodologia para disenar pruebas de detalles de saldos de cuentas por pagar
:
Fijar ia importancia y evaluar el 4 riesgo acepiable de auditorfa y riesgo inherente de las cuentas por pagar
Evaluar el riesgo de control de las cuentas por pagar
Disenar y desarrollar pruebas de control y pruebas sustantivas de transacciones del ciclo de adquisiciones y pagos
Disenar y desarrollar procedimientos analiticos para ei ciclo de adquisiciones y pagos
Disenar pruebas de detalles de saldos de las cuentas por pagar para satisfacer los objetivos de auditoria relacionados con los
Procedimientos de auditoria Tamafio de la muestra Pallidas a selecciorar Momento oportuno
638
PARTE 5
APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
En la figura 17-3 se resume la metodologia para disenar pruebas de detalles de las cuentas por pagar. Esta metodologia es la misma que se utilize para las cuentas por cobrar en el capitulo 13. Es comun que las cuentas por pagar sean de magnitud importante, y asi existen varios riesgos inherentes. A menudo los controles internos para las cuentas por pagar son inefectivos porque muchas companias dependen de los proveedores para que estos les facturen y les recuerden de deudas no pagadas. Por tanto, a menudo se necesita que las pruebas de detalles para las cuentas por pagar sean extensas.
CONTROLES INTERNOS
Se ilus tra los efectos de los contro les int ern os del cliente sobr e las pr ue ba s de las cuenta s por pag ar con dos ejemplos. En el prim ero, su po ng am os qu e el cliente tiene una estructura de control interno muy efectiva sobre los registros y pago de las adquisiciones. Se documenta con la recepcion de mercancias por reportes foliados de recepcion; se preparan con rapidez y eficiencia, y se registran los comprobantes foliados en el archivo de transacciones de adquisi ciones y el archivo maestro de cuentas por pagar. Tambien se efectuan las desembolsos de efectivo con oportunidad cuando tienen que hacerse, y se les registra de inmed iato en el archiv o de transacciones de des embo lsos de efectivo y en el archivo maest ro de cuent as por pagar . Ca da mes se concilian los saldos individuales de las cuentas por pagar en el archivo maestro con los estados de cuenta de los proveedores y se compara el total con el mayor general, por una persona independiente. En estas circunstancias, la verificacion de las cuentas por pagar exige poco esfuerzo del auditor, una vez que este llega a la conclusion de que la estructura de control interno esta operando de forma efectiva. En el segu ndo ejemplo, sup ong amo s que no se utilizan report es de recepcion, el cliente detiene el registro de las adquisiciones hasta que se efectuan los desembolsos de efectivo, y, a causa de una debil posicion de efectivo, con frecuencia se pagan las facturas varios meses despues de su vencimientd. Cuando un auditor se enfrenta a esta situacion, existe gran probabilidad de subest imar las cuentas por pagar; por tanto, en estas circunsta ncias se necesitan extensas pruebas de detalles de las cuentas por pagar, para determinar si las cuentas por pagar se registraron de forma correcta en la fecha del balance. Ya se han analizado los controles mas importantes de las cuentas por pagar com o parte del control y registro de las adquis iciones y desem bolso s de efectivo. Ademas de esos controles, es importante efectuar una conciliacion mensual de los estados de cuenta de los prove edor es con los pasivos regi strad os y el archivo maestro de las cuentas por pagar con el mayor general. Esto lo debe llevar al cabo una persona independient e.
PROCEDIMIENTOS
El uso de procedimientos analiticos es tan importante en el ciclo de adquisicio nes y pagos como lo es en cualquier otro ciclo. La tabla 17-4 ilustra los procedi mientos analiticos para las cuentas de balance y de estados de resultados en el ciclo de adquisiciones y pagos, que son utiles para descubrir areas en donde es deseable que se efectue una investigacion adicional. Uno de los procedimientos de analisis mas importantes para descubrir errores en las cuentas por pagar es la comparacion de los totales de gastos del aho actual con los de anos anteriores. Por ejemplo, al comparar los gastos por servicios con los del ano anterior, el audi tor pue de de term inar que no se registro el ultimo recibo del ano. La compa raci on de gast os con los anos anter iores es un
DE ANALISIS OBJETIVO 4 Disenar y desarrollar procedimientos de analisis para cuentas por pagar.
CAPITULO 17
AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
639
procedimiento analitico efectivo para las cuentas por pagar porque los gast: ano tras ano, son mas o menos estables relativamente.
TABLA17-4 PROCEDIMIENTOS DE ANALISIS PARA ELCICLODE ADQUISICIONESY PAGOS
OBJETIVOS DE AUDIT OR! A RELACIONADOS CON LOS SALDOS PARA PRUEBAS DE DETALLES OBJETIVO 5 Disenar y desarrollar pruebas de detalles para cuentas por pagar.
640
PARTE 5
PROCEDIMIENTO ANALITICO
POSIBLE ERROR
Comparacion de los saldos en la cuenta de gastos relacionados con adquisiciones con los arios anteriores.
Errores en las cuentas por pagar y gastcs
Revisar la lista de cuentas por pagar para buscar cuentas por pagar desusaclas, sin proveedores, y que generan intereses.
Errores de clasificacion por deudas que ni son del giro comercial.
Comparacion de las cuentas por pagar individuales con los anos anteriores.
Cuentas no registradas o nulas, o errores
Calcular las relaciones, como compras divididas entre cuentas por pagar, y cuentas por pagar divididas entre pasivos circulantes.
Cuentas no registradas o nulas o errores.
El objetivo global en la auditoria de cuentas por pagar es determinar si se ham asen tado de maner a correcta y se ha n revel ado debid ame nte . Ocho de los nuevi objetivos de auditoria relacionados con los saldos que se analizaron en d capitulo 5 son aplicables a las cuentas por pagar. El valor realizable no es aplicable a las deudas. El auditor reconoce la diferencia en el enfasis entre la auditoria de pasivos I la de activos. Al verificarse los activos, se enfoca la atencion en cerciorarse qui el saldo de la cuenta no tenga una valuacion excesiva. De forma constante s-i cuestiona la existencia de los activos asentados, y se les verifica por medio df confirmacion, ex ame n fisico, y examen de los docum ent os de apoyo. Es verda z que el auditor no debe pasar por alto la posibilidad de que se subvaloren lr-= activos, pero el hecho importante esta en que el auditor esta mas preocupad: por la posibilidad de una sobreestimacion que de una subestimacion. Cuando se verifican los saldos deud ore s se toma el enfoque opues to, es decir, el enfoqui principal esta en el descubrimiento de deudas subestimadas u omitidas. La diferencia en enfasis en la auditoria de activos y pasivos proviene dire:tamente de la responsabilidad legal de los auditores. Si los inv ers ioni sta s, accioru_; tas, ac reedores y otros usuar ios de ter mina n des pues de la emision de los estadr-f financieros auditados, que se sobrevaluo de manera considerable el capita. existe una probabilidad real de que se demande al bufete de auditoria. Pues:: que una sobrevaluacion del capital puede resultar de la sobreestimacion de activos o de la subestimacion de pasivos, es natural que los auditores enfaticer esos dos tipos de errores. Es menos probable que tenga exito una demandi contra un auditor por no descubrir una subvaluacion de capital. No obstante, los auditores no ponen demasiado enfasis en la proteccion m usuarios mediante un dispositivo para detectar la sobrevaluacion del capital i costa de pasar por alto la subvaluacion. Si los activos se subestiman y los pasi vos se sobreestiman de manera constante para grandes numeros de empresaauditadas, es probable que decline el valor de la informacion de los estadzf financieros para la toma de decisiones. Por tanto, aun cuando es natural qui los audi tores enfaticen la posibilidad de sobr eestimar los activos y subestima r I:-; pasivos, el descubrimiento de los tipos opuestos de errores tambien constituvi una responsabilidad importante.
APLICACION DEL PKOCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
PRUEBAS DE DETALLES DE LAS CUENTAS POR PAGAR
PRUEBAS DE PASIVOS FUERA DELPERIODO OBJETIVO 6 Conocer la importancia de las pruebas de pasivos fuera del periodo para las cuentas por pagar y pruebas comunes.
Los mismos objetivos de auditoria relacionados con saldos que se utilizaron como ma rco d e refe rend a par a verificar las cuent as por cobrar en el capitulo 13, tambien son aplicables a los pasivos, con tres modificaciones menores. La diferencia mas obvia en la verificacion de pasivos es que no se aplica el objetivo de valor realizable. La segunda diferencia radica en el objetivo de los derechos y obligaciones. En el caso de los activos, el auditor se preocupa de los derechos del cliente al uso y disposicion de los activos. En los pasivos, el auditor se preocupa de las obligaciones del cliente por el pago de deudas. Si el cliente no tiene obligacio n de pagar un pasivo, no se incluye co mo tal. Se hablo d e la tercera diferencia: en la auditor ia de pasivos, el enfasis esta en la busq ue da de subestimaciones mas que de sobreestimaciones. La tabla 17-5 incluye los objetivos de auditoria relacionados con saldos y pruebas comunes de detalles de procedimientos de saldos para las cuentas por pagar. Los procedimientos reales de auditoria varian considerablemente, de acuer do con la natur aleza de la entidad, la import ancia de las cuentas por pagar, la naturaleza y efectividad de la estructura de control interno, y el riesgo inherente.
Debido al enfasis en la posibilidad de subestimacion de las cuentas de pasivo, las pruebas de pasivos fuera del periodo son importantes para las cuentas por pagar. El alcance de las pruebas para descubrir cuentas por pagar no registradas, al que a menudo se le llama la busqueda de cuentas por pagar no registradas, depende mucho del riesgo de control evaluado y la importancia del saldo potencial en la cuenta. Los mismo s proced imient os de auditor ia utilizados pa ra descubrir cuentas por pagar no registradas son aplicables al objetivo de preci sion. Los procedimientos de auditoria que siguen son pruebas tipicas. Examine la documentacion subyacente para los desembolsos subseaientes de efectivo El proposito de este procedi miento de audito ria es revelar aquellos desembolsos de efectivo realizados en el periodo de contabilidad subsecuente, que representan responsabilidades en la fecha del balance. La documentacion de respal do se examina para dete rmi nar si un desem bols o de efectivo se realizo para cubrir una obligacion del periodo actual. Por ejemplo, si el inventario se recibio antes de la fecha del balance, se indicara asi en el reporte de recepcion. Es frecuente que la docu ment acion para los desemb olsos de efectivo realizad os en el periodo subsecuente se examine durante varias semanas, en especial cuando el cliente no paga sus cuentas con oportunidad. Cualquier desembolso de efectivo que se haga para cubrir una obligacion del periodo actual debe rastrearse en la balanza de comprobaci6n de las cuentas por pagar, para tener la seguridad que se ha incluido como responsabilidad. Examine la documentacion subyacente defacturas que no se han pagado varias semanas despues del final del ano Este pro cedi mien to se realiza de la mis ma man era que el anterior, y sirve par a el mis mo propo sito . La diferencia unica es que se realiza para obligaciones no pagadas cerca del final del periodo que constituye el campo de trabajo del auditor, mas que para obligaciones que ya se han pagado. Por ejemplo, en una auditoria en que el ano finaliza el 31 de marzo, si el auditor examina la documentacion de respaldo de los cheques que se pagaron hasta el 28 de junio, las cuentas que todavia estan sin pagar en esa CAPITULO 17
AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
64 1
TABLA17-5 0BJETIV05 DE AUDITORIA
OBJETIVO DE AUDITORIA RELACIONADO CON EL SALDO
PRUEBAS COMUNES DE DETALLES DE PROCEDIMIENTOS DE SALDOS
COMENTARIOS
Las cuentas por pagar en la lista de cuentas por pagar concuerdan con el archivo maestro relacionado, y el total se ha sumado correctamente y concuerda con el mayor general (enlace de detalles).
Sume la lista de cuentas por pagar. Rastree el total al mayor general. Rastree las facturas individualesde los vendedores en el archivo maestro para verificar nombres y cantidades.
No es necesario que se sumen todas las paginas. A menos que los controles sean debiles, el rastreo en el archivo maestro debe ser limitado.
Las cuentas por pagar existen en la lista de cuentas por pagar (existencia).
Rastree de la lista de cuentas por pagar hasta las facturas y estados de cuenta de los proveedores. Confirme las cuentas por pagar, dando mayor atencion a cantidades grandesy desusadas.
Por lo general recibe poca atencion porque la preocupacion primordial es c on las subestimaciones.
Las cuentas por pagar existentes estan incluidas en la lista de cuentas por pagar (terminadas).
Realizar pruebasde adeudos fuera de periodo (vease el texto).
Estas son pruebas esenciales de la auditoria de las cuentas por pagar.
Las cuentas por pagar incluidas en la lista de cuentas por pagar estan correctas (precision).
Desarrollar los mismos procedimientos que los que se utilizaron para objetivos de existencia y pruebas de deudas fuera de periodo.
Por lo general el enfasis en estos procedimientos para detectar la precision es la subestimacion en lugar de la omision.
Las cuentas por pagar en la lista de cuentas por pagar estan clasificadas correctamente (clasificacion).
Revisar la lista y el archivo maestro para detectar partes relacionadas, pagares u otros documentos que generan intereses, cuentas por pagar a largo plazo, y saldos en contra.
El conocimi ento del negocio del cliente es esencial para estas pruebas.
Las transacciones en el ciclo de adquisicionesy pagos estan registradas en el periodo correcto (corte).
Desarrollar pruebas de deudas fuera de periodo (vease el texto). Desarrollar pruebas detalladas como parte de la observacion fi'sica del inventario (vease el texto). Haga pruebas para inventario en transito (vease el texto).
Estas son pruebas esenciales de auditoria para las cuentas por pagar. Se les llama pruebas de corte.
La compahi'a tiene una obligacion de pagar las deudas incluidas en las cuentas por pagar (obligaciones).
Examinar los estados de cuenta de los proveedores y confirmar las cuentas por pagar.
Por lo regular no es una preocupacion en la auditoria de las cuentas por pagar, porque todas las cuentas por pagar son obligaciones.
Las cuentas en el ciclo de adquisiciones y pagos estan presentadasy reveladas debidamente (presentaciony revelacion).
Revise los estados financieros para asegurarseque estan separadas las partes relacionadas, los pasivos de largo plazo, y que generan intereses, que son importantes.
Por lo general no es un problema.
RELACIONADOS CON BALANCES Y PRUEBAS DE DETALLES DE SALDOS DE CUENTASPOR PAGAR
642
PARTE 5
AFLICACION DLL PROCLSO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
fecha se examinan para determinar si son obligaciones que corresponden al ano terminado el 31 de marzo. Rastree los reportes de recepcion emitidos antes del fin de ano en las facturas relacionadas de proveedores Toda la merc anci a antes del final del ano del peri odo contable ind icado po r la emision de un repor te de recepcion, se incluye como cuentas por pagar. Cuando el auditor rastrea los reportes de recepcion emitidos a fin de ano y antes del mismo hasta las facturas de proveedores y verifica que se incluyen en las cuentas por pagar, el auditor esta verificando la existencia de obligaciones no registradas. Rastree los estados de cuenta de los proveedores que mnestran un saldo deudor en la balanza de comprobacion de cuentas por pagar Si el cliente cons erv a un archivo de estados de cuenta de los proveedores, cualquier estado que indique un saldo deudor puede ser rastreado hasta el listado para tener la seguridad que se incluye como cuenta por pagar. Envie confirmaciones a los proveedores con los cuales el cliente realiza operaciones Aun que el uso de confirmaciones par a cuenta s por pagar es men os comun que para las cuentas por cobrar, se utiliza con frecuencia para la verificacion de omisiones de proveedores en la lista de cuentas por pagar, transacciones omitidas y errores en los saldos de las cuentas. El envio de confirmaciones a proveedores activos para los cuales no se ha incluido un saldo en la relacion de cuentas por pagar, es un medio util de busqueda de montos omitidos. Este tipo de confirmacion se conoce comunmente como confirmation de saldo cero. Al final de este capitulo se presenta mayor informacion sobre la confirmacion de las cuentas por pagar.
Las pruebas de corte para las cuentas por pagar determinan si las transacciones registradas durante unos cuantos dias antes y despues de la fecha del balance se incluyen en el periodo correcto. Los cinco procedimientos de auditoria presentados en la section anterior se relacionan en directo con el corte para adquisiciones, pero enfatizan la subestimacion de los saldos. En el caso de los primeros tres procedimientos tambien es apropiado examinar la documenta tion de apoyo como prue ba de la sobreest imacion de las cuentas por pagar. Por ejemplo, el tercer proce dimie nto rastrea los repor tes de recepcion emiti dos antes de fin de ano de las facturas de proveedores relacionadas, con el fin de verificar la existencia de cuentas por pagar no registradas. Para verificar los montos de corte sobreestimados, el auditor rastrea los reportes de recepcion emitidos despues del final de ano hasta las facturas relacionadas para tener seguridad de que no estan registradas como cuentas por pagar (a menos que haya inventario en transito, lo que se analiza mas adelante). En vista de que la mayor parte de las pruebas de corte ya se han presentado, aqui solo ampliaremos dos aspectos: El examen de los reportes de recepcion y la determinacion del monto del inventario en transito. Relacion del corte con la observacionfisica del inventario En la dete rmina cion de que es correcto el corte de cuent as por paga r, es esencial que las pruebas de corte esten coordinadas con la observacionfisica del inventario. Por ejemplo, supon gamo s que una adquisicion de inventario por 40,000 dolares se recibe al final de la tarde CAPITULO 17
AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
643
del 31 de diciembre, despues de que se ha completado la toma del inventario fisico. Si la adquisicion se incluye en las cuentas por pagar y en compras, pero se excluye del inventario, el resultado es una subestimacion de las utilidades netas de 40,000 dolares. En sentido contrario, si la adquisicion se excluye tanto del inventario como de las cuentas por pagar hay subestimacion en el balance, pero el estado de resultados es correcto. La unica forma en que el auditor conozca que tipo de subestimacion ha ocurrido, es coordinar las pruebas de corte con la observacion del inventario. La informacion de corte para las adquisiciones se obtiene durante la observa tion fisica del inventario. En este mom ent o el audi tor revisa los procedim ient os en el depa rta mento de recepcion para deter minar que se conto todo el inventario recibido, y el auditor debe registrar en sus papeles de trabajo el ultimo numero de reporte de recepcion del inventario incluido en el conteo fisico. Durante el trabajo de campo de fin de ano, el auditor prueba despues los registros de contabilidad para el corte. El auditor rastrea los numeros de reportes de recep cion hasta los registros de cuentas por pagar, para verificar que se han incluido o excluido de forma correcta. Por ejemplo, supo nga mos que el ultimo nume ro de repor te de recepcion que representaba inventario incluido en el conteo fisico fue el 3167. El auditor registra este nume ro de doc umen to y lo rastre a post eri orme nte a este y a varios numeros anteriores con sus facturas relacionadas de los proveedores y con la lista de cuentas por pagar o el archivo maestro de cuentas por pagar, para dete rmina r que todos estan incluidos. De maner a similar, las cuenta s por pagar para adquisiciones registradas en los reportes de recepcion con numeros mayores a 3167, quedan excluidas de las cuentas por pagar. Cuando el inventario fisico del cliente tiene lugar antes del ultimo dia del ano, es necesario realizar un corte de cuentas por paga r al mome nto del conteo fisico en la forma descrita en el parrafo anterior. Ademas, el auditor verifica si todas las adquisiciones que tienen lugar entre el conteo fisico y el final del ano se agregaron al inventario fisico y a las cuentas por pagar. Por ejemplo, si el cliente lleva a efecto el conteo fisico un 27 de diciembre para un fin de ano de 31 de diciembre, la informacion de corte se toma al 27 de diciembre. Durante el trabajo de campo del fin de ano, el auditor hace pruebas primero para determi nar si el corte al 27 de diciembre fue correcto. Despues de determinar que el cor te de 27 de diciembre fue correcto, el audito r debe verificar si tod o el inventar io recibido despues del conteo fisico, pero antes de la fecha de balance, se agrego al inventario y a las cuentas por pagar por el cliente. Mercancia en trdnsito Se hace distincion en las cuent as por pagar entre las adquisiciones de mercancias que estan con base de destino LAB y aquellas que estan hechas con base de origen LAB. En la primera modalidad, la propiedad pasa al comprador cuando la mercancia se recibe para inventario. Por tanto, solo el inventario recibido antes de la fecha de balance se incluye en el inventario y cuentas por pagar al final del ano. Cuando una adquisicion se hace sobre una base de origen LAB, las mercancias y las cuent as por pagar rel acionad as debe n registrarse en el periodo actual si el embarque ocurrio antes de la fecha de balance. Si las mercancias se han adquirido sobre base de origen o destino LAB la determi nacion se realiza examina ndo las facturas de los proveedore s. El audito r debe examinar las facturas relacionadas con mercancia recibida poco despues de fin de ano para determinar si se encontraban con base de origen LAB. Para las APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
que si lo estuvieron, y siempre que las fechas de embarque sean anteriores a la fecha de balance, las mercancias y las cuentas por pagar relacionadas deben quedar registradas en el periodo actual si los montos son importantes. CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA OBJETIVO 7 Conocer la confiabilidad relativa de las facturas y estados de cuenta de los proveedores, y las confirmaciones de las cuentas por pagar.
Al decidir cual es la evidencia apr opi ada que hay que reuni r para verificar las cuentas por pagar , es esencial que el audit or com pre nda la confiabilidad relativa de los tres tipos primarios de evidencia que se usan generalmente: facturas de los proveedores, estados de cuenta de los proveedores, y confirmaciones. Distincion entre las facturas de los proveedores y los estados de cuenta de los •proveedores Al verificar el monto que se debe a un proveedor, el auditor establece distincion entre las facturas y los estados de cuenta de los proveedores. Al examinar las facturas de los proveedores y los documentos de apoyo o respaldo relacionados, como son los reportes de recepcion y las ordenes de compra, el auditor tiene a su disposicion una evidencia sobre las transacciones individuales alt amente confiable. El es tado de cuentas de un pro vee dor no es tan deseable como las facturas para verificar las transacciones ind ividua les, po rque un estado de cuenta incluye solo el importe total de la transaccion. Las unidades adquiridas, precio, flete y otros datos, no quedan incluidos. Sin embargo, un estado de cuenta tiene la ventaja de incluir el saldo final de acuerdo con los registros del provee dor. ^Cual de estos dos docu ment os es mejor par a verificar el saldo correcto en las cuentas por pagar? El estado de cuenta del proveedor es superior para verificar las cuentas por pagar po rq ue incluye el saldo final. El audit or compara las facturas existentes de los proveedores con la lista del cliente, y a pesar de ello pue de no descubrir las que faltan, que es la preo cupac ion prim ari a en las cuentas p or pagar. ^Cual de estos dos docum ent os es mejor par a verificar las adquisiciones en las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transac ciones? La factura del proveedor es superior para verificar las transacciones, por que el auditor esta verificando transacciones individu ales y la factura muestra los detalles de las adquisiciones. Diferencia entre los estados de cuenta y las confirmaciones de los proveedores La diferencia mas importante entre el estado de cuenta de un proveedor y una confirmacion de cuentas por pagar, es la fuente de la informacion. Un estado de cuenta de un proveedor ha sido preparado por un tercero independiente, pero esta en las manos del cliente en el momento en que el auditor la examina. Esto proporc iona al cliente la oportu nida d de modificar un esta do de cuent a del proveedor o no poner algunos estados de cuenta en manos del auditor. La confirmacion de cuentas por pagar que por lo regular es una solicitud de un estado de cuenta desglosado enviado directamente a la oficina del auditor, proporciona la misma informacion, pero puede ser considerada mas confiable. Ademas, las confirmaciones de cuentas por pagar a menudo incluyen una solicitud de informacion sobre documentos y aceptaciones por pagar, asi como el inventario consignado que es propiedad del proveedor, pero esta almacenado en las instalaciones del cliente. En la figura 17-4, se muestra una ilustracion de una tipica solicitud de confirmacion de cuentas por pagar.
A causa de la disponibilidad de estados de cuenta y facturas de los provee dores, documentos que constituyen una evidencia relativa confiable porque se originan en un tercero, la confirmacion de cuentas por pagar es menos comun que la de cuenta s por cobrar. Si el cliente tiene una estr uctur a de control interno CAP1TULO17
AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
645
adecuada y los estados de cuenta de los proveedores estan disponibles para su examen, por lo general no se envian confirmaciones. Sin embargo, cuando la estructura de control interno del cliente es debil, cuando no estan disponibles los estado de cuenta, o el auditor cuestiona la integrid ad del cliente, es deseable enviar solicitudes de confirmacion a los prov eedo res. A causa del enfasis en la subestimacion de las cuentas de pasivo, las cuentas confirmadas incluyen cuentas grandes, cuentas activas, cuentas con saldo cero, y una muestra representativa de todas las demas. En la mayor parte de los casos en que se confirman las cuentas por pagar, esto se realiza des pue s de la fecha de balance . Sin emb arg o, si el riesgo de control es bajo, se confirman las cuentas por pagar en una fecha intermedia como prueba de la efectividad de la estructura de control interno. Entonces, si las confirmaciones indican que los controles internos son inefectivos, es posible disenar otros procedimientos de auditoria para comprobar las cuentas por pagar al final del afio.
FIGURA 17-4 Solicitud de
confirmacion de cuentas por pagar
ROGER MEAD, INC.
15d e enero, 1995
Jones Sales, Inc. Calle
Stewart #2116
Waynesville,
Kentucky 36021
Muy senores nuestros: Nuestros auditores, Murray y Rogers, estan realizando una auditoria de nuestros estados financieros. Para este proposito, les rogamos proporcionarles la siguiente informacion al 31 de d i c i e m b r e d e 1994:
(1)
Estados pormenorizados de nuestras cuentas por pagar con ustedes, mostra ndo todas las partidas sin pagar;
(2)
Una lista completa de todos los pagares y aceptaciones pagaderas a ustedes (incluyendo cualquiera que haya sido descontada), mostrando la fecha original, fecha de vencimiento, cantidad original, saldos sin pagar, colaterales y avales; y
(3)
Una lista pormenorizada de la mercancfa que ustedes consignaron a nosotros.
Agradeceremos su rapida atencion a esta solicitud. Se incluye un sobre para su respuesta. Atentamente.
Pkil Qetiauini Phil Geriovini, Presidente
Cuando los estados de cuenta de los proveedores se examinan o se reciben las confirmaciones, existe una conciliation del estado de cuent a o de la confirma cion con la lista de cuentas por pagar. Es frecuente que las diferencias sean causadas por inventario en transito, cheques puestos en el correo por el cliente pero no recibidos todavia por el proveedor a la fecha del estado de cuenta, y 646
PARTE 5 APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
rezagos en el procesamiento de los registros de contabilidad. La conciliacion es de la misma naturaleza general que se vio en el capltulo 13, para las cuentas per cobrar. Los documentos que se utilizan por lo general para conciliar los saldos de la lista de cuentas por pagar con las confirmaciones o los estados de cuenta de los proveedores, incluyen los reportes de recepcion, facturas de los proveedores y cheques cancelados.
TAMANO DE LA MUESTRA
El tamano de la muestra para las pruebas de cuent as por pagar varian de maner a considerable, de acuerdo con factores como la importancia de las cuentas por pagar, nu mer o de cuentas vigentes, riesgo de control evaluado, y resultado s del ano anterior. Cuando es debil la estructura de control interno de un cliente, lo que no es raro en las cuentas por pagar, deben verif icarse casi todas las partidas del universo. En otras situaciones se necesitan prue bas mini mas. El muestreo estadistico se utiliza menos para la auditoria de cuentas por pagar que para las cuentas por cobrar. Es mas dificil definir el universo y determinar su tamano en las cuentas por pagar. Ya que el enfasis se pone en las cuentas po r pagar omitidas, es esencial que el universo incluya todo aquello pe ndiente de pago. Definir el universo de manera que se incluya todo aquello que esta pendiente de pago, frecuentemente hace que el tamano del universo se vuelva inmanejable. Dos ejemplos en que se podria utilizar en forma practica el muestreo de variables para comprobar las cuentas por pagar son: • El audi tor se considera satisfecho cua ndo los nom bres de todos los pro veedor es se incluyen en la lista de cuentas po r pagar, a un cuan do algu nos puedan tener un importe erroneo. El universo se define como todos los proveedores de la lista. El enfasis de las pruebas son la existencia, correc tion y clasif icacion. • El aud ito r se consi dera satisfecho de que tod as las cue nta s por pag ar a la fecha de balance hay an sido pagadas despues del fin de ano. El universo se define como todos los desembolsos de efectivo posteriores al final del ano.
TERMINOSIMPORTANTES Archivo maestro de cuentas por pagar. Archivo de comput ador a para mante ner un registro para cada proveedor de adquisiciones individuates, desembolsos de efectivo, devolution y rebajas de adquisiciones y saldos de proveedores. Ciclo de adquisiciones y pagos. Ciclo de transacciones que incluye la adquisicion y pago de mercancia y servicios de proveedores externos a la organization. Destino LAB. Contrato de embarque en que la propiedad de la mercancia pasa al comprador cua ndo la mercancia se recibe. Estado de cuenta del proveedor. Estado de cuenta preparado cada mes por el proveedor que indica el saldo inicial, adquisiciones, pagos, y saldo final del cliente. CAPITUL017
Fachira del proveedor. Docu ment o que especifica los detalles de una transaction de adquisicion y el importe de dinero que se debe al proveedor por la adquisicion. Memo de de'bito. Documento que indica una reduction en el monto debido a un proveedor por mercancia devuelta o por una rebaja obtenida. Orden de compra. Documento preparado por el departam ento de compra indicando la descrip tion, canti dad e infor matio n relacionada de mercanclas y servicios qu e la compan ia pretende comprar. Origen LAB. Contrato de embarque en que la propiedad de la mercancia pasa al comprador en el momento en que esta se embarca.
AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
647
Relacidn de cue ntas por pagar. Listado del monto que se debe a cada proveedor en un punto dado en el tiempo; se prepa ra directam ente del archivo maestro de cuentas por pagar. Reporte de recepcidn. Documento preparado por el depa rta ment o de recepcion en el mome nto en que se reciben articulos tangibles, la cantidad
recibida, la fecha de recepcion y otros datos relevantes; es parte de la documentacion necesaria para qu e el pag o se realice. Requisicidn de compra. Solicitud de un empleado autorizado al departamento de compra para colocar una orden de suministro de inventario y otros articulos que utiliza una entidad.
CUESTIONARIO DE REPASO 17-1 Enliste cinco cuent as de activo, tres cuent as de pasivo y cinco cuentas de gastos incluidas en el ciclo de adquisiciones y pagos de una compafiia manufacturera tipica. 17-2 Enliste un posible control inte rno par a cada uno de los seis objetivos de auditoria relacionados con las transacciones de desembolso de efectivo. Para cada control, enliste una prueba de procedimiento de control para verificar su efectividad. 17-3 Enliste un posible control para cada uno de los seis objetivos de auditoria relacionados con las transacciones de adquisi ciones. Para cada control, enliste una prueba de procedimiento de control para verificar su efectividad. 17-4 Evalue la siguiente declaracion de un audi tor en relacion con las pruebas de adquisiciones y desembolsos de efectivo: "Al seleccionar la muestra de adquisiciones y desembolso de efectivo para su verificacion, el mejor enfoque es seleccionar un mes al azar y comprobar todas las transacciones del periodo. Este enfoque me permite plena comprensidn de la estructura de control interno, porque examino todo lo que sucedio dura nte el perio do. Como parte de la prueba mensual, tambien pruebo la conciliacion bancaria inicial y final y prep aro una pru eba de efectivo para el mes. Cuando termin o estas prueba s, creo que estoy en condiciones de evaluar la efectividad de la estructura de control interno/' 17-5 ^Cual es la impo rta ncia de los desc uento s de efectivo para el cliente, y como puede verificar el auditor si se estan tomando de acuerdo con la politica de la compafiia? 17-6 ^Cual son las sim ili tud es y difere ncias en los objetivos de los siguientes dos procedimientos? (1) seleccione una muestra al azar de los reportes de recepcion y rastreelos en los asientos del diario relacionados con las facturas y adquisiciones de los 648
PARTE 5
proveedores, comparando el nombre del provee dor, tipo de material y cantidad adquirida, y el importe total de la adquisicion. (2) Seleccione una muestra al azar de los asientos del diario de las adquisiciones y rastreelos en las facturas y repor tes de recepcion del proveedor, comparando el nombr e del provee dor, tipo de materia l y canti dad adquirida e importe total de la adquisicion. 17-7 Si un cliente de audito ria no tiene chequ es foliados, ^cual tipo de error tiene mayores probabilidades de ocurrir? En esas circunstancias, ^cuales procedimientos de auditoria puede utilizar el auditor para compensar esta falla? 17-8 <-,Que se qui er e deci r con "c om pr ob an te "? Explique como su uso mejora los controles internos de una organizacion. 17-9 Explique la ra zon por la cual la may ori a de los auditores consideran que la recepcion de mercancias y servicios es el punto mas importante en el ciclo de adquisiciones y pagos. 17-10 Explique la relaci on ent re las pru eba s del ciclo de adquisiciones y pagos y las pruebas de inventarios. Proporcione ejemplos especificos de co mo estos dos tipos de prueb as se afectan unas a otras. 17-11 Explique la relac ion entr e las pr ue ba s del ciclo de adquisiciones y pagos y las pruebas de cuentas por pagar. Proporcione ejemplos especifi cos de como estos dos tipos de pruebas se afectan unas a otras. 17-12 El auditor examina todas las facturas no registradas a mano el 28 de febrero de 1995, el ultimo dia de trabajo en el campo. ^Cual de los siguientes errores es el mas factible de encontrar por este procedimiento? Expliquese. a. Las cuentas por pagar se sobreest iman al 31 de diciembre de 1994. b. Las cuent as por paga r se sube sti man al 31 de diciembre de 1994.
APLICACI6N DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
c. Los gastos de operac ion se sobre esti man para los doce meses que ter mina ron el 31 de diciembre de 1994. d. Los gastos de operaci on se sobreestiman para los dos mes es qu e ter mina ron el 2 de febrero de 1995.* 17-13 Explique por que es comun que los audit ores envien solicitudes de confirmacion a los proveedores con "saldos cero" en la lista de las cuentas por pagar del clients, pero es algo fuera de lo comun que sigan el mismo enfoque al verificar las cuentas por cobrar. 17-14 Disti nga entr e la factura de un pro vee dor y su estado de cuenta. ^Cual es el documento que idealmente se utiliza como evidencia en la auditoria de transacciones de adquisiciones y cual para
verificar los saldos en las cuentas por pagar? ^Por que? 17-15 Es todavia meno s com un confirmar las cuen tas por pagar en una fecha intermedia que las cuentas por cobrar. Explique por que es esto. 17-16 Al comp roba r el corte de las cuentas por pagar en la fecha del balance, explique por que es importante que los auditores coordinen sus pruebas con la observacion fisica del inventario. ^Que puede hacer el auditor durante el inventario fisico para destacar la probabilidad de un corte preciso? 17-17 Disti nga entre el dest ino LAB y el orige n LAB. ^Cuales procedimientos debe seguir el audi tor respecto de adquisiciones de inventario con base de origen LAB cerca del fin de afio?
*AdaptadodeAICPA.
PREGUNTAS DE OPCION MULTIPLE DE LOS EXAMENES PARA CP 17-18 Las siguientes pregunt as se relacionan con los controles internos en el ciclo de adquisiciones y pagos. Escoja la mejor respuesta. a. Un contro l int ern o efectivo sobr e la com pra de materias primas por lo general debe incluir los siguientes procedimientos, excepto (1) re port es sistemat icos de los cambios en el producto que afectaran a las materias primas. (2) det ermi nar la neces idad de las materias pri mas con antelacion a la preparacion de la orden de compra. (3) obte ner re port es po r escrito de ca lidad y cantidad de terceros, antes del pago de las materias primas. (4) obtener aprobacion financiera antes de ha cer un compromiso. b. Budd, agente de compras de Lake Hardware Wholesalers, tiene un pariente que es propietario de una tienda que vende ferreteria al menudeo. Budd hizo arreglos para que los fabricantes entregaran ferreteria a la tienda sobre una base COD, permitiendo que su pariente compre a los precios de mayoreo de Lake. Budd probablemente pudo lograr esto debido al pobre control interno de Lake sobre (1) las requisi ciones de c ompr a (2) recepcion de efectivo (3) registros de inventario perpetuo (4) ordenes de compra c. ^Cual de los siguiente s es un proce dimi ento de control interno que evitaria que se presentaran documentos de desembolsos de efectivo, ya pagados, por segunda vez para su pago? CAPITULO 17
(1) Las personas responsables de firmar cheques deben preparar los cheques no firmados. (2) Los documentos de desembolso de efecti vo deben ser aprobados por lo menos por dos funcionarios administrativos res ponsables. (3) La fecha en los documentos de desembolso de efectivo debe ser dentro de unos cuantos dias de la fecha en que se presenta el docu mento para su pago. (4) El funciona rio q ue fir ma el ch equ e de be comparar el cheque con los documentos y debe cancelar los documentos. 17-19 Las siguientes pre gunt as esta n relacionadas con la acumulacion de evidencia en el ciclo de adquisiciones y pagos. Escoja la mejor res puesta. a. En la confirma cion de las cue ntas por pag ar con los provedores y la confirmacion, de cuentas por cobrar con los clientes deudores, la declaracion verda dera es que (1) la confirmacion de las cuentas por pagar con los proveedores es un procedimiento de auditoria mas ampliamente aceptado que la confirmacion de cuentas por cobrar con los deudores. (2) las tecnicas de muestreo estadistico se aceptan mas ampliamente en la confirmacion de cuentas por pagar que en la confirmacion de cuentas por cobrar. (3) en co mpa rac ion co n la c onfirmac ion de cuentas por pagar, la confirmacion de cuen-
AUDITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
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(3) facturas recibidas durante el ultimo dia de trabajo en el campo (sea que se hayan preparado o no comprobantes de cuentas pc: pagar), pero que es necesario incluir todas las facturas de cualquier cantidad recibic a durante este periodo. (4) un perio do ra zonabl e de spu es de la fechi del balance, normal mente el mismo per ioc: utilizado para el estado bancario de corte.
tas por cobrar tiende a enf atizar cuentas con saldos cero en la fecha del balance. (4) es menos factible que la solicitud de confirmacion enviada al proveedor muestre la cant idad qu e se le debe, que el hecho de que la solicitud enviada al deudor muestre la cantidad que el debe. b. Como parte de su bus que da de deuda s no registrada, un auditor examina las facturas y comprobantes de cuentas por pagar. Por lo ge neral, este examen puede limitarse a (1) comprobantes de cuentas por pagar no pagadas y facturas sin comprobantes a mano en la fecha del balance. (2) comprobantes de cuentas por pagar preparadas durante el periodo subsecuente y fac turas sin comprobantes recibidas durant e el ultimo dia de trabajo en el campo, cuyos valores en dinero excedan cantidades razonables.
c.
A fin de esta blece r efic azme nte lo correc to de. corte de cuentas por pagar, es mas probab.e que un auditor (1) coordine los reportes de corte con las ordenes de compra. (2) compare los reportes de corte con las ordenes de compra. (3) compare las facturas de los proveedores cor. sus estados. (4) coordine el envio por correo de las confirmaciones con las pruebas de corte.
PUNTOS DE DEBATE Y PROBLEMAS 17-20 Por lo general, se encu entr an las pre gunt as 1 a la 8 en cuestionarios utilizados por los auditores para comprender la estructura de control interno en el ciclo de adquisiciones y pagos. Al utilizar el cuestionario para un cliente, una respuesta "si" a una pregunta indica un probable control interno, mientras un "no" indica una debilidad potencial. 1. ^Se desarrolla la funcion de compras por personal que es independiente de las funciones de recepcion y embarque y de las funciones de cuentas por pagar y desembolsos? 2. ^Envia la secci on de cor res ponde nci a toda s las facturas de los proveedores directamente a contabilidad? 3. ^Estan foliados todo s los reportes de recep cion, y revisa su secuencia numerica una persona ajena a la preparation de cheques? 4. ^Se revisan todas las extensiones, sumas, descuentos, y terminos de flete en las factu ras de los proveedores para cerciorar su precision? 5. ^Revisa y aprueba la distr ibuti on de cuentas de facturas un empleado responsable antes que se registre en el diario de adquisi ciones?
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PARTE 5
6. i Se asientan los cheques en el diario de desembolsos de efectivo conforme se les prepara? 7. ^Se cancelan corr ecta mente todos los documentos de apoyo en el momento en que se firman los cheques? 8. ^Se hace cargo un emp le ado independ ient e de todas las funciones de cuen tas po r pagar desembolsos, efectivo, y mayor general, de la custodia de los cheques despues de su firma y antes de su envio por correo?
Tarea a. Para cada una de las pre gun ta s anteri ores, indique los objetivos de auditoria relacionados con la transaction que se estan cumpliendo si el control esta en vigor. b. Para cada control inter no, enliste una prue ba de procedimientos de control para comprobar su efectividad. c. Para cada una de las preguntas anteriores identifique la naturaleza de lo(s) error(es) potenciales en la part e c, enliste un procedi mientc sustantivo de auditoria que se pueda utilizar para determinar si existe un error considerable.
APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORiA A OTROS CICLOS
17-21 A continuacion encontr amos algunas de las rru eba s de controles y pruebas susta ntivas de procedimientos de transacciones que se desarrollan a menudo en el ciclo de adquisiciones y pagos. Dere desarrollarse cada una sobre una base de muestreo. 1. Rastree las tran sacc iones regi str adas en el diario de adquisiciones con la documentacion de apoyo, comparando el nombre del prove edor, el total de los montos e n dinero, y la autorizacion para su adquisicion. 2. Explique una secuencia de repor tes de rece p cion y rastree algunos repo rtes escogidos en las facturas relacionadas de los proveedo res y los asiento s en el diario de adquisicione s. 3. Repase los docume ntos de apoyo para comprobar la precision de los oficinistas, correc tion de la distribution de las cuentas, y la razonabilidad del gasto en funcion de la naturaleza de las operaciones del cliente. 4. Examine los documentos de apoyo de las transacciones de adquisicion, para asegurarse que cada transaction incluye la factura de un proveedor aprobado, reporte de re ception, y orden de compra. 5. Sume el diari o de des embo lso s en efectivo, rastree los asientos del total hasta el mayor general, y rastree los asientos de desembol sos individuales de efectivo del archivo maestro de cuentas por pagar. 6. Expli que la secuenc ia nume ric a de los che ques en el diario de desembolsos de efectivo y examine todos los cheques cancelados o inutilizados para cerciorarse de su cancela tion correcta. 7. Prepare una comprobacion de los desem bolsos de efectivo para un mes intermedio. 8. Com pa re las fechas de los che que s cancela do s con las fechas en el diario d e desembols os de efectivo y la fecha de cancel ation del banco.
Tarea a. Indi que si cada procedi miento anterior es principalmente una prueba de control o una prueba sustantiva de transacciones. b. Indi que el proposi to de cada proced imient o. 17-22 Se inclu yen los siguie ntes error es en los registros contables de Westgate Manufacturing Company: CAPITULO17
1. Los gast os telef onicos (cue nta 2112) se car garon sin mala intention a reparaciones y mantenimiento (cuenta 2121). 2. Con frecuencia, no se regis tra n las adquis i ciones de materias primas sino hasta varias semanas despues de haberse recibido los mercancias, porque el personal de recepcion falla en remitir los reportes de recepcion a contabilidad. Cuando el departamento de credito de un proveedor presiona al depar tamen to de contabilidad de Westgate, busca el reporte de recepcion, registra las transac ciones en el diario de adquisiciones, y paga la factura. 3. La emplea da de cuentas por paga r prepa ra un cheque mensual par a Story Supply Com pany por la cantidad de una factura que se debe, y presenta el cheque sin firmar al tesorero para su pago, junto con los d ocumen tos de apoyo relacionados y que ya han sido aprobados. Cuando recibe el cheque firmado del tesorero, lo registra como cargo a cuentas por pagar y deposita el cheque en una cuenta bancaria persona l para una compania que se llama Story Company. Pocos dias despues, ella asienta la factura de nuevo en el diario de adquisiciones, presenta de nuevo los documentos y cheque nuevo al tesorero, y envia el cheq ue al ven ded or des pues de que ha sido firmado. 4. La canti dad de un che que en el diar io de desembolsos de efectivo se registra como 4,612.87 dolares en lug ar de 6,412.87 dolares. 5. La empl eada de cuentas por pag ar excluye intencionalmente del diario de desembols os de efectivo, 7 cheques mayores escritos y enviados por correo el 26 de diciembre, para evitar que el efectivo en el banco tenga un saldo negativo en el mayor general. Se les registro el 2 de enero del aho siguiente. 6. Cada mes un empleado del departamento de recepcion presenta un reporte de recep cion ficticio al departamento de contabili dad. Unos cuantos dias despues, envia a Westgate una factura por la cantidad de mercancia ordenada a una pequena empresa propiedad suya y que opera por las noches. Se prepara un cheque, y se paga la cantidad cuando la empleada de cuentas por pagar compara el reporte de recepcion y la factura del proveedor.
AUDITOR!A DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
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Tarea a. Para cada err or ident ifiqu e el objetivo de aud itoria relacionado con las transacciones que no se satisfizo. b. Para cada error, indique un control que podia haber evitado su ocurrencia continua. c. Para cada error, indique un proced imient o sustantivo de auditoria que podria descubrirlo. 17-23 Se desa rro lla ron los siguient es proce dimientos de auditor ia en la auditoria de cuentas por pagar: 1. Exami nar los doc ume nto s de apoy o par a los desembolsos de efectivo varios dias antes y despues del fin de ano. 2. Examinar los diarios de adquisici ones y de sembolsos de efectivo durante los ultimos dias del periodo actual y los primeros dias del periodo subsecuente, buscando transac ciones grandes o desusadas. 3. Rastrear desde la balanz a de comprob acion del mayor general y documentos de respaldo, para deter minar si las cuentas por pagar, las partes relacionadas, y otros activos y pasivos relac ionados estan incluidos correctamente en los estados financieros, 4. Para los pasivos pag ade ros en divisas extranjeras, determinar el tipo de cambio y revisar los calculos. 5. Analice con el contador si algun as cantidades incluidas en la lista de cuentas por pagar se deben a personas relacionadas, saldos deudores, o documentos por pagar. 6. La obte ncio n de los est ado s de los ven de dores de l contral or y conciliarlos c on la lista de cuentas por pagar. 7. Obtene r los esta dos de los prove edor es direc tam ent e de ellos y conciliarlos con la lista de cuentas por pagar. 8. Obte ner una lista de las cuentas por pagar. Vuelva a sumarl a y comparela con el mayor general.
Tarea a. Para cada proce dimie nto, identifique el tipo de evidencia de auditoria que se utilizo. b. Para cada procedimiento, utilice la siguiente matriz para identificar cuales fueron los objeti 652
PARTE 5
vos de auditoria relacionados con el saldo que quedaron satisfechos. (Se termina el procedi mient o 1 como ilustracion.) c. Evaliie la nec esi dad de ten er ciertos objetivos satisfechos por mas de un procedimiento de auditoria.
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
OBJETIVO DE AUDITORIA RELACIONADO CON EL SALDO
s e l l a t e d e d e c a l n E
1
n o a i i c n c o n a n i s e i i t c s m i r e x r e E T P
X
n o i c a c i f i s a l C
o y t s n n e o i e i n c m o t a i i r c n b a e u e i g s c t l r e s o b r e C O P d
X
2 3 4 5 6 7 8
17-24 Al com pro bar los des embo lso s de efectivo para la Jay Klein Company, usted ya ha comprendido la estruct ura de control interno. Los controles son razonablemente buenos, y no han surgido problemas desusados de auditoria en anos anteriores. Aunque no hay muchas personas en el departament o de contabilidad, existe una separacion razonable de funciones en la organizacion. Hay un agente de compras separado que tiene la responsabilidad de ordenar mercancias, y un departamento de recepcion separado para contar las mer cancias cua ndo se reciben y para prep ara r reportes de recepcion. Existe una separacion de funciones entre el registro de adquisiciones y los desembol sos en efectivo, y se regist ra t oda la inf orma cion en los dos libros en forma indepe ndie nte. El contralor revisa todos los documentos de apoyo antes de firmar los cheques, y los envia de inmediato por correo al provee dor. Se util izan copias de los che ques para los registros subsecuentes.
APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
Todos los aspectos de la estructura de control interno le pa rece n satisfactorios, y uste d desarr o11a un minimo de pruebas de 75 transacciones como medio para evaluar el riesgo de control. En sus pruebas usted descubre las siguientes excepciones: 1. Se ha n clasificado en forma errone a dos partidas en el diario de adquisiciones. 2. Tres facturas no habia n sido rubri cada s por el contralor, pero no habia declaraciones equivocadas evidentes en dinero en las transacciones. 3. Se registraron cinco reportes de recepcion en el diario de adquisiciones por lo menos dos sem anas poste riores a la f echa en que se registraron en el reporte de recepcion. 4. Una factura se pago dos veces . El se gun do pago estaba apoyado por una copia duplicada de la factura. Ambas copias de la fac tura habian sido marcadas "pagado". 5. La cantid ad de un cheq ue en el diario de desembolsos de efectivo era de 100 dolares menos que la cantidad senalada en la factu ra del proveedor. 6. Faltaba un cheque cancelado. 7. Faltaban dos reportes de recepcion para las facturas de los proveedores de los paquetes de transaccion. La factura de un proveedor tenia un error de extension, y se habia rubri cado la factura como indicacion de que la cantidad habia sido revisada.
Tarea a. Identifique si cad a uno de los num ero s 1 al 7, fue una desviacion de la prueba de control, un error o irregularidad monetaria, o ambos. b. Par a ca da excepcion ident ifiqu e cual fue el ob je ti vo de aud ito ria re la ci on ad o co n tr an sa cc io nes que no se satisfizo. c. ^Cual es la import anci a en auditor ia de cada una de estas excepciones? d.
17-25 Ust ed es el cont ador que com pru eba el dia rio combinado de adquisiciones y desembolsos de efectivo para un pequeno cliente de auditoria. Considera la estructura de control interno como razonablemente efectiva, tomando en cuenta el numero del personal. El auditor encargado ha decidido que una muestra de 80 partidas sera suficiente para esta auditoria, toda vez que los controles que existen son excelentes. Le da a usted las siguientes instrucciones: 1. Todas las transacciones escogidas debe n sobrepasar los 100 dolares. 2. Por lo men os 50 de las transac cione s de ben estar relacionadas con adquisiciones de materias primas, puesto que estas transaccio nes suelen ser importantes. 3. Es inacept able incluir mas de una vez a un mismo provee dor en la muestra . 4. Todas las facturas de los proveedores que no se puedan localizar deben ser reemplazadas con una nueva muestra. 5. Tanto los cheques como los docu ment os de verificacion deben revisarse para las mismas transacciones. 6. La muestra debe ser aleatoria, despues de las modificaciones para las instrucciones 1 al 5.
Tarea a. Evalue cada una de estas instrucciones para comprobar las transacciones de adquisiciones y desembolsos de efectivo. b. Explique las dificultades que se encu entr an pa ra aplicar cada una de estas instrucciones al muestre o de atributos. 17-26 Ca da aho, cerca de la fecha del bala nce, la presidenta de Bargon Construction, Inc., toma unas vacaciones de tres semanas en Haw aii, y f irma varios cheques para pagar las deudas principales durante el periodo en que esta ausent e. Jack Morgan, conta dor en jefe de la compania, utiliza esta practica para su beneficio. Morgan llena un cheque a su nombre por la cantidad de una factura de un vendedor grande y, puest o que no existe un diario de adquisicio nes, registra la cantidad en el diario de desembolsos de efectivo como una adquisicion del proveedor en-
AUDITORIA DELCICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
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listado en la factura. Guarda el cheque cancelado para que los auditores no tengan oportunidad de examinarlo. Poco despues del primero del ano, cuando regresa la presidenta, Morgan presenta de nue vo la factura par a su pago y registra otra vez el cheque en el diario de desembolsos en efectivo. En ese momento, marca la factura "pagada" y la archiva con todas las demas facturas pagadas. Mor gan ha seguido esta practica con exito durante varios anos, y siente confianza que ha desa rrollado un metodo seguro.
Tarea a. ^Cual es la resp onsab ilid ad del audit or para descubrir este tipo de desfalco? b. ^Cuales debilidade s existen en la estru ctura de control interno del cliente? c. ^Cuales procedimientos de auditoria probablemente descubran el desfalco? 17-27 Uste d est aba en la eta pa final de su aud ito ria de los estados financieros de Ozine Corporation par a el ano que te rmi no el 31 de dicie mbre de 1994, cuando lo consulto el presidente de la empresa, que cree que no tiene caso que usted examine el diario de adquisiciones de 1995 y compruebe los dat os de apo yo de los asie ntos de 1995. El le indico que: (a) las facturas del ano de 1994 y que se recibieron demasiado tarde para su inclusion en el diario de adquisiciones de diciembre, la corpora cion las registro como de fin de ano por asientos en el diario; (b) el auditor interno efectuo pruebas des pue s del fin de ano; y (c) qu e el le propor cio nar a una carta que certifique que no hubo pasivos sin registrar.
Tarea
c. ^Debe eli mina rse o red uci rse la verificacion de pasivos no registra dos del auditor por las prue bas de auditoria interna? Expliquese. d. Supongamos que la corporacion, que manejc algunos contratos gubernamentales, no tenia auditor interno, sino que un auditor de una dependencia gubernamental paso tres semanas auditando los registros y apenas estaba terminando su trabajo en estos dias. ^Como se veria afectada la verificacion de pasivos no re gistrados del auditor por el trabajo del auditor de una dependencia federal? e. ^Cuales fuentes, ade mas del diario de adquisi ciones para 1995 debe tomar en cuenta el audi tor para localizar posibles pasivos no registra dos?* 17-28 Por el tama ho pe que no de la com pan ia y el numero limitado del personal de contabilidad, la Dry Goods Wholesale Company registra inicialmente todas las adquisiciones de mercancias f servicios en el momento en que se efectuan los desembolsos de efectivo. Al final de cada trimestre, cuando se preparan los estados financieros para propositus internos, se registran las cuentas por pagar ajustando los asientos en el diario. Se invierten los asientos al principio del periodo subsecuent e. C on excepcion de la carenc ia de un diaric para adquisiciones, los controles sobre las adqui siciones son excelentes para una compania pequefia. (Existen documentos foliados adecuados para todas las adquisiciones, las autorizaciones son correctas, y existe una verificacion interna adecuada don de es posible.) Antes del arribo del audi tor para la auditori a de fin de ano, el contador prepara los asientos de ajuste para registrar las cuentas por pagar con fecha del balance. Se prepara una lista de todos los saldos pendientes por proveedor, en una lista de cuentas por pagar y se le proporciona al auditor. Todas las facturas de los proveedores que respaldan la lista se guardan en un archivo separadc para uso del auditor. Dur ant e el present e ano, el saldo de cuentas per pagar ha aumentado drasticamente por una fuerte escasez de efectivo (aparentemente la escasez de efectivo surgio de la expansion de inventarios e instalaciones y no por falta de ventas.) Muchas cuentas se han quedado sin pagar durante varios
a. ^Debe un a pru eb a de pasi vos no regi stra dos del auditor verse afectada por el hecho de que el cliente hizo un asiento en el diario para regis trar las facturas de 1994 que se recibieron de masiado tarde? Expliquese. b. ^Debe una prue ba de pasi vos no regis trado s del auditor verse afectada por el hecho de que se obtiene una carta en la que un funcionario ad ministr ative r esponsable certifica que, se gun su mejor leal saber y entender, se han registrado todos los pasivos? Expliquese. * Adaptado de AICPA. 654
PARTE 5
APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
meses, y el cliente esta siendo presionado por varios proveedores para que pague las facturas. Puesto que la empresa tuvo un ano relativamente bueno, la administracion esta ansiosa de terminar la auditoria tan pronto como sea posible, para que se puedan utilizar sus resultados para obtener un gran credito bancario.
Tarea a. Expli que como la falta de un diar io de adq uisiciones afectara las pruebas de controles y las pruebas sustantivas de transacciones por adquisiciones y desembolsos de efectivo del auditor. b. <-,Que debe util izar el audi tor com o un id ad de muestra cuando desarrolla las pruebas de ad quisiciones? c. En el supu est o de que no se descubr en errores en las pruebas de controles y pruebas sustanti vas de transacciones de adquisiciones y desem bolsos de efectivo realizadas por el auditor, ^como puede afectar ese resultado la verificacion de las cuentas por pagar? d. Analice la razonabilidad de la solicitud del cliente para que se termine pronto la auditoria y las implicaciones de la solicitud des de el punto de vista del auditor. e. Enliste todos los proce dimie ntos de auditor ia que deben tener lugar en la auditoria de fin de ano de las cuentas por pagar, para satisfacer el objetivo de corte. f. Ind iqu e su opi nio n acerca de si es posible llevar al cabo una auditoria adecuada en estas circunstancias. 17-29 Minci n es el aud ito r de The Ralei gh Corp o ration. Mincin esta pens and o en el trabajo de audi toria que se debe desarrollar en el area de cuentas por pagar para el trabajo del ano en curso. Los papeles de trabajo del ano anterior muestran que se e nvia ron solicitudes de confirmacion a 100 de los 1,000 proveedores de Raleigh. Los pro veedores seleccionados se basaron en la muestra de Mincin, que estaba disen ada para escoger cuen tas con grandes saldos en dinero . Raleigh y Mincin pasaron un numero considerable de horas resolviendo diferencias relativamente menores entre las respuestas de confirmacion y los registros de contabilidad de Raleigh. Se utilizaron procedi mientos alternos de auditoria para aquellos proCAPITULO17
A
veedores que no contestaron las solicitudes de confirmacion.
Tarea a. Identifi que los objetivos de audito ria relaci onados con el saldo en cuentas por pagar, que Mincin tiene que tomar en cuenta para determinar los procedimientos de auditoria que se deben seguir. b. Identifique las situacion es en que Mincin debe utilizar las confirmaciones de cuentas por pa gar y analice si Mincin esta obligado a utilizarlas. c. Analice porque el uso de grandes saldos en dinero como criterio para seleccionar las cuen tas por pagar para sujetarlas a confirmacion pudiera no ser el enfoque mas efectivo, e indicar cuales procedimientos mas efectivos podrian seguirse al escoger cuentas por pagar para su confirmacion.* 17-30 Como par te de la aud ito ria de cuen tas por pagar de Milner Products Company al 30 de junio de 1995, el auditor envio 22 confirmaciones de cuentas por pagar a proveedores en forma de soli citudes de estado de cuenta. Cuatro de los vendedores no devolv ieron los estados de cuenta, y cinco vendedores reportaron saldos diferentes de las cantidades registradas en el archivo maestro de cuentas por pagar de Milner. El auditor saco copias de los cinco estados de cuenta de los proveedores para controlar esta informacion independiente, y paso los originales al empleado de cuentas por pagar del cliente para conciliar las diferencias. Dos dias despues, el empleado devolvio los cinco esta dos a l audito r con la informaci on en los siguientes papeles de trabajo.
Tarea a. Determine si es aceptable permitir al cliente desarrollar las conciliaciones, suponiendo que el auditor tiene la intencion de llevar al cabo pruebas adecuadas adicionales. b. Describa las pru eba s adicionales que se deben desarrollar para cada uno de los cinco estados de cuenta que tienen diferencias. c. ^Cuales procedi mientos de audito ria debe n desarrollarse para las empresas que no respondieron a las solicitudes de confirmacion? * Adapt ado de AICPA.
DITORIA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
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CASOS 17-32 PARTE 1 A usted se le proporciona la siguiente informacion acerca de la estructura de controles internos pa ra la adquisi cion de materiales de Johnson Ma chinery Company, empresa de tamano mediano que construye maquinaria especial a la orden. Las requisiciones de compra de materiales se aprueban primero por el sobrestante de la planta, que las envia al departamento de compras. Se prepara una orden de compra foliada por triplicado por alguno de los empleados del departa mento. Los empleados contabilizan todos los numeros en las ordenes de compra. El original se envia al prove edor. Se ma nda una copia al depar tamento de recepcion para que la use en un reporte de recepcion. La tercera copia se guarda en el archivo del departamento de compras, junto con la requisicion. Los materiales entregados se envian de inmediato al almacen. El reporte de recepcion, que es una copia de la orden de compra, se envia al departamento de compras. Se envia al almacen una copia del reporte de recepcion. Los materia les se entregan a los trabajadores de la fabrica despues de que se presenta una solicitud verbal de uno de los supervisores. Cuan do el empleado de correspondencia recibe las facturas de los proveedores, las envia al emple ado del depart ament o de compras que finco la orden. Se compara la orden de compra archivada con la factura, para ver que precios y terminos indico el empleado. Se compara la cantida d en la factura con el reporte del de part ame n to de recepcion. Despues de revisar las surnas, extensiones y descue ntos, el emple ado indica que aprueba el pago rubricando la factura. Entonces envia la factura al departamento de contabilidad. Se ingresan el nombre del proveedor, la fecha, montos brutos y netos de la factura y la distribucion en las cuentas en el sistema de comp utaci on, para actualizar el diario de adquisiciones y el archivo maestro de cuentas por pagar, y se archiva por fecha de vencimiento de pago. La factura del proveed or se archiva en el departam ento de conta bilidad. La orden de compra y el reporte de recep cion se archivan en el departamento de compras. El departamento de contabilidad obtiene che ques foliados del cajero. Se preparan manual-
CAPITULO17
mente y luego los regresa al cajero, que los inserta en la maquina firmadora de cheques. Despues de revisar la secuencia de los numeros, el cajero envia los cheques al departamento de contabili dad, donde se asienta en los registros de desembolso de efectivo y se actualizan las cuentas por pagar. Se colocan los cheques en sobres y se mandan a correspondencia. Al final de cada mes se impr ime una lista del archivo maestro de cuen tas por pagar y se compara con el saldo en el mayor general. Se investiga cualquier diferencia que surja.
Tarea a. Pre par e un a grafica de flujos pa ra el ciclo de adquisiciones y pagos de Johnson Machinery Company. b. Enliste los contr oles en existe ncia pa ra cada uno de los seis objetivos de auditoria relacionados con transacciones para las adquisiciones. c. Para cada control en la pa rt e b, enliste una prue ba de control de procedimi entos de audi toria para verificar su efectividad. d. Enliste las debilida des mas imp ort ant es en el control interno de adquisiciones y desembolsos de efectivo. e. Disene un pro gra ma de audi tori a par a verifi car la estruct ura de control intern o. El progra ma debe incluir las pruebas de control de la parte c y los procedimient os para compe nsar las debilid ades en la par te d, pero no limitarse a ellos. PARTE 2
Al confirmar las cuentas por pagar al 31 de diciembre de 1995, se sugiere a usted que utilice los siguientes procedimientos para Johnson Machi nery Company. 1. Obtener del cliente una lista de cuentas por pagar al 31 de diciembre de 1995 y (a) Sumar la lista (b) Compa rar el total con el saldo qu e mue str a el mayor general (c) Comparar las cantidades que se muestran en la lista con los saldos en el archivo maes tro de cuentas por pagar.
AUDITORIA DEL. CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
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2. Seleccionar cuenta s para confirmar. (a) Seleccionar todas las cuentas con un saldo pagadero por arriba de 2,000 dolares (b) Seleccionar una mue str a aleatoria de ot ras cincuenta cuentas mayores de 100 dolares (c) Indicar las cantidades a confirmarse en la lista de cuentas po r pagar, copi ar la lista, y darsela al empleado de cuentas por pagar, jun to c on in st ru cc io ne s pa ra q ue escr iba e n las confirmaciones el nombre del proveedor, su direction y el saldo que se debe. 3. Com par ar las confirmaciones con el archivo maestro de cuentas por pagar. 4. Obt ene r la firma del cont ral or en cada confir mation. 5. Indicar al emp lea do de cuentas por pagar que inserte las confirmaciones y sobres de contes tation dirigidos al bufete de auditoria en los sobres del cliente. El empleado tambien debe poner timbres y sellar los sobres. Todo esto debe efectuarse bajo control del auditor. 6. Enviar por correo las confirmaciones.
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Tarea Supon gamo s que los resulta dos de las prueba s de controles en la primera parte apoyan su evalua 9. tion pre lim ina r del riesgo de control en el ciclo de adquisiciones y pagos. Evalue los procedimientos para confirmar las cuentas por pagar. 10. 17-33 & PARTE 1 Se utilizan las siguientes pruebas de controles y prueba s sustantivas de transacciones en los procedimientos de auditoria de adquisiciones y desembolsos de efectivo en la auditoria que se realiza a Ward Publishing Company. Usted ha llegado a la conclu sion que la estructura de control interno parece efectiva, y que es probable que una r educti on en el riesgo de control evaluado pueda ser conveniente en terminos de costo. La participation activa de Ward en el negotio, un a buena sepa ratio n de funciones, y el competente trabajo del contralor y otros empleados, son factores que afectan su opinion.
PRUEBAS DE CONTROLES Y PRUEBAS SUSTANTIVAS DE TRANSACCIONES EN PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA ADQUISICIONES Y DESEMBOLSOS DE EFECTIVO 658
PARTE 5
Sume y haga verificaciones cruz adas de los diarios de adquisiciones y desembolso de efectivo durante dos meses, y rastree los totales hasta los asientos en el may or general. Revise los diarios de adquisici ones y desem bolsos de efectivo para todos los meses e investigue cualquier asiento desusad o. Concilie los des emb ols os de efectivo se gun los libros con los desembolsos de efectivo segun los esta do de cuenta bancario, pa ra un mes. Examine las evidenci as de que el contralor prepara la conciliation bancaria. Dete rmine por medi o de la observa cion directa, que se utiliza un protec tor de cheques. Ind ague y observe si el contralor concilia periodicamente los saldos en el archivo maestro de cuentas por pagar con los estados de cuenta de los proveedores. Examine la bitacora como evidenci a de que se ha contabilizado la secuencia numeric a de cheques por alguna persona que es independiente de la funcion de su preparation. Preg unte y observe que los chequ es se envian por correo por D. Ward o alguien bajo su supervision, despues de que el firma los cheques. Examine las rubricas que indic an que el con tralor salda cada mes el archivo maestro de cuentas por pagar con el mayor general. Seleccione un a mu es tr a de asie ntos en el diario de desembolsos de efectivo, y a. Obtenga una relation de cheques cancelados y comparelos con los asientos para el receptor, fecha y cantidad, y examine los endosos firmados. b. Obtenga las facturas de los proveedores, los reportes de reception y ordenes de compra, y (1) examine las facturas de los pro vee do res para determinar que se adjuntan todos los documentos de apoyo. (2) determinar que los documentos concuerdan con el diario de desembolsos de efectivo. (3) com par e los nombr es de los prov ee dores, las cantidades y fechas con los asientos. (4) det erm ine si se apr ovec ho un de scuento cuando era apropiado.
APLICACION DEL PROCESO DE AUDITORIA A OTROS CICLOS
(5) exam ine las facturas de los prove edo res en busca de rubricas que indiquen una revision independiente de la codificacion del catalogo de cuentas. (6) examine la razo nabil idad de los desembolsos de efectivo y las codificaciones de cuentas. (7) revi se las fa ctura s p ar a verificar la a p r o b a c i o n d e a d q u i s i c i o n e s por Ward. (8) revise las ordene s de com pra y / o requisiciones de compra para la aproba cion debida. (9) Verifique los precios y vuelva a calcular las sumas y extensiones en las facturas. (10) Compare montos y descripciones en las ordenes de compra, reportes de recepcion y facturas de proveedores hasta el grado mayor posible. (11) Examine las facturas de proveedores y reportes de recepcion, para det erminar que se incluyen los numeros de cheque, y que se marcan los documentos "pagado" en el momento de la firma del cheque. c. Rastree los asientos hasta el archivo maes tro de cuentas por pagar para verificar nombre, cantidad y fecha. 11. Seleccione un a mue str a de los repo rtes de recepcion formulados durante el ano y rastreelos en las facturas de los proveedores y en los asientos en el diario de adquisicion es. a. Comp are el tipo de mercancia, nomb re del proveedor, fecha recibida, cantidades y sumas. b. Si en el libro de adqui sici ones se indica qu e la transaccion esta pagada, rastree el numer o del cheque en los asientos e n el diario de salidas de efectivo. Si no esta pagada, investigue las razones para ello. c. Rastree las transacciones en el archivo maestro de cuentas por pagar, comparando nombre, cantidad y fecha.
Tarea Preparar todas las partes de una hoja de datos de muestreo de atributos mediante el tamaho de CAP1TULO17
muest ra plane ado para el program a de auditoria anterior, en el supuesto de que se utiliza una partida de linea en el diario de desembolso de efectivo para la unidad de muestreo. Para todos los procedimientos para los cuales la partida de linea en el diario de desembolsos de efectivo no es una unidad de muestreo apropiada, suponga que se desarrollaron los procedimi entos de audi toria sobre una base no estadistica. Para to das las pruebas de controles, utilice una tasa de excepcion tolerable de 5%, y para todas las pruebas sustantivas de transacciones utilice una tasa de 6%. Use un riesgo aceptable de sobreconfiabilidad del 10%. Planee una tasa de excepcion del universo calculado de 1% para las pruebas de con trol y de 0% para las pruebas sustantivas de transacciones. Prepare la hoja de datos utilizando la microcomputadora (opcion del instructor —tambien se aplica a la parte 2). PARTE 2 Supongamos una muestra de 50 partidas para todos los procedimientos en la primera parte, sin importar cuales hayan sido sus respuestas en la primera parte. Para los demas procedimientos, supongamos que se selecciono una muestra de tamano adecuado para las circunstancias. Las unicas excepciones en sus pruebas de auditoria para todas las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones en los procedimien tos de auditoria son las siguientes: 1. Proce dimie nto 2 —se identifica ron dos grandes transacciones como desusadas. La investigacion determino que eran adquisiciones autorizadas de activos fijos. Se registraron ambas correctamente. 2. Proc edi mie nto 10 b (1) —no se habi a adju nta do una orden de compra a la factura del pro veedor. Se enc ontro la orde n de com pra en un archivo por separado y se determino que fuera aprobada, puesto que era apropiada. 3. Proce dimie nto 10 b (5) —no se hab ian rubricado seis facturas de proveedores como verificadas internamente. Existian tres malas clasificaciones reales. El contralor explico que frecuent emente no rev isaba las codificaciones porque el empleado de contabilidad que efectuaba las codificaciones era competente, y se sorprendio de los errores.
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