CICLO DE MEJORA CONTINUA El Ciclo PDCA es la sistemática más usada usada para implantar un sistema sistema de mejora conti continu nua. a. A conti continu nuac ación ión vamos vamos a expli explicar car qué es lo que que repre represe senta nta,, cómo cómo funciona y su estreca relación con al!unas normas "#$, concretamente con la "#$ %&&' ()equisitos de los #istemas de !estión de la calidad*, donde aparece mencionado como un principio fundamental para la mejora continua de la calidad. El nom+re del Ciclo PDCA o Ciclo P-A/ viene de las si!las Planificar, -acer, erificar y Actuar, en in!lés (Plan, Do, Cec0, Act*. 1am+ién es conocido como Ciclo de mejora continua continua o C2rculo de Demin!, Demin!, por ser Ed3ards Demin! Demin! su autor. Esta metodolo!2a descri+e los cuatro pasos esenciales que se de+en llevar a ca+o de forma sistemática para lo!rar la mejora continua, entendiendo como tal al mejorami mejoramiento ento continuad continuado o de la calidad calidad disminu disminución ción de fallos, fallos, aumento de la eficacia y eficiencia, solución de pro+lemas, previsión y eliminación de ries!os potenciales4/. potenciales4/. El c2rculo de Demin! lo componen 5 etapas c2clicas, de forma que una ve6 aca+ada la etapa final se de+e volver a la primera y repetir el ciclo de nuevo nuevo,, de forma forma que que las activ activid idade ades s son son reeva reevalu luada adas s perió periódic dicame ament nte e para para incorpor incorporar ar nuevas nuevas mejoras. mejoras. 7a aplicaci aplicación ón de esta metodolo metodolo!2a !2a está enfocad enfocada a principalmente para para ser usada en empresas y or!ani6aciones.
¿Cómo implantar el Ciclo PDCA en una organización 7as cuatro etapas que componen el ciclo son las si!uientes8 +uscan n las activ activid idade ades s susce suscepti pti+le +les s de mejora mejora y se !" Plani#icar Plani#icar $Plan%& $Plan%& #e +usca esta+lec esta+lecen en los o+jetivo o+jetivos s a alcan6a alcan6ar. r. Para +uscar +uscar posi+le posi+les s mejoras mejoras se pueden pueden reali6ar !rupos de tra+ajo, escucar las opiniones de los tra+ajadores, +uscar nueva evas tecn ecnolo! lo!2as mej mejores ores a las las que se están tán usando aora, etc etc. ver -erramientas de Planificación /. reali6a 6an n los los cam+io cam+ios s para para implan implantar tar la mejora mejora prop propues uesta. ta. '" (acer $Do%& #e reali 9eneralmente conviene acer una prue+a piloto para pro+ar el funcionamiento antes de reali6ar los cam+ios a !ran escala.
)" Controlar o *eri#icar $C+ec,%& :na ve6 implantada la mejora, se deja un periodo periodo de prue+a prue+a para verificar verificar su correct correcto o funcion funcionamie amiento. nto. #i la mejora mejora no cumpl cumple e las expec expecta tativ tivas as inici inicial ales es a+r a+rá á que que modifi modifica carla rla para para ajusta ajustarl rla a a los los o+jetivos esperados. ver -erramientas de Control /.
-" Actuar $Act%& Por ;ltimo, una ve6 finali6ado el periodo de prue+a se de+en estudiar los resultados y compararlos con el funcionamiento de las actividades antes de a+er sido implantada la mejora. #i los resultados son satisfactorios se implantará la mejora de forma definitiva, y si no lo son a+rá que decidir si reali6ar
cam+ios para ajustar los resultados o si desecarla. :na ve6 terminado el paso 5, se de+e volver al primer paso periódicamente para estudiar nuevas mejoras a implantar. -ay varias formas de aplicar los principios de (Planificar, -acer, Controlar y Actuar*. Para sa+er más puedes leer este art2culo so+re cómo implantar Pro!ramas de Acciones Correctivas, Preventivas y de
.I.TEMATI/ACI0N PARA LA .OLUCI0N DE PRO1LEMA.
.i2tematización& )e!istrar, de manera ordenada, una experiencia que deseamos compartir con los demás, com+inando el queacer con su sustento teórico, y con énfasis en la identificación de los aprendi6ajes alcan6ados en dica experiencia. "nstituto "nteramericano de Derecos -umanos/. Principios que guían la sistematización
Plurali3a3 3e opinione2 4 conocimiento2 )ecuerda que la realidad se puede interpretar de mucas maneras. Cada persona ve el mundo a través de sus propios (lentes*, que son producto de una !ran variedad de factores, tales como su cultura, educación, !énero y edad. Esta pluralidad de conocimientos y puntos de vista enriquecen el proceso de la sistemati6ación.
U2o 3el conocimiento local 4 cient5#ico 7a sistemati6ación permite la recopilación, or!ani6ación, s2ntesis y utili6ación de los conocimientos locales y cient2ficos existentes en una comunidad. Estos conocimientos pueden ser istóricos, económicos, técnicos, sociales o pol2ticos. 7a sistemati6ación tam+ién permite la creación de nuevos conocimientos en relación con el proyecto que está siendo ejecutado.
Participación 7a descripción y el análisis de un proyecto de+en reali6arse de una manera participativa, en la cual se tome en cuenta el punto de vista de todos. =o de+emos responsa+ili6arse a uno solo individuo de la tarea de documentar y sitemati6ar un proyecto. Al contrario, en la !eneración de conocimientos y lecciones, de+en participar diferentes actores, para incluir las diversas formas de ver e interpretar la realidad. Esto aumentará la posi+ilidad de que las decisiones que se tomen sean aceptadas y respetadas por todos> lo que impulsará procesos democráticos.
A2pecto2 6ue 3e7en con2i3erar2e ante2 3e 2i2tematizar 7os aspectos que de+en considerarse antes de comen6ar la sistemati6ación son8 ?Por qué se sistemati6ara el proyecto@ ?ué aspectos del proyecto serán anali6ados@ ?uién coordinara la sistemati6ación@ ?uién participara en el proceso de sistemati6ación@ ?ué métodos y erramientas de tra+ajo se utili6aran@
?ué tipo de datos se recopilarán@ ?Cómo se documentará y or!ani6ará la información recopilada@ ?ué procedimientos se utili6arán, y cuándo se arán las actividades de sistemati6ación@
¿Por 6u8 2e 2i2tematizara el pro4ecto Aunque pare6ca una pre!unta simple, es importante que los participantes esta+le6can y comprendan las ra6ones por las cuales van a sistemati6ar el proyecto, para que el propósito esté claro para todos. 7as diferencias de opinión de+en ser discutidas y aclaradas antes de comen6ar.
Po2i7le2 razone2 para 2i2tematizar • • • •
¿9u8 a2pecto2 3el pro4ecto 2er:n analiza3o2 #e puede sistemati6ar todo un proyecto o un componente especifico del mismo, tal como diferentes actividades, la capacitación, la participación comunitaria, o una determinada fase de un proyecto. Cualquiera que sea el caso, ay que ase!urarse de que todos entiendan +ien lo que se sistemati6ara, y estén de acuerdo en que esta acción es relevante y necesaria. 1am+ién será necesario decidir cuán !eneral o detallada será la información recopilada y anali6ada. Por consi!uiente, de+en esco!erse cuidadosamente los aspectos del proyecto que se sistemati6ará, y sean más relevantes a sus necesidades. Aunque se desee dar énfasis a ciertos aspectos y no a otros, se recomienda dedique al!o de tiempo y ener!2a a cada área.
E;emplo 3e a2pecto2 o po2i7le2 tema2 6ue 2i2tematizar • • •
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1odo un proyecto Análisis de costosB+eneficios de un pro!rama de crédito Proceso de adopción de tecnolo!2as de un proyecto de a!ricultura sosteni+le Procesos e impacto de un pro!rama de capacitación :n proyecto de salud comunitaria
¿9ui8n coor3inara la 2i2tematización #e necesitara ele!ir o nom+rar a la persona que coordinará el proceso de sistemati6ación. De preferencia, la persona de+e ser parte de la or!ani6ación o del !rupo. 7as responsa+ilidades de esta persona incluirán la coordinación y motivación de los participantes, la documentación y distri+ución de información, la facilitación del análisis y otras tareas afines.
Po2i7le2 coor3ina3ore2 • • • •
:n l2der o miem+ro de la comunidad :n miem+ro del personal de la $=9 :n comité del personal de la $=9 :n facilitador externo
¿9ui8n participara en el proce2o 3e 2i2tematización Es posi+le que participen todas aquellas personas que an sido parte de un proyecto. #in em+ar!o, en la mayor2a de los casos, las or!ani6aciones y comunidades prefieren seleccionar estraté!icamente a individuos o !rupo de personas que representen diversas opiniones y experiencias, y que puedan y deseen participar en la sistemati6ación. Aunque sea necesario decidir de antemano quienes participaran en la sistemati6ación, siempre se pueden incluir nuevos participantes durante el transcurso del proceso. )ecuerde que mientras más variado sean los tipos de personas que participan, más rico y valioso será el proceso.
Po2i7le2 participante2 • • • • • •
72deres comunitarios y miem+ros de la comunidad Personal de la $=9 u $P 1ra+ajadores del !o+ierno acilitadores 1écnicos "nvesti!adores
¿9u8 m8to3o2 4 +erramienta2 3e tra7a;o 2e utilizaran #erá necesario identificar los métodos y erramientas que serán utili6adas para extraer y anali6ar información, y tomar decisiones. #e de+en de seleccionar erramientas que su equipo cono6ca y aya usado en otras oportunidades, y sean ;tiles para sistemati6ar su proyecto.
Concluir un plan !eneral de los temas que se discutirán y las actividades que se llevaran a ca+o. Esto incluye aquellos que se discutirán continuamente. El calendario de actividades se de+e acer para todo el proceso de sitemati6acion. Al comien6o, qui6á sea necesario asi!nar un mayor tiempo para las secciones, de manera que los participantes puedan ser capacitados y familiari6ados con los principios de la sistemati6ación, y sean capaces de llevarla a ca+o.
#oluciones a posi+les o+stáculos en la sistemati6ación En +ase a las experiencias de mucos equipos de tra+ajo con la sistemati6ación, es posi+le que su or!ani6ación pueda enfrentar al!unos o+stáculos al planificar y ejecutar el proceso de sistemati6ación8 • • •
alta de tiempo del personal alta de a+ilidades del personal alta de recursos financieros
alta de tiempo del personal dar un curso o contruir un canal de rie!o/. #e considera que ejercicios como el dialo!o y la flexión quitan tiempo de las actividades prácticas. El personal !eneralmente es tan limitado y tiene tantas responsa+ilidades, que perci+e la sistemati6ación como una car!a de tra+ajo
adicional. Además los +eneficiarios están amenudo ocupados con sus actividades cotidianas, y no siempre tienen tiempo para participar en las reuniones de la sistemati6ación.
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