02 Maestro Proveedores

MANUAL DE USUARIO

MODULO: COMPRAS

INDICE 2 REGISTROS MAESTROS DE PROVEEDORES....................................................................................2 2.1 CREACIÓN DE UN PROVEEDOR ...............................................................................................................2 .............................................................................................................2 2.2 MODIFICACIÓN DEL REGISTRO MAESTRO DE PROVEEDORES ..............................................................17 2.3 VISUALIZACIÓN DEL REGISTRO MAESTRO DE PROVEEDORES .............................................................18 2.4 BLOQUEAR /D /DESBLOQUEAR EL ESBLOQUEAR EL REGISTRO MAESTRO DE PROVEEDORES ..............................................19 2.5 VISUALIZAR MODIFICACIONES ISUALIZAR MODIFICACIONES EN EL REGISTRO MAESTRO DE PROVEEDORES ...................................22 2.6 PETICIÓN DE BORRADO DE UN REGISTRO MAESTRO DE PROVEEDORES ..............................................25

COMPRAS

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2

MODULO: COMPRAS Maestro de Proveedores

REGI REGIST STRO ROS S MAE MAEST STRO ROS S DE DE P PRO ROVE VEED EDOR ORES ES

2.1 Creación Creación de de un proveedo proveedorr Objetivo: Crear una ficha de un proveedor Descripción del procedimiento: procedimiento: Ruta:

LOGÍSTICA → GESTIÓN DE MATERIALES→ COMPRAS → DATOS MAESTROS → PROVEEDOR → CENTRAL→ CREAR

Transacción:

Pued Puedes es crear crear creado.

CAMPO

01 XK 01

el prove proveed edor or basán basándo dote te en un model modelo o de otro otro ya

Introducir obligatoria m

EXPLICACIÓN

No pondremos nada porque el sistema Acreedor le asignará internamente un número de acreedor. Sociedad en la que creamos el Sociedad proveedor Organización Orga Organi niza zaci ción ón a la que que pert perten enec ece e el compras proveedor: ‘1100’ Grupo de Grup Grupo o al que que pert perten enec ecer erá á el nuev nuevo o cuentas registro maestro. El grupo de cuentas determina un cierto formato (así como campos obligatorios) para la entrada de datos en el registro maestro. Para Pa ra s2s s2s exis existe ten n cuat cuatro ro grup grupos os de cuentas: COMPRAS

Página 2

No introducir Sí Sí Sí

MODULO: COMPRAS

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Maestro de Proveedores

ZP01: Proveedores del grupo  ZP02: Proveedores no del grupo  ZP03: Otros acreedores  ZP04: Comisionistas  ZPES: Proveedores esporádicos Para crear un proveedor con modelo, introducir aquí el nº del proveedor que nos va a servir de modelo. Creando un proveedor con modelo, SAP rellena gran número de campos en el registro por entender que se trata de proveedores que tendrán un trato parecido (por ejemplo, las mismas condiciones de pago,...) Sociedad en la que está el proveedor modelo. 

Mod / Acreedor

Mod / Sociedad Mod / Organización compras

Organización en la proveedor modelo.

que

está

el

No

No No

Pulsar INTRO o dar al botón en la esquina superior izquierda color verde. 

Vista de dirección.

COMPRAS

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COMPRAS


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CAMPO

Tratamiento

Nombre Conc. Búsq Calle Población Código Postal País Región Idioma Nº de télex Teléfono 1 Nº de telefax 


EXPLICACIÓN

Introducir obligatoriame nte

Tratamiento que aparecerá antes del nombre del proveedor en las cartas, mensajes,. que le sean enviadas. Nombre del proveedor a crear. El nombre comercial irá en la casilla de abajo Clave nemotécnica para facilitar la búsqueda de este proveedor en otros procesos en SAP. Calle del proveedor Población Código postal País del proveedor Región del proveedor Idioma en el que haremos las comunicaciones al proveedor Nº de Telex Número de teléfono más habitual Nº de FAX

No

Sí Sí No No No Sí No Sí No No No

Vista de control.

COMPRAS

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CAMPO


EXPLICACIÓN

Introducir obligatoriamen te

Nº de deudor del proveedor Deudor necesario para acuerdos de rappel. NIF Nº de identificación fiscal Se diferencia entre persona física y Persona física jurídica. NIF com. Nº de NIF comunitario

COMPRAS

No No No No

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


Vista de Pagos.

Campo

Utilidad

Clave del país en el que esté la sucursal bancaria. Clave de Banco, 8 dígitos que Clave Banco corresponden a la clave del banco y la clave de la oficina. Cuenta bancaria Nº de cuenta, 10 dígitos. CC Dígito de control, 2 dígitos. Tipo de Banco. Sirve en otros procesos de SAP para optimizar la gestión e tesorería. TpBc Consejo: Introducir una clave mnemotécnica que recuerde el nombre del Banco. Indicador adicional que sirve Referencia en algunos países para identificar alguna cuenta. País

COMPRAS

Introducir obligatoriamen te No No No No

No

No Página 7

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Aut. Domic




Marcarlo si esta sucursal tiene alguna domiciliación bancaria.

No

Vista de Gestión de cuenta.

CAMPO

EXPLICACIÓN


Cuenta asociada en el plan de cuentas a este proveedor. Es Cuenta asociada un número de una cuenta de mayor Para la visualización de partidas individuales. Con este Clave clasif. campo indicamos un orden de clasificación estándar para este proveedor Grupo de Para asignar el acreedor en la Tesorería gestión de Tesorería Nº cta. ant Nº de cuenta con el que se COMPRAS

Sí

No

Sí No Página 8

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gestionaba este proveedor antes de instalar SAP 

Vista de Pagos.

CAMPO Cond. Pago

EXPLICACIÓN


Grupo de condiciones de pago que se le asigna a este proveedor.

Sí

Grupo de Para S2S: el valor es ‘0010’ Tolerancia Indicador que evita que al registrar Verif. Fra dob facturas recibidas éstas se registren por duplicado. Se señalan aquí las vías de pago con las que trabajará el proveedor. Vías de pago Cada vía de pago tiene una letra asignada. Bloqueo de Si se desea bloquear cualquier pago COMPRAS

Sí No

No No Página 9

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a este proveedor marcar este campo “ “ permite el pago pago “*” omite la cuenta “a” bloquea el pago “r” verifica las facturas Indicar aquí la clave de uno de nuestros Bancos si siempre vamos Banco propio a tratar con el proveedor a través de este Banco 

No

Correspondencia.

CAMPO Telefax encarg Internet resp

EXPLICACIÓN Fax del encargado en el acreedor Dirección de Internet del encargado COMPRAS

Introducir obligatoriame nte No No Página 10

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


Retención de impuestos

CAMPO País de retención Tp. Retenc. Descripción

Nº de exención Exención % Ind. Ret.

EXPLICACIÓN País donde se efctuara la retención. Sirve para la clasificación de distintas retenciones. SAP dependiento del tipo de retención actualiza automáticamente el texto descriptivo. Número indicado por las autoridades para la exención de la retención de impuestos. Porcentaje de la exención de la retención de impuestos. A un tipo de retención de impuestos están asignados uno COMPRAS

Introducir obligatoriamen te No No No

No No No

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Mot. Exen.

Exento de

Sujeto

CtgRet

N.I.F. Exento hasta


o varios” Indicadores de retención” que, entre otros, establecen diferentes porcentajes para los tipos de retención. Indicadores para la clasificación de diferentes exenciones de una retención de impuestos. Estos indicadores pueden almacenarse en el registro maestro de proveedores por tipo de retención. Fecha a partir de la cual la exención de la retención de impuestos es efectiva. Permite que el acreedor esté sujeto al pago de los impuestos para este tipo de retención. Debe marcarse si queremos poder efectuar la retención. La categoría de retención de impuestos de un acreedor puede almacenarse en el registro maestro de acreedores. Sirve para subordinar el resumen de acreedores según características concretas, como por ejemplo, grupos profesionales, al mismo tipo de retención pero a tener que pagar diferentes porcentajes ( determinados en el indicador impuesto sobre el volumen de negocios.) Número de identificación fiscal Fecha en que finaliza la exención de la retención de impuestos.

COMPRAS

No

No

No

No

No No

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


Vista de compras

CAMPOS DE INTERÉS Moneda del pedido Condición de pago Incoterms Ctrl. Fact. bas. EM Liquidación post.

EXPLICACIÓN

Introducir Obligatoriam ente

Moneda en la que se valora el importe del pedido. Grupo de condiciones de pago que se le asigna al proveedor.

Sí Sí

Sólo se aceptan facturas cuando se haya recibido la mercancía. Necesario para poder liquidar condiciones de rappel con un proveedor. COMPRAS

No No

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Índ. liq. post. activo Ajust. vol. neg. neces. Grupo de compras Plazo entrega prev. 


Permite la retroactividad de los acuerdos de rappel. Ajusta el volumen de negocios antes de la liquidación final de rappel. Encargados de realizar los pedidos.

No No No

Días que demora la entrega.

No

Vista de funciones de interlocutor.

Por defecto el mismo proveedor que se crea asume todas las funciones indicadas. En el caso de que se quiera inlcluir, por ejemplo, COMPRAS

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otra dirección de pedido, en la columna número se introduce el código del proveedor que va a realizar esta función (que ya debe estar dado de alta en el maestro). Al final de la introducción de datos, nos saldrá esta pantalla superpuesta a la ultima vista introducida y para grabar dichos datos pulsaremos el botón SI.

Una vez grabados los datos nos aparecerá la pantalla inicial, donde en la barra de la parte inferior nos indicará el número del acreedor asignado internamente por el sistema. Es necesario saber que en cualquier momento de la introducción de los datos en las diferentes vistas podemos grabar ( una vez completados todo los datos que sean obligatorios en una vista) la única diferencia será que el acreedor solo tendrá información de las vistas rellenadas. Cuando visualicemos dicho acreedor nos aparecerá los flags de las vistas con sus respectivos datos pudiendo rellenar las vistas restantes cuando vayamos a modificar el registro maestro del acreedor.

COMPRAS

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Si queremos Crear, Modificar, Visualizar, Marcar para borrado, Bloquear-Desbloquear y Visualizar las modificaciones de una ficha de un proveedor, seguiremos la rutas que se muestran a continuación:

Descripción del procedimiento: •

RUTA DE ACCESO:

Logística → Gestión materiales → Compras → Datos maestros → Proveedor → Central → Crear/Modificar/Visualizar/Bloquear/ Petición de borrado/Modificaciones En el caso de que sólo se quieran modificar los datos concernientes a compras, se seguirá una ruta distinta:


RUTA DE ACCESO:

Logística → Gestión materiales → Compras → Datos maestros → Proveedor Compras → → Crear/Modificar/Visualizar/Bloquear/Petición de borrado/Modificaciones

COMPRAS

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2.2 Modificación del registro maestro de proveedores Objetivo: Modificar los datos maestros introducidos en el registro maestro de proveedores. Descripción del procedimiento: •

RUTA DE ACCESO:

Logística → Gestión materiales → Compras Maestros → Proveedor → Central / Compras → Modificar TRANSACCIÓN:

•

→

Datos

XK02 (Central) MK02 (Compras)

COMPRAS

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En esta pantalla marcaremos los flags de las vistas que queramos modificar y el procedimiento es análogo al de creación visto anteriormente. Una vez finalizado este proceso GRABAR.

2.3 Visualización del registro maestro de proveedores Objetivo:

Visualizar los datos del registro proveedores creados con anterioridad.

maestro

de


RUTA DE ACCESO:

Logística → Gestión Materiales → Compras → Datos Maestros → Proveedor → Central/Compras → Visualizar

COMPRAS

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•

TRANSACCION:


XK03 (Central) Mk03 (Compras)

En esta pantalla marcaremos los flags de las vistas que queramos visualizar y el procedimiento es análogo a lo visto anteriormente. Los datos de las vistas que aparecen no se podrán modificar. Una vez finalizado este proceso de visualización para SALIR

o

FINALIZAR pulsar o F3.

2.4 Bloquear/Desbloquear el registro maestro de proveedores Objetivo : Bloquear y/o desbloquear los datos del registro maestro de proveedores creados con anterioridad para impedir su contabilización. Esta funcionalidad deberá ser utilizada cuando se hace una solicitud de abono a un proveedor, para evitar pagar facturas a este proveedor mientras no envíe el abono. Descripción del procedimiento:

COMPRAS

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•


RUTA DE ACCESO:

Logística → Gestión Materiales → Compras → Datos Maestros → Proveedor → Central/Compras → Bloquear •

TRANSACCION: XK05 (Central)

Introduciremos el número del acreedor, la sociedad en la que vayamos a operar y la organización de compras. Pulsar ENTER pasando a la siguiente pantalla:

COMPRAS

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En esta pantalla marcaremos el flag correspondiente.

Campo

Utilidad Indicador que señala que la cuenta está bloqueada contra contabilizaciones en la Todas las sociedad. sociedades Con el indicador fijado, cada intento de contabilizar a esta cuenta será rechazado con un mensaje de error. Indicador que señala que la cuenta está bloqueada contra contabilizaciones en la Sociedad sociedad. seleccionada Con el indicador fijado, cada intento de contabilizar a esta cuenta será rechazado con un mensaje de error. Indicador que señala que la cuenta está bloqueada para contabilizaciones de todos los Todas las departamentos. organizaciones de Con el indicador fijado, cada intento de compras contabilizar a esta cuenta será rechazado con un mensaje de error. Organización de Indicador que señala que la cuenta está compras bloqueada para contabilizaciones de la COMPRAS

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seleccionada


organización de compras. Con el indicador fijado, cada intento de contabilizar a esta cuenta será rechazado con un mensaje de error.

Al finalizar de GRABAR y en la parte inferior de la pantalla siguiente aparecerá el texto “se han efectuado las modificaciones”.

2.5 Visualizar modificaciones en el registro maestro de proveedores Objetivo: Visualizar un historial de las modificaciones realizadas en los datos del registro maestro de proveedores. Descripción del procedimiento : •

RUTA DE ACCESO:

Logística → Gestión Materiales Maestros → Proveedor → Modificaciones •

→

Compras → Datos Central/Compras →

TRANSACCION: XK04 (Central) XK04 (Compras)

COMPRAS

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Campo


Utilidad

Acreedor

Nombre del acreedor Sociedad donde se quiere visualizar las modificaciones. Si este indicador no se marca Sociedad solo se verán las modificaciones de las vistas a nivel general, o sea, sin que tengan ninguna relación con la sociedad. Representa una unidad organizativa para la gestión de reclamaciones. Area de Se instalan areas de reclamación reclamación cuando dentro de una sociedad existen responsabilidades o procedimientos de reclmación diferentes. Organización de Organización donde se quieren compras visualizar las modificaciones efectuadas. COMPRAS

Introducir obligatoriame nte Sí

No

No

No

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Surt. Parcial prov.

Centro De fecha de modificación Modificado por


Si no se marca no se visualizarán las modificaciones realizadas en las vistas relacionadas con compras. División de los materiales suministrados por un proveedor, con un maestro, condiciones, etc, comunes. Sin funcionalidad. Caso de marcarse sólo se visualizan los datos modificados a nivel general. Solo se visualizarán las modificaciones que se hayan efectuado a partir de la fecha aquí indicada. Nombre del usuario que efectuó la modificación.

No

No

No No

Pulsar ENTER y apareceran las modificaciones realizadas

COMPRAS

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2.6 Petición de borrado de un registro maestro de proveedores Objetivo: Borrado de un registro maestro de proveedores. Descripción del procedimiento: •

RUTA DE ACCESO:

Logística Maestros borrado •

→ →

Gestión Materiales → Compras → Datos Proveedor → Central/Compras → Petición de

TRANSACCIÓN:

XK06 (Central) MK06 (Compras)

Se introducen los datos que aparecen en la pantalla y se pulsa INTRO. Aparece la siguiente pantalla:

COMPRAS

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Campo

Todas la áreas

Petición borrado para sociedad

Organización compras seleccionada

Utilidad Indicador que señala que el borrado del proveedor afectará a todas las áreas (finanzas y compras) Indicador que señala que el borrado sólo afectará a los datos de sociedad del registro maestro. Indicador que señala que el borrado sólo afectará a los datos de compras del registro maestro.


Introducir obligatoriamente No

No

No

Ninguno de los campos es obligatorio, pero es necesario seleccionar alguno de los criterios para poder efectuar la petición. Antes de salir de la pantalla anterior pulsar GRABAR.

COMPRAS

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Los proveedores con petición de borrado permanecen en el sistema, siendo posible realizarles pedidos (aparecerá un aviso informando de tal circunstancia).

COMPRAS

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02 Maestro Proveedores

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