INDICE Contenido
1.- INTRODUCCIÓN ........................................................... ................................................................................................................... ........................................................ 1 2.- SÍNTESIS ............................................................. ................................................................................................................................ ................................................................... 2 2.1 INTRODUCCIÓN .................................................................. .............................................................................................................. ............................................ 2 2.2 ¿QUÉ ES UN PROYECTO? .............................................................. ............................................................................................... ................................. 3 2.3 EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO ............................................................ ....................................................................... ........... 4 2.3.1 Etapa de definición: ......................................................... ...................................................................................................... ............................................. 4 2.3.2 Etapa de planeación:........................................................ ..................................................................................................... ............................................. 4 2.3.3 Etapa de ejecución:.......................................................... ....................................................................................................... ............................................. 4 2.3.4 Etapa de entrega: ............................................................. .......................................................................................................... ............................................. 4 2.4 EL ADMINISTRADOR DE PROYECTO .............................................................. ......................................................................... ........... 4 2.5 LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS ............................ 5 2.5.1 Compresión del ciclo de vida del producto:................................................................. 5 2.5.2 Competencia global:........................................................ ..................................................................................................... ............................................. 5 2.5.3 Explosión del conocimiento: .................................................................. ........................................................................................ ...................... 5 2.5.4 Reducción del tamaño corporativo (downsizing):........................................................ 6 2.5.5 Mayor enfoque en el cliente: .................................................................. ........................................................................................ ...................... 6 2.5.6 Los pequeños proyectos representan grandes problemas:............................................ 6 2.6 LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN LA ACTUALIDAD: UN ENFOQUE INTEGRADOR .................................................................. ......................................................................................................................... ....................................................... 6 2.6.1 Integración de los proyectos con el plan estratégico .................................................... 6 2.6.2 Integración dentro del proceso de administración de los l os proyectos reales................... 7 ....................................................................... ........... 9 3.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................
4.- BIBLIOGRAFÍ B IBLIOGRAFÍA A ............................................................. ................................................................................................................... ...................................................... 10
1.- INTRODUCCIÓN
Lo que pretendemos mediante esta síntesis es facilitar la comprensión de lo que el libro nos muestra con respecto a la administración de proyectos, su importancia y su aplicación en nuestro medio para que nuestros compañeros amplíen sus conocimientos.
Nuestra propuesta es que se aplique estos conocimientos a nuestra realidad para así poder mejorar la calidad de vida de nuestra sociedad y estar al tanto con los cambios que constantemente surgen en el mundo.
Lo que se rescataríamos de esta síntesis es el hecho que nos muestra la importancia y el impacto que la administración de proyectos produce en nuestro medio y la demanda de administradores de proyectos por parte de las empresas.
Recomendaríamos que las organizaciones que existen en nuestro medio capaciten a sus gerentes con una nueva manera de hacer negocios como la que ofrece la administración de proyectos.
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2.- SÍNTESIS 2.1 INTRODUCCIÓN Según el libro de administración de proyectos empezando por el capítulo uno no señala de manera introductoria que la administración de proyectos es un estilo de administración que va orientado a resultados ya que existe una consolidación de relaciones de colaboración entre una diversidad de caracteres. Por otro lado también nos indica que hoy en día existen bastantes grupos para realizar proyectos diversos como por ejemplo reestructurar hospitales, ampliar puertos o mejorar los sistemas de información que hoy por hoy es una necesidad en nuestra sociedad. La administración de proyectos tiene mucho más efecto en las áreas de tecnología de la información por lo que los más grandes esfuerzos van dirigidos a nuevos productos de hardware y software. Pero la administración de proyectos no solo está implantada en el sector privado produciendo bienes y servicios satisfaciendo al cliente sino que también se la utiliza en el sector público para hacer buenas obras y resolver problemas sociales. Existe el PMI (Instituto de Administración de Proyectos) el cual nos muestra de manera clara la demanda que existe con respecto a la administración de proyectos ya que esta misma es una organización profesional para gerentes de proyectos. Haciendo una pequeña relación sobre la demanda de administración de proyectos podemos hacer notar que en el año 2000 habían tan solo 93000 membresías otorgadas por este instituto y hoy en la actualidad llegaron a 230000 membresías. Millones de personas en todo el mundo consideran que la administración de proyectos es la principal tarea de su profesión. La administración de proyectos podemos notar que no se limita solo a especialistas en el tema sino que se considera como un trabajo fundamental de todos. Según Brian Vnnoni nos indica que “Tenemos muy pocos gerentes
de proyecto especializados. A veces
pueden ser ingenieros de procesos, científicos, técnicos para el control de procesos, mecánicos de mantenimiento, personas tituladas o no. Una respuesta corta para esta empresa es que cualquier persona, de cualquier nivel y función puede convertirse en gerente de proyectos.”
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Hoy en día las empresas están conscientes de que todo el personal deba tener el mismo acceso a beneficiarse con las capacitaciones en administración de proyectos. Como se puede apreciar en la actualidad muchas universidades ofrecen la especialización en administración de proyectos a estudiantes de negocios con especialización en mercadotecnia o en finanzas, también se está expandiendo de tal manera que llega a otras disciplinas como ciencias de la salud, computación y hasta a artes liberales.
2.2 ¿QUÉ ES UN PROYECTO? Según también el tema nos proporciona el concepto de lo que significa un proyecto: “Un proyecto es un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las especificaciones de desempeño y que se diseña para cumplir las necesidades del cliente”. Existen cinco características de un proyecto que
son: En primera los proyectos tienen un objetivo definido, el cual carece de cotidianidad de la vida organizacional. En segunda tienen un fin definido y los individuos que componen el grupo se mueven de un lado a otro no se mantienen en un solo trabajo. En tercera es típico que los proyectos requieran los esfuerzos combinados de los participantes ya que trabajan juntos bajo la dirección de un administrador de proyectos para llevar un proyecto a su fin. En cuarta es necesario resolver un problema que no se había solucionado antes y se requiere tecnología de punta. Incluso los proyectos básicos requieren de procedimientos y rutinas por lo que los hace únicos. Y por último los proyectos se enfrentan a limitaciones de tiempo, costo y requerimientos de desempeño, por lo que el administrador de proyectos debe tener la capacidad de equilibrar las compensaciones entre tiempo, costo y desempeño, y satisfacer en última instancia al cliente. Si no se comprendió que es un proyecto también podemos explicar de forma contraria indicando que NO ES UN PROYECTO, podemos decir que no es un trabajo rutinario y repetitivo, no se repite en diferentes ocasiones, etc.
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Existe a menudo la confusión de mencionar programa y proyecto como si fueran conceptos iguales, aunque tienen similitud porque se dirigen hacia la consecución de metas y necesitan planes y recursos para lograrlas no significan lo mismo, la diferencias residen más que todo en el alcance y el tiempo que abarca cada uno. “Un programa es un conjunto de proyectos múltiples, coordinados y relacionados; se prolonga a lo largo del tiempo y busca alcanzar una meta”.
Cada uno de los proyectos dentro de un
programa cuenta con un administrador de proyecto. Dos diferencias grandes entre programa y proyecto son la escala y el alcance temporal. 2.3 EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO Está muy relacionado con el tiempo que dura un proyecto, por lo que se reconoce que los proyectos tienen un alcance de limitado de vida. Por lo general el ciclo de vida tiene una forma secuencial en cuatro etapas: definición, planeación, ejecución y entrega. El proyecto comienza poco a poco hasta llegar a un punto máximo y luego cae con la entrega del proyecto al cliente.
2.3.1 Etapa de definición: se establecen los objetivos del proyecto y se van asignando responsabilidades. 2.3.2 Etapa de planeación: se realizan planes para determinar cómo se hará el proyecto, la programación, a quien beneficiará y se define el presupuesto. 2.3.3 Etapa de ejecución: se utilizan las mediciones de tiempo, costo y especificación como medios de control. 2.3.4 Etapa de entrega: es la etapa en que se entrega el producto del proyecto al cliente y volver a desplegar los recursos del proyecto. 2.4 EL ADMINISTRADOR DE PROYECTO Realizan las mismas tareas que otros gerentes como planear, programar, motivar y controlar pero la diferencia esta en que los administradores de proyectos administran actividades temporales y no repetitivas a fin de completar un proyecto con vida fija. Los administradores crean un equipo y organización donde no existía, estos mismos deben vencer retos que se le crucen en el trayecto de la realización del proyecto y posteriormente supervisa la disolución cuando se termina el proyecto. Por lo común son un enlace directo con el cliente y debe manejar la tensión entre las expectativas del cliente y lo que es razonable y factible. Estos administradores son los 4
que dan dirección, coordinación e integración al equipo del proyecto, con frecuencia los administradores de proyectos trabajan con personal externo como vendedores, proveedores, etc. Que no siempre comparten la filosofía del mismo. La vida en los proyectos rara vez es absolutamente rutinaria y aburrida porque cada día es distinto al anterior. El administrador de proyecto disfruta el hecho de hacer algo nuevo e innovador, por lo que se consideran como las estrellas de su organización y reciben muy buena paga por su trabajo. La administración de proyectos implica muchos retos y es muy emocionante.
2.5 LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS La administración de proyectos se ha convertido en la manera común de hacer negocios. El futuro promete un aumento en la importancia y en la función de los proyectos para contribuir a la dirección estratégica de las organizaciones.
2.5.1 Compresión del ciclo de vida del producto: los productos y servicios hoy en día tienen un ciclo de vida muy corto lo que provoca que la administración de proyectos pueda generar mucho más rápido nuevos productos y servicios para el mercado que se vuelve cada vez más competitivo. Por lo tanto, la velocidad se vuelve una ventaja competitiva; cada vez más organizaciones están confiando en equipos interfuncionales a los que encargan la consecución de un proyecto. 2.5.2 Competencia global: el mercado abierto de hoy exige que no nada más se cuente con productos y servicios más baratos, sino también mejores. Para que tenga efecto la calidad de los productos y servicios y los consumidores estén seguros de llevar calidad en estos existe la ISO 9000 que es una certificación y aseguramiento de la calidad que existen en los mismos. La administración, y el mejoramiento de la calidad implican, de manera invariable, administración de proyectos. La administración de proyectos con su triple enfoque en tiempo, costo y desempeño, demuestra ser una forma eficaz y flexible para que se hagan las cosas.
2.5.3 Explosión del conocimiento: la aparición de nuevos conocimientos ha incrementado la complejidad de los proyectos, la complejidad de los productos y servicios ha incrementado también la necesidad de integrar tecnologías divergentes. La administración de proyectos se ha convertido en una disciplina importante para lograr esta tarea.
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2.5.4 Reducción del tamaño corporativo (downsizing): se refiere a una reestructuración fundamental en la vida de las organizaciones, actualmente son mas planas y simplificadas ya que están en un cambio constante. 2.5.5 Mayor enfoque en el cliente: el crecimiento en la competencia ha elevado la importancia de la satisfacción del cliente, porque los productos y servicios deben estar hechos a la medida que satisfagan sus necesidades específicas. La mayor atención a los clientes también ha impulsado el desarrollo de productos y servicios hechos a la medida. La administración de proyectos resulta fundamental tanto para el desarrollo de productos y servicios hechos a la medida, no se permite perder las relaciones lucrativas con los clientes. 2.5.6 Los pequeños proyectos representan grandes problemas: Muchas empresas no tienen idea de los problemas que se derivan de la ineficiente administración de los proyectos pequeños, a partir de muchos proyectos pequeños pronto se acumulan grandes cantidades de dinero. Cada año, organizaciones fabricantes de productos y proveedores de servicios pierden muchos clientes y millones de dinero en pequeños proyectos. Muchos proyectos pequeños pueden consumir los recursos humanos de una empresa y representar costos ocultos que no se miden en el sistema de contabilidad. 2.6 LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS EN LA ACTUALIDAD: UN ENFOQUE INTEGRADOR La importancia de manejar el proceso de administración de proyectos y de “hacerlo bien desde la primera vez” adquiere un significado nuevo a m edida
que el
mundo se vuelve más competitivo. En la actualidad se pone énfasis en el desarrollo de un proceso integrado de administración de proyectos que centra todos los esfuerzos de los proyectos en el plan estratégico de la organización; también refuerza el dominio de las técnicas, herramientas de la administración de proyectos y las capacidades interpersonales necesarias para organizar la terminación exitosa de los proyectos. Integrar los proyectos con la estrategia para algunas organizaciones exige someter a reingeniería todo el proceso de administración de negocios. Para otros, la integración significara establecer de manera cuidadosa relaciones entre los sistemas fragmentarios que ya existen y modificar el enfoque hacia un sistema total.
2.6.1 Integración de los proyectos con el plan estratégico Un sistema integrado para la administración de proyectos es aquel en el que todas las partes están interrelacionadas. Un cambio en alguna de ellas influirá en el total.
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Todas las organizaciones cuentan con un cliente al que buscan satisfacer. El cliente establece la razón de ser de la organización. La misión, los objetivos y las estrategias se establecen para satisfacer las necesidades de los clientes; el desarrollo de la misión, objetivos y de las estrategias de la organización depende de factores ambientales externos e internos, por lo general los primeros se clasifican como: políticos, sociales, económicos y tecnológicos. Estos señalan oportunidades o amenazas en el establecimiento del rumbo de las organizaciones. Los factores ambientales internos a menudo se clasifican como fortalezas y debilidades, tales como: la administración, las instalaciones, situación financiera y competencias clave. El resultado del análisis de estos factores ambientales es un conjunto de estrategias diseñadas para satisfacer mejor las necesidades de los clientes. La implantación de estrategias es el paso más difícil en general las estrategias se llevan a la práctica mediante los proyectos. Para escoger un proyecto la clave está en que de entre muchas propuestas se deben escoger los proyectos que hagan mayor y más equilibrada contribución a los objetivos y estrategias de la organización, una vez escogido un proyecto para realizarlo la atención se centra en el proceso de administración de proyectos que prepara el escenario para la implantación o ejecución del proyecto.
2.6.2 Integración dentro del proceso de administración de los proyectos reales Existen dos dimensiones en el proceso de administración de proyectos. La primera es el aspecto técnico del proceso administrativo el cual comprende las partes formal, disciplinada y de lógica pura del proyecto. Esta dimensión incluye la planeación, programación y control de los proyectos, se redactan declaraciones claras sobre el alcance del proyecto para vincularlo con el cliente y facilitar la planeación y el control. Este enfoque integrado de información puede proporcionar a todos los gerentes del proyecto y al cliente la información para tomar decisiones adecuadas a su nivel y necesidades. La segunda dimensión es el aspecto sociocultural del proceso de administración de proyectos, se centra en crear un sistema social temporal dentro de un ambiente organizacional más amplio donde se combinen los talentos de un grupo divergente de profesionales que trabajen para terminar el proceso. Los administradores del proyecto deben moldear una cultura de proyectos que estimule el trabajo en equipo y altos niveles de motivación personal, así como una capacidad de identificar problemas con rapidez y 7
de resolver los que representen una amenaza para el trabajo del proyecto, también implica manejar la interface entre el proyecto y el ambiente externo. El gerente debe construir una red social cooperativa entre un conjunto divergente de aliados con distintos estándares, compromisos y perspectivas. Algunos sugieren que la dimensión técnica representa la “ciencia” de la administración de proyectos, mientras q la dimensión sociocultural representa el “arte” de administrar
un proyecto.
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3.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES o
La administración de proyectos hoy en día está alcanzando una gran demanda puesto que se considera una nueva forma de hacer negocios y que las empresas sigan funcionando.
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Un proyecto a diferencia de las actividades de la empresa es que tiene un tiempo de vida fijo y no es rutinario, ni aburrido pues que un proyecto implica imaginación y creatividad.
RECOMENDACIONES o
Motivar a la creación de institutos de especialización en esta área porque lo que necesitan las empresas hoy en día son profesionales que sean innovadores para lograr cubrir las necesidades de los clientes a cabalidad.
o
En lo económico nuestro país podría mejorar la calidad de vida de nuestra sociedad, porque tenemos demasiada materia prima que puede ser industrializada lo que faltan son proyectos o personas que se dediquen a realizar proyectos para industrializar nuestro país.
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4.- BIBLIOGRAFÍA
Gray y Larson. (junio 2009). Una moderna Administración de proyectos. Administración de proyectos. Pag. 3-17.
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