Instituto Tecnológico de Guaymas
Administración de la Producción
Unidad 6 Administración de Recursos
Administración de Recursos
Administración Adminis tración de Recursos ....... ............... ................ ............... ............... ................ ............... ............... ............. ......... ........ ........ ...... .. 1
6.1 Concepto e Importancia de los inventarios ........ ............... ............... ............... ........... ........ ........ ........ ........ ......3 6.2 Modelos de control de inventarios ........ ............... ............... ................ ............. ......... ........ ........ ........ ........ ........ ........ .... 4 6.3 Existencias de seguridad......... seguridad. ................ ............... ............... ................ ................ ............... ............... ................ ............... .........6 6.4 Herramientas Herramien tas Justo a tiempo........ ............... ............... ................ ............... ............... ................ ................ .............. .......... ......7 6.5 Importancia de la función de compras ........ ................ ................ ............... .............. ........... ........ ........ ........ ...... .. 10 6.6 El procedimiento de compras ........ ................ ............... ............... ................ ............... ............... ................ ............. ........ ... 11 PROCESO DE COMPRA ............................................................. ......................................................................... ..................... ......... 11 SUS ETAPAS SON: ........................... ...................................................... .............................................. ............................... ..............11 NECESIDAD SENTIDA .......................... .......................................................................... ................................................ ....... 12 NECESIDAD ANTES DE LA COMPRA ............................................................ ............................................................ 12 DECISION DE LA COMPRA ........................................................... ....................................................................... ............... ... 12 SENTIMIENTOS DESPUES DE LA COMPRA .................................... ........................ ........................ .............. ..12 6.7 Decision Decisiones es financie financieras ras........ ............... ............... ................ ............... ............... ................ ................ ............... ............... ............ .... 13 Entre los principales factores que elevan o reducen el nivel de riesgo en una decisión financie financiera ra....... ............... ................ ................ ............... ............... ................ ............... ............... ............. ......... ........ ........ ....... ... 13 Adicionalmente se pueden identificar otros tipos de riesgo .......................... 14 6.8 Hacer o comprar ........ ................ ............... ............... ................ ................ ............... .............. ........... ........ ........ ........ ........ ........ ......14 6.9 Principios de manejo de material materiales es........ ................ ............... ............. .......... ........ ........ ........ ........ ........ ........ ....... ... 16 6.10 ERP (Aplicacio (Aplicaciones nes de planificació planificación n de recursos empresariales) ......... .............. ....... .. 17 6.11 Tendencias Tendenci as modernas de la administración administr ación de sistemas productivos pr oductivos .... ....... ... 18
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ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS 6.1 Concepto e Importancia de los inventarios Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en
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el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. Los inventarios de materias primas, productos semiterminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de producción, facilitando su programación. Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa. Sin ellos en la empresa existe una situación “de la mano a la boca”, comparándose la materia prima estrictamente necesaria para mantener el plan de producción, es decir, comprando y consumiendo. Con él la empresa puede realizar sus tareas de producción y de compra economizando recursos, y también atender a sus clientes con más rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa. Sin embargo, se presenta una desventaja: el costo de mantenimiento; ya que se debe considerar el costo de capital, el costo de almacenaje, el costo de oportunidad causando por inexistencia, y otros. Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un inventario adicional. La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.
6.2 Modelos de control de inventarios Los Sistemas de Inventario 5
Existen dos buenos sistemas para calcular los inventarios, el sistema periódico y el sistema permanente. En el sistema periódico, cada vez que se hace una venta sólo se registra el ingreso devengado; es decir, no se hace ningún asiento para acreditar la cuenta de inventario o la de compra por el monto de la mercancía que ha sido vendida. Por lo tanto, el inventario sólo puede determinarse a través de un conteo o verificación física de la mercancía existente al cierre del período económico. Cuando los inventarios de mercancías se determinan sólo mediante el chequeo físico a intervalos específicos, se dice que es un inventario periódico. Este sistema de inventario es el más apropiado para las empresas que venden gran variedad de artículos con alto volumen de ventas, y un costo unitario relativamente bajo; tales como supermercados, ferreterías, zapaterías, perfumerías, etc. El sistema de inventario permanente o continuo, a diferencia del periódico, utiliza registros para reflejar continuamente el valor de los inventarios. Los negocios que venden un número relativamente pequeño de productos que tienen un elevado costo unitario, tales como equipos de computación, vehículos, equipos de oficina y del hogar, etc., son los más inclinados a utilizar un sistema de inventario permanente o continuo. Métodos de Valuación de Inventarios En el sistema de inventario permanente existen varios métodos para calcular el monto de los inventarios, los más usados son: el de primeras entradas, primeras salidas (PEPS); el de últimas entradas, primeras salidas (UEPS), el método de promedio móvil. Método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS) Con este método se supone que las primeras mercancías compradas (entradas) son las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del período serán las más recientes adquisiciones, valoradas al 5
precio actual o a los últimos precios de compra. El siguiente ejemplo ilustra la aplicación de este método. Método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS) Este método considera que las últimas mercancías compradas (entradas) son las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancías en existencia al final del período serán las de más vieja adquisición, valoradas a los precios iniciales de compra. Método de Promedio Móvil Este método reconoce que los precios varían, según se van comprando mercancías, durante el ciclo económico. Por lo tanto, las salidas de almacén serán valoradas al costo promedio de las existencias disponibles.
6.3 Existencias de seguridad. La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos. Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículos semiterminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentes procesos o departamentos de que consta la producción para poder ajustar las programaciones de la producción y surtir a tiempo. La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la filosofía de servicio a la clientela que produce un incremento en la participación del mercado que se atiende.
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6.4 Herramientas Justo a tiempo CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO Tal como se escucha el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieren los inventarios y se insertan en la producción en el momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios. Una compañía puede reducir su producción es proceso mediante una administración más eficiente, esto se refiere a factores internos.
TIPOS DE INVENTARIOS.
Inventario perpetuo: es el que se lleva en continuo acuerdo con las exigencias en el almacén. Por medio de un registro detallado que puede servir también como auxiliar, donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades física.
Inventarios intermitentes: este inventario se puede efectuar varias veces al año. Se recurre a él, por razones diversas no se pueden introducir en la contabilidad del inventario contable permanente al que se trata de cumplir en parte.
Inventario final: es te inventario se realiza al termino del ejercicio económico, generalmente al finalizar el periodo y puede ser utilizado para determinar un nueva situación patrimonial en ese sentido, después de efectuadas las operaciones mercantiles de dichos periodos.
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Inventario inicial: es el que se realiza al dar comienzos de las operaciones.
Inventario físico: es el inventario real. Es contar, pesar, o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes. Que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas.
Inventario mixto: es de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden identificarse con un lote en particular
Inventarios de productos terminados: este tipo de inventario es para todas las mercancías que un fabricante es producido para vender a su cliente.
Inventario en tránsito: es utilizada con el fin de sostener las operaciones para sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan a las compañías con sus proveedores y sus clientes, respectivamente.
Inventario de materia prima: en el se representan existencias de los insumos básicos de los materiales que habrá de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.
Inventarios en procesos: son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y de mas costos indirectos a la materia prima bruta, la que se llegara a conformar ya sea un sub.-ensamble o componente de un producto terminado
Inventarios en consignación: es aquella mercadería que se entrega par ser vendida pero el título de propiedad lo conserva el vendedor.
Inventario máximo: debido al enfoque de control de masas empleados, existe el riesgo que el control de inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos.
Inventario mínimo: es la cantidad mínima del inventario a ser mantenida en el almacén.
Inventario disponible: es a aquel que se encuentran disponibles para la producción o venta. 5
Inventario en línea: es aquel que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
Inventario agregado: se aplica cuando al administrar las exigencias del único artículo representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario,
Inventario en cuarentena: es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestible u otros.
Inventario de previsión: se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura permanente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
Inventario de seguridad: son aquello que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas de la demanda.
Inventario de anticipación: son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas de producción comercial o a un periodo de sierre de la planta.
Inventarios de lote o de tamaño de lote: estos son en tamaño que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.
Inventario estaciónales: los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisface fluctuaciones en la demanda.
Inventarios intermitentes: es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del periodo contable.
Inventarios permanentes: es un método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
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Inventarios clínicos: son inventarios para apoyar la decisión de los
inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general.
6.5 Importancia de la función de compras Definición de Compras: 1. “Comprar proviene del latín comparare, cotejar, y que se traduce como adquirir algo por dinero”. 2. “Adquisición, del latín adquisitio, -onis, acción de adquirir”. Por lo tanto, comprar debe considerarse como sinónimo de adquisición. 3. Tradicionalmente se dice que comprar es “la función responsable de efectuar todas las compras requeridas por una empresa, en el momento oportuno”. 4. Asimismo, “las compras son operaciones que se realizan para satisfacer una determinada necesidad”. 5. Michel Calimeri define así las compras: “la operación que se propone suministrar, en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas, servicios, etc.) que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la misma ha definido”. Importancia de las compras. En la actualidad, las compras deben considerarse como una función vital para el éxito de cualquier empresa, cuyo 5
objetivo será adquirir las materias primas y los artículos indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo. Integración de Recursos Financieros. Mención especial merece la parte de la integración de recursos financieros, los cuales son de vital importancia para el buen funcionamiento de toda empresa. Estos pueden ser recursos propios o recursos externos. Entre los externos se pueden mencionar prestamos de instituciones financieras, acciones, etc. Para la integración de estos recursos debe tomarse en cuenta aspectos como: tasa de interés, plazo, monto a solicitar, destino (capital de trabajo o capital de inversión), garantías, etc.
6.6 El procedimiento de compras PROCESO DE COMPRA El proceso de compra es un conjunto de etapas por las que pasa el consumidor para adquirir algo.
SUS ETAPAS SON: 1. Necesidad sentida 2. Necesidad antes de la compra 3. Decisión de la compra 4. Sentimiento después de la compra
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NECESIDAD SENTIDA Es cuando el consumidor siente la necesidad de obtener un bien (presumiblemente) para poder satisfacer su necesidad que él siente en el momento o para poder disminuir su necesidad.
NECESIDAD ANTES DE LA COMPRA Es cuando el consumidor antes de comprar el producto hace encuestas, o pregunta a las demás personas que ya han usado el producto, si el producto tiene calidad, si es bueno, si lo volviesen a comprar, y lo compara con los demás productos que la ha usado, para poder quedar convencido y seguro del `producto que va a escoger.
DECISION DE LA COMPRA Es cuando vamos a decidir sobre el producto si lo vamos a llevar tomando en cuenta variables como: •
Precio
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Precio unitario
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Marca
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Calidad
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Cantidad
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Tienda (si es de prestigio)
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Vendedor
SENTIMIENTOS DESPUES DE LA COMPRA Es cuando el consumidor por una parte satisface su necesidad y por otra parte queda insatisfecho, inseguro y tiene un sentimiento negativo que está inconforme con el producto, porque no sabe si eligió bien, porque había tantos productos que no está convencido que si el que él eligió sea el correcto.
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6.7 Decisiones financieras Sabiendo que el riesgo es parte inevitable en todo proceso en la toma de decisiones, tanto a nivel personal como a nivel organizacional, debe medirse en función del beneficio que se puede obtener en cualquier acción que se adopte. Por lo tanto, el concepto de riesgo también se relaciona con el grado de incertidumbre de los rendimientos esperados en el futuro, considerando como fórmula básica que está directamente proporcional al rendimiento, de donde se desprende la famosa frase “a mayor riesgo, mayor rendimiento”.
Entre los principales factores que elevan o reducen el nivel de riesgo en una decisión financiera
1. Mercado: Incumplimiento de la contraparte en una operación que incluye un compromiso de pago. 2. Macroeconómicos: Diferencias en los precios de mercado resultantes de cambios en las variables macroeconómicas, por ejemplo en tasas de interés. 3. Legales: Incumplimientos que no puedan ser exigibles por medios legales. 4. Operativos: Asociado a fallas en los sistemas, procedimientos, en los modelos o en las personas que manejan dichos sistemas.
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5. Riesgo país: Indicador elaborado por las calificadoras de riesgo internacionales quienes evalúan, la capacidad que posee un país para hacer frente a sus compromisos de deuda financiera, este es el llamado riesgo financiero, y de los pagos por la venta de bienes y servicios, conocido como riesgo comercial. Este indicador incide en el precio, o tasa de interés, al que los acreedores externos prestarán dinero al Estado, empresarios y particulares del país determinando una sobretasa de interés.
Adicionalmente se pueden identificar otros tipos de riesgo
1. El riesgo de que una institución llegue a fracasar debido a una mala administración o a la falta de capital.
2. El riesgo de mala fe presente en un fraude, declaraciones inexactas, ventas deliberadamente improcedentes o faltas en la divulgación de información de parte de las instituciones que proporcionan asesoría respecto a un producto financiero. 3. El riesgo derivado de la dificultad de que un consumidor contrate un producto o servicio financiero que no comprenda o que no se adapte a sus necesidades.
6.8 Hacer o comprar En ocasiones en una empresa se presentan en si la compañía deben hacer un producto que en la actualidad está comprando a un proveedor si existen ciertas condiciones, puede ser prudente la decisión de hacerlo.
Razones para hacer los productos en vez de comprarlos:
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1. Cuando la compañía puede producir una articulo a un costo sustancialmente menor de aquel al que puede ser comprado. 2. Cuando es estable la demanda por el producto y aun volumen elevado, de manera que pueda recuperarse la inversión en el equipo y pueden evitarse las fluctuaciones en la producción. 3. Cuando la experiencia fabril de la compañía asi como el equipo esta bien adaptados a la fabricación del producto. 4. Cuando se dispone el espacio y quipo ocioso y de obreros especializados en la fabricación del producto. 5. Cuando los proveedores no cumplen los requisitos de calidad y funcionamiento 6. Cuando pueden ahorrarse los costos de transporte reuniendo materiales locales para hacer el producto en vez de mandarlo hacer en una planta distante. 7. Cuando hay filtraciones en la investigación y la compañía desea conservar los “secretos industriales” relativos al producto, materiales de que se compone y el proceso implicado.
Razones para comprar productos en vez de fabricarlos: 1. Cuando las necesidades financieras son tan grandes que la compañía no esté en posición de hacer la inversión. 2. Cuando hay fluctuaciones en la demanda para el producto creando así problemas de la producción. 3. Cuando sea pequeña la cantidad de artículos que se necesiten. 4. Cuando otras compañías mantengan “secretos industriales” o patentes sobre el producto requerido, de manera que no sea posible duplicarlo
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5. Cuando se hace frente a las fluctuaciones en los negocios por medio de una rápida disminución de gastos. Como las compras pueden reducirse rápidamente y no así lo gastos indirectos sobre el equipo productivo resulta ventajosos comprar los productos en vez d hacerlos. 6. Cuando la obsolencia deja sin valor a la maquinaria o reduce su valor sustancialmente. 7. Cuando es alta la proporción de desechos y es deterioros inherentes a la fabricación del producto.
6.9 Principios de manejo de materiales 1. Gravedad. 2. Carga utilitaria. 3. Sistema. Es cuando hay intercomunicación entre las áreas de los materiales y hay una forma establecida para manejarla. 4. Estandarización. Si se utiliza algún equipo y se usa en varias partes del proceso, se busca que de preferencia sean de la misma marca.
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5. Mecanización. Siempre que se pueda deben usarse equipos o máquinas para mover materiales, ya que si se mueve a mano es más caro y peligroso para los trabajadores. 6. Automatización. Buscar que le manejo se lleve de forma automática. 7. Utilización del espacio o tercera dimensión. En el manejo de materiales no se tenga espacio vacío y tenga que cruzar por éstos. Optimizar el espacio del edificio. 8. Simplificación. Encontrar la forma más sencilla. 9. Flujo de materiales. Los materiales no esperen, es decir, tengan un flujo continuo y sigan en movimiento desde que entran y se procesan hasta que salen. 10.Doble manejo. Llevar los materiales hasta su destino de un solo movimiento. 11.Capacidad. Todos los equipos deben ser programados para su trabajo de acuerdo a su capacidad. 12.Control. La forma como se mueve el material debe facilitar el control de cuanto se está moviendo. 13.Seguridad. Verificar si son seguros todos los movimientos del material. 14.Rendimiento. Se deben aprovechar de mejor manera el manejo de los equipos.
6.10 ERP (Aplicaciones empresariales)
de
planificación
de
recursos
Los sistemas de planificación de recursos empresariales , o ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise resource planning ) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios. 5
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos ( front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrónicos tales como comercio electrónico, administración electrónica, telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo únicamente una relación administrativa con ellos (SRM). Los ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir un Sistema de Administración de Recursos Humanos, y herramientas de mercadotecnia y administración estratégica.
6.11 Tendencias modernas de la administración de sistemas productivos
Inventarios Modernos La administración de Inventarios, en los tiempos modernos, cobra una Especial Importancia, ante La Feroz Competencia. 5
Ordinariamente, los Pequeños Empresarios, Seleccionan sus Proveedores, Estiman sus Existencias, conforme al Capital disponible y a La demanda que esperan. Pero... ¿Qué hacer Ante Recursos Escasos? ¿Cómo Estimar una Demanda Incierta? ¿Cuál es La Mejor Combinación de Productos? Todas estas Respuestas, Las Soporta el Empresario en su experiencia, en Algunos casos Escucha el Consejo de sus Proveedores... La Regla General es que Nunca Está Seguro de que Los Resultados Obtenidos son Los Mejores que Pudo Obtener... Las Grandes Empresas Tiene Departamentos para Realizar Investigaciones, Pruebas, Consultas con Despachos Especializados, Porque manejan Enormes Volúmenes de Ventas. El Pequeño Empresario, Frecuentemente no Puede Dedicar Mucho Tiempo al Análisis, porque “el show debe continuar” Además. Ese Análisis, no se ve Reflejado en El Flujo de Efectivo Inmediato. El Poder de las Ciencias Administrativas, La más especializada Matemática y La Informática Moderna, Soportadas en la Red, Hacen Posible: 1. Disponer de las Experiencias y Conocimientos de Los Expertos. 2. Actuar Como si Al Lado de Su Oficina Encontrara el Staff que le Dará Respuestas a Todas sus Inquietudes... Respuestas, Precisas, Completas, Contundentes... Y Siempre La Mejor Alcanzable Por Su Empresa. 3. La Posibilidad de Probar Las Hipótesis Desarrolladas, después de Muchos Esfuerzos y Frecuentes Insomnios y Saber Qué Pasa Si... 4. Controlar Todas Las Variantes Relevantes Para Cada Problema y Su Análisis, en Contraste con Otras Áreas Importantes de La Empresa. 5. Costos Realistas y Muy Adecuados, Ajustados a la Realidad de Su Empresa y Fuertemente Dependiente de Los Resultados Obtenidos.
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Modelos De Aplicación Inmediata
· Capacidad De Atender Demandas De Servicios. · Determina Punto De Reorden E Inventarios. · Determina Punto De Reorden Y Cantidad De La Orden. · Niveles De Inventario Y Puntos De Reorden Con Castigos En Incumplimiento. · Optimiza Inventarios Ante Descuentos Sucesivos Por Temporada. · Órdenes De Compra Para Soportar La Demanda Ante Escenarios De Descuentos Por Temporada. · Stock De Inventarios Y Punto De Reorden.
Bibliografía: http://optimalidad.com/Inventarios.html http://www.mitecnologico.com/Main/AdministracionDeLaProduccion
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