TUGAS AUDIT SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER SEKOLAH TINGGI AKUNTANSI NEGARA TAHUN 2011
Penerapan Pengendalian Aplikasi dalam PDE Contoh Kasus MYOB KELOMPOK 6 KELAS 8D Aldillah Arumandani (3) Citra Adilbert Sagala (7) Muhammad Iswadi Pratama (20) Vivin Lavianty (31) Yulian Mulia Putra(34)
PENGENDALIAN APLIKASI DALAM PDE Sebuah
pertanyaan
mendasar
hadir
terkait
pengendalian
aplikasi.
Mengapa entitas memerlukan sebuah pengendalian aplikasi? Basalamah (2011) mengatakan setidaknya ada lima tujuan pengendalian aplikasi yakni
untuk
memperoleh keyakinan bahwa : 1. setiap transaksi telah diproses dengan lengkap dan hanya diproses satu kali; 2. setiap data transaksi berisi informasi yang lengkap dan akurat; 3. setiap pemrosesan transaksi dilakukan dengan benar dan tepat (andal); 4. hasil-hasil pemrosesan digunakan sesuai dengan maksudnya (efektifitas); 5. aplikasi-aplikasi yang ada dapat berfungsi terus. Jadi, aplikasi?
sejatinya
mengapa
sebuah
entitas
memerlukan
pengendalian
Tentu saja karena entitas tersebut mengolah transaksi yang ada
secara computerized, bukan manual. Sebuah jawaban sederhana saja! Bagi
auditor,
pengendalian
aplikasi
adalah
salah
satu
kategori
pengendalian yang harus diuji sebagaimana dikehendaki oleh Standar Audit. Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang ditempatkan pada masingmasing sistem baik diprogramkan ke dalam sistem itu sendiri maupun bersifat manual. Kategori pengendalian ini seharusnya berorientasi pada pemakai (user oriented)
karena
unsur
manusialah
yang
mengendalikan
masukan
dan
merekonsiliasikan keluaran dengan masukan tersebut. Pengendalian aplikasi ini meliputi pengendalian atas masukan, pemrosesan, dan keluaran.
A. PENGENDALIAN MASUKAN 1. Tujuan : a. Transaksi diotorisasi sebagaimana mestinya sebelum diolah dengan komputer, b. Transaksi
tidak
hilang,
ditambah,
digandakan,
atau
diubah
tidak
semestinya. c. Transaksi yang keliru ditolak, dikoreksi, dan jika perlu, dimasukkan kembali secara tepat waktu, d. Transaksi dientri ke terminal yang semestinya, e. Data dientri ke periode akuntansi yang semestinya, f. Data yang dientri telah diklasifikasikan dengan benar dan pada nilai transaksi yang valid, g.
Data yang tidak valid tidak dientri pada saat transmisi,
h. Transaksi tidak dientri lebih dari sekali, i.
Data yang dientri tidak hilang selama masa transmisi berlangsung,
j.
Transaksi
yang
tidak
berotorisasi
tidak
dientri
selama
transmisi
berlangsung. 2. Kategori dasar dari masukan sistem PDE : a. jurnal-jurnal atas transaksi yang terjadi, b. file maintenance transaction, misal : pengubahan harga dalam file induk, c. transaksi
untuk
mengetahui
suatu
informasi
tertentu
(inquiry
transactions), d. transaksi perbaikan kesalahan. 3. Jenis-jenis pengendalian atas masukan : (a) Input Authorization Control Pengendalian yang baik tidak memperbolehkan suatu transaksi diproses apabila transaksi tersebut tidak disertai dengan otorisasi dari pejabat yang berwenang. Dalam bisnis tertentu, tahap otorisasi ini berjenjang-jenjang sehingga diperoleh jaminan bahwa hanya data yang valid saja yang masuk ke dalam sistem. Selain itu sedapat mungkin dokumen-dokumen masukan mengandung bukti otorisasi dan harus telah ditelaah oleh control group. Pengendalian atas masukan ini dapat dilakukan secara manual ataupun secara terprogram melalui sistem online. Jenis input authorization control adalah : (i)
Prosedur-prosedur persetujuan,
Prosedur ini menjelaskan mengenai bagaimana dan oleh siapa data akan dimasukkan ke dalam dokumen masukan, dan meliputi hal-hal berikut : •
Bukti otorisasi (tanda tangan, dll) yang harus ditelaah oleh control group. Apabila tidak ada persetujuan sebelum pemrosesan, maka penelaahan terhadap keluaran harus dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pembuatan dokumen awal.
•
Dalam
sistem
online,
otorisasi
ditunjukkan
dengan
password
dan
authorization table. Keduanya memastikan bahwa file-file tertentu hanya dapat diakses oleh personil-personil yang saha. Password dapat dibuat satu kali dari awal hingga selesai atau untuk setiap selesainya suatu proses yang bersangkutan harus memasukkan kata sandi lagi untuk dapat melaksanakan
proses
berikutnya.
Sementara
authorization
table
menunjukkan siapa saja yang memiliki otorisasi untuk mengakses sistem PDE, baik pengolahannya maupun datanya. •
Transaksi-transaksi yang telah dikelompokkan (batch) disetujui sebelum diproses.
•
Transaksi pemeliharaan file disetujui oleh penyelia di tempat asal mula transaksi tersebut dibuat.
• (i)
Batasan-batasan mengenai persetujuan terhadap transaksi tertentu. Prenumbered document, Urutan formulir akan diuji selama pemrosesan berlangsung. Apabila terjadi formulir tidak urut (hilang) maka harus ditelaah oleh pejabat yang berwenang di departemen asal formulir tersebut dikirimkan.
(ii)
Penelaahan oleh Control Group, Transaksi yang diproses dalam bentuk batch atau harus dilaksanakan oleh departemen PDI harus ditelaah dahulu oleh control group.
(iii)
Transaction Log, Dari penelaahan atas log dapat diketahui frekuensi kesalahan dalam terminal
serta
adanya
kejadian-kejadian
lainnya
yang
tidak
semestinya. Semua terminal yang digunakan dicatat dalam tape atau disk. (b) Input Validation Control Pengendalian ini telah terprogram di dalam sistem dan dimaksudkan untuk memperoleh keyakinan bahwa semua data masukan adalah akurat, lengkap, dan
memadai (logis). Dalam kaitannya dengan pengendalian menurut tujuannya, maka validasi masukan juga termasuk dalam “pengendalian detektif”. Fungsi input validation control : (i)
untuk mendeteksi kehilangan data,
(ii)
untuk menguji perhitungan matematis,
(iii)
untuk menjamin adanya pembukuan transaksi secara benar.
Jenis input validation control : (i)
Numeric and alphabetic check, Istilah
lain
yang
digunakan
adalah
field
test
yang
berfungsi
menetapkan field tertentu adalah angka, sedangkan field lainnya adalah
huruf.
Apabila
terjadi
kesalahan
maka
komputer
akan
memberitahukan hal ini sebagai suatu kesalahan. (ii)
Logic check, Pengujian ini dimaksudkan untuk menilai atau membandingkan suatu logis tertentu dengan keadaan data yang sebenarnya. Misal, jurnal penyusutan akan dianggap komputer sebagai tidak logis ketika kreditnya adalah kas atau saldo kas bertanda negatif.
(iii)
Sign check, Program ini menguji apakah suatu field tertentu memiliki simbol atau tanda matematis yang sesuai, apakah suatu angka dalam field tertentu harus positif (debet) ataukah negatif (kredit).
(iv)
Valid field size check, Pengujian ini mengharuskan suatu field mempunyai besar tertentu, enam digit misalnya.
(v)
Limit check, Program ini menguji apakah suatu field tertentu berada dalam suatu batasan yang sebelumnya telah ditetapkan, misal batas maksimum penarikan ATM adalah Rp 2.500.000,-
(vi)
Valid code check, Pengujian ini disebut juga dengan dial back methode atau existence test dimana keabsahan kode ini dimaksudkan untuk menguji apakah suatu transaksi masukan memiliki kode yang sama dengan yang ada di dalam daftar komputer yang bersangkutan.
(vii)
Range test,
Pengendalian ini serupa dengan limit check hanya saja untuk menguji apakah suatu field berisi batasan nilai tertentu, misalnya 100 hingga 500. (viii)
Sequence check, Pengendalian ini menguji urut-urutan suatu field masukan tertentu.
(ix)
Check-digit verification, Pengendalian ini dilakukan dengan menghitung suatu angka tertentu untuk memastikan bahawa nilai yang sebenarnya tidak diubah.
(c) Pengendalian Transmisi Data Bertujuan untuk mencegah agar data yang akan diproses tersebut tidak hilang, tidak ditambah, atau tidak diubah. Pengendalian transmisi data termasuk dalam pengendalian detektif. Teknik pengendalian transmisi data : (i)
Batches logging and tracking, Teknik pencatatan dan pentrasiran batch ini mencakup penghitungan batch control totals, penggunaan nomor urut batch, nomor lembar transmisi serta pencatatan arus transaksi dan/atau batch.
(ii)
Program-program aplikasi, Pengendalian ini digunakan untuk melakukan verifikasi terhadap batch control totals dan run-to-run control total.
Total run-to-run adalah
control totals dari penyelesaian suatu pengolahan (pemrosesan) yang akan
digunakan
sebagai
total
pengendalian
untuk
pemrosesan
berikutnya. Contoh, apabila tidak ada pengeluaran maka saldo awal persediaan ditambah dengan pembelian harus sama dengan saldo akhirnya. (iii) Teknik-teknik verifikasi dalam transmisi on-line, • Echo-check (closed loop verification), mengirimkan data kembali pada pengirimnya untuk dibandingkan dengan data asal (aslinya). • Redudancy check (matching check), meminta pengirimnya untuk memasukkan sebagian dari data selain dari data yang telah ditransmisikan. • Completeness test, pegujian kelengkapan data terhadap setiap transaksi dengan tujuan untuk membuktikan bahwa semua data yang diperlukan telah dimasukkan. (d) Pengendalian Konversi Data
Konversi data adalah proses mengubah data dari sumber asalnya ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form), misalnya dalam bentuk punched cards, pita magnetis, disk, ataupun bentuk-bentuk lainnya.
Teknik pengendalian konversi data : (i)
Visual verification, Terminal komputer dapat pula dilengkapi dengan fasilitas umpan balik yang secara otomatis akan menunjukkan suatu tanda yang dapat digunakan sebagai pengujian visual oleh pemakainya.
(ii)
Check digit, Berfungsi untuk memeriksa atau menguji validitas angka.
Apabila
angka tersebut tidak sesuai dnegan angka asalnya, maka nomor angka akun yang diproses tersebut akan dimunculkan sebagai hal yang salah. Contoh : ISBN dan nomor akun ATM nasabah. (iii)
Batch control total, Bukti-bukti asal dikelompok-kelompokkan di departemen pemakan dan control group mencatat batch dan batch control pada batch input control sheet. Setelah diproses control group membandingkan total batch
keluaran
dengan
total
batch
semula,
menyelidiki,
menyelesaikan perbedaan-perbedaan yang timbul.
dan
Keluaran yang
diterima oleh departemen pemakai dari control group kemudian dibandingkan dengan total batch masukan. Untuk mempermudah dan memperjelas tanggung jawab orang yang berwenang melakukan operasi koversi data, maka manajemen harus menyediakan instruksi tertulis sebagai suatu standar kerja. (iv)
Hash totals. Hash totals dibuat dalam field yang bukan kuantitas seperti misalnya jumlah dari nomor akun pelanggan atau jumlah nomor identifikasi pegawai. Bagi manusia penjumlahan ini tidak ada artinya, tetapi tidak demikian dengan komputer. sesuai
dengan
jumlah
yang
Apabila penjumlahan tersebut tidak seharusnya,
pemasukan nomor data yang salah. (e) Pengendalian Penanganan Kesalahan
maka
akan
diketahui
Transaksi-transaksi yang salah juga harus dikendalikan sehingga transaksitransaksi semacam itu tidak diproses. Seluruh koreksi atas kesalahan yang terjadi yang dimasukkan ke dalam sistem harus mengikuti urut-urutan yang sama dengan prosedur-prosedur sebelum adanya kesalahan, yaitu otorisasi, verifikasi, dan sebagainya.
Pengendalian penanganan kesalahan mencakup : •
Identifikasi atas sebab-sebab penolakan serta penelaahan terhadap sebab-sebab penolakan tersebut,
•
Penelaahan dan persetujuan perbaikannya,
•
Pemrosesan kembali (re-entry) sesegera mungkin ke dalam sistem.
Yang termasuk dalam pengendalian ini antara lain : (i)
Error log, Dalam kaitannya dengan pengendalian penanganan kesalahan, fungsi control group adalah membuat pencatatan mengenai kesalahan yang terjadi (error log) guna mencatat semua data masukan yang ditolak, menyelidiki, dan memperbaiki kesalahan sesegera mungkin. Error log harus ditelaah secara reguler.
(ii)
Suspended file, Teknik
file
yang
ditunda
pelaksanaannya
ini
digunakan
untuk
memberikan jaminan bahwa kesalahan yang terjaid telah dikoreksi dan diserahkan kembali ke bagian PDE untuk diproses ulang. Kesalahan dalam file yang ditunda pelaksanaannya tersebut akan tetap di dalam file sampai diperbaiki dan ditelaah secara reguler. (iii)
Laporan kesalahan, Tujuannya
untuk
mengidentifikasi
mengenai
catatan
yang
ada,
kesalahan dalam data, serta sebab-sebabnya. Laporan kesalahan ini biasanya dikirimkan kepada departemen pemakai dengan maksud agar kesalahan tersebut diperbaiki, kemudian data yang semua salah dikirimkan kebali kepada departemen EDP untuk diproses.
B. PENGENDALIAN PENGOLAHAN Processing controls dilaksanakan setelah data memasuki sistem dan programprogram aplikasi mengolah data tersebut. 1. Tujuan Menurut IAI, pengendalian atas pengolahan dimaksudkan untuk memperoleh jaminan yang memadai bahwa : •
Transaksi diolah sebagaimana mestinya oleh komputer,
•
Transaksi
tidak
hilang,
ditambah,
digandakan,
atau
diubah
tidak
semestinya, •
Transaksi yang keliru ditolak, dikoreksi, dan jika perlu, dimasukkan kembali secara tepat waktu.
Sedangkan pengendalian pengolahan pada sistem yang on-line dimaksudkan untuk memperoleh jaminan yang memadai bahwa : •
Hasil perhitungan telah diprogram dengan benar,
•
Logika yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar,
•
File dan record yang digunakan dalam proses pengolahan adalah benar,
•
Operator telah memasukkan data ke komputer console yang semestinya,
•
Tabel yang digunakan selama proses pengolahan adalah benar,
•
Selama proses pengolahan telah digunakan standar operasi (default) yang semestinya,
•
Data yang tidak sah tidak digunakan dalam proses pengolahan,
•
Proses pengolahan tidak menggunakan program dengan versi yang salah,
•
Hasil penghitungan yang dilakukan secara otomatis oleh program adalah sesuai dengan kebijakan manajemen satuan usaha,
•
Data masukan yang diolah adlah data yang berotorisasi.
Dengan adanya pengendalian pengolahan maka pemrosesan data di dalam sistem akan lengkap, akurat, dan tidak mengandung kesalahan-kesalahan seperti : •
Transaksi gagal diproses , baik tidak seluruhnya diproses maupun memproses tidak sebagaimana mestinya,
•
Transaksi yang diproses salah atau yang bukan seharusnya diproses,
•
Transaksi yang diproses tidak logis atau tidak wajar,
•
Transaksi yang diproses hilang atau terdistorsi.
2. Teknik Processing Controls (a) Mempertahankan Keakuratan Data Batch control totals, Teknik ini dimaksudkan untuk mendeteksi adanya data yang hilang atau data yang tidak terproses. Jenis pengendalian ini meliputi batch totals, hash totals, dan record count. Run-to-run control totals, Seperti halnya dalam pengendalian transmisi data, teknik pengendalian ini digunakan untuk mencocokan jumlah transaksi yang diproses dengan jumlah masukan atau keluaran transaksi. Transaction log, Sebagaimana disebutkan sebelumnya, transaction log mencatat semua informasu transaksi seperti fungsi, operator, waktu, identifikasi terminal, dan nomor pengendalian transaksi. Transaction log ini dapat pula berfungsi sebagai audit trail karena ia mencatat segala aktivitas yang terjadi dengan komputer tersebut. Fullback procedures, Befungsi untuk mengumpulkan dan mengendalikan transaksi yang mestinya telah diproses apabila sistem tersebut beroperasi. Artinya, ketika sistem tidak beroperasi maka transaksi-transaksi tersebut dikumpulkan dan dikendalikan sehingga pada saat sistem beroperasi kembali maka transaksi-transaksi tersebut tidak tercecer atau hilang. Restart procedures, Prosedur ini dimaksudkan untuk memulai pemakai kembali
sistem
(restart)
setelah
terjadinya
pemberhentian
aktivitas
(shutdown). Recovery procedures, Prosedur ini dimaksudkan untuk mempersiapkan apabila terjadi bencana.
(b) Programmed Limit and Reasonableness Test Dalam kaitannya dengan pengendalian menurut tujuannya, maka programmed limit and reasonableness tests termasuk dalam jenis pengendalian detektif. Teknik-teknik yang ada antara lain : (i) Check Digit, (ii) Sign Check, (iii) Numerin and alphabetic check, (iv) Logic check, (v) Limit and reasonableness checks, (vi) Zero balancing check, Maksud pengujian ini adalah untuk membuktikan bahwa dua jumlah dalam pembukuan yang dilakukan mempunyai angka yang sama sehingga apabila kedua jumlah tersebut dikurangkan akan menghasilkan selisih sebesar nol. Misal, debet VS kredit atau jumlah rincian VS jumlah yang dirinci. (vii) Crossfooting check, Tujuan dari penjumlah ke samping (crossfooting) adalah untuk mengetahui apakah penjumlah ke bawahnya (footing) telah benar. (viii) Overflow check, Pengendalian
ini
digunakan
untuk
menentukan
apakah
besarnya
hasil
perhitungan pemrosesan melebihi besarnya register yang dialokasikan untuk menyimpannya. (c) File Controls Dalam kaitannya dengan pengendalian menurut tujuannya, maka file controls termasuk dalam jenis pengendalian detektif. Tujuan : File-file yang ada harus dikendalikan selain untuk tujuan pencegahan dari pemakaian oleh orang yang tidak mempunyai otorisasi juga untuk tujuan-tujuan pengendalian atas pengolahan sebagai berikut : •
Untuk mencegah pemrosesan terhadap file yang tidak sesuai sehingga diperoleh kepastian (jaminan) bahwa apabila file yang hendak diproses adalah file piutang dagang maka hanya file itu yang akan diproses, bukan file hutang dagang,
•
Untuk mendeteksi kesalahan dalam manupulasi file,
•
Untuk menunjukkan kesalahan-kesalahan yang disebabkan atau dibuat oleh operator.
Teknik-teknik File Controls : (i)
Penggunaan label eksternal, Label eksternal biasanya digunakan untuk terhadap pita, disk, dan filefile kartu seperti halnya dengan pemberian nomor dan nama (indeks) pada buku-buku perpustakaan. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa label
eksternal
seharusnya
tidak
secara
jelas
mencantumkan
keterangan nama file tersebut sehingga apabila seseorang ingin mengambil file tersebut maka ia tidak akan “terlalu mudah” untuk mengetahui bahwa suatu gal berisi pita video tertentu. (ii)
Penggunaan label internal, Selain label eksternal, file juga diberi label internal yang hanya dapat dibaca dengan bantuan komputer.
Untuk itu diperlukan adanya
program aplikasi untuk menguji header dan trailer labe internal. (iii)
Teknik lock-out, Dalam sistem on-line sering digunakan teknik ini yang bertujuan untuk mencegah agar tidak terjadi pemutakhiran data secara simultan oleh beberapa pemakai secara sekaligus.
Artinya, apabila seseorang
tengah memutakhirkan data maka meskipun data yang digunakan adalah on-line akan tetapi pemakai lainnya tidak dapat memutakhirkan data yang sama. (iv)
Teknik rekonsiliasi, Teknik ini mengaitkan dau menghubungkan jumlah record sebelum perubahan, setalah perubahan, dan jumlah perubahan itu sendiri. Laporan yang isi dari file induk sebelum dilakukan pengubahan (before image) dan sesudah dilakukan pengubahan (after image) perlu dibuat dan harus ditelaah oleh supervisor.
C. PENGENDALIAN ATAS KELUARAN Pengendalian atas keluaran (output controls) dimaksudkan untuk menetapkan bahwa data yang diproses adalah lengkap, akurat, dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang berhak serta tepat waktu. 1. Tujuan Menurut IAI, pengendalian ini dimaksudkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa : •
Hasil pengolahan adalah cermat,
•
Akses terhadap keluaran dibatasi hanya bagi karyawan yang telah mendapat otorisasi,
•
Keluaran disediakan secara tepat waktu bagi karyawan yang telah mendapat otorisasi semestinya.
Sementaraitu,
output
controls
pada
sistem
on-line
dimaksudkan
untuk
memberikan keyakinan bahwa : •
Keluaran yang diterima oleh satuan usaha adalah tepat dan lengkap,
•
Keluaran yang diterima oleh satuan usaha diklasifikasikan dengan benar,
•
Keluaran didistribusikan kepada pegawai yang mempunya otorisasi.
2. Teknik Ouput Controls (i) Rekonsiliasi keluaran dengan masukan dan pengolahan, Akan diperoleh jaminan bahwa masukan telah diproses dengan benar sehingga hasilnya juga benar.
Rekonsiliasi harus dilakukan oleh control group dan
departemen pemakan dengan menggunakan laporan rekonsiliasi yang telah
terprogram ataupun secara manual dengan car amembandingkan jumlah di dalam keluaran dengan jumlah pengendalian masukan (input control totals). Disamping itu, transaction log secara reguler juga harus dibandingkan dengan catatan transaksi pada setiap alat keluaran. (ii) Penelaahan dan pengujian hasil-hasil pemrosesan, •
Penelaahan, penyelidikan, dan pengendalian terhadap laporan-laporan tentang ketidakberesan yang terjadi (exception reports) yang biasanya dilakukan oleh control group,
•
Pembandingan keluaran dengan dokumen asalnya,
•
Penelaahan secara hati-hati terhadap daftar revisi file-file induk yang biasanya mencakup pencarian terhadap pos-pos yang tidak biasa atau tidak normal.
(iii) Pendistribusian keluaran, •
Keluaran hanya didistribusikan kepada para pemakai yang memperoleh otorisasi,
•
Pendistribusian tersebut harus dilakukan secara tepat waktu,
•
Hanya keluaran yang diperlukan saja yang didistribusikan.
Selain itu, cover yang menunjukkan keluaran tersebut (distribution register atau report distributn logs) sebaiknya menyebutkan identifikasi pemakainya guna menghindari pemakaian laporan oleh pihak-pihak yang tidak mempunyai otorisasi. Tanggal penerimaan dan nama penerima hendaknya dicatat secara reguler setiap keluaran didistribusikan. (iv) Record Retention, •
Menjaga jangka waktu pencatatan tertentu untuk menjaga keamanan keluaran,
•
Menghindari rekonstruksi yang tidak perlu terhadap file,
•
Mengurangi biaya perlengkapan (supplies) dan bahan bagi departemen EDP,
•
untuk mengendalikan keluaran-keluaran yang sudah tidak diperlukan lagi (laporan
yang
sudah
(blog.akusukamenulis)
tidak
dipakai
lagi
harus
dihancurkan).
TENTANG MYOB SERTA KELEMAHAN DAN KELEBIHAN MYOB A. LATAR BELAKANG Dewasa ini banyak ditawarkan Software Manajemen untuk perusahaan skala kecil menengah yang menawarkan bermacam features yang bertujuan untuk memantau kinerja perusahaan. Feature antara produk yang satu dan produk yang lainnya terkadang hampir sama, dalam arti satu produk mungkin memiliki feature A namun tidak memiliki feature B, sebaliknya produk yang lain memiliki feature A dan B namun tidak memiliki feature C. Demikian banyaknya merek
produk
yang
ditawakan
di
pasar
sehingga
terkadang
justru
membingungkan calon pengguna. Tulisan berikut bertujuan untuk memberikan gambaran
secara
singkat
bagaimana
pengelolaan
bisnis
dengan
mempergunakan produk software MYOB. Dalam pembahasannya, kami tidak akan
membandingkannya
dengan
produk
yang
lain,
namun
akan
lebih
mengupas feature apa yang ada di dalam software MYOB dan feature apa yang tidak ada di dalam software tersebut. Dengan demikian diharapkan calon pengguna akan memperoleh gambaran kecocokan software MYOB apabila akan diterapkan dan diimplementasikan untuk membantu pengelolaan bisnis.
B. JENIS PRODUK MYOB MYOB awalnya dikembangkan dan berasal dari Australia dan pada saat ini telah dipasarkan ke berbagai wilayah di dunia. MYOB untuk wilayah Asia berpusat di Malaysia dan melayani pasar Indonesia, Singapura, Philipina maupun Srilangka. Beberapa produk release terakhir yang dijual untuk wilayah Asia yang dapat digunakan untuk pengguna di Indonesia antara adalah: 1. MYOB Business Basic 2. MYOB Accounting versi 17 3. MYOB Premier versi 11 4. MYOB Retail Manager versi 7 Point 1,2 dan 3 merupakan software MYOB untuk pengelolaan administrasi backend, sedangkan point 4 digunakan untuk pengelolaan front end retail seperti
toko,
supermarket
dan
sejenisnya.
Dengan
demikian
sebelum
memutuskan untuk membeli produk MYOB, pahamilah kebutuhan anda terlebih dahulu; apakah transaksi anda akan berkaitan dengan mata uang asing?, apakah anda
akan
menggunakan
MYOB
secara
bersama-sama
pada
saat
yang
bersamaan? Apakah anda memerlukan pengelolaan item persediaan?. Dengan demikian diharapkan investasi pembelian software MYOB yang anda keluarkan tidaklah sia-sia. Pertimbangan utama adalah cost and benefit, artinya kenapa anda harus mengeluarkan investasi untuk membeli MYOB Retail Manager apabila bisnis anda hanya terkait dengan kegiatan jasa. MODULE MYOB Sebagai alat bantu pengelolaan bisnis MYOB memiliki feature yang dapat digunakan, gambaran secara singkat Modul yang dimiliki MYOB adalah sebagai berikut Account Modul ini digunakan untuk pengelolaan account-account perusahaan baik account rugi/laba maupun account neraca, pencatatan journal umum transaksi,
dan
pengelolaan
budget
perusahaan.
Banking
Modul
banking
digunakan untuk mencatat pengeluaran dan penerimaan uang perusahaan yang tidak terkait dengan kegiatan pembelian dan penjualan. Contoh transaksi yang dibukukan melalui modul ini adalah pembayaran biaya listrik, biaya telepon, pembayaran uang kebersihan dan lainnya. Transaksi ini tidak terkait dengan kegiatan pembelian maupun penjualan. Disamping penggunaan di atas, di dalam module banking terdapat feature untuk pengelolaan rekonsiliasi bank serta feature bank register dan berisikan informasi mengenai penerimaan dan peneluaran bank yang dicatat oleh perusahaan. Sales Modul ini digunakan untuk memaintain
transaksi
yang
berkaitan
dengan
penjualan
yang
dilakukan
perusahaan. Penjualan perusahaan yang dapat dikelola, adalah baik penjualan
yang tidak berkaitan dengan persediaan maupun penjualan yang berkaitan dengan jasa, sejak dari Penawaran (quotation), Order Penjualan (Sales Order) maupun Penagihannya. Atas transaksi Penagihan, lebih lanjut module ini dapat digunakan untuk memaintain piutang atas penjualan yang dilakukan. Time Billing Modul ini digunakan untuk mengelola kegiatan penjualan yang berkaitan dengan waktu. Contoh kegiatan yang bisa dikelola di dalam module ini antara lain adalah kegiatan seorang pengacara yang melakukan penagihan kepada client berdasarkan jam kerja yang dilakukannya, Pembelian Modul ini digunakan untuk memaintain transaksi yang berkaitan dengan pembelian yang dilakukan perusahaan. Pembelian perusahaan yang dapat dikelola, adalah baik pembelian yang tidak berkaitan dengan persediaan maupun penjualan yang berkaitan dengan jasa, sejak dari Penawaran (quotation), Order pembelian (Purchase Order), penerimaan barang maupun Penagihannya. Atas transaksi Penagihan, lebih lanjut module ini dapat digunakan untuk memaintain hutang atas penjualan yang dilakukan. Persediaan Modul persediaan digunakan untuk mengelola informasi mengenai item persediaan seperti jenis barang, informasi pembeliannya, informasi penjualannya, informasi asal barang (apabila barang tersebut merupakan barang rakitan) serta informasi lainnya yang berkaitan dengan
persediaan.
Module
ini
dapat
digunakan
pula
untuk
mengelola
perpindahan persediaan (barang dagangan) dari lokasi yang satu ke lokasi yang lainnya. Fungsi lain yang ada di dalam module ini adalah pengelolaan perakitan barang dan datadata yang diperlukan untuk perhitungan fisik barang. Metode penilaian yang digunakan di dalam software MYOB adalah metode ”ratarata tertimbang”. Card File Card file digunakan untuk mengelola informasi yang berkaitan dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan perusahaan seperti Supplier, Vendor, Karyawan maupun personal. Kartu-kartu ini akan terkait dan dapat dihubungan dengan penggunaan modul-modul lainnya di dalam MYOB. Contohnya; transaksi pembelian dilakukan kepada supplier A; dan informasi tentang Supplier A tersebut dikelola di dalam card file. LAPORAN Di dalam MYOB tersedia bermacam-macam laporan standar yang dapat digunakan untuk memantau kinerja perusahaan. Beberapa contoh laporan yang ada antara lain adalah: 1. Balance Sheet multi period; dimana akan ditampilkan laporan neraca untuk beberapa periode yang dipilih, dengan demikian dapat dilihat perubahan kinerja dari waktu ke waktu untuk keperluan analisis.
2. Sales Summary; laporan ini akan menampilkan gambaran penjualan yang dicapai oleh perusahaan untuk periode waktu yang dipilih; siapa customer yang dilayani oleh perusahaandimana dapat digunakandan Closed Invoice; berapa nilai invoice yang dibuat dan bagaimana status terakhirnya, apakah sudah closed ataukah masih dalam posisi terbuka. Disamping contoh report yang ada di atas, MYOB memiliki +/-200 laporan standar yang dapat digunakan untuk menilai kinerja bisnis dan dapat dengan mudah digunakan. Untuk siklus dari MYOB dapat kita lihat pada ilustrasi berikut :
C. HAL POSITIF / KEMUDAHAN YANG DAPAT DIPEROLEH Beberapa keunggulan yang ditawarkan apabila suatu bisnis dikelola dengan mempergunakan MYOB antara lain adalah: 1.
Easy of use; MYOB menawarkan kemudahan dalam penggunaannya, artinya pengguna dapat mempergunakan MYOB walaupun yang bersangkutan tidak memiliki latar belakang pembukuan sama sekali. Kuncinya adalah setup dan implementasi yang baik. Hal tersulit dan yang paling penting dalam penerapan MYOB adalah pada saat proses setup, dimana proses bisnis yang ada di dalam perusahaan di
otomatisasi dengan mempergunakan alat bantu MYOB, sehingga dalam pelaksanaan
kesehariannya,
pengguna hanya mengikuti
proses bisnis yang telah disusun sebelumnya. 2.
Accounting Power; Software MYOB telah cukup lama dikembangkan dan secara berkesinambungan mengeluarkan perbaikan release. Sehingga pengelolaan informasi dengan menggunakan software MYOB cukup dapat diandalkan. Sepanjang setup yang dilakukan telah dilakukan dengan baik dan benar, MYOB dapat mengeluarkan laporan yang dapat diandalkan.
3.
Feature Job dan Category yang dapat digunakan untuk pengelolaan proyek serta departmentalisasi, sehingga dapat diperoleh laporan manajemen per proyek maupun per departmen yang berguna bagi manajemen untuk mengetahui kinerja dan sebagai dasar langkah perbaikan yang harus dilakukan.
4.
Proses instalasi dan maintenance yang murah. Instalasi MYOB dapat dilakukan
dengan
mudah
dan
biasanya
tidak
dipungut
biaya
maintenance tahunan, artinya walaupun release terbaru telah dikeluarkan oleh MYOB, para pengguna release sebelumnya tetap masih
dapat
menggunakannya,
dan
apabila
diperlukan
bisa
dilakukan pembelian upgrade dengan harga yang relatif lebih murah dibandingkan dengan pembelian baru. 5.
Tenaga
kerja
yang
mengetahui
dan
paham
atau
setidaknya
mengetahui MYOB cukup banyak ditemui di pasar. Telah banyak berkembang lembaga pendidikan baik lembaga kursus maupun lembaga pendidikan tingkat universitas yang mengajarkan software MYOB sebagai bagian dari pelajaran Accounting. 6.
Dapat digunakan untuk memantau 3 tahun periode pembukuan, artinya dalam kurun 3 tahun manajemen masih dapat melihat transaksi selama 3 tahun kebelakang tanpa perlu melakukan proses tutup buku.
7.
Nilai investasi yang relatif murah. Harga produk termahal adalah kurang dari USD 1.000,- (diluar training dan implementasi). Kuncinya adalah pelaksanaan setup dan implementasi. Pilihlah perusahaan yang memiliki tenaga yang telah memiliki pengalaman dalam melakukan implementasi MYOB. Lebih banyak perusahaan yang telah
diimplementasikannya; tentunya lebih banyak manfaat yang dapat kita peroleh dari pengalaman konsultan tersebut. 8.
Jangka waktu implementasi yang relatif cepat. Sepanjang data untuk keperluan implementasi seperti data detail neraca dan rugi laba dapat anda siapkan dengan cepat; maka implementasi MYOB akan dapat diselesaikan dengan cepat pula.
D. KELEMAHAN MYOB 1.
Database MYOB merupakan database yang dikunci, pengguna tidak dapat
melakukan
modifikasi
laporan,
modifikasi
field,
sehingg
customization apabila diperlukan relatif sulit. 2.
MYOB merupakan software buatan luar negeri sehingga tidak ada fitur perpajakan di dalamnya.
3.
Tidak
module
fixed
assets,
sehingga
apabila
perusahaan
memmerlukan modul unutk mengelola assets yang dimiliki maka tidak dapat dipenuhi. 4.
Kelemahan Multi Warehouse yang mengakibatkan pengelolaan atas barang konsinyasi relatif sulit di kelola di dalam MYOB.
5.
Tidak dapat digunakan untuk mengelola perusahaan dengan multi company, artinya laporan konsolidasu tidak dapat di harapkan dapat dibuat dengan menggunakan MYOB.
E. PENGENDALIAN YANG TERDAPAT DALAM MYOB PENGENDALIAN ATAS MASUKAN Input Authorization Control
Penerapannya dalam MYOB Tersedianya fasilitas untuk membatasi fungsi autorisasi. (siapa hanya dapat melakukan apa)
Input Validation Control
Terdapat check
Numeric
pada
saat
and
alphabetic
pengisian
jumlah
pemesanan barang Terdapat
penggunaan
logic
test,
sehingga pada nominal penjualan tidak bisa diisi dengan nilai negatif
Terdapat
penggunaan
Limit
check,
dimana ketika dilakukan pembayaran melebihi
yang
seharusnya,
akan
muncul error log Invoice penjualan dapat dimasukkan tanggal sebelum current date Terdapat fungsi sign check, mana akun yang harus debet, mana yang harus kredit Pengendalian Transmisi Data
Dalam
menginput
jenis
persediaan
sudah disediakan daftar nama item dan no item
Begitu
juga
dalam
menginput
penjualan di invoice, nomor dan nama item sudah tersedia,, jika kita mengetik sebagian saja nama/nomor item, akan muncul
yang
sesuai
dan
tidak
di
perkenankan menjual item yang tidak tersedia di list Pengendalian Penanganan Kesalahan
Kekurangan diperkenankan..
:
saldo mis
:
pada
negatif menu
"transfer Money"
Tidak ada control jika kita membayar hutang melebihi saldo kita, sehingga jika hutang hanya 200 ribu kita dapat menjurnal pembayaran lebih dari 200 ribu yg menyebabkan saldo negatif PENGENDALIAN PENGOLAHAN Teknik Processing Controls
Jika Jurnal tidak balance tidak bisa
posting Programmed Limit and Reasonableness
-
Test File Controls
Telah ada menu back up dan restore
PENGENDALIAN ATAS KELUARAN Rekonsiliasi keluaran dengan masukan
-
dan pengolahan Penelaahan dan pengujian hasil-hasil
Tidak perlu refresh. perubahan jurnal
pemrosesan
sudah merubah laporan akhir
Pendistribusian keluaran
-
Record Retention
-
