PROCESO: GESTION HUMANA FORMATO
Código
FO-GH-05
Versión
01
Fecha
30/06/2016
MANUAL DE FUNCIONES
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1. IDENTIFICACIÓN IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nivel del Cargo: Nombre del Cargo: Código: Proceso al que pertenece: Nombre del cargo del Jefe Inmediato: Tiene personal a Cargo
Auxiliar. Auxiliar de Sistema de Gestion de la Calidad. Proceso Administrativo Administrati vo y Financiero. Jefe Administrativa y Financiera. No.
2. OBJETIVO GENERAL DEL CARGO Ejecutar las actividades de Implementacion, Impleme ntacion, seguimiento y mantenimiento mantenimient o del sistema de gestión de la calidad y sistema de gestión documental para la empresa.
3. REQUERIMIENTOS DEL CARGO Educación Formal Educación No Formal
Pregrado en carreras Administrativas Administrati vas o Ingeniería Industrial. Industrial . Certificado Certific ado de Auditor Interno ISO 9001 en su última versión. Diplomado ISO 9001: en su última versión o diplomado en sistemas integrados de gestión. Preferiblemente Preferiblem ente con Diplomado en Sistema de Gestión Documental Curso de 50 horas en SST (SENA). Cursos o seminarios en Gestión de Riesgos. Cursos o seminarios en medición de procesos. Normatividad vigente aplicable de acuerdo con la actividad económica de la empresa y en Seguridad y Salud en Trabajo. Excel, Word, Power Point.
Conocimientos Básicos o Esenciales para el desempeño del cargo Experiencia Equivalencia de Perfil del cargo (Educación Formal por Experiencia) Entrenamiento
2 años de experiencia desempeñando el cargo, ejecutando actividades de implementación o mantenimiento en sistemas de gestión. Tecnólogo en carreras Administrativas o Ingeniería Industrial con 3 años de experiencia implementado y llevando a certificación a empresas en sistemas de gestión. Información general de la empresa. Inducción general de la empresa y específica en las generalidades de cada proceso. Generalidades en la normatividad aplicable a la empresa y en procesos. En la generalidad del negocio y productos y servicios.
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4. COMPETENCIAS Competencias Corporativas Funcionales
Técnicas
Detalle
Calificación A
B
Vocación de Servicio Trabajo en Equipo Adaptabilidad y Flexibilidad Comunicación eficaz Gestión y Logro de objetivos Capacidad de planificación y organización Colaboración Liderazgo Prueba de solución de casos prácticos.
C
D X X X X X X X X X
5. DECISIONES QUE TOMA SIN CONSULTAR A SU JEFE INMEDIATO
Ninguna: Todas las decisiones son consultadas con su jefe inmediato.
6. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO Planear
Hacer
Proponer el plan de trabajo de implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad y sistema de gestión documental para la empresa. Elaborar en conjunto con su jefe inmediato el presupuesto requerido para la implementación de los sistemas de gestión a su cargo. Realizar las actividades de implementación de los sistemas de gestión a su cargo en cada uno de los procesos y general de la empresa. Elaborar la documentación soporte de los sistemas de gestión a su cargo en cada proceso de acuerdo al procedimiento de control de documentos y registros determinado por la empresa. Garantizar que la documentación elaborada para cada proceso corresponda al “DEBER SER” de acuerdo a la visión, políticas internas determinadas en la empresa y reglamentación legal aplicable y trabajar en conjunto con el asistente de SST en la documentación común o que se complemente. Velar por el cumplimiento de las normas aplicadas a los sistemas de gestión y los requisitos de los clientes. Dar apoyo a su jefe inmediato para fomentar la cultura del cambio organizacional. Atender todos los requerimientos dados por su jefe inmediato. Gestionar la aprobación de los documentos generados para todos los procesos de la empresa y apoyar a su distribución y socialización. Mantener actualizada la información y documentación soporte del SGC. Mantener actualizados los registros de los documentos en los listados maestros documentos y formatos. Elaborar el informe de la gestión correspondiente a su cargo.
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Verificar
Actuar
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Realizar la auditoria interna de los sistemas de gestión a su cargo, de acuerdo con el programa de auditoria aprobado por la Gerencia. Consolidar la información de los resultados de los indicadores de gestión en cada proceso. Dar apoyo en las actividades generales en el proceso cuando se requiera. Las demás funciones inherentes a su cargo que determine su Jefe Inmediato Verificar el cumplimiento de los lineamientos del plan de trabajo anual. Verificar la implementación de las acciones correctivas, preventivas y de mejora en cada proceso de acuerdo a los hallazgos generados durante diagnóstico y la auditoria interna y por todos los conceptos en donde se evidencien desviaciones de cumplimiento a los procedimientos y políticas establecidas. Verificar con los responsables de proceso los documentos realizados. Verificar la divulgación de los documentos aprobados. Sugerir la tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora a su proceso y demás procesos de la empresa.
7. RESPONSABILIDADES FRENTE A LOS SISTEMAS DE GESTI N SGC
SSTA
Cumplir con la implementación del sistema de gestión en su área de responsabilidad. Cumplir con la legislación aplicable a su gestión Cumplir con los procedimientos de mejora continua y la disminución de los riesgos en su proceso Reportar a su jefe inmediato todos los riesgos que identifique dentro del desarrollo de sus actividades diarias. Desarrollar información fuente para la consecución de los indicadores de su gestión Son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo. Así mismo, por desarrollar la auto evaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas dentro de su proceso. Cumplir con las disposiciones legales y organizacionales y actuar de acuerdo con la ética de su profesión o disciplina. Reportar las no conformidades que se presenten desde otros procesos y que generen re procesos en su labor diaria. Contribuir a mejorar las condiciones ambientales de su área de trabajo. Procurar el cuidado integral de su salud. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud Informar oportunamente al empleador o contratante acerca de los peligros y riesgos latentes en su sitio de trabajo; Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo de la empresa;
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SGPDP SGSI SUPER
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Participar en las actividades bienestar y de capacitación en seguridad y salud en el trabajo definido en el plan de capacitaciones. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Utilizar y portar el uniforme (limpio) y los EPP manteniéndolos en buenas condiciones y devolverlos al responsable SST para darles la disposición final y/o almacenamiento. Darle un adecuado uso y mantenimiento a los equipos, herramientas, dispositivos y demás elementos de prevención entregados por la empresa. Aplicar las políticas y procedimientos del SIPLAFT y Sistema de Administración de Riesgos, de conformidad con sus funciones y responsabilidades y la efectividad preventiva requerida, así como los distintos instructivos que expida la empresa al respecto. Reportar oportunamente todas las señales de alerta y operaciones inusuales que identifiquen, de conformidad con sus funciones y responsabilidades; guardando absoluta reserva de la información y/o documentos sujetos de reporte. Reportar oportunamente los eventos de riesgo de los que llegare a tener conocimiento, utilizando los mecanismos y canales establecidos para tal fin. Reportar oportunamente cualquier conducta que pueda llegar a considerarse fraudulenta, corrupta y/o anti-ética. Poner en conocimiento del oficial de cumplimiento toda omisión o falla en el cumplimiento de las políticas y procedimientos del SIPLAFT y Sistema de Administración de Riesgos de los que tenga conocimiento. Participar activamente en las capacitaciones en relación con SIPLAFT y Sistema de Administración de Riesgos. No divulgar información de contrapartes de la empresa, de las que llegare a tener conocimiento en ejercicio de sus funciones. Abstenerse de involucrar en cualquier operación de la empresa, recursos o cualquier tipo de vínculo con personas cuyos activos u actividad pueda estar relacionadas con LA/FT. Dar cumplimiento a las políticas internas y responsabilidades determinadas en el manual SGPDP Dar cumplimiento a las políticas internas y responsabilidades determinadas en el manual SGSI Dar cumplimiento a las políticas internas y responsabilidades determinadas en el manual SUPER
SIPLAFT y SISTEMAS DE ADMINISTRACION DE RIESGOS (SARLAFT, SARO, SARL)
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8. INDICADORES DE MEDICION DEL CARGO Objetivo de Periodicidad Formula Medición de Medición
Nombre del Indicador Cumplimiento de actividades determinadas en plan de trabajo.
Versión V1.
Verificar el cumplimiento de las actividades programadas en el Sistema Integrado de Gestión
(# actividades ejecutadas / # actividades programadas) *100 = % de cumplimiento.
Mensual
Meta 100%
9. CUADRO CONTROL DE CAMBIOS Fecha de Cambio Realizado Modificación 01/06/2017
Elaborado por:
Emisión del Manual de Funciones
10. FIRMAS Revisado por:
Autorizado por:
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Nombres y apellidos Dalexys Picón Villarreal Cargo: Jefe Administrativa y Financiera
Nombres y apellidos Dalexys Picón Villarreal Cargo: Jefe Administrativa y Financiera
Nombres y apellidos Miguel Arturo Cortes Gálvez Cargo: Gerente General
