INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE CHAMPOTÓN INGENIERIA EN ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN TALLER DE ADMINISTRACIÓN I
INVESTIGACION DOCUMENTAL PROCESO ADMINISTRATIVO
5ta UNIDAD DOCENTE: SANTOS DE LA CRUZ XOOL MAY INTEGRANTES: IBARRA GONZALEZ MILAGROS SANABRIA AVONCE CECILIA NAH MORALES TANAYRI
14/12/2011
INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE CHAMPOTÓN INGENIERIA EN ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN TALLER DE ADMINISTRACIÓN I
INVESTIGACION DOCUMENTAL PROCESO ADMINISTRATIVO
5ta UNIDAD
DOCENTE: SANTOS DE LA CRUZ XOOL MAY
INTEGRANTES: IBARRA GONZALEZ MILAGROS SANABRIA AVONCE CECILIA NAH MORALES TANAYRI
14/12/2011
DEDICATORIA Esta investigación nos ayudo a conocer la jungla del proceso administrativo ya que es parte esencial de nuestra carrera.
Por un buen inicio de nuestra licenciatura. Ibarra González Milagros, Nah Morales Tanayri y Sanabria Avonce Cecilia
CONTENIDO INTRODUCCION ................................................. .......................................................................... ........................................... .................. 6 ANTECEDENTES HISTORICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ......... 7 DEFINICIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ......................................... ......................................... 9 IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ................................... ................................... 11 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ................................................ ................................................ 12 ENFOQUE SISTEMICO DEL PROSESO ADMINISTRATIVO............... ADMINISTRATIVO...................... ....... 14 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ............................................................... ............................................................... 16 Planeación.................................................... Planeación.......................... ................................................... ............................................. .................... 17 Organización ................................................ ......................................................................... ............................................. .................... 18 Dirección ................................................. ........................................................................... .................................................. ........................ 19 Control....................................................................... ................................................................................................. ................................ ...... 19 BIBLIOGRAFÍA ................................................ ......................................................................... ............................................. .................... 21 NOTAS ................................................... ............................................................................. .................................................... .............................. 22
INTRODUCCION Esta investigación fue realizada para tener un conocimiento previo del proceso administrativo en la asignatura Taller de Administración I ya que en el siguiente curso se llevara la misma asignatura y veremos más afondo este tema. Además de reforzar nuestros conocimientos sobre la Administración y sus etapas. Como inicio tenemos los antecedentes del proceso administrativo donde se encontrará el enfoque de autores a través de sus teorías y la evolución que han tenido a lo largo del tiempo; se da una breve definición e importancia explicando cómo está conformado y mostrando alguna de sus ventajas del, porque es importe en una empresa o mejor dicho indispensable. Se analizan las fases que lo constituyen las cuales son: Planeación, Organización, Dirección y control. Se abarca el enfoque sistémico así como las funciones administrativas.
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ANTECEDENTES HISTORICOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO El administrador para llevar a cabo una buena administración necesita cumplir con una serie de acciones llamado Proceso Administrativo. Uno de los principales impulsores de este precepto fue Enrique Fayol, quien explico que el proceso consistía de cinco reglas previsión, organización, mando, coordinación y control. No son únicas pues se han modificado estas fases, la mayoría coincide que en toda administración se debe tener control1. (Rodríguez, 2006). Las cinco reglas que Fayol público en su libro Administration Industrielle et Generale, tienen similitudes con las cuatro funciones administrativas de hoy (planeación, organización, dirección y control).Están definidas de la siguiente manera:
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Planeación: establecer las acciones que se realizaran en el futuro. Organización: obtener y repartir los recursos para llevar a cabo las acciones. Dirección: Dirigir, escoger y valorar a los trabajadores con el fin de lograr el mejor trabajo para el e l logro del objetivo Coordinación: juntar todos los esfuerzos y asegurar que se comparta la información y se resuelvan los problemas que se vallan presentando conforme se desarrollan las acciones. Control: vigilar que las acciones sucedan de la forma establecida en el plan y en caso de no ser así corregirlo.
Hernandez R. S.(2006), Introduccion a la administraccion, Mc Graw Hill, México, pp. 70-71
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Y termino por conjuntar principios como el principio de la cadena de mando escalonada, principio de la unidad de mando y el principio de la unidad de dirección; que dicen que cada persona debe de comunicarse con su jefe o líder de más alto mando aunque su puesto sea el más bajo de la empresa2 con lo que se concluye el todo del actuar administrativo. administrativo.
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Schermerhorn, Jonh R. J., (2007) Administración, Administración, Limusa S.A. de C.V. México Pág. 74-75.
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DEFINICIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO El proceso administrativo es una metodología fundamental para la aplicación de la administración. Independientemente de que está forme parte de la escuela del proceso administrativo, es una herramienta indispensable en torno a la cual se pueden aplicar los demás enfoques o escuelas administrativas; su importancia es similar a la de las operaciones básicas de la aritmética; sin éstas no es posible realizar otras operaciones matemáticas. Igualmente, las etapas del proceso administrativo son básicas para aplicar cualquier estilo o escuela de administración3. (Münch, 2007) Es la herramienta fundamental del administrador desde que Henri Fayol lo desarrollo. Actualmente, los tratadistas estructuraran de varias formas, la mayoría de ellos por medio de la planificación, la organización, la dirección y el control de la empresa para alcanzar los objetivos de la misma. Otros incluyen la prevención e integración, como lo hizo Agustín Reyes Ponce, destacando autor mexicano4. (Hernández, 2007) Continuando con su importancia permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario o cualquier otra persona, manejar eficazmente una organización, y consiste en estudiar la administración como un proceso integrado por varias etapas. Cada una responde a 6 preguntas fundamentales: ¿Qué? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Con quién? ¿Cuándo? Y ¿Dónde?; interrogantes que siempre deben planearse durante el ejercicio de la administración, y que son conocidas como las preguntas clave de esta disciplina.
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Münch. ADMINISTRACION: Escuelas, proceso administrador, áreas funcionales y desarrollo emprendedor. México : Prentice Hall, 2007 pág. 36-37
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Hernández .R. S. (2007) Administración: Proceso, estrategia y vanguardia. New York: McGraw-Hill editores S.A de C.V. Pág.195.
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Para comprender mejor el proceso administrativo, comencemos por definir el concepto de proceso. “secuencia sistematizada de a ctividades para alcanzar un fin ”5(Hernández, 2007) Esto nos permite concluir de manera personal que el proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración.
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Hernández R. S. (2007) Administración: Proceso, estrategia estrategia y vanguardia. New York: McGraw- Hill editores S.A de C.V. Pág. 195
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IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO En el proceso administrativo se aplican técnicas, principios, y métodos para lograr la eficiencia y eficacia es por ello que es muy importante para tener una buena administración. . Empieza por visualizar en una empresa, cualquiera que que sea su na naturaleza (pública, privada, de asistencia social, de actividad política, política, etcétera), y nos da las guías de cómo planearla, organizarla, dirigirla y controlarla, incluyendo los pasos para conseguir conseguir el equipo humano necesario para su administración6. (Hernández, 2007) Les mostramos algunas de las ventajas del porque es importante el proceso administrativo del libro de (Hernández, 2007): a) Es una guía práctica y metodológica para la generación de empresas. “
b) Permite sistematizar y controlar las operaciones continuas, además de establecer un sistema de selección de individuos acorde con las necesidades de la empresa. c) Da las bases para estructurar (organizar) el trabajo y dividido en departamentos y jerarquías conformo a las necesidades los recursos de las empresas. d) Permitir el desarrollo de capacidades y competencias laborales. e) Facilita la dirección, al darle estrategia y control a quien la conduce. f) Facilita el análisis de problema para su solución. g) Da las bases para aplicar el método científico para el mejoramiento de la empresa o su replanteamiento. h) Es un instrumento importante de reorganización de la empresa.
”
6
Hernández R. S (2007) Administración: Proceso, Proceso, estrategia y vanguardia. New York: McGraw-Hill editores S.A de C.V. Pág.194- 195
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FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO Planeación es la primera fase además de que es base de todas las demás, y para empezar con un proceso administrativo eficaz debemos tener una buena planeación. En si planear es fijar los objetivos que se quieren lograr y cuál es la mejor forma forma en que se pueden lograr. Esta es de suma importancia ya que nos permite visualizar el futuro de la empresa y tomar las mejores decisiones antes de que ocurran acontecimientos inesperados.7(Hernández, 2006) Las acciones planeadas se clasifican de acuerdo al tiempo que se llevaran a cabo ya sea de corto plazo (menos de 1 año), de mediano plazo (de 1 a 5 años) y largo plazo (de 5 años en adelante) 8(Bustos, 2003) Organización es la etapa donde se reparten las obligaciones o responsabilidades entre los integrantes de la empresa. Desde el líder hasta la persona de más bajo rango tienen sus obligaciones para cumplir el objetivo que fue planeado. Los organigramas de las empresas muestran los grados de responsabilidad de cada una de las personas que componen la organización.9(Hernández, 2007) Dirigir es tomar decisiones, vigilar que cada persona realice su actividad pero no es dar órdenes, sino motivar para que se realicen con entusiasmo, invitar a los involucrados para que participen en la toma de decisiones. También un factor motivante es el que se reconozcan cuando las
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Hernandez R. S.(2006) Introduccion a la administraccion, Mc Graw Hill, México, pp. 136146 8
BUSTOS F. E., Proceso administrativo, (2003) proceso _escom/unidad_2.pdf,, www.angelfire.com/ak6/ proceso _escom/unidad_2.pdf,, pp.25. 9 Hernandez R. S. (2007) Introduccion a la administraccion, Mc Graw Hill, México, pp. 202
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tareas o acciones se realizan con éxito así al momento de que se asignen nuevas tareas se pondrá más empeño al realizar estas.10 Control es la cuarta fase del proceso administrativo administrativo que consiste en comprobar que los resultados obtenidos sean los esperados. Existen varios tipos de controles preventivos, que son los que se realizan antes de que se empiece a llevar a cabo una acción; los controles concurrentes, son los que al momento de que se está realizando la actividad corrigen el curso de esta para que salga bien; los controles de retroalimentación, son los que se toman cuando la actividad ya se a terminado; el control extrínseco, es el que se encarga de supervisar al personal y su forma de llevar a cabo los procesos administrativos y los intrínsecos, es cuando las personas toman el control de sus responsabilidades en su puesto de trabajo y se esfuerzan por hacerlo lo mejor posible. Los sistemas de control utilizados en la administración son: de compensación y prestaciones, la disciplina y los controles de información financiera.11
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Wordpress.com.(2007), Los cuatros pasos fundamentales en todo proceso administrativo ver http://mercadosunidos.wordpress.com/2007/08/29/los-cuatro-pasos-fundamentales-delproceso-administrativo/ 2007. proceso-administrativo/ 2007. 11 Hernandez R. S. (2006), Introduccion a la administraccion, Mc Graw Hill, México, pp. 196
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ENFOQUE SISTEMICO DEL PROSESO P ROSESO ADMINISTRATIVO Como todos sabemos en la administración se utiliza un proceso, él cual se tiene que seguir para alcanzar las metas pero de la misma forma se puede decir que su modo de operación es sistémico porque es parte de un gran sistema ya que no solo se debe tomar en cuenta el ambiente interno de la empresa, sino también el ambiente externo que es muy importante cuando se interacciones con la empresa12. (Koontz, Weihrich & Cannice, 2008) El Proceso Administrativo es sistémico ya que en un momento dado todas sus etapas actúan simultáneamente. Es como el funcionamiento del cuerpoo humano; en él operan todos los subsistemas a la vez: respiramos y cuerp vemos, mientras el corazón trabaja junto con el el si sisstema digestivo, etcétera. En caso de la administración el director de una empresa regularmente está controlando, visualizando (pre (previendo) o planeando conforme lo requiera el problema o el trabajo en turno. Todo sistema, a la vez, cuenta con un subsistema de control control y/ o retroalimentación13. (Hernández, 2007). Esto se puede ver cuando se aplican las funciones de planear, organizar, dirigir y controlar que indican la transformación de insumos en productos o servicios. Para concluir obsérvese la siguiente figura en la que se ve como operaran las empresas.
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Koontz H., Weihrich H. & Cannice M. (2008). Administración: Una perspectiva global y empresarial 13ª Edición New York: McGraw-Hill Companies. Pág.26. 13 Hernández R .S. (2007) Administración: Proceso, estrategia y vanguardia. New York: McGraw-Hill editores S.A de C.V. Pág.196.
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Insumos
PROCESO DE TRANSFORMACION
Planeación A l e d n ó a i c m a t e z s i l i a s t i v e R
M B
Organización IE N T E
Integración de personal E X T
Dirección
E R N O
Control Productos
Figura 1. Enfoque sistémico. (Koontz, Weihrich & Cannice, 2008)
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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS ADMINISTRATIVAS Las funciones administrativas o mejor conocidas como funciones del administrador no son más que los elementos de la Administración que constituyen el llamado proceso administrativo en acción del ya mencionado anteriormente el cual tiene diferentes enfoque dados por cada autor en sus teorías, pero tomaremos en cuenta las más actualizada las cuales son: Planear, Organizar, Organizar, Dirigir Dirigir y Controlar14. (Koontz, Weihrich & Cannice, 2008)
ADMINISTRACION
PLANEACION ORGANIZACIÓN INTEGRACION DIRECCIÓN CONTROL
SUBORDINADOS
OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Figura2. Funciones Administrativas .
En la figura 2 podemos ver el esquema de las funciones administrativas en una empresa y como están organizadas.
PLANEACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
Figura 3. Funciones de un Administrador en forma de proceso.
Aquí ya marcamos las funciones de los administradores como un proceso el cual se lleva a cabo con el fin de administrar una empresa adecuadamente el cual ocasiona el ciclo administrativo.
14
Koontz H., Weihrich H. & Cannice M., (2008 ) Administración: Una perspectiva global y
empresarial 13ª Edición New York: McGraw-Hill Companies. Pág.4,5
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Planeación
Control
CICLO ADMINISTRATIVO
Organización
Dirección
Figura 4.Funciones administrativas como un ciclo administrativo.
Como se puede observar las funciones administrativas o del administrador conforman un ciclo administrativo el cual no termina si no que se retroalimenta para realizar correcciones o ajustes necesarios para la empresa. Las funciones administrativas consideradas como un todo, conforman el proceso administrativo. Cuando se consideran aisladamente, planeación, organización, dirección, y control son funciones administrativas; cuando se piensan en su enfoque global para alcanzar objetivos, forman el proceso administrativo, el cual está determinado por el conjunto de las funciones administrativas. A continuación describimos las funciones administrativas: Planeación: Función en la que se determinan anticipadamente los objetivos, misiones15(Koontz, Weihrich & Cannice, 2008) y la manera para llevarlos a cabo como el curso más adecuado para alcanzarlos además que está compuesta por una serie de estrategias y políticas. Esta función es muy 15
Koontz H., Weihrich H. & Cannice M. (2008). Administración: Una perspectiva global y empresarial 13ª Edición New York: McGraw-Hill Companies. Pág.30
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importante ya que le da sentido y dirección a nuestros objetivos ya que es vital para la toma de decisiones. "Planeaci Planeacióón es: Fijijaar cursos cursos de acción a seg seguirse uirse,, establ tableeciend ciendoo principio principioss que los los orienten orienten.. Fijar la la secuela de opera operaciones para reali realizzarlos arlos,, determinar los tiempos tiempos y números necesa necesarios rios para la realiza realizaci cióón”, Reyes Ponce. (Hernández, 2007) 2007)16 Existen diferentes niveles de planeación los cuales son: a. Planeación estratégica. b. Planeación táctica. c. Planeación operacional. También existen diferentes tipos de planes que pueden ser estratégicos, tácticos u operacionales según su amplitud a cubrir: 1. Procedimientos. 2. Presupuestos. 3. Programas o programaciones. 4. Reglas. La planeación es como realizar las cosas para tener un buen trabajo, así como tomar por anticipado decisiones adecuadas. Organización: Esta función nos sirve para designar tareas o roles a un grupo de personas con la finalidad de realizar un trabajo en menor tiempo y con mayor productividad que con ello se alcanzaran los objetivos ya designados. Además que nos sirve para evitar confusiones y conflictos en las actividades. La organización consta de tres niveles: a. Organización a nivel global. b. Organización a nivel de departamentos. c. Organización a nivel nivel de tareas y operaciones. 16
Hernández S.R. (2007) Administración: Proceso, estrategia y vanguardia. New York: McGraw-Hill editores S.A de C.V. Pág.257
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Es la organización que enfoca cada tarea o actividad u operación, específicamente, es el denominado diseño de cargos o tareas, se hace por medio de la descripción y análisis de puestos. Dirección: Es la función administrativa que se refiere a las relaciones interpersonales de los administradores en todos los niveles de la organización y sus respectivos subordinados. Ya que es la puesta en marcha de la empresa en donde los empleados necesitan que los guíen y motiven para el desarrollo de sus funciones o cargos. a. Dirección a Nivel global. b. Dirección a Nivel de departamento. departamento. c. Dirección a Nivel individual. Control: Aquí podemos medir el desempeño tanto individual como organizacional de los planes para así realizar alguna corrección si es necesario, además nos damos cuenta si en realidad los objetivos se están cumpliendo como se deseaba. A continuación unas breves definiciones de algunos autores: Para Freeman Stoner, Stoner, control es un "proceso que gara garantiza que las activvidade acti idadess reales se ajusten a las activ actividades planeadas" planeadas". Por su parte, los hermanos McHugh lo defini definiero eronn como una "función que consiste en determinar si la organiz organización avanza o no hacia sus sus metas y objeti objetivvos y en tomar medidas correctivas en ca caso nega negatitivvo"; y Re Reyyes Ponce Ponce,, com comoo un "est "e staable bleci cimie miennto de sistema temass que permite permiten medir medir resultados actuales actuales y pasados en rela relación con los los es esperados perados,, con el fin de saber si se han obtenido los que se espe esperaban raban,, correg corregiir, mejorar y fo forrmular planess"17.(Hernández, 2007) plane 17
Hernández S. R. (2007) Administración: Proceso, estrategia y vanguardia. New York: McGraw-Hill editores S.A de C.V. Pág.344,345
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Existe un proceso en el control el cual se lleva a cabo: a. Establecimiento de estándares. b. Medición del desempeño. c. Corrección de desviaciones. Como la planeación abre el proceso administrativo, el control sirve de cierre. Al igual que en la planeación, la cobertura puede hacerse a nivel global, departamental y operacional, dentro de los planes estratégico, técnico y operacional.
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BIBLIOGRAFÍA Harold K., H. &. (2008). Administracion: Una perspectiva global y empresarial. New York: Mcgraw- Hill Companies. Hernandez, S. R. (2007). Administraciòn: Proceso, estrategia y vanguardia. New York: Mcgraw-Hill Interamericana. Jonh R. Schermerhorn, J. (2006). Administraciòn. México: Limusa S.A. DE C.V. M.C Bustos, F. E. (2003). Angelfire.com. Recuperado el 8 de Diciembre de 2011, de Angelfire.com: www.angelfire.com/ak6/proceso_escom/unidad_2.pdf Münch. (2007). Administraciòn: Escuelas, procesos administrativos, areas funcionales y desarrollo emprendedor. Mexico: Prentice Hall. Hernandez R. S. (2006). Introduccion a la administraccion. México: Mc Graw Hill. Wordpress. (29 de agosto de 2007). Wordpress.com . Recuperado el 8 de diciembre de 2011, de wordpress.com: http://mercadosunidos.wordpress.com/2007/08/29/los-cuatro-pasosfundamentales-del-proceso-administrativo/
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NOTAS Durante el tiempo que elaboramos esta investigación nos amplio la visión sobre nuestra carrera y los alcances de la misma, esperemos que te sirva como punto de partida y durante el uso que le des lo puedas enriquecer con tus opiniones o criticas buscando mejorar nuestra contribución.
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