MANUALES O INSTRUMENTOS DE GESTIÓN ADMINISTRACION VI MBA. JARDIEL PAREDES DEL AGUILA
Facultad de Ciencias Empresariales Escuela Profesional de Administración y Negocios Internacionales
LOS MANUALES O INSTRUMENTOS DE GESTIÓN •
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Estatuto Reglamento de Organización y Funciones (ROF).
Manual de Organización y Funciones (MOF). Manual de Procedimientos (MAPRO)
LOS MANUALES O INSTRUMENTOS DE GESTIÓN •
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Estatuto Reglamento de Organización y Funciones (ROF).
Manual de Organización y Funciones (MOF). Manual de Procedimientos (MAPRO)
CONCEPTO DE MANUAL Los manu Los manual ales es admin administ istra ratitivo voss son son docu documen menttos que sirv irven como medios ios de comu mun nica icación ión y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una un a orga organi niza zaci ción ón (ant anteced eceden ente tes, s, legi legisl slac ació ión, n, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.) así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de las tareas.
OBJETIVOS •
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Establecer y sistematizar las diversas políticas y procedimientos de trabajo. Servir de me med dios ios de comunica icación ión entre la dirección y el personal. Facilitar la delegación de funciones y la autoridad Simplificar y ordenar ordenar las actividades y tareas.
CLASIFICACIÓN 1. POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIÓN a) MACROADMINISTRATIVOS: contienen la información de más de una organización (Corporación). b) MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a una sola organización o a una de sus áreas en forma específica.
CLASIFICACIÓN 2. POR SU CONTENIDO a) De organización y funciones b) De procedimientos 3. a) b) c) d)
POR AREAS FUNCIONALES (Dptos.) Gerencia Ventas Producción Administración
RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACION DE MANUALES a) Deben hacerse en papel tamaño A4 y a 1.5 de espacio. b) Debe ponerse el nombre de la empresa en el margen superior izquierdo. c) Todas las hojas deben ser numeradas al margen inferior derecho. d) Se debe contar con suficientes ejemplares e) Para la impresión se usará el sistema de hojas sueltas.
RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACION DE MANUALES f) El estilo de redacción debe ser sencillo, claro y conciso, que no tenga que recurrirse al diccionario para aclarar conceptos. g) Deben evitarse abreviaturas en los títulos de los temas
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF)
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Este tipo de manual contiene información detallada referente a los antecedentes, legislación, atribuciones, estructura orgánica, funciones, organigramas, niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, así como canales de comunicación y coordinación de una organización.
CONCEPTO
El manual de organización y funciones (MOF), es un conjunto de referencias de organización usados frecuentemente por los directivos, tienen mucha utilidad como instrumento administrativo de gestión para ayudar a realizar el trabajo con mayor eficacia.
OBJETIVOS •
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Permite conocer los medios personales e instrumentales de que dispone la organización. Facilita el conocimiento de la estructura y hace posible la valoración de los puestos que la integran. Posibilita la acción directiva al establecer los canales de comunicación. Fomenta la motivación al proporcionar a cada funcionario una visión global de la unidad, un conocimiento completo de su papel dentro de ella.
OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
1. Descripción de los elementos de la Unidad Administrativa: debe principiarse por la unidad de más alto nivel jerárquico. 2.
Descripción de puestos: debe principiarse por el puesto de trabajo de la autoridad máxima de la empresa.
3.
Vigencia: fecha a partir de la cual debe ser formalmente aplicado el contenido del manual.
OBSERVACIONES COMPLEMENTARIAS PARA LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
4. Sanción de la autoridad superior: aprobación, V°. B°. o autorización de aplicación y uso del manual 5. Identificación y presentación: el manual debe llevar su carátula e índice de contenido 6. Aspectos de redacción, Orden y archivador plastificado. Se aconseja utilizar hojas A4 que permitan las modificaciones, cambios y mejoras.
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
I.
IDENTIFICACIÓN: Código del puesto Título del puesto Ubicación administrativa Inmediato superior Subordinados
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I. IDENTIFICACIÓN: •
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Código del puesto: Este es un número clave que en algunas empresas se utiliza para efectos de ordenamiento y fácil localización de los mismos. En algunos casos, se otorga el número que presupuestalmente le corresponde. Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente (vía CPE, presupuesto, Planilla de pago, contrato de trabajo, etc) se ha denominado el puesto. Ubicación administrativa: En este punto se debe anotar el órgano administrativo en donde se encuentra el puesto indicado o en donde se le puede localizar. Inmediato Superior: Señalar el nombre del puesto de la persona de quien recibe órdenes y/o instrucciones directamente en su trabajo. Subordinados: Indicar el nombre de los puestos a los cuales dirige, supervisa o controla directamente en el desarrollo del trabajo.
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
II. DESCRIPCIÓN Naturaleza: (descripción genérica del puesto) Atribuciones: (descripción específica del puesto) Relaciones de trabajo: Autoridad: Responsabilidades: −
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II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: •
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Naturaleza: Esta es una descripción sucinta de aspectos esenciales y específicos de las tareas o labores asignadas al puesto, lo que hace que se distinga del resto de puestos existentes en la empresa. En este punto se define si el trabajo es de naturaleza Directivo, operativo, apoyo, asesoría, profesional o administrativo; su complejidad, responsabilidad y autoridad, las instrucciones que recibe, la supervisión recibida y/o ejercida, así como el grado de independencia y criterios necesarios para el desarrollo del trabajo y cómo son revisadas y evaluadas las labores o tareas realizadas. Atribuciones: Es la descripción breve, en términos generales y con algún grado de importancia de las tareas o labores que son características del puesto. En este punto no se debe pretender incluir todas las tareas o labores que se realizan en cada uno de los puestos, ni todas las que se describen serán limitativas de lo que debe desempeñar la persona que ocupa ese puesto de trabajo, por lo tanto, este es un apartado representativo de un puesto en particular y existen varias formas de enmarcar su descripción. Atribuciones generales y específicas. Atribuciones diarias, semanales, mensuales, trimestrales, semestrales y anuales. Atribuciones en orden de la más a la menos importante.
II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO: •
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Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y de relaciones públicas que los empleados deben mantener en el desempeño de sus atribuciones tanto en forma intra como interinstitucional. Autoridad: Es la descripción del grado de decisión que el titular del puesto tiene para actuar en las diferentes actividades, tareas o labores en que participa, sobre que puestos tiene mando y responsabilidad y en qué grado se afectan sus relaciones de trabajo. Responsabilidades: Se refiere a la descripción de los elementos que inciden en la participación del servidor en la custodia, despacho, uso de equipo y mobiliario, valores; así como por la eficiencia en el trabajo. Deben indicarse en orden de prioridades y conforme su cuantía de utilización.
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO (requisitos mínimos exigidos) a) Nivel Académico: b) Experiencia Laboral: c) Competencias: d) Otros requisitos:
III •
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ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos exigidos) Nivel Académico: Grado de educación requerido para el puesto (indispensable). Experiencia Laboral : Describe el conjunto de conocimientos prácticos y/o técnicos que se requieren del candidato para el desarrollo del trabajo, preferentemente se debe dar en función del tiempo de práctica dentro y/o fuera de la empresa o institución. Competencias: La habilidad debe entenderse como la capacidad mental para comprender y entender las formas de dar y recibir ordenes, instrucciones, mensajes y otras formas o maneras de relación de trabajo. Las destrezas, es la capacidad manual para ejecutar una actividad especifica; esta función es práctica y tiene relación directa con la habilidad necesaria y requerida para acometer una acción, actividad o tarea.
III •
ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO: (Requisitos mínimos exigidos) Otros requisitos: Aunque no es determinante para algunos casos esta sección, puede servir como complemento a la información otorgada al aspirante del puesto o a las autoridades para contratarlo correctamente. Puede indicar: El esfuerzo con el grado de concentración y atención necesaria para ejecutar las labores, el esfuerzo visual, auditivo o muscular requerido para el desarrollo de las tareas asignadas. Las condiciones de trabajo tanto ambientales agradables o desagradables bajo las cuales debe actuarse y bajo la cuales el empleado no puede ejercer control alguno y que pueden afectar su estado físico o mental y exponerlo a accidentes o enfermedades que lo incapaciten parcial o totalmente en sus labores. Las experiencias en otros puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas, edad limite requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiacos, etc forman este apartado.
EJEMPLO DE DESCRIPCIÓN DEL PUESTO I.
IDENTIFICACIÓN
Código Título del puesto Ubicación administrativa Jefe Inmediato superior Subalternos
II.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
1.
Naturaleza:
2.
Atribuciones:
3.
Relaciones de trabajo
4.
Autoridad:
5.
Responsabilidades:
III.
ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
1.
Académicos
2.
Experiencia
3.
Habilidades y destrezas
4.
Otros requisitos
ESTRUCTURA DEL M.O.F 1. Índice o contenido 2. Introducción 3. Antecedentes de la empresa, unidad administrativa y manual. 4. Marco jurídico institucional, bases legales que sustentan el origen de la institución o empresa: (acuerdos, estatutos, reglamentos) 5. Objetivos del manual 6. Organigramas: Estructural, general, y específicos. 7. Descripción de puestos 8. Glosario de términos 9. Anexos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)
CONCEPTO Instrumento administrativo de carácter informativo en el que se presenta la secuencia procedimental para la ejecución de las actividades propias de las funciones de una unidad administrativa o de una empresa en su conjunto, normatizando las obligaciones para cada puesto de trabajo y limitando su área de aplicación y la toma de decisiones en el desarrollo de las actividades.
CAMPO DE APLICACIÓN
Es el conjunto de unidades administrativas, puestos, niveles jerárquicos que tienen relación con los procedimientos, así como el área física en la que se desarrollan las actividades.
OBJETIVOS GENERALES
Es la descripción clara y concreta del fin último que pretende alcanzar el manual, especialmente para uso en la orientación del trabajo que debe llevar a cabo el empleado.
NORMAS GENERALES Es la descripción de los lineamientos que rigen o guían la conducta del ejecutor (unidad administrativa, puesto de trabajo) para su actuación externa e interna en la realización de las actividades que integran el procedimiento. Autoriza algo basado en leyes, reglamentos, estatutos y otros instrumentos legales, también prohíbe cualquier acción que contradiga la normalización del quehacer en las operaciones necesarias.
SIMBOLOGIA Los símbolos son una especie de lenguaje convencional con los que se designan o representan ideas, conceptos, acciones, etc., La más común para la elaboración de los diagramas es de la forma ANSI (American National Standard Institute) Ha preparado una simbología para representar flujos de información del procesamiento electrónico de datos, de la cual se han adoptado algunos símbolos para diagramas de flujo administrativos.
SIMBOLOGIA DE LOS PROCEDIMIENTOS
INICIO O FIN
OPERACIÓN, ACTIVIDAD O PROCESO
INSPECCIÓN, REVISIÓN O VERIFICACIÓN
CONECTOR FUERA DE PAGINA
ARCHIVO FINAL
ARCHIVO TEMPORAL
DOCUMENTO
TRANSFERENCIA
ARCHIVO DE DOCUMENTOS
CONECTOR DENTRO DE PAGINA
MULTIDOCUMENTO
DECISIÓN
INICIO O FIN EMPLEADO RESPONSABLE DEPENDENCIA
Iniciación o terminación del procedimiento al interior del símbolo. En la parte Superior nombre del cargo del responsable de la ejecución de la actividad, en la parte inferior el nombre de la dependencia a que pertenece.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Se describe en forma literal la operación a ejecutar.
DECISIÓN
Pregunta breve sobre la cuál se toma alguna decisión. Archivo del documento.
ARCHIVO
CONECTOR DE ACTIVIDADES
Indicando dentro del procedimiento el paso siguiente a una operación. (lleva en el interior la letra de la actividad).
CONECTOR DE FIN DE PÁGINA
BLOQUE DOCUMENTOS
Utilizado para indicar que el procedimiento continúa en la página siguiente. Flecha utilizada para indicar la continuidad de las actividades dentro del procedimiento. Para indicar por ejemplo un pedido, requerimiento, factura, recibo, comprobante, correspondencia, etc. Para indicar copias múltiples.
REMISION A OTRO PROCEDIMIENTO
Lleva el código del procedimiento a seguir.
CINTA MAGNÉTICA
Utilizado cuando se genera un documento en disco blando (diskette).
TIRA DE SUMADORA
Información que genera una sumadora como parte de un proceso.
FLECHA INDICADORA DE FRECUENCIA DOCUMENTO
PASOS PARA DISEÑAR Y/O SIMPLIFICAR PROCEDIMIENTOS Inventario de Procedimientos.
Aprobación y Formalización.
Priorización de los Procedimientos a rediseñar.
Propuesta de los Procedimientos Mejorados.
Descripción de la Situación Actual de los Procedimientos Inventariados.
Análisis de los Procedimientos.
Seguimiento y Control.
ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTO 1.
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: es el titulo que identifica lo que se va a realizar. 2. CODIGO : es la identificación del procedimiento de acuerdo a la estructura orgánica. 3. FINALIDAD : es el fin que busca cumplir el procedimiento. 4. BASE LEGAL: son las normas, leyes o directivas que rigen la aplicación del procedimiento. 5. NORMAS Y POLÍTICAS DE OPERACIONES: puede señalarse como norma , lo relativo al proceso de distribución de las formas o formularios y sus copias, que participan en el procedimiento.
4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: narración descriptiva, ordenada cronológica y secuencialmente, de las actividades que le corresponde realizar a cada puesto o unidad administrativa. (3 columnas) Unidades Administrativas
Paso No.
Descripción
5. DESCRIPCION GRAFICA DEL PROCEDIMIENTO (FLUJOGRAMA): representa gráficamente la participación directa de cada puesto de trabajo en el proceso operativo de un procedimiento determinado
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Trámite Documentario Administrativo
CODIGO MP-1-GG-2014 Versión N° 01 Fecha: 27-12-2014
FINALIDAD Establecer los criterios de Trámite Documentario, desde la Gerencia General, hacia las demás unidades orgánicas de la Empresa.
BASE LEGAL Estatuto de INDUPALSA. Reglamento de Organización y Funciones (ROF) Manual de Organización y Funciones (MOF) Reglamento Interno de Trabajo(RIT) Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo.
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NORMAS Y POLITICAS DE OPERACIONES El Departamento de Administración, recibe diariamente, documentación que el Gerente General, deriva a su Departamento y otros. El Departamento de Administración, revisa y remite la documentación recibida a las unidades orgánicas que corresponden. Las unidades orgánicas proceden a realizar y cumplir lo indicado por la Gerencia General. Si es para dar respuesta, elaboran la documentación y vuelve al Departamento de Administración. Si es para cumplimiento el Jefe del Departamento de Administración hace seguimiento. El Departamento de Administración hace los trámites correspondientes ante la Gerencia General para su firma. La documentación es devuelta a las unidades involucradas para que se tramiten de ser necesario. Las Unidades Orgánicas dan cuenta al Gerente General, de su respectivo cumplimiento. •
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DESCRIPCION GRAFICA DEL PROCEDIMIENTO (Flujograma)
Gerencia General
Dpto. Administración
Unidades Orgánicas
1. El Dpto. Administración, recibe diariamente, documentación que el Gerente General, deriva a su Dpto. y otros Dptos.
INICIO
1
2. El Jefe Dpto. Administración, revisa y remite la documentación recibida a las unidades orgánicas que correspondan.
2
3. Las unidades orgánicas proceden a realizar y cumplir lo indicado por la Gerencia General.
3
4. Si es para dar respuesta, elaboran la documentación y vuelve al Departamento de Administración. Si es para cumplimiento el Jefe del Departamento de Administración hace seguimiento.
4 FIRMA
2
No
Si
5
5. El Departamento de Administración hace los trámites correspondientes ante la Gerencia General para su firma. 6
7
FIN
DESCRIPCIÓN
6. La documentación es devuelta a las unidades involucradas para que se tramiten de ser necesario. 7. Las Unidades Orgánicas dan cuenta al Gerente General, de su respectivo cumplimiento.
CONTENIDO 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
8. 9.
Índice Introducción Objetivos Generales del manual Alcance de aplicación Base Legal del manual Simbología Descripción de los procedimientos - Nombre - Código - Finalidad - Base Legal - Normas y Políticas de Operaciones. - Descripción del procedimiento (pasos) - Flujograma o diagrama de flujo Glosario Anexos
EJEMPLO: PROCESOS DE ALMACENAMIENTO Procedimiento 1: DE LA RECEPCIÓN, INGRESO Y SALIDA DE MATERIALES 1. Para proceder a la recepción se debe tener el documento que acredita la compra (Orden de Compra o Guía de Internamiento, contrato si hubiera lugar) que es emitida por la Oficina de Logística previa coordinación e información.
2. Se procede verificar lo descrito en la Orden de compra, en caso de ser artículo con características técnicas especiales, se procederá a coordinar con el elemento técnico respectivo para su verificación, quien dará su visto bueno. 3. Para materiales que no se puede almacenar, se procederá a ubicar el artículo directamente al lugar de destino, procediendo la Unidad de Almacén a gestionar los documentos correspondientes.(Guía de remisión, pedido de salida de almacén, documentos que deben estar debidamente firmados). 4. Una vez verificado se procede a firmar la Guía de Remisión emitida por la empresa proveedora.
5. Así mismo se procederá a la firma de la Orden de Compra indicando la fecha de ingreso del material. 6. Luego se procederá ingresar en el Kardex de órdenes de compra para su control de salida. 7. Se ingresará la relación de artículos en el Kardex en base a una tabla de Excel ítem por ítem, para efectos de distribución en caso de que la orden de compra sea para diferentes dependencias. 8. Se utilizará Notas de Entrada de Almacén, solo si existieran donaciones y/o otros similares. 9. Para proceder a la salida de un artículo o bien, la dependencia solicitante presentará el Pedido de Compra y/o salida de almacén, a fin de poder confeccionar la PECOSA documento que avala la salida del artículo. 10.La PECOSA será confeccionada y deberá indicar Ítem por Ítem a que Orden de Compra pertenece el artículo para efectos de contabilidad, el cual a la salida de los productos de toda la Orden de compra se remitirá a la Oficina de Economía del IGN una copia para su verificación y es conforme, procediendo al asentamiento correspondiente. 11.En el Kardex se anotaran toda la salida de los productos del Almacén de acuerdo a las PECOSAS emitidas. 12.Se mantendrá informado de todos los movimientos de Ingreso y Salida de artículos a la Oficina de Logística, mediante un memorándum diario, para tener una información real en la toma de decisiones debiendo en todo momento verificar que no exista desabastecimiento en productos que se requiere para el funcionamiento de la MDBB. 13.Durante la Clasificación de artículos se procederá de a acuerdo a su descripción: Articulo Principal, Articulo Secundario Mayor, Art. Secundario Menor, Artículos de consumo y de uso no duradero, debiendo proceder a gestionar su alta a la Oficina de Bienes Patrimoniales según sea el caso. 14.Se remitirá copia de la Orden de compra y PECOSA para su gestión de Alta a la Oficina de Bienes Patrimoniales.
