DINAMICA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DIRECCION
CONCEPTO
Esta etapa del proceso administravo, administravo, llamada también EJECUCION, COMANDO o LIDERAZGO, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa. Esto es, en gran parte, debido a que al dirigir es cuando se ejercen más representavamente representavamente las funciones administravas, administravas, de manera que todos los dirigentes pueden conciderarse conciderarse administradores. administradores. Consiste en dirigir las l as operaciones mediante la cooporacion del esfuerzo esfuerzo de los subordinados, pera obtener altos niveles de producvidad mediante la movacion y la supervision. IMPORTANCIA
La direccion es trascendental trascendental porque: 1. Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante durante la planeacion y la organizacion. 2. Atravez Atravez de ella se logra las formas de conducta mas deseables en los mienbros de la estructura organizacional. 3. La direccion eciente es determinante determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, consecuentemente, en la l a producvidad. 4. Su calidad se reeja en el logro l ogro de los objevos, la implementacion de metodos de organizacion, y en la ecacia de los sistemas de control 5.
A travez de ella se establece la comunicacion necesaria para que la organizacion funcione
PRINCIPIOS
1. De la armonia del objevo o coordinacion de intereses: intereses: La direccion sera eciente en tanto se encamine hacia el logro de los objevos generales generales de la empresa. 2. Impersonalidad de mando: Se reere a que la autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organizacion para obtener ciertos resultados.
3. De la supervision directa: se reere al apoyo y comunicacion que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucion de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad. 4. De la via jerarquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicacion establecidos por la organizacion formal, de tal manera que al emirse una orden sea transmida atravez atravez de los niveles jerarquicos correspondientes, correspondientes, a n de evitar conictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, asi como perdidas de empo. 5. De la resulocion del conicto: Indica la necesidad de resolver losproblemas que surgan durante la geson administrava, aparr del momento en que aparezcan; ya que el no tomar una decision en relacion con un conicto por insignicante que parezca, puede originar que este se desarrolle y provoque problemas graves colaterales. 6. Aprovechameinto Aprovechameinto del conicto: El conicto es un problema u obstaculo que se antepone a lo largo de las metas de organizacion pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias estrategias y emprender diversas alternavas. alternavas. TOMA DE DECISIONES
Una decision es la eleccion de un curso de accion entre varias alternavas. alternavas. La responsabilidad mas importante del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo asi como “el motor de los negocios”; y , en efecto, de la adecuada seleccion de alternavas alternavas depende en gran parte el exito de cualquier organizacion. Esta etapa forma parte de la direccion por que constuye una funcion que es inherente a los gerentes, aunque resulte obvio mencionar que a lo largo de todas las etapas del proceso administravo administravo se toman decisiones y que algunos autores la concideran en la etapa de decision. Inicialmente, el tomar decisiones era algo aleatorio o fortuito, pero su importancia es tal que para tomar decisiones en los altos niveles se han desarrollado numerosas tecnicas fundamentalmente fundamentalmente a base de herramientas matemácas y de invesgación invesgación de operaciones. Una decisión puede variar en transcendencia y connotación; por ejemplo: la implantación de servicio de comedor no ene la misma importancia que el lanzamiento de un producto nuevo al mercado. Sea cual fuere su implicación, al tomar decisiones es necesario: 1. Denir el problema 2. Analizar el problema 3. Evaluar las alternavas 4. Elegir entre alternavas 5. Aplicar la decisión
FACTOR HUMANO
Aparr de la funcion de dirigir, dirigir, los administradores ayudan a las personas a ver que pueden sasfacer sus propias necesidades necesidades y ulizar su potencial al contribuir a las metas de una empresa. MULTIPLICIDAD DE ROLES:
Los individuos son mucho mas que un factor producvo en los planes de administracion. Son miembros de sistemas sociales de muchas organizaciones; son los consumidores de bienes y servicios y asi inuyen de manera vital en la demanda; y son miembros de familias, escuelas, iglesias, asociaciones industriales y pardos policos. NO HAY UNA PERSONA PROMEDIO:
Las personas actuan en diferentes diferentes roles, pero tambien son diferentes entre ellos; no hay una persona promedio. No obstante en empresas organizadas, a menudo se asume que la hay. Las empresas desarrollan reglas, procedimientos, programas programas de trabajo, normas de seguridad y descripciones de puesto, todos con la suposicion implicita de que en escencia, todas las personas son iguales. LA IMPORTANCIA DE LA DIGNIDAD PERSONAL:
Administracion incluye alcanzar los objevos de la empresa. Obtener resultados es importante, por los medios nunca deben violar viol ar la dignidad de las la s personas. El concepto de la dignidad individual signica que las personas deben ser tratadas con respeto, no importa cual sea su posicion en la organizacion. CONSIDERACION DE LA PERSONA COMO UN TODO:
No podemos hablar de la naturaleza naturaleza de las personas a menos que se considere a la persona como un todo, no solo caracteriscas disntas y separadas como conocimiento, actud, habilidades o rasgos de la personalidad.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA TOMA DE DECISIONES EN LOS SISTEMAS
El proceso administravo está formado por 4 funciones: PLANEACION: determinar los objevos en los cursos de acción que van a seguirse. ORGANIZACIÓN: distribuir el trabajo entre los miembros del grupo, establecer y reconocer las relaciones necesarias. EJECUCIÓN: para los miembros del grupo que lleven a cabo las tareas prescritas. CONTROL: para que las acvidades se conformen con los planes. Dentro del proceso administravo es importante decidir o estar idencado con los objevos que se van a alcanzar. La toma de decisiones es un proceso de pensamiento que ocupa toda la acvidad que ene por n solucionar problemas. El autor de la decisión posee cierto fundamento de conocimiento y experiencia, de lo cual deduce información para delinear un conjunto de alternavas. Las alternavas son estrategias diferentes diferentes por las cuales pueden lograrse los objevos. Cada alternava conduce a uno o varios resultados predichos. Antes de que el autor de la decisión pueda hacer una elección entre las alternavas alternavas y sus correspondientes resultados, resultados, debe evaluarse cada una en términos del grado con el cual sasfacen el o los objevos. o bjevos. Se ja un valor a cada resultado con base en un criterio c riterio consistente. consistente. El proceso de elección consiste en elegir la mejor m ejor alternava entre las disponibles. Si se implanta la alternav a lternava, a, se originan salidas y resultados que deben sasfacer sasfacer las necesidades originales. El ciclo de la toma de decisiones generalmente se acva por la urgencia de sasfacer necesidades. La jerarquía de necesidades constuye una lista de prioridades. Las necesidades, expectavas y cambios, convergen hacia metas y objevos. Es obvio que el proceso de generar y buscar alternavas alternavas es central y crucial para el buen éxito en el logro de los objevos
CONTROL
CONCEPTO
Es una etapa primordial en la administracion ,pues, aunque una empresa cuente con magnicos planes una estructura organizacional adecuada y una direccion eciente; el ejecuvo no podra vericar cual es la situacion situac ion real de la organizacion si no existe un mecanismo que se serciore e informe si los hechos van deacuerdo con los objevos. IMPORTANCIA
El control es de vital importancia dado que: 1. Establece medidas para corregir las acvidades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente. 2.
Se aplica a todo : a las cosas, personas y a los actos.
3. Determina y analiza rapidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4. Localiza a los sectores responsables de la administracion, desde el momento en el que se establecen medidas correcvas. 5. Proporciona informacion acerca de la situacion de la ejecucion de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeacion. 6.
Reduce costos y ahorra empo al evitar errores.
7. Su aplicacion incide directamente en racionalizacion de la administracion y consecuentemente consecuentemente en el logro de la producvidad de todos los recursos de la empresa. PRINCIPIOS
Del caracter administravo del control: Es necesario disnguir”LAS OPERACIONES” de control de “LA FUNCION” de control. La funcion es de caracter administravo y es la respuesta al principio de la delegacion: esta no se podria dar sin el control, como ya lo hicimos notar. notar. Cuanta mayor delegacion se necesite, se requiere mayor control. Por lo mismo el control como funcion solo corresponde al administrador. Parte de los estandares:
El control es imposible si no existen “ESTANDARES” de alguna manera, y sera tanto mejor, cuanto mas precisos y cuantavos cuantavos se han dicho estandares. Si el control es comparacion de lo realizado con lo esperado, es logico que, de alghuna manera, supone siempre una base de comparacion previamente jada. Del caracter medial del control:
Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente constantemente este principio, el se deduce tambien espontaneamente espontaneamente una regla: un control solo debera usarse si el trabajo. Gasto, etc; impone, se juscan ante los benecios que de el se esperan. Del principio de excepcion:
El control administravo es mucho mas ecaz y rapido, cuando se concentran los casos en que no se logro lo previsto, previsto, mas bien en los resultados que se obtuvieron como se habian planeado. Este importante principio, ende a aprovechar los benecios que resultan de conciderar como lo ordinario el cumplimiento de las previsiones, y las desviaciones imposibles de evitar, evitar, como lo excepcional: asi estas desviaciones es a donde debe dirigirse toda la atencion. PROCESO DE CONTROL
Hay que disngir, disngir, ante todo, los pasos o etapas de todo control: a)
establecimiento de los medio de control
b)
operaciones de recoleccion y concentracion de datos
c)
interpretacion y valoracion de los resultados
d)
ulizacion de los mismos resultados
Entre la varidad de los medios de control hay que escoger los lo s que se puedan considerar como estrategias Los sistemas de control deben reejar, reejar, en todo lo posible, la estructura de la organizacion: a)
La organizacion es la expresion de los planes, y a la vez un medio de control
b)
Los mismos controles pierden ecacia
Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la funcion controlada, para aplicar el que sea mas ul Los controles deben ser exibles: cuando un control no es exible, un problema que exiga rebasar lo calculado en la prevision, hace que, o bien se enda a abandonar el control como irreversible. Los controles deben reportar rapidamente las desviaciones: el control de po “historico”, “historico”, mira hacia el pasado. De ahi que, muchas veces, cuando reporta una desviacion o correcion, esta ya es imporsible de realizarse. Los controles, por el contrario, deben actualizarse lo mas que se pueda Los controles deben ser claros para todos cuantos de alguna manera han de usarlos: de ahi la necesidad de limitar “tecnicismos”. Su empleo exagerado suele ser la tendencia natural que se da en “especialistas”, “especialistas”, como un medio de hacer valer su puesto. Los controles deben llegar lo mas concentrados que sea posible los altos niveles administravos, administravos, que los han de ulizar por esta razon debe de encarecerce siempre la ulizacion de grcas para el control ya sean lineas, gracas de Gan, punto de equilibrio, etc. 5.2.3 técnicas cuantavas y cualitavas
Las técnicas de control adoptan muchas formas algunas son bastante simples, en tanto que otras son complejas y soscadas. Algunas miden que tan bien esta la situación nanciera de la empresa, en tanto que otras indican la eciencia en la producción. Inclusive otras herramientas herramientas de control consideran las actudes de los empleados y percepciones. Aun cuando las herramientas de control varían varían en gran medida en su diseño y en lo que pudieran, todas siempre persiguen el mismo objevo: determinar variaciones de los estándares deseados de manera que la administración pueda tomar las medidas correcvas, la oportunidad de depender de la naturaleza de la acvidad que sé esta midiendo y de la propia herramienta de control. Pero todas estas herramientas pretenden pretenden brindar a la administración la información necesaria para mantener el curso de actuación de la empresa. Estados fnancieros
La medición y el control de las acvidades de una empresa por lo general se logran en parte a través del análisis de estados nancieros. Para poder llevar a cabo tal análisis, la empresa recurre al uso de la información i nformación contable contable bajo la forma de estados nancieros. Los principales estados nancieros son los siguientes: el estado de resultados el balance general y el estado de ujo efecvo. Estado de resultados
El estado de resultados mide el éxito que se alcanza al obtener una ulidad, por lo general durante el anterior año calendario scal. scal. Sin embargo, en muchas organizaciones se presentan estados de resultados mensuales. El estado de resultados esta formado por tres partes. Uno el ingreso que la compañía ha obtenido o btenido durante el anterior anterior periodo, así como el costo de los arculos vendidos, Dos. Los gastos incurridos por la empresa durante el periodo (3) L a ulidad que es derivada de las operaciones, si los gastos son mayores mayores que la ulidad bruta, la empresa incurre en una perdida neta.
El estado de resultados es úl para medir la actual rentabilidad de las o peraciones de la empresa, permite comparaciones como periodos anteriores. Mediante la comparación de las ulidades, ventas y gastos a través de varios periodos, la administración podrá determinar tendencias que ocurren dentro de las operaciones de la empresa. Balance general.general.- El balance general reeja la posición nanciera de una empresa en una fecha determinada como podría ser el 31 de diciembre. Tres decisiones básicas comprenden comprenden el balance general: Los acvos de la empresa, sus pasivos y el capital contable. Los acvos se clasican como circulantes o jos. Los Lo s arculos circulantes son aquellos que se espera que sean converdos a efecvo, vendidos o consumidos dentro de un periodo de un año. Algunos ejemplos comprenden al efecvo, los inventarios y las cuentas por cobrar. cobrar. Los acvos jos son a un plazo, mayor proporcionando proporcionando picamente a la empresa benecios a través de un periodo mas largo. Los terrenos, edicios y el equipo son ejemplo de acvos jos. Los pasivos representan obligaciones obligaciones para con otras personas por parte de la empresa. Al igual que los acvos, los pasivos clasican ya sean como circulantes o a largo plazo. Los pasivos circulantes podrán incluir las cuentas y los documentos como hipotecas por pagar. pagar. El capital contable consiste en los fondos que los propietarios de la empresa han inverdo mas cualquier ulidad retenida. Podrá representar representar una medida del valor aproximado de la empresa después de que se liquiden todos los pasivos. Una formula muy sencilla que reeja la ecuación contable será acvos pasivos = capital contable. Estado de ujo efecvo. efecvo.-- medir el ujo de entrada y de salida de efecvo de un negocio resulta ser la función del estado de ujo ujo de efecvo. Mediante Mediante un análisis de ujo de efecvo, efecvo, la administración podrá predecir de una forma mas precisa las necesidades futuras de efecvo efecvo y determinar que tan buena ha sido la administración de efecvo. efecvo. En caso de que hubiera faltantes en efecvo efecvo se podrán po drán hacer arreglos para adquirir mayores m ayores candades candades de efecvo por adelantado. Asimismo, la administración podrá evitar que se acumulen grandes candades de efecvo cuando no se necesite. En su lugar podrá ser ulizado para oportunidades de inversiones que hayan de producir una ganancia para la empresa. Análisis de Razones
Los estados nancieros son determinantes para conocer diversos aspectos de la situación nanciera de una empresa. Estos estados son de interés no solo para el cuerpo de administración de la empresa, sino también para los posibles inversionistas inversionistas y acreedores quienes están considerando ya sea dar crédito a la empresa o colocar dinero en ella. Un uso de los estados nancieros tanto para los administradores administradores como para los acreedores potenciales e inversionistas, inversionistas, lo representa el análisis de razones, los cuales descansan en información picamente localizada dentro del estado de resultados y balance general de la empresa. Ejemplo de tales razones comprenden medidas relacionadas con la l a tasa de rendimiento, solvencia, posición de inventarios y comportamiento de las acciones de la empresa en el mercado.
El análisis de razones es úl como medida de la actuación de la empresa en el actual año. Los resultados del presente año se podrían comparar con los periodos anteriores a nteriores de manera que se puedan detectar las tendencias. Además, se podrán hacer comparaciones con otras empresas de la industria o con los promedios para la industria en conjunto. Una vez que se posean este po de información, los otorgantes otorgantes de crédito o prestamistas prestamistas y los inversionistas inversionistas podrían decidir mejor si desean o no colocar su dinero en la empresa. Para efecto efecto de control interno, la administración debería ulizar el análisis de razones para poder fortalecer punto débil y reverr tendencias que se están moviendo en una dirección o sendo negavo. Presupuestos
Los presupuestos son expresiones de planes futuros expresados en términos monetarios. Dentro de los presupuestos por lo común ulizados se incluyen el de ventas proyectadas, gastos de manufactura, gastos de administración, presupuesto presupuesto de inversiones a largo plazo o de capital, y presupuesto de las necesidades de efecvo. Algunos presupuesto se pueden expresar en términos disntos al monetario, como seria el presupuesto de personal al ocupar un proyecto determinado o presupuesto de ulización de maquinaria de una empresa manufacturera. Sistema de Control Logísco
Ulizando un sistema de control logísco, la administración determina el efecto de los cambios en cualquier parte del sistema sobre su producción global. Si exisera una acción especica que pudiera dar como resultado una eciencia global deberá rechazarse como perjudicial. Por el bien del conjunto. Esto podrá signicar que intentos bien intencionados de reducir costos en una áreas de acvidad (Como es el control de inventarios), inventarios), podrán ser o no ser los mejores para el bien del sistema global.
