Unidad 2: Proceso Administrativo Planeación-Organización
Presentado Por: Oscar Ramón González Moreno Código: 19.003.309
Tutora Ginnette Andrea Pórtela Grupo: 105015-216
Universidad Nacional Abierta y a Distancia (Unad) Fundamentos de Administración 28 de Febrero de 2019
TABLA DE CONTENIDO Introducción………………………………………………………………………….………… 3
Fase Planeacion ………………………………………………………………………………..4 La planeación en las empresas como parte del proceso administrativo, es fundamental, indicar de manera resumida que se planea en una empresa ……………………………4 ¿Cuál
es
el
objetivo
de
planear?............. planear? ............................. ............................. ........................... ........................... ............................ ............................ .............................. ..........................4 .........4 Establezca la política que defina a una organización en su contexto, utilice un ejemplo de una empresa de su entorno ………………………………………………………..……...4 Defina a través de un ejemplo (empresa seleccionada para el ejemplo) los siguientes temas: ¿Qué es una meta, un objetivo y una estrategia en el medio empresarial?........6 Defina en el tiempo las acciones a seguir, para el desarrollo de la actividad correspondiente a la Tarea 2. Utilice un gráfico de Gantt (consultar Entorno de aprendizaje práctico) ……………………………………………………..……………….……8 Fase Organización: …………………………………..……………………………..………….9 Defina y construya la estructura de la empresa que seleccionó en su ejemplo (Organigrama,
consultar
Entorno
de
aprendizaje
práctico) ………………………………………………………………………….………………9 Establezca
las
relaciones
de
autoridad
según
el
organigrama ………………………………………………………………………..............…10 Explicar
la
importancia
de
la
estructura
organizacional
en
una
empresa……………………………………………………………………………................11 Proponer
cinco
estrategias
para
el
desarrollo
e
integración
del
personal ………………………………………………………………………………………. .11 Conclusiones…………………………………………………………………………………1 2 Bibliografía……………………………………………………………………………………..13
INTRODUCCIÓN El Proceso Administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo parece más exacto concebirla como la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los de más recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.
Fase de Planeación 1. La planeación en las las empresas como parte parte del proceso administrativo, es fundamental, indicar de manera resumida que se planea en una empresa. Está formado el proceso administrativo y tomando dos fases importantes la fase mecánica o estructural y la fase dinámica u operacional las cuales están formadas por la Planeación, Organización, Dirección y Control que son procesos muy importantes dentro de una empresa ya que estos les permite enfocar con exactitud los puntos a seguir para el manejo de una empresa. Debemos tomar en cuenta que existen muy pocas empresas que llevan con exactitud este proceso pero les resulta muy útil para poder llevar el control y tener éxito en el futuro.
2. ¿Cuál es el objetivo de planear? En el proceso administrativo, se tiene como etapa inicial la Planeación, la cual consiste en la formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización. La planeación implica crear el futuro desde el presente con una visión prospectiva, es decir como una prolongación de éste y comprende por lo tanto el establecimiento anticipado de objetivos, políticas, estrategias, reglas, procedimientos, programas, presupuestos, pronósticos, etc.
3. Establezca la política política que defina a una organización organización en su contexto, utilice un ejemplo de una empresa de su entorno.
La organización debe establecer las cuestiones tanto externas como internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que pueden afectar a su capacidad para lograr los resultados previstos de su Sistema de Gestión de la Calidad.
La organización tiene la obligación de realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre dichas cuestiones externas e internas.
NOTA 1: Las cuestiones pueden tratar factores positivos y negativos o condiciones para su consideración.
NOTA 2: La comprensión del contexto externo puede verse facilitado al considerar cuestiones relativas de los entornos legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local.
NOTA 3: La comprensión del contexto interno puede verse facilitado al considerar cuestiones ligadas a los valores, la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.
Existen cuestiones externas e internas a la organización que pueden afectar al propósito de la misma y su dirección estratégica, y que por tanto deben tenerse en cuenta en el Sistema de Gestión de la Calidad. Son aspectos que pueden intervenir en la capacidad de la organización para conseguir los resultados deseados.
Es la primera vez que este tema se contempla en la norma ISO 9001, aunque en la mayoría de las organizaciones es una práctica habitual dentro de su planeación estratégica.
Al fin y al cabo el objetivo de introducir esta cláusula es conseguir una
alineación entre la planificación estratégica y la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad.
Para llevar a cabo el cumplimiento de este requisito podemos emplear numerosas herramientas como:
Fuerzas de Porter Análisis PEST/PE PEST/PESTE/PES STE/PESTEL TEL Matriz de Perfil Competitivo (MPC). Matriz de Evaluación de Factores Externos (MEFE). Matriz de Evaluación de Factores Internos (MEFI)Benchmarking. Matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). constituye una herramienta de gestión que se usa para La cadena de valor de Porter constituye realizar un análisis interno a través la disgregación de la organización en actividades productoras de valor.
Se trata de una cadena de valor porque aborda las principales actividades de una organización como eslabones de una cadena de actividades que van añadiendo valía al producto conforme va pasando por cada una de ellas. Estas actividades van desde el diseño del producto y obtención de insumos hasta su distribución y servicio postventa.
El hecho de desagregar la organización en actividades facilita la identificación de fortalezas y debilidades.
A cada actividad actividad se le asignará asignará un valor valor y el coste que que tiene asociado. asociado. En esos esos valores valores y costos se buscarán las fortalezas y debilidades que puedan significar una ventaja o desventaja competitiva. El análisis FODA se puede definir como un análisis estratégico fundamentado en la detección
de
elementos
internos
( Fortalezas
y Debilidades)
y
externos
(Oportunidades y Amenazas) que constituyen un diagnóstico de la capacidad competitiva de la organización.
Se basa en indicadores que justifican cada uno de los elementos que lo componen, pudiendo cuantificarlos para definir, en el desarrollo del plan estratégico, nuestros objetivos.
El entorno de la empresa implica el análisis de todas las variable del externas que rodean a una empresa. Es muy importante tener en cuenta estos factores externos porque pueden tener una gran influencia en tus resultados. Por eso durante la planificación estratégica, el análisis PEST tiene tanta relevancia.
Puedes considerar variables externas aquellos factores que influyen en el comportamiento de tu empresa pero que están fuera de tu control.
Por ejemplo, si tienes un bar, no puedes controlar cómo van a ser los cambios en la evolución del IPC durante el próximo año. Por lo tanto el poder adquisitivo sería una variable externa. Sin embargo, sí que puedes decidir los precios de las consumiciones. Por lo que el precio no sería una variable externa.
Hay muchos factores externos que hay que tener en cuenta para definir el macro entorno y el micro entorno de una empresa. Por eso hay que analizar el entorno
político, social, demográfico, tecnológico, económico, etc. Todo esto nos proporciona un marco externo donde nuestra empresa desarrolla su negocio. En cada uno de estos ambientes podemos encontrar tanto amenazas o riesgos como
ventajas u oportunidades. Por ejemplo, la globalización puede ser una amenaza para una fábrica si conlleva su deslocalización o una oportunidad si consigue abrir nuevos mercados.
4. Defina a través través de un ejemplo ejemplo (empresa seleccionada para el ejemplo) los siguientes temas: ¿Qué es una meta, un objetivo y una estrategia en el medio empresarial? Empresa HOTEL.
LA META Para el Hotel es llegar a ser el Hotel número uno de la ciudad de Inírida expandirlo a toda la República de Colombia ofreciéndoles el mejor servicio y calidad en cada uno de nuestros hoteles.
OBJETIVOS GENERALES DEL HOTEL 1.- satisfacer permanentemente los requerimientos de nuestros clientes huéspedes y visitantes, obedeciendo los lineamientos que marca la GMC.
2.- Lograr la consecución del plan anual de negocios. 3.-Mantener y conservar las instalaciones y los equipos en condiciones impecables de funcionamiento y apariencia.
4.- Conservar su posición de Hotel líder en la ciudad en su ocupación, tarifa, promedio calidad de sus servicios de hospedaje, alimentos y bebidas
ESTRATEGIA El marketing hotelero está compuesto por conjunto de técnicas que ayudan a dar a conocer el hotel y aumentar su volumen de negocio. El marketing para hoteles no es algo nuevo, sin embargo, estos deben adaptarse continuamente a las últimas estrategias para no perder oportunidades de negocio.
Aquí detallamos las estrateg estrategias ias de marketing más importan importante te que se utiliza utilizan n actualmente:
Aprovechar las posibilidades del Mobile marketing En esta era de Internet y teléfonos Smartphone, pocas cosas son más importantes que tener una página web y un motor de reservas adaptados a los móviles. Los usuarios realizan cada vez más consultas y reservas utilizando los dispositivos móviles y Tablet y los hoteles no pueden darse el lujo de perder estos potenciales clientes. De hecho, según un reciente estudio de Google, el 39% de los usuarios utiliza dispositivos móviles para planificar su viaje.
Por otra parte, los alojamientos también pueden publicitar sus servicios a través de anuncios diseñados especialmente para ser vistos en el móvil.
Optimizar la página web para la búsqueda local (local SEO) La optimización del posicionamiento en los buscadores, conocido como SEO, es esencial para conseguir que la página web de nuestro hotel sea fácilmente accesible en Internet. Pero además, es muy importante optimizar la web para que aparezca en los resultados de las búsquedas locales y obtener así clientes potenciales cercanos. Precisamente porque cada vez hay más teléfonos Smartphone, la búsqueda de hoteles locales va en aumento.
Por eso, es esencial optimizar el perfil del establecimiento en los directorios locales y principales motores de búsqueda. Además, para lanzar un mensaje coherente y aumentar la credibilidad de nuestro alojamiento, debemos intentar usar siempre la misma información.
Incentivar a los clientes para que dejen comentarios Está más que demostrado que los comentarios positivos que escriben los clientes sobre el hotel tienen un gran efecto sobre el negocio: logran incrementar las tasas de clic y mejoran la conversión. Por eso, los hoteles deben dedicar un apartado de la
página web a mostrarlos e incentivar a los clientes para que, una vez hayan dejado el establecimiento, publiquen algún comentario en las páginas web de opiniones, como TripAdvisor. Además, los comentarios de clientes en páginas como Google Plus Local también ayudan a validarlo como un negocio de confianza.
Tener una buena presencia en las redes sociales Aunque cueste creerlo, todavía hay hoteles reticentes a estar presentes en las redes sociales, o lo hacen de una manera muy residual. Si tu hotel es uno de ellos, debe subirse cuanto antes al carro para no perder oportunidades de negocio. El tiempo que los usuarios pasan en Facebook, Twitter y otras redes sociales como Google+ o LinkedIn no deja de ir en aumento. La imagen que proyectemos en ellas puede ayudarnos a diferenciarnos de la competencia y a fidelizar al cliente.
Fidelizar a los clientes a través de campañas de email marketing Fidelizar a los clientes que ya se han alojado en nuestro establecimiento debe ser uno de los principales objetivos de nuestras campañas de email marketing. Podemos informar sobre los nuevos servicios e instalaciones del hotel y ofrecer descuentos o promociones si reservan a través de la página web. Estas son dos de las acciones principales que podemos llevar a cabo para conseguir mantener el interés de nuestros clientes y motivarlos a repetir su estancia en nuestro alojamiento.
5. Defina en el tiempo las acciones a seguir, para el desarrollo de la actividad correspondiente a la Tarea 2. Utilice un gráfico de Gantt (consultar Entorno de aprendizaje práctico).
ACTIVIDAD UNIDAD 2 8 7 6 5 4 3 SEMANA
2 1 0 23/02/2019
0 4/ 0 3/ 2 0 1 9
13/03/2019
22/03/2019
28/03/2019
15/02/2019
2 4/ 0 2/ 2 0 1 9
05/03/2019
14/03/2019
23/03/2019
Participación individual
Pertinencia del aporte al desarrollo del trabajo
Pertinencia del Pertinencia del Estructura del trabajo trabajo trabajo (Trabajo (desarrollo del (cumplimiento de Final) trabajo) objetivos)
Fase Organización: 1. Defina y construya la estructura de la empresa empresa que seleccionó en su ejemplo (Organigrama, consultar Entorno de aprendizaje práctico).
HOTEL GUAINIA
GERENCIA GENERAL
GERENCIA MARKETING O VENTAS
Ventas de Habitaciones Corporativos
GERENCIA DE SERVICIO DE A&B
GERENCIA DE FINANZAS
Contabilidad
GERENTE RESIDENTES
Recepcion
Receptivo
Cocinas Restaurante Catering
Reserva
Venta eventos
Seguridad
Venta A&B
Mantenimiento
Pagos
Housekeeping
GERENTE RR.HH
2. Establezca las relaciones de autoridad según el organigrama. La
organización clásica separa las ventas en dos campos: las habitaciones y el
catering. El Director residente está a cargo de los servicios de comida, bebida y habitaciones.
la Gerencia de operaciones es responsable de todas las operaciones del hotel. De ella todos los departamentos con excepción de las ventas (a cargo de una sola persona), y de las finanzas y RR.HH. Se diferencia claramente el Departamento de Ventas que genera los ingresos del departamento de operaciones a cargo de a tender todas las necesidades de los clientes.
3. Explicar la importancia de la estructura organizacional organizacional en una empresa. Toda empresa tiene una estructura organizacional definida de manera formal o informal. En ella se encuentran delimitados las responsabilidades y puestos acordes a una posición específica dentro del organigrama. Pero, ¿qué pasa cuando el cambio de los mercados y la situación socioeconómica supera la respuesta de las empresas y las estructuras organizacionales establecidas se vuelven obsoletas?
En estas circunstancias la empresa se ve obligada a diseñar una nueva estructura organizacional internamente y potenciar sus procesos apostando a la búsqueda de la máxima eficiencia para mantenerse competitiva dentro de su mercado.
Las empresas con una clara estructura organizacional se benefician al tener establecida la cantidad de recurso humano que requieren para poder llevar a cabo sus funciones, tener delimitadas las responsabilidades y los responsables de cada área o proceso, así como sus superiores y lograr que la empresa sea más eficiente y más productiva cumpliendo con los objetivos de la misma.
Para realizar un diseño de la estructura organizacional se debe tener en cuenta:
1. La estrategia organizacional: Analiza y visualiza que la estrategia y objetivos organizacionales se encuentren ligados a las necesidades del mercado o los cambios que atraviese la empresa
2. El modelo de estructura organizacional: Cada vez es más común ver que las empresas apuestan por un modelo de estructura organizacional procesal (el qué hacer lo define el proceso y se distribuye a través de la integración de los conocimientos de los grupos) en lugar de la tradicional estructura organizacional funcional (el qué hacer lo define la estructura jerárquica y se distribuye en área de especialización)
3. Los perfiles de puesto: Valida que los perfiles de puesto respondan a las nuevas necesidades
de
la
estructura
organizacional
y
que
la
definición
de
las
responsabilidades, las funciones y las competencias estén definidas en consecución del cumplimiento de la estrategia organizacional
4.
El recurso humano: Se deben tomar en cuenta los factores como el crecimiento
o la reubicación de personal que puede traer consigo el diseño de una nueva estructura organizacional, con el fin de hacer un uso eficiente de los recursos y a la vez asegurar que estos cuenten con una adecuada carga. 5.
La comunicación: La estructura organizacional debe estar diseñada de forma tal
que todos los colaboradores que requieran coordinación con otros departamentos o proceso puedan coordinar esfuerzos por medio de las líneas de comunicación
4. Proponer cinco estrategias para el desarrollo e integración del personal. Los beneficios de una plantilla de colaboradores comprometida son múltiples y se evidencian fácilmente en el día a día de la compañía. El crecimiento del negocio, de la productividad, de la eficiencia y de la cohesión de los equipos de trabajo son los principales efectos de consolidar el compromiso y la satisfacción de las personas que conforman su organización. En esta entrada vamos a reseñar 5 estrategias para promover y asegurar el compromiso dentro de las compañías. Veamos:
Crea un ambiente libre, donde la comunicación fluya.
Para esto debes establecer un cronograma de reuniones periódicas en las que todos los trabajadores compartan sus problemas, experiencias y conocimientos.
Incentiva la participación en la toma de decisiones.
Esto tiene que ver con aspectos relacionados con su trabajo y temas para los cuales están capacitados.
Establece mecanismos de participación directa.
Así te entregarán sugerencias, sugerencias, opiniones y contribuirán contribuirán en la mejora de la gestión y el desarrollo de ideas.
Fomenta que los trabajadores participen.
Desarrolla actividades que complementen el desarrollo profesional y personal en cursos y talleres.
Intenta que los horarios no duren ocho horas.
Si es necesario entrega un día libre y paga horas extras.
CONCLUSION En esta unidad se observó que en el proceso administrativo es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización.
Se visualizaron cada una de estas etapas con sus características tan peculiares las cuales te llevan a un resultado requerido, en estos mismos existen métodos los cuales corregirán los errores que se encuentren durante el proceso de tal administración, estos métodos fueron observados en esta unidad.
BIBLIOGRAFIA
Cipriano, L. G. A. (2014). Proceso administrativo. (pp. 30-47). México, D.F., MX: Larousse - Grupo Editorial Patria. Recuperado de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?docID=11038651
Márquez, N. E. (2016). Wix Procesos Administrativos. Colombia, Bucaramanga. Recuperado de http://adrianaluciasanche.wixsite.com/noramarquezprocesos
AsmazEmpresario. AsmazEmpresario. Importanci Importancia a de una buena Administrac Administración ión (video) (video) Recuperado Recuperado de https://youtu.be/Op5zcComvEE
Torres, H. Z., & Torres, M. H. (2014). Planeación y control. (pp. 100-109). México, D.F., MX: Larousse - Grupo Editorial Patria. Recuperado de http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?docID=11013458
