Unidad 5. Compras

COMPRAS Planificación del abastecimiento

Manejo del abastecimiento

Comercio - Mercado Mercado

Consumidores

Productores

Intermediarios

Bienes y servicios Pagos Información

Compras

Gestión de Compras •Compras es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposición de operaciones en el lugar y momento requerido

LAS COMPRAS: ESLABÓN CLAVE DENTRO DEL MUNDO DE LA LOGÍSTICA E INSUMO PARA LA COMPETITIVIDAD

Gestión de Compras Consiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de comercialización o de producción. Deben proporcionarse en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el precio y en el lugar acordad o.

Objetivos de Compras  Continuidad del abastecimiento  Negociar precios convenientes  Asegurar la cantidad y calidad adecuada de los

suministros  Definir el nivel de inventario evitando rotura de stocks y

mermas por obsolescencia, deterioro, duplicidad  Estudiar nuevos insumos y fuentes alternativas de

suministro en función a nuevos procesos productivos  Mantener costos de adquisición y mantenimiento de

stocks a niveles adecuados, acorde a la estructura de operación

LA IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS DENTRO DE LA COMPETITIVIDAD

“Quien compra bien vende bien”

POLITICAS DE LA FUNCION DE COMPRAS •

CONCEPTO: Son los lineamientos preestablecidos por la Dirección, que rigen la conducta y enfoques necesarios para adquirir materiales para la empresa. Es sugerido que se manejen por escrito.

POLITICAS DE LA FUNCION DE COMPRAS •

CLASIFICACION: –

POLITICAS INTERNAS.

–

POLITICAS EXTERNAS.

El PROCESO DE COMPRAS •

ELEMENTOS: –

Comprador.

–

Vendedor.

–

Objetivo o fin.

–

Acuerdo.


REQUISICION: –

Es la solicitud de compra.

–

Da origen al proceso de compra. •

Formas:

•

Formato estándar

•

Memorundum


REQUISICION: –

Elementos: •

Principales: –

Descripción analítica de la compra.

–

Fecha de requisición.

–

Confirmación de la compra, con autorización.


REQUISICION: –

Elementos: •

Accesorios: – – – – – –

Número de folio. Volumen solicitado. Fecha de requisición. Datos del proveedor. Tipo de transporte. Cotización.


REQUISICION: –

Fines: – – – –

–

Conocimiento de una necesidad. Investigación y selección del proveedor. Abastecimiento de un producto. Control.

Tipos: – –

Específica Continua.


REQUISICION: –

Fines: – – – –

–

Conocimiento de una necesidad. Investigación y selección del proveedor. Abastecimiento de un producto. Control.

Tipos: – –

Específica Continua.


COTIZACIÓN: Es el documento que muestra la descripción analítica, exacta, y especificaciones de las características que tienen los productos solicitados. •

Contenido: – – – – –

Número de artículos. Lugar y tiempo de entrega. Transporte. Precio, cantidad y plazo de entrega. Condiciones de pago.


COTIZACIÓN: •

Análisis de la cotización: –

Proveedores que ofrecen de manera óiptima el producto.

–

Ubicación de los proveedores.

–

Comunicación con proveedores.


PEDIDO: Es el documento legal que sierve para solicitar al proveedor el envio formal de los artículos especificados.


PEDIDO: –

Fines: • • • • •

Comprobante de responsabilidad por parte del proveedor, de abastecer a la empresa. Información para el área contable. Preparativos de recepción. Información al departamento de Control de Calidad. Aviso para el departamento que giró la requisición.

•

Seguimiento de la transacción por parte del Departamento de Compras.


PEDIDO: •

Aspectos legales: –

Se debe realizar por escrito, y debe contar con los requisitos completos para realizar la compra.

•

Administrativos: –

Se debe girar con copias para: el proveedor, el depto. de Compras, Contabilidad y Calidad.

–

Se debe justificar la selección del proveedor.


CONVENIO: Es el contrato legal, referente a la compr aventa de un producto, así como las condicones de adquisición y pago. Se debe establecer por escrito, en forma clara.


CONVENIO: Es válido cuando: –

Es aceptado y autorizado por un funcionarios competente.

–

Estipula las responsabilidades tanto del proveedor, como del comprador.

–

SE realiza conforme a la ley.

ES SO OD RAASS E PROCE DE COMPR El P •

SEGUIMIEN NTTO O 11. Control de las órdenes. 2 . Confirmar la compra cuando lla fecha de cumplimiennttoo se aproxime. 3 . S i e l pproveedor no puede enviar lla m mercancia, decidir s i se lle espera o si se elgie a otro 4.

proveedor.

Almac cénn Compras cuando lla repor rreciba tará a mercancia, así como e l departameennttoo que giró lla . . ., reqquurissriccrion ón.. 5 . Compras dará seguimienttoo a l pparoceso ,, de ser . necesario.


TERMINACIÓN DE LA COMPRA 1. Se recibieron efectivamente los productos solicitados. 2. Los productos adquiridos ya están en uso. 3. Se cumplió con las obligaciones pactadas entre el comprador y el vendedor.

Proceso de compra tradicional Cliente

Proveedor

Orden de compra Informe de cuentas por

Acreedores

Reconciliar cuentas

26

Procesamiento de la orden

Correo Dársena de descarga

Lista de embalaje Correo

Factura

Comprobación

Correo

Deudores

EL SISTEMA DE INFORMACION PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA ORGANIZACION • OBJETIVO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 1. Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización. 2. Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario. 3. Mantenimiento de estándares y controlres de calidad adecuados.

RELACION DE LA FUNCION DE COMPRAS CON LA ORGANIZACION 4. Encontrar o desarrollar vendedores competentes. 5. Estandarizar, en lo que sea posible, los artículos comprados. 6. Compra de artículos y servicios requeridos al precio final más barato posible. 7. Mejorar la posición competitiva de la organización. 8. Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organización. 9. Alcanzar los objetivos de compra al menor nivel posible de costos de administración.

RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS %

FUNCION

98

Desarrollar nuevas fuentes de abastecimiento

89

Análisis de valores

87

Decisión de comprar

86

Selección de medio de transporte

81

Control de inventarios

ESPECIALIZACIÓN EN LA FUNCION DE COMPRAS

1. Compra y negociación. 2. Seguimiento y expedición. 3. Administración. 4. Investigación de compras.

RELACIONES CON OTROS DEPARTEMENTOS

• Finanzas. • Operaciones. • Administración de manteriales. • Ingeniería. • Administración general. • Dirección ejecutiva.

INSTRUMENTOS DE INFLUENCIA SOBRE LOS MERCADOS Instrumentos de influencia

Política del programa de adquisición

Política de cantidad

Política de calidad

Política de adquisición

Política de comunicación

Política de condiciones

Política de fechas

Marketing Mix

Política de financiamiento

Mercadotecnia de ventas vs. Mercadotecnia de compra Relaciones Públicas

Política de precio

Política de productos Investigación de mercado

Mer c ado

Estrategia de ventas

Política de distribución

Política de selección

Política de precio

Política de calidad Política de cantidad Investigación de mercado

Estrategia de adquisición

Política de comunicación

Promoción de ventas Publicidad

AC CIIÓ ÓNN DE FUNCIONES S DE LLA INVESTIGA M OS S MERCADO E AS S EN EL R RAMO DE L LAS COMPRA • Disponibilidad de informaciones precisas sobre la estructura y los cambios en los mercados de compras • Apertura de fuentes de suministro favorables • Pronósticos sobre probables interferencias en el mercado (cuellos de botella en el suministro de materiales) • Investigaciones sobre posibles materiales de sustitución favorables en cuanto a sus costos • Información sobre nuevas vías de suministro • Apoyos argumentativos para negociaciones de compras

• Soluciones alternativas para la Administración • Propuestas para el reciclaje de productos de desecho

SISTEMA DE COMPRAS EN LA ESTRATEGIA DE LA EMPRESA • Propósito: apoyar los objetivos corporativos y funcionales. • Objeto: componente del plan estratégico y del proceso operativo global de una empresa. • Gestión: adquisición y entrega de bienes y servicios necesarios. • Acción: relaciones estables con proveedores.

RESPONSA AB BIIILLID IDAADD DE LA PLA AN NEEAACCIÓ ÓN DEL AB BAASSTTEECCIM O MIENTO Se fundamenta en el compromiso de la Dirección con los objetivos corporativos y funcionales (formales e informales), incluye: • La asignación de los recursos. • La infraestructura. • El ambiente de trabajo.

• La satisfacción de las expectativas. • Exigencias del mercado.

Decisiones “HACER O COMPRAR”: ventajas de cada alternativa Criterio

Posibles ventajas “HACER”

Posibles ventajas “COMPRAR”

Costos

•Reducción de costos de distribución •Posibles economías de escala •Eliminación de márgenes de intermediarios innecesarios •Oportunidades de financiamiento

•Reducción de costos de almacenamiento (especialmente cuando se compra “Justo-atiempo”) •Por mayores cantidades el proveedor puede llegar a precios de producción más bajos que pueden llevar a precios bajos de compra (especialmente cuando estandariza los productos)

Calidad

•La “fabricación en casa” puede garantizar una mejor calidad.

•Por mayores cantidades el proveedor puede emplear máquinas muy buenas para producir mejor calidad a bajo costo

Consecuencias para las ventas

•Los residuos y subproductos pueden ser vendidos rentablemente si su calidad es adecuada.

•Si la imagen de calidad del proveedor es buena, esto puede ser un argumento de compra para el producto final.

Riesgos y dependencias

•Los proveedores de materias primas e insumos condicionan la elaboración de nuestros productos. RIESGO

•Una adecuada amplitud de oferentes, puede eliminar riesgos y conducir a adecuados procesos de selección.

Necesidades de capital

•Es necesario invertir en Activos Fijos (maquinaria, instalaciones, etc). RIESGO

•Menos inversiones necesarias en maquinaria.

DECISIÓN DE HACER O COMPRAR Factor:

• Costo de oportunidad. • Capacidad e Idoneidad propias. • Costo diferencial. • Disponibilidad de proveedores. • Impacto general.

Método:

• Evaluar el costo de oportunidad • Presentar especificación precisa • Analizar capacidad existente • Calcular el costo de compra • Analizar ofertas de proveedores • Calcular el comportamiento de los costos • Ponderar la capacidad propia y de proveedor y costos diferenciales

MAQUILAS Se

denomina

empresa

que

MAQUILA se

a

encarga

hacerle la producción a otra.

la de

COMPONENTES DEL PROCESO DE COMPRAS

,

SIC CIÓ ON PRINCIP PIOS DE ADQUIIS 1. Definición de los criterios para la selección, evaluación y re-evaluación de proveedores. 2. Cumplimiento de especificaciones y requisitos de compra . 3. Relación del tipo y alcance del control aplicado al proveedor con el impacto en el producto. 4. Evaluación de la capacidad de los proveedores para cumplir los requerimientos. 5. Elaborar y mantener Documentación formal de los resultados de las evaluaciones.

,

SIC CIÓ ON PRINCIP PIOS DE ADQUIIS 6. Información estructurada con respecto a requisitos para la aprobación de materiales, procedimientos, procesos y equipos. 7. Inspección y actividades afines necesarias establecidas e implementadas. 8. Aplicación de métodos apropiados para el seguimiento de los procesos de compras. 9. Medición y evaluación de la capacidad de los procesos. 10. Decisión y ejecución de acciones correctivas y preventivas.

¿QUÉ COMPRAN LAS EMPRESAS? •COMPRAS PRODUCCIÓN: •MATERIAS PRIMAS, COMPONENTES Y PRODUCTOS PARA LA FABRICACIÓN. •VERTICAL: SUMINISTROS ESPECÍFICOS PARA CADA SECTOR INDUSTRIAL •COMPRAS NO PRODUCCIÓN •PRODUCTOS INDIRECTOS. •COMPRAS MANTENIMIENTO, REPARACIONES Y OPERACIONES. •SERVICIOS. • PARA LLEVAR A CABO LAS ACTIVIDADES EMPRESARIALES. •HORIZONTAL Y COMÚN A TODOS LOS SECTORES DE ACTIVIDAD.

COMPRAS PARA FINES DIFERENTES A LA PRODUCCIÓN VIAJES Agencia de viajes Líneas Aéreas Hotel Alquiler coche Tren Taxis

EDIFICIO Comedor Limpieza Jardinería Mantenimiento Seguridad M₫dicos Correo Aire Acondicionado Ascensores Recogida desperdicios Mudanza oficinas

COMUNICACIÓN Publicidad Agencia Publicidad Agencia publicaciones Impresos Servicios Multimedia Regalos Ferias Seminarios/conferencias

TRABAJO (Servicios) Consultoría Bases de datos Control Educación/formación Trabajo especializado Estudios/ Análisis Trabajo temporal

TRANSPORTE (personal) Autobús Otros

SERVICIOS DE OFICINA Flota coches Copiadoras Impresos Procesos/documentos/Catálog. Traducciones Suministros de oficina Papel Muebles Libros y suscripciones Obras/reparaciones

SERVICIOS DE FABRICA Electricidad Gas Gases industriales Prod. Petrolíferos Agua Equipo Almacén Estructuras Obras/instalaciones

TRANSPORTE (mercancías) Aéreo Marítimo Camión Auto-tren Correo urgente Proveed. Logístico Embalajes

HARD/SOFTWARE PC Mantenimiento Licencias Software Software desarrollo Consultoría

EQUIPOS Instrumentación Medida Herramientas Maquinaria Repuestos de maquinaria y equipo

OBJETIVO DE UN SISTEMA DE COMPRAS Proveer y dar seguimiento a los procesos de compra (nacionales e internacionales), desde el momento en que un departamento de la empresa (usuario) realiza una solicitud de compra, hasta que el producto ha sido recibido por éste. Se tendrán en cuenta los siguientes factores: •Recepción de bodegas en inventario •Evaluación de costos •Proveedores •Tiempos de entrega de pedidos •Necesidades del usuario

OBJETIVOS ESPECìFICOS DE COMPRAS 1.

MANTENER CONTINIUDAD EN EL ABASTECIMIENTO.

2.

INVERSION MINIMA COMPATIBLE CON:  

SEGURIDAD. PROVECHO ECONOMICO.

3.

EVITAR DUPLICACIONES, DESPERDICIOS, INUTILIZACIONES

4.

OBTENER COSTOS BAJOS ACORDES CON: CALIDAD Y SERVICIO

5.

MANTENER NIVELES DE CALIDAD

6.

MANTENER POSICION COMPETITIVA DE LA EMPRESA

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE COMPRAS 1.Crear y mantener un registro actualizado de proveedores. 2.Generar y dar seguimiento a las solicitudes de Compra. 3.Recibir las solicitudes de compra provenientes de los usuarios y encargados de otros departamentos 4.Elaboración de cotizaciones por proveedor, para la actualización de tiempos de entrega y costos de los artículos. 5.Generar y dar seguimiento a las órdenes de compra. 6.Generar las órdenes de compra.

FUNCIONES DE UN SISTEMA DE COMPRAS 7.Realizar órdenes de compras utilizando múltiples monedas. 8.Agilizar la recepción de la mercadería, 9.Realizar los procedimientos de Costeo de las órdenes de compras (costeo estimado y costeo real). 10.Realizar la planeación de compras para un período dado. 11.Permitir la elaboración de un plan de compras.

COMPONENTES DEL PROCESO DE COMPRAS Estrategia de Aprovisionamiento

Procesos de Direccionamiento

Procesos de Gestión Procesos de Apoyo

Organización y personal

Búsqueda de Gestión y mercados/ desarrollo de proveedores proveedores

Gestión de desempeño

Día-a-Día

Informática

ETAPAS BÁSICAS EN EL SISTEMA DE COMPRAS Inicio Reconocimiento de una necesidad Descripción de la necesidad Determinación y análisis Fuentes de Abastecimiento

Determinación de precios y términos

Preparación y asignación de la Orden de Compra

Seguimiento y/o expedición de la Orden de Compra

Recepción e inspección de los artículos Liquidación de la factura y pago al proveedor Mantenimiento de registros

Fin

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA 1.

Inicio

El origen del proceso de compra en las empresas está determinado por la necesidad de satisfacer una solicitud o demanda del cliente interno (cualquier área de la empresa, pero principalmente el área productiva o la que desarrolla la actividad económica de la empresa), ya sea de bienes o servicios. Igualmente, se puede generar el proceso cuando dentro de las políticas de la empresa está establecido que debe mantenerse un nivel de inventario predeterminado por los consumos calculados. En este caso las empresas deben contar con una Programación de Compras y Adquisiciones a corto, mediano y largo plazo.


Formalización de la solicitud

Generalmente las empresas tienen ya establecidos los requisitos formales que deben cumplir las solicitudes de bienes o servicios. Específicamente, se puede considerar un formato de requisición, en donde deben identificarse perfectamente los ítems solicitados, la cantidad o frecuencia (en caso de servicios), y las aprobaciones correspondientes. En este punto, es muy importante verificar que las solicitudes cuenten con una asignación presupuestal, o en caso contrario con la debida autorización

REQUISICIÓN DE COMPRA La requisición de la compra es el formato o registro en el cual el cliente

interno

identifica

y

define

las

características

y

especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos del proceso y/o el producto

REQUISICIÓN DE COMPRA Requisición de compra Dependencia solicitante: Cantidad requerida

Fecha elaboración: N° Cuenta Presupuesto:

Unidad

Fecha requerida: Notifíquese en caso de problema a Instrucciones especiales de envío: Elaboró:

Descripción y especificaciones

_ Aprobó_


Análisis de Proveedores

Una de las etapas más fundamentales del proceso de compras se refiere a un estudio detallado de los proveedores que ofrecen los bienes o servicios requeridos.


Solicitud de Cotizaciones

Una vez seleccionados los proveedores que cumplen con los requisitos de calidad, cumplimiento y capacidad productiva, se hace una solicitud formal para cotizar los productos o servicios requeridos. Sin embargo, la práctica más común consiste en que se llega con el proveedor a acuerdos, convenios o contratos de suministros o abastecimiento gracias a los cuales se concretan precios de venta, términos de negociación y condiciones de despacho aplicables para periodos de tiempo determinados. En este caso, no se requiere solicitud de cotización sino de la elaboración de un pedido con cargo al convenio o contrato establecido.


Aprobación de cotización o Factura Pro – Forma

Cuando se ha evaluado debidamente la cotización recibida o la factura pro forma remitida por el proveedor, con base en las políticas adoptadas por la empresa, y éstas cumplen con los requisitos, se formaliza la aceptación de las mismas mediante la generación de una Orden de Compra, que debe conservar las características y condiciones de la cotización o la factura pro forma. Por lo general las empresas cuentan con formatos establecidos para detallar las especificaciones de los ítems, los precios, cantidades, firmas de aprobación y autorización, especificación de términos de negociación y de entrega.

ETAPAS DEL PROCESO DE COMPRA 6. Procesamiento de la Orden de C ompra y Despacho El proveedor de acuerdo a sus políticas internas y a los acuerdos preestablecidos, debe evaluar y tramitar las órdenes de compra recibidas y preparar los despachos correspondientes. Al igual que en los puntos anteriores, es fundamental garantizar la calidad de las comunicaciones entre comprador y proveedor, y la agilidad y eficiencia en el sistema de respuesta de ambas partes. (Retroalimentación permanente).

COMPONENTES DE LA ORDEN DE COMPRA • Precio • Cantidades • Número de orden de compra • Fechas de entrega • Sitio o lugar de entrega • Empaque • Términos comerciales • Pago • Garantía de inspección

• Devolución • Calificación y certificación de proveedores • Facturación • Códigos EAN • Número de entregas • Reclamos • Firmas Responsables


Gestión Logística

El entorno cada vez más competitivo del mercado ha hecho que el éxito de la gestión en las áreas de compras y adquisiciones no sólo dependa de la capacidad de respuesta de los proveedores, sino también de los sistemas de distribución física y la logística aplicados para que los bienes o servicios lleguen de su origen a su destino en el menor tiempo posible y en las condiciones requeridas. La empresas pueden optar por la creación de un área interna que asuma ésta función, o por utilizar los servicios de intermediarios especializados.


Aspecto Financiero

En los puntos anteriores se ha mencionado que proveedor y comprador deben haber llegado a un acuerdo en cuanto a los términos comerciales. Esto se refiere básicamente a definir si se efectúan pagos anticipados, contra entrega, créditos a cierto plazo; si se requieren documentos que soporten o garanticen los pagos, los términos de validez de las ofertas, descuentos especiales, y todos aquellos puntos que incidan en la negociación, que deben estar contemplados previamente en las políticas de las empresas.

PROCESO TRADICIONAL DE COMPRAS DE MATERIALES NO ESTRATÉGICOS Almacenes

Usuario

Materiales

Factura

Solicitud del Pedido Solicitud de Ofertas

Req. de Compra Autorización de Compra

Ofertas

Comprador

Pedido

Supervisor

Proveedores Pagos

Cuentas x Pagar

Diagrama de flujo para compras

Almacén

Inicio Departamentos

Requerimiento

Control de requerimiento

Requerimiento Depósito

Selección de proveedores

Archivo proveedores Archivo partes

Solicitudes

Fuentes

Proveedores

Ofertas Proveedor

Negativa

Almacén de ofertas

Comparación de ofertas

Pedido

Almacén de pedidos

Archivo de pedido

Proveedor Confirmación

Proveedor

Reclamación

Control de fechas

Proveedor

Comprobante de suministro

Suministro

Entrada proveedores

Almacenar entradas

Recepción de mercancias

Proveedor

Factura

Comparación

suministro/factura

Almacén de confirmaciones

Reporte de entrada

Bodega

Comprobante de entrada Contabilidad

PROCESO IDEAL: COMPRAS Catálogo Autorizadores Áreas Técnicas Compras Corp.

Catálogo Productos y Servicios

Contratos Marco

Ciclo de

Procedimientos de

Elabora

Compra

requisición

aprobación Orden de compra

Proveedores Certificados

Necesidad Atención del proveedor

Entrega al usuario Pago y

Recepción Almacén

Envío

conciliación

Información Destinatario

Pago en Línea

Recepción en Línea

EVALUACIÓN DE OFERTAS • Las ofertas de proveedores no seleccionados previamente deben evaluarse y calificarse previamente para participar en el proceso de adquisiciones • Participación en Preparación de ofertas: Ingeniería, Calidad, Ventas, Administrativa, Compras y Financiera • Aspectos que debe contemplar: Especificaciones, dibujos, hojas de datos, requisitos de entrega, planes de inspección y prueba

SUMINISTRO DE PLIEGOS DE OFERTAS • Elaboración y entrega del paquete de propuestas, pliegos o licitaciones • Revisión para verificar integralidad y exactitud • Presentación uniforme con un índice estándar

EVALUACIÓN DE OFERTAS • Asignación de personal idóneo de las áreas administrativa, jurídica, ingeniería, compras y calidad • Supervisión

por

aseguramiento o

los

el de

auditores

correspondientes

área la

de

calidad internos

,

EV LUA ÓN D E VAL ACIO OF

ERTAS

• Revisar y calificar las propuestas de conformidad con los criterios, factores • Características

y

especificaciones

definidas

en

las

condiciones de las requisiciones de la compra y los paquetes de oferta -

Precio unitario Oesc1iento
Artículo

--

Proveedor A

ProveedorB

--

ProvetdorC

EVALUACIÓN TÉCNICA ISO 9000: Proveedores de Industria, comercio y servicios: - Sistema de gestión de Calidad - Responsabilidad de la Dirección - Gestión de los recursos - Realización del producto - Medición, análisis y mejora

EVALUACIÓN TÉCNICA Requisitos generales para la competencia técnica de laboratorios de inspección y ensayo: - Equipos y métodos de inspección para determinar características del material - Organización, Sistema de Calidad - Personal administrativo - Equipos, métodos y procedimientos de medición, ensayo, manejo de muestras - Gestión ambiental

EVALLU UAACCIÓ IÓNN TÉCNIC CA AFNOR (Association Francaise de Normalisation) NF- X50-102: aptitud potencial y cualitativa de un proveedor: - Información sobre la empresa, organización, personal y productos. - Operaciones previas como proveedores y trámite de pedidos. - Fabricación y aspectos relacionados. - Operaciones complementarias. - Aseguramiento organización.

de

la

calidad

y

su

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

CANALES DE ADQUISICIÓN 1. Selección

2. Calificación

CANALES DE ADQUISICIÓN 1. Selección 1.1. Listado de proveedores potenciales 1.2. Información de proveedores / productos o servicios: datos administrativos, financieros y técnicos. 1.3. Identificación de los factores de evaluación en comité compuesto por Mercadeo, Ventas, Logística, Ingeniería, Administración, Calidad, Finanzas y Compras.

ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRE-SELECCIÓN DE PROVEEDORES

ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES 1. ÁREA DE CALIDAD A. Características de la calidad (Especificaciones) B. Certificaciones de Calidad (Respaldo) C. Garantías de Calidad (Responsabilidades) D. Especificaciones Técnicas (Normas Técnicas)

ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES 2. ÁREA FINANCIERA A. Fortaleza Financiera (Manejo económico y estabilidad financiera) B. Fluidez Financiera Corriente, Capital de Trabajo)

(Razón

ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES 3. ÀREA TECNOLÓGICA A. Manejo de la Tecnología (tiempos y calidad)

ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES 4. ÁREA DE TIEMPOS Y RESPUESTA A. Tiempos y Movimientos (a mayor tiempo menor eficiencia) B. Tiempos Pactados (relación de tiempo de cubrimiento y tiempo comprometido)

ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES 5. ÁREA DE PRECIOS A. Precios Pactados B. Precios Competitivos

ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES 6. ÁREA ADMINISTRATIVA A. B. C. D. E. F.

Normatividad y legislación Actitud Gerencial Modelo de Comunicación Experiencia y pericia gerencial Proyección a Largo Plazo Disponibilidad de Instalaciones

ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES 7. ÁREA DE INVENTARIOS A. Establecimiento de parámetros de control de inventarios B. Especificaciones de manipulación de los inventarios

ÁREAS DE ACCIÓN PARA LA PRESELECCIÓN DE PROVEEDORES 8. ÁREA DE MERCADEO A. Tradición e imagen de la marca B. Tradición e imagen de la empresa C. Inversiones en publicidad

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES (I) Grupo de criterios

Criterios Nivel de precios

1. Criterios de precios y condiciones

Créditos de proveedores Aceptación de costos de flete y transporte Posibilidad de negocios recíprocos

2. Criterios de calidad de materiales

Calidad técnica Normas Garantías de calidad Plazos de entrega

3. Criterios de tiempo

Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos) Periodicidad de las entregas Notificación en la demora / suspensión de entregas Asesoría Disposición de cooperación / Facultad comunicativa

4. Criterios de servicio

Elaboración de reclamos Ofertas de capacitación de los proveedores Gama de productos

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDORES (II) Grupo de criterios

Criterios Política de medio ambiente del proveedor

5. Criterios sobre el Medio Ambiente

Transporte y Manipulación Empaque Desechos

Retiro de la ubicación del proveedor 6. Criterios de ubicación

Conexiones de transporte Riesgos de suministro (nacionalidad y ubicación del proveedor) Fuentes de compra del proveedor

Investigación y Desarrollo (know-how técnico) 7. Criterios relativos a la empresa

Participación en análisis de valores Encargarse del almacenaje y control de calidad Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)

EVALUA AC CIIÓ ÓN N DE OFERTAS S 2. Calificación 2.1. Calidad: Especificación, lotes recibidos - rechazados, % de aceptación, índice de calidad 2.2. Precio: Unitario, descuentos, transporte, costos / defectos, costo total, índice de precio. 2.3. Servicio: Cantidad pedida - entregada, porcentaje de cumplimiento, índice de servicio. 2.4. Atención: Número de visitas, esperadas, porcentaje de cumplimiento, índice de atención

2.5. Calidad consolidada: total de índices.

PONDERACIÓN DE CRITERIOS (I) Criterios

Peso del grupo

1. Criterios de precios y condiciones 1.1. Nivel de precios 1.2. Desarrollo de precios (fidelidad de precios) 1.3. Créditos de proveedores 1.4. Aceptación de costos de flete y transporte 1.5 Posibilidad de negocios recíprocos Suma

0,20

2. Criterios de calidad de materiales 2.1. Calidad técnica 2.2. Normas 2.3. Garantías de calidad Suma

0,25

3. Criterios de tiempo 3.1. Plazos de entrega 3.2. Cumplimiento de los tiempos de entrega (fidelidad de plazos) 3.3. Disposición de entregas 3.4. Notificación en la demora / suspensión de entregas Suma

0,20

4. Criterios de servicio 4.1. Asesoría 4.2. Disposición de cooperación / Facultad comunicativa 4.3. Elaboración de reclamos 4.4. Ofertas de capacitación de los proveedores 4.5. Gama de productos Suma

0,10

Peso del criterio absoluto

Peso del criterio relativo

25 20 20 15 20 100

5,0 4,0 4,0 3,0 4,0

40 20 40 100

10,0 5,0 10,0

20 30 20 30 100

4,0 6,0 4,0 6,0

25 30 20 10 15 100

2,5 3,0 2,0 1,0 1,5

PONDERACIÓN DE CRITERIOS (II) Criterios

Peso del grupo

5. Criterios sobre el Medio Ambiente 5.1. Política de medio ambiente del proveedor 5.2. Transporte 5.3. Empaque 5.4. Desechos Suma 6. Criterios de ubicación 6.1. Retiro de la ubicación del proveedor 6.2. Conexiones de transporte 6.3. Riesgos de suministro (nacionalidad del proveedor) 6.4. Fuentes de compra del proveedor Suma

0,15

7. Criterios relativos a la empresa 7.1. Investigación y Desarrollo 7.2. Capacidades 7.3. Participación en análisis de valores 7.4. Encargarse del almacenaje y control de calidad 7.5. Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.) Suma

0,05

Peso del criterio absoluto

Peso del criterio relativo

30 10 40 20 100

4,5 1,5 6,0 3,0

20 20 40 20 100

1,0 1,0 2,0 1,0

10 20 20 20 30 100

0,5 1,0 1,0 1,0 1,5

0,05

MATRIZ DE CRITICIDAD DE PROVEEDORES PROVEEDOR 1 CRITERIO 1

0.5 0.4 0.1

PUNTAJE TOTAL

15 12 4 31

20 15 3 38

12 16 2 30

35%

Calidad Normas Garantía TOTAL CRITERIO 6 Ubicación Conexiones de Transp. Riesgos de suministro Fuentes de compra TOTAL

PROVEEDOR 3

40%

Precio Crédito Negocios Recíprocos TOTAL CRITERIO 2

PROVEEDOR 2

0.4 0.3 0.3

14 9.5 10.5 34

12 6 8 26

8 10 8 26

25% 0.35 0.15 0.20 0.30

7.5 3.75 4 2

8.75 2.5 2 4

6.5 3 5 6

17.25

17.25

20.5

82.25

81.25

76.5

MEDICIÓN DEL ALCANCE DE OBJETIVOS Categ oría 1 Exce lente n = 20

Categoría 2 Bueno n = 15

1.1. Nivel de precios

abajo de todos los competidores

abajo de algunos competidores

igual que los dearriba de algunos más competidores competidores

arriba de todos los competidores

2.3. Garantías de calidad

absoluto

con pequeñas restricciones

normal

insignificante

apenas

3.3. Disposición de entregas

muy bien

bien

satisfactorio

mal

muy mal

4.4. Ofertas de capacitación de los proveedores

muy bien

bien

satisfactorio

existe se puede desarrollar

no existe

5.4. Desechos

se pueden regre- la mayoría de las sar los desechos, veces reciclaje completo

parcialmente

de vez en cuando

ninguno

6.2. Conexiones de transporte

muy bien (tren, avión, bus)

bien (casi todos los medios de transporte)

no todos

muy pocos

solo uno

7.2. Capacidades

muy alto

alto

suficiente

poco

muy escasas

7.5. Flexibilidad (suministros al detal, cambios, etc.)

adaptación muy rápida

sin problemas

con dificultades

pesado

ninguna adaptación

Criterios

Categoría 3 Aceptable n = 10

Categoría 4 Deficiente n=5

Categoría 5 Muy mal n=0

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL ANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL Pasos fundamentales

Descripción global de medidas

1.

Definición y estructuración de criterios definidos

Selección de los criterios tomados como base para el juicio. Los criterios definidos se derivan del sistema objetivo, bajo cuya base está el problema

2.

Importancia de los criterios definidos

Con ayuda de factores de peso correspondiente se evalúan los criterios definidos. La importancia muestra el significado de los criterios individuales

3.

Determinación de las ventajas parciales

Para cada alternativa se examina en qué medida ésta satisface los criterios. Gráfica de las alternativas en el sistema de valores

4.

Emisión del valor útil para cada alternativa

Para cada alternativa se indaga el valor útil; a esto sigue un resumen de las utilidades parciales emitidas (síntesis de valores)

5.

Juicio de los beneficios

Selección de la alternativa con el máximo valor útil

ESQUEMA DE CÁLCULO DEL ANÁLISIS DEL VALOR ÚTIL Alternativa A1

Alternativa A2

Peso

Puntos según evaluación (ver categoría)

Valores útiles ponderado

Puntos según evaluación (ver categoría)

Valores útiles ponderado

1.1. Nivel de precios

5

15

75

20

100

3.3. Disposición de entregas

4

10

40

5

20

5.3. Empaque

6

5

30

5

30

Criterio

Puntos totales

145

150

¿CUANTO DEBO COMPRAR?

ESTADO DE RESULTADOS • VENTAS TOTALES – Bienes y servicios adquiridos – Costos de M.O.D. – Gastos Generales Beneficios antes de impuestos

100 50 30 15 5

¿SI USTED DESEA DUPLUCAR LAS UTILIDADES DE ESTA EMPRESA, QUE PODRÍA HACER?

SOLUCIONES • AUMENTAR LAS VENTAS TOTALES EN UN 100% • AUMENTAR LOS PRECIOS EN UN 5% • DISMINUIR LOS SALARIOS EN UN 16,6% • DISMINUIR LOS COSTOS GENERALES EN UN 33,3% • DISMINUIR EL COSTO DE LOS BIENES Y SERVICIOS ADQUIRIDOS EN UN 10%

TALLER 4 Taller Selección de Proveedores: Comercializadora de Calzado La Huella S.A.

http://us.cdn2.123rf.com/168nwm/dimdimich/dimdimich1205/dimdimich120500030/13803476-woodentoolbox-with-tools-isolated-on-white.jpg

Unidad 5. Compras

Recommend Documents