3)Administracion de Proyectos

ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Profesor Cristian López

Horario Martes y Miércoles 08:00 a 09:30

1 Unidad: Introducción a la administración de proyectos. 1.1 Introducción a la administración de proyectos. 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6

Significado de administración de proyectos. La importancia de la administración de proyectos. Funciones de la administración de proyectos. Beneficios de la administración del proyecto. Características e importancia del administrador de proyectos. Variables principales: costo, capacidad, calidad y programa.

1.2 Causas por la que fracasan los proyectos. 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5

Gestión. Personal. Aplicación de técnicas y herramientas. Conflictos en los proyectos. Problemas en los proyectos.

Conceptos Generales • Situación actual • Requerimientos • Objetivos

• PROYECTO

• Resultados

INICIO

Tiempo

• Proyecto.- Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un PRODUCTO O SERVICIO en particular o UNICO.

FIN

• Es un grupo de tareas orientadas a crear un producto o servicio únicos. Estas tareas son ejecutadas por un equipo en un período de tiempo definido y organizadas bajo la dirección de un Gerente de Proyecto.

Características •

Temporal: cada proyecto comienzo y final definido.

tiene

un

•

Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables únicos.

•

Elaboración Gradual: desarrollarlo en etapas.

significa

1.1 Introducción a la administración de proyectos Objetivo (el proyecto debe ser real, sustentable y medible) Calendario de Actividades (programa de actividades o plan de trabajo) Complejo (no es nada sencillo y está compuesto por múltiples elementos) Demanda recursos (Requiere habilidades, conocimientos, capital y esfuerzo humano de diversas áreas de una organización o comunidad) Estructura organizacional (tiene roles y responsabilidades) Sistema de Control e Información (por lo menos un sistema manual o automatizado de registrar la documentación e información relacionada al proyecto)

1.1.1 Significado de administración de proyectos. Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo. Actividad llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología. Es administrar los procesos internos de los proyectos donde realmente se ejecuta el trabajo. Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a actividades y expectativas de nuestros clientes.

1.1.2 La importancia de la administración de proyectos

.

• Implica una gran importancia, por lo que es usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc. • Es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.

1.1.3 Funciones de la administración de proyectos • La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. •

Las principales funciones de la administración se engloban en planeación, organización, dirección y control.

Planeación Durante la planeación se decide anticipadamente ¿qué?, ¿quién?, ¿cómo?, ¿cuándo? y ¿por qué se hará el proyecto?. Las tareas más importantes de la planeación son:  Determinar el status actual de la organización.  Pronosticar a futuro.  Determinar los recursos que se necesitarán,.  Revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control.  Coordinar durante todo el proceso de planeación.

Organización • Realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades. Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.

Dirección • Sirve para conducir el comportamiento humano hacia las metas establecidas. • Aquí se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se asignan estándares, se entrena y guía a los subordinados para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.

Control • Se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. • En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

1.1.4 Beneficios de la administración de proyectos • El Beneficio definitivo de poner en practica las técnicas de Administración de Proyectos es tener un cliente Satisfecho, tanto si somos los clientes de nuestro propio proyecto. • El completar el alcance total de un proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto, proporciona una gran satisfacción.

• Para un contratista significa que puede llevarlo a cabo en el futuro a negocios adicionales con el mismo cliente o a nuevos negocios recomendado previamente por clientes satisfechos. ¡cuando los proyectos son exitosos todos ganamos!

1.1.5 Características e importancia del administrador de proyectos

Administrador de proyectos • Puede ser definido como el individuo que cumple con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecución exitosa de un proyecto específico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias único en cada proyecto. • El administrador de proyectos es una extensión del administrador general de una organización.

Funciones El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal dentro de la organización. Debe dirigir y evaluar el proyecto; también planear, proponer e implementar políticas de administración de proyectos, asegurar la finalización del proyecto mediante compromisos contractuales. Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una calendarización y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance.

• Debe resolver los problemas a través de decisiones orientadas al objetivo. • Además, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas: –¿ –¿ –¿ –¿ –¿

Qué se va a hacer ? Cuándo se va a hacer ? Por qué se va a hacer ? Cuánto dinero está disponible para hacerlo ? Qué tan bien se está haciendo el proyecto ?

Características 1.

2.

Habilidades clave •

Liderazgo

•

Comunicación

•

Negociación

•

Solución de problemas

•

Lograr objetivos

Conocimientos •

Técnicos

•

Administrativos

3.

Herramientas

4.

Técnicas

Importancia • Es importante porque las organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una administración efectiva y más específica usando estructuras y relaciones organizacionales tradicionales. • Además, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

1.1.6 Variables principales – Los objetivos de un proyecto, se pueden sintetizar en tres variables: • El costo.- Pueden estar fijos o ser flexibles dependiendo del proyecto. • El tiempo.- Dependiendo de la duración del mismo. • La calidad (Funcionalidad o rendimiento).Dependiendo del objeto y naturaleza del proyecto.

• La gestión de proyectos, busca el equilibrio entre las tres variables, pues siempre sería posible, al menos en un plano teórico, conseguir una mayor calidad empleando más tiempo y a un mayor costo. • Y, a la inversa, suele ser posible reducir el costo y/o el tiempo necesarios para realizar un proyecto a expensas de su calidad o rendimiento.

• Para cada una de las tres variables, la gestión de proyectos dispone del correspondiente instrumento de planificación y control: – La calidad se determina y verifica por medio de las especificaciones/planos o prescripciones del proyecto (documentación técnica). – El costo, mediante el presupuesto. – El tiempo, con el programa o calendario del proyecto (diagrama de Gantt).

1.2 Causas por la fracasan los proyectos – 1.2.1 Gestión. – 1.2.2Personal. – 1.2.3 Aplicación de técnicas y herramientas. – 1.2.4 Conflictos. – 1.2.5 Problemas.

1.2.1 Gestión.

1.2.2 Personal.

1.2.3 Aplicación de técnicas y herramientas. – Uso y conocimiento de acuerdo al área de trabajo. – Uso y conocimiento de acuerdo al perfil.

1.2.4 Conflictos en los proyectos. – Los conflictos generan “problemas”. – Se presentan entre dos o más partes.

1.2.5 Problemas en los proyectos.

Solución de de Solución Conflictos en en la la Conflictos Gestión de de Gestión Proyectos Proyectos

(65 AC-8 AC). Poeta latino.

(Horacio Quinto ) Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, PMP, OPM3 son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.

©2011 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.

“En los contratiempos, sobre todo, es donde conocemos todos nuestros recursos, para hacer uso de ellos”.

2. Conflicto y Rendimient o.

1. Conceptos Básicos del Conflicto.

5. Guías Prácticas para Gestionar Conflictos.

4. Técnicas de Gestión de Conflictos.

3. El Conflicto dentro del Proyecto.

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“HOY CONOCEREMOS”



1.Conceptos Básicos del Conflicto

“El conflicto es una situación donde hay

metas, pensamientos, o emociones incompatibles, entre individuos o grupos, lo cual conduce a desacuerdos que hacen que las personas se bloqueen unas a otras en el esfuerzo de alcanzar sus metas”. “El proyecto debe costar lo menos posible” Desacuerdo “Debemos gastar lo que sea necesario para que el cliente quede contento”

Bloqueo: “Restringiré las autorizaciones de gasto, al mínimo”

CONFLICTO



Definiendo

“Asume que el conflicto es malo y que siempre tiene un impacto negativo sobre el proyecto . Se asocia con la violencia, la destrucción y la irracionalidad”.



Punto de Vista Tradicional

“Asume que el conflicto es necesario para incrementar el rendimiento. Mientras que la teoría contemporánea acepta el conflicto, la teoría interaccionista fomenta el conflicto”. Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, PMP, OPM3 son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.


Punto de Vista Interaccionista

• Roles, límites de trabajo, responsabilidad, y autoridad ambiguos. • Metas incompatibles o inconsistentes. • Problemas de comunicación. • Dependencia de otro grupo. • Especialización o diferenciación. • Necesidad de una toma de decisiones compartida. • Necesidad de consenso. • Resistencia hacia las normas de conducta. • Conflictos previos no resueltos.



Condiciones que Originan Conflictos:



2. Conflicto y Rendimiento

 Diluye conflictos más serios.  Fomenta el cambio, la creatividad e innovación.  Mejora la comunicación si ambas partes buscan la ganancia mutua.  Incrementa el rendimiento, energía, y cohesión del grupo.  Balancea el poder y la influencia, si se enfatiza el Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, PMP, OPM3 son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.


ASPECTOS POSITIVOS DEL CONFLICTO

Puede conducir a más hostilidad y agresión. El deseo de “ganar” bloquea exploración de oportunidades. Inhibe la comunicación si la información no se comparte. Genera tensión y crea atmósfera improductiva. Puede causar pérdida de status o posición de poder. Temas reales se ignoran cuando las posiciones se confunden con las personalidades.



ASPECTOS NEGATIVOS DEL CONFLICTO



Resultado Funcional: Es el resultado que satisface a las partes involucradas en el conflicto y mejora de manera considerable el rendimiento general del proyecto.

Es el resultado que crea insatisfacción en una de las partes y reduce el rendimiento general del proyecto.



Resultado Disfuncional:



3. El Conflicto dentro del Proyecto

Conflictos Orientados a Metas.

Conflictos Interpersonal es.

Conflictos Administrativ os.



Las Categorías de Conflicto son :

Asociados con resultados finales, criterios y especificaciones de perfomance, prioridades y objetivos Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, PMP, OPM3 son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.


Conflictos Orientados a Metas:

Referidos a técnicas, filosofía, y estructura administrativa. Basados principalmente en definición de autoridades y responsabilidades sobre tareas, funciones, y decisiones Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] The PMI Registered Education Provider logotipo, PMBOK, PMP, OPM3 son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.


Conflictos Administrativos:

Resultado de diferencias en estilos y ética de trabajo, o egos y personalidades de los participantes.



Conflictos Interpersonales:



4. Técnicas de Gestión de Conflictos

Estimulación Del Conflicto.

Solución de Conflictos Interpersonal es.

Solución de Conflictos Estructurales.



Técnicas de Gestión de Conflictos

• Aceptar el conflicto como deseable en ciertas ocasiones. • Incorporar nuevas personas en una situación existente. • Reestructurar la organización. • Introducir programas diseñados para incrementar la competencia. • Introducir un conflicto programado.



Estimulando el conflicto

Alto Forzamiento

Solución del Problema

Preocupación por uno mismo

Compromiso

Bajo Bajo

Evitamiento

Suavizado Preocupación por otros Alto



Analizar y Evaluar las Técnicas de Solución de Conflictos

La estimulación del conflicto puede jugar un rol importante dentro de los proyectos en los cuales es importante fomentar la creatividad y la innovación continuamente.



Recuerde:



5. Guías Prácticas para Gestionar Conflictos en los Proyectos

Prepararse para el conflicto

Enfrentar el conflicto

Resolver el conflicto



Guías prácticas para manejar el conflicto

Psicólogo

evitar o destruir el conflicto. Ninguna de éstas estrategias funcionan. El evitamiento y el forzamiento sólo elevan el nivel del conflicto. Con esa actitud éstas personas se han convertido en parte del problema antes que en parte de la solución.”

(1925 – actualidad) USA Es profesor de la Cecco Universidad de Columbia Página Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected]

John P. De

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Prepararse para el “Las personas tratan de conflicto

SOFT SKILLS •Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos. •Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos. •Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos. •Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos. •Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos. •Gestión del Cambio Contacto: [email protected] Organizacional ePágina Individual. Web: www.dharmacon.net , contacto: [email protected] Web

: www.dharmacon.net

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CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN…

GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS •Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®). •Estándares para la Gestión de Proyectos. •Taller Práctico de Gestión de Proyectos. •Taller de Preparación para la Certificación PMP® •Gestión de Programas (PPgM). GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE •Gestión de Portafolios (PPfM). PROYECTOS •Gestión Organizacional de Proyectos (EPM). •Oficina de Proyectos (PMO). •Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional HERRAMIENTASde Proyectos (OPM3®). • Curso Taller de MS Project 2003. • Curso Taller de MS Project 2007. •MS Project Server 2007. •Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos.

3)Administracion de Proyectos

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