UNIVERSIDAD DE ORIENTE NÚCLEO DE ANZOÁTEGUI EXTENSIÓN REGIÓN CENTRO-SUR ANACO ESCUELA DE INGENIERÍA Y CIENCIAS APLICADAS DEPARTAMENTO DE SISTEMAS INDUSTRIALES COMISION DE TRABAJO DE GRADO DE INGENERIA INDUSTRIAL
ANTEPROYECTO DE TRABAJO DE GRADO:
DISEÑO DE UN PLAN ESTRATÉGICO PARA EL MEJORAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES DE LA EMPRESA DIAGROMON, C.A, ANACO, ESTADO ANZOÁTEGUI.
Autor Br. Peraza, Cris M. ___________________________ _____ ________________________________ Asesor Académico
Anaco, Octubre de 2018
2
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Actualmente en Venezuela se presenta un periodo de cambios, las empresas buscan la forma de mantenerse competitivas o simplemente operativas ante esa situación, que ha afectado a todo tipo de mercados, incluyendo las empresas de la industria agropecuaria que pertenecen al este sector primario compuesto por el sector agrícola (agricultura) y el sector ganadero o pecuario (ganadería). Años pasados las actividades agropecuarias eran más resaltantes que hoy en día, debido a los cambios y la incertidumbre por no conocer que va a ocurrir en este país, se ha vuelto difícil mantenerse firmes cada día más en el mercado. Debido a esto son muchas las empresas que han ido dándole mayor importancia a los planes estratégicos, que les permite conocer y de algún modo predecir esa incertidumbre, eligiendo a partir de allí esos caminos alternativos y tomar las decisiones que consideren más favorable a la empresa y su situación actual. Según Chiavenato define la planificación estratégica (2000) como: “la toma deliberada y sistemática de decisiones que incluyen propósitos que afectan o deberían de afectar toda la empresa durante largos periodos” (p.115), interpretando esta cita se
obtiene que la empresa al recurrir al plan estratégico, estudia y analiza primero con lo que cuenta (fortalezas y debilidades), es decir lo interno, así como también la parte externa de la organización (oportunidades y amenazas), ya que se debe ser lo más transparente posible con la información interna y externa, claro si se quiere tener éxito con las estrategias y acciones que decida, lo que nos dice que con una planificación estratégica bien diseñada e implementada, cualquier empresa puede dirigirse a futuro más firme. La empresa de objeto de estudio lleva por nombre Diagromon C.A, se encuentra ubicada en el estado Anzoátegui y está dedicada a la compra, venta al detal y al mayor, de toda clase de alimentos y productos para animales, igualmente se dedica a la comercialización de alimentos al mayor y detal de alimentos y productos veterinarios (vacunas, remedios, o cualquier tipo de producto que se le relacione).
3
Esta empresa también se dedica a la comercialización de productos lubricantes para vehículos que utiliza gasolina o gasoil, que se dediquen a tareas de campo. Además de venta de animales como lo son: (ovejos, conejos, pollos, gallinas, entre otros), además de la venta de huevo, queso y charcutería. Incluso atiende al mercado de agro ferretero en la distribución y ventas de productos e insumos necesarios para el desarrollo de la infraestructura agrícola (fumigadores, máquinas de soldar, plantas eléctricas, trilladoras, carretillas, picos, palas, alambre de cercas, trompos, pego, cemento y herramientas, entre otros), en general todo lo relacionado con las actividades agrícolas y pecuarias. Esta organización se ha visto envuelta en diferentes problemas por diferentes motivos, la empresa no lleva acabo planes estratégicos, quizás porque al iniciar iniciar sus actividades fue con pocos recursos y personal, donde quizás creían o en realidad podían tener control de sus actividades sin necesidad de planificar, pero por lo antes expuesto se observa que se dedica a varias actividades y fue creciendo con el paso del tiempo, evidenciándose los problemas que se deben a la falta de planificación que tienen. Primeramente la irresponsabilidad de entregar a tiempo las solicitudes de pedidos, donde se incumplen las fechas de entrega y debido a esto se han venido perdiendo clientes por esa falta de responsabilidad, otra consecuencia de su desorganización es solicitar inadecuadamente y sin cantidades correctas los recursos, materiales, donde no identifican la cantidad y el producto exacto, ya que no llevan registros de compras ni control de cuando se requiera realizar nuevas compras, lo que disminuye su eficiencia y compromiso con sus clientes. La organización no tiene visión, misión o alguna meta planteada, con ellos sus empleados no conocen como quiere ser conocida la organización, o a donde aspiran llegar, es decir, a la deriva y sin logros que desee alcanzar. En los últimos meses debido a la situación del país con el incremento de precios y lo difícil de encontrar los productos que se deseen, además de la poca oferta en el
4
mercado, ese sistema ya no funciona, ahora es cuando más deben analizar el entorno y no darse el lujo de perder clientes e ingresos por su irresponsabilidad y falta de compromiso con el cliente, y sobre todo poder contar con los productos que ofrece y que el cliente cuando llegue no escuche la frase “se acabó”, esta situación de seguir
así deberá la organización cerrar sus actividades por no controlar y empezar a planificar. Debido a esta información se requiere realizar un análisis completo, es decir, un diagnóstico de la situación actual de la empresa Diagromon C.A, tomando en cuenta que nunca ha realizado una planificación estratégica ni se ha propuesto objetivos o metas que alcanzar, sería lo más adecuado realizar un plan estratégico que los pueda orientar para el desarrollo de sus actividades. Con esta investigación se pretende proponer el diseño de un plan estratégico para las actividades de esta empresa, primeramente diagnosticar la situación actual de la empresa, en segunda parte realizar auditorías internas para conocer con que cuenta la empresa y sus debilidades y fortalezas, un tercer un punto al no poseer una misión, visión, objetivos, estos deberán ser planteados, una vez conocido que se desea lograr o alcanzar y la información de los recursos y actividades existentes, se procederá a plantear las estrategias para el logro de esos objetivos y por último el plan que llevara a cabo esas estrategias. La realización de esta investigación se llevara a cabo mediante la metodología de Serna Gómez, la cual dará el conocimiento necesario para realizar las auditorias respectivas, utilizando a su vez la metodología de Fred David, para cumplir los objetivos propuestos se utilizara un plan de acción. Es necesario formular las siguientes interrogantes esperando encontrar respuesta, para cada una de ellas. ¿Cuáles son las actividades de la empresa Diagromon C.A? ¿Cuáles son los factores internos y externos con respecto a las fortalezas, oportunidades, debilidades o amenazas?
5
¿Cuál sería la misión, visión y objetivos estratégicos para esta organización? ¿Qué estrategias pueden formularse para el logro de los objetivos y metas planteados para la empresa? ¿A través de qué planes de acción puede llevarse a cabo la implementación de las estrategias? ¿Cómo ha de estar constituido el sistema de identificadores?
6
2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 2.1.
Objetivo General Diseñar un plan estratégico para el mejoramiento de las actividades de la
empresa Diagromon, C.A, Anaco, estado Anzoátegui, para orientar y proponer alternativas que minimicen sus problemas.
2.2.
Objetivos Específicos
Diagnosticar la situación actual de las actividades de la empresa Diagromon C.A, estado Anzoátegui.
Realizar una auditoría del contexto externo e interno con el fin de identificar las fortalezas y debilidades de la empresa Diagromon C.A, estado Anzoátegui.
Formular la misión, visión y objetivos de la empresa Diagromon C.A, estado Anzoátegui
Definir las estrategias para el logro de los objetivos planteados en la empresa Diagromon C.A, estado Anzoátegui
Diseñar un plan de acción estratégico para el mejoramiento de la empresa Diagromon C.A, estado Anzoátegui
Establecer un sistema de identificadores para la empresa Diagromon C.A, estado Anzoátegui
7
3. RESUMEN DE CONOCIMIENTOS PREVIOS 3.1 Antecedentes de la investigación Los antecedentes de estudio están constituidos por trabajos de investigación previos que guardan similitud con el tema que se presenta, a continuación se mencionan algunos trabajos de grado para el desarrollo y el avance de este proyecto. Guzmán (2016). “ Diseño de un plan estratégico dirigido a la mejora de los procesos administrativos en el área de declaración y pago de impuestos nacionales del Departamento de Administración, empresa Newsca, S.A Anaco estado Anzoátegui” El Departamento de Administración de la empresa Newsca, S.A Anaco
estado Anzoátegui, está dedicado a las actividades los procesos administrativos y todo lo referente a la declaración y pagos de impuesto nacional. Debido a la falta de planificación estratégica presenta deficiencias en sus procesos en el área administrativa. En busca de una solución a esta problemática, para el sistema en estudio, se diseñó un plan estratégico a fin de orientar al departamento hacia el logro de sus actividades y desarrollo afectivo; partiendo en primer lugar con la descripción de la situación actual a fin de conocer su entorno, estructura interna y funcionalidades, posteriormente se constató que no existían dentro del departamento declaraciones de misión, visión y objetivos Estratégicos, los cuales se formularon y evaluaron; seguidamente se llevaron a cabo las auditoría externa e interna, donde ambas arrojaron como resultado deficiencia en las respuestas a factores de su entorno y fallas en la funcionalidades respectivamente, demostrando la necesidad de aplicar los métodos de planificación. Finalmente, se formularon estrategias, se aplicaron técnicas de adecuación y selección de alternativas, para luego diseñar los planes de acciones. Este Trabajo de Grado aporto información para el estudio de la Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA), así como para la
8
evaluación de Factores Internos y Externos en conjunto con la misión y visión de la organización. Lineros (2016). “Diseño de un plan estratégico para el proyecto de Ingeniería, Procura y Construcción (IPC) de las instalaciones para el almacenamiento de diluente producción temprana, ejecutado en la División Junín de la Faja Petrolífera del Orinoco por la Gerencia de Construcción de PDVSA Ingeniería y Construcción”.
En este trabajo de investigación fue propuesto el establecimiento formal de un plan estratégico que ayudara a solventar ciertas deficiencias observadas, con la finalidad de lograr el mayor éxito en la realización de las actividades previstas para el proyecto anteriormente mencionado. Primeramente se realizó la descripción de la situación actual del proyecto haciendo uso de la metodología propuesta por Peter Checkland, a través de la cual también se pudieron realizar las respectivas declaraciones de la misión y visión. Posterior a esto, con los lineamientos propuestos por Fred David se llevó a cabo el proceso de auditoría interna y externa, con cuyas variables se contó con datos suficientes para la construcción adecuada de una Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA), que permitió la formulación de estrategias, culminando luego con la elaboración de los planes de acción de acuerdo a la estructura definida por George Morrisey y la aplicación del Cuadro de Mando Integral (CMI) estructurado por Kaplan y Norton, el cual se basa en indicadores de gestión, de acuerdo a cuatro perspectivas (financiera, clientes, procesos internos y aprendizaje y crecimiento). Esta investigación representa un gran aporte, ya que con la revisión de esta se tendrá de primera mano un claro ejemplo de cómo debe ser aplicado el Cuadro de Mando Integral (CMI) en una empresa, de acuerdo con las cuatro (4) perspectivas que comprende, sirviendo así de guía para llevar a cabo una importante etapa de esta investigación.
9
Anato, R (2014). “ Diseño de un Plan Estratégico para la implementación d e un Sistema de Gestión de Calidad en la empresa Instrumentación, Electricidad y sistemas (INELECSIS, C.A). Ubicada en Anaco, estado Anzoátegui”. Trabajo de
Grado, Escuela de Ingeniería y Ciencias aplicadas. Universidad de Oriente. Núcleo de Anzoátegui, Anaco título obtenido: Ingeniero de Sistemas. En este trabajo se presenta una propuesta de un plan estratégico para la empresa instrumentación, Electricidad y sistemas (INELECSIS, C.A), la cual carece de un sistema de gestión de calidad. Para el desarrollo de esta propuesta fue necesario realizar un análisis de la situación actual de la compañía en relación a la gestión de calidad empleando la lista de Verificación de la Norma ISO 9001:2008, así como la observación directa entrevistas no estructuradas realizadas al personal involucrando con el área de estudio, seguidamente se realizo un análisis externo, generando variables a partir de las cuales se creó la matriz EFE, así mismo se analizo el ambiente interno, y se genero la matriz EFI, para ambos análisis se utilizo la metodología de Fred David. Consecutivamente, se evaluaron la Misión y Visión de la organización, considerando necesario reformularlas, luego se crearon objetivos estratégicos de calidad. Posteriormente aplicando la matriz FODA se desarrollaron (4) tipos de estrategias de fuerzas – debilidades, estrategias de debilidades – oportunidadesestrategias de fuerzas – amenazas, y estrategias de debilidades – amenazas. Finalmente se diseñaron planes de acción para las estrategias. Este trabajo de grado será tomado como una guía para la elaboración de esta investigación, dado que permitirá ver una aplicación de las técnicas e instrumentos que se utilizo para esta investigación. Villarroel (2014). “Diseño de un plan estratégico para el departamento de operaciones de la empresa Lodos de Venezuela, C.A. (LOVENCA), ubicada en Anaco, Estado Anzoátegui”. Trabajo de Grado. Escuela de Ingeniería y Ciencias Aplicadas. Universidad de Oriente. Núcleo de Anzoátegui, Anaco, título obtenido:
Ingeniero Industrial. Este trabajo investigativo se baso en el diseño de un plan
10
estratégico para el Departamento de Operaciones de la empresa Lodos de Venezuela C.A LOVENCA. Para contribuir al desarrollo de las actividades que allí se realizan, basándose en conocimientos de Gerencia Estratégica. La investigación comenzó con el estudio de la situación actual, la recopilación de información a través de la observación directa, la entrevista no estructurada y cuestionarios, con el propósito de detectar los focos problemáticos que afectan el funcionamiento de la misma. Seguidamente se realizo la auditoría externa que evidencio las oportunidades y amenazas existentes en el departamento. Basándose en la información anterior, se formulo la misión y visión estratégica, así como los objetivos, siguiendo la metodología del autor Fred David. En la penúltima etapa del estudio, se formularon las estrategias para contrarrestar los factores críticos internos y externos, en base a los objetivos estratégicos propuestos. Para finalizar, se elaboraron los planes de acción para el logro de los referidos objetivos, conformados a lo dispuesto por el autor George Morrisey en su metodología. Esta investigación fue de gran relevancia ya que aporto teoría y conocimiento, que se relaciona con la idea que se desea plantear en esta investigación, es decir la formulación de las estratégicas, que disminuirán la problemática que se presenta en la empresa Diagromon, C.A.siendo de ayuda para la revisión exhaustiva que será realizada para el correcto desarrollo de esta investigación, permitirá observar con un enfoque directo el desarrollo de un plan estratégico completo siguiendo una metodología que será empleada.
3.2 Bases Teóricas 3.2.1 Planificación estratégica Serna Gómez (2010), define la planificación estratégica de manera más elaborada tal como se describe a continuación: La Planificación estratégica es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información
11
pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel de competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la institución hacia el futuro (p. 55). interlinas La planificación estratégica es un proceso a través del cual se formulan, desarrollan e implementan diversos planes de carácter operativo para la consecución de objetivos y metas previamente propuestos. Como proceso organizacional, permite la integración de todos los niveles de la organización para lograr una participación adecuada que facilite el establecimiento de la misión, visión, objetivos y estrategias para la empresa y su desarrollo.
3.2.1.1 Objetivos de la planificación estratégica Morrisey, (1996), señala que: El establecimiento de los objetivos y normas son un punto primordial en la planeación, ya que es el inicio de lo que se quiere lograr en una unidad de la estructura de la organización. También señala con énfasis que el objetivo de la declaración de resultados mediables en la empresa que deben lograrse dentro del marco de tiempo establecido en un plan (p.55). Dentro de los objetivos de la planificación estratégica podemos citar los siguientes:
Diseñar lo que desean alcanzar las organizaciones e identificar cual es la forma o el medio para lograrlo.
Identificar en forma sistemática las oportunidades y amenazas las oportunidades que de presentan.
Establecer un sistema organizacional que apoye a una adecuada toma de decisiones.
Crear por medio de la planeación los medios que permiten el desarrollo y crecimiento en forma general o específica de la empresa.
12
3.2.1.2. Principios de la Planificación Estratégica Según García, E y Valencia, M (2007) cita los siguientes principios:
Principio de Objetividad: los planes deben descansar en hechos reales más que en opiniones subjetivas. Principio de Medición: los planes serán más seguros en tanto puedan ser expresado no solo cualitativa sino cuantitativamente. Principio de Precisión: los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas. Principio de Flexibilidad: todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, como consecuencia de la parte imprevista o de la circunstancia que vayan cambiando. Principio de Unidad de Dirección: los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada función y todos los de la empresa se unan en un solo plan general. Principio de Rentabilidad: todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que se esperan con su aplicación y los costos que exige, debiendo definirse estos últimos y el valor cuantitativo de los resultados que hay que obtener. Principio de Participación: todo plan deberá conseguir la participación de las personas que habrán de estructúralos o que se relacione con su aplicación (p.12).
Estos principios no son más que las consideraciones que se deben tener en cuenta antes y durante de la planificación estratégica para lograr un resultado efectivo.
3.2.1.3. Importancia de la Planificación Estratégica De acuerdo con Fred David (1977), la importancia de la planificación estratégica radica en que: Es un proceso que permite asegurar con la conectividad presente y futura de quien lo impulsa, sea una organización o un territorio, analizando la propia situación interna y anticipando la evaluación del entorno, concreta las ideas en planes y programas de actuación, definidos en el tiempo y en
13
el espacio, formulado en términos objetivos, medibles y verificables, y cuantificados en términos de coste, inversión y resultados (p.04). Así pues, la planificación estratégica es una herramienta que:
Mantiene a la vez el enfoque en el futuro en el presente.
Refuerza los principios adquiridos en la misión visión y estrategia.
Fomenta la planeación y la comunicación interdisciplinaria.
Asigna prioridades en el destino de los recursos.
Constituye el puente con el proceso de planeación táctica a corto plazo.
Obliga a los ejecutivos a ver la planeación desde la macro perspectiva, señalando los objetivos centrales a modo que puedan contribuir a lograrlos.
3.2.2 Misión La misión en la planificación estratégica es un factor muy significativo en la creación del plan, ya que ella establece cuál es el propósito de la organización, es decir; ¿Para qué existe la empresa u organización? Serna Gómez (op.cit.),la define como “la formulación de los propósitos de una organización que la distingue de otros negocios en cuanto al cubrimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados y el talento humano que soporta el logro de estos propósitos” (p. 59).
Por otro lado, la misión, es la base principal para la creación de las metas y objetivos de la empresa u organización. Al momento de crear la misión es necesario que se formulen cuatro preguntas básicas y claves: ¿Qué hacemos?, ¿Para qué lo hacemos?, ¿Cómo lo hacemos?, ¿Por qué lo hacemos? Por lo tanto, estas preguntas son de gran ayuda para que no se pierda la perspectiva de lo que se quiere lograr, la definición de la misión de una organización es fundamental dentro del proceso de planificación estratégica, ya que con esta se deja en claro y se plasma lo que en si es la empresa y cuáles actividades realiza esta, empleando todos los recursos de los cuales dispone.
14
3.2.3 Visión Cuando se habla de visión de una empresa u organización se refiere a lo que se quiere lograr en el futuro.Serna Gómez (op.cit.), la define como el “con junto de ideas generales, algunas de ellas abstractas, que proveen el marco de referencia de lo que una empresa es y quiere ser en el futuro” (p. 61).
La visión pretende describir la imagen idónea de la organización, esta recoge en cierta medida las aspiraciones y sueños que la empresa quiere lograr a largo plazo. En relación a lo expuesto, para la presente investigación, al igual que en la creación de la misión, debe haber una participación activa de todos los miembros de la organización para lograr alcanzar el consenso necesario de hacia dónde se debe dirigir la empresa u organización en el futuro.
3.2.4 Objetivos Toda organización pretende alcanzar objetivos. Un objetivo organizacional, es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen que la organización pretende para el futuro. En opinión del autor Serna Gómez (op.cit.): Los objetivos son los resultados globales que una organización espera alcanzar en el desarrollo y operacionalización concreta de su misión y visión, por ser globales, estos objetivos deben cubrir o involucrar a toda la organización, pero, se deben tener en cuenta todas las áreas que integran a la empresa (p. 197). Por ello, para alcanzar los objetivos, se crea la imagen y se convierte en real y actual a la situación estudiada, en éste caso, la mejora de las actividades de la Empresa Diagromon C.A. Por lo tanto, los objetivos se convierten en palpables y tangibles en torno a dicha necesidad reflejada por la organización objeto de estudio, lo que conlleva a la resolución de los problemas existentes.
15
3.2.5 Diagnóstico interno Serna Gómez (op.cit.) lo define de la siguiente manera: “es una evaluación del desempeño de la compañía comparado con el de su competencia, es indispensable por tanto, que el análisis interno de la compañía se complemente y valide con un estudio profundo del entorno y la competencia” (p. 119). Dicho lo anterior, se puede señalar que este diagnóstico consiste en un análisis de las actividades y elementos propios de una organización, es decir, aquellos que puede controlar y que pueden representar fortalezas o debilidades que se deben de aprovechar o intentar erradicar para lograr el cumplimiento de sus objetivos y metas.
3.2.5.1 Categorías del diagnóstico interno El diagnóstico interno consiste en una evaluación que se realiza dentro de una empresa involucrando en él todos los factores que afectan su operación corporativa. El diagnóstico interno examina cinco (5) capacidades: directiva, competitiva, financiera, tecnológica y del talento humano.
3.2.5.2 Perfil de Capacidad Interna (PCI) Es definido por Serna Gómez (op.cit.) de la siguiente manera: El Perfil de Capacidad Interna (PCI) es un medio para evaluar las fortalezas y debilidades de la organización con relación a las oportunidades y amenazas que le presenta el medio externo. Es una manera de hacer diagnóstico estratégico a una empresa, e involucrando todos los factores que afectan su operación corporativa (p.168). Este es una herramienta fundamental para obtener un panorama de cómo se encuentra la organización internamente y cuales con los factores que afectan de manera positiva o negativa a la misma. Como se señaló anteriormente, con el PCI se busca examinar cinco (5) categorías o capacidades: directiva, competitiva, financiera, tecnológica y la del talento humano. Las fortalezas y debilidades generadas con este
16
perfil se evalúan con relación a su grado de importancia en la escala de alto (A), medio (M) y bajo (B), para luego ser valorada con respecto a su impacto en la escala de alto (A), medio (M), y bajo (B). Cada empresa es distinta, por lo tanto, las preguntas que se formulan, están realizadas de acuerdo con las características que la empresa ha encontrado relevantes.
3.2.6 Diagnóstico externo Para Serna Gómez (op.cit.): Es la fuente de sus oportunidades y amenazas, para el efecto tiene que entender la naturaleza del medio en que se mueve la organización. Esta es una tarea continua y permanente para la alta dirección de una organización, especialmente en un entorno que está cambiando en forma constante y turbulenta, Este análisis contempla todo lo que se puede aprovechar para así también minimizar de las oportunidades o partiendo de ellas, elementos que puedan ser nocivos e incluso destructivos para las organizaciones (p. 107). A través de este proceso se pretende realizar la identificación concreta de factores o elementos pertenecientes al entorno donde se desenvuelve la organización, es decir, aquellos sobre los cuales la empresa puede ejercer poco o ningún control y que debe estar sujeta a afrontarlos, ya sea aprovechando las oportunidades o evitando las amenazas que surgen del medio.
3.2.6.1 Factores del diagnóstico externo Por lo general, las empresas se enfrentan a ambientes externos cada vez más turbulentos, complejos y globalizados, lo que dificulta su análisis e interpretación. Al diagnóstico externo, lo integra el análisis de: factores económicos, políticos y legales, sociales y culturales, tecnológicos, geográficos y competitivos
17
3.2.6.2 Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio (POAM) Serna Gómez (op.cit.) establece que el Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio es “la metodología que permite identificar y valorar las amenazas y oportunidades potenciales de una empresa” (p.150).
El análisis POAM permite determinar qué tan apta y capacitada se encuentra la organización para enfrentarse al medio externo. Para valorar de una forma más precisa las fortalezas, las amenazas, las oportunidades y las debilidades se emplean los factores: alto (A), medio (M) y bajo (B), con los que se podrán definir el nivel de impacto de cada factor.
3.2.7 Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA) Según Koontz y Weihrich (2005) “esta matriz es un marco conceptual para un
análisis sistemático que facilita el ajuste entre amenazas y oportunidades externas con las debilidades y fortalezas internas de la organización” (p.138).
La matriz FODA es una herramienta que permite a la gerencia de una organización formular estrategias basándose en los factores que pueden catalogarse como fortalezas, oportunidades, debilidades o amenazas, que se obtienen de los diagnósticos externo e interno de la empresa. Estas estrategias se agrupan en cuatro tipos de, (FO, DO, FA y DA). El propósito de una matriz FODA es generar estrategias alternativas viables y no se centra en seleccionar, ni determinar cuáles estrategias son las mejores.
3.2.8 Planes de acción Son las tareas que deben realizar cada unidad o área para concretar las estrategias en un plan operativo que permita su control, seguimiento y evaluación. El plan de acción es una herramienta que facilita llevar a cabo los fines planteados por una organización, mediante una adecuada definición de objetivos y metas.
18
En esta etapa del proceso señala Serna Gómez (op.cit.) que “cada una de las personas o unidades responsables de los proyectos estratégicos deberán desarrollar el plan de acción para alcanzar los resultados esperados dentro del horizonte de tiempo previamente definido” (p. 247).
3.2.9.2 Mapa estratégico Según Kaplan y Norton (op.cit .) se define como: El conjunto de objetivos estratégicos que se enlazan a través de relaciones causa – efecto entre dichos objetivos, ayudando a entender la coherencia entre los objetivos estratégicos y cómo la implantación de determinadas mejoras en ciertos objetivos pueden influir en otros; con la finalidad de contribuir al desarrollo global del negocio y, por ende, al de sus distintos stakeholders. Así pues se logra visualizar de una manera sencilla y gráfica la estrategia de la organización, además de conseguir aglutinar y priorizar los objetivos estratégicos e incrementar el aprendizaje en el trabajo en equipo en dicho proceso de elaboración. (p. 112). Un mapa estratégico permite observar cómo cada objetivo se relaciona entre si y el grado de similitud o coherencia que hay entre estos, así como cuáles objetivos ejercen cierto tipo de influencia sobre otros. A través de un mapa estratégico se puede visualizar con cierto grado de detalle la interrelación de los objetivos y el panorama estratégico de la organización.
19
4. MARCO METODOLÓGICO 4.1 Nivel de la Investigación Este trabajo se fundamenta en un tipo de Investigación Descriptiva, ya que se logra describir y explicar el problema existente. Para Arias (2006) “los estudios descriptivos miden de forma independiente en las variables y aun cuando no se formulen hipótesis, tales variables aparecen enunciadas en los objetivos de la investigación” (p.24).
Se puede decir que en este trabajo se describirá la realidad de los hechos de la situación existente en la empresa Diagromon C.A, referente a la ausencia de un plan estratégico para el desarrollo adecuado de sus actividades; esto mediante el contacto con el sistema anteriormente mencionado, con lo cual se puede conocer su dinámica y estructura, permitiéndose proponer los planes de acción encaminados al mejoramiento de las operaciones y procesos llevados a cabo en el ente sometido al estudio.
4.2 Diseño de la investigación Según Arias (2006) define la investigación de campo como aquella que “consiste en
la recolección de datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna” (p.31)
Así pues, se recolectaron los datos directamente de la realidad por parte del investigador, en informaciones que provienen de observaciones e información disponible, en torno a la situación existente en la empresa Diagromon C.A.
20
4.3 Población y muestra 4.3.1 Población Arias (op.cit ) señala que “es el conjunto de elementos con características comunes que son objeto de análisis y para los cuales serán válidas las conclusiones de la investigación” (p.98). La población representa el total de unidades que conforman el
objeto de interés para un estudio o una investigación. Para el desarrollo de la investigación, resultará necesario realizar un estudio de la población perteneciente a todos los departamentos de la empresa Diagromon C.A. A continuación se presenta la manera en que estará conformada la población para este estudio:
Tabla 4.1: Personal de la empresa Diagromon C.A PERSONAL DE LA EMPRESA DIAGROMON C.A Descripción de cargo N° de empleados Gerente general 1 Administrador 1 Vendedores 8 Cajeros 4 Mantenimiento 3 Almacenistas 5 TOTAL 22 personas
Fuente: el autor (2018) Cuales el objeto en estudio?
4.3.2 Muestra Para Arias (op.cit), “la muestra es un conjunto representativo y finito que se extrae de la población accesible” (p. 83). En tal sentido, una muestra representativa es aquella
que por su tamaño y características similares a las del conjunto, permite hacer inferencias o generalizar resultados al resto de la población con un margen de error conocido.
21
Cabe destacar que como la población estará comprendida por un número relativamente pequeño, no será necesario aplicar ninguna técnica de muestreo; en este sentido la cantidad de la muestra estará representada por esa misma cifra, es decir, veintidós (22) personas. Considerando lo señalado por Hernández, Fernández y Baptista (1998), “si la población es menor a cincuenta (50) individuos, población es igual a la muestra” (p.69).
4.4 Técnicas e instrumentos de recolección de datos Las técnicas de recolección de datos, son las distintas formas o maneras de obtener la información. Para Hurtado (2008), “la selección de técnicas de recolección de datos
implica determinar por cuáles medios o procedimientos el investigador obtendrá la información necesaria para alcanzar los objetivos de la investigación”. (p.164) En
cuanto, las técnicas de recolección de datos necesitan ser correlacionadas con los instrumentos de orden respectivo, Arias (op.cit ), define los instrumentos de recolección de datos como “los materiales que se emplean para recoger, almacenar o almacenar información” (p.53).
4.4.1 Técnicas de Recolección de Datos 4.4.1.1 Revisión Bibliográfica Tamayo y Tamayo (1999) expresa que la revisión bibliográfica “constituye un procedimiento científico y sistemático de indagación, recolección, organización, interpretación, y presentación de datos e información de un determinado tema, basado en una estrategia de análisis de documentos” (p.37). Se realizó la revisión de
materiales bibliográficos como libros, tesis de grado, internet, normas, archivos digitales clasificados, entre otros; relacionados con el área de planificación estratégica con el propósito de ampliar todos los conocimientos previos sobre el tema y obtener una base teórica más amplia, estar actualizado en el tema que se explora y recopilar información importante para el desarrollo de la investigación.
22
4.4.1.2 Entrevista No Estructurada Arias (op.cit ), define la entrevista como “una técnica basada en un diálogo o conversación “cara a cara”, entre el entrevistado y el entrevistador acerca de un tema
previamente determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la información requerida” (p.73). Luego, el mismo autor def ine la entrevista no estructurada como “una modalidad en donde no se dispone de una guía de preguntas
elaboradas previamente. Sin embargo, se orienta por unos objetivos preestablecidos, lo que permite definir el tema de la entrevista” (p.73).
Se efectuaran entrevistas conformadas con preguntas abiertas. Partiendo de lo mencionado, la misma comprendió a la realización de conversaciones informales con los actores del sistema, que sirvieran como base de conocimiento, combinándose con la toma de notas, a objeto de recopilar información de interés para la comprensión amplia de la problemática detectada.
4.4.1.3 Observación Directa Arias (op.cit ) establece que la observación directa “consiste en visualizar o captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que se produzca en la naturaleza o sociedad, en función de unos objetivos de investigación establecidos” (p.69).
Mediante la participación directa se hará posible la recopilación de los datos necesarios referente a los procedimientos utilizados para la elaboración de un Plan Estratégico, la cual permitirá realizar un sondeo de la situación actual que presenta la empresa Diagromon C.A y se logró obtener datos reales con la intensión de conocer todos los detalles y características de los procedimientos que se llevan a cabo en dicha empresa.
23
4.4.1.4 Encuesta Arias (op.cit .) define la encuesta como “es una técnica que pretende obtener información que suministra un grupo o muestra de sujetos acerca de si mismos, o en relación con un tema particular” (p. 72). Es una técnica que se empleó principalmente para recopilar información pertinente para la investigación, en función de facilitar la realización de preguntas al personal de la empresa Diagromon C.A en aspectos referentes a los detalles y características de los procedimientos que se llevan a cabo en dicha empresa. Para fines de esta investigación se empleará la encuesta escrita a través de un cuestionario las preguntas realizadas estarán directamente relacionadas con los objetivos, por ello sus respuestas permitirán conocer la situación actual, así como las posibles soluciones a la misma, es decir, que los resultados proporcionaran el cumplimiento del objetivo general. La información recabada permitirá conocer aspectos importantes necesarios para sustentar y soportar la investigación.
4.4.2 Instrumentos de Recolección de Datos 4.4.2.1 Cuestionario De acuerdo con Arias (op.cit.), el cuestionario se define como la “modalidad de encuesta que se realiza de forma escrita mediante un instrumento o formato en papel contentivo de una serie de preguntas. Se le denomina cuestionario auto administrado porque debe ser llenado por el encuestado, sin intervención del encuestador” (p.74).
Para este Trabajo Especial de Grado, se empleara un cuestionario con preguntas cerradas (de carácter dicotómico), que será empleado a todos los empleados de la empresa Diagromon C.A, buscando con esto, obtener su opinión sobre la situación
24
que se presenta en la organización, a través de sus respuestas de acuerdo a las preguntas planteadas. Una vez formulado el cuestionario, se buscará la colaboración de tres expertos en el área de estudio, quienes calificarán cada ítem según su pertinencia con los objetivos, con la variable, con las dimensiones, y con los indicadores; así como la adecuación o no de cada uno de ellos con el tema investigado, así como también, se empleará el método KR20 para el cálculo de su confiabilidad.
4.5 Técnicas de Análisis de Datos 4.5.1 Descripciones de cargos Según Dolan, Cabrera, Jack son y Schuler (2007) “en la descripción del puesto de trabajo se ofrece una lista de diferentes aspectos relativos a qué se hace, cómo se hace y por qué se hacen las cosas” (p.65). De esta forma, se tiene que una descripción de
cargo o de puesto de trabajo solo incluye aspectos referentes al trabajo dentro de la organización, cómo debe hacerse y qué valor aporta su realización, sin llegar a profundizar en que conocimientos o habilidades son necesarios para su realización.El emplear esta técnica aportara información importante que permita entender parte del proceso organizacional dentro de Diagromon C.A, enfocándose en los distintos trabajos que han de ser realizados en esta empresa.
4.5.2 Diagramas de sectores Berenson y Leving (2005) lo definen como: Un diagrama que se puede utilizar para todo tipo de variables, pero que frecuentemente se utiliza para variables cualitativas. Los datos son representados en un círculo, de modo tal que el ángulo de cada sector es proporcional a la frecuencia absoluta correspondiente. (p.10)
25
Este diagrama se aplicará con el fin de representar de forma gráfica y posteriormente analizar los resultados que serán obtenidos a partir de la aplicación del cuestionario elaborado para describir la situación actual de la empresa Diagromon C.A. Que tipo de investigación se utiliza?
4.5.3 Perfil de Capacidad Interna (PCI) El Perfil de Capacidad Interna permitirá llevar a cabo la evaluación de las fortalezas y debilidades de la empresa Diagromon C.A., realizando el correspondiente examen y análisis de cinco (5) capacidades: directiva, competitiva, financiera, tecnológica y del talento humano, todas estas inherentes al diagnóstico interno de la organización.
4.5.4 Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio (POAM) El Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio (POAM) es la herramienta a utilizar durante el proceso de diagnóstico externo que se realizará para identificar las oportunidades y amenazas potenciales del entorno en el que se desenvuelve la empresa Diagromon C.A. Se deberá reunir información a través de la evaluación de diversos factores: factores económicos, políticos, sociales tecnológicos, geográficos y competitivos para luego calificar las oportunidades y amenazas con escala de: alto, medio o bajo, permitiendo realizar el análisis del entorno corporativo.
4.5.5 Matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) La Matriz FODA es un instrumento de ajuste importante que ayuda a los gerentes a desarrollar cuatro (4) tipos de estrategias (FO, DO, FA, y DA). El propósito de esta es generar estrategias alternativas viables y no en seleccionar ni determinar que estrategias son las mejores. Cabe destacar que no todas las estrategias desarrolladas en una Matriz FODA serán seleccionadas para su aplicación.
26
4.5.6 Plan de Acción Tomando en consideración lo indicado por Morrisey (1996), un plan de acción: Es el medio específico mediante el cual se logran los objetivos que se plantean para la organización. Así mismo, también representan el punto en el proceso de planeación cuando se necesita establecer quién los va a implementar y quien va a participar de manera activa, independientemente de que hayan participado en etapas previas de la planeación (p. 54). De esta manera el plan de acción servirá como una especie de guía donde se presentará las tareas que deben realizarse por ciertas personas, en un plazo de tiempo específicos, utilizando los recursos que se necesitaran y los mecanismos que se emplearan a la hora de llevar a cabo dicho proyecto.
Tabla 4.2: Formato de Plan de acción Objetivo: Estrategia: N°
Acciones a seguir
Responsable(s)
Duración
Recursos
Mecanismos de retroalimentación
Fuente: el autor (2018)
27
5. DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN 5.1 Etapas de desarrollo Para la elaboración del proyecto se requiere de un conjunto de actividades que están clasificadas por etapas las cuales permiten seguir una secuencia en la recopilación de información necesaria para el desarrollo de este proyecto.
5.1.1 Etapa I: Revisión Bibliográfica Esta etapa consistirá en la búsqueda de la información en diversas fuentes, como libros, sitios web, videos y fuentes primarias la cual permitirá contribuir con el desarrollo del proyecto en estudio. Se tomarán en cuenta fuentes de documentación e información adicional como: documentos técnicos, tesis de grado, normas, y cualquier información relacionada con el tema en estudio que sirva como antecedente, todo esto con el propósito de construir los fundamentos teóricos que sostendrán y guiarán el Trabajo de Grado.
Duración: 19 semanas 5.1.2 Etapa II: Diagnostico de la situación actual de las actividades de la empresa Diagromon C.A, estado Anzoátegui. Esta es la primera parte del proyecto, permitirá diagnosticar la situación actual de la empresa Diagromon C.A, en lo que respecta su modelo estratégico, se consideraran los aspectos administrativos como lo son su filosofía en lo que respecta a su misión, visión y objetivos, la estructura organizacional que posee actualmente y de los cargos que la conforman, esto se lograra a través de técnicas de recolección de datos como la observación directa y la aplicación de la encuesta empleando como instrumento el cuestionario previamente aprobado, cuyos resultados serán procesados y presentados mediante la utilización de la descripción de cargos y el diagramas de sectores, cada
28
uno acompañado de su respectivo análisis, los cuales funcionarán como piezas de rompecabezas que al unirse permitirán tener una idea clara de la situación actual que presenta la empresa objeto de estudio y que servirá como base el diagnóstico inicial.
Duración: 3 semanas 5.1.3 Etapa III: Realización de una auditoría del contexto externo e interno con el fin de identificar las fortalezas y debilidades de la empresa Diagromon C.A, estado Anzoátegui. En primer lugar se realizará una auditoría interna para identificar las fortalezas que se deben aprovechar y las debilidades que deben ser superadas por la empresa Diagromon C.A, a lo cual primeramente se evaluarán las fortalezas y debilidades de la empresa, realizando el correspondiente examen y análisis de cinco (5) capacidades: directiva, competitiva, financiera, tecnológica y del talento humano, todas estas inherentes al diagnóstico interno de la organización, esto se lograra a través de la herramienta de Perfil de Capacidad Interna (PCI); seguidamente se ejecutara un análisis externo empleando la herramienta de Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio (POAM) con el fin de identificar las oportunidades y amenazas potenciales que de la empresa Diagromon C.A, evaluándose factores como: Factores económicos, políticos, sociales, tecnológicos, geográficos y competitivos para luego calificar las oportunidades y amenazas con escala de: alto, medio o bajo, permitiendo realizar el análisis del entorno corporativo.
Duración: 5 semanas 5.1.4 Etapa IV: Formulaciónde la misión, visión y objetivos de la empresa Diagromon C.A, estado Anzoátegui Este objetivo se centrara en la declaración formal de una misión, visión y objetivos estratégicos para la empresa Diagromon C.A, según los lineamientos establecidos por el autor Fred David (2008), primeramente evaluando la misión y visión actual de la
29
empresa, que de no cumplir con los parámetros establecidos por David, las mismas serán reformuladas en aras de dar cumplimiento a los mismos, es importante contar con una misión, para conocer que está tratando de hacer y a dónde quiere llegar a largo plazo la empresa, con el fin de establecer las actividades a realizar para cumplir con los objetivos planteados. Posteriormente, se establecerán los objetivos estratégicos con base en la nueva misión y visión de la empresa.
Duración: 2 semanas 5.1.5 Etapa V: Definiciónde estrategias para el logro de los objetivos planteados en la empresa Diagromon C.A, estado Anzoátegui En esta etapa se le da consecución al modelo estratégico basándose en la metodología de Serna Gómez, y empleando como entradas la información obtenida en las auditorías interna y externa, se procederá a generar las estrategias factibles de adecuación mediante el uso de la matriz (FODA). El desarrollo de esta etapa consiste en ajustar tanto oportunidades y amenazas externas como las fortalezas y debilidades internas. La cual es una herramienta de gran valor para la formulación de las estrategias alternativas para el logro de los objetivos de la delegación a largo plazo.
Duración: 2semanas 5.1.6 Etapa VI: Diseño de un plan de acción estratégico para el mejoramiento de la empresa Diagromon C.A, estado Anzoátegui Una vez finalizadas las etapas anteriores se procederá a formular los planes de acción que integran la decisión estratégica sobre los cambios que deben incorporarse a las distintas actividades en la empresa, las tareas que deben desarrollarse para la mejora de la misma.
Duración: 2 semanas
30
5.1.7 Etapa VII: Establecimiento de un sistema de identificadores para la empresa Diagromon C.A, estado Anzoátegui Una vez establecidos los objetivos estratégicos y las estrategias a utilizar para su consecución se procederá a la elaboración de un sistema de identificadores para cada objetivo, teniendo como objetivo principal el contar con mecanismos de control que permitan medir los resultados obtenidos con las estrategias empleadas y poder llevar a cabo acciones para corregir cualquier desviación que se pueda presentar.
Duración: 2 semanas 5.1.8 Etapa VIII: Redacción y presentación del trabajo de grado En esta etapa se iniciará la elaboración escrita del proyecto y se desarrollara toda la información y datos alcanzados durante el desarrollo del mismo, para así poder establecer las conclusiones y recomendaciones. Este trabajo de grado será presentado en la Universidad de Oriente, Extensión Centro-Sur Anaco, como requisito indispensable para optar como Ingeniero Industrial.
Duración: 20 semanas
31
5.2 Cronograma de actividades (Diagrama de Gantt)
Elaborado por:Cris María PerazaFecha de inicio: xxxxxxxxFecha de culminación:xxxxxxx
32
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Anato, R (2014). Diseño de un Plan Estratégico para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad en la empresa Instrumentación, Electricidad y sistemas (INELECSIS, C.A). Ubicada en Anaco, estado Anzoátegui. Trabajo
de Grado no publicado. Universidad de Oriente, Anaco, Venezuela. Arias, F. (2006). El proyecto de investigación. Introducción a la Metodología Científica. Caracas: Editorial Epísteme.
Balestrini, M. (1997). Como se elabora el proyecto de investigación. Caracas: Editorial BL Consultores Asociados. Bardin, L. (1999). Análisis del Contenido. Madrid: Ediciones Akal. Berenson y Leving (2005) diagramas de sectores (pag.10) Chiavenato, I. (2000). Administración de recursos humanos. 5ta Edición. Editorial McGraw Hill, Colombia. David, F. (2008).Conceptos de Administración Estratégica. Editorial Prentice Hall. Distrito Federal, México. Dolan, S., Cabrera, R., Jackson, S. y Schuler, R. (2007). La Gestión de los Recurso Humanos (3ª ed.). Madrid: Editorial McGraw-Hill
García, E; Valencia, M (2007). Planificación Estratégica. México, Argentina, España, Puerto Rico, Venezuela: Editorial Trillas. Guzmán. (2016). Diseño de un plan estratégico dirigido a la mejora de los procesos administrativos en el área de declaración y pago de impuestos nacionales del Departamento de Administración, empresa Newsca, S.A Anaco estado Anzoátegui. Trabajo de Grado no publicado. Universidad de Oriente, Anaco,
Venezuela.
