GESTION DE CALIDAD METODOLOGIA DE LOS SIETE PASOS
Introducción
A través de los años los empresarios han manejado negocios trazándose sólo metas limitadas, que les han impedido ver más allá de sus necesidades inmediatas, es decir, planean únicamente a cort corto o plaz plazo; o; lo que que conl conlle leva va a no alca alcanz nzar ar nive nivele less ópti óptimo moss de cali calida dad d y por por lo tant tanto o a obte obtene nerr una una baja baja rent rentab abililid idad ad en sus sus negocios !egún los grupos gerenciales de las empres resas japonesas, el secreto de las compañ"as de mayor é#ito en el mundo
radi radica ca en pose poseer er está estánd ndar ares es de cali calida dad d alt altos tant tanto o para para sus sus productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la calidad es una $iloso$"a que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en una organización, y esta implica un proceso de %ejoramiento &ontinuo que no tiene $inal 'icho proceso permite visualizar un horizonte más amplio, donde se buscará siempre la e#ce e#cele lenc ncia ia y la inno innova vaci ción ón que que llev llevar arán án a los los empr empres esar ario ioss a aumentar su competitividad, disminuir los costos, orientando los es$u es$uer erzo zoss a sati satis$ s$ac acer er las las nece necesi sida dade dess y e#pe e#pect ctat ativ ivas as de los los clientes (ara llevar a cabo este proceso de %ejoramiento &ontinuo tanto en un departamento determinado como en toda la empresa, se debe debe toma tomarr en cons consid ider erac ació ión n que que dich dicho o proc proces eso o debe debe ser) ser) económico, es decir, debe requerir menos es$uerzo que el bene$icio que aporta; y acumulativo, que la mejora que se haga permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que se garantice el cabal aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño logrado *l mejo mejora rami mien ento to cont contin inuo uo pued puede e logr lograr arse se a trav través és de la implantación de la metodolog"a de los siete pasos A continuación se pres presen enta ta la apli aplica caci ción ón de dich dicha a metod etodol olog og"a "a a la empr empres esa a *mbobinados +ndustriales !A& *+!A& -
Generalidades de la Empresa UBICACIN .a empr empres esa a *mbobi bobina nado doss +nd +ndustr ustria ialles !A !A& & *+!A *+!A& & - se encuen encuentra tra ubicada ubicada en zona zona indust industria riall A/*01 A/*01+/ +/A A2/* 2/* 345A 345A ++, galpones de &orpo0industria, 6alpón número 7
OB!ETI"O DE LA EMP#ESA
.a empresa se dedica a la reparación de motores eléctricos A&8'&, turbinas y generadores Además presta servicios electromecánicos en general *ntre sus principales clientes se pueden mencionar) &4!%4!, 949+5A! '*. (*2:, 6*5*2A. !A&, *9 949+5A! entre otros
DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL .a empresa *mbobinados +ndustriales !A& *+!A& -, por la caracter"stica de su proceso productivo, cuenta con un almacén bastante seguro ya que resguardan materiales costosos !in embargo el almacén no es debidamente utilizado puesto que no se aprovecha de una manera óptima los espacios disponibles, además de estar desorganizado y no presenta una clasi$icación adecuada de los materiales
METODOLOG$A A APLICA# (ara solventar la situación que presenta actualmente la empresa *mbobinados +ndustriales !A& en su almacén, se aplicará la metodolog"a de los siete pasos para la mejora continua
Primer Paso% SELECCIONA# EL P#OBLEMA *ste paso tiene como objetivo la identi$icación de los problemas de calidad y productividad del departamento o unidad bajo análisis Aclarar los conceptos de calidad y productividad en el grupo &A.+'A' es proporcionar un producto o servicio a los consumidores, que satis$aga plenamente sus e#pectativas y necesidades a un precio que re$leje el valor real que el producto o servicio les provea, que esté disponible y con las oportunidades que le convenga y que genere para la empresa las utilidades su$icientes
para desarrollarse saludablemente como empresa y grupo humano y as" poder continuar con e$iciencia a sus clientes (24':&/+1+'A' es la relación e#istente entre los resultados logrados y los recursos empleados; es decir; se debe ser e$ectiva as" como también e$iciente en la utilización de los recursos disponibles (ara ellos hemos asignado a un grupo de personas para realizar dicha misión lo cual lo realizaran aplicando una tormenta de ideas en la cual identi$icaremos el grupo de problemas de calidad y productividad *l resultado es el siguiente)
(érdida de tiempo buscando materiales 'esorden en el área almacén 'i$icultad de tránsito para los empleados en el área almacén *l tamaño del almacén no es el adecuado para el volumen del material manejado por la empresa *mbobinados +ndustriales !A& (erdida de materiales en el área almacén
/écnica de grupo nominal) Asignación de problemas)
(untuación
&ELI'
GIANANCO
SALOMON
DANIEL
GIUSEPPE
TOTAL
A B C D E & G ( I
= @ B C 7 ? > D
> @ C B 7 = D ?
= @ ? C D > 7 B
= @ ? C > D 7 B
> @ C B ? D = 7
?= 7 BB > CB C= ?D C= B?
&on los resultados obtenidos de la tabla anterior se concluye que los tres ?- problemas primordiales son)
(or decisión unánime el problema a atacar es el '*!42'*5 *5 *. E2*A '* A.%A&F5 con un total de cuarenta y cinco 7puntos
Se)undo Paso% COMP#ENDE# P#OBLEMA * ESTABLECE# META
EL
*l objetivo de este paso es precisar la de$inición del problema, su cuanti$icación y la posible subdivisión en sub problemas o causas s"ntomas *stablecer los tipos de indicadores que re$lejen el problema de '*!42'*5 *5 *. E2*A '* A.%A&F5)
/iempo de búsqueda de material (resencia de daños en el material *nvió de material $uera de especi$icaciones
*strati$icar y8o subdividir el problema de '*!42'*5 *5 *. E2*A '* A.%A&F5 en sus causas0s"ntomas
&uanti$icar el impacto de cada subdivisión
(or la $alta de datos numéricos o estad"sticos se utilizara la técnica de grupo nominal para jerarquizar cualitativamente las posibles causas0s"ntomas
A
&alta de compromiso de la )erencia
B
+nstrucciones ine$icientes hacia el personal de la empresa
C
/amaño insu$iciente del almacén
D
E
clasi$icación de los materiales en el almacén
&
4tras
Ahora le daremos un orden de mayor a menor y según los resultados de la tabla obtenida se pudo jerarquizar las causas0 s"ntomas de la siguiente manera)
&ELI'
GIANANCO
SALOMON
DANIEL
GIUSEPPE
TOTAL
'
D
D
D
CD
* 9 & A <
7 C ? B
D ? B 7 C
C ? 7 B
7 D ? C B
7 B ? C
C? CG CG B= =
Tercer Paso% ELABO#A# C#ONOG#AMA PA#A EL DESA##OLLO DE LA ME!O#A
Cuarto Paso% ANALISIS #AICES ESPECI&ICAS
DE
CAUSAS
!e deben identi$icar y veri$icar las causas ra"ces espec"$icas del problema en cuestión, aquellas cuya eliminación garantizará la no renuncia del mismo
.istar causas de ocurrencia aplicando tormenta de idea para cada subdivisión del problema
&lasi$icación de los materiales en el almacén
*stanter"a inadecuada !eñalización ine#istente en los estantes
+nstrucciones insu$icientes hacia *mbobinados +ndustriales &A
personal
de
la
empresa
'esinterés en el mejoramiento de la producción &on$ormismo por parte de la empresa con el proceso productivo
/amaño insu$iciente del almacén
'iseño inadecuado 'istribución incorrecta del espacio
4tras
'iagrama &ausa H *$ecto
&uanti$icar las causas para veri$icar su impacto
(ara cuanti$icar las causas se realizó una encuesta a todo el personal de la empresa constituido por C7 empleados, la encuesta constaba de la siguiente pregunta)
Cu+l cree Ud, -ue sea la causa principal del desorden en el almac.n de la empresa mar-ue con una / su respuesta 0alta de normati1a en cuento a la distri2ución del almac.n clasi0icación de los materiales en el almac.n instrucciones insu0icientes 3acia personal de la empresa 0alta de compromiso de la )erencia tama4o insu0iciente del almac.n otros
.os resultados obtenidos de la encuesta realizada $ueron)
'iagrama de (areto
Análisis &omo se puede apreciar en el diagrama, los pocos vitales que representan el CGI de las causas son)
*stas causas van a resolver el >GI del problema según la regla de (areto !on las causas que se van a tratar con prioridad
ESTABLECIMIENTO DEL NI"EL DE DESEMPE5O E'IGIDO 6METAS DE ME!O#AMIENTO7 Aqu" se debe establecer el nivel de desempeño e#igido al sistema o unidad y las metas a alcanzar sucesivamente
%etas a alcanzar &ompromiso por parte del personal Almacén organizado y ordenado %ejorar la conservación de los materiales 2educir tiempo de búsqueda de materiales dentro del almacén 1isualización del comportamiento si las cosas ocurriesen sin contra tiempos ni de$iciencias
*n esta actividad se debe visualizar la situación deseada (ara el caso del problema identi$icado '*!42'*5 *5 *. A.%A&F5, concibiendo la situación en que no e#istan las causas $alta de normativas en cuanto a la distribución del almacén, clasi$icación de los materiales en el almacén, +nstrucciones insu$icientes hacia personal de la empresa, $alta de compromiso de la gerencia, tamaño insu$iciente del almacén, entre otras, se lograr"an todas las metas propuestas anteriormente
8uinto Paso% P#OPONE#9 SELECCIONA# * P#OG#AMA# LAS SOLUCIONES *l objetivo de este paso es identi$icar y programar las soluciones que incidirán signi$icativamente en la eliminación de las causas ra"ces (ara cada causa se plantean las siguientes soluciones encontradas a través de una tormenta de ideas)
&rear las normativas necesarias para mantener el adecuado $uncionamiento del almacén y en$ocarse en su aplicación
&lasi$icación de los materiales en el almacén
*strati$icación y mayor detalle en la clasi$icación de los materiales
+nstrucciones insu$icientes hacia personal de la empresa
(rogramar charlas instructivas dirigidas al personal que labora en la empresa en cuestión
Adiestramiento
a la gerencia acerca de los bene$icios que generan una adecuada plani$icación de manejo de recursos /amaño insu$iciente del almacén 2ealizar una ampliación de las instalaciones del almacén actual Jabilitar otra zona para el almacenamiento de materiales !eleccionar las soluciones a realizar
'e las causas) $alta de normativas en cuanto a la distribución del almacén, clasi$icación de los materiales en el almacén,
+nstrucciones insu$icientes hacia personal de la empresa, $alta de compromiso de la gerencia; se acordó aplicar las soluciones planteadas *n cuanto al tamaño insu$iciente del almacén, por votación se seleccionó la solución) Jabilitar otra zona para el almacenamiento de materiales
'iseñar plan de acción
(ara solventar el problema se diseñó el siguiente plan de acción de acuerdo a las soluciones, y el orden es como sigue) B Adiestramiento a la gerencia C &reación las normativas ? (rogramación de charlas instructivas dirigidas al personal Jabilitar otra zona para el almacenamiento de materiales 7 *strati$icación y mayor detalle en la clasi$icación de los materiales
Se/to Paso% SOLUCIONES
IMPLANTACION
DE
!eguidamente de la implementación de las soluciones planteadas según el plan de acción, se notó un cambio signi$icativo en el tiempo de ubicación de materiales *n general, el resultado obtenido por la implementación del adiestramiento a la gerencia, que se basó en una charla sobre la plani$icación de procesos productivos, $ue satis$actorio .a gerencia, tomó conciencia acerca de las acciones que debió ejecutar para la mejora del $uncionamiento del área del almacén, lo cual $acilitó la realización de las otras soluciones &on la creación de normativas se logró $ijar los parámetros a seguir para el ordenamiento y el mantenimiento del almacén .as charlas instructivas dirigidas al personal permitieron la concientización y elevar el nivel de conocimiento de los empleados &on la habilitación de otra zona para el almacenamiento de materiales se logró descongestionar el almacén original, mejoró la distribución y se optimizó el espacio disponible .a estrati$icación en la clasi$icación de los materiales se $acilitó el almacenamiento y organización de los materiales
S.ptimo Paso% ESTANDA#I:A# GA#ANTI:A# SOLUCIONES
*
*l objetivo de este paso es asegurar el mantenimiento del nuevo nivel de desempeño alcanzado 'e él dependerá la estabilidad en los resultados y la acumulación de aprendizaje para pro$undizar el proceso (ara esto se propone) 5ormalización de procedimientos y métodos) (ara esto es necesario estandarizar el procedimiento de almacenado) con las nuevas normas establecidas y el nuevo nivel de conocimiento del personal, todo esto se realiza con la $inalidad de mantener en orden establecido en el área del almacén 'ocumentación y di$usión de la historia del proceso de mejoramiento) .os registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la mejora obtenida .os registros deben permanecer legibles, $ácilmente identi$icables y recuperables &onclusiones) .uego de la aplicación de los siete pasos de la mejora continua en la empresa *mbobinados +ndustriales &A , utilizada para identi$icar y solventar los problemas más relevantes de calidad y productividad almacén, se pudo observar que la principal causa de los problemas está relacionada con la gerencia .a metodolog"a de los siete pasos y el uso de herramientas es la base de la resolución sistemática de los problemas .a empresa cuenta con una $iloso$"a de calidad pero esto no es su$iciente, es necesario trans$ormar las ideas en mejoras tangibles, y esta trans$ormación se logra con métodos y herramientas adecuadas *ste ciclo, aplicado una y otra vez a diversos problemas, promueve el trabajo en equipo y lleva a la empresa a hacer de la mejora continua un modo de vida *n las primeras etapas de introducción del método de los siete pasos, el personal debe concentrarse en el proceso en s",
preocupándose más por su utilización correcta que por buscar la per$ección de la solución del problema tratado *n estas etapas es $undamental promover un cambio cultural, creando actitudes positivas hacia la mejora y conocimiento detallado de las actividades realizadas son indispensables para el é#ito