ANALISIS MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN PADA BADAN KEPENDUDUKAN DAN KELUARGA BERENCANA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (BKKBN RI)
MAKALAH Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Kearsipan Disusun Oleh :
BUDI UTOMO
22170727
WAHIDIN
22170557
IRWANDI KURNIAWAN
22170611
RIRI THERESIA
22170817
PROGRAM STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN BINA SARANA INFORMATIKA JAKARTA 2018
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Adapun judul makalah ini adalah “ANALISIS MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN PADA BADAN KEPENDUDUKAN
DAN
KELUARGA
BERENCANA
NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA (BKKBN RI ).”
Tujuan penulisan makalah ini dibuat adalah untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Kearsipan. Sebagian bahan penulisan ini diambil berdasarkan hasil pengamatan/observasi dan studi referensi dari beberapa sumber/ literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak, maka penulisan makalah ini tidak akan berjalan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Ibu Imelda Sari selaku dosen mata kuliah Manajemen Kearsipan. 2. Ibu Puji Wahyuningsih selaku penghubung dengan pihak Kasubbag Umum dan Humas BKKBN RI. 3. Bapak Ponirin selaku Kasubbag Kearsipan BKKBN RI. 4. Bapak Eddy selaku Kasubbag Umum dan Humas BKKBN RI. 5. Seluruh staff dan pegawai BKKBN. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Penulis sangat menyadari bahwa penulisan makalah ini jauh dari sempurna, untuk itu penulis memohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang. Akhir kata semoga penulisan makalah ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya. Bekasi, 24 Maret 2018
Penulis
ii
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Adapun judul makalah ini adalah “ANALISIS MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP KEPEGAWAIAN PADA BADAN KEPENDUDUKAN
DAN
KELUARGA
BERENCANA
NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA (BKKBN RI ).”
Tujuan penulisan makalah ini dibuat adalah untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Manajemen Kearsipan. Sebagian bahan penulisan ini diambil berdasarkan hasil pengamatan/observasi dan studi referensi dari beberapa sumber/ literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak, maka penulisan makalah ini tidak akan berjalan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. Ibu Imelda Sari selaku dosen mata kuliah Manajemen Kearsipan. 2. Ibu Puji Wahyuningsih selaku penghubung dengan pihak Kasubbag Umum dan Humas BKKBN RI. 3. Bapak Ponirin selaku Kasubbag Kearsipan BKKBN RI. 4. Bapak Eddy selaku Kasubbag Umum dan Humas BKKBN RI. 5. Seluruh staff dan pegawai BKKBN. Serta semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga terwujudnya penulisan ini. Penulis sangat menyadari bahwa penulisan makalah ini jauh dari sempurna, untuk itu penulis memohon kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan di masa yang akan datang. Akhir kata semoga penulisan makalah ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya. Bekasi, 24 Maret 2018
Penulis
ii
DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL …….…………....………….…….………………………
i
KATA PENGANTAR ….…….………..……………………………………….
ii
DAFTAR ISI …………...……………………………………………………… iii DAFTAR GAMBAR ………….……………………………………..…………
v
DAFTAR TABEL …..….……………………………………………………… vi BAB I
PENDAHULUAN ……….………………………………………….. .
1
1.1 Latar Belakang Masalah ………………………… ………………………………………….. ……………….... 1
BAB II
1.2 Perumusan Masalah ……………………………………………… ………………………………………………..
2
1.3 Tujuan dan Manfaat ………...……………………………………..
3
1.4 Metode Penelitian Penelitian ………………………… ………………………………………………… ………………………
3
1.5 Ruang Lingkup ………….……………………………………… ...
4
1.6 Sistematika Penulisan ………………………… …………………………………………….. …………………..
4
LANDASAN TEORI ………………………………………………...
6
2.1 Pengertian Arsip …………………………………………………..
6
2.2 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan ….………………..……...
7
2.3 Sistem Penyimpanan Arsip ..….…… ..….……..……………………..…… ……………………..……... ... 14 2.4 Prosedur Pencatatan dan Klasifikasi Arsip …..…………...……… ..…………...……… 15 2.5 Manajemen Arsip Elektronik ………………………… ………………………………… ……….. ..… … 17 ……………………………………………………... ………………………... 18 BAB III PEMBAHASAN ……………………………
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan ……………………………………… 18 3.1.1 Sejarah ………………………………………………………. 18 3.1.2 Struktur Organisasi ……………….………………………… ……………….………………………….. 25 3.1.3 Visi dan Misi Organisasi ………………………… …………………………………… ………….. 25 3.1.4 Kegiatan Perusahaan …………………………… ……………………………………… ………….. .. 26 3.2 Pembahasan ……………………………… ……………………………………………………….. ……………………….. 27 3.2.1 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan di BKKBN RI....…… RI....…… 27 3.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip di BKKBN RI………………. RI……………….…. 28
iii
3.2.3 Prosedur Pencatatan dan Pengelolaan Surat Keluar dan Surat Masuk di BKKBN RI …...…………………………… …...………………………………… …….. .. 29 3.2.4 Prosedur Pengelolaan Arsip Kepegawaian di BKKBN RI … 32 3.2.5 Manajemen Arsip Elektronik di BKKBN RI …. ….……...…. ……...….… 34 3.2.6 Kendala-Kendala Kendala-Kendala Kearsipan di BKKBN RI ………………... 35 3.2.7 Data Sampel Persuratan Persuratan Tahun 2017-2018 di BKKBN RI ... 37 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ……………………………………… 40
4.1 Kesimpulan ……………………………………………………….. 40 4.2 Saran ……………………………………………………………… 40 DAFTAR PUSTAKA …………………………………………………………... 42 LAMPIRAN ………………………...……...………….………………………... 43
iv
DAFTAR GAMBAR
Halaman Gambar III.1 Struktur Organisasi di BKKBN RI ……………………………. 25 Gambar III.2 Alur Pengurusan Surat Masuk di BKKBN RI ……... ……...…………. …………. 30 Gambar III.3 Alur Pengurusan Surat Keluar di BKKBN RI ……...…………. 31 Gambar III.4 Alur pengelolaan dan penyimpanan pen yimpanan arsip di BKKBN RI ……... 33 Gambar III.5 Sampel Surat masuk dan keluar BKKBN RI periode 2017 ……. 38 Gambar III.6 Sampel Surat masuk dan keluar BKKBN RI periode 2018 ……. 39
v
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel III.1 Data Peralatan Kearsipan di BKKBN R I …………………………….
27
Tabel III.2 Data Peralatan Kearsipan di BKKBN RI …....….................................
28
vi
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Setiap kantor pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan. Menurut kamus administrasi, kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, 2005:2). Suatu kantor juga selalu membutuhkan bantuan data dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik. Salah satu cara yang dilakukan oleh kantor tersebut dalam menghadapi perkembangan teknologi adalah dengan memiliki suatu sistem informasi yang cukup baik, cepat dan teliti. Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu ketelitian, ketepatan waktu, kelengkapan, keringkasan dan kesesuaian, karena dengan hal ini akan membantu kelancaran pekerjaan dalam kantor tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut arsip sangat berperan penting dalam sebuah kantor baik secara Konvesional ( Manual ) ataupun Digital . Dalam sebuah kantor, arsip diperlukan untuk memberi pelayanan kepada pihak lain dan untuk keperluan informasi internal dalam kantor tersebut. Oleh karena itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan di segala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Arsip juga merupakan pusat ingatan dari sebuah kantor, dengan arsip dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki kantor tersebut sehingga dapat
2
ditentukan sasaran yang akan dicapai dengan menggunakan potensi yang ada secara maksimal. Informasi yang diperoleh melalui arsip juga dapat menghindarkan salah komunikasi, mencegah adanya duplikasi pekerjaan dan membantu mencapai efisiensi pekerjaan. Sistem
pengelolaan
dalam
arsip
meliputi
berbagai
kegiatan
dalam
mengklasifikasikan surat, memberi kode, menyimpan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara penyingkiran dan pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi. Sistem sendiri adalah sekelompok komponen yang teratur yang saling berkaitan dengan rencana yang dibuatnya dalam rangka mencapai tujuan. Sedangkan pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan (Ibnu Syamsi, 1994:8). Apabila arsip yang dimiliki oleh sebuah kantor kurang baik pengelolaannya, dapat mengakibatkan sulitnya menemukan informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar. Sehubungan dengan hal tersebut, maka perlu dilakukan penelitian yang berhubungan dengan sistem pengelolaan kearsipan. Maka dari uraian di atas, penulis tertarik untuk mengambil judul “ANALISIS MEKANISME PENGELOLAAN ARSIP
KEPEGAWAIAN
PADA
BADAN
KEPENDUDUKAN
DAN
KELUARGA BERENCANA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA (BKKBN RI).”
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah ini, maka perumusan masalah yang ingin dijelaskan oleh penulis adalah: 1. Apa saja peralatan dan perlengkapan kearsipan di BKKBN RI? 2. Bagaimana sistem penyimpanan arsip di BKKBN RI?
3
3. Bagaimana prosedur pencatatan dan pengelolaan surat keluar dan surat masuk di BKKBN RI? 4. Bagaimana prosedur pencatatan dan klasifikasi arsip kepegawaian di BKKBN RI? 5. Bagaimana manajemen arsip elektronik di BKKBN RI? 6. Apa saja kendala-kendala kearsipan di BKKBN RI? 7. Apa saja sampel data statistik persuratan di BKKBN RI?
1.3 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penulisan tugas akhir ini adalah: 1. Untuk mengetahui mekanisme pengelolaan arsip kepegawaian di BKKBN RI. 2. Untuk mengetahui kinerja sistem pengelolaan arsip kepegawaian di BKKBN RI. Sedangkan manfaat dari penulisan tugas akhir ini adalah: 1. Penulis Untuk lebih memahami tentang mekanisme dan kinerja pengelolaan arsip terhadap kelangsungan sistem administrasi suatu perusahaan. 2. Perusahaan Dapat memberikan gambaran dan informasi yang berguna bagi perusahaan dalam melakukan pengelolaan kearsipan khususnya berkaitan dengan pengelolaan surat masuk dan surat keluar. 3. Pembaca Sebagai bahan referensi bagi pembaca yang ingin melakukan penelitian lebih lanjut, terutama yang berhubungan dengan sistem kearsipan.
1.4 Metode Penelitian
Metode atau teknik yang digunakan dalam penulisan makalah ini adalah: 1. Observasi (Pengamatan Langsung)
Observasi adalah pengamatan langsung dari suatu kegiatan persuratan dan pengarsipan yang sedang berlangsung di BKKBN RI. 2. Wawancara
Wawancara adalah melakukan proses tanya jawab dengan seseorang atau bebera-
4
pa narasumber di tempat atau lokasi objek penelitian dilakukan. Adapun pertanyaan-pertanyaan yang diberikan adalah seputar pengelolaan kearsipan dan surat masuk dan surat keluar di BKKBN RI. 3. Metode Kepustakaan
Data diperoleh melalui buku-buku dan literatur yang relevan sebagai bahan referensi pendukung untuk memperkuat objektivitas penulisan laporan tugas akhir.
1.5 Ruang Lingkup
Di dalam penulisan makalah ini, penulis membahas tentang mekanisme pengelolaan arsip kepegawaian di BKKBN RI. Dengan menggunakan prosedur pencatatan dan pengelolaan surat keluar dan surat masuk untuk mengetahui alur/aliran mekanisme kearsipan yang ada. Dan sampel data statistik persuratan tahun 2017-2018 untuk mengetahui data surat masuk dan surat keluar yang berlangsung selama beberapa periode dan juga sebagai indikator penentu efektivitas kinerja Sistem Informasi Persuratan, Arsip, dan Dokumentasi (SIPAD) di BKKBN RI. Mengingat pembahasan manajemen kearsipan terlalu luas, agar makalah ini dapat mencapai sasaran waktu sesuai dengan yang ditentukan maka ruang lingkup pembahasan meliputi bagaimana mekanisme pengelolaan arsip kepegawaian di BKKBN RI. Data yang digunakan adalah data pada tahun 2016-2017.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara keseluruhan dalam penulisan tugas akhir ini. Adapun sistematika penulisan adalah sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN
Bab ini akan menguraikan tentang latar belakang penyusunan, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, metode penelitian, ruang lingkup, pembahasan serta sistematika penulisan.
5
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini akan menjelaskan pengertian dari arsip, sistem administrasi, sistem penyimpanan
arsip,
prosedur
pencatatan
dan
klarifikasi
arsip,
sistem
pengindeksan arsip, serta manajemen arsip elektronik.
BAB III PEMBAHASAN
Bab ini menjelaskan mengenai riwayat atau sejarah berdirinya organisasi tersebut dan tinjauan terhadap organisasi, struktur organisasi, dan kegiatan perusahaan. Data penelitian yang terdiri dari data peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip dan data sampel persuratan tahun 2017-2018.
BAB IV PENUTUP
Bab ini akan menjelaskan tentang kesimpulan dan saran dari penulis.
6
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Arsip
Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan lembaga tersebut. Menurut Sugiarto (2005:3) istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu “arche”, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan”. Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan, dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang menyangkut pemerintahan maupun non pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan. (Barthos, 2007:2). Menurut Achmad dan Badriyah (2009:1) : “Arsip adalah setiap catatan (record /warkat) yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai badan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dll.” Menurut Barthos (2005:1) menyebutkan: “Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Jadi yang termasuk arsip misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagainya.” Sedangkan, menurut UU No.43/2009/pasal 1 tentang Kearsipan: “Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
7
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”. Dari beberapa pendapat di atas maka dapat diketahui bahwa arsip adalah kumpulan warkat atau dokumen yang berisikan informasi baik berupa bukti atau rekaman penting dan dihasilkan dari setiap kegiatan yang harus dikelola secara sistematis agar dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali apabila sewaktuwaktu diperlukan. 2.2 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahun-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya. Fungsi peralatan kearsipan antara lain: 1. Sebagai sarana penyimpanan arsip 2. Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan 3. Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama. Beberapa perlengkapan kearsipan menurut Adhyar (2013:3) adalah sebagai berikut. 1. Filing Cabinet , yaitu lemari arsip yang terdiri dari laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak di gunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang di susun berdiri tegak lurus (vertikal ) berderet kebelakang. Filling Cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif. Sebelum arsip di simpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut di masukan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder ). penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena di perlukan ruang longgar untuk memudahkan dalam memasukan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci. Penyimpanan arsip yang terlalu padat di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar .
8
Dalam laci filling cabinet di lengkapi dengan sepasang gawang yang di pasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkut hanging folder . Filling cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, tetapi yang paling banyak adalah dari logam, karena lebih kuat. 2. Lemari Arsip adalah lemari tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip. Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau juga besi yang di lengkapi dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong, atau menggunakan kaca. Penyusunan arsip dapat di lakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral ) dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam ordner atau dengan cara di tumpuk mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu arsip di masukkan ke map. 3. Rak Arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang di susun secara lateral . Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang ada di dalam nya. Rak arsip dapat di buat dari kayu atau besi. 4. Map Arsip adalah lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan terlalu banyak sehingga map sulit ditutup. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut. a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun pentup pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat dengan menggunakan tali. b. Map snelhecter , yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang arsip/surat yang ada didalamnya menggunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya yang bersifat inaktif, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang
9
ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator . c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini funginya untukmenyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip secra vertikal. Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut. d. Hanging folder , yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung inidipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya. 5. Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide (bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau index atau pengelompokan arsip) dan badan guide (untuk menopang arsiparsip yang ada di belakangnya). Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan ordner atau map snelhecter. Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa suratsurat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang di simpan, tetapi jika arsip ukuran nya kecil maka guide juga kecil. Posisi tab guide dapat di atur penempatannya, yaitu: a. pertama, Tab Guide terletak pada posisi atas sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject ). b. Kedua, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder ( sub subject ). c. Ketiga, yaitu Tab Guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier ( sub sub subject ) atau untuk yang lebih khusus lagi.
10
6. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang didalam nya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan di simpan didalam ordner terlebih dahulu di lubangi dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebak sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip surat. 7. Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan dengan menggunakan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, sserta baru berfungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam yang cukup kuat. Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetan dibagian mulut, uasahakan tidak memukul-mukulkan stapler . Stapler sangat populer sehingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti jekrekan, jepretan, dan cekrekan. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi : a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas. b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas. c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 8. Perforator adalah alat untuk melubangi kertas/kartu. perforator dibedakan antara lain sebagai berikut. a. Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain. b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelhecter atau ordner c. Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam ordner. Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Cara kerja dan komponennya mekanis. Perforator mebuat lubang dengan diameter 5mm. Perforator terbut dari logam.
11
9. Numerator adalah alat unuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagi berikut. a. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit. b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdir lebih dari 6 digit. Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secaraa otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di tempat tertutup dan kering. Adapun cara kerja numerator sebagai berikut. a. Beri tinta pada bantalan huruf. b. Atur nomor awal. c. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator. 10. Kotak/ Box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.Biasanya terbuat dari karton yang tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder.Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip(lateral berderet ke samping). 11. Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map /folder yang biasanya diletakan pada tab dari sebuah folder/guide.Label terbuat dari bahan kertas
dengan
berbagai
ukuran
dan
mempunyai
perekat
pada
bagian
belakang,sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan label pada tempat yang di inginkan. 12. Cabinet Cardex (Card Index) adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditari keluar memanjang. Di dalam Cardex terdapat smacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index .Alat ini terbuat dari bahan besi baja. 13. Rak/laci kartu adalah laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara vertikal.Alat ini terbuat dari kayu dan banyaknya laci dapat di sesuaikan dengan kebutuhan.
12
14. Khusus Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk yang khusus seperti flasdisk , CD (Compact Disk ), kaset, dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain,karena sangat tergantung dari perkembangan kemajuan teknologi.Sebelum ada flasdisk , untuk menyimpan data elektronik digunakan disket . Alat ini dapat terbuat dari logam dan plastik. Alat-alat tersebut diatas sangat memungkinkan untuk mengalami
perkembangan,
desain
maupun
jenisnya,
karena
mengikuti
perkembangan teknologi yang juga semakin berkembang. Beberapa perlengkapan kearsipan ,antara lain sebagai berikut : 1. Kartu Indeks adaalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu indeks mencatat informasi tentang : a. Judul/nama surat. b. Nomor surat c. Hal surat d. Tanggal surat, e. Kode surat, f.
Kode kartu indeks
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimpan menggunakan sistem penyimpanan subjek,tanggal,wilayah, dan nomor. Kartu indeks tidak digunakan jika asrip/dokumen dengan menggunakan system abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk membantu menemukan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/caption/kode dari surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan.Oleh karena itu,kartu indeks ini disimpan berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara lafabetis. Misalkan suatu arsip disimpan dengan menggunakan system masalah/subjek. Sebelum arsip tersebut disimpan ,terlebih dahulu dibuat kartu indeks. Untuk mencari ditempat penyimpanan,tetapi jika
13
tidak mengetahui (tidak ingat), maka sebelum mencari surat di tempat penyimanannya,terlebih dahulu mencari kartu indeks pada laci kardex untuk mengetahui lokasi penyimpanan arsip tersebut. 2. Kartu Tunjuk Silang. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukkan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat dengan ukuran 12,5cm x 7,5cm. Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk disilangnya,tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-benar perlu dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja,waktu dan peralatan. Disamping itu, penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan justru menambah keruwetan penyimpanan. Beberapa criteria dari suatu arsip yang peru dibuatkan kartu tunjuk silangnya antara lain sebagai berikut : a.Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/captiom/nama. b. Jika surat/arsip yang disimpan pada filling cabinet mempunyai
lampiran
dokumen
lain
yang
ukurannya
besar
dan
tidak
memungkinkan untuk disimpan pada laci filling cabinet misalnya berupa peta, gambar,
maka
hal
demikian
dapat
dibuatkan
kartu
tunjuk
silangnya.
Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain sebagai berikut : 1) Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak. 2) Disimpan dibagian paling belakang laci filiing cabinet, dibelakang guide PS (Petunjuk Silang). Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit. 3. Lembar Pinjam Arsip (out slip) adalah lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip, antara lain sebagai berikut : a. Sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip. b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian
14
arsip yang dipinjam. c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam. d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan. e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip. Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut : a. Lembar ke1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam, sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam. b. Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman. c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan. 4. Map Pengganti (out folder ) Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat , tetapi satu map yang berisikan seluruh surat-surat , maka perlu dibuat satu map penggati (out folder ) dan menempatkannnya ditempat map yang dipinjam. 5. Buku Arsip adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip. 2.3 Sistem Penyimpanan Arsip
Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan warkat-warkat. Warkat-warkat itu harus disimpan menurut suatu sistem yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Pada pokoknya dikenal 5 macam sistem penyimpanan warkat (Gie, 2007:120) : 1. Penyimpanan menurut abjad (Alphabetic filling) Pada penyimpanan ini, warkat-warkat disimpan menurut abjad nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap warkat itu. Dalam suratmenyurat antara sebuah perusahaan dengan para langganannya. Misalnya, surat-surat yang ditujukan dan diterima dari langganan itu disimpan menurut uruta-urutan abjad nama masing-masing langganan. 2. Penyimpanan menurut pokok soal (Subject filling) Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiaptiap warkat, misalnya semua surat-menyurat yang mengenai iklan dikumpulkan menjadi satu dibawah judul “iklan”. 3. Penyimpanan menurut wilayah (Geographic filing) Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan
15
menurut pembagian wilayah. Untuk Indonesia misalnya, dapat diadakan pembagian menurut pulau-pulau (Sumatra, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah provinsi (Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Daerah Istimewa Yogjakarta). 4. Penyimpanan menurut nomor (Numeric filling) Pada sistem penyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan angka dari 1 terus meningkat hingga bilangan yang lebih besar. Ini misalnya faktur-faktur yang dibuat oleh sebuah perusahaan. 5. Penyimpanan menurut tanggal (Chronological filling) Sebagai sistem terakhir untuk menyimpan warkat-warkat ialah menurut uru turutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. 2.4 Prosedur Pencatatan dan Klasifikasi Arsip
Prosedur pencatatan dan klasifikasi meruupakan serangkaian langkah-langkah yang termasuk di dalam mekanisme pengelolaan arsip yaitu menyangkut teknik dan tahap-tahap yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip. Prosedur pengelolaan arsip inaktif meliputi kegiatan pemindahan arsip inaktif, menentukan kapan arsip inaktif dapat dipindah, menentukan arsip yang akan dipindah, menyiapkan arsip yang akan dipindah serta menyiapkan ruang simpan arsip. Adapun hal yang menyangkut masalah pengelolaan arsip yang dilaksanakan diberbagai instansi, menurut Soedarmayanti (2003:20) adapun yang menjadi tahapan pengelolaan kearsipan adalah : 1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip, yaitu dibentuknya berupa konsep, daftar, formulir dan sebagainya. 2. Tahap pengurusan dan pengendalian yaitu tahap dimana surat masuk/keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. 3. Tahap referensi yaitu surat-surat tersebut digunakan dalam proses sehari-hari setelah surat tersebut diklasifikasikan dalam indeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
16
4. Tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip. 5. Tahap pemusnahan yaitu pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi yang dapat dilakukan oleh Lembaga Negara dan swasta. 6. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, arsip yang sudah menurun nilai gunanya didaftar. Kemudian dipindah ke penyimpanan pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku. 7. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional Republik Indonesia. Tahap ini tahap terakhir dalam kearsipan. Sedangkan menurut Sutrisno dan Sanusi (2001:51), setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut : 1. Tahap Penciptaan Pada tahap ini, arsip diciptakan/dibuat, kemudian digunakan sebagai media penyampai informasi, pengambilan keputusan, pengawasan dan lain sebagainya. 2. Tahap Pemanfaatan Arsip (Filling) Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu arsip masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis dapat dikategorikan lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari (terus menerus). Sedangkan arsip dinamis in aktif ialah, arsip dinamis
yang
frekuensi
penggunaannya
sudah
menurun
(jarang)
dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari. 3. Tahap Penyimpanan dan Penemuan kembali Arsip disimpan untuk tujuan digunakan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan dikemudian hari. 4. Tahap Pemindahan Dalam kurun waktu penyimpanan selembar arsip mungkin saja arsip dicari dan digunakan secara terus menerus. Dalam hal ini arsip dinamakan “dinamis aktif”. Namun demikian, arsip tidak selalu secara terus menerus digunakan, maka perlu dimusnahkan atau dipindahkan. Perlu dipertimbangkan pertama, arsip dapat
17
dipindahkan dari status aktif menjadi in aktif, tetapi masih dalam ruang lingkup kantor. 5. Tahap Pemusnahan Tahap terakhir dari lingkaran adalah penghapusan. Beraneka ragam cara dapat digunakan untuk menghilangkan arsip, dari yang sederhana yaitu dengan menghancurkan arsip dan melemparkan ke dalam tempat sampah sampai dengan cara yang kompleks dengan menggunakan mesin yang mahal. 2.5 Manajemen Arsip Elektronik
Arsip Elektronis yaitu kumpulan data yang disimpan dalam bentuk scan-an yang
dipindahkan
secara
elektronik
atau
dilakukan
dengan digital
copy
menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan ke dalam hard drive atau optical disk . Pemberian indeks untuk arsip elektronis dapat memberikan informasi yang lengkap mengenai data dokumen, seperti penulis, nomor referensi, atau tanggal dibuatnya.
Data
dapat
ditampilkan,
dicetak,
dibagi,
dan
disimpan
secara
komputerisasi, sehingga memberikan keuntungan besar karena membuat isi dokumen menjadi aktif. Saat ini, beberapa vendor menyediakan sistem pengarsipan profesional sesuai untuk pengelolaan arsip atau dokumen secara benar. Sedikitnya ada tiga sistem utama yang tersedia sebagai berikut. 1. Sistem manajemen dokumen elektronik atau elektronic document management system (EDMS) yang secara umum akan mengelola arsip atau dokumen elektronik melalui
komputer
masing-masing
pegawai.
Misalnya,
word
processing,
spreadsheets, presentasi, dan proyek. 2. Sistem pemindaian elektronik atau electronic imaging system (EIS) yang akan mengelola dokumen atau hasil pemindaian (scan). 3. Software manajemen dokumen atau records management software (RMS) yang akan mengelola dokumen kertas atau data yang tersimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen.
18
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah
Organisasi keluarga berencana dimulai dari pembentukan Perkumpulan Keluarga Berencana pada tanggal 23 Desember 1957 di gedung Ikatan Dokter Indonesia. Nama perkumpulan itu sendiri berkembang menjadi Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI) atau Indonesia Planned Parenthood Federation (IPPF). PKBI memperjuangkan terwujudnya keluarga- keluarga yang sejahtera melalui 3 macam usaha pelayanan yaitu mengatur kehamilan atau menjarangkan kehamilan, mengobati kemandulan serta memberi nasihat perkawinan. Pada tahun 1967, PKBI diakui sebagai badan hukum oleh Departemen Kehakiman. Kelahiran Orde Baru pada waktu itu menyebabkan perkembangan pesat usaha penerangan dan pelayanan KB di seluruh wilayah tanah air. Dengan lahirnya Orde Baru pada bulan maret 1966 masalah kependudukan menjadi fokus perhatian pemerintah yang meninjaunya dari berbagai perspektif. Perubahan politik berupa kelahiran Orde Baru tersebut berpengaruh pada perkembangan keluarga berencana di Indonesia. Setelah simposium Kontrasepsi di Bandung pada bulan Januari 1967 dan Kongres Nasional I PKBI di Jakarta pada tanggal 25 Februari 1967. Periode Keterlibatan Pemerintah dalam Program KB Nasional
Di dalam Kongres Nasional I PKBI di Jakarta dikeluarkan pernyataan sebagai berikut: PKBI menyatakan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada pemerintah yang telah mengambil kebijaksanaan mengenai keluarga berencana yang akan dijadikan program pemerintah PKBI mengharapkan agar Keluarga Berencana sebagai Program Pemerintah segera dilaksanakan. PKBI sanggup untuk membantu pemerintah dalam melaksanakan program KB sampai di pelosok-pelosok supaya faedahnya dapat dirasakan seluruh lapisan masyarakat.
19
Pada tahun 1967, Presiden Soeharto menandatangani Deklarasi Kependudukan Dunia yang berisikan kesadaran betapa pentingnya menentukan atau merencanakan jumlah anak, dan cara alternatif menjarangkan kelahiran-dalam-keluarga-sebagaihak -asasi manusia. Pada tanggal 16 Agustus 1967 di depan Sidang DPRGR, Presiden Soeharto pada pidatonya “Oleh karena itu kita harus menaruh perhatian secara serius mengenai usaha-usaha pembatasan kelahiran, dengan konsepsi keluarga berencana yang dapat dibenarkan oleh moral agama dan moral Pancasila”. Sebagai tindak lanjut dari Pidato Presiden tersebut, Menkesra membentuk Panitia Ad Hoc yang bertugas mempelajari kemungkinan program KB dijadikan Program Nasional. Selanjutnya pada tanggal 7 September 1968 Presiden mengeluarkan Instruksi Presiden No. 26ntahun 1968 kepada Menteri Kesejahteraan Rakyat, yang isinya antara lain: Membimbing, mengkoordinir serta mengawasi segala aspirasi yang ada di dalam masyarakat di bidang Keluarga Berencana. Mengusahakan segala terbentuknya suatu Badan atau Lembaga yang dapat menghimpun segala kegiatan di bidang Keluarga Berencana, serta terdiri atas unsur Pemerintah dan masyarakat. Berdasarkan Instruksi Presiden tersebut Menkesra pada tanggal 11 Oktober 1968
mengeluarkan
Surat
Keputusan
No.
35/KPTS/Kesra/X/1968
tentang
Pembentukan Tim yang akan mengadakan persiapan bagi Pembentukan Lembaga Keluarga Berencana. Setelah melalui pertemuan-pertemuan Menkesra dengan beberapa menteri lainnya serta tokoh-tokoh masyarakat yang terlibat dalam usaha KB, Maka pada tanggal 17 Oktober 1968 dibentuk Lembaga Keluarga Berencana Nasional (LKBN) dengan Surat Keputusan No. 36/KPTS/Kesra/X/1968. Lembanga ini statusnya adalah sebagai Lembaga Semi Pemerintah. Periode Pelita I (1969-1974)
Periode ini mulai dibentuk Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional (BKKBN) berdasarkan Keppres No. 8 Tahun 1970 dan sebagai Kepala BKKBN adalah dr. Suwardjo Suryaningrat. Dua tahun kemudian, pada tahun 1972 keluar
20
Keppres No. 33 Tahun 1972 sebagai penyempurnaan Organisasi dan tata kerja BKKBN yang ada. Status badan ini berubah menjadi Lembaga Pemerintah Non Departemen yang berkedudukan langsung dibawah Presiden. Untuk
melaksanakan
program
keluarga
berencana
di
masyarakat
dikembangkan berbagai pendekatan yang disesuaikan dengan kebutuhan program dan situasi serta kondisi masyarakat. Pada Periode Pelita I dikembangkan Periode Klinik (Clinical Approach) karena pada awal program, tantangan terhadap ide keluarga berencana (KB) masih sangat kuat, untuk itu pendekatan melalui kesehatan yang paling tepat. Periode Pelita II (1974-1979)
Kedudukan BKKBN dalam Keppres No. 38 Tahun 1978 adalah sebagai lembaga pemerintah non-departemen yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden. Tugas pokoknya adalah mempersiapkan kebijaksanaan umum dan mengkoordinasikan pelaksanaan program KB nasional dan kependudukan yang mendukungnya,
baik
di
tingkat
pusat
maupun
di
tingkat
daerah
serta
mengkoordinasikan penyelenggaraan pelaksanaan di lapangan. Periode ini pembinaan dan pendekatan program yang semula berorientasi pada kesehatan ini mulai dipadukan dengan sector-sektor pembangunan lainnya, yang dikenal dengan Pendekatan Integratif (Beyond Family Planning). Dalam kaitan ini pada tahun 1973-1975 sudah mulai dirintis Pendidikan Kependudukan sebagai pilot project. Periode Pelita III (1979-1984)
Periode ini dilakukan pendekatan Kemasyarakatan (partisipatif) yang didorong peranan dan tanggung jawab masyarakat melalui organisasi/institusi masyarakat dan pemuka masyarakat, yang bertujuan untuk membina dan mempertahankan peserta KB yang sudah ada serta meningkatkan jumlah peserta KB baru. Pada masa periode ini juga dikembangkan strategi operasional yang baru yang disebut Panca Karya dan Catur Bhava Utama yang bertujuan mempertajam segmentasi sehingga diharapkan
21
dapat mempercepat penurunan fertilitas. Pada periode ini muncul juga strategi baru yang memadukan KIE dan pelayanan kontrasepsi yang merupakan bentuk “Mass Campaign” yang dinamakan “Safari KB Senyum Terpadu”. Periode Pelita IV (1983-1988)
Pada masa Kabinet Pembangunan IV ini dilantik Prof. Dr. Haryono Suyono sebagai Kepala BKKBN menggantikan dr. Suwardjono Suryaningrat yang dilantik sebagai Menteri Kesehatan. Pada masa ini juga muncul pendekatan baru antara lain melalui Pendekatan koordinasi aktif, penyelenggaraan KB oleh pemerintah dan masyarakat lebih disinkronkan pelaksanaannya melalui koordinasi aktif tersebut ditingkatkan menjadi koordinasi aktif dengan peran ganda, yaitu selain sebagai dinamisator juga sebagai fasilitator. Disamping itu, dikembangkan pula strategi pembagian
wilayah
guna
mengimbangi
laju
kecepatan
program.
Pada periode ini juga secara resmi KB Mandiri mulai dicanangkan pada tanggal 28 Januari 1987 oleh Presiden Soeharto dalam acara penerimaan peserta KB Lestari di Taman Mini Indonesia Indah. Program KB Mandiri dipopulerkan dengan kampanye LIngkaran Biru (LIBI) yang bertujuan memperkenalkan tempat-tempat pelayanan dengan logo Lingkaran Biru KB. Periode Pelita V (1988-1993)
Pada masa Pelita V, Kepala BKKBN masih dijabat oleh Prof. Dr. Haryono Suyono. Pada periode ini gerakan KB terus berupaya meningkatkan kualitas petugas dan sumberdaya manusia dan pelayanan KB. Oleh karena itu, kemudian diluncurkan strategi baru yaitu Kampanye Lingkaran Emas (LIMAS). Jenis kontrasepsi yang ditawarkan pada LIBI masih sangat terbatas, maka untuk pelayanan KB LIMAS ini ditawarkan lebih banyak lagi jenis kontrasepsi, yaitu ada 16- jenis-kontrepsi. Pada periode ini ditetapkan UU No. 10 Tahun 1992 tentang Perkembangan Kependudukan dan Pembangunan Keluarga Sejahtera, dan Garis-Garis Besar Haluan Negara (GBHN) 1993 khususnya sub sector Keluarga Sejahtera dan Kependudukan, maka kebijaksanaan dan strategi gerakan KB nasional diadakan untuk mewujudkan
22
keluarga Kecil yang sejahtera melalui penundaan usia perkawinan, penjarangan kelahiran, pembinaan ketahanan keluarga dan peningkatan kesejahteraan keluarga. Periode Pelita VI (1993-1998)
Pada Pelita VI dikenalkan pendekatan baru yaitu “Pendekatan Keluarga” yang bertujuan untuk menggalakan partisipasi masyarakat dalam gerakan KB nasional. Dalam Kabinet Pembangunan VI sejak tanggal 19 Maret 1993 sampai dengan 19 Maret 1998, Prof. Dr. Haryono Suyono ditetapkan sebagai Menteri Negara Kependudukan/Kepala BKKBN, sebagai awal dibentuknya BKKBN setingkat Kementerian. Pada tangal 16 Maret 1998, Prof. Dr. Haryono Suyono diangkat menjadi Menteri Koordinator Bidang Kesejahteraan Rakyat dan Pengentasan Kemiskinan merangkap sebagai Kepala BKKBN. Dua bulan berselang dengan terjadinya gerakan reformasi, maka Kabinet Pembangunan VI mengalami perubahan menjadi Kabinet Reformasi Pembangunan Pada tanggal 21 Mei 1998, Prof. Haryono Suyono menjadi Menteri Koordinator Bidang Kesra dan Pengentasan Kemiskinan, sedangkan Kepala BKKBN dijabat oleh Prof. Dr. Ida Bagus Oka sekaligus menjadi Menteri Kependudukan. Periode Pasca Reformasi
Dari butir-butir arahan GBHN Tahun 1999 dan perundang-undangan yang telah ada, Program Keluarga Berencana Nasional merupakan salah satu program untuk meningkatkan kualitas penduduk, mutu sumber daya manusia, kesehatan dan kesejahteraan sosial yang selama ini dilaksanakan melalui pengaturan kelahiran, pendewasaan usia perkawinan, peningkatan ketahanan keluarga dan kesejahteraan keluarga. Arahan GBHN ini kemudian dijabarkan lebih lanjut dalam Program Pembangunan Nasional (PROPENAS) yang telah ditetapkan sebagai UndangUndang Nomor 25 Tahun 2000. Sejalan dengan era desentralisasi, eksistensi program dan kelembagaan keluarga berencana nasional di daerah mengalami masa-masa kritis. Sesuai dengan
23
Keppres Nomor 103 Tahun 2001, yang kemudian diubah menjadi Keppres Nomor 09 Tahun 2004 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen menyatakan bahwa sebagian urusan di bidang keluarga berencana diserahkan kepada pemerintah kabupaten dan kota selambat-lambatnya Desember 2003. Hal ini sejalan dengan esensi UU Nomor 22 Tahun 1999 (telah diubah menjadi Undang- Undang Nomor 32 Tahun 2004). Dengan demikian tahun 2004 merupakan tahun pertama Keluarga Berencana Nasional dalam era desentralisasi. Undang-Undang Nomor 52 Tahun 2009 tentang Perkembangan Kependudukan dan Pembangunan Keluarga, yang telah disahkan pada tanggal 29 Oktober 2009, berimplikasi terhadap perubahan kelembagaan, visi, dan misi BKKBN. UndangUndang tersebut mengamanatkan perubahan kelembagaan BKKBN yang semula adalah
Badan
Koordinasi
Keluarga
Berencana
Nasional
menjadi
Badan
Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional. Visi BKKBN adalah “Penduduk Tumbuh
Seimbang
2015”
dengan
misi
“mewujudkan
pembangunan
yang
berwawasan kependudukan dan mewujudkan keluarga kecil bahagia sejahtera”. Untuk mencapai visi dan misi tersebut, BKKBN mempunyai tugas dan fungsi untuk melaksanakan pengendalian penduduk dan penyelenggaraan keluarga berencana sebagaimana diamanatkan dalam Pasal 56 Undang-Undang tersebut di atas. Dalam rangka pengendalian penduduk dan penyelenggaraan keluarga berencana di daerah, pemerintah daerah membentuk Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Daerah yang selanjutnya disingkat BKKBD di tingkat provinsi dan kabupaten dan kota yang dalam melaksanakan tugas dan fungsinya memiliki hubungan fungsional dengan BKKBN (pasal 54 ayat 1 dan 2). Peran dan fungsi baru BKKBN diperkuat dengan adanya Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013 tentang Perubahan Ketujuh Atas Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian; Peraturan Kepala BKKBN Nomor 82/PER/B5/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perwakilan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Provinsi dan Peraturan
24
Kepala BKKBN Nomor 92/PER/B5/2011 tentang Organisasi Tata Kerja Balai Pendidikan dan Pelatihan Kependudukan dan Keluarga Berencana, sehingga perlu dilakukan perubahan/penyesuaian terhadap Renstra BKKBN tentang Pembangunan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Tahun 2010-2014 meliputi penyesuaian untuk beberapa kegiatan prioritas dan indikator kinerjanya. Pasca Reformasi Kepala BKKBN telah mengalami beberapa pergantian: Pada Periode Kabinet Persatuan Indonesia, Kepala BKKBN dirangkap oleh Menteri Negara Pemberdayaan Perempuan yang dijabat oleh Khofifah Indar Parawansa. Setelah itu digantikan oleh Prof. Dr. Yaumil C. Agoes Achir pada tahun 2001 dan meninggal dunia pada akhir 2003 akibat penyakit kanker dan yang kemudian terjadi kekosongan. Pada tanggal 10 November 2003, Kepala Litbangkes Departemen Kesehatan dr. Sumarjati Arjoso, SKM dilantik menjadi Kepala BKKBN oleh Menteri Kesehatan Ahmad Sujudi sampai beliau memasuki masa pensiun pada tahun 2006. Setelah itu digantikan oleh Dr. Sugiri Syarief, MPA yang dilantik sebagai Kepala BKKBN pada tanggal 24 Nopember 2006. Sebagai tindak lanjut dari UU 52/2009 tentang Perkembangan Kependudukan dan Pembangunan Keluarga Sejahtera, dimana BKKBN kemudian direstrukturisasi menjadi badan kependudukan, bukan lagi badan koordinasi, maka pada tanggal 27 September 2011 Kepala BKKBN, Dr. dr. Sugiri Syarief, MPA akhirnya dilantik sebagai Kepala Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana (BKKBN). Pada tanggal 13 Juni 2013 akhirnya Presiden Susilo Bambang Yudhoyono menetapkan mantan Wakil Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Prof. Fasli Jalal sebagai Kepala Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BKKBN).
25
3.1.2 Struktur Organisasi
Mengenai struktur organisasi BKKBN RI adalah sebagai berikut :
Gambar III.1 Struktur Organisasi BKKBN RI
3.1.3 Visi dan Misi Organisasi
Adapun visi dan misi BKKBN RI adalah : VISI
Menjadi lembaga yang handal dan dipercaya dalam mewujudkan penduduk tumbuh seimbang dan keluarga berkualitas. MISI
1. Mengarus-utamakan pembangunan berwawasan Kependudukan. 2. Menyelenggarakan Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi. 3. Memfasilitasi Pembangunan Keluarga. 4. Mengembangkan jejaring kemitraan dalam pengelolaan Kependudukan, Keluarga Berencana dan Pembangunan Keluarga. 5. Membangun dan menerapkan budaya kerja organisasi secara konsisten.
26
3.1.4 Kegiatan Perusahaan
BKKBN mempunyai tugas: “Melaksanakan tugas pemerintahan di bidang pengendalian penduduk dan penyelenggaraan keluarga berencana” Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, BKKBN menyelenggarakan fungsi: 1. Perumusan kebijakan nasional, pemaduan dan sinkronisasi kebijakan di bidang KKB; 2. Penetapan norma, standar, prosedur dan kriteria di bidang KKB; 3. Pelaksanaan advokasi dan koordinasi di bidang pengendalian penduduk dan KB; 4. Penyelenggaraan komunikasi, informasi dan edukasi di bidang KKB; 5. Penetapan perkiraaan pengendalian penduduk secara nasional; 6. Penyusunan desain Program KKBPK; 7. Pengelolaan tenaga penyuluh KB/petugas lapangan KB (PKB/PLKB); 8. Pengelolaan dan penyediaan alat dan obat kontrasepsi untuk kebutuhan Pasangan Usia Subur (PUS) nasional; 9. Pengelolaan dan pengendalian sistem informasi keluarga 10. Pemberdayaan dan peningkatan peran serta organisasi kemasyarakatan tingkat nasional dalam pengendalian pelayanan dan pembinaan kesertaan ber-KB dan Kesehatan Reproduksi (KR); 11. Pengembangan desain program pembangunan keluarga melalui pembinaan ketahanan dan kesejahteraan keluarga; 12. Pemberdayaan dan peningkatan peran serta organisasi kemasyarakatan tingkat nasional dalam pembangunan keluarga melalui ketahanan dan kesejahteraan keluarga; 13. Standardisasi pelayanan KB dan sertifikasi tenaga penyuluh KB/petugas lapangan KB (PKB/PLKB); 14. Penyelenggaraan pemantauan dan evaluasi di bidang pengendalian penduduk dankeluarga berencana; dan 15. Pembinaan, pembimbingan dan fasilitas di bidang KKB.
27
Selain menyelenggarakan fungsi tersebut, BKKBN juga menyelenggarakan fungsi: 1. Penyelenggaraan pelatihan, penelitian dan pengembangan di bidang KKB; 2. Pembinaan dan koordinasi pelaksanaan tugas administrasi umum di lingkungan BKKBN; 3. Pengelolaan barang milik/kekayaan negara yang menjadi tanggung jawab BKKBN; 4. Pengawasan atas pelaksanaan tugas di lingkungan BKKBN; dan 5. Penyampaian laporan, saran dan pertimbangan di bidang KKB. 3.2 Pembahasan 3.2.1 Peralatan dan Perlengkapan Kearsipan di BKKBN RI
Mengenai peralatan dan perlengkapan arsip di BKKBN RI, pada dasarnya peralatan adalah barang-barang dasar yang digunakan secara tetap bertahun-tahun, sedangkan perlengkapan adalah barang-barang tambahan yang dibutuhkan dalam pengklasifikasian suatu arsip. Berikut adalah daftar peralatan kearsipan yang dijumpai di BKKBN RI :
No. Peralatan Arsip
Keterangan
1. Lemari Arsip (untuk arsip aktif statis) Tempat penyimpanan arsip aktif tetapii sudah non aktif 2. Rak Arsip (untuk arsip aktif dinamis) Tempat penyimpanan arsip yang digunakan dalam aktivitas kantor sehari-hari Tempat pengepakan dokumen-dokumen 3. Box Arsip 4. Rol O’Packs (untuk arsip inaktif) Tempat penyimpanan arsip inaktif Alat untuk menghancurkan dokumen 5. Penghancur Kertas 6. Wadah Dokumen ( Box File)
arsip Tempat meletakkan sesuatu di meja PC
Tabel III.1 Data Peralatan Arsip di BKKBN RI
Dari hasil wawancara kami dengan bapak Eddy selaku kepala biro umum, beliau menjelaskan bahwa untuk periode selanjutnya dibutuhkan penambahan salah satu peralatan kearsipan yaitu penambahan lemari arsip karena di BKKBN RI ada
28
suatu pengembangan struktur, sehingga dari itu dibutuhkan penambahan tempat arsip. Selanjutnya, berikut adalah daftar perlengkapan kearsipan yang dijumpai di BKKBN RI :
No. Perlengkapan Arsip
1. Folder/ Map
2. 3. 4. 5.
Guide ATK (Stepler, Pena, dll) Kertas A4 HVS 80 gsm Buku arsip
Keterangan
Tempat penyimpanan arsip yang digunakan dalam aktivitas kantor sehari-hari Pembatas dan penunjuk arsip Alat-alat penunjang aktivitas perkantoran Untuk kepentingan percetakan dll. Untuk mencatat arsip yg masuk dan arsip yg keluar/dipinjam.
Tabel III.2 Data Perlengkapan Arsip di BKKBN RI
3.2.2 Sistem Penyimpanan Arsip di BKKBN RI
Sistem kearsipan yang digunakan pada Badan Keluarga Berencana dan Keluarga Sejahtera Republik Indonesia (BKKBN RI) adalah sistem abjad dan pokok soal (subjek). Dengan menggunakan sistem abjad dan pokok soal (subjek) akan dapat memperlancar penyimpanan arsip dan mempermudah penemuan kembali surat maupun arsip. Kedua sistem tersebut masih dipergunakan sampai sekarang walaupun terkadang dalam penataannya masih kurang teratur. Menurut wawancara kami dengan kepala bagian persuratan BKKBN RI yakni ibu Pawa, pada hari kamis, 28 Maret 2018 sekitar pukul 14.17 Wib, beliau menjelaskan bahwa : “Sistem kearsipan yang digunakan menggunakan sistem abjad dan sistem subjek dimana dalam proses kearsipannya dipercayakan kepada sub-sub bagian untuk mengelola arsip mereka sendiri”. Mengenai penyimpanan arsipnya (surat, dokumen, dll) sebelum surat/dokumen tersebut masuk ke unit-unit BKKBN RI, surat/dokumen masuk tersebut dicek dan di scan terlebih dahulu lalu dimasukkan ke Sistem Informasi Persuratan Arsip dan
29
Dokumentasi (SIPAD). Untuk surat/dokumen keluarnya pun sama, surat/dokumen dari suatu unit masuk (satu pintu) ke bagian persuratan terlebih dahulu, lalu pada bagian persuratan dibuat salinannya dahulu, selanjutnya bagian persuratan mengirimkan salinannya ke bagian kearsipan dan mengantarkan surat/dokumen tersebut ke alamat tujuan surat/dokumen tersebut dituju. 3.2.3 Prosedur Pencatatan dan Pengelolaan Surat Keluar dan Surat Masuk di BKKBN RI
Proses pengurusan (penciptaan arsip) surat/ dokumen di suatu organisasi sangat penting untuk mengetahui alurnya, hal ini karena proses proses penciptaan arsip adalah bagian awal dari seluruh kegiatan kearsipan dalam suatu organisasi. Jika arsip yang ada dalam suatau organiasasi tidak jelas alur penciptaannya, maka sangat sulit untuk melaksanakan kegiatan kearsipan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur yang ada. Untuk itu penulis mengurai tentang proses penciptaan arsip pada BKKBN RI. Menurut wawancara kami dengan kepala bagian persuratan BKKBN RI yakni ibu Pawa, pada hari kamis, 28 Maret 2018 sekitar pukul 14.17 Wib, beliau menjelaskan bahwa : “Proses penciptaan arsip yang berupa surat keluar dibuat oleh masing-masing unit-unit atau sub bagian dari bagian yang ada, lalu selanjutnya setiap surat keluar dibawa ke persuratan (sub bagian umum) untuk pemberian nomor surat, pencatatan surat pada buku agenda surat keluar dan kemudian pembuatan kartu kendali”. Kemudian dengan pertanyaan berbeda beliau menjelaskan bahwa : “Sedangkan proses penciptaan arsip yang berupa surat masuk yaitu surat yang diterima oleh sekretaris kemudian dibawa ke sub bagian umum untuk dilakukan pencatatan dan pembuatan kartu kendali yang selanjutnya dibawa ke sub bagian tujuan surat”. Dari hasil wawancara yang dilakukan penulis dapat diperoleh gambaran bahwa proses penciptaan arsip yakni surat masuk maupun surat keluar pada BKKBN RI menggunakan asas sentralisasi yang artinya bahwa proses pengurusan surat baik itu surat masuk maupun surat keluar melalui satu pintu. Sehingga kegiatan pengurusan
30
surat, baik surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilakukan secara terpusat pada suatu unit kerja. Berdasarkan hasil pengamatan (observasi) yang dilakukan penulis mengenai prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar pada BKKBN RI diperoleh data sebagai berikut : 1. Prosedur Pengurusan Surat Masuk Prosedur pengurusan surat masuk pada BKKBN RI dapat digambarkan sebagai berikut : a. Penerimaan Surat Surat yang masuk diterima oleh subbag persuratan baik surat yang diantarkan oleh petugas pos atau kurir kemudian dibuka dan dibaca isinya. b. Mencatat surat dan pembuatan kartu kendali Selanjutnya dilakukan pencatatan surat yang meliputi pencatatan tanggal, perihal, dan nomor surat dalam buku agenda dan kemudian dibuatkan kartu kendali berdasarkan isi surat. c. Mengelompokkan surat Jika telah dilakukan pencatatan dan pembuatan kartu kendali terhadap surat-surat yang masuk, maka selanjutnya surat-surat yang masuk yang ada dikelompokkan berdasarkan sub bagian tujuan dari surat untuk memudahkan pengantaran surat ke sub-sub bagian yang dituju. Dan setelah itu, surat di- scan dan diunggah ke SIPAD. d. Mengantar surat ke sub bagian tujuan surat Setelah pengelompokan surat selesai, maka petugas dari sub bagian umum mengantarkan surat ke pegawai yang berwenang pada sub bagian tujuan surat. Untuk lebih jelasnya mengenai prosedur surat masuk pada BKKBN RI, dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar III.2 Alur Pengurusan Surat Masuk di BKKBN RI
31
2. Prosedur Pengurusan Surat Keluar Prosedur pengurusan surat keluar di BKKBN RI tidak jauh berbeda dengan kegiatan pengurusan surat masuk. Hal ini karena keduanya merupakan rangkaian pengurusan dalam suatu sistem kearsipan. Adapun prosedurnya adalah sebagai berikut: a. Tahap penciptaan surat keluar Pembuatan konsep surat, isi, serta tujuan surat diberikan kewenangan kepada masing-masing sub bagian yang kemudian diserahkan kepada subbag persuratan untuk dilakukan pengoreksian dan kemudian dikembalikan kembali untuk dilakukan pengetikan rangkap dua yang satu untuk dikirim dan satunya lagi sebagai arsip. b. Penomoran, pembuatan kartu kendali, dan pencatatan Jika proses pengetikan dan pencetakan surat telah selesai dilakukan maka tahap selanjutnya adalah membawa surat ke subbag persuratan lagi untuk diberikan penomoran surat dan dilakukan pencatatan pada buku agenda surat keluar serta dibuatkan kartu kendali. c. Penandatanganan dan pengesahan surat Proses selanjutnya adalah surat dibawa ke kepala BKKBN RI untuk dilakukan penandatanganan dan dilakukan pengesahan. d. Pengiriman surat Setelah semua prosedur dilakukan, maka surat keluar dimasukkan dalam sampul dituliskan siapa dan alamat yang dituju kemudian diteruskan ke ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya. Untuk memperjelas alur pengurusan surat keluar pada BKKBN RI dapat dilihat pada gambar Berikut :
Gambar III.3 Alur Pengurusan Surat Keluar di BKKBN RI
32
3.2.4 Prosedur Pengelolaan Arsip Kepegawaian di BKKBN RI
Dari informasi yang berhasil penulis dapatkan bahwa sistem kearsipan di BKKBN RI terdiri dari bagian arsip umum dan arsip kepegawaian. Di arsip umum terbagi menjadi 29 komponen. Pada dasarnya arsip BKKBN RI lebih menekankan asas sentralisasi, dimana setiap sub bagian benar-benar menyimpan arsip-arsipnya ke bagian arsip umum kecuali bagian kepegawaian, sehingga bagian arsip umum benar benar bartanggung jawab terhadap arsip seluruh komponen di BKKBN RI. Untuk itu, karena berhubung di bagian arsip umum ada 29 komponen maka penulis juga menyadari kemungkinan kompleksitas klasifikasi arsip. Sehingga penulis hanya berminat untuk mengamati prosedur pengelolaan arsip di bagian arsip kepegawaiannya saja. Berdasarkan wawancara dan observasi langsung yang penulis lakukan di bagian arsip kepegawaian BKKBN RI adalah sebagai berikut : a. Pemeriksaan Setiap lembar surat atau arsip tentang pegawai dan isinya diperiksa untuk diketahui mana arsip yang siap disimpan dan mana yang tidak atau perlu diteliti kembali. b. Mengindeks Surat maupun arsip pegawai pada BKKBN RI diindeks berdasarkan abjad nama orang (arsip kepegawaian) dan indeks masalahnya. c. Menyortir Surat atau arsip yang telah diindeks maka harus dikelompokkan atau diklarifikasikan yang tidak mempunyai sangkut paut dalam pokok masalah (subjek) maka dipisahkan dan dimasukkan ke dalam box arsip yang berupa kardus arsip kecil. d. Menyimpan Setelah surat atau arsip tersebut dikelompokkan dalam box arsip maka untuk selanjutnya dilakukan penyimpanan dengan meletakkan arsip atau surat tersebut pada tempat penyimpanan arsip (lemari arsip). Adapun langkah-langkah tersebut diatas dapat digambarkan sebagai berikut :
33
Gambar III.4 Alur pengelolaan dan penyimpanan arsip di BKKBN RI
Hal yang sangat berhubungan dengan tujuan penyimpanan arsip adalah agar arsip mudah pengontrolannya bila dilakukan peminjaman serta memudahkan dalam penemuan kembali arsip yang diperlukan. Dalam hal peminjaman arsip dalam suatu organisasi pada dasarnya perlu diatur atau ditentukan proses peminjaman agar arsip yang terpakai tidak hilang atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak berkepentingan. Untuk BKKBN RI sendiri proses peminjaman arsip untuk tiap-tiap bagian masih dilakukan dengan cara yang sederhana dengan mengisi lembar peminjaman arsip. Ini bisa digambarkan dari hasil wawancara kami dengan bapak Eddy yang mengungkapkan bahwa : “Jika ada pihak yang ingin meminjam arsip, sebelum membawa arsip, maka terlebih dahulu harus melapor kepada kami lamanya arsip akan digunakan dan mengisi daftar peminjaman arsip. Tapi yang terjadi kadang arsip tersebut sulit ditemukan juga jika ada staf yang mengembalikan arsip mereka menaruhnya saja dan tidak mengaturnya sesuai dengan kondisi arsip sebelum dipinjam jadi kami har us mengaturnya lagi dari awal”. Peminjaman arsip pada BKKBN RI belumlah dapat dikatakan baik. Hal ini karena, prosedur peminjaman arsip sangatlah mudah karena dengan pelaporan saja setiap orang dapat meminjam arsip. Bagaimana jika pengelola yang dipinjam arsipnya memiliki pekerjaan yang padat maka kemungkinan besar akan lupa siapa yang meminjam arsip jika arsip tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan. Maka sebaiknya pada dasarnya perlu diatur prosedur dan tata cara peminjaman yang baik sehingga memudahkan para pengelola untuk melakukan pengawasan terhadap keberadaan arsip-arsip yang ada. Hampir sama dengan peminjaman arsip, penemuan kembali arsip sangat bergantung pada proses penyimpanan arsip. Sehingga berhasilnya penyimpanan suatu berkas sangat berkaitan dengan penemuan kembali arsipnya. Hal ini karena apabila penemuan kembali arsip sulit dan memakan waktu yang cukup lama, maka bagian/ unit lain dalam organisasi dapat menilai bahwa sistem penataan berkas tidak
34
baik sehingga tidak dapat membantu kelancaran proses administrasi, sebaliknya apabila penemuan kembali arsip mudah dan tidak memakan waktu yang lama, maka sistem penataan berkas dapatlah dikatakan baik sehingga proses administrasi dapat dikatakan lancar. Penyusutan dan pemusnahan arsip bertujuan agar arsip yang telah terpakai tidak menumpuk dan tidak memenuhi tempat penyimpanan, dengan begitu dapat memaksimalkan penggunaan sarana dan prasarana dengan baik. Untuk itu biasanya penyusutan dan pemusnahan arsip diatur dalam jangka waktu tertentu. Untuk mengetahui penyusutan dan pemusnahan arsip pegawai pada BKKBN RI, arsip dimusnahkan menurut aturan yang sudah berlaku. Pada dasarnya, arsip kepegawaian aktif dari dia masuk sampai dia pensiun. Setelah itu, arsip aktif pindah ke bagian arsip in aktif, lalu setelah 5 tahun arsip-arsip pegawai yang sudah pensiun (arsip in aktif) dimusnahkan. Kecuali untuk pegawai-pegawai dengan jabatan tinggi misalnya kepala bagian atau kepala umum maka itu menjadi arsip abadi (tidak dimusnahkan). Terakhir mengenai pengamanan dan pemeliharaan arsip pada BKKBN RI masih dilakukan dengan cara yang sederhana yaitu dengan melakukan pengontrolan kemungkinan adanya debu cara membersihkan tempat penyimpanan arsip dengan kemoceng dan memberikan kapur barus (kamperisasi) pada tempat penyimpanan arsipnya. Selain itu melarang pegawai untuk membawa makanan dan minuman serta menaruh makanan dan minuman tersebut ke tempat penyimpanan arsip. Namun kenyataannya masih ada pegawai atau anak-anak PKL yang tidak mengindahkan dari larangan untuk membawa makanan dan minuman ke atas meja kerja mereka yang kalau diperhatikan masih ada berkas dan arsip lain di atas meja kerja mereka serta letak dari meja kerja tersebut berdekatan dengan lemari tempat penyimpanan arsip atau berkas lainnya. 3.2.5 Manajemen Arsip Elektronik di BKKBN RI
Sistem pengelolaan arsip elektronik yang digunakan oleh BKKBN RI dengan menggunakan sistem digital yaitu berupa Sistem Informasi Persuratan Arsip dan
35
Dokumentasi (SIPAD) yang merupakan sistem aplikasi hasil rekomendasi dari badan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang memang secara otomatis terkoneksi dengan sistem ini. Pada dasarnya sistem SIPAD ini dikendalikan oleh bagian umum persuratan, sehingga secara tidak langsung bagian persuratan juga mengendalikan sistem kearsipan dan dokumentasi secara elektronik di B KKBN RI. Sistem ini beroperasi saat ada agenda surat masuk maupun surat keluar, sehingga pada saat ada surat masuk maka subbag persuratan membuka surat, mengecek isi surat, lalu men- scan dan mengunggah surat tersebut ke SIPAD dengan login terlebih dahulu. Sehingga sebelum surat itu masuk dan sampai ke bagian/ unitunit BKKBN RI sudah terlebih dahulu ada notifikasi atau pemberitahuan di aplikasinya, sehingga unit-unit tersebut siap untuk menerima dan menindaklanjuti kepentingan isi surat tersebut. Banyak kelebihan penggunaan SIPAD ini, salah satunya sebagai alternatif pengantisipasian hilangnya surat dan dokumen. Sehingga surat atau dokumen yang dicari dapat dengan cepat ditemukan, karena pada sistem SIPAD ini tertulis dimana posisi penyimpanan surat/ dokumen (arsip), siapa yang membawa (jika dipinjam), dan status surat/dokumennya. Dan dari hasil wawancara dengan bapak Anthony selaku arsiparis umum BKKBN RI beliau mengungkapkan bahwa retrieval ratio arsip pada sistem SIPAD mendekati 99,95%. Mungkin kendala yang ditemui semisal registry lambat karena perlu dilakukan pemeliharaan sistem secara berkala (maintenance). 3.2.6 Kendala-Kendala Kearsipan di BKKBN RI
Dari hasil pengamatan yang dilakukan dan juga dari hasil wawancara yang ditanyakan, terdapat kendala-kendala yang dihadapi dalam kegiatan kearsipan pada BKKBN RI. Kendala-kendala tersebut antara lain : 1. Sumber Daya Manusia Secara umum, masalah sumber daya manusia adalah masalah pokok yang terjadi dalam kegiatan kearsipan karena merupakan faktor yang menentukan dalam
36
perencanaan tujuan. Berhasil tidaknya pencapaian tujuan organisasi sangat bergantung pada petugas yang menangani arsip sesuai dengan tugas yang dibebankan kepadanya. Hal ini menyebabkan sumber daya manusia sering disebut faktor sentral dalam kegiatan kearsipan. Tanpa sumber daya manusia tidak ada organisasi, dan tanpa organisasi tidak akan ada pula administrasi. Begitu pula dalam pelaksanaan sistem kearsipan dalam suatu organisasi, dibutuhkan sumber daya manusia yang ahli dan memiliki pengetahuan khusus mengenai kearsipan. Hasil wawancara yang dilakukakan penulis dengan bapak Anthony selaku arsiparis BKKBN RI pada hari kamis, 28 maret 2018 sekitar pukul 15.45, dimana beliau menjelaskan bahwa : “Untuk pegawai disini sendiri memang masih kurang pemahaman mereka tentang kearsipan, tidak adanya tenaga arsiparis yang handal menyebabkan arsip hanya dikelola dengan cara sederhana. juga kami menyadari karena tidak adanya pelatihan tentang kearsipan ditambah pula kegiatan kearsipan pada kantor ini masih mengikuti keadaan kearsipan dari pegawai yang bekerja pada periode sebelumnya.” Sementara itu bapak Ponirin selaku kasubbag arsip umum BKKBN RI menjelaskan bahwa : “Memang betul bahwa pegawai pada badan ini masih kurang pengetahuan mereka tentang kearsipan, saya sendiri masih mengikuti prosedur sistem kearsipan dari tahun-tahun sebelumnya walaupun penerapannya saya sesuaikan dengan kondisi kerja yang ada pada sekarang ini”. Berdasarkan uraian di atas dalam hal ini masalah sumber daya manusia ini penulis dapat menyimpulkan secara keseluruhan bahwa, kepeduliaan suatu organisasi terhadap pentingnya arsip perlu ditunjang dengan pengadaan tenaga arsiparis yang handal dan dengan penempatan tenaga arsiparis yang ada secara merata di setiap unit yang ada di dalam organisasi. Sehingga, arsip dapat dikelola dengan baik dan terselamatkan dari kehilangan atau dengan kata lain arsip dapat segera ditemukan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan, serta pelaksanaan kegiatan kearsipan dapat berjalan dengan lancar dan merata pada setiap unit kerja dalam organisasi tersebut.
37
2. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasarana dalam sistem kearsipan merupakan faktor pendukung dalam pelaksanaan sistem kearsipan yang baik. Tanpa ditunjang dengan peralatan yang memadai, maka akan sangat sulit bagi organisasi untuk melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsipnya dengan baik sesuai dengan prosedur dan mekanisme pengelolaan arsip yang baku. Dan dari hasil wawancara kami, salah satu hal yang akan dilakukan oleh BKKBN RI adalah menata ulang tempat dan memperlebar ruang untuk arsip karena ada restrukturasi unit atau bagian di BKKBN RI pada periode selanjutnya. Selain itu juga akan ada penambahan peralatan arsip seperti lemari arsip dan Roll O’Pack . 3. Pemeliharaan Arsip Dalam hal pemeliharaan maupun pengamanan arsip masih kurang maksimal. Ini bisa dilihat dari beberapa pegawai yang mengendahkan larangan membawa makanan dan minuman ke atas tempat kerja serta pemeliharaan dilakukan dengan cara yang sederhana. Maka dari hal ini bisa penulis simpulkan bahwa masih kurangnya kesadaran para pegawai dan anak-anak PKL di BKKBN RI terhadap peran dan pentingnya arsip dalam menunjang kegiatan administrasi khususnya menyangkut kegiatan kearsipan. 3.2.7 Data Sampel Persuratan Tahun 2017-2018 di BKKBN RI
Data sampel persuratan yang berhasil kami dapatkan dari kepala bagian persuratan BKKBN RI adalah data surat masuk (intern) dan surat keluar (ekstern) periode tahun 2017. Dalam penomoran suratnya, pada bagian pertama nomor yaitu nomor urut surat yang ditentukan oleh posisi nomor keberapa surat dokumen tersebut ada (berdasarkan banyaknya nomor surat yang ada per bulan). Kedua adalah asal surat atau tujuan surat, misalnya bagian keuangan (KU), kepegawaian (PG), dll. Ketiga adalah masalah. Keempat adalah sub masalah. Dan terakhir adalah tahun. Lalu untuk surat masuk ditambah kode I di bagian paling awalnya.
38
Mengenai isi penomoran surat di buku agenda surat masuk dan surat keluar dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar III.5 Sampel Surat masuk dan keluar BKKBN RI periode 2017
39
Gambar III.6 Sampel Surat Masuk dan Keluar BKKBN RI Periode 2018
40
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Adapun kesimpulan dari makalah “Analisis Mekanisme Pengelolaan Arsip Kepegawaian pada Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional Republik Indonesia (BKKBN RI) ” ini adalah :
1. Peralatan kearsipan di BKKBN RI antara lain: lemari arsip, rak arsip, box arsip, box file, roll O’pack , dan penghancur kertas. Sedangkan perlengkapan kearsipannya terdiri dari: folder /map, guide, buku arsip, alat tulis kantor, dan kertas HVS untuk kebutuhan cetak kartu, surat, dan lain-lain. 2. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di BKKBN RI menggunakan sistem abjad dan sistem subjek. 3. Prosedur pencatatan dan pengelolaan surat keluar dan surat masuk di BKKBN RI menggunakan sistem satu pintu (sentralisasi), yaitu setiap surat masuk dan keluar harus melalui bagian persuratan. 4. Hal-hal mengenai pengelolaan arsip kepegawaian di BKKBN RI meliputi: pengelolaan arsip masuk, peminjaman arsip, pengurangan dan pemusnahan arsip, dan pemeliharaan arsip. 5. Sistem pengelolaan arsip elektronik yang digunakan oleh BKKBN RI dengan menggunakan sistem aplikasi digital yaitu SIPAD. 6. Beberapa kendala mengenai kearsipan di BKKBN RI meliputi masalah sumber daya manusia, masalah sarana dan prasarana, dan masalah pemeliharaan arsip. 7. Pada penomoran surat, untuk surat masuk ditambahkan kode I di bagian awal penulisannya, sedangkan untuk surat keluar di bagian awalnya langsung ditulis nomor urutnya. 4.2 Saran
Adapun mengenai saran yang dapat disampaikan adalah: 1. Sesegera mungkin dilakukan pembenahan tempat dan ruangan arsip. 2. Meningkatkan kesadaran para pegawai terhadap peran dan pentingnya suatu arsip
41
yaitu dengan memberikan arahan, bimbingan tentang kearsipan selain itu perlu adanya tanggung jawab dari pengelola arsip. 3. Penanggulangan terhadap kendala-kendala yang dihadapi, seperti pemeliharaan arsip, dan lain-lain.
42
DAFTAR PUSTAKA
Achmad dan Badriyah. 2009. Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif. Jakarta: PT Gramedia Pustaka. Adhyar. 2013. Peralatan dan Perlengkapan Arsip. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media. Arsip Nasional Republik Indonesia. 2009. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Jakarta. Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Bumi Aksara. Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty. Soedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Penerbit Mandar Maju.
LAMPIRAN
Lampiran 1. Dokumentasi
Lampiran 2. Peralatan dan Perlengkapan kearsipan Box Arsip
Rak Arsip
Roll O’Packs
Lampiran 3. Surat masuk dan Surat Keluar
Lampiran 4. Sampel/Contoh Arsip
Lampiran 5. Lembar Disposisi