Modul Myob v18

MODUL PRAKTIKUM  MYOB Accounting Plus V18 UNTUK PERUSAHAAN JASA  PENDIDIKAN AKUNTANSI AKUNTANSI FAKULT FAKULTAS AS EKONOMI 

 DI SUSUN OLEH : Mukhammad Idrus, SE. Ak, M.Si Rachmayanti Tihan

FAKULT AKULTAS EKONOMI EKON OMI UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR  2011 KHUSUS DIGUNAKAN DALAM LINGKUNGAN KAMPUS UNM

1

MODUL 1 : MEMULAI MYOB Accounting Accounting Plus V18 1.  Sekilas MYOB Accounting

MYOB Accounting Plus V18 merupakan versi terbaru yang dikeluarkan oleh perusahaan MYOB untuk Asia dan Internasional (termasuk Indonesia). Didalam MYOB Accounting Versi Versi 18 terdapat beberapa penambahan fitur, salah satunya adalah fasilitas Undo Reconciliation yang dapat digunakan untuk membatalkan rekonsiliasi bank 

2. Gambaran Singkat Perusahaan Perusahaan jasa adalah perusahaan yang kegiatan utamanya menjual jasa kepada konsumen. Dalam kasus ini, akan mengambil contoh pada sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa  penyewaan kendaraan pribadi untuk keperluan individu maupun perorangan, juga men yediakan tiket pesawat terbang untuk paket wisata dalam negeri, yang diberi nama Prima Rent Car & Travel. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 1 Juni 2007 . Kebijakan akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan antara lain : •

Perusahaan menggunakan sistem dana tidak tetap (Fluktuasi) untuk mengelola dana kas kecil

•

Sistem pencatatan akuntansi menggunakan metode Accrual Basis, dimana pendapatan dan beban diakui pada saat transaksi, kecuali untuk paket wisata diakui setelah tour   berlangsung.

•

Untuk sewa kendaraan dan pembelian tiket pesawat konsumen dapat melakukan  pemesanan terlebih dahulu

•

Pengakuan penyusutan aktiva tetap dilakukan setiap tanggal 28 bulan yang bersangkutan

Mulai tahun 2008 perusahaan akan ak an menggunakan program MYOB Accounting untuk mengelola administrasi keuangannya.

Data Perusahaan Perusahaan 3.  Membuat Data

1. Klik Klik tombo tomboll start start pada Taskbar  askbar  2. Klik All program, program, pilih pilih MYOB Accouting Accouting Plus V18 > MYOB Accounting Accounting Plus V18 V18 . lihat gambar 1.1 Selanjutnya akan tampil jendela Welcome Welcome to MYOB Accounting, lihat gambar 1.2.  berikut penjelasan singkat dari fungsi tombol yg terdapat dalam MYOB •

2

Open your company file, digunakan untuk membuka file yang pernah disimpan (myo)

•

Create a new company file, digunakan untuk membuat data perusahaan baru.

•

Explore the sample company, digunakan untuk membuka file contoh yang telah disediakan oleh MYOB

•

What’s What’s New in this version, digunakan untuk melihat fitur-fitur baru yang terdapat pada MYOB versi ini

•

Exit MYOB Accounting digunakan untuk mengakhiri program MYOB.

Gambar 1.1 Membuka program MYOB Accounting Plus V18

Gambar 1.2 Jendela Welcome to MYOB Accounting 

3

4. Klik Create Create a New company company file, file, maka akan akan tampil jendela jendela inform informasi asi a New Company Company file Assistant, Assistant, lihat Gambar Ga mbar 1.3

Gambar 1.3 Jendela New Company File Asisstant 

5. Klik Next, Next, untuk untuk melanjutkan melanjutkan ke tahap tahap pengisian pengisian data data perusahaan, perusahaan, Isi data perusahaa perusahaan n seperti contoh Gambar 1.4

Gambar 1.4 Mengisi data Perusahaan

4

6. Setelah Setelah selesai, selesai, Klik Klik Next. Berikut Berikutnya nya anda akan akan mengisi mengisi periode periode akuntansi akuntansi yang akan akan digunakan perusahaan. Ikuti petunjuknya seperti Gambar 1.5

Gambar 1.5 Mengisi periode akuntansi 

- Current Financial Year : Isi tahun buku pembukuan Year : Akhir Periode pembukuan -  Last Month of Financial Year - Conversion Month : Awal Periode Pembukuan -  Number of Accounting Periode : Jumlah Periode 7. Klik Next Next untuk menampi menampilkan lkan informas informasii periode periode akutansi akutansi sesuai sesuai dengan pengatu pengaturan ran yang

 Ket :

telah dilakukan. Baca kembali informasi yang ditampilkan, jiak terdapat kesalahan klik  tombol Back untuk memperbaikinya, jika tidak langsung klik Next 8. Pada kotak pilihan pilihan Build Build Your Your Account List, List, anda tentukan tentukan cara pembuatan pembuatan daftar daftar akun yang akan digunakan. MYOB menyediakan 3 pilhan pembukuan daftar akun yaitu : •

IW Would ould like to start with one of the list provided by MYOB Accounting, artinya Anda akan menggunakan daftar akun yang telah disediakan oleh MYOB

•

I Would like to import to list of account provided by my accountant after I’m done creating my company file. Artinya anda akan mengimpor daftar akun dari file lain.

•

I Would Would like to build my own accounts list once I begin using MYOB, artinya anda akan membuat sendiri daftar akun secara langsung.

Pada Kasus kali ini Klik pilihan Kedua. Lalu klik Next 5

9. Berikutnya Berikutnya akan akan tampil jendel jendelaa informasi informasi lokasi lokasi penyimpanan penyimpanan file. file. Standarny Standarnyaa MYOB akan menyimpan file didalam drive C:\myob18ED\Prima Rent Car&Travel.myo. jika ingin mengubah lokasi penyimpanan file klik tombol Change, jika tidak langsung klik   Next. 10. Selanjutnya MYOB akan memproses data perusahaan yag telah kita masukkan. 11. Setelah proses selesai akan tampil tampil informasi Congratulations! Congratulations! Artinya bahwa pembuatan file perusahaan sukses. Lihat Gambar 1.6 Gambar 1.6 Informasi Pembuatan file Sukses

12. Masih pada Gambar 1.6 untuk masuk ke menu menu utama MYOB klik Commad Center  13. Menu utama MYOB Accounting Plus V18 ditampilkan. ditampilkan. Lihat Gambar 1.7

6

MODUL II : PERSIAPAN DATA AWAL

1. Persiapan Data Menggunakan Excel Berikut ini anda akan menyiapkan daftar akun yang akan digunakan oleh perusahaan menggunakan program aplikasi MS. Excel 2007 atau anda juga dapat menggunakan versi sebelumnya. Kolom atau fields yang diperlukan untuk membuat daftar akun antara lain : •

Account Number yaitu kolom yang berisi nomor perkiraan

•

Account Name yaitu kolom yang berisi nama perkiraan

•

Header yaitu kolom yang berisi huruf H untuk perkiraan Header Account dan kosong untuk Detail Account.

•

Balance yaitu kolom yang berisi saldo awal akun. Anda dapat mengosongkan kolom inim  jika anda ingin memasukkan saldo awal akun secara manual

•

Account Type Type yaitu kolom kolo m yang berisi tipe masing-masing rekening.

Ikuti langkah-langkah dibawah ini : 1. Buka Buka file file daftar_ daftar_aku akun.xl n.xlss yang sudah sudah anda anda buat buat 2. Simpan ulang ulang file tersebu tersebutt dalam format format Text Text (Tab (Tab delimited) delimited),, caranya bagi anda anda yang menggunakan MS. Excel 2007, klik icon Office Button lalu pilih Save as. Untuk anda yang menggunakan MS. Excel 2003 dan versi dibawahnya klik menu File lalu pilih Save As.

7

3. Tentukan entukan lokasi penyimpana penyimpanan n file yang anda inginkan inginkan,, misalnya misalnya My Documents. Documents. Biarkan Biarkan nama file tetap sama, kemudian pilih Save As type Text (Tab delimited ), ), lalu klik Save. 4. Ketika Ketika kotak kotak konfirm konfirmasi asi Microsoft Microsoft Excel tampil, tampil, klik OK . Berikutnya tampil informasi yang menanyakan apakah apak ah Anda ingin menyimpan file dalam format tersebut, Klik tersebut, Klik Yes Yes 5. Setelah Setelah selesai selesai tutup tutup program Excel anda. anda. Ketika Ketika kotak konfirma konfirmasi si penyimpanan penyimpanan file file tampil klik No

2. Import Daftar Akun Setelah daftar akun disiapkan, selanjutnya anda akan mengimpor daftar akun tersebut kedalam MYOB. Berikut langkah-langkahnya 1. Aktifkan Aktifkan program program MYOB Accounting Accounting Plus Plus V18, lalu lalu buka kembali kembali Prima Prima Rent Car&Travel.myo anda. (sesuai dengan nama perusahaan yg telah anda buat).

8

2. Dari Dari menu menu uta utama ma MYOB MYOB Accounting Klik Accounting Klik File > Import   Data > Accounts > Account   Information. 3. Kota Kotak k dial dialog og Imp Impor ortt File File ditampilkan. Ikuti petunuk seperti gambar  4. Pada kotak kotak dial dialog og Open, Open, pilih pilih file file daftar_akun yang telah disimpan dalam format Text (Tab

delimited) dilokasi penyimpanan yang anda tentukan sebelumnya, lalu klik Open

5. Pindahkan Pindahkan semua semua fields yang terdapat terdapat didalam didalam kolom kolom Import Import Fields Fields ke dalam kolom kolom Matching Import Field. Caranya klik nama fields terlebih dahulu, lalu klik kolom Matching Import Field, lakukan satu persatu untuk semua fileds. 6. Hasilnya Hasilnya nama fields fields akan tampil tampil didalam didalam kolom Matching Matching Import Import Field Field seperti seperti gambar. gambar. 7. Klik tombol Import Import Proses Proses import import file file dilakukan dilakukan 8. Setelah Setelah selesai selesai akan tampil tampil informasi informasi seperti seperti gambar gambar.. Pada baris records records skipped skipped harus harus terisi angka 0. Jika tidak, berarti akun yang gagal di import dan harus diperbaiki. Lakukan perbaikan setelah selesai import kembali. Klik OK 

9

10

9. Untuk   melihat daftar akun yang telah diimpor, pilih modul Accounts modul Accounts lalu klik  Accounts  Accounts List 

11

3. Linked Akun Setelah daftar akun diimpor ke dalam MYOB berikutnya anda akan membuat link akun yang menghubungkan akun satu dengan akun lainnya. Link akun berfungsi untuk mengotomatisasi sistem kerja MYOB

Accounts & banking linked accounts

Berikut ini anda akan membuat link untuk perkiraan buku besar dan kas/bank (Accounts kas/bank (Accounts &  Banking Linked Accounts) 1. Dari Dari menu menu utama utama MYOB, MYOB, klik klik menu menu Setup > Linked Accounts > Accounts & Banking   Accounts 2. Kotak dialon dialong g Account Accountss & Banking Banking Linked Linked Account Accountss ditampilka ditampilkan n Keterangan :

12

•

Equity Accounts for Current Earnings = Perkiraan modul untuk laba periode berjalan

•

Aquity Accounts for Retained Earnings = Perkiraan modul untuk laba ditahan

•

Equity Acconts for Historical Historical Balancing = Perkiraan modul untuk selisih pembukuan

•

Bank Account for Electronic Payments = Akun bank untuk pembayaran elektronik 

•

Bank Account for Unndeposite Funds = Akun untuk menampung penerimaan sementara

3. Ganti nama nama akun Hostiri Hostirical cal Balancing Balancing menjadi menjadi selisi selisih h pembukuan. pembukuan. Caranya Caranya Klik tanda tanda  panah Kotak Equity Account for Historical Historical Balancing. 4. Pada kota kotak k dialon dialong g Edit Edit Accou Account nt pili pilih h tab Profile tab Profile ketik : Selisih Pembukuan di dalam kolom Account Name, lalu klik OK  5. Beriku Berikutny tnyaa klik klik tomb tombol ol panah panah kotak  kotak Electonic Claring Account 6. Tampil kotak dialong dialong select select from from list, list, pilih pilih akun akun Bank Delta, lalu klik Use klik Use Account. 7. Ketika Ketika MYOB menampi menampilkan lkan konfirmas konfirmasii yang menanyaka menanyakan n apakah anda anda akan mengubah mengubah akun untuk pembayaran elektronik, klik Y klik Yes

13

14

Linked Sales accounts Selanjutnya anda akan membuat link untuk akun yang berhubungan dengan penjualan. Berikut

langkah-langkahnya : 1. Pastikan Pastikan menu utama utama MYOB MYOB Accounting Accounting anda anda masih masih aktif. aktif. Klik menu menu Setup > Linked   Accounts > Sales Accounts 2. Kotak di dialog Sales Linked Accounts ditampilkan

Keterangan : Asset Account for Trancking Trancking Receivables = Perkiraan aktiva untuk menampung piutang • Bank Account for Customer Receipts = Perkiraan bank untuk penerimaan piu tang • 15

• • • •

I Charge freight on sales = Perkiraan untk menampung biaya penjualan I track deposits collected from customers = Perkiraan penerimaan uang muka pelanggan I give discounts for early payment = Perkiraan untuk menampung potongan penjualan I assess charges for late payment = Perkiraa untuk denda keterlambatan pembayaran

3. Klik Klik tomb tombol ol drop drop down down pada pada kotak  kotak Asset Asset Account for Tracking Receivables 4. Pilih ak akun Piutang Usaha lalu klik Use Account 5. Pada kotak kotak Bank Account for Custome Customerr Receipts, Receipts, ganti ganti menjadi menjadi akun akun Bank Delta 6. Setelah Setelah itu klik klik kotak pilihan pilihan I track track deposits deposits collect collected ed from customer customerss 7. Klik tombol tombol drop drop down pada kotak kotak Liability Liability Account for customer customer deposit deposits. s. Lihat gambar dibawah ini

8. Kotak pilihan pilihan Select Select from from list list ditampilkan ditampilkan.. Pilih Pilih akun akun Pendapatan diterima dimuka , lalu klik tombol Use Account 

16

9. hasilnya akan terlihat seperti gambar berikut ini. Klik OK untuk  menutup kotak dialog Sales Linked Accounts Purchases Linked Account

Berikutnya anda akan membuat link untuk akun yang  berhubungan dengan  pembelian.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Dari Dari menu menu utama utama MYOB MYOB Acco Accounti unting, ng, klik  klik Setup Setup > Linked Accounts > Purchases  Accounts 2. Kotak dialog dialog Purchases Purchases Linked Linked Accounts Accounts ditampi ditampilkan lkan 3. Klik tombol tombol drop drop down Liabilit Liability y Account Account for for Tracki Tracking ng Payables, Payables, pilih pilih akun Hutang Usaha lalu klik tombol Use Account 

17

Keterangan : Liability Account for Tracking Tracking Payables = Perkiraan kewajiban untuk hutang • Bank Account for Paying Bills = Perkiraan untuk pembayaran hutang • I can receive items without a Supplier bill = perkiraan untuk pembayaran tanpa tagihan • I pay freight on purchases = Perkiraan untuk biaya angkut pembelian • I track deposits paid to suppliers = Perkiraan untuk uang muka pembelian • I take discounts for early payment = Perkiraan untuk potongan pembelian • I pay charges for late payment = Perkiraan untuk denda keterlambatan pembayaran • 4. Ulangi langkah no. no. 3 untuk mengubah mengubah link link akun Bank Account for paying paying bills menjadi menjadi akun Bank Sejati 5. Setelah Setelah selesai selesai hasilny hasilnyaa akan tampil tampil seperti seperti gambar dibawah dibawah ini. ini. Klik  Klik OK  OK untuk untuk menutup kotak dialog Purchases Linked Accounts

18

Payroll Linked account Terakhir anda akan membuat link untuk akun yang berhubungan dengan pembayaran gaji. Ikuti

langkah berikut ini : 1. Masih Masih dari dari menu menu utama utama MYOB Account Accounting ing,, klik  klik Setup Setup > Linked Accounts > Payroll   Accounts 2. Kotak dialog dialog Payroll Payroll Linked Linked Accounts Accounts ditampil ditampilkan. kan. Keterangan :

19

•

Bank Account for Cah Payments = Perkiraan bank untuk pembayaran secara tunai

•

Bank Account for Cheque Payments = Perkiraan bank untuk pembayaran menggunakan cek 

•

Bank Account for Electronic Payments = Perkiraan bank untuk pembayaran elektronik 

•

Default Employer Expense Account = Perkiraan untuk beban gaji lainnya

•

Default Wages Wages Expense Account = Perkiraan untuk pembebanan gaji

•

Default Tax/Deductions Tax/Deductions Payable Account = Perkiraan untuk pajak penghasilan p enghasilan

3. Sama seperti seperti pada pada langkah-langk langkah-langkah ah sebelumnya, sebelumnya, anda anda ganti akun akun tersebut tersebut seperti seperti gambar  gambar  dibawah ini. Kemudian setelah selesai klik OK 

4. Menghapus Akun 20

Pada tahap ini anda akan menghapus akun-akun yang sebelumnya telah disediakan oleh MYOB tetapi tidak anda perlukan. Menghapus akun tanpa link 

Akun tanpa linked adalah akun yang tidak berhubung dengan akun yang lainnya. Untuk  menghapusnya ikuti petunjuk langkah berikut : 1. Dari Dari menu menu utama utama MYOB Account Accounting ing,, pilih pilih modul modul Accounts lalu klik  Accounts  Accounts List  2. Jendela Jendela Account Accountss List ditampi ditampilkan. lkan. Perhatika Perhatikan n pada kolom kolom Linked, untuk untuk akun yang yang linked akan diberi tanda centang  . Klik tanda panah pada akun yang akan dihapus. Milsalnya akun Cheque Account , lihat pada gambar 

3. Tampil Kotak dialog Edit Accounts, Accounts, pilih pilih tab profile profile 4. Klik Klik menu menu Edit Edit lalu lalu pilih pilih Delet Deletee Acco Account unt 5. Hasilnya Hasilnya akun Cheque Cheque Account akan terhapus terhapus dari Account List 6. Ulangi langkah yang yang sama untuk untuk menghapus menghapus akun tanpa tanpa linked linked lainnya lainnya Hasilnya Hasilnya seperti seperti gambar berikut.

21

5. Menghapus Linked Akun Untuk menghapus akun yang terhubung dengan akun lain (Linked) ikuti langkah-langkah ini : 1. Pastikan Pastikan jendela jendela Accounts Accounts List List masih masih aktif, aktif, pilih pilih tab tab Expense.  Expense. Sebagai contoh, adan akan menghapus akun Wages & Salaries. Salaries. Untuk itu anda klik tanda panah pada akun Wages & Salaries 2. Pada kota kotak k dialog dialog Edit Edit Acco Account unts, s, pilih pilih tab tab Details.  Details. Sebelum anda menghapus akun tersebut, terlebih dahulu anda akan memindahkan link akun tersebut menjadi Beban panah Linked Account for wages expense Gaji. Caranya klik tanda panah Linked 3. Tampil kotak dialog dialog Payroll Payroll Linked Linked Accounts. Accounts. Klik tanda panah panahWages Wages & Salaries 4. Pilih ak akun Beban gaji lalu klik Use klik Use Account . Hasilnya seperti gambar  5. Klik OK untuk untuk kembali kembali ke kotak kotak dialog dialog Edit Account. Account. Perhatikan Perhatikan pada keteran keterangan gan Linked Account for telah berubah menjadi Unlinked. 6. Pilih tab Profile lalu klik menu Edit menu Edit > Delete Account . Hasilnya akun Wages & Salaries akan terhapus dari Accounts List. 7. Berali Beralih h ke tab Equity Equity.. Anda Anda ganti ganti nama nama akun Retained Earnings menjadi akun Laba ditahan . Caranya, klik tanda panah akun Retained akun Retained Earnings.

22

23

8. Pada kotak kotak dialog dialog Edit Account, Account, ganti Account Number menjadi menjadi 3-2000, tekan tombol Tab lalu ketik Laba ditahan . Setelah selesai klik OK 

24

9. Dengan Dengan cara cara yang yang sama, sama, Anda ganti ganti akun akun Current Year Year Earnings menjadi akun Laba Periode berjalan . Untuk nomor akun tidak perlu diganti. Hasilnya akan tampil seperti

gambar di bawah ini

10. Klik Klik tombol tombol Close untuk menutup jendela Account List.

6. Membuat Kode Pajak  MYOB menyediakan fasilitas Tax Codes atau kode pajak yang dapat digunakan untuk 

 perhitungan dan pencatatan pajak pertambahan nilai (PPn) masukan maupun keluran. Fasilitas ini secara otomatis terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan barang atau jasa. Berikut langkah-langkah untuk membuat kode pajak. 1. Klik menu Lists>Tax  Lists>Tax Codes 2. Standarnya Standarnya MYOB MYOB menyediakan menyediakan fasili fasilitas tas pajak pajak sesuai dengan peratura peraturan n pajak yang  berlaku diAustralia. Untuk itu anda dapat menghapus kode pajak yang tidak diperlukan. Caranya klik pajak yang akan dihapus lalu pilih menu Edit>Delete menu Edit>Delete Tax Tax Code 3. Ulangi langkah yang sama sama untuk menghapus menghapus kode pajak pajak yang lain, lain, kecuali kecuali untuk untuk kode  pajak GST dan N-T. N-T.

25

4. Klik kode pajak pajak GST, GST, lalu klik tombol tombol Edit untuk untuk menampilkan menampilkan jendela jendela Tax Tax Code Information. Pada baris Tax Code ketik PPN, tekan tombol Tab, ketika tampil kotak  informasi MYOB Accounting klik OK.

26

5. Kemu Kemudi dian an Anda Anda klik klik tom tombo boll New untuk membuat kode pajak baru. Anda akan membuat kode pajak pertambahan nilai untuk penjualan paket wisata dengan tariff 1% 6. setelah setelah selesai selesai Close untuk menutup menutup jendela jendela Tax Tax Code List

7. Daftar Relasi dan Produk  Daftar relasi atau Card File merupakan kumpulan d ata yang berisi informasi pihak-pihak yang mempunyai hubungan dengan perusahaan. Setiap data Customer (Pelanggan), Customer (Pelanggan), Supplier  (pemasok), Employee (pemasok), Employee (karyawan) dan Personal dan Personal ( Individu). Individu). Daftar produk atau Item atau Item List adalah List adalah kumpulan data yang berisi informasi tentang produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan. 7.1 Membuat daftar customer Berikut data Customer (pelanggan) yang dimiliki oleh PT. Prima Rent Card & Travel. Kode  Nama Alamat Kontak Person Telepon E-mail Saldo Awal

C01 CV. CV. Sentosa Jl. Jend. Ahmad Yani Plaju Makassar Irma Sur yanie 0711-377088 [email protected]

C02 PT. PT. Semarak  Komp. Palem indah Blok A-10 Makassar   Sucitra 0711-818000 [email protected]

Berdasarkan tabel diatas anda masukkan datanya kedalam MYOB, ikuti langkah berikut ini 1. Dari Dari jendel jendelaa Comman Command d Centre Centre,, klik klik modul modul Card File lalu pilih Cards List . 2. Pilih Pilih tab Customer Customer,, lalu klik klik tombol New New untuk membuat membuat data data Customer Customer baru baru 3. Di dalam dalam jende jendela la Card Card Info Informa rmatio tion n tab Profile tab Profile,, anda isi data d ata customer,. Tekan Tekan tombol Tab  pada Keybord untuk berpindah antar kolom 4. Setelah Setelah selesai klik klik tab Selling Details Details untuk untuk mengisi detail detail penjualan penjualan pada CV. CV. Sentosa. 5. Untuk kolom kolom isian isian Income Income Account Account dan syarat syarat pembayara pembayaran n anda kosongkan kosongkan saja saja 6. Hasil Hasil pengis pengisian ian akan akan tampil tampil sepe seperti rti gamb gambar  ar  7. Ulangi langkah no. 2 s/d s/d 4 untuk memasuk memasukkan kan data customer customer PT. PT. Semarak. Semarak.

27

7.2 Membuat daftar Supplier 28

Kode  Nama Alamat Kontak Person Telphon Email Saldo Awal

S01 Surya Air Air Jl. Jend Sudirman KM 10 Makassar  Nurhayati 0711-545000 [email protected]

S02 Pelangi Air Jl. Merd Merdeka eka No. No. 223 maka makassa ssarr

S03 Nusantara Motor  Jl. Sela Selaras ras 25-16 25-16 B Maka Makassa ssar  r 

Idhan Mukhlis 0711-415500 [email protected]

Salman 0711-730740 [email protected] Rp 91.560.000,00

Untuk membuat daftar supplier ke dalam MYOB ikuti langkah berikut ini 1. Masi Masih h di di dal dalam am jend jendel elaa Card List, pilih tab Supplier lalu Supplier lalu klik tombol New tombol New 2. Didalam Didalam tab Profil Profile, e, anda input input data data supplier supplier sesuai sesuai dengan data data diatas. diatas. 3. Kemudian Kemudian klik klik tab Buying Buying Details Details untuk untuk mengisi mengisi detail detail pembelian pembelian 4. Ulangi langkah no 1 s/d s/d 3 untuk membuat membuat daftar daftar supplie supplierr lainnya. lainnya. Untuk supplier supplier Pelangi Pelangi air, pilih akun HPP : 51200 Harga Pokok Tiket Pelangi Air . Sedangkan untuk Nusantara Motor, pada kolom Expense Account Anda kosongkan saja.

29

7.3 Membuat daftar Karyawan Kode  Nama Alamat

K101 Pramana Wijaya Wijaya Jl. Sako Kenten  No. 23 A Makassar  0711-321213  [email protected]

Telephon Email

K102 Tri Ningga Perumnas Abadi Blok  C-12 Makassar  0711-520205 [email protected]

K103 Zahra Khalisa Komp. Palem Raya No. 10 Makassar  0711-631003 [email protected]

K104 Annisa Putri Komp. Kertapati Makassar  0711-715507 [email protected]

K105 Dika Anggara Anggara Perumahan Indah Blok E11 Makassar  0711-717687 [email protected]

Berikut ini langkah-langkah untuk memasukkan data karyawan ke dalam MYOB : 1. Masih Masih didala didalam m jendela jendela Cards Cards List List,, pilih pilih tab tab Employee lalu klik tombol New tombol New 2. Isi data data karyawan karyawan satu persatu persatu sesuai sesuai dengan dengan tabel diatas. diatas. Klik Klik tombol tombol tab pada pada keybord untuk berpindah antar kolom 3. Klik tombol tombol New kembali kembali untuk mengisi mengisi data data karyawan karyawan berikutnya berikutnya.. Setelah selesa selesaii klik  OK  4. Klik Klik Close Close untuk untuk menut menutup up Jendel Jendelaa Card Card List. List. 7.4 Membuat daftar produk jasa Selanjutnya anda akan membuat daftar produk jasa yang dijual oleh perusahaan. Data produk  tersebut sebagai berikut :

Daftar harga sewa mobil

30

Kode Jasa APV-H APV-B Avanza-H Avanza-B Innova-H Innova-B

Nama Jasa Sewa mobil APV Harian Sewa mobil APV Bulanan Sewa mobil Avanza Harian Sewa mobil Avanza Bulanan Sewa mobil Innova Harian Sewa mobill Innova Bulanan

Harga Rp 250.000 Rp 3.500.000 Rp 300.000 Rp 3.700.000 Rp 400.000 Rp 5.500.000

Daftar harga paket Wisata Kode PW-Yogya

Nama Paket Paket holiday Yogya

Harga/Orang Rp 2.000.000

Lama 3 ha hari 2 malam

PW-Bali

Paket holiday Bali

Rp 4.500.000

3 hari 2 malam

Fasilitas Tiket pesawat PP Hotel Transportasi & akomodasi Tiket pesawat PP Hotel Transportasi & akomodasi

Daftar kode tiket pesawat Tujuan Makassar-Jakarta Makassar-Surabaya Makas kassar-Yogya gyakarta Makassar-Jakarta Makassar-Denpasar Makassar-Medan

Surya Air 1-UPG-CGK   1-UPG-SUB 1-UPG-JOG JOG

Pelangi Air  

2-UPG-CGK   2-UPG-DPS 2-UPG-MES

Langkah-langkah adalah sebagai berikut : 1. Dari Dari jendel jendelaa Comman Command d Centre, Centre, Pilih Pilih modul modul Inventory  Inventory lalu Items lalu Items List  2. Pada kota kotak k dialog dialog Item Itemss List, List, klik klik tombo tomboll New untuk membuat data produk baru 3. Isi data produk produk jasa sewa mobil sesua dengan tabel Daftar harga sewa mobil 4. Karena produk tersebu tersebutt merupakan merupakan produk produk jasa jasa maka anda anda hanya hanya perlu member member anda anda chek pada kotak pilihan I pilihan I Sell This Item. Item. Sedangkan kotak pilihan I pilihan I Buy This Item dan I  dan I   Inventory This Item tidak perlu diisi karena jasa tidak mengenal transaksi beli dan  persediaan 5. Beralih Beralih ke tab selling selling details, details, isi harga harga jual jasa jasa di dalam kolom kolom isian isian Base Selling Selling Price. Price. Pada kolom Selling Unit of Measure, untuk sewa mobil harian isi Hari, Sedangkan untuk   bulanan Isi: Bln. 6. Ulangi langkah no 2 s/d 5 untuk membuat membuat data produk produk jasa jasa sewa mobil mobil lainnya. lainnya.

31

7. Berikutnya, Berikutnya, anda anda masukkan masukkan daftar daftar harga harga paket wisata wisata sesuai sesuai dengan dengan tabel Daftar harga tombol New kembali paket wisata. Klik tombol New 8. Isi data produ produ di dalam dalam jendela jendela Item Information Information tab Profile tab Profile 9. Sete Setela lah h sele selesa sai, i, kli klik k tab tab Item Details untuk membuat Description membuat Description Product  Product  10. Lanjutkan dengan mengisi harga harga jual dan kode pajak di dalam tabSelling tab Selling Details 32

33

11. Setelah selesai Klik OK, OK, ulangi langkah no. 7 s/d 10 untuk mengisi mengisi data paket wisata  berikutnya. 12. Klik Klik tombol tombol New  New kembali untuk membuat daftar produk tiket pesawat. Perusahaan menerima tiket dari pihak Airline setelah menyetor hasil penjualan tiket. Sebelum tiket habis terjual, tiket akan menjadi stok perusahaan. 13. Klik Klik tab Buying tab Buying Details untuk mengisi informasi detail pembelian tiket pesawat 14. Berikutnya klik tab Selling Selling Details untuk mengisi formulir detil penjualan. 15. Ulangi langkah no. 12 s/d 14 untuk mengisi mengisi daftar tiket pesawat lain 16. Klik Klik tombol tombol Close untuk menutup jendela Items jendela Items List 

34

35

MODUL III : PERSIAPAN DATA AWAL

36

Saldo awal akun adalah saldo akun pada awal periode akuntansi atau pada saat dimulainya sistem pencatatan akuntansi. Berikut ini neraca saldo awal periode PT. Prima Rent & Car Travel No. Akun 10000 11000 11101 11102 11201 11202 11500 11601 11602 11603 11604 12000 12100 12110 12200 12220 20000 21100 21200 30000 31000 32000

Nama Akun Aktiva Aktiva Lancar Kas Kas Kecil Bank Delta Bank Sejati Perlengkapan Kantor Deposit Tiket Domestik Deposit Hotel Asuransi dibayar dimuka Sewa dibayar dimuka Aktiva tetap Peralatan kantor Akum. Peny. Peralatan Kendaraan Akum. Peny. Kendaraan Kewajiban Hutang Usaha Pendapatan diterima dimuka Modal Modal Usaha Laba ditahan

Saldo

15.950.000 685.0000 59.188.000 10.000.000 1.000.000 30.000.000 12.500.000 8.000.000 2.500.000 6.500.000 (325.000) 431.572.000 (24.335.500) 91.560.000 3.850.000 430.000.000 27.824.500

Awal akun 8.1 Saldo Awal

Untuk mencatat saldo awal akun kedalam MYOB Accounting, ikuti langkah berkut 1. Pastikan Pastikan jendela jendela Commad Center Center Anda masih masih dalam keadaan keadaan aktif. aktif. Klik Klik menu Setup>Balances>Account Opening Balances 2. Kotak dialog dialog Account Opening Opening Balances Balances ditampilkan. ditampilkan. Masukka Masukkan n semua nilai nilai akun kedalam kotak Opening Balance 3. Misalny Misalnyaa anda anda masu masukkan kkan saldo saldo awal awal kas, Ketik  15950000 lalu tekan Enter. Enter. Kas Kecil : 685000 tekan Enter  tekan Enter dan dan seterusnya. Untuk nilai akun akumulasi penyusutan, tambahkan

tanda min (-) diawal penulisan Misalkan akun akumulasi penyusutan peralatan , ketik : -325000. 4. Masukkan Masukkan semua semua nilai saldo awal awal akun, akun, setelah setelah selesai selesai hasilny hasilnyaa pada baris baris Amount left to be allocated, harus terisi dengan angka 0 . Jika tidak, berarti saldo neraca tidak 

seimbang. Lakukan perbaikan sebelum melanjutkan pekerjaan anda. Setelah selesai klik  OK 

37

5. Cara lain lain untuk untuk mengetahui mengetahui apakah apakah saldo saldo awal neraca neraca seimba seimbang ng atau tidak, tidak, adalah adalah dengan melihat nilai pada akun : 3-009 Selisih pembukuan . Karena akun tersebut adalah akun yang menampung selisih antara saldo aktiva dengan passive. 6. Pilih mo modul dul Accounts lalu Klik  Acounts  Acounts List . Pilih tab Equity tab Equity,, jika nilai akun selisih  pembukuan menunjukkan angka 0 berarti saldo neraca seimbang. Dan tidak terdapat kesalahan pada pengisian akun aktiva dan passiva. 7. Klik tomb ombol Close untuk menutup jendela Accounts List 8.2 Saldo awal Supplie Supplier  r  Selanjutnya anda akan memasukkan nilai saldo awal masing-masing suppier. Caranya 1. Klik menu Setup kembali, pilih Balances lalu klik Supplier klik Supplier Balances 2. Klik tomb ombol Add ol Add Purchase untuk melanjutkan ke pengisian Historical pengisian Historical Purchase. Purchase. 3. Pada kolom kolom isian isian supplie supplierr name, name, klik tanda panah panah lalu lalu pilih pilih Nusantara Motor, klik Use klik Use Supplier. 4. MYOB akan akan memberikan memberikan ucapan ucapan selamat, selamat, karena karena nilai saldo saldo awal awal supplier supplier yang anda anda masukkan sama dengan nilai saldo awal hutang yang telah anda masukkan pada Account Opening Balances. Klik OK  Klik OK  5. Ketika Ketika tamp tampila ilan n kotak kotak konfirm konfirmasi asi MYOB MYOB,, klik  klik OK  OK , hasil pengisian saldo awal supplier  tersebut akan tampil di dalam kolom Amount Due. 6. Klik  Close  Close untuk menutup jendela Supplier Balances 7. Setelah Setelah semua data awal awal anda masukka masukkan n ke dalam MYOB, maka maka anda sudah sudah siap siap menggunakan MYOB untu mencatat transaksi keuangan anda. Tetapi sebelumnya, anda akan melakukan rekonsiliasi terlebih dahulu terhadap data-data tersebut. Rekonsiliasi ini  bertujuan ini : Memastikan bahwa saldo hutang, piutang, persediaan yang ada di dalam neraca sudah sama dengan saldo kartu hutang, kartu piutang dan kartu persediaan. Selain itu rekonsiliasi ini juga bertujuan untuk memeriksa apakah ada kesalahan lainnya pada tahap  pembuatan data baru. 8. Carany Caranya, a, dari jende jendela la Comman Command d Centre Centre pilih pilih modul modul Accounts lalu klik Company klik Company Data  Auditor.  Auditor. 9. Tampilan ampilan Company Company File Overview Overview yang yang berisi berisi data perusahaa perusahaan n dan versi MYOB yang yang digunakan

38

10. Klik tombol Next untuk menampilkan menampilkan jendela Account Reconciliation Review. Review. Klik  tombol Next untuk melanjutkan ke tahap Transaction Review. 11. Pada kolom Start Date isi tanggal awal periode akuntansi, akuntansi, misalnya 01/01/2008. Pada kolom End Date isi tanggal akhir periode, misalnya 31/01/2008. Setelah itu klik tombol Run Review. 12. Perhatikan pada semua baris keterangan Review Will. Will. Jika semua kelompok telah diberi tanda centang berarti tidak terdapat kesalahan dalam pengisian data. Sebaliknya jika ada kesalahan pada baris tertentu maka akan diberi tanda Tanya (?) 13. Klik Next untuk melanjutkan ke tahap review review terhadap kode pajak yang digunakan. 14. Langsung saja klik tombol Run Review, karena pengaturan tanggalnya masih sama seperti tahap sebelumnya 15. Klik finish. Jika tampilan konfirmasi konfirmasi MYOB yang menanyakan apaka anda ingin mencetak laporan tersebut. Klik Yes Yes jika anda ingin mencetak laporan dan No jika tidak. Untuk itu anda klik No. 16. Anda akan dibawa kembali ke jendela Command Centre. Centre. Sekarang anda sudah siap siap untuk  menggunakan MYOB Accounting.

MODUL IV : TRANSAKSI PENJUALAN JASA

Pada bab ini akan dibahas d ibahas transaksi penjualan jasa yang dilakukan oleh perusahaan. Transaksi tersebut meliputi pencatatan transaksi pemesanan, pembuatan faktur penjualan, pembayaran dimuka serta pelunansan pembayaran. 1. Penjualan Jasa Sewa Mobil Kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan jasa sewa mobil adalah sebagai berikut : •

Sewa mobil dapat dilakukan secara harian maupun bulanan, dapat menggunakan sopir  atau tidak 

•

39

Customer dapat melakukan pemesanan terlebih dahulu untuk mobil yang ingin disewa

•

Customer diharuskan mengisi formulir data pribadi secara lengkap dengan disertai fotocopy identitas

2. Menonaktifkan kode sewa mobil Sebelum anda mulai mencatat transaksi sewa mobil, terlebih dahu lu anda akan menonaktifkan menonak tifkan kode sewa untuk mobil yang saat ini masih ada di customer. Hal ini bertujuan untuk mengetahui mobil apa saja yang masih ada diperusahaan dan siap untuk disewakan. Berikut daftar mobil yang masih disewa oleh customer : Nama Customer Kode Sewa Tanggal habis sewa CV. Sentosa APV-B 01 Feb 08 Putra Innova-B 03 Jan 08 Untuk menonaktifkan kode sewa tersebut, ikuti langkah berikut ini : 1. Buka program program MYOB Accounting Accounting lalu lalu pilih file file Prima Rent Car&T Car&Travel ravel.myo .myo anda

2. Dari Dari jendel jendelaa Comman Command d Centre, Centre, pilih pilih modul modul Inventory  Inventory lalu klik  Item  Item List  3. Dari jendela jendela Item list, list, klik klik dua kali pada pada Item APV-B, APV-B, 4. Beri tanda tanda chek pada pada kotak pilihan pilihan Inactive Inactive Item. Item. Ketika Ketika tampil tampil informas informasii yang menyatakan bahwa anda telah menonaktifkan iem ini, klik OK  5. Kembal Kembalii ke jendela jendela Item Item Inform Informati ation, on, Klik Klik OK  6. Anda akan dibawa dibawa kembali kembali ke jendela jendela Item Item List. List. Berikutnya Berikutnya klik klik kode sewa Innova-B Innova-B,, nonaktifkan kode sewa tersebut dengan cara yang sama seperti langkah sebelumnya 7. Coba anda perhati perhatikan kan di dalam dalam jendela jendela Item List, List, kedua kedua kode sewa tersebu tersebutt masih masih tetap ada. Tetapi Tetapi jika anda melihat didalam kotak dialog Select from list nanti, kedua sewa tersebut tidak akan ditampilkan lagi 8. Klik Klik Close Close untuk untuk menutup menutup kotak kotak dialog dialog Item Item List. List. 3. Transaksi Sewa mobil Sebagai contoh transaksi sewa mobil yang terjadi pada bulan januari adalah •

Tgl 2 januari disewa mobil Avanza Avanza oleh Linda selama 20 Hari yang dibayar secara tunai (Kas).

Untuk mencatat transaksi tersebut ke dalam MYOB, ikuti langkah dibawah ini : 1. Pastikan Pastikan anda masih berada di jendela jendela Command Command Centre, Centre, pilih pilih modul modulSales Sales.. Berikut  penjelasan singkat tentang fungsi-fungsi yang terdapat didalam modul Sales. • • •

•

40

Sales Register : digunakan untuuk menampilkan semua daftar transaksi penjualan Enter Sales : digunakan untuk membuat faktur penjualan Receive Payments : digunakan untuk memasukkan penerimaan pembayaran piutang dari customer  Print Receipts : digunakan untuk mencetak daftar penerimaan penjualan

Print/Email Invoices : digunakan untuk mencetak atau mengirim tagihan (invoice) via email. Print/Email Statements : digunakan untuk mencetak atau mengirim statement, yang •  berisi semua informasi yang berhubungan dengan pelanggan. MYOB menyediakan dua tipe statement yaitu faktur dan aktivitas. Transaction Journal : digunanakn untuuk menampilkan jurnal transaksi • 2. Klik Enter   Sales, untuk menampilkan kotak dialog Sales-New-Service. MYOB •

menyediakan tiga pilihan status penjualan. Quote : digunakan untuk membuat penawaran atau permintaan barang. Pilihan ini hanya digunakan untuk kepentingan Internal. Order : digunakan untuk membuat pesanan penjualan • Invoice : digunakan untuk membuat faktur penjualan • 3. Pilih Pilih INVOICE INVOICE karena karena anda anda akan akan langsung langsung membuat membuat faktur faktur penjualan penjualan •

4. Klik tombol tombol Layout Layout untuk untuk memilih memilih layout layout yang yang digunakan. digunakan. MYOB MYOB menyediakan menyediakan 5  pilihan diantaranya ; b ersifat jasa dan daftar produknya tidak  Serivce : digunakan untuk transaksi yang bersifat terdapat di dalam Item List. Item : layout ini digunakan untuk transaksi penjualan barang atau jasa yang daftar  •  produknya ada didalam Item List. Professional : layout ini digunakan untuk transaksi yang bersifat jasa • Time Billing : layout ini digunakan untuk transaksi penjualan atas aktivitas jasa yang • dicatat di dalam kartu aktifitas Miscellaneous : layout ini digunakan untuk mecatat transaksi penjualan dengan tujuan • tidak untuk dicetak dan dikirim. 5. Pilih lay layout out Item, lalu klik OK  klik OK  •

6. Klik tanda tanda panah panah pada kolom kolom Customer Customer,, untuk memili memilih h nama customer  customer  7. Karena customer customer tersebut tersebut belum pernah melakukan melakukan transaks transaksii dengan dengan perusahaan perusahaan,, maka andan harus membuat datanya terlebiih dahulu. Klik tombol New tombol New 8. Di dalam dalam kotak kotak dialog dialog Card Inform Information, ation, isi data data pribadi pribadi customer  customer  9. Sete Setela lah h sele selesa saii klik  klik OK  OK  10. Kembali ke kotak dialog dialog Sales-New Item. Item. Klik kembali tanda panah pada kolom customer, lalu klik customer : Linda, Klik Use Klik Use Customer  11. Perhatikan pada kolom isian isian Ship to akan langsung terisi dengan nama dan alamat customer  12. Hilangkan Hilangkan tanda check pada kotak kotak pilihan Tax Inclusive , karena harga sewa tidak  termasuk pajak 

41

13. Masukkan no Invoice tidak melebihi 8 karakter di dalam kolom Invoice #. Misalnya Misalnya no Inoivce : S-0051. Lalu tekan tombol Tab, pada kolom tanggal ketik 02/01/2008 . Kosongkan kolom isian Cutomer PO #. Tekan Tab Tab kembali sampai ke kolom isian Ship. 14. Dalam kolom kolom Ship Ship ketik ketik : 20 (sewa selama 20 hari). Kosongkan K osongkan kolom Backorder. Tekan tombol Tab Tab sampai tampil kotak dialog Select From list. Coba anda perhatikan, kode sewa mobil yang sebelumnya telah dinonaktifkan dinonak tifkan yaitu kode sewa APV-B dan Innova-B tidak ditampilkan lagi. 15. Pili Pilih h Avanza-H , lalu klik Use klik Use Item 16. Tekan tombol Tab Tab kembali, secara otomatis harga jual sewa akan tampil, pastikan kolom Tax terisi dengan tarif PPN 17. Pada kolom Item Number, Number, klik tanda panah kode sewa untuk membuka jendela Item Item Information 18. Klik pilihan Inactive Inactive Item untuk menonaktifkan kode sewa tersebut. tersebut. Ketika tampil konfirmasi MYOB klik OK. Klik OK kembali untuk mentup jende la Item Information. 19. Klik tanda panah pada kolom tax yang sejajar dengan kolom Freight, lalu pilih kode  pajak N-T 20. Karena dibayar secara tunai, maka anda masukkan jumlah harga sewa sewa didalam kolom Paid Today Today sebesar Rp 6.600.000 (ketik 6600000 tanpa spasi). Tekan Tab, perhatikan  pada baris Balance Due akan terisi : Rp 0,00 yang berarti pembayaran lunas dan tidak  ada saldo piutang lagi untuk customer tersebut. Klik tombol Details tombol Details untuk menampilkan kotak dialog Applied Payment Details 21. Klik tombol pilihan pilihan Group with Undeposited Funds (Akun penampung penerimaan sementara) yaitu Kas. Klik OK 

42

22. Pilih Pilih tombol tombol print untuk mencetak faktur penjualan atau tombol Send To untuk  mengirim faktur penjualan via Email atau Fax 23. Klik tombol Record Record untuk menyimpan transaksi penjualan, lalu klik Cancel untuk  kembali ke jendela Command Centre Pencatatan transaksi dalam faktur penjualan tersebut, secara otomatis akan langsug dicatat dalam  jurnal pencatatan dan penerimaan kas. Untuk menampilkan, ikuti langkah berikut : 1. Masih Masih dijen dijendel delaa Comman Command d Centre Centre,, klik  klik Tran Transaction saction Jurnal  2. Terdapat erdapat tujuh Tab Tab yang dapat anda pilih pilih untuk untuk menampilkan menampilkan jurnal yang yang anda inginkan inginkan 3. Pilih Pilih Tab Tab Sales Sales,, pada pada koloom koloom isia isian n Dated From ketik tanggal : 01/01/2008 tekan Tab lalu  pada kolom isian To To ketik Tanggal Tanggal : 31/01/2008 4. Kosongkan Kosongkan kolom isian isian ID From From lalu lalu tekan Tab Tab lagi, hasilny hasilnyaa Jurnal penjual penjualan an 5. Untuk menampilkan menampilkan jurnal jurnal penerimaa penerimaan n kas, kas, klik klik Tab Tab Receipts  Receipts 6. Klik  Close  Close untuk menutup Jendela Trasaction Journal.

4. Trans Transaks aksii peme pemesana sanan n sewa sewa mobil mobil Berikutnya anda akan melakukan pencatatan untuk transaksi pemesanan sewa mobil. Sebagai contoh, pada bulan Januari terjadi transaksi sebagai berikut : •

43

Tanggal 4 januari dipesan mobil Innova oleh Ria selama 7 hari

Untuk transaksi tersebut anda akan membuatkan order penjualan, langkahnya sebagai berikut : 1. Pilih mo modul dul Sales kembali, lalu pilih Enter pilih Enter Sales 2. Pilih Pilih status penjualan penjualan ORDER karena karena anda akan akan membuat membuat pesanan pesanan penjualan. penjualan. Lalu Lalu anda klik tanda pada kolom Customer  3. Klik tombol New untuk membuat membuat data data customer customer baru. 4. Setelah Setelah selesai selesai klik OK. OK. Kembali Kembali ke kotak kotak dialog Sales-N Sales-New ew Item, Item, klik tanda tanda panah Customer pilih Ria, lalu klik Use Customer  5. Pastikan Pastikan layout penjuala penjualan n adalah Item. Item. Non aktifkan aktifkan pilihan pilihan Tax Tax Inclusvive. Inclusvive. Pada kolom kolom Invoice # ketik nomor invoice nya, misalnya S-0054. Tekan Tab Tab 6. Isi tanggal tanggal pemesanan pemesanan : 04/01/08 04/01/08 tekan Tab Tab sampai sampai ke kolom Ship, ketik ketik lama sewa sewa yaitu 7 hari. Pilih Item Number : Innova-H, lalu klik Use Item 7. Tekan Tab, Tab, maka secara otomatis otomatis harga harga sewa akan langsung langsung terisi, terisi, pastikan kolom kolom Taxi Taxi terisi dengan PPN. Untuk kode pajak yang sejajar dengan kolom isian Freight, ubah menjadi N-T 8. Tekan Tab, Tab, kosongkan kosongkan kolom Paid Paid Today Today,, karena belum ada ada pembayaran pembayaran 9. Perhatikan Perhatikan pada kolom kolom Balance Balance Due akan teris terisii dengan dengan Rp 3.080.000,- nilai tersebut merupakan total harga sewa yang harus dibayar  diba yar  10. Klik Klik tombol tombol Details  Details.. Pilih Group with Undeposted Funds, klik OK  klik OK  11. Setelah selesai klik tombol tombol Record. Klik Cancel untuk kembali jendela Command Command Centre

5. Pengambilan Pesanan Sewa Mobil Selanjutnya anda akan mencatat transaksi pengambilan pesanan sewa mobil yang telah dipesan oleh Ria dan pelunasan pembayarannya. pe mbayarannya. Misalkan terjadi transaksi seperti dibawah ini : •

Tanggal 6 januari diambil pesanan sewa mobil oleh Ria dan diterima pelunasan  pembayarannya, secara tunai

Untuk memasukkan transaksi tersebut ke dalam MYOB, ikuti langkah berikut ini : 1. Dari Dari jende jendela la Comman Command d Centr Centre, e, kli klik  k Sales Sales Register  2. Jendel Jendelaa Sales Sales Regi Registe sterr ditam ditampil pilkan kan

44

Terdapat 6 tab didalam jendela Sales Register, yaitu : All Sales : menampilkan semua transaksi penjualan Quotes : menampilkan transaksi permintaan atau penawaran • Orders : menampilkan transaksi pesanan penjualan • Open Invoices : menampilkan transaksi penjualan yang belum diterima pembayarannya • Returns&Credits : menampilkan transaksi retur penjualan • Closed Invoices : menampilkan transaksi penjualan yang sudah lunas • 3. Pilih tab Orders pada Orders pada kolom Search by pilih All Customer. Customer. Isi Isi kolom Dated From : •

01/01/2008 , tekan Tab lalu ketik tanggal : 31/01/2008 tekan Tab kembali.

4. Tampil ampil transa transaksi ksi pesana pesanan n penjuala penjualan n tanggal tanggal 04/01/2008 , no pesanan S-0054 atas nama Ria. Pada kolom Amount berisi nilai total penjualan sedangkan pada kolom Amt Due

 berisi nilai sisa yang masih harus dibayar  5. Klik tanda panah pada transak transaksi si order order penjualan penjualan terseb tersebut ut 6. Setelah Setelah kotak dialog dialog Sales-Edit Sales-Edit Item Item tampil, tampil, klik tombol tombol Invoice Invoice untuk membuat membuat faktur  faktur   penjualannya. 7. Didalam Didalam jendela jendela Sales-New Sales-New tampil tampil faktur faktur penjualan penjualan atau atau Invoice Invoice yang telah telah berisi berisi data sesuai dengan pesanan. Tekan tombol Tab, ganti no invoice menjadi : S-0055. Tekan tab lagi, isi tanggal pengambilan pesanan : 06/01/2008 8. Pada kolom kolom Item Number Number,, klik tanda tanda panah baris baris transaksi transaksi untuk untuk membuka membuka kotak dialog dialog Item Information. 9. Beri tanda tanda Check pada pada kota pilihan pilihan Inactive Inactive Item, Item, ketika ketika tampil tampil informasi informasi MYOB MYOB Accounting klik OK  klik OK  45

10. Klik OK kembali, kembali, untuk menutup kotak dialog Item Information. Information. 11. Setelah selesai, Klik Klik tombol Record untuk menyimpan faktur penjualan 12. Ketika tampil kotak konfirmasi MYOB MYOB Accounting klik OK  13. Anda akan dibawa dikotak dialog Sales Register. Register. Perhatikan Perhatikan pada tab Orders sekarang telah kosong, karena pesanan tersebut telah diganti menjadi faktur penjualan dan masuk  ke dalam tab Open Invoice. Setelah faktur penjualan dibuat, berikutnya anda akan mencatat pelunasan pembayarannya. Cara 1. Masih Masih di dalam jendela jendela Sales Sales Regist Register er,, pilih pilih tab tab Open Invoices, Invoices, atau cara lainnya anda dapat menggunakan pilihan Recive pilihan Recive Payment yang Payment yang mempunyai fungsi sama di dalam modul Sales dan mdul Banking. 2. Klik tanda tanda panah pada pada baris transa transaksi, ksi, faktur faktur penjualan penjualan ditampi ditampilkan, lkan, klik klik tombol tombol Payment untuk melanjutkan ke tahap penerimaan pembayaran

3. Klik pilihan pilihan Group Group with with Undeposited Undeposited Funds Funds (Kas) karena karena pembayara pembayarannya nnya dilakukan dilakukan secara tunai. Kolom Balance menunjukkan saldo akun Kas pasa saat ini. Pastikan nama customer terisi dengan nama Ria. 4. Ketik Ketik jumlah jumlah yang yang diba dibayar yarkan kan : 3080000 didalam kolom Amount Received , tekan tab. Klik tanda panah pada kolom Payment Method, pilih Cash lalu klik tombol Use Method 5. Tekan Tab Tab dua kali, kali, ketik ketik keterangan keterangan didalam didalam kolom kolom Memo Memo : Pembayaran sewa mobil,, tekan Tab 6. Pada kolom kolom ID # isi nomor bukti kas masuk, masuk, mislanya mislanya : KM-010. Tekan Tab kembali, ketik tanggal pembayaran 06/01/2008. 7. Tekan tombol Tab Tab empat kali. kali. Pada kolom Amount Amount Applie Applied d otomatis otomatis akan terisi dengan dengan  jumlah pembayaran dan pada kolom Out of Balance akan bernilai Rp.0,00 8. Klik tombol tombol Record Record untuk untuk menyimpannya. menyimpannya. Klik Klik tombol tombol Cancel untuk menutup menutup faktur  faktur   penjualan 9. Kembali Kembali kekotak dialog dialog Sales Sales Register Register,, tab Open Invoices Invoices kini kini telah telah kosong, karena karena transaksi penjualan tersebut masuk kedalam tab Closed Invoices 10. 10. Klik  Klik Close untuk menutup kotak dialog Sales Register  11. Untuk menampilkan menampilkan jurnal transaksinya, klik Transact klik Transaction ion Jurnal . Pilih tab Sales lalu masukkan Dated masukkan Dated From : 01/01/2008 dan To : 31/01/2008 12. Klik Klik tab Receipts tab Receipts untuk menampilkan jurnal penerimaan kas 13. Klik Close untuk menutup jendela Transaction Journal 46

6. Transaksi Pengembalian Sewa Mobil Untuk transaksi pengembalian sewa mobil anda tidak akan membuat jurnal. Anda hanya akan mengaktifkan kembali kode sewa untuk mobil yang telah dikembalikan oleh customer. customer. Misalnya 1. Tanggal 3 januari januari,, dikembalikan dikembalikan mobil mobil Innova Innova oleh Putra Putra karena karena masa sewanya sewanya telah telah habis 2. Tanggal 12 januari januari,, dikembalikan dikembalikan mobil mobil Innova Innova oleh Ria Ria karena masa masa sewanya sewanya telah telah habis 3. Tanggal 13 januari, januari, dikembali dikembalikan kan mobil Avanza oleh Linda Linda karena masa masa sewanya telah telah habis. Untuk mengaktifkan kembali kode sewa mobil tersebut langkahnya adalah : 1. Dari Dari jendel jendelaa Commad Commad Cent Centre, re, pili pilih h modul modul Inventory lalu klik  Items  Items List  2. Di dalam dalam jendela jendela Items Items List, List, klik dua kali kali pada kode sewa sewa Innova-B 3. Hilang Hilangkan kan tand tandaa check check pada pada kotak kotak pilih pilihan an Inactive Item

4. Klik OK   5. Ulan Ulangi gi lang langka kah h no. no. 2 s/d 4 untuk menonaktifkan kode sewa mobil lainnya 6. Setela Setelah h itu klik klik Close Close untuk untuk menut menutup up jendel jendelaa Items List 

7. Penerimaan Tiket Pesawat

47

Transaksi penerimaan stok tiket pesawat baru akan dicatat dalam modul Purchase. Hal itu di karenakan perusahaan menganggap transaksi tersebut sama dengan transaksi pembelian yang menimbulkan adanya hutang kepada pihak lain. Sebagai contoh, berikut ini daftar tiket yg diterima perusahaan pada tanggal 2 januari 2008 Daftar harga tiket Route Surya Air UPG-CGK UPG-SUB UPG-JOG Pelangi Air UPG-CGK UPG-DPS UPG-MES

Pax Paid

Komisi

Agen Paid

Jumlah tiket

400.000 500.000 450.000

50.0000 40.000 50.000

350.000 460.000 400.000

10 5 10

375.000 600.000 550.000

45.000 50.000 50.000

330.000 550.000 500.000

10 10 5

Untuk mencatat transaksi tersebut kedalam MYOB ikuti langkah berikut ini : 1. Dari jendela jendela Command Command Centre, Centre, pilih pilih modul Purchases Purchases 2. Klik Enter   Purchases untuk membuka kotak dialog Purchases-New Service . Ganti layout pembelian menjadi Item. Klik tombol panah di sudut kiri atas untuk menentukan status pembelian 3. Pilih BILL lalu klik tanda panah pada kolom Supplier, pilih Supplier Surya Air lalu klik  Use Supplier. 4. Hilang Hilangkan kan tanda tanda Check Check pada pada kolo kolom m Tax Inclusive 5. Perhatikan Perhatikan pada kolom kolom Ship Ship to akan langsung langsung terisi terisi dengan dengan nama dan dan alamat perusa perusahaan. haan. Tekan Tab untuk mengisi nomor faktur pada kolom Purchase #, ketik P-100 lalu isi tanggal : 02/01/2008 tekan Tab 6. Kosongkan Kosongkan kolom Suppli Supplier er Inv#. Pada Pada kolom Bill Bill ketik ketik : 10, tekan tekan Tab Tab maka kolom kolom Received akan otomatis terisi. 7. Kosongkan Kosongkan kolom kolom Backorder Backorder,, tekan Tab lagi lalu pilih pilih kode kode item : 1-PLM-CGK , tekan Tab kembali, ketika harga beli : Rp 350.000 8. Ubah tariff tariff pajak pajak pada kolom kolom Tax Tax dengan tarif tarifff N-T masukkan masukkan kembali kembali quantity quantity  pembelian berikutnya 9. Tekan Tab lagi, lagi, kosongka kosongkan n kolom kolom Paid Paid Today Today 10. Setelah Setelah selesai selesai klik tombol tombol Record   Record  11. Ketika tampil kotak konfirmasi konfirmasi MYOB Accounting yang menanyakan apakah anda ingin mengubah kode pajak yang digunakan, klik NO 48

12. Ulangi langkah no. 3 s/d 10 untuk memasukkan memasukkan transaksi penerimaan stok tiket tiket dari Pelangi Air dengan nomor faktur pembelian : P-210. 13. Setelah selesai klik klik Cancel untuk menutup menutup kotak dialog Purchaes-New Item 14. Kembali ke jendela Command Command Centre, untuk melihat melihat jurnal transaksi transaksi pembelian yang  baru saja dibuat, klik Trans klik Transaction action Journal  Jo urnal  15. Pilih tab Purchases pada kolom isian Dated From ketik : 01/01/2008 ,To : 31/01/2008 16. Klik Close untuk menutup kotak dialog Transaction Journal Journal

49

8.

Penjualan Tiket pesawat

Untuk mencatat transaksi penjualan tiket pesawat, perusahaan menggunakan satu nama customer  yaitu Customer Umum. Contoh daftar trasaksi penjualan 1. tanggal 3 januari, terjadi penjualan tiket sebagai berikut : Route

Maskapai

Jumlah

UPG-CGK

Surya Air

2

UPG-SUB

Surya Air

1

UPG-CGK

Pelangi Air

3

UPG-MES

Pelangi Air

2

2. Tanggal 5 januari, terjadi penjualan tiket sebagai berikut : Route

Maskapai

Jumlah

UPG-CGK

Pelangi Air

5

UPG-JOG

Surya Air

2

UPG-MES

Pelangi Air

2

UPG-CGK

Surya Air

5

Langkah-langkah pencatatan ke dalam MYOB adalah sebagai berikut : 1. Dari Dari jendel jendelaa Comman Command d Centre, Centre, pilih pilih modul modul Sales lalu klik  Enter  Enter Sales 50

2. Pilih Pilih status penjualan penjualan Invoice, Invoice, lalu lalu klik tanda panah panah pada kolom Customer Customer.. Klik tombol tombol  New untuk membuat data customer. customer. 3. Beri nama : Customer Customer Umum, Umum, dengan dengan kode : C05, lalu klik OK  4. Klik kembali kembali tanda panah panah pada kolom custome customer, r, lalu pilih pilih Customer Customer Umum 5. Tandai kotak kotak pilihan pilihan Tax Tax Inclusive. Inclusive. Ketik Ketik nomor Inovoice Inovoice # : S-0053, S-0053, masukkan masukkan tanggal 03/01/2008. Tekan Tab, Tab, pada kolom ko lom Ship ketik : 2 tekan Tab. Pilih kode tiket : UPGCGK. Pada kolom Tax pilih kode pajak p ajak N-T. 6. Masukk Masukkan an jumlah jumlah dan dan kode tike tikett beriku berikutny tnya. a. 7. Ganti kode kode pajak yang sejajar sejajar dengan dengan kolom Freight Freight menjadi menjadi N-T. N-T. pada kolom Today Today masukkan jumlah pembayarannya : 3525000. 8. Klik tombol tombol Details Details lalu lalu pilih pilih Group With With Undeposit Undeposited ed Funds kemudian kemudian klik klik OK  9. Di dalam dalam kolom kolom journal journal Memo, Memo, ketik ketik : Penjualan Penjualan Tiket Tiket Pesawat Pesawat 10. Klik tombol Record untuk menyimpan menyimpan faktur penjualan tersebut 11. Ulangi langkah no. 4 s/d 10 untuk tansaksi tansaksi selanjutnya. 12. Setelah Setelah selesai, selesai, klik  klik Cancel  Cancel untuk untuk kembali ke jendela Commad Centre 13. Transaksi penjualan tersebut akan dicatat dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas. Untuk menampilkannya klik Tr klik Transaction ansaction Journal  14. Pilih tab Sales, Sales, pada kolom Dated From ketik tanggal : 01/01/2008, To : 31/01/2008 15. Pilih Pilih tab Receipts tab Receipts untuk menampilkan jurnal penerimaan kas. 16. 16. Klik  Klik Close Close untuk kembali ke jendela Command Centre.

9. Penjualan Paket Wisata Berikutnya anda akan mencatat transaksi penjualan paket wisata. Sebagai contoh : pada tanggal 7  januari, dijual paket wisata Bali kepada CV. CV. Sentosa sebanyak 9 paket @ Rp. 4.500.000, pembayaran dilakukan melalui transfer Bank Delta. Pelaksanaan tour pada tanggal 20 januari 2008. •

Perhitungan : (9 X Rp 4.500.000,-) + PPn 1 % = Rp 40.905.000,-

1-1201

Bank Delta

Rp 40.905.000,-

2-1200

Pendapatan diterima dimuka

Rp 40.905.000,-

Untuk mencatat transaksi tersebut ke dalam MYOB ikuti langkah berikut ini : 1. Dari jendela jendela Commad Commad Centre, Centre, pilih pilih modul modul Banking, Banking, klik Receive Receive Money

51

2. Kotak dialog dialog Receive Receive Money Money ditampil ditampilkan kan klik klik tombol tombol pilihan pilihan Deposit Deposit to Account pilih pilih akun Bank Delta lalu klik Use Account 3. Biarkan Biarkan Tax Tax Inclusive Inclusive dalam keadaan keadaan terpilih. terpilih. Ketik Ketik nomor bukti bukti kas masuk masuk di dalam kolom ID# misalnya : KM-009 tekan Tab. Masukkan tanggal transaksi : 07/01/2008 tekan Tab 4. Klik tanda tanda panah kolom isian isian Payor, Payor, lalu lalu pilih CV. CV. Sentosa, Sentosa, tekan Tab Tab 5. Masukkan Masukkan jumlah jumlah uang yang diteri diterima ma pada kolom kolom Amount Receive Received d : Rp 40.905.000 40.905.000 ( sudah termasuk pajak wisata 1%) tekan Tab. 6. Klik tanda tanda panah panah pada kolom kolom Payment Payment Method. Method. Klik Klik tombol tombol New untuk untuk membuat membuat metode pembayaran baru. Ketik : Transfer Bank pada kolom isisan Payment Method, lalu  pilih Method Type Type : Other kemudian klik ok  7. Klik kembali kembali tanda tanda panah Payment Payment Method, Method, pilih pilih Transfe Transferr Bank lalu lalu klik Use Method Method 8. Pada kolom kolom Isian Isian Memo Memo ketik : Penjualan Penjualan 9 paket paket wisata wisata bali, bali, tekan tekan Tab Tab 9. Tekan Tab Tab kembali, kembali, tampil kotak kotak dialog Select Select From List. List. Pilih Pilih akun Pendapatan Pendapatan diterima diterima dimuka (karena tur belum dilaksanakan jadi belum dapat diakui sebagai pendapatan ) klik  Use Account 10. Di dalam kolom Amont ketik nilai pendapatan yaitu : Rp 40.905.000 11. Tekan Tab Tab sampai kolom Memo, lalu ketik : PW-Bali, PW-Bali, tekan Tab Tab lagi pilih kode tarif   pajak N-T 12. Perhatikan pada kolom Out of Balance akan bernilai Rp. 0,00 13. Klik tombol Record Record untuk menyimpan transaksi penerimaan uang. Klik Cancel untuk  menutup kotak dialog Receive Money 14. Transaksi yang yang baru saja anda masukkan akan dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Untuk melihatnya klik Transaction Journal 15. Pilih tab Recepits, isi isi Dated From : 01/01/2008 To : 31/01/2008 16. Klik Close untuk menutup Jendela Transaction Journal.

10. Laporan Penjualan

52

MYOB menyediakan fasilitas Report yang berfungsi untuk menampilkan laporan semua aktifitas dan transaksi yang telah dimasukkan ke dalam MYOB, salah satunya adalah laporan penjualan yaitu laporan yang yang berhubungan dengan aktifitas penjualan. Untuk menampilkannya ikut langkah berikut ini : 1. Dari jendela jendela Command Command Centre, Centre, pada baris baris Commad Commad Panel Panel Klik Klik tombol tombol drop down Reports lalu pilih Sales. 2. Tampil ampil jendel jendelaa Index Index to Repo Reports rts 3. Didalam Didalam kolom Name Name terdapat terdapat beberapa beberapa kolom kolom laporan laporan yang dapat anda pilih pilih sesuai sesuai dengan kebutuhan anda. 4. Didalam Didalam kolom Item Item pilih pilih Sales Detail Detail untuk melihat melihat laporan laporan penjuala penjualan n per item. item. Lalu klik tombol Customise 5. Kotak dialog dialog Report Report Customisati Customisation-Sale on-Saless Detial ditampi ditampilkan lkan pada kolom kolom Items Items anda  pililh All 6. Pada tab Advanced Advanced filtes, filtes, masukkan masukkan periode periode laporan laporan pada kolom kolom Dated From. From. Misalnya Misalnya Januari lalu pada kolom To juga pilih Januari secara otomatis akan tampil tanggal awal dan akhir periode 7. Pada kolo kolom m Sale Sale Status Status pil pilih ih All Invoic Invoices es 8. Selanjutnya Selanjutnya klik klik tab Repost Repost Fiedls. Fiedls. Pada kolom Available vailable Fields Fields terdapat terdapat nama fileds fileds yang dapat dipilih untuk ditampilkan dalam laporan; kolom Selected Fields akan menampung nama-nama fields yang akan ditampilkan 9. Untuk memili memilih h field yang yang ingin ditampi ditampilkan, lkan, anda anda klik kotak kotak yang terdapat terdapat tanda tanda centang centang disebelah kolom Available Available fields. Maka nama fields akan tampil di dalam kolom Selected Fields, mislanya anda klik kotak disebelah kan an field Untis on Hand 10. Hasilnya field Unit on Hand akan tampil didalam kolom Selected Fields 11. Klik tab Finishi Finishing ng 12. Setelah Setelah selesai Klik Klik Display Display 13. Untuk mencetak mencetak klik klik tombol tombol Print.  Print.

53