UNIDAD V FUNCION DE ASOCIACIÓN COMPRAS Y DISTRIBUCIÓN.
5.1 ASPECTOS DE LA INFORMACIÓN DE COMPRAS
EL PROCESO DE COMPRAS INTRODUCCIÓN Las compras comprenden un proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso. En esta unidad estudiaremos en qué consiste el proceso de compras, la solicitud de ofertas y presupuesto y la evaluación de las mismas para adquirir el producto más idóneo en cada momento. 5.1 ASPECTOS DE LA INFORMACION DE COMPRAS. El proceso de compras consta de las siguientes fases:
Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad. Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión. Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa. Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas. Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto. Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables. Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme). Seguimiento del pedido y los acuerdos. Se hace para verificar que hemos recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo
El proceso puede variar de una empresa a otra debido a la actividad principal. La empresa industrial centra sus compras en los materiales que utiliza para elaborar el producto. La empresa comercial, por su parte, busca conseguir el producto a un precio competitivo. Y por último, para la empresa de servicios la variable principal es satisfacer las necesidades del cliente. Algunas veces el proceso de compras es largo y complejo debido a que para tomar una decisión final se necesita información o respuesta de otras empresas. TIPOS DE COMPRAS Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:
Compras especiales. Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos…); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta. La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien. Compras anticipadas. Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía. También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un producto. Compras estacionales. Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del año anterior. Compras rutinarias. Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía. Su característica es atender las necesidades del “día a día” con una inversión de bajo riesgo. Compras oportunidad. La compra oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar a precios de “ganga”; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo dará un beneficio extra. Compras de urgencia. Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.
Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se dispone de tiempo para comparar presupuestos.
PLANIFICACIÓN DE LAS COMPRAS Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa. La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en: Guías telefónicas, páginas web. Organismos Oficiales Asociaciones empresariales y profesionales, Prensa y revistas especializadas, Ferias y exposiciones del sector, Bases de datos, cedidas por empresas especializadas en estas gestiones. Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información o, incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan son:
Entrevistarse con los representantes del proveedor: Éstos son los vendedores de la empresa suministradora que visitan al comprador. Acudir a los mercados centrales: Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados varios proveedores o zonas geográficas que concentran las fábricas de determinados productos. Visitar ferias y exposiciones: Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de la moda, lo último que se fabrica o la tecnología más puntera. Acudir a las oficinas de compra: Estas oficinas son centros de venta que establece el fabricante en una ciudad cuando la empresa está a muchos kilómetros de ella y quiere tener una representación en el mercado central. Visitar a los importadores mayoristas: Son empresas que ofrecen productos de una marca extranjera a precios razonables.
ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES Generalmente, las empresas centralizan las compras a través de su departamento de compras o aprovisionamiento utilizando para ello un documento interno denominado “boletín de compras”; en él se detalla las características del material que necesita y cuando tiene que estar disponible. El departamento de compras, una vez recibidos los boletines, procede a su clasificación antes de iniciar los trámites del encargo, por si fuera necesario solicitar presupuesto o información de los materiales. El proceso es el siguiente: Dar preferencia a las solicitudes de material cuyas existencias se encuentren bajo mínimos. Comprobar si el artículo se utiliza con regularidad o se trata de un bien que se compra por primera vez. Clasificar los boletines por materiales homogéneos o adquiridos del mismo proveedor. Consultar con el futuro usuario antes de hacer el pedido. Decidir la calidad que deben reunir los materiales, la cantidad que hay que solicitar, el plazo de entrega, las condiciones financieras, etc.
SOLICITUD DE OFERTAS Y PRESUPUESTO La fase de petición de ofertas y presupuesto, dentro del proceso de compras, es una práctica que realizan las empresas en los casos siguientes:
Cuando inicia por primera vez la actividad. Cuando tiene que comprar un producto nuevo. Cuando no está satisfecha con los proveedores habituales. Para ampliar la cartera de proveedores. Para responder a la publicidad recibida.
Sin embargo, como el proceso de petición de ofertas supone un coste económico, nos aseguraremos de enviar la solicitud sólo a proveedores cuya respuesta incluya una oferta de nuestro interés y evitaremos dirigirnos a los que puedan denegar nuestra solicitud. Además, dependiendo de la política de compras que adopte la empresa también existen varios factores que influyen cuando de decide comprar al fabricante, al mayorista o a ambos. Estos factores son:
El tipo de producto. La cantidad solicitada en cada periodo. La ubicación de la tienda. Los servicios ofrecidos por el proveedor.
¿QUÉ INFORMACIÓN DEBEMOS SOLICITAR? Una vez confeccionado el listado de los posibles proveedores debemos contactar por carta o personalmente para solicitarles la información que necesitamos conocer. La información gira en torno a tres aspectos: 1. Condiciones económicas. Precio por unidad y por lote. Descuento comercial. Rappels y su aplicación. Gastos de envases y embalajes. Gastos de transporte y seguro. Forma de pago. Recargo por aplazamiento del pago. 2. Condiciones técnicas. 3. Características técnicas. Calidad. Embalajes especiales.
Instalación y montaje. Tiempo de garantía. Formación de los usuarios. Repuestos y mantenimiento postventa. Servicios postventa. Plazo de entrega. Devolución de excedentes. Revisión de precios. Otros servicios. 5.2 RESPONSABILIDAD DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS. LA FUNCIÓN DE COMPRAS Hay que distinguir entre compras y aprovisionamientos. Se diferencia en que las compras forman parte del aprovisionamiento: * Compras: adquirir bienes y servicios que la empresa necesita del exterior, garantizando el abastecimiento de las cantidades necesarias en el momento preciso y en las mejores condiciones posibles de calidad y precio. * Aprovisionamiento: conjunto de operaciones que realiza una empresa para gestionar de la mejor f horma posible los materiales y artículos necesarios para su funcionamiento: Determinar o decidir cuáles son sus necesidades futuras. Planificación temporal de las necesidades Expresión de las necesidades en términos adecuados. Buscar en el mercado qué proveedores existen que nos pueden suministrar unos productos capaces de satisfacer las necesidades de las compras. Compra de los productos que necesitamos Comprueban que los productos recibidos se ajustan a las condiciones previamente pactadas. Pago de los productos que recibe. Las compras comienzan cuando la empresa busca en el mercado los productos necesarios para satisfacer sus necesidades, y termina cuando cesan los derechos y obligaciones establecidos entre comprador y vendedor. Aprovisionamiento = Compras + Almacenamiento Existen 3 principios básicos de la gestión de compras, son:
1º) Organización:
+
Gestión
de
Stock
Organizar el servicio de compra con el fin de ejercer su función de una forma más eficaz. Para ello, cada componente deberá tener definidas sus misiones y tareas, así como sus objetivos y responsabilidades. 2º) Previsión: Implica definir y desarrollar técnicas de compras. Y, en definitiva, estudiar en el mercado qué proveedor existe, los precios de los productos que necesitamos y cuál es su evolución y los objetivos de ahorro. 3º) Control: Establecer un sistema de control sobre las actividades del servicio de compras que permita contrastar los logros con los objetivos establecidos. También tiene en cuenta cuál es el coste general de obtener esos objetivos. Se construye un banco de datos sobre los productos y sus costes sobre los proveedores y los servicios prestados, cuantificando los niveles de calidad, de precio, servicio y entrega. OBJETIVOS DE LAS COMPRAS Los Objetivos de las compras son: • Mínimo coste de adquisición: adquirir los productos al proveedor que nos ofrezca el mínimo coste. • Mantenimiento del nivel de calidad • Garantizar la continuidad en el abastecimiento • Mejorar la competencia, es decir, que la empresa se haga mucho más competitiva en el mercado o con sus competidores. • Reciclaje y tratamiento adecuado de los embalajes y los residuos. Los principales objetivos son los 3 primeros. Una vez determinadas las características y especificaciones del productos que debemos comprar, habrá que determinar: • Precio • Cantidad • Condiciones de pago (normalmente es aplazado a 30, 60, 90 días) • Pruebas que debe superar el producto que estemos comprando, para ello, muchas empresas cuentan con departamentos de control de calidad. • Persona responsable del aprovisionamiento deberá acordar con los proveedores el lugar de entrega de la mercancía. • Fecha de entrega
• Fraccionamiento de las entregas; lo normal es que cuando se entrega una gran cantidad de producto en una sola entrega éste se fraccione. • Unidad de entrega y transporte • Condiciones en las que debe realizarse el transporte. • Otras condiciones o tratamientos especiales que pueda requerir la mercancía.
FASES DE LAS COMPRAS 1. Realización de una serie de operaciones previas a la compra de un producto, dentro de ésta habrá que: Conocer cuáles son nuestras necesidades en torno a los productos que vamos a comprar. Determinar las condiciones en que se deben satisfacer esas necesidades de compra. Seleccionar el surtido, que pueda satisfacer esas necesidades.
2. Preparación: Investigación de mercados: buscar los proveedores. Realizamos una preselección de los posibles candidatos Nos ponemos en contacto con los proveedores y les pedimos que nos hagan una oferta. 3. Realización del Pedido: Analizar y comparar las ofertas para elegir el mejor o mejores proveedores según nuestra necesidad. Negociación con los oferentes en aquellos puntos en los que estemos disconformes Elección del proveedor o proveedores .Confeccionamos el pedido. 4. Seguimiento (control): Vigilancia y reclamación de las entregas. Control cuantitativos (número de unidades que hemos pedido) y cualitativo (con la calidad exigida, en la fecha comprometida,…) de los productos recibidos. Los productos recibidos se ajustan a lo que viene en la factura. Proceder a la devolución de aquellos productos con los que no estemos conformes. 5. Operaciones derivadas de realizar una compra: Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios, sobrantes, etc. Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos. - Responsabilidades de la Función de Compras:
• Administrativa: entrada de mercancías y salida del correspondiente contravalor en dinero. • Técnica: la buena selección de proveedores obliga al conocimiento detallado de características y variedades de las mercancías a adquirir, así como las alternativas posibles. • Comercial: mantener una relación comercial continua con nuestros proveedores actuales y potenciales. • Financiera: la compra inmoviliza capital y la escasez de éste obliga a limitar el volumen de compras que estemos realizando. • Económico: las operaciones de compra generan un coste que inciden directamente en los precios de venta, si se reducen aquellos se pueden general beneficios.
- Algunos conceptos: Unidad de Compra: se trata de líquidos, cuando se hace un pedido suelen estar expresados en unidades, litros, kilos, m3. Cuando se trata Unidad de entrega:
de
sólidos
suelen
expresarse
en
* Paquetes * Garrafas * Botellas * Latas * Cajas * Bidones * Bobinas * Sacos * etc.
Unidad de Almacenamiento: * Cajas * Retráctiles: son unos cajones que se cierran solos (farmacias) * Paletas * Contenedores Unidad de Transporte: * Camión
unidades,
kilos,
metros,
m2.
* Container * Remolque * Semiremolque
LOS PROVEEDORES Y EL TRADE MARKETING Normalmente, los fabricantes identifican a sus proveedores como aquellos fabricantes de materias primas que le proporcionan materias primas, piezas, componentes, bienes de equipo, máquinas o herramientas, es decir, cualquier producto o servicio que utilizan en su proceso de fabricación para producir sus productos. Pero también, esa relación entre proveedores y clientes se da en el caso del fabricante y los distribuidores (clientes). Y, esta relación, también se da en el caso de los distribuidores (proveedores) y los clientes finales (clientes) Materias Primas Piezas Componentes Bienes de equipo Máquinas o herramientas Proveedores – clientes Proveedores – clientes Nosotros vamos a estudiar la relación del fabricante con los distribuidores. Esta relación la podemos dividir en 2 etapas: 1. Hasta la década de los 80, en la cual esa relación obtenía las siguientes características: * En el canal de distribución el poder lo ostenta el fabricante sobre los distribuidores, porque estos últimos eran pequeños, tenían poca capacidad de compra y había muchos donde elegir si perdía alguno. Las condiciones las imponía el fabricante. * El fabricante conocía el mercado (hábito y necesidades de compra de los clientes). El distribuidor solo es un nexo de unión entre los fabricantes y el consumidor final. * Los fabricantes realizan campañas publicitarias y de comunicación para que el consumidor final tratara de satisfacer sus necesidades a partir de sus marcas y productos. * Es una relación marcada por el enfrentamiento (margen). 2. Cambios que modifican la relación entre el fabricante y los distribuidores: Profesionalización de la distribución y gran concentración. La distribución comienza a utilizar las nuevas tecnologías de la información. Coste y tiempo más reducidos para la realización de determinadas tareas (distribuidores más
eficientes). Los distribuidores también son una fuente de información sobre clientes. Clientes más exigentes y menos susceptibles a las campañas de publicidad de los fabricantes. Aumento del poder de los distribuidores frente a los fabricantes. En la actualidad, tenemos que abandonar esta postura de enfrentamiento entre fabricantes y distribuidores e intentar hallar una colaboración. Una forma de conseguir la colaboración entre fabricantes y distribuidores es a través de lo que se conoce con el nombre de Trade Marketing, que es una filosofía de gestión que implica que los fabricantes o proveedores consideren a los distribuidores como clientes y no como competidores. El Marketing Externo del fabricante es el orientado a los clientes externos, que son: distribuidores y consumidores finales. El Marketing Interno es el que realiza la empresa con sus empleados. La relación de colaboración entre fabricantes y distribuidores de Trade Marketing tiene una serie de beneficios para ambas partes, que son: A. Beneficios para el Fabricante: Mejorar las relaciones con la distribución Optimizar las ventas y la rentabilidad Reforzar la imagen de marca de los productos Obtener una ventaja competitiva (consecuencia de volverse más eficientes). Producir sinergias interdepartamentales (colaboración entre los departamentos). Dar mayor valor añadido al departamento de ventas. B. Beneficios para el Distribuidor: Mejorar las relaciones con los proveedores (fabricantes) Obtener productos y promociones más adaptados a su punto de venta (selección de productos que den una alta rentabilidad según estudios de mercado), Optimizar las ventas y rentabilidad Obtener una ventaja competitiva Producir sinergias internas (compras, marketing y logística).
El ERC ( Efficient Consumer Response) (Respuesta Eficiente al Consumidor)
El objetivo del ERC es elevar, mediante acciones conjuntas entre fabricantes y distribuidores, las cotas de eficiencia de los sectores de gran consumo en España.
Para ello intenta eliminar las ineficiencias en toda la cadena logística, optimizando el uso de las nuevas tecnologías (EDI, código de barras, …) y promoviendo los acuerdos entre fabricación y distribución para obtener la máxima rentabilidad de los recursos y ofrecer la mejor respuesta posible a las necesidades del consumidor.
* Existen 4 estrategias para conseguir esto, son: Reaprovisionamiento eficiente Surtidos eficientes Lanzamiento de productos eficientes Promociones eficientes
A. Reaprovisionamiento Eficiente: En el proceso de pedidos, los agentes de la cadena de suministro (fabricantes, distribuidores y operadores de transporte (transportistas) intercambian un flujo intenso de información y de mercancías, cuya eficiencia se manifiesta en la coordinación de ambos flujos que permite la agilidad y la ausencia de errores en los mismos. El consumidor juega un papel secundario ( o casi nulo). Se ha demostrado que las empresas incurren en costes innecesarios asociados a la gestión administrativa, a los rechazos de entregas, las devoluciones de facturas, a las incidencias en las cargas/descargas de mercancías, etc. Durante estos últimos años, las compañías del sector de gran consumo han estado involucradas en el desarrollo y puesta en marcha de mejores prácticas relacionadas con las operativas del proceso de pedidos, como: Gestión del reaprovisionamiento Optimización de las entregas y recepción de mercancías. Facturación eficiente Dos factores imprescindibles para alcanzar la Eficacia y la Eficiencia en los Procesos (e implantar mejores prácticas) para ofrecer la mejor respuesta posible a las necesidades del consumidor son: • Disponibilidad, fiabilidad de la Información intercambiada (facturas ópticas) • Establecimiento de acuerdos logísticos entre las partes.
Los principales errores que se pueden corregir si realizamos un Reaprovisionamiento Eficiente son errores que atañen a los pedidos, estos errores que se pueden corregir son: Elevar los niveles de inventario (cuanto mayor es el número de productos almacenados mayor es el coste). Elevado número de roturas de stocks (evitar que el cliente se encuentre con el problema de la falta del producto). Los retrasos en inexactitudes en los envíos. Ineficaz control de las promociones Fallos en las entregas. Etc. Los Beneficios del Reaprovisionamiento Eficiente son: Adopción de una solución estándar (única) válida para todos los proveedores/clientes (cualquier distribuidor o fabricante). Estandarización de la comunicación Ahorro en los costes administrativos de gestión del aprovisionamiento Fiabilidad de los datos Mejora en la planificación de la producción Reducción de sotcks. Automatización de los procesos Mejora del nivel de servicio en entregas. B. Surtido Eficiente: Es el proceso de colaboración entre distribuidores y proveedores para determinar la oferta óptima de producto en una categoría que alcance la satisfacción del consumidor objetivo al mismo tiempo que mejora los resultados del negocio. La metodología para el desarrollo de surtidos eficientes sigue un proceso en etapas que es dinámico y se retroalimenta. Las etapas son: • Análisis actual del mercado en el que estamos, y ver también que cobertura de mercado vamos a realizar. También se estudian los productos cuestionables, lo que no dan rentabilidad. • Fijación de Objetivos: fijar objetivos para establecer el surtido óptimo. • Análisis de las modificaciones en el actual surtido y propuesta. Es decir, que referencias vamos a eliminar, cuáles van a seguir y cuales vamos a ingresa nuevas. Para ello debemos valorar: consumidor, rentabilidad, competencias, etc.
• Plan Implementación: ejecución. • Evaluación Si con el paso del tiempo vemos que se producen variaciones tendremos que volver a la etapa número 1. C. Lanzamiento de Nuevos Productos Eficientes: Hay 2 factores críticos de éxito en el lanzamiento eficiente de un nuevo producto: Un producto que aporte realmente valor a los consumidores Una buena distribución que asegure que los consumidores efectivamente encuentren el producto, lo prueben y, finalmente, repitan. D. Promociones Eficientes: Normalmente hay 2 tipos de promociones: Las del fabricante Las del distribuidor. Para que estas promociones sean efectivas se requiere un proceso de colaboración entre proveedor y distribuidor para el desarrollo de eventos promocionales que asegure mejores resultados en el consumidor final, a la vez que optimiza el impacto total causado en las operaciones diarias a lo largo de la cadena. Los beneficios que se pueden obtener son: Mejorar los resultados promocionales. Disminuir los costes de producción, almacenaje y distribución debidos a la estacionalidad promocional inducida. Reducir el coste global de gestión y control de las promociones en todas las etapas. Incorporar la medición de los resultados en el trabajo habitual de promociones. El proceso de desarrollo de una promoción es el siguiente: 1. Se realiza una Planificación Anual. Hay 2 tipos de promociones que podemos realizar: Las que realiza el proveedor (fabricante); de las que se puede beneficiar el punto de venta. De esta promoción surge un Plan Anual. Las que realiza el distribuidor. De esta promoción sale otro Plan Anual.
Una vez tenemos ambos planes anuales, debemos de elaborar un Plan Anual único, común a ambas. 2. Ejecución del Plan Anual. 1º) Planificación de cada una de las planificaciones concretas. 2º) Ejecución de cada una de las promociones. 3º) Evaluación de los resultados de cada una de las promociones. Hay que tener en cuenta el coste y los beneficios. 3. Valoración del Plan Anual (de todas las promociones realizadas) También en este proceso existe retroalimentación hasta la etapa 1. * Los Instrumentos para gestionar bien el E.C.R. son: * EDI * Gestión por Categorías A) EDI (Electronic Data Interchange) (Intercambio Electrónico de Datos): Se trata del intercambio electrónico de datos entre fabricantes y clientes. El EDI permite el envío y recepción de documentos estandarizados con medios telemáticos con el fin de posibilitar su tratamiento de forma automática. Este sistema pretende que el emisor y receptor de un determinado documento comercial puedan ser directamente los respectivos ordenadores centrales, ganando así tiempo y evitando errores. Las ventajas con las que cuenta el sistema EDI son: Se gana tiempo. Se evitan errores. Los componentes de un sistema EDI son: Mensajes normalizados Programas EDI o softwares de Estación de Usuario (SEUs) Comunicaciones necesarias para llevar a cabo este intercambio de mensajes comerciales (línea telefónica y un móvil) Las ventajas que tiene son: “Entregas Perfectas”: Entendido como cumplimiento de cantidades y plazos. Incremento del 72% al 88% de entregas perfectas.
- Los Beneficios mínimos que obtenemos implantado el EDI son: 1. Menores costes de explotación: mayor productividad del personas antes dedicado a la introducción de datos o gestión de documentos. 2. Mayor disponibilidad de los datos: transmisión electrónica (minutos) no introducción de datos (no demora) los datos no contienen errores simplificación del funcionamiento al normalizarse las transacciones (facturas o pedidos iguales para todos). 3. Disminución de gastos de transmisión (tratamiento) de una transacción. B) Gestión por Categorías (Category Management, CM) Las 4 estrategias de E.C.R. vistas anteriormente están basadas en el concepto de “categoría”, o lo que es lo mismo, cuales son las necesidades de los consumidores. Una Categoría se define como el conjunto de productos o servicios que son percibidos por le consumidor como complementarios y/o sustitutivos, y que satisfacen una misma necesidad (ejemplos: productos para el desayuno, productos de higiene corporal, etc.). Se define la Gestión por Categorías como un proceso basado en los hábitos de los consumidores a partir del cual se determinan 3 variables de tipo táctico, que son el merchandising, promociones y precios, con el objetivo de optimizar la rentabilidad de esa categoría. Merchandising = donde colocar el producto, en que lugar de la estantería, anchura de los pasillos, etc. Promociones = cuando realizarla, objetivos que nos vamos a poner, etc. En definitiva, se trata de tratar a una categoría como si fuese una unidad de negocio. * Los resultados obtenidos con la Gestión por Categorías son: Mayor eficiencia en: Variedad Surtido Almacenamiento Precios Introducción de nuevos productos Todo esto es posible gracias al análisis de los datos del escáner que permitan: Desarrollar planes estratégicos por categorías.
Controlar las asignaciones de espacio Medir la marcha de cada categoría con el fin de realizar ajustes.
- Los resultados de la Gestión por Categoría son: Incremento de las ventas por metro cuadrado Permite distinguir las categorías con mayor (menor) rentabilidad para potenciarlas (mejorarlas). * LAS VENTAJAS DEL E.C.R. SON: 1) Ventajas para el Distribuidor: * Elimina el fuera de seguridad * Reducir el stock de seguridad * Aumentar las rotaciones * Recibe mejor servicio 2) Ventajas para el Fabricante: * Programación de las actividades. * Planificación de las necesidades de materiales con un coste mínimo de stocks * Reduce los plazos de fabricación y de entrega * Proporciona un mejor servicio. El Consejo Ejecutivo de E.C.R. fue creado a finales de 1995 por una veintena de empresas líderes de la fabricación y de la distribución de productos de gran consumo. Posteriormente se han integrado 36 empresas más (distribuidores, fabricantes y operadores logísticos).
EL ABC (Activity Based Costing) (Análisis Basado en los Costes). Los métodos tradicionales de contabilidad no facilitan el cálculo del coste real total que supone la fabricación de un producto o servicio hasta que llega al consumidor final. Hay 2 tipos de costes: Costes directos: son fáciles de identificar con el producto. Costes Indirectos, como almacenaje, administración, etc., que son mucho más difíciles de repartir para cada producto. El ABC es un método de cálculo de costes basado en las actividades que tratan de determinar con exactitud los costes reales de un producto o servicio de forma independiente. El ABC ayuda a los directivos en la toma de decisiones, porque identifica las actividades y costes
que genera cada producto/servicio, pudiéndose eliminar las actividades que consumen recursos y no aportan valor al usuario. Actividad: todas las tareas que conlleva un producto o servicio. Todos aquellos trabajos o actuaciones que se requieren durante un proceso determinado, que finalmente conduce a un resultado o valor añadido a un objeto (producto/servicio). “Los costes de las actividades se imputan al producto o servicio sólo si éste consume actividades”. * El proceso de Cálculo de Costes es el siguiente: 1. Identificar las actividades que están relacionadas con las funciones de la empresa. 2. Valorar los costes ligados a esas actividades. 3. Determinar las bases de asignación según los criterios de gestión de la empresa. * Las Ventajas del ABC son: Permite calcular de forma precisa los costes, especialmente los indirectos. Aportan más información sobre los costes de las actividades que se realizan en la empresa. Permite la identificación de productos o clientes no rentables. Permite relacionar las causas con sus costes. Se puede aplicar a cualquier tipo de organización. * Los Inconvenientes del ABC son: Si se seleccionan demasiadas actividades se puede complicar su cálculo La determinación de algunos costes indirectos por cada producto puede resultar difícil. * Efectos (beneficios) que tiene el ABC: • Los productos o servicios con mayor volumen de ventas reducen los costes que tienen asignados. • Aquellos productos o servicios con menor volumen de actividad aporta un mejor resultado a la empresa. MERCHANDISING El Merchandising se define como el conjunto de técnicas destinadas a estimular la interacción en el punto de venta del producto y el comprador, con el objetivo de responder adecuadamente a sus necesidades y maximizar las ventas y resultados del detallista. (Para que el consumidor compre mucho más de lo que pensaba comprar). * Los beneficios para el consumidor final son:
• Permite que los consumidores vean los productos que están situados en los lineales (estanterías) de una forma mucho más adecuada. •El consumidor “entiende” la organización de las distintas secciones del punto de venta. • Permite que el consumidor encuentre con facilidad los productos. • Encuentra una mayor información sobre los productos y sus características. • Entorno agradable del punto de venta. * Los Beneficios para el distribuidor son: • Responde a las necesidades de su clientela. • Mejoran la exposición de los productos en el establecimiento. • Aumenta la cifra de ventas. • Mejora la imagen de la tienda. • Aumenta la fidelidad de los clientes. • Aumento del margen bruto • Aumenta la rentabilidad del espacio * Los beneficios para el fabricante son: • Mejora la imagen de sus productos. • Le permite obtener ventajas competitivas • Aumenta su cuota de mercado. * Los Beneficios para el equipo de ventas son: • Obtienen un mayor poder de negociación frente a los fabricantes. • Mejora de la remuneración y de la satisfacción del equipo. Proveedores = Fabricantes Fabricante Proceso fabricación Producto Distribuidores Clientes Finales
5.3 PLANEACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE LA DISTRIBUCIÓN. Planificación de los Recursos de Distribución o Distribution Resource Planning (DRP) es un método usado en la administración de negocios para planificar la emisión de órdenes de productos dentro de la cadena de suministro. El DRP habilita al usuario para establecer ciertos parámetros para el control del inventario (como el inventario de seguridad) y calcular el tiempo de fase entre los requerimientos del inventario. El DRP usa diferentes variables:
inventario "one-hand" al final de un periodo. la demanda de pedidos al final de un periodo. la cantidad de producto requerido que se necesita al comienzo de un periodo. la cantidad obligada de producto disponible al comienzo de un periodo. el tamaño de orden recomendado al comienzo de un periodo.
El DRP necesita de la siguiente información:
la demanda en un futuro periodo. los recibos (notas) al comienzo de un periodo. el requerimiento de un "stock" (existencias) de seguridad. el inventario "one-hand" al comienzo de un periodo.
