UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS UAPA SEDE CENTRAL
CARRERA
Contabilidad ASIGNATURA
Contabilidad computarizada
TRABAJO FINAL
Implementación Implementación sistema contabilidad computarizada
SUSTENTADO POR:
Paulino Rodríguez, Dilenia Altagracia 14-51
FACILITADORA:
!lenn" Alt# Alt# De la Cruz $arte
%antiago de los Caballeros Rep&blica Dominicana ' de (ebrero de ')1*
INTRODUCCION
La contabilidad es un instrumento muy importante dentro del convivir diario para pequeñas y grandes industrias, la cual se ha convertido en una herramienta fundamental para la debida toma de decisiones que tiene por objeto obtener resultados favorables al realizar inversiones económicas, el mismo que garantiza el correcto control en las actividades y los distintos negocios. En los últimos años se han presentado grandes avances en la tecnologa a nivel mundial, lo cual va de la mano con los cambios que surgen en las nuevas demandas de información e!istentes en este nuevo entorno. "odo esto sirve como gua para la contabilidad y el profesional contable, pues la contabilidad es quiz#s una de las actividades m#s importante dentro del campo de los negocios, dada su naturaleza de informar acerca del incremento de la riqueza, la productividad y el posicionamiento de las empresas en los ambientes competitivos. La importancia de los sistemas de información contable radica en la utilidad que tienen $stos, tanto para la toma de decisiones de los socios de las empresas como para aquellos usuarios e!ternos de la información. %icha importancia es reconocida y aceptada por cualquier ente privado o gubernamental considerando beneficios en la productividad y aprovechamiento del patrimonio, as como para cualquier información de car#cter legal son imprescindibles los servicios prestados por la contabilidad. El trabajo que presentaremos est# compuesto por partes, las cuales se detallan de la manera siguiente& La primera parte comprende los objetivos de la investigación, justificación, antecedentes del tema' el segundo captulo trata sobre el marco teórico conte!tual y conceptual' el tercer captulo comprende la presentación de resultados. (or último se presentan las conclusiones y recomendaciones de la investigación, as como la bibliografa y los ane!os.
Justificación
)l observar de cerca el funcionamiento de la f#brica *odrguez y percibiendo objetivamente las deficiencias e!istentes dentro del control contable y financiero que lleva la entidad, consideramos muy importante implementar un +istema de ontabilidad omputarizado que vaya acorde con las actividades económicas y financieras que realiza da a da la entidad, el mismo que arroje resultados verdicos al momento de tomar decisiones empresariales, durante toda su e!istencia, facilitando la evaluación y el control de los recursos económicos y financieros, y proporcionando a los directivos un conocimiento permanente del flujo de la información contable. (ara llevar a cabo la implementación del +istema ontable omputarizado se cuenta con el apoyo total de -#brica, que ha brindado la apertura necesaria para aplicar los instrumentos de investigación, como la entrevista y las encuestas, dirigidas a los directivos, personal administrativo. )dem#s se cuenta con los conocimientos y fuentes de información suficientes que permitir#n que el trabajo investigativo sea muy productivo y provechoso. La mplementación de un +istema ontable omputarizado beneficiar# tanto a la -#brica *odrguez como institución y en especial a su %epartamento ontable -inanciero, ya que esta investigación permitir# contar con una información real sobre su desempeño de acuerdo al cumplimiento de los objetivos y metas. / gracias a la colaboración de las autoridades de la empresa, y a su personal, es factible llevar a cabo el proyecto de investigación.
Objetivo general
0 mplementar un sistema contable computarizado en la -#brica *odrguez, La 1ega, para el perodo del 23 al 45 de -ebrero del 4235, para mejorar el proceso contable y obtener información confiable y oportuna que sirva de instrumento para la toma de decisiones. Objetivos Específicos:
0 )nalizar los fundamentos teóricos que se deben considerar para la implementación de un sistema contable computarizado. 0 dentificar los principales problemas que tiene la empresa en el registro de la información contable, para en base de esa realidad establecer las recomendaciones tendientes a la solución de su registro y cumplir con los objetivos que persigue esta organización. -
mplementar un sistema contable computarizado que facilite el manejo de la información económica y permita la toma de decisiones oportunas de la -#brica.
ntece!entes
La contabilidad es una t$cnica importante para la elaboración y prestación de la información financiera de las transacciones comerciales, financieras y económicas realizadas por las entidades comerciales, industriales de servicio, de servicios públicos y privados y se utilizan en la toma de decisiones. %esde siempre el ser humano ha tenido la necesidad de saber lo que tiene y controlar sus gastos y sus ingresos. Es algo cotidiano que todos hacemos, ya sea mirando nuestro saldo y últimos movimientos en nuestra sucursal bancaria, o de forma m#s meticulosa escribiendo todo lo que hacemos en un libro de cuentas propio. Los +istemas de ontabilidad omputarizados han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace m#s de 62 años, hasta tal punto que hoy en da son el motor de las operaciones de muchas de ellas, proporcionando as información oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta caracterstica ha permitido a los ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera m#s completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa' por lo que han creado +istemas omputarizados de ontabilidad que brindan los mismos beneficios que ofrecen los +istemas de ontabilidad 7anual, pero m#s eficientes y con menos posibilidad de errores.
Esta investigación dio lugar que dentro de -#brica *odrguez nunca e!istió la mplementación de un +istema ontable omputarizado, razón por la cual es necesaria la implementación de dicho sistema por la e!igencia del mundo competitivo en la actualidad. %icha investigación se realizar# e!clusivamente dentro del %epartamento de ontabilidad de -#brica.
) trav$s de la implementación de este sistema contable computarizado la empresa tendr# un mejor beneficio en la organización de la información contable, la presente investigación permitir# contar con una información real y objetiva sobre su desempeño de acuerdo al cumplimiento de los objetivos y metas.
"# $arco Teórico
"#% $arco teórico conte&tual
La -#brica *odrguez se encuentra ubicada en la sección de 8urende, 7unicipio y (rovincia de La 1ega, la cual se dedica a la confección y venta de productos a base de barros, tales como, tejas, tinajas, tarros, floreros y otros adornos. Esta empresa comercializa sus productos no solo para La 1ega, sino tambi$n para las diferentes provincias del pas, iniciando sus actividades desde las 9&22 am hasta las :&22 pm de lunes a s#bado. En sus inicios el propósito principal era la fabricación de productos destinados para la construcción, elaborados con herramientas poco especializadas para su fabricación, adem#s se utilizaba la mano de obra por parte de los obreros, y mediante estos resultados, los directivos de la empresa vieron que tenan la posibilidad de abrirse m#s en el mercado ya que posean todos los elementos necesarios, como son una buena ubicación, productos acorde a los avances tecnológicos y a las e!igencias e!puestas por parte de los consumidores, quienes son la razón de ser de nosotros como institución, por esta razón cada da nos esforzamos para satisfacer sus necesidades, todo esto ha permitido que se convierta en la mejor dentro de su rama. %icha empresa cambia su actividad como fabricante para dedicarse a la comercialización de artculos complementarios de la construcción como son& tejas,
baldosas, macetas, etc., constituy$ndose as en una entidad comercial hasta la actualidad
"#" $arco teórico conceptual 'enerali!a!es !el siste(a !e contabili!a! co(putari)a!o
+e puede afirmar que en un sistema contable se elabora y presenta balances que permiten conocer la situación real& inicial y final en la que se encuentra la empresa y con la información obtenida de los mismos se proceder# a tomar decisiones que aseguren la rentabilidad de la misma. ;n sistema de contabilidad no es m#s que normas, pautas, procedimientos, para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se suministre. En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es pr#cticamente intelectual. Este deber# asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema har# el resto. Las ventajas de la contabilidad computarizada es que proporciona información con mayor rapidez, se puede manejar un volumen de operaciones mayor y se reduce mucho el número de errores porque la computadora realiza en forma instant#nea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual. Registro !e transacciones
Es donde se archiva y se registra todas las cuentas y los balances financieros de una empresa. Este tiene como función calcular los resultados de las operaciones financiera que se realizan por los profesionales del #rea. En este registro se lleva a cabo un proceso de transacciones que debe ser muy e!acto y oportuno, debido a que los datos que se suministran poseen la información que los profesionales contables poseen para tomar las medidas necesarias para llevar a ma!imizar la economa o rendimiento económico de dicha empresa. *ase al (a+or general + (a+or au&iliar
El Libro 7ayor
Este balance sirve para comprobar la e!actitud del registro contable en los registros de entrada original y el traslado al mayor general, igualando el d$bito y el cr$dito. Los saldos de las diferentes cuentas se trasladan a las columnas del d$bito o del cr$dito del balance de comprobación, con el propósito que los saldos deudores se equiparen a los acreedores, es este caso que el criterio y
conocimiento del contador se debe reflejar ya
que es el momento de analizar y comprobar la precisión y actualidad de los saldos. sientos !e ajustes
(ermiten presentar los saldos razonables a trav$s de la depuración oportuna y apropiada de todas las cuentas que, por diversas causas, no presentan valores que puedan ser comprobados y por ende, no denotan la verdadera situación y estado actual del negocio o empresa. En caso de observar una omisión deber# generarse un asiento que corrija esa situación y en el caso de e!istir errores en la registración deber# corregirse la cuenta utilizada sin revertir todo el asiento que le dio origen. Luego de su registración, estos asientos deben ser contabilizados y mayorizados como cualquier otro asiento. Esta!os financieros
Los estados financieros son un informe resumido que muestra cómo una empresa ha utilizado los fondos que le confan sus accionistas y acreedores, y cu#l es su situación financiera actual. Los tres estados financieros b#sicos son el balance, que muestra los activos, pasivos y patrimonio de la empresa en una fecha establecida' =4> estado de resultados, que muestra cómo se obtiene el ingreso neto de la empresa en un perodo determinado, y =?> el estado de flujo de efectivo que muestra las entradas y salidas de efectivo producidas durante el perodo. sientos !e cierre
)siento de diario realizado al final de un periodo contable para cerrar todas las cuentas de ingresos, gastos y otras cuentas del periodo. El asiento de cierre se realizar# saldando todas las cuentas abiertas, de modo, que se cargar#n las cuentas que tengan un saldo deudor, mientras que se abonar#n las que tengan saldo acreedor. ,alan)a !e co(probación post cierre
*elación de las cuentas del mayor y sus saldos al final del periodo, despu$s de asentar en el diario y pasar al mayor los asientos de cierre. Es el último paso del ciclo contable, posterior al cierre del perodo =cierre de las cuentas nominales>, asegura que el mayor est$ balanceado para el inicio del siguiente periodo contable, consta únicamente de las cuentas de )ctivos, (asivos y apital. -u. se /ar0
%e acuerdo a los resultados obtenidos tras las investigaciones realizadas en -#brica *odrguez, siendo estas finalmente analizadas se determinó que lo m#s factible y recomendable para tal empresa es& mplementar un +istemas contable computarizado. %ebido a que $ste complementara cada #rea para la solución del problema e!istente en la empresa, adem#s, contrae consigo mismo una serie de ventajas en la facilidad de uso del mismo, haciendo la empresa m#s competitiva y ajustada a las demandas del mercado actual.
La implementación del sistema contable computarizado se implementar# a trav$s de la compra de un soft@are de un sistema computarizado, el cual lleva por nombre 7AB), debido a que este cumple con los requerimientos necesarios para solucionar el problema, siendo este uno de los mejores +istemas ontables computarizados en Latinoam$rica y muy conocido por las facilidades que contrae consigo as como el precio asequible para las pequeñas empresas. )dem#s se adquirir# un equipo inform#tico que cumpla con la capacidad suficiente tanto en hard@are como en soft@are para llevar a cabo este sistema contable computarizado =computadora e impresora de facturas>. Esta implementación se har# con el fin de obtener resultados veraces sobre las ganancias de la empresa as como obtener mayor e!actitud en los cuadres realizados al final de cada da, pero adem#s con esta implementación la empresa generar# una series de ventajas y facilidades destacadas dentro del mercado competitivo a trav$s del +istema escogido =7AB)>, entre estas podemos mencionar& C nventario C -acturación C (unto de venta C uentas por pagar C uentas corrientes C uentas por cobrar C Drdenes de compra C ontabilidad en general C +alida de almac$n
C otización al cliente y suplidores C -acilidad d trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador, viene con un manual completamente en castellano. Esta implementación del sistema contable computarizado, beneficiar# en gran manera la empresa, pues a trav$s de esta implementación en cada cuadre de final del da como cada reporte al final del perodo, la empresa obtendr# resultados e!entos de incertidumbre y p$rdidas, como adem#s las ventajas y opciones que ofrece el sistema computarizado 7ónica de poder manejar facturaciones, cuadres, inventario, etc. (ero no solo la empresa se beneficiar# de esta implementación, sino que tambi$n re0 beneficiar# al mercado local y a los consumidores, ya que la instalación de este reconocido sistema optimizar# la calidad de servicios brindados en la empresa, haciendo que el mercado local sea m#s eficiente, competitivo y aceptable por los consumidores. Descripción !e la *ropuesta
El objetivo principal es implementar un +istema ontable omputarizado 7ónica 5.FG para la -#brica *odrguez, en la sección de 8urende, (rovincia de la 1ega, con el propósito de que se cuente con una herramienta útil para los directivos y a su vez para que los usuarios de esta gua se familiaricen con el aprendizaje, conceptos teóricos y aplicaciones de las operaciones que realiza esta empresa. Este sistema contable no est# proyectado a imponer procesos, m#s bien procura orientar la aplicación de los mismos para facilitar su asimilación y contar con un sistema de control eficiente, ajust#ndose a sus necesidades del #rea contable y a su vez aportar con información financiera que sea un apoyo a la gerencia. ) trav$s de este sistema de
inventario permanente y el m$todo promedio ponderado, se lograr# determinar los costos de venta del ejercicio, lo que a su vez dar# la pauta para conocer si la empresa est# ganando o perdiendo en las actividades que realiza. Este sistema se adaptar# a las necesidades que se ha determinado dentro de -#brica *odrguez =persona natural obligada a llevar contabilidad>, el cual contiene& (lan de uentas, Estado de +ituación nicial, Libro %iario, Libro 7ayor, 8alance de omprobación, 8alance
Conclusiones
Luego de esta investigación, se ha determinado que la empresa no est# llevando un control adecuado de inventarios, ya que no se realizan constataciones fsicas de forma periódica, ocasionando un desconocimiento de las e!istencias reales de artculos destinados a la venta. omo consecuencia de la forma manual de llevar el proceso contable en -#brica *odrguez, el personal implicado dentro del #rea contable no est# involucrado con el manejo del nuevo sistema a implementarse. %entro del departamento de ventas no se cuenta con la información oportuna sobre el stocH de mercadera que dispone la empresa, lo cual influye directamente en la falta de coordinación y retraso en la entrega de pedidos que realizan los clientes. +e ha determinado que el sistema contable manual que empleaba -#brica *odrguez es eficiente, sin embargo no proporciona la información contable de manera oportuna, limitando el alcance que dicha información tiene dentro de la toma de decisiones financieras.
Reco(en!aciones
0 Es recomendable que la gerencia establezca Bormas de ontrol nterno que permitan realizar constataciones fsicas de las mercaderas en forma periódica, para tener un mejor control de cada uno de los artculos tanto en el proceso de compra y venta de los mismos. 0 (ara poder tener $!ito en la implementación del sistema contable computarizado, es necesario que se capacite previamente al personal que ser# responsable del manejo del mismo, con la finalidad de que todos se desempeñen y cumplan eficazmente con las labores que ejecutan, con una acertada toma de decisiones. 0 Es necesario definir polticas que establezcan un stocH mnimo y m#!imo de la mercadera que dispone la empresa en relación al volumen de ventas, para evitar desabastecimiento de artculos para la venta y entregar sin retraso los pedidos a los clientes. -
+e considera la necesidad de implementar un +istema ontable omputarizado para que el manejo de la información sea oportuno y a la vez contar con un eficiente sistema de control dentro de la empresa.
,ibliografía
IE+"E*, 8. Iester& (rincipios de ontabilidad, Ed. 7c