UNIDAD I ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOOO

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

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Lic. Víctor Vladimir Guardad


CONTENIDO UNID UN IDAD AD I : OR ORGA GANI NIZA ZACI CIÓN ÓN Y MÉTO MÉTODO DOSS ADMINISTRATIVOS UNIDAD UNIDAD II : TEORÍA TEORÍA DE LA ORGANI ORGANIZAC ZACIÓN IÓN UNIDAD III: ANÁLISIS Y DISEÑO DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS UNIDAD UNIDAD IV : SISTEM SISTEMAS AS DE INFORM INFORMACI ACIÓN ÓN UNID UN IDAD AD V : ASPE ASPECT CTOS OS CO COMP MPOR ORTA TAME MENT NTAL ALES ES DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL. UNIDAD UNIDAD VI : INTEGR INTEGRACI ACIÓN ÓN CO CONCE NCEPTU PTUAL AL UNIDAD UNIDAD V : ESTRAT ESTRATEGI EGIA A EMPRE EMPRESAR SARIAL IAL Y PLANEACIÓN ESTRATEGICA 2


OBJETIVO 

Aplicar métodos, técnicas e instrumentos de análisis y diseñ iseñoo y red rediseñ iseñoo orga rganiza izacion cionaal, prop ropicia iciand ndoo la opti tim mizac izació iónn de los los proce roceso sos, s, de las las estru struct ctur uraas y sistemas organizativos y administrativos en empresas que funcionan en contextos cambiantes. c ambiantes.

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ESTRAT ESTRATEGIA EGIA METOD METODOLÓ OLÓGICA. GICA... Exposi posiccione ioness de la Te Temá máti tica ca..  Ex Lectu Lectura ra de Bibl Biblio iogr graf afía ía.( .(Li Libr bros os))   Videos Desarrollo de casos prácticos, problemas,  exposiciones y otros temas relacionados directamente con la signatura por parte de los los alum alumno nos. s.

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BIBLIOGRAFÍA. Franklin, Enrique Benjamin, Organización de Empresas, Análisis, diseño y Estructura, McGraw Hill, México 2004. Gómez Ceja, Guillermo, ´PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓNµ, 8ª Edición Graw Hill, Colombia 1994. 2003 AULA WEB DE LA UPES. Des Descr crip ipci ción ón del del Curs Curso. o. Documentos. Anuncios.

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD I: ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOS

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INTRODUCCIÓN CONCEPTO:

Úna form Úna forma a de cons consul ulta ta idea ideada da para para prove proveer er asesor asesoram amien iento to sobre sobre como como dividir las actividades, como agru agrupa parr las las tare tareas as,, como como disp dispon oner er procedimientos y como llevar trabajos trabajos adminis administrat trativos ivos mecánicos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los los resultadosµ Se llama Unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

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INTRODUCCIÓN ¿Qué Estudia Él O y M? Los Problemas de Estructura y Funcionamiento Funcionamiento de la Administración. Administración.  Aconsejar a los Funcionarios interesados en mejorar la Organización Organización y Métodos de la Empresa Empresa 

¿Cuál es

la Finalidad de una Unidad de O y M?



Asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, administrativa, y mediante la aplicación adecuada adecuada de métodos cientificos de Organización

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INTRODUCCIÓN ¿Cuál es la Finalidad de una Unidad de O y M? Conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra. Observación:  No se le concede autoridad sobre sobre otras unidades en administración. administración. 

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INTRODUCCIÓN ¿La Ventajas de un O y M? 



Su responsabilidad es estudiar los problemas administrativos administrativos y que puedan tomarse el tiempo para pensar e indagar sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades. responsabilidades. Es el Desarrollo de las Facultades Críticas, pensar pensar en términos de propósitos en vez de medios, a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello. 10


INTRODUCCIÓN El Servicio del Departamento Departamento de O y M se caracteriza por: 



Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las soluciones so luciones sin ninguna presión. Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser capacitado para hacer apreciaciones objetivas.

11


INTRODUCCIÓN El Servicio del Departamento Departamento de O y M se caracteriza por: 



Adiestramiento Adiestramiento en técnicas especializadas especializadas que son complementadas complementadas con la experiencia de sus funcionarios. Liberación de estrecheses departamentales departamentales y enfocar los problemas desde el punto de vista de las necesidades de la empresa. 12


INTRODUCCIÓN El Término O y M Consiste: Determinar su su grado de eficiencia. eficiencia.  Su Rentabilidad  Su Facultad de adaptarse a los cambios del medio  Conceptuar al método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y abordar el problema de la organización 

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INTRODUCCIÓN Los Objetivos dentro de una dependencia de O y M: 1.

2.

Servir de Vinculación entre órgano Central de modernización administrativa administrativa y las dependencias en la ejecución de las prioridades del mejoramiento administrativo. Analizar los problemas originados en la estructura de la Organización y los problemas derivados del flujo o proceso administrativo; administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y comportamiento, en el marco de la modernización administrativa.

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INTRODUCCIÓN Origen de Organización y Métodos: 1821 18 21

Reor Reorga gan nizació ación n Admin ministr istrat atiiva tendientes a racionalizar y más eficientes.

La evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes: Una Referente a su Origen y  Formación.  Consolidación 15


INTRODUCCIÓN La Prim Primer era a Fase Fase 1917-1964

Se i ici c l Creaci de l s Departament s dministrati s A dm

Termina c n la Instalaci n de las Unidades de O y M En dministraci n T da la A dm

La Seg Segunda unda Fase Fase

1965

Se dedican a modernizar la A dministración dministración e Introducen las técnicas administrativas Experimentales en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de La estructura como el funcionamiento. 16


INTRODUCCIÓN Las Unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios acuerdos: 1) Ácuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y coordinación de las reformas administrativas.µ 2) Ácuerdo por el que se dispone que los titulares de cada departamento deben procurar dar la atención que requiere el programa de reforma administrativa de su dependencia.µ 3) Ácuerdo por medio del cual seda a conocer que corresponde a la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en materia de reforma administrativa administrativa y los diagnósticos necesarios.µ

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1.2 LA FUN 1.2 FUNCIÓ CIÓN DE ORGA RGANIZA IZACIÓN IÓN Y MÉTO ÉTODOS ´Las funciones consisten en una orientación general en el conjunto de la administraciónµ administraciónµ 1) Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. 2) Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. 3) Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación interpretación y aplicación de técnicas administrativas; administrativas; Coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo. 4) Hacer actividades de promoción, Investigación y divulgación.

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)

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6)

7)

1.2 LA FUN 1.2 FUNCIÓ CIÓN DE ORGA RGANIZA IZACIÓN IÓN Y MÉTO ÉTODOS Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, o rganización, donde donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos mejoramientos en los métodos. Dictamen, asesoramiento asesoramiento e información de los trabajos que debe realizar la organización en cada una de sus divisiones. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.

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1.22 LA FUN 1. FUNCIÓ CIÓN DE ORGA RGANIZA IZACIÓN IÓN Y MÉTO ÉTODOS 8)

Estudio, bibliografía y documentación do cumentación sobre temas de organización y métodos.

9)

Estudiar, proponer e implementar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

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1.22 LA FUN 1. FUNCIÓ CIÓN DE ORGA RGANIZA IZACIÓN IÓN Y MÉTO ÉTODOS 1ª Fase

de desarrollo (inicial)

2ª Fase de desarrollo (intermedia)

3ª Fase de desarrollo (consolidación)

A nálisis nálisis de estructuras y funciones

Teoría de sistemas

Teoría cuantitativa

Cuadros de distribución del trabajo

esarrollo Organizacional

Ingeniería de sistemas

Elaboración de organigramas

A dministración dministración por proyectos

Informática

Elaboración de diagramas de flujo

A dministración dministración estratégica

Modelos de simulación

A nálisis nálisis y descripción de puestos

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1.22 LA FUNCIÓ 1. CIÓN DE ORGA RGANIZA IZACIÓN IÓN Y MÉTO ÉTODOS a)

Fase de Desarrollo (Inicio): (Inicio):

Pueden utiliz arse arse cr criter iterios ios y técnicas técnicas adminis dministrativ rativas as apo aportadas p as po or la teoría teoría de la la organiz rganiza ación clás clásica, ica, para el es estudio de la la estructura uctura y los los proce processos de trabajo rabajo de la la em pre presa; elab elabo orando rando orga organi ni gram gramas como cua cuadros de dis distribución del trabaj trabajo o, de part partamenta mentaliza lización y dele ga dele gación ción de tar t areeas. b)

Fase de Desarrollo (Intermedia):

E n es este nivel de activida ctividad recurr ecurren en las las técnicas técnicas má máss avanz nza adas y com p com plic lica adas para as para el desarr desarrollo ollo del com po portamiento y la la teoría teoría moder moderna de la la organiz rganiza ación, ción, así como así como los los sistemas temas y los los proyecto proyectos. s.

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1.22 LA FUN 1. FUNCIÓ CIÓN DE ORGA RGANIZA IZACIÓN IÓN Y MÉTO ÉTODOS c)

Fase de Desarrollo (Consolidación): (Consolidación):

Es la f ase ase donde se ha hace más más avanz nza ado el desarr desarrollo ollo,, recurr ecurriendo iendo a teorías teorías cua cuantita ntitativas tivas con la la utiliza utilización de recurs ecurso os matemáticos, temáticos, o pe peracione raciones, s, simula imulacros y procedimiento procedimientoss electr electrónicos ónicos de da datos. tos.

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1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANÁLISTAS DE ORGA ORGANI NIZA ZACI CIÓ ÓN Y MÉTO MÉTODO DOS S

La infor información sobre bre la la activida ctividad adminis dministrativ rativa a

de la la de pendenci pendencia a o unida unidad org org ánica ánica de la la que se tra trate te,, se reco pil pila, a, analiza liza y pre pre para como infor informe en el cua cu al se deb deben for formular mular pro pro pue puesstas, ventajas ventajas y des desventajas ventajas de las las medidas medidas de me j me jo oramiento ramiento adminis dministrativo rativo más más viab viable less de acuer cuerdo con la la estima timación de cos costos tos y pr y preesu pue puesstos tos de los los recurs ecurso os huma humanos, nos, fina financier ncieros y ma mater teriales. les. P ara p ara pode oderr realizar lizar dichos dichos anális nálisis se deb deben se g uir uir divers diverso os paso pasos: 1)

C onocer onocer el hecho o la la situa ituación que se analiza. liza.

2)

Describir tal hecho o situa ituación. ción. 24


1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANÁLISTAS DE ORGA ORGANI NIZA ZACI CIÓ ÓN Y MÉTO MÉTODO DOS S 3 )

Descom pone ponerrlo con el fin de conocer conoce r los los deta detalles lles y aspecto aspectos. s.

4)

Examin Examinar arlo lo crí tica ticamente y com pr com prende enderr cada elemento o com p com ponente onente del hecho esp e spec ecí í fico en estudio. tudio.

5)

Orden Ordenar ar cada elemento de acuer cuerdo con el cr criter iterio de clas clasific ifica ación ele g ele g ido, ido, haciendo com para com paracione cioness y buscando analo gías.

6)

Definir efinir las rela elaciones ciones que o p o peeran ran entr entre ca cada elemento, elemento, toma tomando en cuenta cuent a los los fenómenos fenómenos adminis dministrativo rativoss y el de par de parttamento donde se trabaja.

7)

C lasific asificar ar la infor información p ción po or áreas: objetivo bjetivos, s, estructura, uctura, nor normas y pol polí í ticas ticas adminis dministrativ rativas, as, funciones funciones y o pe peracione raciones, s, equi po po y ambiente labo aboral ral.

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1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANÁLISTAS DE ORGA ORGANI NIZA ZACI CIÓ ÓN Y MÉTO MÉTODO DOS S Es im po portante sabe saber las caracte aracterís rístic ticas as que dis distin g uen uen a los los anális nálisis de un sistema tema de Organiz Organiza ación y métodos, métodos, las cua cuales les se denota denotan así: 1)

Eliminación: Es la su pre presión de un sistema tema de trabajo rabajo, la elimina eliminación de pr de procedimiento ocedimientoss o de paso pasos dentr dentro de un proce processo.

2) 3)

Adición: I ntr ntroducir oducir nuevos nuevos sistemas temas o pro pro gram gramas. Combinación: C omb ombinar inar el or orden de las las o pe peracione racioness de un procedimiento procedimiento que cons consider idere los los f actor ctores.

4)

Modificación: Cam Cambios ios en los los procedimiento procedimientoss o las o pe peracione raciones, s, modifica modificador dores en las las for formas, re g istros e infor informes. mes. 26


1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANÁLISTAS DE ORGA ORGANI NIZA ZACI CIÓ ÓN Y MÉTO MÉTODO DOS S 5 ntroducción de me j me jo oras en los los ) Simplificación: I ntr métodos métodos de trabaj trabajo o media mediante el anális nálisis de las las o pe peracione racioness de un procedimiento procedimiento.. 6)

Series de Tiempo: I nterpr nterpret eta ación de las las vari ariaciones ciones en los los volúmenes volúmenes de hechos, hechos, cos costos, tos, producción producción,, etc., etc., en p en peerí odos odos i g uales les y subdivididos divididos en unida unidades des homo g éneas éneas de tiem po po.

7)

Correlación: D Dete eterrminar minar el gra el grado do de influencia influenci a entr entre dos dos o más más vari ariable ables. s. Un Una a vari ariable able p puede uede ser estima timada si el va valor lor de otra otra vari ariable able es es conocido. conocido.

8)

Muestreo: A travé ravé s del us uso de var vario ioss dis diseños, eños, el mues muestreo hace p ce po osible las las infer inferencias encias acer cerca de las las caracte aracterís rístic ticas as del p del peerson rsona al. 27


1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANÁLISTAS DE ORGA ORGANI NIZA ZACI CIÓ ÓN Y MÉTO MÉTODO DOS S 9) PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La pl planea neación y contr control de un con j con junto unto com p com ple le jo jo de activida ctividades, des, funciones funciones y rela elaciones. ciones. I ncluyen: ncluyen: la cadena dena de eventos eventos y activida ctividades, des, asi asi g nación de recurs ecurso os, etc. etc.

10) Programación lineal: P ara ara asi asi g nar los los recurs ecurso os incluyendo una una función obj objetiv etiva, a, a travé ravé s de la la elección entr entre var variias alter lternativas tivas y sistemas temas cuyos cuyos elementos elementos tienen va valor lores para adquis dquisición, ición, durab durabilid ilida ad, utiliza utilización en diversas diversas etapas. etapas. 11) Simulación: U sad sada para imitar imitar una una o pe peración ración antes ntes de su e jecución jecución real, para así pro pro po porcionar cionar datos tos apro aprox ima imados dos que p que peermiten tomar tomar decis decisiones, iones, haciendo gr ciendo gru u po pos com ple ple jo jos de var variiable ables. s.

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1.3 CARACTERISTICAS DE LOS ANÁLISTAS DE ORGA ORGANI NIZA ZACI CIÓ ÓN Y MÉTO MÉTODO DOS S 12) Teorías: Ex isten, ten, en los los anális nálisis de Organiz Organiza ación y Métodos, Método s, diversas diversas teorías teorías que cara caracte cterriza izan a su de pendenci pendencia a o a las etapas etapas p po or las que es está desarr desarrollándo ollándosse, é stas se dividen así: 

Línea de espera: Es para Es para deter determinar minar el númer número ó ptimo ptimo de es estaciones ciones de servicio, vicio, y la la ma yoría yoría de los los modelos modelos su ponen ponen una una dis distribución esp espec ecí í fica fica de las las lle gad gadas y el tiem p tiem po o.



Decisiones: S eleccionar eleccionar el me jo jor curs curso o de acción cua cuando la la infor información se da da en for forma pro probable bable para el desarr desarrollo ollo sistemático del anális nálisis



Juegos: Es para Es para deter determinar minar la estrate rate g ia ó ptim ptima a en una una situa ituación de com p com petenci etencia, a, y aplic aplicar ar en pro problemas lemas de pr de productivid oductivida ad haciéndos ciéndose respon sponsab sable less pe pero conociendo las las re g las.

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1.44 UBICA 1. ICACIÓ CIÓN DENTR ENTRO O DE LA EMP EMPRES RESA ´La ubica icación de Organiz Organiza ación y Métodos Métodos en los los organi rganissmo moss de la la adminis dministración ración es es muy var variiada y de pende pende del ti p ti po o de rela elaciones ciones y las las funciones funciones que se le asi asi g nen nen y del ti p ti po o de orga organi nissmo im plic plica adoµ . Los documentos documentos oficia oficiales les recomienda ecomiendan que el sistema tema de orga organiz niza ación y métodos métodos de pend penda an de la la mis misma autor utorida idad del orga o rgani nissmo al cua cual sirven. ven. S in in embarg embarg o, las p as podemo odemoss loca localizar lizar de difer diferentes entes for formas, es decir, decir, de acuer cuerdo a las funciones funciones que realicen en la presa u orga la em pre organi nissmo.

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0


1.44 UBICA 1. ICACIÓ CIÓN DENTR ENTRO O DE LA EMP EMPRES RESA a) Ubicación según la función de asesoría: S i se le asi asi g na funciones funciones

Secretaría

ase asesoras deb deben ub ubicars icarsee en en el máx máx imo imo nivel j nivel jeerárquico Organización y Métodos o máx máx imo imo nivel de Subsecretaría decis decisión, ión, pe pero pueden pueden situars ituarsee en otr otro nivel Organización y Métodos je jerárquico. quico. Ex isten dos dos caso asos E n una una secr ecretaría, etaría, donde de pend penda a dir directa ectamente del secr ecretar etario io,, del subsec bsecrretar etario io y de un g erente .

Gerencia

3

1


1.44 UBICA 1. ICACIÓ CIÓN DENTR ENTRO O DE LA EMP EMPRES RESA 

E n una una adminis dministración ración des descentra centraliz liza ada, donde p donde puede uede de pende penderr dir directa ectamente del dir director ector o g erente g ente g enera enerall y del subdir director ector o subg erente g ente g enera enerall. Dir

ión G n r l Org niz ión y Métodos

ubdir

ión G n r l Org niz ión y Métodos

ubdir A

ión

ubdir B

ión

ubdir C

ión

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1.44 UBICA 1. ICACIÓ CIÓN DENTR ENTRO O DE LA EMP EMPRES RESA b) Ubicación según según la

administrativo:

función de apoyo

Es aquella quella que p que peermite a los los órgano rganoss adminis dministrativo rativoss cum pli plirr con sus acciones cciones sustantivas ntivas y que agru agru pa las tare areas de pr de pro o gram gramación, ción, pre presu pue puesstos, tos, infor información, ción, adminis dministración ración de recurs ecurso os huma humanos nos y mater teriales les y contr control. ol.

S e puede puede ub ubicar icar el sistema tema de Organiz Organiza ación y Métodos Métodos a nivel linea lineal, de pendiendo pendiendo de un órga ó rgano no de lí nea nea pe pero con autor utorida idad funciona funcional sobre bre las las unida unidades des org ánicas ánicas de la la de pendenci pendencia a para el cas caso o espec specí í fico y esp e speci ecia al del apoyo apoyo adminis dministrativo rativo en Organiz Organiza ación y Métodos. Métodos. 33


1.44 UBICA 1. ICACIÓ CIÓN DENTR ENTRO O DE LA EMP EMPRES RESA Puedes Puedes ser una una dir dirección g ección g enera enerall, de par de parttamento y oficina, oficina, con funciones funciones de apoyo apoyo adminis dministrativo rativo,, aux ilia iliadas p as po or pequeñ pequeñas as unida unidades des de diag diag nós nóstico y proyecto proyectoss ubica icados dos en las las áreas que da d a da s u im po portancia ncia o dimens dimensión las. las. Secr et rí

Subdir ecc ección A

Subdir ecc ección B

Dir ecc ección Gener l de O. y M. 34


1.44 UBICA 1. ICACIÓ CIÓN DENTR ENTRO O DE LA EMP EMPRES RESA U bica icación del de par de parttamento de Organiz Organiza ación y Métodos Métodos en una una S ecr ecretaría etaría Secr et rí

Subsecr et rí A

Subsecr etaría B

Dir ecc ección de Pl neación administr ativa

Departamento de O. y M.

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-


1.44 UBICA 1. ICACIÓ CIÓN DENTR ENTRO O DE LA EMP EMPRES RESA U bica icación de las las oficinas oficinas de Organiz Organiza ación y Métodos Métodos en una una parae paraestatal Dir ecc ección Gener al

Subdir ecc ección Gener al

Subdir ecc ección administr ativa


Departamento de administr ac ación

Oficina de O. y M.

Departamento de personal

Oficina de O. y M.

Departamento jurídico

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1.44 UBICA 1. ICACIÓ CIÓN DENTR ENTRO O DE LA EMP EMPRES RESA c ) Ubicación según la función de los

proyectos:

La organiz rganiza ación p ción po or pro pro gram gramas o proyecto proyectoss es la má máss resulta ultante del desarr desarrollo ollo de las las rela elaciones ciones hor horizonta izontales les dentr dentro las las organiz rganiza aciones. ciones.

La organiz rganiza ación p ción po or proyecto proyectoss se cara caracte cterriza iza po porque cons constituye una una organiz rganiza ación org org ánico ánico ² aj ² aju ustable able y flex flex ible, le, identificándos identificándose como una una estructura uctura hor horizonta izontal ² diag ona onal. Es una una comb combina inación de la la rela elación de coor coordina dinación y del ma mando esp especi ecia aliza lizado, do, pe pero ta también p ién puede uede cons considerars iderarsee como una una vincula vinculación entr entre la la estructura uctura pr pro o gramátic gramática, a, cua cuando se aplic aplica a el pr el preesu pue puessto p to po or pro pro gram gramas, cuya cuya base base son los los proyecto proyectoss y la la organiz rganiza ación. ción.

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1.44 UBICA 1. ICACIÓ CIÓN DENTR ENTRO O DE LA EMP EMPRES RESA U bica icación de las las unida unidades des de Organiz Organiza ación y Métodos Métodos en una una secr ecretaría etaría Secr etaría

Subsecr etaría A

Subsecr etaría B

O. y M.

Proyecto 1

Proyecto 1

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1.44 UBICA 1. ICACIÓ CIÓN DENTR ENTRO O DE LA EMP EMPRES RESA U bica icación de las las U .O.M .O.M . en una una parae paraestatal, cua cuando de penden penden de la la dir dirección. ección. Dir ecc ección Gener al

Organización y Métodos


Proyecto 1

Subdir ecc ección B

Proyecto 1

Subdir ecc ección C

Proyecto 1

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1.44 UBICA 1. ICACIÓ CIÓN DENTR ENTRO O DE LA EMP EMPRES RESA Ex isten dos dos enfoque para enfoque para adminis dministrar los los proyecto proyectoss de Organiz Organiza ación y Métodos Métodosµ

El primero se refier efiere a que el adminis dministrado radorr del proyecto proyecto sea ase asesor dir directo, ecto, lo que ub ubica ica al más más alto nivel con una una rela elación de ase asesoría en el organi rgani gram grama.

El segundo se refier efiere a que el adminis dministrado radorr del proyecto proyecto detente autor utorida idad sobre bre todas todas las activida ctividades des del pr del proyecto oyecto has hastta su té rmino y los los funcionar funcionario ioss de lí lí nea nea cons conserven su autor utorida idad linea lineal ori g ina inal.

´ E E n el coex coex isten dos dos flu jo jos de autor utorida idad: el flu j flu jo o ver vertica tical de autor utorida idad que ema emana de los los dis distintos tintos adminis dministrado radorres funciona funcionales les y el flu j flu jo o hor horizonta izontal de la autor utorida idad al proyecto proyecto

4

0


1.5 Per Perso sona nall de Orga Organi niza zaci ción ón y Méto Método doss É ste se encarga encarga de reco pil pilar ar y analizar lizar infor información con el fin de pr de preesentar entar soluciones oluciones alter lternativas tivas a pro problemas, lemas, así como así como ase asesorar en la la im pl planta ntación de las modifica modificaciones ciones que pr que pro o pon pon ga. E l analis lista puede puede ser un técnico o profe professiona ional que requier equiere conocimientos, conocimientos, los los cua cuales les se agru agru pan pan en dos dos ti po pos: 

Conocimientos Teóricos: C omo omo conocimientos conocimientos de teoría teoría de la la adminis dministración ración y de la la organiz rganiza ación, ción, de sistemas temas y metodolo gía de la la inves investi gación gación..



Conocimientos Técnicos: P rinci palmente palmente que le pe permita mitan realizar lizar diag diag nós nósticos ticos adminis dministrativo rativoss y el dis diseño orga organiz niza aciona cional, anális nálisis y elab elabo oración ración de organi rgani gram gramas, diagra diagram mas de flu j flu jo o y dis distribución de espacio spacio.

4

1


1.6 Obstáculos y limitaciones de Organización y Métodos Los obstáculo bstáculoss y limita limitaciones ciones de un sistema tema de Organiz Organiza ación y Métodos Métodos se resumen en tr tres aspecto aspectos: s:

1) La carencia de un programa pro grama general de

Organización Organización y Métodos en las dependencias públicas. 2) La escasez de personal calificado. 3) La resistencia al cambio

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2. Mejo Mejora ram mien iento de los los Proce roceso soss Admin dminis istr trat ativ ivoos GERENCIA ACTIVIDADES

Mantenimiento c e n t r a

Administración Tradicional

Mejoramiento

Tratando de evitar que la situación se deteriore-tipo correctivo

El Desgaste de la Administración 43


2. Mejo Mejora ram mien iento de los los Proce roceso soss Admin dminis istr trat ativ ivoos Mejoramiento

Adquisición de Nuevas Tecnologías

Falta adecuada Capacitación y entrenamiento Personal

!

Se pierde su eficiencia y muchas veces vuelve los niveles de productividad

Observación: C uando el me j me jo oramiento ramiento se lo gra p gra po or la creativida tividad y em p em peño eño de las p as peerson rsonas, as, é ste no se ma mantiene p ntiene po or la carenci arencia a de meca mecanis nismo moss de es estandar ndariz iza ación y se g uimiento uimiento adecua decuado deb debido44 a que el me j me jo oramiento ramiento continuo ta tam poco poco es está en la la ag enda enda del adminis dministrado radorr


2. Mejo Mejora ram mien iento de los los Proce roceso soss Admin dminis istr trat ativ ivoos 

La em pre presa en sí e sí es un gra un gran n proce processo: entra entran n ins insumos, umos, se e jecut jecuta an unas unas activida ctividades des y se g enera eneran n producto productoss o servicios vicios para los los clientes. clientes.



E l modelo adminis dministrativo rativo tra tradicion diciona al es típic ípica amente funciona funcional y todos todos los los esquemas quemas de contr control es están conceb concebidos idos con es este enfoque, enfoque, cada de part partamento toma toma decis decisiones iones pen pensa sando ndo única únicamente en ellos ellos mis mismo moss Las modifica modificaciones ciones que se ha hacen casi asi nunca nunca cons consulta ultan las las neces necesida idades des y los los requer equerimientos imientos de los los demás demás de part partamentos mentos y p y po or esto los los procedimiento procedimientoss que g que g obier iernan la em pre presa ter termina minan conver convertidos tidos en ver verdaderas deras "colchas "colchas de reta etazo zoss" po porque cada quien tiene su "ma "manera nera de trabajar trabajar" " .

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Los dos dos aspecto aspectoss que enmar enmarccan el me j me jo oramiento ramiento de

los los proce processos adminis dministrativo rativoss son: on: primero, reconocer econocer que el trabaj trabajo o en la la em pre presa está realmente com p com pue uessto p to po or una una serie de pr de proce ocessos, todas todas las activida ctividades des que se realiza lizan es están enmar enmarccadas dentr dentro de al g uno uno de ellos ellos y ca cada pe person rsona a está involucra involucrad da en var vario ioss a la vez. vez. 

En segundo lugar es necesar necesario io ta también entender entender que los los producto productoss fluyen dentr dentro de la la em pre presa tran ransversa versalmente lmente y no ver ve rtica ticalmente como es es el modelo adminis dministrativo rativo.. Por Por e jem jem plo plo,, un p un pedido edido de los los clientes clientes va del de par de parttamento de ventas, ventas, al de crédito y lue g lue g o a producción producción o bode ga, se g ún ún el caso aso, para que fina finalmente se elab elabo ore una una f actura ctura que alimenta limenta el sistema tema de contab contabilid ilida ad para ter terminar minar en reca ecaudos udos y tes tesorería." ría." .

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La prime primera ra etapa etapa de es este pr te proce ocesso de me j me jo oramiento ramiento es identificar identificar pr proce ocessos que se realiza lizan en la la em pre presa. Por Por e jem jem plo plo:: ventas, ventas, pr producción oducción,, f actura cturación ción,, elab elabo oración ración de Est Estados dos Fina Financier ncieros, nóminas, nóminas, selección y en ga en ganche nche p peerson rsona al.



La se g unda unda E tapa Lue g o de es esto se deb debe definir definir cuáles cuáles de ellos ellos son los los má máss crí ticos ticos o los los que pre presenta entan ma yor yores que jas tanto inter internas como ex ter ternas.



E l ter tercer cer paso paso es es inte grar los los gru gru po pos de trabaj trabajo o para cada uno de los los proce processos a me jo jorar. P ara ara la com po posición de es estos tos gru gru po pos, se deb debe tener tener en cuenta cuenta que deb debe partici partici par al menos menos una una pe person rsona a de ca cada una una de las las áreas que inter intervienen en ellos ello s

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La herra herramient mienta a de trabaj trabajo o básica ica en es este pr te proce ocesso de me j me jo oramiento ramiento es es el D el Diiagram agrama de Flu j Flu jo o de P roductos oductos y P roces ocesos ( D DFPP FPP ).

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UNIDAD I ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS ADMINISTRATIVOOO

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