Bab 3 Behavior in Organization
Sistem pengendalian manajemen yang baik akan mempengaruhi perilaku anggota organisasi, apabila terdapat goal congruence congruence dalam organisasi, yaitu suatu kondisi yang diperoleh dari usaha anggota organisasi dalam mencapai tujuannya masing-masing juga membantu tercapainya tujuan organisasi. Untuk memahami goal memahami goal congruence, congruence , perlu diketahui faktor yang mempengaruhi goal mempengaruhi goal congruence yaitu congruence yaitu sistem formal dan informal. Sistem formal dikelompokkan menjadi: “aturan“aturan -aturan”, dalam arti yang luas, dan metode-metode metode -metode sistematis untuk perencanaan dan mempertahankan pengendalian. Dalam bab ini juga akan dibahas mengenai beberapa bentuk struktur organisasi, sistem pengendalian manajemen yang efektif harus sesuai dengan struktur organisasinya, controller dan perannya dalam organisasi, sebagai orang yang bertanggung jawab untuk merancang dan menjalankan sistem pengendalian manajemen. Goal Congruence
Organisasi mempunyai tujuan, tentunya pimpinan puncak akan berusaha untuk mencapai tujuan tersebut bersama anggota organisasi lainnya. Akan tetapi anggota organisasi mempunyai tujuan yang bervariasi yang belum tentu sama denga tujuan organisasi. Tujuan utama dari Sistem Pengendalian Manajemen untuk mengupayakan terjadinya “Goal Congruence”. Dalam proses Goal Congruence, tindakan yang dilakukan anggota organisasi ditujukan untuk mencapai tujuan individu yang juga memberi manfaat pada organisasi. Dalam mengevaluasi praktek pengendalian manajemen ada dua pertanyaan penting yang diajukan: 1. Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka sendiri? 2. Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut? Goal Congru ence Faktor-faktor informal yang mempengaruhi Goal
A. Faktor eksternal
Faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di dalam masyarakat, dimana organisasi menjadi bagiannya. Norma-norma ini mencakup sikap yang secara kolektif sering juga disebut sebagai etos kerja, kerja, yang diwujudkan melalui
loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat dan juga kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas (bukan sekedar menjalankan tugas secara tepat waktu). B. Faktor internal
Budaya yaitu Keyakinan, nilai, norma dan asumsi yang yang diterima dalam suatu organisasi organisasi yang tercermin pada setiap tindakan yang dilakukan anggota organisasi. Pada umumnya kultur organisasi tidak berubah dalam jangka panjang. Beberapa tindakan sudah merupakan kebiasaan dan dilakukan secara otomatis karena sudah menunjukkan cara yang dilakukan dilingkungan tersebut.Kultur organisasi juga dipengaruhi kebijakan dan sifat dari pimpinan, dan juga anggota organisasi lainnya.
Gaya manajemen Faktor internal yang mungkin memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajemen adalah gaya manajemen. Biasanya, sikap-sikap bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi si kap CEO.
Organisasi informal Yaitu organisasi yang terbentuk bukan karena adanya ketentuan formal tetapi karena adanya kontak individu. Komunikasi dapat terjadi tanpa mengikuti ketentuan formal. Misalnya staf bagian pemasaran seharusnya hanya berkomunikasi dengan pimpinan bagian pemasaran, tetapi te tapi dia bisa berkomunikasi dengan anggota organisasi lain yang tidak dari pemasaran.
Persepsi dan komunikasi Dalam melakukan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi, manajer operasional harus tahu mengenai tujuan organisasi dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Manajer menerima informasi dari berbagai sumber baik formal (anggaran dan berbagai dokumen resmi) maupun informal ( dari berbagai pembicaraan). Seringkali informasi yang diterima tidak selalu mudah dipahami, sehingga akan memberikan masalah dalam organisasi.Selain itu berbagai informasi yang diterima dapat menimbulkan konflik, misalnya pimpinan diharapkan dapat mencapai laba setinngi mungkin pada tahun ini, sehingga ada beberapa kegiatan yang tidak dilakukan, misalnya pelatihan karyawan, karena tindakan ini akan meningkatkan laba tahun ini, tetapi mungkin akan mengurangi laba tahun depan.
Sistem Pengendalian Formal A. Aturan-aturan
Yaitu seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instruksi dan pengendalian, termasuk didalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis. Sejumlah aturan bernilai positif (seperti latihan menghadapi kebakaran). Aturan-aturan lain adalah larangan terhadap tindakan-tindakan yang tidak etis, ilegal, atau tindakan-tindakan lain yang tidak diinginkan. Pengendalian Fisik Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords komputer, passwords komputer, televisi pengawas, dan pengendalian fisik lainnya merupakan bagian dari struktur pengendalian. Manual Yaitu cara kerja yang dibuat secara tertulis. Dengan berlalunya waktu, sejumlah aturan akan menjadi kadaluarsa. Oleh karena itu, panduan-panduan dan serangkaian aturan lain harus dikaji ulang secara berkala untuk memastikan bahwa aturan-aturan tersebut masih sesuai dengan apa yang diharapkan oleh manajemen senior. Sistem Keamanan Berbagai pengamanan dirancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah kecurangan. Sistem Pengendalian Tugas Tugas-tugas dikendalikan melalui peraturan-peraturan. Jika sebuah sebuah tugas dijalankan menggunakan mesin otomatis, maka sitem otomatis itu sendiri akan menyediakan pengendalian.
B. Proses Kendali Secara Formal
Suatu perencanaan strategis akan melaksanakan tujuan dan strategi organisasi. Seluruh informasi yang tersedia dipergunakan untuk membuat perencanaan ini. Hasil-hasil aktual kemudian dibandingkan dengan target yang tercantum dalam anggaran untuk menentukan apakah kinerjanya memuaskan atau tidak .
Jenis-jenis Organisasi 1. Organisasi Fungsional Alasan dibalik bentuk organisasi fungsional melibatkan gagasan mengenai seorang manajer yang membawa pengetahuan khusus untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi spesifik, yang berlawanan dengan manajer umum yang kurang memiliki pengetahuan khusus. Keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efisiensi. efisiensi. Sedangkan, kelemahannya adalah sebagai berikut: a. Dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah karena tiap-tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir. b. Jika organisasi terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam satu fungsi yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah. c. Struktur ini tidak sesuai bagi organisasi yang melakukan diversifikasi. d. Koordinasi antar fungsi sulit dilakukan (misalnya pengembangan produk baru). 2. Organisasi Unit Bisnis Bentuk struktur organisasi ini diharapkan dapat mengatasi permasalahan pada struktur organisasi
fungsional.
Organisasi
Unit
Bisnis
atau
juga
disebut
Divisi,
mempertanggungjawabkan semua fungsi yang terdiri dari fungsi produksi dan pemasaran untuk setiap lini produk. Pimpinan unit bisnis bertindak seakan-akan merupakan pimpinan organisasi yang independent. Mereka bertanggung jawab untuk melakukan kegiatan perencanaan, koordinasi dari setiap fungsi yang berbeda.
Keunggulan dari bentuk struktur organisasi ini adalah: a. Sarana pelatihan Manajer b. Keputusan dilakukan lebih cepat
Dan kelemahannya adalah: a. Mungkin terdapat kegiatan yang sam ditiap unit bisnis b. Mungkin kesulitan kesulitan untuk memperoleh tenaga yang terlatih c. Konflik antar unit bisnis
3. organisasi Matrix Struktur organisasi ini merupakan kombinasi antara struktur organisasi fungsional dan unit bisnis, yang ditujukan untuk memanfaatkan keunggulan dari masing-masing struktur organisasi. Struktur organisasi membentuk beberpa fungsi organisasi yang bertanggung jawab untuk membantu beberapa unit bisnis yang dilakukan. Sehingga struktur ini dapat memanfaatkan efisiensi setiap fungsi organisasi dan keputusan setiap unit bisnis dapat dilakukan dengan sesuai dan cepat oleh masing-masing unit bisnis. Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Seorang perancang sistem harus mencocokkan sistem ke dalam organisasi dan bukan sebaliknya. Dengan kata lain, meskipun dampak-dampak pengendalian dari berbagai struktur organisasi harus ditinjau oleh para manajer senior, tetapi begitu pihak manajemen memutuskan bahwa sebuah struktur dinilai dinilai paling baik, setelah mempertimbangkan segala sesuatunya, maka perancang sistem harus menganggap struktur apa adanya. Sistem tidak diciptakan untuk melayani seorang perancang sistem, yang benar adalah perancang sistemlah yang harus melayani sistem. Fungsi Kontroler
Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut sebagai seorang kontroler. Kegiatan Controler meliputi: 1. Merancang dan menjalankan system informasi dan pengendalian 2. Membuat laporan dan pelaporan keuangan bagi pihak eksternal 3. Menyajikan dan menganalisa laporan kinerja, mengiterpretasikan laporan pada manajer, analisa program dan anggaran dari berbagai segmen yang ada dalam organisasi dan mengkonsolidasikan menjadi anggaran organisasi secara keseluruhan 4. Melakukan supervise pengendalian internal dan prosedur pengendalian akuntansi untuk meyakinkan keabsahan informasi, membuat system keamanan asset dan informasi serta menjalankan pemeriksaan operasional 5. Mengembangkan SDM Controller organisasi
Relasi ke Jajaran Organisasi
Dalam Struktur organisasi, Controller merupakan fungsi Staff. Meskipun Controler bertanggung jawab untuk merancang dan menjalankan menjal ankan system s ystem untuk memperoleh informasi, pemakai informasi tersebut adalah manajer yang ada dalam struktur. Controler bertanggung jawab menetapkan dan menganalisa pengukur pengendalian dan memberkan rekomendasi tindakan yang harus dilakukan. Tugas yang lainnya adalah memonitor pengeluaran yang dilakukan oleh pimpinan puncak, melalui system akuntansi. Controller tidak melakukan keputusan manajemen, pertanggungjawaban keputusan ada pada manajer. Keputusan yang dilakukan controller controller adalah mengenai implementasi kebijakan yang ditetapkan manajer, Controller juga mempunyai peran penting dalam menetapkan program yang akan dijalankan beserta anggaran. Kontroler Unit Bisnis
Controller unit bisnis mempunyai dua pimpinan, yaitu corporate controller yang bertanggung jawab pada system s ystem pengendalian secara keseluruhan dalam organisasi dan disisi lain dia juga mempunyai tanggung jawab pada manajer unit bisnis yang dibantunya. Pada beberapa organisasi controller divisi melaporkan tugasnya pada manajer unit bisnis dan hubungannya hubungannya dengan corporate controller tidak langsung. Ada juga organisasi yang menetapkan controller divisi melaporkan tugasnya pada corporate controller.
Case 3-1 Southwest Airlines Corporation
Southwest Airlines Corporation merupakan perusahaan penerbangan yang didiri kan di Texas melalui bisnis pelayanan pelanggan pada 18 Juni 1971. Dapat dikatakan Southwest ini merupakan perusahaan penerbangan yang tersukses di Amerika Serikat. Southwest juga memiliki salah satu dari rekor pelayanan pelanggan terbaik. Southwest memiliki penerapan strategi yang berbeda dengan perusahaan penerbangan yang lain. Penerapan strategi yang berbeda tersebut ters ebut diantaranya adalah pendekatan yang digunakan ialah short-haul atau trayek pendek dan pendekatan point-to-point atau titik ke titik, tidak memiliki tempat duduk yang telah dijatahkan, membayar awaknya menurut trayek, menggunakan bandara yang kurang padat, reservasi online melalui southwest.com, southwest.com, pilot yang direkrut tidak menjadi serikat nasional, petugas landasan yang lebih sedikit, waktu penyelesaian lebih pendek, tingkat pergantian karyawan lebih rendah, proses penyaringan karyawan baru dilakukan oleh masing-masing karyawan di setiap posisi. Dengan penerapan strategi ini Southwest dapat menjadi perusahaan penerbangan tersukses. Pertanyaan
1. Apakah strategi yang digunakan oleh Southwest? Apakah basis yang digunakan sebagai landasan untuk membangun keunggulan kompetitifnya? 2. Bagaim ana sistem pengendalian Southwest membantu melaksanakan strategi perusahaan?
Jawaban
1. Strategi yang digunakan oleh Southwest antara lain sebagai berikut: a. Southwest juga menggunakan fasilitas web untuk mempermudah pelanggannya dalam melakukan reservasi secara online. Dengan menggunakan fasilitas web, Southwest dapat menekan biaya reservasi yang biasanya dilakukan secara konvesional via agen perjalanan. b. Southwest sangat mengutamakan kesejahteraan karyawannya, sehingga para karyawannya memiliki ethos kerja yang sangat luar biasa. Ethos kerja karyawan dijadikan landasan utama sebagai keunggulan kompetitifnya. Filosofinya, “bila
karyawan gembira, puas, penuh dedikasi, dan energik, maka karyawan akan sungguh memberikan perhatian yang baik kepada pelanggan. Bila pelanggan gembira, itu akan membuat mereka datang kembali, dan itu akan membuat keuntungan untuk pemegang saham Southwest”. c. Southwest menawarkan bagi hasil dalam pencapaian laba tahunan perusahaan, sehingga karyawan termotivasi untuk bekerja lebih keras, lebih ulet, penuh dedikasi, dan kreativitas. d. Southwest memajang foto-foto karyawan yang berprestasi didinding kantornya, sehingga memotivasi karyawannya untuk dapat berprestasi lebih baik lagi. Dengan perlakuan kepada karyawan yang demikian, karyawan Southwest merasa menjadi bagian dari perusahaan, sehingga tingkat pergantian pergantian karyawan sangatlah kecil. e. Southwest memiliki struktur biaya operasi paling rendah dalam industri penerbangan domestik dan secara konsisten menawarkan ongkos paling sederhana dan paling rendah. f. Southwest melihat peluang untuk menjalankan usaha atau bisnis jasa pelayanan penerbangan komersil khusus untuk jarak pendek ( short-haul ) dan titik ke titik (pointto-point). Dengan mengambil peluang bisnis jasa pelayanan penerbangan komersil jarak pendek ( short-haul short-haul ) dan titik ke titik ( point-to-point ), ), secara langsung Southwest telah dapat menyisihkan pesaing-pesaing besarnya yang menjalankan bisnis jasa pelayanan penerbangan komersil dengan pendekatan pusat dan jari-jari (hub-and spoke). spoke). Sehingg Sehingga dapat disimpulkan bahwa strategi yang dilakukan ialah strategi unit bisnis dimana Southwest menekankan pada bagaimana perusahaan akan tetap dapat bersaing dalam pasar dengan perusahaan-perusahaan penerbangan lainnya. Sedangkan basis yang digunakan ialah diferensiasi dimana perusahaan melakukan diferensiasi penawaran produk yang dihasilkan oleh unit bisnis sehingga menciptakan sesuatu yang dipandang oleh pelanggan sebagai sesuatu yang unik dan basis biaya rendah ialah penekanan atau peminimalisasian biaya.
2. Salah satu sistem pengendalian Southwest dalam membantu melaksanakan strategi perusahaan, adalah melalui proses penerimaan pegawai. Proses penerimaan pegawai dilakukan dengan melibatkan karyawan Southwest, pilot menerima pilot, petugas pintu gerbang menerima petugas pintu gerbang. Setelah memperoleh kandidatkandidat dari karyawannya, Southwest melakukan wawancara dengan karyawannya yang tertinggi dalam setiap fungsi kerjanya. Southwest mengidentifikasi kekuatan umum karyawannya tersebut, dan menggunakannya profilnya untuk mengidentifikasi kandidat paling potensial selama proses wawancara. Southwest melakukan perekrutan atas dasar sikap selaras dengan kecerdasan. Southwest hanya membayar awaknya sesuai dengan rutenya, dan menggunakan bandara yang kurang padat. Dengan demikian struktur biaya operasi Southwest merupakan yang terendah dalam industri penerbangan domestik.
