BAB I MENGENAL MYOB ACCOUNTING 18
Myob Accounting 18 adalah versi terbaru dari program aplikasi akuntansi populer yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan pembukuan secara otomatis, lengkap , cepat dan akurat. Myob terkenal dengan kemudahannya, sehingga pengguna awam pun dapat menguasai langkah pengoperasiannya secara cepat. Pada versi terbaru ini, Myob ( Mind Your Own Business) Business) telah menambahkan fitur-fitur baru seperti editing pada transaksi Pay Bill dan Receive Payment Payment yang sudah direcord, Lock Period yang fleksibel fl eksibel dan fitur-fitur baru lainnya. Selain itu Myob Accounting 18 kini juga dapat berjalan pada sistem operasi Windows Vista dan Windows 7. Berbeda dengan Myob sebelumnya yang tidak kompatibel pada kedua sistem operasi tersebut. A. Membuka Program Myob Accounting 18 Berikut langkah-langkah untuk membuka program Myob Accounting 18 melalui sistem operasi windows 7 : 1. Klik tombol Start pada Windows Taskbar 2. Pilih All Program, drag scrolbar ke bawah lalu klik pada folder Myob Acconting v 18 lalu pilih Myob Accounting v 18 3. Jendela welcome to MYOB Accounting ditampilkan Terdapat lima tombol untuk mengakses program Myob, berikut fungsi dari kelima tombol tersebut : Open, digunakan untuk membuka file yang telah dibuat Create, untuk membuat file atau data perusahaan perusahaan yang baru Explore, untuk membuka file contoh yang telah disediakan oleh Myob What’s New , digunakan untuk melihat fiturfitur baru pada Myob Exit, digunakan untuk mengakhiri atau menutup program Myo B.Membuat Data Perusahaan Setelah membuka Myob Accounting 18, langkah selanjutnya adalah membuat data perusahaan. Sebagai contoh, kita akan menggunakan transaksi-transaksi transaksi-transaksi yang terjadi pada perusahaan dagang.
Berikut data singkat mengenai perusahaan : Nama Perusahaan Perusahaan : Mutiara Furniture Alamat : Jl. Sinar Mentari No. 33 Palembang Telp/ Fax : 0711 – 0711 – 998877 998877 / 998878 Email :
[email protected] Untuk membuat data perusahaan ikuti langkahlangkah berikut ini : 1. Klik tombol Create. Tampil jendela Introduction Welcome to the MYOB New Company File Assistant. Klik tombol next untuk melanjutkan ke tahap pengisian data perusahaan. 2. Pada jendela Company Information, masukan data perusahaan. 3. Setelah selesai klik tombol Next. Jendela Accounting Information ditampilkan, Anda isi periode akuntansi yang akan digunakan perusahaan, dimulai dari tahun tutup buku (Current Financial Year ) : 2011, bulan tutup buku (Last Month of Financial Year ) : December, bulan awal pembukuan (Conversion Month) Month) : January dan periode akuntansi yang digunakan (Number of Accounting Periods) Periods) : Twelve atau 12 bulan.
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
4. Setelah selesai klik tombol Next. Jendela Accounting Information ditampilkan, Anda isi periode akuntansi yang akan digunakan perusahaan, dimulai dari tahun tutup buku (Current (Current Financial Year ) : 2011, bulan tutup buku ( Last Last Month of Financial Year ) : December, bulan awal pembukuan (Conversion (Conversion Month) Month) : January dan periode akuntansi yang digunakan ( Number of Accounting Periods) Periods) : Twelve atau 12 bulan. 5. Klik tombol Next. Tampil jendela yang berisi informasi periode akuntansi sesuai pengaturan yang telah Anda lakukan sebelumnya. Periksa kembali informasi yang ditampilkan, jika ada kesalahan klik tombol Back untuk memperbaikinya, jika tidak klik Next. 6. Klik Next pada jendela Account List, pilih cara atau metode pembuatan akun yang digunakan. digunakan. Myob menyediakan menyediakan tiga pilihan pembuatan pembuatan akun yaitu : I would like to start with one of the list provided by MYOB Accounting , artinya Anda akan menggunakan menggunakan daftar akun yang telah disediakan oleh MYOB. I woul d like to import to list of account provided by my accountant after I’m done creating my company file. file. Artinya Anda akan mengimpor daftar akun dari file lain. I would like build my own account list once begin using MYOB, MYOB, artinya Anda akan membuat sendairi daftar akun secara langsung. 7. Klik pada pilihan kedua lalu klik Next. 8. Tampil jendela Company File, yang berisi informasi likasi penyimpanan file data perusahaan yang baru saja dibuat. Standarnya file disimpan di dalam folder C:\Accounting18\Mutiara Furniture.myo. 9. Untuk mengubah lokasi penyimpanan file klik tombol Change , jika tidak klik tombol Next. 10.Proses 10. Proses pembuatan data perusahaan dijalankan. Setelah proses selesai, di dalam jendela j endela Conclusion akan tampil informasi Congradulations! Yang berarti bahwa pembuatan data perusahaan perusahaan telah sukses. 11.Untuk 11. Untuk masuk ke menu utama Myob klik tombol Command Center. 12.Menu 12. Menu utama Myob Accounting 18 ditampilkan.
C.Area Kerja Myob Accounting 18 Setelah pembuatan data perusahaan selesai, maka akan tampil menu utama Myob Accounting 18 atau Command Center. Berikut ini uraian singkat tentang area dan fungsi dari Command center. 1. Baris Menu Berisi menu-menu menu-menu yang berfungsi untuk mengakses mengakses perintah-perintah pada Myob Myob yaitu File,Edit, List, Command Centres, setup, dll. 2. Baris Judul Menampilkan nama file yang sedang aktif, misalnya : Mutiara Furniture-Command Centre 3. Nama Modul Modul dan Help Menampilkan nama modul yang terpilih, misalnya ACCOUNT, dan simbol tanda tanya ( ? ) merupakan merupakan tombol Help atau bantuan yang akan menghubungkan Anda dengan jendela Myob Help. 4. Modul Terdiri dari 6 modul yang berfungsi untuk mencatat seluruh kegiatan dan transaksi-transaksi perusahaan. Berikut ini uraian singkat tentang fungsi fungsi masing-masing masing-masing modul. MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.c firdausy2008.wordpress.com om
2
4. Setelah selesai klik tombol Next. Jendela Accounting Information ditampilkan, Anda isi periode akuntansi yang akan digunakan perusahaan, dimulai dari tahun tutup buku (Current (Current Financial Year ) : 2011, bulan tutup buku ( Last Last Month of Financial Year ) : December, bulan awal pembukuan (Conversion (Conversion Month) Month) : January dan periode akuntansi yang digunakan ( Number of Accounting Periods) Periods) : Twelve atau 12 bulan. 5. Klik tombol Next. Tampil jendela yang berisi informasi periode akuntansi sesuai pengaturan yang telah Anda lakukan sebelumnya. Periksa kembali informasi yang ditampilkan, jika ada kesalahan klik tombol Back untuk memperbaikinya, jika tidak klik Next. 6. Klik Next pada jendela Account List, pilih cara atau metode pembuatan akun yang digunakan. digunakan. Myob menyediakan menyediakan tiga pilihan pembuatan pembuatan akun yaitu : I would like to start with one of the list provided by MYOB Accounting , artinya Anda akan menggunakan menggunakan daftar akun yang telah disediakan oleh MYOB. I woul d like to import to list of account provided by my accountant after I’m done creating my company file. file. Artinya Anda akan mengimpor daftar akun dari file lain. I would like build my own account list once begin using MYOB, MYOB, artinya Anda akan membuat sendairi daftar akun secara langsung. 7. Klik pada pilihan kedua lalu klik Next. 8. Tampil jendela Company File, yang berisi informasi likasi penyimpanan file data perusahaan yang baru saja dibuat. Standarnya file disimpan di dalam folder C:\Accounting18\Mutiara Furniture.myo. 9. Untuk mengubah lokasi penyimpanan file klik tombol Change , jika tidak klik tombol Next. 10.Proses 10. Proses pembuatan data perusahaan dijalankan. Setelah proses selesai, di dalam jendela j endela Conclusion akan tampil informasi Congradulations! Yang berarti bahwa pembuatan data perusahaan perusahaan telah sukses. 11.Untuk 11. Untuk masuk ke menu utama Myob klik tombol Command Center. 12.Menu 12. Menu utama Myob Accounting 18 ditampilkan.
C.Area Kerja Myob Accounting 18 Setelah pembuatan data perusahaan selesai, maka akan tampil menu utama Myob Accounting 18 atau Command Center. Berikut ini uraian singkat tentang area dan fungsi dari Command center. 1. Baris Menu Berisi menu-menu menu-menu yang berfungsi untuk mengakses mengakses perintah-perintah pada Myob Myob yaitu File,Edit, List, Command Centres, setup, dll. 2. Baris Judul Menampilkan nama file yang sedang aktif, misalnya : Mutiara Furniture-Command Centre 3. Nama Modul Modul dan Help Menampilkan nama modul yang terpilih, misalnya ACCOUNT, dan simbol tanda tanya ( ? ) merupakan merupakan tombol Help atau bantuan yang akan menghubungkan Anda dengan jendela Myob Help. 4. Modul Terdiri dari 6 modul yang berfungsi untuk mencatat seluruh kegiatan dan transaksi-transaksi perusahaan. Berikut ini uraian singkat tentang fungsi fungsi masing-masing masing-masing modul. MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.c firdausy2008.wordpress.com om
2
a. Account Digunakan untuk membuat daftar akun yang akan digunakan perusahaan, memasukan saldo awal akun serta mencatat transaksi jurnal umum. b. Banking Untuk mencatat transaksi-transaksi penerimaan kas, pengeluaran kas dan melakukan rekonsiliasi rekening koran bank. c. Sales Modul ini berfungsi untuk mencatat transaksi-transaksi penjualan secara tunai dan kredit, penerimaan penerimaan pembayaran pembayaran piutang serta mencatat mencatat transaksi transaksi retur penjualan. penjualan. d. Puchases Digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi pembelian secara tunai dan kredit, pembayaran hutang dan mencatat retur pembelian e. Inventory Modul untuk mencatat semua informasi yang berhubungan dengan persediaan barang dagang, mengubah harga jual, menentukan metode pembebanan harga pokok penjualan, menghitung stock fisik persediaan persediaan serta melakukan melakukan penyesuaian persediaan. Barang atau jasa yang dicatat pada modul ini meliputi : barang yang dibeli perusahaan dengan tujuan untuk dijual kembali, pembelian barang yang hanya digunakan untuk keperluan perusahaan, barang rakitan atau barang hasil penggabungan penggabungan beberapa komponen serta jasa yang ditawarkan oleh perusahaan f. Card File Modul untuk mencatat dan menyimpan seluruh data customer, supplier dan karyawan perusahaan. 5. Command Command Button Adalah bagan arus (flowchart) yang berisi menu-menu dari setiap fungsi atau modul. _ Accounts Menyediakan fitur : Account List (untuk mancatat mancatat daftar akun), record Journal Entry (untuk mencatat jurnal ransaksi), Company Data Auditor (untuk mendeteksi adanya kemungkinan kesalahan saldo antara buku besar umum dengan buku besar besar pembantu), pembantu), Transaction Journal (untuk menampilkan menampilkan jurnal jurnal transaksi),dll _ Banking, Menyediakan fitur : Spend Money, Receive Money, Prepare Bank Deposit, Bank Register, Reconcile Account, Print Cheque. _ Sales Menyediakan fitur Sales Quote, Order, Invoice, Sales Return, Receive Payment, Payment, Print Invoice, Print Statement. Statement. _ Purchases Menyediakan fitur Purchase Quote, Order, Order, Bill, Purchase Return, Pay Bill, Print MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.c firdausy2008.wordpress.com om
3
Purchase Order, Print Cheque. _ Inventory Menyediakan fitur Item Register, Item List, Set Item Price, Count Inventory, Inventory Adjustment, Inventory Transfer, Auto Build Inventory. _ Card File 6. Command Panel Kumpulan menu yang berfungsi untuk menampilkan hasil pengolahan transaksi yang telah di input ke dalam Myob. Terdiri dari 4 menu pilihan yaitu : 1. To Do List Kumpulan daftar perintah untuk transaksi-transaksi yang memerlukan tindak lanjut seperti pencatatan transaksi berulang. 2. Find Transaction Berfungsi untuk melihat ringkasan transaksi yang telah di input pada setiap fungsi seperti Account, Card, Item, Invoice, Bill, Category dan Job. 3. Reports Berisi daftar laporan yang tersedia di Myob, seperti laporan laba rugi, neraca, ekuitas, inventory dan lain-lain. 4. Analysis Option ini digunakan untuk melihat analisis aspek bisnis perusahaan seperti analisa Assets, Liability, Equity dan analisa laporan lainnya.
D. Mengakhiri Program Myob Accounting 18
Untuk menutup program Myob Accounting 18, ikuti langkah-langkah beerikut ini : 1. Dari menu utama Myob, klik menu File lalu pilih Exit. 2. Tampil jendela yang menanyakan apakah Anda akan membuat backup untuk file perusahaan ini. 3. Pilih No jika Anda tidak ingin menyalin (backup) data Anda. Program Myob akan langsung tertutup. 4. Jika Anda ingin melakukan backup data, pilih Yes. 5. Tampil jendela Myob Company File backup. Pilih Back up all data. Lalu aktifkan pilihan Check Company File for errors, klik Continue. 6. Setelah proses pemeriksaan file selesai maka akan tampil jendela informasi yang memberitahukan bahwa tidak ada kesalahan pada file data perusahaan. Klik Ok. 7. Kotak dialog Backup ditampilkan. Secara otomatis file akan tersimpan di dalam drive C:\Accounting18\Backup. Pada kolom File Name terisi dengan nama MYOB diikuti data bulan dan tanggal saat ini. 8. Klik tombol Save. 9. Proses penyimpanan file dijalankan. Setelah selesai program Myob Accounting akan tertutup.
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
4
BAB II PERSIAPAN DATA AWAL Studi Kasus Perusahaan Dagang Mutiara Furniture didirikan pada tanggal 5 Januari 2010, menjual bermacam-macam furniture kantor dan rumah tangga.Sistem pembayaran yang digunakan adalah tunai dan kredit. Tunai untuk custumer dan supplier tidak tetap dan kredit untuk custumer dan supplier tetap. Berikut Daftar akun atau rekening-rekening yang ada :
DAFTAR AKUN No Nama Akun Akun 10000 Aktiva
Type Akun
No Akun
Nama Akun
H
ASSET
32101
Laba ditahan 2010
H
ASSET
40000
Pendapatan Penjualan Potongan Penjualan Pendapatan angkut
Header
11000
Aktiva Lancar
11100
Kas
BANK
41000
11200
Kas kecil
BANK
41100
11300 11310 11320 11400
Bank Bank Agraha
11720 12000
Aktiva Tetap
12100
Peralatan Kantor Akum. Penyusutan Peralatan
11600 11700 11710
12110 12200 12210
Kendaraan Akum. Penyusutan Kendaraan
20000
Hutang
ASSET BANK
Bank Diamond Piutang Usaha Persediaan Barang Dagang Perlengkapan Kantor Biaya dibayar dimuka Uang muka pembelian Sewa dibayar dimuka
11500
H
BANK ACCOUNTS RECEIVABLE OTHER CURRENT ASSET OTHER CURRENT ASSET H
H
H
Hutang Lancar
21100
21120
Hutang Usaha Pendapatan diterima dimuka Barang diterima dimuka
21200
Hutang PPN
21110
H
Type Akun
EQUITY H
INCOME INCOME INCOME
jasa
50000
INCOME COST SALES COST SALES COST SALES COST SALES
OF
Harga Pokok Harga pokok 51000 barang dagang Potongan 51100 pembelian Biaya angkut 51200 pembelian
H
60000
Biaya-biaya
H
EXPENSE
Biaya Pemasaran Gaji Karyawan 61100 pemasaran
H
EXPENSE
OF OF OF
ASSET OTHER CURRENT ASSET OTHER CURRENT ASSET
61000
ASSET
62000
FIXED ASSET
62100
FIXED ASSET
62101
Biaya iklan Biaya administrasi dan umum Gaji Karyawan adm&umum Biaya listrik, air dan telepon
FIXED ASSET
62102
Biaya Transportasi
EXPENSE
FIXED ASSET
62103
Biaya sewa
EXPENSE
LIABILITY
62104
H 21000
41200
Header
61101
EXPENSE EXPENSE H
EXPENSE EXPENSE
Biaya asuransi Biaya perlengkapan 62105 kantor Penyusutan 62106 peralatan kantor Penyusutan 62107 kendaraan
LIABILITY ACCOUNTS PAYABLE ACCOUNTS PAYABLE ACCOUNTS PAYABLE
80000
Penapatan lain-lain
LIABILITY
81000
Pendapatan bunga
EXPENSE
EXPENSE
EXPENSE EXPENSE
H
EXPENSE OTHER INCOME OTHER INCOME
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
5
21210
PPN masukan
21220
PPN keluaran
30000
Modal
31000
Modal usaha
H
OTHER CURRENT LIABILITY OTHER CURRENT LIABILITY
81100
Laba penjualan aktiva tetap
90000
Biaya lain-lain
EQUITY
91000
Biaya bunga
EQUITY
92000
Administrasi Bank
OTHER INCOME OTHER EXPENSE OTHER EXPENSE OTHER EXPENSE
H
32100 Laba ditahan 2009 EQUITY Penyelesaian Kasus Akuntansi Perusahaan Dagang Persiapan Awal : 1. Buka program MYOB 18. 2. Jendela Welcome to MYOB Accounting ditampilkan, klik tombol Open Your Company file
.
3. Di dalam kotak dialog Open, pilih lokasi penyimpanan file misalkan di dalam Local Disk (C:)\Accounting 18 4. Pilih nama file Mutiara Funiture.myob, lalu klik tombol open.
5. Selanjutnya tampil jendela Sign-On. Pilih Ok 6. File Mutiara Furniture akan terbuka. Proses Pencatatan : A. Mengimport data daftar akun
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
6
Nomor Akun
Nama Akun
Header
Tipe Akun
10000
Aktiva
H
ASSET
11000
Aktiva lancar
H
ASSET
11100
Kas
BANK
11200
Kas kecil
BANK
11300
Bank
11310
Bank Agraha
BANK
11320
Bank Diamond
BANK
11400
Piutang Usaha
11500
Persediaan barang dagang
11600
Perlengkapan kantor
11700
Biaya dibayar dimuka
11710
Uang muka pembelian
11720
Sewa dibayar dimuka
12000
Aktiva tetap
12100
Peralatan kantor
FIXED ASSET
12110
Akum. penyusutan peralatan
FIXED ASSET
12200
Kendaraan
FIXED ASSET
12210
Akum. penyusutan kendaraan
FIXED ASSET
20000
Hutang
H
LIABILITY
21000
Hutang Lancar
H
LIABILITY
21100
Hutang usaha
ACCOUNTS PAYABLE
21110
Pendapatan diterima dimuka
ACCOUNTS PAYABLE
21120
Barang diterima dimuka
ACCOUNTS PAYABLE
21200
Hutang PPN
21210
PPN masukan
21220
PPN keluaran
30000
Modal
31000
Modal usaha
EQUITY
32100
Laba ditahan 2009
EQUITY
32101
Laba ditahan 2010
EQUITY
40000
Pendapatan
41000
Penjualan
INCOME
41100
Potongan penjualan
INCOME
41200
Pendapatan jasa angkut
INCOME
H
ASSET
ACCOUNTS RECEIVABLE OTHER CURRENT ASSET OTHER CURRENT ASSET H
ASSET OTHER CURRENT ASSET OTHER CURRENT ASSET
H
H
ASSET
LIABILITY OTHER CURRENT LIABILITY OTHER CURRENT LIABILITY
H
H
EQUITY
INCOME
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
7
50000
Harga pokok
H
51000
Harga pokok barang dagang
COST OF SALES
51100
Potongan pembelian
COST OF SALES
51200
Biaya angkut pembelian
COST OF SALES
60000
Biaya-biaya
H
EXPENSE
61000
Biaya Pemasaran
H
EXPENSE
61100
Gaji Karyawan pemasaran
EXPENSE
61101
Biaya Iklan
EXPENSE
62000
Biaya Administrasi dan Umum
62100
Gaji Karyawan
EXPENSE
62101
Biaya listrik, air dan telephone
EXPENSE
62102
Biaya transportasi
EXPENSE
62103
Biaya sewa
EXPENSE
62104
Biaya asuransi
EXPENSE
62105
Biaya perlengkapan kantor
EXPENSE
62106
Penyusutan peralatan
EXPENSE
62107
Penyusutan kendaraan
EXPENSE
80000
Pendapatan lain-lain
81000
Pendapatan bunga
OTHER INCOME
81100
Laba penjualan aktiva
OTHER INCOME
90000
Biaya lain-lain
91000
Biaya bunga
OTHER EXPENSE
92000
Administrasi Bank
OTHER EXPENSE
H
H
H
COST OF SALES
EXPENSE
OTHER INCOME
OTHER EXPENSE
Caranya : 1. Sebelumnya data daftar akun di atas harus dibuat terlebih dahulu, kemudian buka file tentang daftar akun tersebut. 2. Setelah dibuka file tersebut harus disimpan ulang dengan cara buka kotak dialog save As. 3. Kotak dialog Save As ditampilkan, Tentukan lokasi penyimpanan file misalnya Local Drive C: di dalam folder Document atau My Document. 4. Untuk nama file biarkan tetap sama, lalu pada kolom Save As type, pilih type penyimpanan file Text (Tab Delimited) 5. Klik tombol Save. Jika tampil konfirmasi Microsoft excel yang menanyakan apakah Anda akan menyimpan file dalam format ini, klik OK kemudian klik Yes 6. Setelah selesai, tutup lembar kerja Excel Anda, jika tampil permintaan penyimpanan file pilih No atau Don’t Save. 7. Kembali ke program MYOB Accounting 18, klik menu file, pilih Import Data, kemudian pilih Account, pilih Account Information. 8. Jika muncul do you want to save change ....., pilih NO. 9. Kotak dialog Import File ditampilkan, pada kolom Import file format, pilih Tab-delimited. Pada kolom First Record is pilih Header Record dan pada kolom Duplicate Record pilih Update Existing Record.
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
8
B. Mencatat Nomor dan Nama Akun Baru Apabila dalam membuat data daftar akun anda tidak menggunakan cara A. yaitu mengimport data daftar akun, maka anda dapat menggunakan cara B. yaitu mencatat satu per satu nomor dan nama ukun baru, atau bagi anda yang mengimport data namun data tidak terimport semua maka anda juga harus menambahkan data yang belum terimport dengan menggunakan cara B ini. Caranya : Pilih dan klik Accounts. Klik menu Acc ounts List. Klik NEW Tentukan type rekening dengan mengklik salah satu pilihan : Header Account, Detail Accounts, Detail Cheque Accounts Klik salah satu kelompok rekening Tentukan nomor rekening pada kotak isian Accounts Number Klik tombol Ok, proses pencatatan selesai. Bagi anda yang dari awal mencatat nomor dan akun baru maupun yang mengimport data dan sudah terimport semua dapat Anda tambahkan akun-akun berikut sebagai contoh misalnya : Nomor
Nama Akun
Level
Tipe Akun
1-1730 2-2000 2-2100
Asuransi Dibayar Dimuka Hutang Jangka Panjang Hutang Bank Daira
Detail Header Detail
Other Curret Asset Liability Long Term Liability
C. Mengganti Nomor dan Nama Akun Sorot rekening yang akan diganti dengan nama lain Klik tombol EDIT atau klik ganda mouse Anda Klik nama rekening lain yang diinginkan pada kotak isian Accounts Nama dalam kotak dialog Edit Accounts. Sebagai contoh Anda lakukan penggantian untuk akun-akun berikut ini :
D.
No Akun 3-0800
Nama Akun Retained Earning
No. Akun 3-2000
Nama Akun Laba Ditahan
3-0900 3-0999
Current Year Earning Historical Balancing
3-2200 3-9999
Laba Periode Berjalan Selisih Pembukuan
Menghapus Akun 1. Menghapus Akun Tanpa Link Berikut ini daftar akun tanpa link yang akan dihapus dari daftar akun myob :
No Akun 2-0300 6-0100 6-0200
Nama Akun Payroll Liabilities Wage & Salaries Other Employer Expenses
Menghapus akun tanpa link ada 2 cara : Cara 1 : Klik account List pilih tab liability Aktifkan rekening yang akan dihapus , atau klik ganda pada akun 2-0300 Payroll liabilities. Jendela Edit Account akan terbuka Klik EDIT yang terdapat dalam baris menu Pilih dan klik Delete Account. Proses penghapusan selesai Cara 2 : Klik Close untuk menutup jendela Acoount List, selanjutnya anda akan menghapus akun menggunakan menu : Setup-Easy, Setup Assistant Klik menu setup, pilih Easy Setup Assistant MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
9
Jendela Easy Setup Assistant ditampilkan, klik tombol Account Klik Next Dari daftar Account List cari dan klik akun 6-0100 Wage & Salaries, lalu klik tombol Delete Klik tombol Close, dan untuk keluar dari jendela Easy Setup Assistant, Klik Close kembali. 2. Menghapus Akun Linked Akun Linked adalah akun yang terhubung dengan akun-akun lain. Setelah menghapus tanpa link, sekarang anda akan menghapus akun linked. Berikut adalah akun linked yang akan dihapus dari daftar akun : No. Akun
Nama Akun yang dihapus
Akun Pengganti
1-0100 1-0150 1-0200 2-0200
Cheque Account Undeposited Funds Trade Debtors Trade Creditors
Kas Bank Agraha Piutang Usaha Hutang Usaha
Ikuti langkah-langkahnya berikut ini : Klik tombol Account List atau tekan Alt+A Klik ganda pada akun yang akan dihapus misalnya : 1 -0100 Cheque Accout Kotak dialog Edit Account ditampilkan, pilih tab Details
Pada baris Linked Account for, terdapat keterangan bahwa akun ini digunakan untuk menerima pembayaran dari custumer dan membayar tagihan secara tunai kepada supplier. Klik tanda panah putihnya.
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
10
Jendela Sales Linked Account akan terbuka , Anda ganti akun Cheque Account pada baris Bank Account for Custumer Receipts. Akun ini digunakan untuk menampung transaksi penerimaan kas pada saat terjadi penjualan secara tunai, klik tanda panahnya. Pilih akun 1-1100 Kas lalu klik Use Account. Kembali ke jendela Sales Linked Account. Klik Ok . Klik Ok kembali Kembali ke jendela Account List, untuk akun cheque account ternyata masih terhubung dengan akun lain. Klik ganda kembali akun Cheque Account. Pilih tab Details, lalu klik tanda panah putih pada baris Linked Account for Jendela Purchases Linked Account ditampilkan. Anda ganti akun Cheque Account pada baris Bank Account for Paying Bills. Akun ini digunakan untuk melakukan pembayaran tunai atas transaksi pembelian kepada supplier.
Klik tanda panahnya lalu pilih 1-1100 kas. Klik Use Account. Kembali jendela Purchases Linked Accounts. Klik Ok. Klik Ok kembali untuk menutup jendela Edit Accounts. Akun Cheque sekarang sudah unlinked, perhatikan pada kolom linked tanda centrangnya telah dihilangkan. Untuk menghapusnya, klik ganda akun cheque account, pilih menu Edit > Delete Account Lanjutkan untuk menghapus akun linked selanjutnya, dengan cara seperti di atas. E.MEMBUAT SETUP LINKED ACCOUNTS 1) Accounts & Banking Linked Account
Dari jendela Comman Center, klik menu Setup > Linked Account > Accounts & Banking Accounts
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
11
Semua linked akun pada Account & Banking Account telh diganti pada pembahasan sebelumnya, sehingga di sini anda tidak akan mengganti akun linked, namun ada baiknya anda mengetahui fungsifungsi dari setiap link yang ada. Klik Ok, untuk menutup jendela Accounts & Banking Linked Accounts Equity Accounts for Current Earnings 3-2200 adalah Laba periode berjalan Akun modal ini untuk menampung saldo laba peride berjalan. Equity Accounts for Retained Earnings 3-2000 adalah Laba ditahan Akun modal untuk menampung laba ditahan periode sebelumnya. Equity Accounts for Historical Balancing 3-9999 adalah Selisih pembukuan Akun modal untuk menampilkan selisih pembukuan atau selisih saldo debet dan kredit yang terjadi ketika anda memasukkan saldo awal akun ke dalam myob, akun i ni harus bernilai nol
Bank Accounts for Undeposited Funds 1 -1310 adalah Bank Agraha Akun untuk menampung pencatatan sementara atas transaksi pembayaran yang diterima dari pelanggan.
2) Sales Linked Accounts Dari jendela Comman Center, klik menu Setup > Linked Account > Sales Linked Accounts.
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
12
Jendela Sales Linked Accounts ditampilkan. Dua linked akun bagian atas telah diubah sesuai dengan akun perusahaan (lihat pada pembahasan menghapus akun linked). Sekarang anda hanya akan membuat linked akun dibagian bawahnya. Beri tanda centang semua, lalu klik tombol drop down nya kemudian akan tampil jendela Select from List, pilih akun 4-1200 Pendapatan Jasa Angkut,kemudian klik Use Account. Dan seterusnya hingga tampilan Sales Linked accounts seperti di bawah ini :
Klik Ok untuk menutup jendela Sales Linked Account 3) Purchases Linked account Klik menu Setup kembali, plih Linked Accounts, pilih Purchases Accounts
Tampil kotak dialog “Purchase Linked Accounts”
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
13
Membuat link untuk akun-akun bagian bawah Aktifkan atau centang kotak pilihan I can receive item wothout supplier bill, klik kotak panah Liability Accounts for Item Receipts Di dalam jendela select from list, pilih akun : 2-1120 Barang diterima di muka. Dan seterusnya hingga tampilan Purchase Linked Accounts seperi di atas. 4) Report Linked Accounts Setelah melakukan pengaturan pada link akun, Anda dapat melihat hasil pengaturan link akun secara keseluruhan melalui fasilitas Report Linked Account yang disediakan oleh Myob. Berikut langkah-langkahnya : Klik tombol drop down Report lalu pilih Accounts Jendela index to Report ditampilkan. Pilih tab Accounts, pada kolom Nama pilih Linked Accounts Klik Display. Klik tombol close untuk menutup laporan linked accounts. Klik kembali close untuk menutup jendela Index to Report. F.MEMBUAT KODE PAJAK Kode pajak yang disediakan oleh Myob sampai saat ini belum ada yang sesuai dengan peraturan pajak yang ada di Indonesia. Oleh karena itu Anda harus membuat sendiri kode pajak atau mengubah kode pajak yang sudah ada. Kali ini Anda akan membuat kode pajak untuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang dikenakan atas transaksi penjualan barang atau j asa. Berikut langkah-langkah pembuatan kode pajak : 1. Klik menu List lalu pilih Tax Codes 2. Pilih kode pajak GST Goods & Service Tax, lalu klik tombol Edit. 3. Jendela Tax Code Information dotampilkan. Pada kolom Tax Code ubah menjadi PPN. Pada kolom Description ketik Pajak Pertambahan Nilai lalu ubah Rate nya menjadi 10 % 4. Selanjutnya Anda isi link untuk akun pajak keluaran dan pajak masukan. Klik tanda panah Account for Tax Collected, klik tombol drop down pilih PPN Keluaran, dan untuk Linked Account for Tax Paid, klik tombol drop down pilih PPN Masukan.
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
14
Sebagai keterangan bahwa PPN Keluaran adalah PPN karena perusahaan mengeluarkan barang dagang dalam arti menjual barang, dan PPN Masukan adalah PPN karena perusahaan memasukkan barang dalam arti membeli barang dagang. Yang besarnya masing-masing adalah 10%
G.DAFTAR RELASI DATA DAFTAR CUSTUMER Kode Nama Custumer Toko C-01 Sanjaya
C-02
Alamat
Mall PTC Block C-1 No.7
Kota
Palembang
Kontak
Syabila
CV. Mentari
Telp 0711581400
Diskon
2/10 ; n/30
0711980980
Saldo Awal Rp 10.000.000
Rp 6.500.000
Jl. Sriwijaya Palembang Faldy 5/10 ; n/30 No. 340 Toko Mall. Pal 0711Rp C-03 Permata Square Palembang Rasya 987980 5/10 ; n/30 8.000.000 Block A-1 No.5 Langkah-langkah pencatatan data daftar customer : Pada jendela Command Center, klik modul Card File Klik Card List, pilih Customer, klik New. Dalam tab Profile, masukan data custumer sesuai dengan data. Setelah selesai, klik tab Selling Detail untuk mengisi formasi detail penjualan klik Ok. Ulangi untuk memasukan data custumer berikutnya.
DATA DAFTAR SUPPLIER Kode Nama Supplie r PT. S-01 Olympia
Alamat
Jl. Pare-pare N0. 1010
Kota
Palemban g
Kontak
Rayhan
Telp
0711778899
Termin Pembayara n 10/20 ; n/30
Saldo Hutang Rp 9.000.000
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
15
S-02
S-03
PT. Springset
Jl. Netral N0. 20
PT. Surya Kencana
Jl. Cendrawasi h No. 903
Jakarta
Bandung
Salsabil a
021-88901
15/20 ; n/30
Rp 11.250.000
Arya
022211010
15/20 ; n/30
Rp 7.350.000
Langkah-langkah Pencatatan data daftar supplier : Dari jendela Card List klik tab supplier, lalu klik New. Pada bagian profil masukan data supplier Setelah selesai, klik tab Buying Detail. Lalu masukkan informasi detail pembelian Klik Ok untuk menutup jendela Card Information Ulangi untuk memasukan data supplier berikutnya.
DATA KARYAWAN ID
Nama
Jabatan
Alamat
Kontak
01
Rayhan
Direktur
Jl. Sersan Sani No. 32 Palembang
0711-556644
02
Kevin
Manager
0711-668899
03
Natasya
Keuangan
04
Aditya
Personalia
Jl. R. Sukamto No. 760 Palembang Komplek Seduduk Putih Blok G-45 Palembang Perum Green Garden Block A-12 Palembang
0711-221133 0711-777890
05 Khalista Administrasi Jl. Kancil Putih N0. 33 Palembang 0711-899980 Langkah-langkah Pencatatan data karyawan : Masih dalam Card List, pilih tab Employee lalu klik tombol New Masukan data karyawan pada tab profile Klik New untuk memasukan data karyawan selanjutnya. Klik Ok. Klik close untuk menutup jendela Card List H.MENGEDIT dan MENGHAPUS Card List Data yang telah diinput ke dalam Card List dapat diperbaiki, diubah atau ditambahkan dengan mudah. Anda juga dapat menghapus data card list jika sudah tidak diperlukan lagi. Langkah yang harus dilakukan : Klik menu Card List. Pilih data yang akan diedit, misalkan data custumer CV. Mentari. Pilih CV. Mentari lalu klik Edit atau klik ganda nama custumer tersebut. Jika Card Information ditampilkan. Misalnya Anda akan menambahkan data no. Fax. Pada kolom Fax ketik 0711 980981. Klik Ok. Untuk menghapus data, pastikan anda berada di dalam jendela Card List, pilih data yang dihapus. Klik menu Edit lalu pilih Delete Card. I.DAFTAR PERSEDIAAN 1. Mencatat Data Persediaan DAFTAR PERSEDIAAN BARANG DAGANG Kode Nama Type Barang Barang Barang 001
Lemari
LM - 24A
002
Meja Kerja
M - 112 K
Harga Beli Rp 800.000 Rp 520.000
Harga Jual Rp 1.100.000 Rp 750.000
Stock
5 10
Total Rp 4.000.000 Rp 5.200.000
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
16
Meja Komputer
Rp Rp Rp 003 M -345 K 550.000 800.000 4 2.200.000 Rp Rp Rp 004 Kursi Kerja K - 320 175.000 350.000 5 875.000 Rp Rp Rp 005 Spring Bed S - 0034 1.510.000 2.000.000 10 15.100.000 Rp Rp Rp 006 Sofa K - 051 S 1.800.000 2.200.000 3 5.400.000 Langkah-langkah Pencatatan persediaan : Pada jendela Command Center pilih modul Inventory lalu klik menu Item List Klik tombol New, jendela Item Information ditampilkan. Pada kolom Item Number ketik : 001 dan pada kolom Name ketik Lemari Semua persediaan merupakan barang dagang, oleh karena itu aktifkan atau centang pilihan I Buy this Item, I Sell This Item dan Inventory This Item Klik tanda panah Cost Of Sales Account. Tampil kotak dialog Select from List, pilih akun 51000 Harga Pokok Barang Dagang, lalu klik Use Accounts. Selanjutnya klik tanda panah Income Account for Tracking Sales lalu pilih akun 4-1000 Penjualan Klik tombol anak panah asset account for Item Inventory lalu pilih akun 1-1500 Persedian Barang Dagang Berikutnya pilih tab Buying Details. Pada kolom Standart Cost masukkan harga beli standar barang 800.000 pada kolom Buying Unit of Measure ketik unit. Untuk kolom Tax Code When Bought isi dengan PPN. Selanjutnya pada kolom Minimum Level for Restocking Alert isi dengan jumlah stok minimum 2 Untuk Supplier item number masukkan kode item supplier S-01 Berikutnya klik tab Selling Detail Unit. Pada Base Selling Price ketik harga jual 1.100.000, pada Selling unit of Measure ketik unit, kemudian untuk Tax Code when Sold pilih PPN. Klik Ok untuk mengakhiri pengisian data persediaan. Jika tampil kotak dialog Speling klik tombol Ignore All. Klik tombol close untuk menutup jendel Item List. Keterangan : Item number = kode barang Primary Supplier = Pemasok Barang Dagangan Standar Cost = Harga Beli Base selling Price = Harga Jual Minimum Level = Stok Minimum 2. Mencatat Saldo Awal Persediaan Dari dalam modul Inventory, klik Adjust Inventory Pada kolom Date ketik tanggal 01/01/2011, tekan Tab lalu ketik Persediaan awal barang pada kolom memo Tekan Tab dua kali, jendela Select from list ditampilkan, pilih nama barang Lemari lalu klik Use Item. Pada kolom Quantity, masukkan stock awal 5. Tekan Tab, pada kolom Unit Cost ketik harga beli 800.000 (penulisan tanpa Rp dan tanpa titik). Tekan Tab, kolom Amount otomatis terisi dengan total persediaan Tekan Tab dua kali, lalu pilih akun 1-1500 persediaan barang dagang klik Use account Tekan Tan 4 kali lalu masukan saldo awal persediaan selanjutnya ulangi langkah tersebut untuk memasukan data persediaan yang ada. MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
17
Setelah selesai klik tombol Record untuk menyimpan data persediaan Klik tombol Cancel untuk menutup jendela Adjust Inventory J. SALDO AWAL Berikut ini adalah saldo awal akun pada perusahaan Mutiara Furniture yang ditunjukkan dengan neraca saldo. MUTIARA FURNITURE NERACA SALDO 01 JANUARI 2011
No Akun 11000 11100 11200 11300 11310 11320 11400 11500 11600 11700 11720 12000 12100
Nama Akun Aktiva Lancar Kas Kas kecil Bank Bank Agraha Bank Diamond Piutang Usaha Persediaan Barang Dagang Perlengkapan Kantor Biaya dibayar dimuka Sewa dibayar dimuka Aktiva Tetap Peralatan Kantor
12110 12200
Akum. Penyusutan Peralatan Kendaraan
12210 20000 21000 21100 22000 22100 30000 31000 32100 32101
Akum. Penyusutan Kendaraan Hutang Hutang Lancar Hutang Usaha Hutang Jangka Panjang Hutang Bank Daira Modal Modal Usaha Laba ditahan 2009 Laba ditahan 2010
Saldo Rp Rp
11.250.000 2.000.000
Rp Rp Rp Rp Rp
20.000.000 25.000.000 24.500.000 32.775.000 1.150.000
Rp
6.000.000
Rp 8.450.000 Rp (3.480.000) Rp 43.000.000 Rp (6.000.000)
Rp
27.600.000
Rp
48.960.000
Rp Rp Rp
60.000.000 12.555.000 15.530.000
1. Saldo Awal Akun Untuk mencatat saldo awal akun yang dimiliki Mutiara Furniture lakukan langkah-langkah sebagai berikut : Klik menu Setup > Balance > Account Opening Balances Anda masukkan saldo masing-masing akun. Misalnya saldo awal kas ketik 11.250.000, tekan Enter Lanjutkan dengan akun-akun yang lain. Untuk akun kelompok aktiva yang bersaldo kredit seperti Akum. Penyusutan Peralatan tambahkan tanda min (-) diawal angka Masukan saldo awal akun kelompok Liability (Hutang) dan Equity (Modal) Pada baris Amount left to be allocated akan terisi dengan Rp. 0,00. Hal ini menunjukkan bahwa tidak ada selisih antara aktiva dan pasiva, saldo awal akun bernilai seimbang. Klik Ok untuk menutup jendela Account Opening Balance 2. Saldo Awal Custumer Klik menu Setup > Balances > Custumer Balances MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
18
Pilih custumer Toko Sanjaya lalu klik tombol Add Sale Tekan tombol Tab hingga pada kolom Date. Ubah tanggalnya menjadi 01/01/2011 Tekan Tab kembali, pada kolom Total Including Tax masukan saldo awalnya sebesar 10.000.000 Klik tanda panah Tax Code lalu ubah kode pajaknya menjadi N-T Klik tombol Record Untuk mencatat saldo custumer selanjutnya klik tombol panah Custumer Detail. Pilih nama custumer lalu klik Use Custumer Ulangi untuk mencatat saldo awal custumer lainnya. Klik close untuk menutup jendela Custumer Balances 3. Saldo Awal Supplier Klik menu Setup > Balances > Supplier Balances Pilih supplier PT. Olympia lalu klik Add Purchase Tekan Tab sampai pada kolom Date lalu ubah tanggalnya menjadi 01/01/2011 Tekan Tab kembali, pada kolom Total Including tax masukkan saldo hutangnya 9.000.000 Klik tanda panah Tax Code ubah N-T Klik tombol Record Klik tanda panah Supplier Detail untuk memilih supplier berikutnya Pastikan baris Out of Balances Amount bernilai Rp. 0,00. Klik close untuk menutup jendela Supplier Balances.
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
19
BAB III MENCATAT JURNAL TRANSAKSI A. Mencatat jurnal Umum
Jurnal umum adalah jurnal yang dibuat atas transaksi-transaksi yang tidak berhubungan dengan bank, penjualan maupun pembelian. Di dalam Myob jurnal umum dicatat di dalam modul Account Record journal Entry. Sebelum mulai mencatat transaksi jurnal umu, terlebih dahulu akan diuraikan kebijakan akuntansi perusahaan. 1. Dana kas kecil dikelola dengan sistem dana tidak tetap (fluktuasi) 2. Kas kecil digunakan untuk membayar transaksi dibawah Rp. 1.000.000,- Transaksi di atas Rp. 1.000.000,- menggunakan akun kas. 3. Pembayaran rekening listrik, air dan telepon dilakukan setiap tanggal 15 bulan yang bersangkutan. 4. Pengakuan biaya dibayar dimuka serta penyusutan perlengkapan dan aktiva tetap dilakukan setiap tanggal 27 bulan yang bersangkutan. Pada bulan Januari 2011, Mutiara Furniture melakukan transaksi-transaksi sebagai berikut : 1. 7 Januari - Membeli kertas HVS 3 Rim Rp. 150.000,2. 15 Januari - Membayar tagihan listrik Rp. 225.000,- Air Rp. 100.000,- dan Telepon Rp. 300.000,3. 27 Januari - Beban sewa yang jatuh tempo bulan ini Rp. 500.000,4. 27 Januari - Pemakaian perlengkapan kantor Rp. 350.000,5. 27 Januari - Penyusutan peralatan kantor Rp. 145.000,- dan penyusutan kendaraan Rp. 250.000,Untuk mencatat transaksi-transaksi di atas ke dalam Myob Accounting adalah sebagai berikut : Buka program Myob Accounting 18 lalu buka file Mutiara furniture.myo dari dalam Local Disk (C:)/Accounting 18 Pilih modul Account lalu klik menu Record Journal Entry. Pada kolom General Journal # otomatis terisi dengan nomor urut transaksi. Pada kolom Date ketik tanggal transaksi 07/01/2011 Tekan tombol Tab, lalu beri keterangan transaksi pembelian kertas HVS Tekan Tab dua kali, jendela Select from List ditampilkan. Pilih akun 1 -1600 Perlengkapan Kantor lalu klik Use account. Masukan jumlah transaksi Rp. 150.000,- (penulisan tanpa menggunakan titik) pada kolom Debit. Tekan Tab kembali sampai jendela Select from List tampil. Pilih akun 1-1200 Kas Kecil. Klik Use Account. Tekan Tab, secara otomatis kolom Credit akan berisi jumlah yang sama dengan kolom debit. Tekan Tab kembali, pastikan baris Out of balances bernilai Rp. 0,00,Klik tombol Rekord untuk menyimpan transaksi B. Menampilkan dan Memperbaiki Jurnal Umum
Dari dalam modul accounts, klik Transaction Journal. Untuk melihat jurnal umum, pilih tab General. Ketik periode transaksi yang ingin ditampilkan. Misalkan pada kolom Dated From ketik 01/01/2011 tekan tab lalu pada kolom To ketik 31/01/2011, tekan tab kembali. Apabila terjadi kesalahan pada jurnal transaksi, untuk memperbaiki klik tanda panah disamping jurnal atau klik pada jurnal yang akan diperbaiki. Misalkan jurnal pembayaran asuransi. Tambahkan keterangan pada kolom memo yaitu Pembayaran Asuransi bulan Januari. Klik Ok. C. Menghapus Jurnal transaksi Masih dalam jendela Transaction Journal. MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
20
Klik tanda panah disamping jurnal yang akan dihapus. Jurnal akan tampil pada jendela Record Journal Entry. Klik menu Edit lalu pilih Delete General Journal Transaction. Jurnal transaksi akan dihapus dari jendela Transaction Journal. Klik Cencel lalu klik tombol Close untuk menutup jendela Transaction Journal. D. Laporan Jurnal Umum
Dari jendela Commad Center, klik panel Reports lalu pilih Accounts Jendela Index to Reports ditampilkan. Pada kolom Name, geser tombol scroll bar ke bawah sampai pada bagian Transaction Journals lalu lalu pilih General Journal. Klik tombol Custumise. Di dalam jendela Report Customisation-General Journal atur tampilan laporan yang diinginkan. Untuk Transaction date pilih January lalu pada kolom To pilih January. Klik tombol Display. Pengaturan tampilan laporan selanjutnya dapat dilakukan melalui tab Report Field dan Finishing. Untuk mencetak laporan klik tombol Print. Untuk mengirim laporan ke program lain, klik t ombol Send To lalu pilih Excel Laporan general Journal tampil di dalam program Excel dengan nama genjrll. Klik tombol close untuk menutup program Excel. Jika tampil konfirmasi permintaan penyimpanan klik Yes atau Save. Kotak dialog Save As ditampilkan. Pilih lokasi atau folder lalu ubah namanya menjadi jurnal_umum. Klik tombol Save. Kembali ke program Myob Accounting. Untuk mengirim laporan ke dalam program PDF, klik kembali Sent To pilih PDF. Sebelum Anda diminta untuk menyimpan file, pilih lokasi penyimpanannya lalu klik tombol Save. Untuk menampilkan laporannya buka lokasi penyimpanan file lalu klik file tersebut. Laporan dalam format PDF ditampilkan. Kembali ke program Myob Accounting, klik tombol close untuk menutup laporan jurnal umum Klik close kembali untuk menutup jendela Index to Reports.
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
21
BAB IV PEMBELIAN A.
MENCATAT TRANSAKSI PEMBELIAN a. Membuat Permintaan Pembelian Pada tanggal 3 January, perusahaan membuat permintaan Lemari 2 unit @ Rp. 800.000 dan Meja Komputer 3 buah @ Rp. 550.000 supplier PT. Olympia. Caranya : Buka program Myob Accounting 18 lalu buka file Mutiara Furniture.myob Pilih modul Purchases, lalu klik Enter Purchases Pilih status pembelian, pilih tombol drop down di sudut kiri atas lalu pilih QUOTE. Klik tombol layout Item lalu klik Ok Klik tombol drop down Supplier lalu pilih PT. Olympia, klik Use Supplier Kolom Ship to otomatis terisi dengan nama dan alamat perusahaan sebagai alamat barang. Jika barang ingin dikirim ke tempat lain, Anda tinggal mengubahnya secara langsung. Non-aktifkan pilihan Tax Inclusive. Pada kolom Purchase # masukkan nomor urut pembelian misalkan P-001 Tekan tab, masukkan tanggal transaksi 03/01/2011, tekan tab. Kosongkan kolom Inv#, tekan tab kembali Masukan quantity barang yang diminta yaitu 2 tekan tab dua kali. Pilih nama barang Lemari klik Use Item. Tekan tab, pada kolom Price masukkan harga beli Rp. 800.000, tekan tab sampai pada kolom Quantity lalu masukkan lagi jumlah barang berikutnya yaitu 3 Tekan tab dua kali, pilih nama barang Meja Komputer klik Use Item Tekan tab, ketik harga beli barang Rp. 550.000 tekan tab. Periksa total harga pada kolom Subtotal dan Total Amount. Jika diperlukan, Anda dapat menambahkan keterangan singkat pada kolom Comment, Ship Via maupun Promised Date. Klik Save Quote atau tekan Alt+Q untuk menyimpan. Klik Cancel untuk menutup jendela Purchases – New Item Untuk melihat daftar permintaan pembelian, klik Purchases Register Pilih tab Quotes pada kolom dated From ketik 01/01/2011 tekan tab lalu kolom To ketik 31/01/2011 tekan tab. b. Membuat Pesanan Pembelian Masih dalam modul Purchases, klik Enter Purchases Klik tombol drop down Supplier lalu pilih PT. Olympia. Secara otomatis Myob akan menampilkan daftar quate yang telah dibuat sebelumnya. Klik pada transaksi lalu pilih Use Purchases. Klik tombol Order untuk membuat pesanan pembelian Pada kolom Purchases # ubah nomornya menjadi O-001 tekan tab. Pada kolom Date ubah tanggalnya menjadi 07/01/2011 Klik Record untuk menyimpannya. Klik Cancel untuk menutup jendela Purchases – New Item Untuk melihat daftar pesanan pembelian yang telah dibuat, klik Purchases Register, pilih tab Orders Pada kolom Dates From ketik 01/01/2011 tekan tab, pada kolom To ketik 31/01/2011 Klik tombol Close untuk menutup jendela Purchases Register c. Mencatat Uang Muka Pembelian Dari dalam modul Purchases, klik Purchases Register
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
22
Pilih tab Orders, pada kolom dates From ketik 01/01/2011 tekan tab lalu ketik 31/01/2011 Klik Pay Bill, pastikan nama supplier PT. Olympia, isi kolom Chaque No. 1002, tekan tab. Masukan tanggal 07/01/2011 tekan tab, lalu masukkan uang muka pada kolom Amount 1.000.000 Pada kolom memo ketik : uang muka pembelian, PT. Olympia Klik kolom Amount Applied pada baris transaksi yang berstatus order lalu t ekan tab Klik Rekord untuk menyimpan transaksi. Klik Close untuk menutup jendela Purchases Register. Untuk melihat jurnal transaksi, klik Transaction Journal. Pilih tab. Disbursement, pada kolom Date From ketil 01/01/2011 tekan tab pada kolom To ketik 31/01/2011. Klik Close untuk menutup jendela Transaction Journal d. Membuat Faktur Pembelian (Pembelian Secara Kredit) Transaksi-transaksi yang terjadi untuk membuat faktur pembelian : - 12 Januari Diterima barang dan surat tagihan dari PT. Olypia atas pesanan pembelian yang telah dikirim pada tanggal 7 Januari lalu, dengan no faktur OL – 229 - 14 Januari Perusahaan membeli 2 set sofa dari PT. Springset seharga Rp. 1.800.000,- per set dengan no faktur S – 0032 Langkah – langkah pencatatan : Masih dalam modul Purchases yang masih aktif tombol Purchases Register Pilih tab Orders, pada kolom Dated From ketik tanggal 01/01/2011 tekan tab, To 31/01/2011 Klik tombol Change to Bill Jendela Purchases – New item atas nama PT. Olympia. Pada kolom Purchases # ketik nomor urut pembelian Bill-001 Tekan tab, ketik tanggal transaksi 12/01/2011 tekan tab lalu masukkan nomor faktur OL-229. Klik Record untuk menyimpannya. Klik Cancel. Pada jendela Purchases Register, sekarang transaksi order telah kosong. Klik tombol Close. Atas transaksi ini, Myob akan membuat dua jurnal yaitu jurnal atas pengakuan utang dan jurnal untuk mengalokasikan uang muka pembelian ke akun ut ang Untuk melihat kedua jurnal tersebut klik Transaction Journal . Pilih tab Purchases. Pada kolom Dated from ketik 10/01/2011 tekan tab lalu ketik 31/01/2011 Klik Close untuk menutup jendela Transaction Journal Untuk transaksi yang kedua, perusahaan akan langsung membuat faktur pembelian. Klik Enter Purchases Pilih status pembelian BILL. Klik tombol Layout lalu pilih Item Klik tombol Supplier lalu pilih PT. Springset. Pada kolom Purchases# ketik Bill-002 tekan tab. Ketik tanggal transaksi 14/01/2011 tekan tab lalu ketik nomor faktur S-0032. Pada kolom Bill ketik quantity barang yaitu 2, tekan tab kolom Received otomatis akan terisi 2 Tekan tab, kosongkan kolom Backorder karena tidak ada tunggakan pesanan. Tekan tab dua kali, pilih nama barang Sofa, klik use Item Tekan tab lalu ketik harga beli pada kolom Price 1.800.000 tekan tab Kosongkan kolom Disc% dan job tekan tab kembali, pada kolom Tax pastikan terisi PPN Jika terdapat biaya angkut pembelian, masukkan ke dalam Freight. Jika terdapat uang muka pembelian masukkan dikolom Paid Today Tekan Ctr + R untuk menampilkan jurnal transaksi. Klik Ok Klik tombol Record untuk menyimpan faktur pembelian. Klik Cancel untuk menutup jendela Purchases – New Item B. MENCATAT PEMBELIAN TUNAI Contoh transaksi yang terjadi : 17 Januari, dibeli secara tunai 3 buah rak buku dari PT. Sarana Furniture dengan harga Rp. 150.000,- discon 10 % nomor faktur F-2209 Masih dalam modul Purchases, klik Enter Purchases MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
23
Pilih status pembelian BILL dan Layout Item Klik tombol drop down Supplier. Klik tobol New. Buat data supplier baru dengan nama Cash untuk menempung pembelian secara tunai Klik tab Buying details, pada bagian Freight Tax Code ubah menjadi N-T Klik Ok. Kembali ke Purchases # ketik nomor urut pembelian Bill-003, tekan tab. Masukkan tanggal transaksi 17/01/2011, tekan tab. Masukkan nomor faktur F-2209 Tekan tab, pada kolom Bill masukkan quantity pembelian 3 lalu tekan tab kembali Kosongkan kolom Backorder lalu tekan tab dua kali. Klik New untuk membuat daftar barang baru Isikan data persediaan baru : Klik Buying Details, lalu isi informasi pembeliannya Klik tab Selling Details, lalu isi informasi penjualan barang Kembali ke jendela Purchases – New item, klik tab lalupilih Rak Buku klik Use Item Tekan tab, masukkan harga beli 150.000 pada kolom price lalu tekan tab. Untuk diskon ketik 10%, tekan tab. Pada kolom Journal Memo, ketik keterangan Purchase PT. Sarana Furniture Karena pembelian dilakukan secara tunai, pada kolom Paid Todaymasukkan total pembelian 445.500 yang ada pada baris Total Amount lalu t ekan tab. Tekan Ctr+R untuk menampilkan jurnal transaksi pembelian ini. Klik Ok untuk menutup jurnal transaksi. Klik Record untuk menyimpan transaksi. C. RETUR PEMBELIAN Contoh transaksi : 18 Januari Dikembalikan 1 set sofa kepada supplier PT. Springset karena rusak. No bukti retur R-9980 Dari Commad Center, pilih modul Purchases lalu klik Enter Purchases Pastikan layout yang digunakan adalah Item. Pada kolo supplier pilih PT. Springset Pada kolom purchases# masukkan nomor transaksi Ret-001 tekan tab. Masukkan tanggal 18/01/2011, tekan tab Masukkan quantity retur pada kolom Bill, tambahkan tanda minus di depan angka – 1 tekan tab tiga kali. Pilih nama barang Sofa, tekan tab. Pada kolom journal memo ketik keterangan Retur Pembelian PT. Spingset Tekan Ctr+R untuk melihat jurnal transaksi retur pembelian. Klik Record. Data retur pembelian akan disimpan di dalam Purchases. Untuk melhat klik tombol register Transaksi retur pembelian akan disimpan di dalam Purchases Register. Untuk melihatnya klik tombol Register Pilih tab Return & debits, transaksi retur pembelian ditampilkan. Transaksi retu pembelian ini masih bersifat open yang artinya t ransaksi ini belum mengurangi saldo hutang perusahaan. Agar saldo hutang dapat berkurang sebesar jumlah yang diretur, Anda harus menutup jurnal retur tersebut. Caranya, pilih transaksi retur pembelian lalu klik tombol Apply t o Purchases Ketik nomor bukti retur pada kolom ID# 001R, tekan tab lalu ketik tanggal transaksi pada kolom date 18/01/2011 Tekan tab dua kali, pada kolom Memo beri keterangan singkat Retur pembelian PT. Springset Klik kolom Amount Applied, nilai retur akan ditampilkan. Tekan tab, baris Out of Balance akan bernilai Rp. 0,00 Klik Recod lalu klik Close untuk menutup jendela Purchases Register D.
PEMBAYARAN HUTANG (pay bill)
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
24
Contoh transaksi : tanggal 10 Januari dibayar hutang kepada PT. Surya Kencana sebesar Rp. 3.000.000 dengan cek nomor Cq-003 Langkah pengerjaan : Dari jenfdela Comman Center, pilih modul Purchases lalu klik Pay Bills Kolom Account otomatis terisi dengan nomor akun yang telah kita pilih pada pengaturan link akun terdahulu. Klik tanda panah drop down Supplier lalu pili h PT. Surya Kencana Pada kolom Cheque No ketik Cq-003 tekan tab, ketik tanggal pembayaran 10/01/2011 Pada kolom Amount masukkan jumlah pembayaran 3.000.000. Pada kolom Memo ketik Pembayaran Hutang PT. Surya Kencana Klik pada kolom Amount applied sesuai dengan no faktur yang ingin dibayar, nilai pembayaran akan tampil. Tekan tombol tab. Tekan Ctrl-R untuk menapilkan jurnal transaksi. Klik Ok Klik Record untuk menyimpannya. Klik Cancel untuk menutup jendela Pay Bills E. MENGEDIT TRANSAKSI PAY BILL Pada comman Center, klik Transaction Journal. Pilih tab Disbursements lalu pada kolom Dated From ketik 01/01/2011 Klik tanda panah pada baris transaksi PT. Surya Kencana, hasil transaksi pembayaran hutang Pt. Surya Kencana ditampilkan. Pada kolom Cheque, Anda tambahkan angka 0 dibelakang no cek yang sudah ada, sehingga menjadi Cq-0030 Klik Ok untuk menyimpan perubahan. Klik Close untuk menutup jendela Transaction Journal F.
MENAMPILKAN, MEMPERBAIKI DAN MENGHAPUS JURNAL TRANSAKSI 1. Menampilkan Jurnal transaksi Pada Comman Center, pilih modul Purchases lalu klik Transaction Journal Pada kolom Dated From isi dengan periode jurnal yang ingin di tampilkan. Misalkan 01/01/2011 To 31/01/2011. Seluruh jurnal pembelian selam periode tersebut akan ditampilkan. 2. Memperbaiki Jurnal Transaksi Dari dalam jendela Transaction Journal, klik tanda panah yang ada di sebelah kiri baris transaksi yang ingin diperbaiki Lakukan perubahan yang diperlukan setelah selesai klik Ok. 3. Menghapus Jurnal Transaksi Dari dalam jendela Transaction Journal, klik tanda panah di sebelah kiri baris transaksi yang ingin dihapus Klik menu Edit lalu pilih Delete Purchases Klik Close untuk menutup jendela Transaction Journal
G.
LAPORAN PEMBELIAN Dari Commad Center, klik command panel report lalu pilih Purchases Jendela Index to report ditampilkan. Di dalam kolom Name, bagian Item pilih Purchases Detail untuk menampilkan Laporan pembelian per supplier Klik tombol Customise. Tentukan periode laporan yang ingin ditampilkan. Pada kolom Dated From pilih January lalu pada kolom To pilh January. Klik tombol Format untuk mengatur format laporan. Ubah size font nya menjadi 10, lalu pada kolom negative pilih Red. Klik Ok. Klik Display untuk menampilkan laporan. Pada bagian view pilih tampilan laporan Print Preview Untuk mengirim laporan ke program lain, klik tombol Send to pilih Excel Kembali ke program Myob Accounting, klik Close. Klik Close kembali untuk menutup jendela Index to Reports
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
25
BAB V PENJUALAN A.
MENCATAT TRANSAKSI PENJUALAN 1. Penjualan Kredit Transaksi penjualan kredit hanya dilakukan perusahaan kepada custumer tetapnya. Berikut transaksi penjualan selama bulan Januari 2011. Tanggal 4 Januari dijual kepada Toko Permata barang dagang berikut dengan nomor faktur sale 001 : - 2 Lemari @Rp. 1.100.000 - 3 meja kerja @Rp. 750.000 Tanggal 15 Januari dijual kepada CV. Mentari barang dagang : - 3 Meja Kerja @Rp. 750.000 - 3 Kursi Kerja @Rp. 350.000 Langkah pengerjaan : Buka program Myob Accounting 18 lalu buka file Mutiara Furniture.myo Anda Pilih modul Sales, kemudian ketik menu Enter Sales. Jendela Sales. Jendela Sales – New sevice ditampilkan. Klik tombol panah drop down yang ada di sudut kiri atas lalu pilih status penjualan INVOICE Klik tombol panah Layout lalu pilih Item, klik OK. Untuk mencatat transaksi yang pertama, klik tombol Custumer lalu pilih Toko Permata klik Use Custumer Pada kolom Ship to berisi alamat pengiriman barang dan term berisi termin pembayaran. Nonaktifkan pilihan Tax Inclusive karena barang tidak dibebankan pajak. Selanjutnya pada kolom Invoice # masukkan nomor faktur yaitu sale 001 tekan tab. Pada kolom Date 04/01/2011 Tekan tab, pada kolom Custumer PO # isikan nomor surat pesanan dari custumer, kali ini kosongkan saja karena tidak ada surat pesanan dari custumer. Pada kolom Ship ketik quantity pembelian 2 tekan tab, kosongkan kolom Backorder lalu tekan tab dua kali. Pilih nama barang Lemari, lalu klik Use Item Tekan tab, kosongkan kolom Disc% tekan tab kembali total harga akan tampil pada kolom Total Tekan tab, kosongkan kolom Job daan pastikan kolom Tax terisi dengan PPN Tekan tab, pada kolom Ship masukkan kembali quantity barang 3 tekan tab t iga kali Pilih nama barang Meja Kerja klik Use Item, tekan tab. Harga dan total harga akan ditampilkan. Jika terdapat biaya angkut masukkan pada kolom Freight, jika ada uang muka penjualan masukkan pada kolom Paid Today Klik tombol drop down Payment Methode lalu pilih metode pembayaran Other Tekan Ctrl + R untuk menampilkan jurnal penjualannya. Klik Ok untuk menutup jendelaa jurnal, klik Record untuk menyimpan transaksi penjualan
2. Penjualan Tunai Transaksi penjualan tunai hanya dilakukan kepada supplier tidak tetap. Contoh : tanggal 19 Januari dijual secara tunai kepada Toko melati barang-barang sebagai berikut : - 2 Spring Bed @Rp. 2.000.000 - 2 Sofa @Rp. 2.200.000 Langkah Pencatatannya : Masih dalam jendela Sales – New Item, klik tombol drop down Custumer lalu pilih New untuk membuat data custumer baru Jendela Card Information ditampilkan. Pada kolom nama ketik Cash tekan tab. Pada kolom Card ID ketik ID-04 Pilih tab Selling Details, pada baris freight Tax Code ubah menjadi N – T MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
26
Pilih tab Payment Details, klik tombol drop down Payment Method. Pilih metode pembayaran cash lalu klik UseMethod Klik Ok. Kembali ke jendela Sales – New Item, klik tombol drop down Custumer lalu pilh Cash, klik Use Custumer Ketik nama dan alamat pada kolom Ship to : Toko Melati, Jl. Malaka Blok D No. 34 Palembang. Pada kolom Ship ketik quantity penjualan tekan 2 tab tiga kali, pilih nama barang Spring Bed klik Use Item Tekan tab, harga barang otomatis ditampilkan. Tekan tab sampai ke kolom Ship lalu ketik quantity barang selanjutnya yaitu 2 Tekan tab tiga kali, pilih nama barang Sofa, klik Use Item. Tekan tab, total harga barang ditampilkan Pada baris paid Today masukkan total uang yang harus dibayar yaitu Rp. 9.240.000 lau tekan tab Tekan tab, hasilnya baris Balance Due akan bernilai Rp. 0,00 yang artinya tidak ada saldo piutang untuk custumer ini. Tekan Ctrl + R untuk menampilkan jurnal transaksi penjualan ini. Klik Ok untuk menutup jendela transaksi Klik Record untuk menyimpan transaksi B. RETUR PENJUALAN Retur Penjualan adalah pengembalian barang yang telah dibeli customer karena sebab-sebab tertentu. Jurnal untuk mencatat penjualan adalah sebagai berikut :
Retur Penjualan Persediaan barang dagang Piutang Usaha/Kas Harga Pokok Penjualan
(D) Rp. 000,(D) Rp. 000,(K) Rp. 000,(K) Rp. 000,-
Namun pada Myob akun retur penjualan ditiadakan, sebagai gantinya jika terjadi retur penjualan maka Myob akan mendebit akun penjualan. Pada contoh kali ini Anda akan mencatat transaksi retur penjualan dengan tetap menggunakan akun retur penjualan sesuai jurnal diatas. 1. Mencatat Transaksi Retur Penjualan Transaksi retur penjualan yang ditrima perusahaan pada bulan Januari 2011, yaitu : - Tanggal 25 Januari diterima retur dari Toko Permata 1 buah Meja Kerja dengan nomor bukti retur M-01 Ret Langkah Pencatatannya : Sebelumnya Anda membuat satu akun baru yaitu 4-1300 Retur Penjualan. Pada Command Center klik modul Accounts lalu pilih Accounts List Pilih tab Income, lalu klik tombol New. Jendala Edit Accounts ditampilkan. Klik tombol Register. Jendela Sales Register ditampilkan. Pada kolom Dated From ketik 01/01/2011 tekan tab, pada kolom To ketik 31/01/2011 Pilih tab Return & Credits, klik pada transaksi lalu klik tombol Apply to Sale Transaksi retur tampil di jendela Settle Returns & Credits. Pada kolom ID # ketik nomor bukti retur M-01 Ret tekan tab. Ketik tanggal retur 25/01/2011 Pada kolom Memo ketik keterangan singkat Retur Penjualan Toko Permata from Sale-003 Pada kolom Amount applied klik pada transaksi, lalu tekan tab Tekan Ctrl+R untuk melihat jurnal transaksi ini Klik Ok untuk menutup jurnal transaksi Klik Record untuk menyimpan transaksi Klik Close untuk menutup jendela Sales Register Klik Cancel untuk menutup jendela Sales – New Item MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
27
2. Jurnal Pembalik Retur Penjualan Setelah transaksi retur penjualan dicatat ke dalam myob, maka myob akan membuat jurnal transaksi retur penjualan tersebut. Penjualan (D) Rp. 350.000 PPN Keluaran (D) Rp. 75.000 Persediaan barang (D) Rp. 520.000 Piutang Usaha (K) Rp. 350.000 Piutang Usaha (K) Rp. 75.000 Harga Pokok Barang (K) Rp. 520.000 Tidak ada akun retur penjualan pada jurnal di atas, karena nilai retur dimasukkan ke dalam akun penjualan sebelah debit. Agar nilai retur penjualan masuk ke dalam akun Retur Penjualan, Anda harus membuat jurnal pembalik pada akhir periode. Caranya, jumlahkan seluruh nilai akun penjualan yang ada pada kolom debit lalu buat jurnal seperti berikut : Retur Penjualan (D) Rp. 750.000 Penjualan (K) Rp. 750.000 Langkah Pencatatannya : Dari Commad Center, klik modu Account lalu pilih Record Journal Entry Jendela Record Journal Entry ditampilkan. Pada kolom general Journal # biarkan nomornya tetap sama, lalu pada kolom Date ketik tanggal transaksi 31/01/2011 Pada kolom Memo ketik keterangan singkat Jurnal Pembalik retur penjualan Tekan tab, pada kolom Acc # pilih akun 4-1300 Retur Penjualan lalu klik Use Account Tekan tab, pada kolom Debit ketik 750.000 tekan tab sampai kolom Acc # lagi lalu pilih akun41000 Penjualan Tekan tab, kolom credit otomatis terisi nilai sesuai kolom Debit Tekan Ctrl+R untuk melihat jurnal transaksi. Klik Ok Klik Record untuk menyimpan jurnal Klik Cancel untuk kembali ke jendela Commad Center C. PENERIMAAN PIUTANG Transaksi penerimaan piutang yang diterima perusahaan pada bulan Januari 2011. - 6 Januari, diterima pelunasan piutang oleh Toko Sanjaya sebesar Rp. 10.000.000 dengan nomor cek C-0219. Pembayaran ini masih dalam masa diskon sehingga Toko Sanjaya berhak mendapat potongan pembayaran sebesar 2 % Untuk mencatat transaksi di atas ikuti langkahnya berikut ini : Dari Command Center pilih modul Sales lalu klik Receive Payment Deposit to Account otomatis terisi dengan akun Kas sesuai pengaturan sebelumnya. Klik tombol drop down Custumer lalu pilih Toko Sanjaya, klik User Custumer. Pada kolom ID # ketik nomor bukti pembayaran (no cek, kwitansi atau yang lainnya) C-0219 tekan tab Ketik tanggal penerimaan 06/01/2011 tekan tab. Pada kolom Amount Received, ketik jumlah pembayaran 9.800.000 Tekan tab, klik tombol Payment Method lalu pilih Cash klik Use Method Pada kolom Memo beri keterangan singkat Pembayaran piutang Toko Sanjaya Tekan tab, sampai baris Out of Balance menunjukkan nilai Rp.0,00 berarti tudak ada saldo piutang lagi untuk custumer ini. Tekan Crtl + R untuk menampilkan jurnal transaksi penerimaan piutang. Klik Ok untuk menutup jurnal transaksi.
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
28
Klik Record untuk menyimpan transaksi. Ketika tampil MYOB Accounting, klik Print Now untuk menyimpan langsung mencetak bukti penerimaan atau klik Print Later jika Anda hanya akan menyimpan transaksi dan tidak akan langsung mencetaknya. Klik Cancel untuk menutup jendela Receive Payments. D. MENGEDIT TRANSAKSI RECEIVE PAYMENT Data yang perlu diperbaiki meliputi data Account, ID#, Date dan Memo Berikut cara mengedit transaksi Receive Payments : Dari Comman Center, klik Transaction Journal Pilih tab Receipts, pada kolom Dated From ketik 01/01/2011 to 31/01/2011 Klik tanda panah pada transaksi Pembayaran Piutang Toko Sanjaya. Lakukan perubahan yang diperlukan, setelah selesai klik Ok. E. LAPORAN PENJUALAN Berikut cara menampilkan laporan penjualan : Dari Command Center, klik Command panel Reports > Sales Pada kolom Name, dibagian Item pilih Sales Details untuk menampilkan laporan rincian penjualan per Item barang. Klik tombol customize. Pada kolom dated From pilih January lalu pada kolom To pilih January. Klik Display, laporan penjualan ditampilkan. Klik Close untuk menutup laporan. Untuk menampilkan laporan penjualan dan saldo piutang per custumer, pada bagian Custumer pilih Sales Summary lalu klik Display. Untuk mencetak laporan klik tombol Print. Untuk mengirim laporan ke program lain misalkan Microsoft Excel, klik tombol Send to Excel .... Klik tombol Close untuk menutup laporan. Klik Close kembali untuk menutup jendela Index to Report.
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
29
BAB VI BANKING DAN INVENTORY A.
PENERIMAAN KAS (Receive Money)
Receive Money digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak berhubungan dengan penjualan maupun penerimaan piutang (yang tidak berhubungan misalnya transaksi penyetoran dana ke bank, penambahan modal, penerimaan pinjaman dll) Berikut tarnsaksi penerimaan yang terjadi di perusahaan pada bulan Januari 2011 : 20 Januari, pemilik perusahaan melakukan penambahan modal sebesar 10.000.000 dan langsung ditransfer ke rekening Bank Diamont. Bank Diamont Rp. 10.000.000 Modal Usaha Rp. 10.000.000 30 Januari, perusahaan menyetorkan sebagian dana yang ada di kas ke bank Agraha sebesar 7.000.000 Bank Agraha Rp. 7.000.000 Kas Rp. 7.000.000 Langkah-langkah Pencatatannya : Buka program Myob Accounting 18 lalu buka Mutiara Furniture.myo Pilih modul Banking, kemudian klik menu Receive Money Klik tanda panah Deposit to Accounts. Pilih akun Bank Diamond lalu klik Use Account Kosongkan kolom Payor karena pemilik perusahaan tidak terdaftar pada Card File. Pada kolom Amount Received ketik 10.000.000. Lalu pada kolom Date ketik 20/01/2011 Klik tanda panah Payment Method, pilih Cash lalu klik Use Method, pada kolom Memo ketik keterangan singkat Penambahan Modal Pada kolom Acc# lalu pilih akun Modal Usaha, klik Use Account Tekan Ctrl+R untuk menampilkan jurnal Transaksi. Klik Ok. Klik Record untuk menyimpan Ulangi langkah untuk mencatat transaksi yang kedua yaitu bank Agraha. Tekan Ctrl+R untuk menampilkan jurnal transaksi. Klik Ok. Klik Record untuk menyimpan transaksi, klik Cancel untuk kembali ke Command Center. B. PENGELUARAN KAS (Spend Money) Spend Money digunakan untuk mencatat tansaksi pengeluaran uang perusahaan yang tidak berhubungan dengan hutang usaha. Berikut transaksipengeluaran kas yang terjadi di perusahaan pada bulan Januari 2011 : 10 Januari, perusahaan membayar cicilan hutang ke bank Daira untuk nulan Januari sebesar 1.360.000 Hutang bank Daira Rp. 1.360.000 Kas Rp. 1.360.000 25 Januari, perusahaan membayar gaji karyawan bulan Januari sebesar 1.500.000 Gaji karyawan Rp. 1.500.000 Kas Rp. 1.500.000 Langkah-langkah Pencatatan : Pada Command Center, pilih modul Banking lalu klik Spend Money Pada bagian Account pastikan terisi dengan akun Kas. Aktifkan kotak pilihan Tax Inclusive. Kosongkan kolom Card dan Payee Pada kolom Memo ketik keterangan Angsuran hutang Bank Daira Untuk nomor cek atau nomor bukti pengeluaran kas ketik pada kolom cheque No, tapi kali ini biarkan default saja. Ketik tanggal transaksi 10/01/2011 ada kolom Date lalu pada kolom Amount ketik 1.360.000 lalu tekan tab. Klik kolom Acct# lalu pilih akun Hutang Bank Daira lalu klik Use Account Kolom Name dan Amount otomatis terisi. Tekan Ctrl+R untuk menampilkan jurnal transaksi. Klik Ok. Klik Record untuk menyimpannya. MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
30
Ikuti langkah untuk mencatat transaksi yang kedua. Jika sudah selesai klik Cancel untuk kembali ke Command C. RECONCILE ACCOUNTS Reconcile Accounts berguna untuk membuat penyesuaian saldo kas perusahaan yang ada di bank menrut catatan bank dan mnurut catatan perusahaan. Mutiara Furniture mempunyai dua akun bank yaitu Bank Agraha dan Bank Diamond. Pada tanggal 13 Januari, perusahaan menerima rekening koran dari kedua bank tersebut. Setelah diperiksa ternyata ada perbedaan saldo pada rekening koran tersebut, yang berasal bunga bank dan biaya administrasi bank yang belum dicatat oleh perusahaan. Berikut rincianya : Bank Agraha Bunga bank Rp.33.500 dan biaya administrasi bank Rp. 10.000 Bank Diamond Bunga bank Rp. 37.500 dan baiya administrasi bank Rp. 10.000 Langkah-langkah Pencatatan : Pada Command Center pilih modu Banking, klik Reconcile Accounts Klik tanda panah Bank Statement Date ketik tanggal 31/01/2011 lalu tekan t ab. Klik tombol Bank Entry . Tampil jendela Bank and Deposit Adjustments. Pada bagian Service Charges, kolom Amount ketik 10.000 Ketik tanda panah Expense Account lalu pilih akun 9-2000 Administrasi Bank Pada kolom Memo ketik Biaya Adm bank Agraha Januari 2011 Pada bagian Interest Earned kolom Amount ketik 33.500. klik tanda panah Income Account lalu pilih akun 8-1000 Pendapatan Bunga Pada kolom Memo ketik Bunga bank bulan Januari 2011 Klik Record untuk menyimpan transaksi Kembali ke jendela Reconcile Accounts, perhatikan pada baris transaksi Biaya adm dan bunga akan diberi tanda centang Selanjutnya beri tanda cek pada baris transaksi Setoran dana kas ke bank. Setelah itu, masukkan saldo bank Agraha menurut rekening koran pada koom New Statement Balance yaitu ssebesar 27.023.500 tekan Enter. Baris Out of Balance sekarang bernilai Rp.0,00. Klik tombol Reconcile Tampil konfirmasi yang menanyakan apakah Anda akan mencetak transaksi terlebih dahulu sebelum melakukan rekonsiliasi, jika iya, klik Print Report. Jika tidak klik Reconcile. Jendela Reconcile Account akan dikosongkan. Sekarang bauat rekonsiliasi untuk akun yang kedua yaitu Bank Diamond. Ulangi langkahnya. Klik Cancel untuk menutup j endela Reconcile Accounts.
D.
LAPORAN BANK Pada Command Center, klik Command panel reports lalu pilih Banking. Jendela Index to Report ditampilkan. Pada kolom nama bagian Cheques and Deposit klik Bank Register lalu klik tombol Customise Pada kolom Dated From ketik periode transaksi misalkan 01/01/2011 To 31/01/2011 lalu klik Display Klik Close untuk menutup Laporan Klik Close untuk menutup jendela Index to Reports.
E. PENYESUAIAN PERSEDIAAN Contoh : pada tanggal 31 Januari perusahaan melakukan stock perhitungan fisik persediaan dan menemukan satu buah kursi kerja yang rusak (retur dari CV. Mentari tanggal 25 Januari). Barang tersebut harus dikeluarkan dari daftar persediaan. Untuk itu perlu dilakukan penyesuaian, berikut langkahlangkahnya : Dari Command Center pilih modul Inventory Klik Count Inventory. Pada kolom Counted ubah quantity persediaan Kursi kerja manjadi 4 lalu tekan tab. Hasilnya kolom Difference akan terisi dengan angka -1 Klik tombol Adjust Inventory. Klik tanda panah Default Adjustment Account lalu pilih akun 5-1000 Harga Pokok barang Dagang. MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
31
Klik Continue. Ubah tanggal transaksi menjadi 31/01/2011. Pada kolom Memo beri keterangan Penyesuaian persediaan Klik record untuk menyimpan penyesuaian. F. BUILD ITEMS Build Item digunakan untuk menggabungkan beberapa item barang menjadi satu barang baru. Contoh : tanggal 30 Januari perusahaan membuat paket barang yang diberi nama Paket Office, yang terdiri dari beberapa item barang, yaitu : 1 Meja Kerja 1 Kursi Kerja 1 Rak Buku 1 Meja Komputer
Berikut langah-langkah Pencatatan : Sebelum membuat satu item barang baru dengan nama Paket Office. Dari Command Center modul Inventory klik Item List. Klik tombol New. Klik tab Buying Details lalu isi data Klik tab Selling details lalu isi data. Klik Ok. Kembali ke jendela Item List, data barang yang baru saja ditampilkan. Klik Close Kembali ke jendela Command Center, klik Build Items Pada kolom Date ketik tanggal 310/01/2011 lalu pada kolom Memo beri keterangan Paket Office Tekan tab dua kali, pilih nama barang Meja Kerja klik Use Item. Pada kolom Quantity ketik -1 (minus 1) untuk barang yang akan digabungkan agar nilai persediaan juga berkurang. Kolom Unit Cost dan amount otomatis akan terisi. Tekan tab kembali sampai jendela Select from List tampil. Ulangi untuk memasukan item barang selanjutnya. Lalu pilih item 008-Paket Office Isi kolom Quantity 1 (tanpa tanda min) tekan tab dua kali. Pada kolom Amount ketik nilai yang tampil pada baris Out of Balance yaitu 1.380.000 Tekan tab, kolom Unit Cost otomatis akan terisi nilai yang sama, dan baris Out of Balances akan bernilai Rp.0,00 Tekan Ctrl+R untuk menampilkan jurnal transaksi. Klik Ok. Klik record untuk menyimpan transaksi Klik Cancel untuk menutup jendela Build Items. Untuk melihat hasil dari pembuatan paket tersebut, klik tombol Item List. Quantity barang yang digunakan untuk membuat paket berkurang 1 sedangkan quantity Paket Office akan terisi 1 Klik Close untuk menutup jendela Item List. G. AUTO – BUILD ITEMS Fungsi fitur ini sama dengan fitur Buil-Items yang dibahas sebelumnya. Perbedaannya hanya terletak pada otomatisasi pengurangan item barang yang digunakan dan penambahan item barang yang dihasilkan. Fungsi ini juga sangat efektif digunakan jika transaksi penggabungan barang sering dilakukan denbgan kompo9nen dan quantitas barnag yang tidak terlalu banyak berubah. Berikut langkah penggunaan auto Build Items. Dari dalam modu Inventory klik Item List Klik tanda panah di sebelah kiri Item Paket Office Pilih tab Auto-Build, pada kolom Minimum Level for Restocking Alert ketik 1. Lalu klik t ombol Edit List Klik kolom Number, lalu tekan tab. Pilih Item Meja Kerja Klik Use Item Pada kolom Quantity ketik 1, tekan tab lalu pilih item-item selanjutnya. Klik Ok. Kembali ke jendela Item Information klik Ok. Klik Close untuk menutup jendela Item List Kembali ke Command Center, klik menu Auto-build Items Pada kolom Qty.to Build masukkan quantity paket yang akan dibuat misalkan 1 lalu klik Build Items. Untuk data tanggal dan lainnya tidak usah diubah Tekan Ctrl+R untuk menampilkan jurnal transaksi MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
32
Klik Ok, lalu klik Record untuk menyimpan transaksi Build – Items H. LAPORAN PERSEDIAAN Untuk melihat rekapitulasi semua transaksi yang berhubungan dengan persediaan, anda dapat membuka laporan persediaan dengan berbagai pilihan periode yang diinginkan. Dari Command Center klik Report lalu pilih Inventory Pada kolom Nama bagian Items pilih Item List Detail lalu klik Display Klik Close untuk menampilkan laporan quantity barang pilih Inventory Count Sheet lalu klik Display Untuk mencetak laporan klik tombol Print Untuk mengirim laporan ke program lain klik Send To Excel
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
33
BAB VII LAPORAN, ANALISIS DAN KEAMANAN A. Laporan Neraca Laporan Neraca menampilkan posisi harta, hutang dan modal perusahaan pada periode tertentu. Berikut ini cara untuk menampilkan laporan Neraca : Buka program Myob Accounting 18 lalu buka file Murtiara Furniture.myo Pada Commad Center, klik Reports lalu pilih Accounts. Pada kolom Name bagian Balance Sheet pilih Standard Balance Sheet Klik tombol Customize. Pada kolom Selected pilih January Pada kolom Report Level pilih level 4 dan untuk Financial Year Pilih This Year (FY2011) Klik Display Untuk mencetak laporan klik tombol Print. Untuk mengirim laporan ke program lain klik Send To Klik Close untuk menutup laporan B. LAPORAN LABA/RUGI Laporan Laba/Rugi menampilkan keuntungan atau kerugian perusahaan pada periode tertentu yang diperoleh dari selisih antara pendapatan dan beban. Berikut cara menampilkan Laporan Laba/Rugi : Dari jendela Index to Report, pada kolom Name pilih Profit & Loss ( Accrual ). Lalu klik tombol Customize Pada kolom Date From pilih periode yang i ngin ditampilkan misal January To January Untuk menmapilkan beberapa periode sekaligus, pada kolom To isi dengan periode yang dituju. Pada kolom Report Level pilih Level 4 lalu pada kolom Financial Year pilih This Year (FY 2011). Klik Disply Klik Close untuk menutup laporan Laba/Rugi C.
GENERAL LEDGER Dari data jendela Index to Report, pada kolom Name bagian Accounts pilih General Ledger Summary Klik Display. Klik Close untuk menutup laporan Untuk menampilkan detail transaksi setiap akun, pili h General Ledger detail Klik Disply. Klik Close untuk menutup laporan. Untuk menapilkan detail transaksi setiap akun, pilih General Ledger Details. Klik Display. Klik Close untuk menutup jendela Index to Report untuk menutup laporan. Klik Close untuk menutup jendela Index t o Report
D.
ANALSIS NERACA Pada Comman Center, klik Command Panel Analysis lalu pilih Balance Sheet Klik Analysis lalu pilih Balance Sheet Klik tombol Filter untuk mengatur tampilan analisis Untuk Analysis Balance Sheet pilih This Year’s Actuals Only karena Anda hanya akan melihat analisis neraca tahun berjalan. Beberapa pilihan analisis lainnya dapat Anda pilih seperti : Last Year’s Actuals Only , untuk melihat analisis neraca akhir tahun lalu. Budgets Only, untuk melihat analisis anggaran neraca Actuals vs Budges , untuk perbandingan antara neraca yang sebenarnya dan anggaran neraca This Year vs Last Year , untuk melihat perbandingan antara neraca periode berjalan dan neraca tahun lalu Untuk Selected Period pilih Jan, lalu klik Ok. Analisis neraca ditampilkan dalam bentuk ledger Untuk melihat analisis perkelompok akun dalam bentuk grafik klik tombol Asset. Klik tombol Liability atau Equity untuk menampilkan analisis kelompok akun yang lain. Klik Close untuk menutup jendela Analyse Balance Sheet
E.
ANALISIS LAPORAN LABA/RUGI Pada Command Center, klik command panel Analysis lalu pilih Profit & Loss
MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
34
Klik tombol Filter untuk mengatur tampilan analisis Untuk Analysis Balance Sheet pilih This Year’s Actuals Only dan untuk Selected Period pilih Jan, lalu klik Ok. Klik tombol Net P&L untuk melihat analisis dalam bentuk grafik batang Untuk mencetak laporan analisis klik tombol Print Klik Close untuk menutup jendela laporan analisis F.
ANALISIS PENJUALAN Pada Command Center, klik command panel Analysis lalu pilih Sales Klik tombol Filter untuk Analysis Sales pilih This Year’s Actuals Only dan untuk Selected Period pilih Jan, lalu klik Ok Untuk menampilkan grafik analisis penjualan klik t ombol Sales Klik pada tombol pilihan yang ada di bagian bawah grafik untuk menampilkan analisis penjual dalam bentuk yang lain Klik Close untuk menutup jendela Analyse Sales. Tutup program Myob Accounting. Klik No.
G. MEMBUAT PASSWORD 1. Password Master Buka program Myob Accounting lalu buka file Mutiara Furniture.myo. Pada kotak dialog Sign-on, pada kolom User ID otomatis akan terisi dengan nama Administrator. Klik tombol Change Password . Pada kolom Existing Password biarkan kosong karena sebelumnya tidak ada password yang digunakan. Pada kolom New Password ketik kode admin. Ketik ulang kode pada kolom Confirm Password. Klik Record. Klik Ok. Lanjutkan proses pembuatan file sampai tampil jendela Command Center. 2. Sub-Password Pada comman Center, klik menu Setup lalu pilih Preferences Pilih tab Security lalu klik tombol User Ids pada Myob versi sebelumnya tombol ini diberi nama Password. Pada jendela User Access, klik tombol New untuk membuat User ID baru. Pada kolom User ID ketik nama user misalkan Mutiara Furniture Pada kolom Password ketik kode nya misalkan edit, keti ulangkode pada kolom Confirm Password Klik Ok. Kolom Available Functions berisi daftar fungsi-fungsi Myob. Untuk melakukan pengaturan fungsi yang boleh diakses oleh user ID tersebut klik kolom Not Allowed. Misalkan klik kolom Not Allowed pada baris Account. Hasilnya seluruh fungsi modul Account akan diberi tanda silang (x). Pengaturan ini berarti bahwa Anda tidak dapat mengakses semua fungsi pada modul Account. Klik Ok untuk mengakhiri pengaturan Klik Ok kembali untuk menutup jendela Preferences. 3. Menggunakan Password Tutup program Myob Accounting Buka kembali program Myob Accounting 18 dan file Mutiara Furniture.myo. Kotan dialog Sign-On ditampilkan, kali ini Anda akan masuk menggunakan User ID Administrator dan kode password admin. Ketik kode password admin pada kolom Password lalu ketik Ok. Lanjutkan proses pembukaan file sampai jendela Command Center. Program Myob siap digunakan dan Anda dapat mengases semua fungsi Myob. Sekarang tutup program Myb Accounting 18, jika pada kotak dialog yang tampil pilih No. Kemudian buka kembali program Myob Accounting 18 lalu buka file Mutiara Furniture.myo Pada kotak dialog Sign-on yang tampil, ketik Mutiara Furniture pada kolom User ID Pada kolom Password ketik kode password User ID ini yaitu edit. Klik Ok. Lanjutkan proses pembukaan file Myob sampai jendela Commad Center ditampilkan Pilih modul Account lalu klik Account List MYOB 18 SMKN 10 PANDEGLANG By firdausy2008.wordpress.com
35
