Tipos de costos de mantenimien mantenimiento to El Mantenimiento involucra diferentes costos: directos, indirectos, generales, de tiempos perdidos y de posponer el Mantenimiento. El costo de posesión de un equipo comprende cuatro aspectos: 1. El Costo de Adquisición: que incluye costos administrativos de compra, impuestos, aranceles, transporte, seguros, comisiones, montaje, instalacion instalaciones, es, etc. 2. El Costo de Operación: Incluye los costos de mano de obra, de materia prima y todos los gastos directos de la producción. 3. El Costo de Mantenimiento: que está compuesto por: * Mano de obra (directo) * Repuestos y Materiales (directo) * Herramienta Herramientass (directo) * Administraci Administración ón (indirecto) * Generales * Tiempo perdido de producción que incluye: Producto perdido y horas extras de reparación 1. 2. 3. 4. Costo de Dar de Baja al Equipo: al hacerse obsoleto. 1.- Costos de mantenimiento o directos Están relacionados con el rendimiento de la empresa y son menores si la conservación de los equipos es mejor, influyen la cantidad de tiempo que se emplea el equipo y la atención que requiere; estos costos son fijados por la cantidad de revisiones, inspecciones y en general las actividades y controles que se realizan a los equipos, comprendiendo: • Costos de mano de obra directa • Costos de materiales y repuestos • Costos asociados directamente a la ejecución de trabajos: consumo de energía, alquiler de equipos, etc. • Costos de la utilización de herramientas y equipos. Los costos de los servicios se calculan por estimación proporcional a la capacidad instalada. 2.- Costos indirectos Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a una operación o trabajo específico. En Mantenimiento, es el costo que no puede relacionarse a un trabajo específico. Por lo general suelen ser: la supervisió supervisión, n, almacén, instalaciones, servicio de taller, accesorios diversos, administración, etc. Con el fin de contabilizar los distintos costos de operación del área de Mantenimiento, es necesario utilizar alguna forma para prorratearlos entre los diversos trabajos, así se podrá calcular una tasa de consumo general por hora de trabajo directo, dividiendo este costo por el número de horas totales de mano de obra de Mantenimiento asignadas. 3.- Costos de tiempos perdidos Son aquellos que aunque no están relacionados directamente con Mantenimiento pero si están originados de alguna forma por éste; tales como: • Paros de producción producción.. • Baja efectivid efectividad. ad. • Desperdicios de material.
• Mala calidad. • Entregas en tiempos no prefijados (demoras). • Pérdidas en ventas, etc. Para ello, debe contar con la colaboración de Mantenimiento y producción, pues se debe recibir información de tiempos perdidos o paro de máquinas, necesidad de materiales, repuestos y mano de obra estipulados en las ordenes de trabajo, así como la producción perdida, producción degradada. Una buena inversión en mantenimiento no es un gasto sino una potencial fuente de utilidades. Las utilidades son máximas cuando los costos de producción son óptimos. Existe una relación que deben tener entre si los costos de Mantenimiento: “Mano de obra, los repuestos, los insumas, utilización de herramientas y el tiempo perdido para que su suma sea mínima”. Uno de los costos que no encaja en los diversos costos que han quedado descritos, es la determinación o predicción del costo que puede representar el posponer el Mantenimiento. 4.- Costos generales Son los costos en que incurre la empresa para sostener las áreas de apoyo o de funciones no propiamente productivas. Para que los gastos generales de Mantenimiento tengan utilidad como instrumento de análisis, deberán clasificarse con cuidado, a efecto de separar el costo fijo del variable, en algunos casos se asignan como directos o indirectos. Es cierto que los costos que asumen las áreas de mantenimiento por concepto de costos de administración se denominan costos asignados y son fijados por niveles de autoridad que van más allá de las áreas de mantenimiento. Y también que generalmente estos costos no se consideran debido a que ellos no son controlables por la organización de mantenimiento, pues son manejados por sistemas externos de información y su determinación es dispendiosa. Modelo de cálculo de costos 1.- Costo del ciclo de vida (CCV) CCV = CI + NY (CO + CM + CS) CCV = Costo del ciclo de vida (costo de propiedad) CI = Costo de inversión CO= Costo anual de operación CM = Costo anual de mantenimiento CS = Costo anual de tiempos de parada NY = Numero de años
para el calculo 2.- Costo de inversión CI = CIM + CIB + CIF + CIR + CIH + CID + CIE CI = Costos de inversión CIM = Inversión en equipos para producción, mecánicos, eléctricos e instrumentos CIB = Inversiones en edificios y vías
CIF = Inversión en instalaciones eléctricas CIR = Inversión en repuestos CIH = Inversión en herramientas y equipos para mantenimiento CID = Inversión en documentación CIE = Inversión en entrenamiento 3.- Costos anuales de operación CO = COP + COE + COM + COT + COE COP = Costos del personal de operación COE = Costos de energía COM = Costos de materiales de operación COT = Costos de transporte CCE = Costos de entrenamiento continuo de los operadores 4.- Costo anual de mantenimiento CM = CPC + CPP + CRC + CRP + CHC + CHP + CCC + CCP + CEP CPC = Costo de personal, mantenimiento correctivo CPP = Costo de personal, mantenimiento preventivo CRC = Costo de repuestos, mantenimiento correctivo CRP = Costo de repuestos, mantenimiento preventivo CHC = Costo de herramientas, mantenimiento correctivo CHP = Costo de herramientas, mantenimiento preventivo CCC = Costo de Contrato de Terceros, mantenimiento correctivo CCP = Costo de Contratos de Terceros, mantenimiento preventivo CEP = Costo del entrenamiento del personal de mantenimiento 5.- Costo anual dé tiempos de parada CS = NT x TPM x CPP NT = Número de veces por año que el equipo se para por mantenimiento MDT = Tiempo de parada promedio CPP = Costos de la pérdida de producción por hora Presupuestos y su control Los presupuestos son generalmente, programas de inversiones y gastos que pretenden ajustarse a un comportamiento diseñado en un periodo determinado de
tiempo, considerando los altos porcentajes de gasto del costo de producción, se justifican fácilmente y su elaboración no debe ser una costumbre administrativa si no están respaldados por información veraz. El presupuesto no sólo constituye un instrumento de gestión para el control de la eficacia del mantenimiento sino que, sobre todo, debe ser una herramienta de planificación si se aprovecha su confección para hacer una profunda reflexión sobre el servicio que debemos implantar. Para garantizar un presupuesto confiable pueden utilizarse cifras de costo real, del estado pasado o del presente, y datos relativos a la maquinaria, a las gestiones de Mantenimiento, a los costos de mano de obra y sus factores de recargo, a los precios presentes y futuros de los materiales en el mercado, al conocimiento de los procesos que hay que realizar y a los tiempos necesarios, aplicando un buen criterio a todos esos elementos. El Mantenimiento a fin de asegurar un correcto funcionamiento de un presupuesto debe verificar algunas normas: • No debe ejecutarse en Mantenimiento ninguna labor sino está presupuestado su costo. • Todas las peticiones de trabajo deben ser aprobadas por un responsable del costo de los mismos del sistema al que realizará. • Todos los costos de trabajo deben dirigirse periódicamente a los clientes con las observaciones necesarias. •Debe remitirse por cada concepto un balance mensual conteniendo el importe de la facturación del mes y su desviación del presupuesto para permitir el conocimiento exacto de su presupuesto y gasto de Mantenimiento. • Cuando funciona un control presupuestario una posibilidad de reducir sensiblemente los trabajos realizados de emergencia o las modificaciones durante los trabajos, consiste en realizarlos con un factor de recargo. • Los gastos de Mantenimiento por mantenimiento y suministro de electricidad, aire comprimido, refrigeración, se dividen entre los diversos servicios de fabricación, con base a factores come sea número de operarios o contribución en el proceso en tiempo o utilidad.
• El control contable ha permitido igualmente a ciertas empresas una lucha eficaz contra la falta de espacio, facturando la superficie ocupada por cada uno de sus propios servicios. El sistema de solicitud de servicio y ordenes de trabajo facilita la presentación de informes de costos por oficios actividades, centros de costos, código contable del repuesto, componente intervenido, facilitan la elaboración de presupuestos, en este caso el factor incierto es la confiabilidad del registro de los documentos fuentes. Reemplazo de Equipos Aquí se trata de evaluar el periodo óptimo de reemplazo de equipos. Ello se justifica por el incremento en los costos de mantención y operación. El criterio a utilizar es la minimización del costo medio durante la vida del equipo. Factores tales como la depreciación y la inflación serán tomados en cuenta. El problema de optimización inicial considera la minimización del costo global por unidad de tiempo considerando la compra, la reventa y los costos de operación y mantención del equipo considerado. El objetivo principal, es determinar el momento de reemplazo de un equipo y las alternativas relevantes, como reponteciamiento (overhaul), servicio externo, alianzas, desde una perspectiva global tanto técnica como económica. En consecuencia los aspectos relevantes a considerar son: • Las dos funciones productivas asociadas al equipo: OPERACIÓN y MANTENIMIENTO. • El PARQUE de equipos del que forma parte. • Las ALTERNATIVAS frente al reemplazo. El análisis técnico-económico de la operación de un determinado proceso define un nivel de servicio expresado en unidades físicas, de tiempo o una combinación de ambas; además, entrega una estimación de los tiempos de espera asociados al proceso. Las políticas de mantenimiento y de operación determinan la confiabilidad. Además, dichas políticas establecen los costos y tiempos de mantenimiento y reparación. Si se tiene claramente determinado el parque óptimo, se podrá desarrollar el adecuado reemplazo de equipos, buscando minimizar el costo total cuando esto ocurra, así como
establecer políticas de mantenimiento, inventario y confiabilidad. Al analizar las alternativas oponentes se debe tener en cuenta el beneficio de adquirir tecnologías conocidas y el de probar nuevas. En este punto la decisión se debe tomar con participación de mantenimiento y operaciones.
l presupuesto de un departamento de mantenimiento debería constar de al menos 4 partidas: mano de obra, materiales, medios y herramientas y servicios contratados. Por supuesto, que puede haber subpartidas, otras divisiones, etc, pero dividirlo en estas cuatro puede resultar sencillo y práctico.
1. MANO DE OBRA
El coste de personal es la suma de cinco conceptos
- El importe bruto anual fijo recibido por cada uno de los trabajadores del departamento - Primas, horas extraordinarias y cantidades cobradas en concepto de disponibilidad para trabajar o recibir llamadas (retenes) - Gastos de personal asociados a la mano de obra, como el transporte del personal hasta la planta (en algunos paises y zonas este coste corre por cuenta del empresario) las dietas y gastos del personal desplazado, retenes y horas extras, etc. - Costes de formación. Este apartado, para empresas con una gestión excelente y preocupada por el rendimiento y la motivación de su personal es una partida importante. Muchos países, especialmente en Europa, subvencionan fuertemente las acciones formativas, de forma que para la empresa pueden llegar a tener un coste bajo. - Los costes sociales obligatorios para la empresa, que son abonados directamente por la empresa a la administración.
Para el cálculo del coste social del trabajador son posibles dos situaciones:
a) Que no supere la base máxima de cotización. En ese caso, el coste social se calcula como un porcentaje de su sueldo bruto anual. Normalmente está entre el 33-38% del sueldo b) Que supere la base máxima de cotización. En este caso, el coste social es una cantidad fija independiente del sueldo
2. MATERIALES
Es la suma de todos los repuestos y consumibles necesarios durante el periodo que se pretende presupuestar. Los conceptos que deben ser sumados pueden estar agrupados en dos categorías: Repuestos, y Consumibles. La diferencia entre unos y otros es básicamente la frecuencia de uso. Mientras los segundos se utilizan de forma continua, y no tienen por qué estar asociados a un equipo en particular, los primeros se utilizan en contadas ocasiones y sí están relacionados con un equipo en particular (en ocasiones con más de uno).
En una planta industrial habitual éstas serían las partidas de materiales que habría que tener en cuenta para preparar el presupuesto anual:
2.1. REPUESTOS - Repuestos normales. Se trata de equipos estándar, y puede ser adquirido a varios fabricantes, por lo que los precios suelen ser más competitivos - Repuestos especiales. Suele ser una de las partidas más elevadas en una central de ciclo combinado. Son suministrados por el fabricante del equipo en exclusiva, que al no tener competencia, trabaja con márgenes de beneficio elevados.
En ocasiones, especialmente en plantas alejadas de las principales zonas de suministro, es importante considerar los costes de transporte de materiales hasta la planta, pues pueden llegar a ser considerables
2.2 CONSUMIBLES Los consumibles más habituales son los siguientes:
- Aceites y lubricantes - Filtros de aire, aceite, etc - Elementos de estanqueidad - Diverso material de ferretería - Diverso material eléctrico - Consumibles de taller - Ropa de trabajo - Elementos de seguridad - Combustible para vehículos - Otros materiales
3. HERRAMIENTAS Y MEDIOS TÉCNICOS
Es la suma del dinero que se prevé emplear en la reposición de herramienta y medios técnicos extraviados o deteriorados, o en la adquisición de nuevos medios. Hay que tener en cuenta que estos medios pueden ser comprados o alquilados. Las partidas alzadas a considerar en compras serán tres:
3.1. REPOSICIÓN DE HERRAMIENTA
3.2. ADQUISICIÓN DE NUEVA HERRAMIENTA Y MEDIOS TÉCNICOS
3.3. ALQUILER DE MAQUINARIA
En general, los medios alquilados suelen ser medios que no se utilizan de forma continua en la planta, y que por tanto, la frecuencia de su uso desaconseja su adquisición. Suele tratarse, en la mayoría de los casos de medios de elevación y transporte: - Grúas, carretillas elevadoras - Alquiler de otros equipos
4. ASISTENCIAS EXTERNAS
Los trabajos que habitualmente se contratan a empresas externas son los siguientes:
4.1 Mano de obra en puntas de trabajo a empresas generalistas. Esta mano de obra adicional permite flexibilizar la plantilla de manera que el departamento pueda dimensionarse para una carga de trabajo determinada, y cubrir los momentos de mayor necesidad de mano de obra con personal externo.
4.2 Mano de obra contratada de forma continua a empresas generalistas. Habitualmente, junto a la plantilla habitual hay personal de contratas para el trabajo habitual, lo que permite disminuir la plantilla propia.
4.3 Mano de obra especializada, de fabricantes (incluidos gastos de desplazamiento), para mantenimiento correctivo
4.4 Mano de obra especializada, de fabricantes (incluidos gastos de desplazamiento) para mantenimiento programado
4.5 Trabajos en talleres externos (bobinado de motores, fabricación de piezas, etc)
4.6. Servicios de Mantenimiento que deban ser realizados por empresas que cumplan determinados requisitos legales, y que puedan emitir una certificación de haber realizado determinados trabajos. Entre otros estarían:
4.7 Grandes revisiones. Suele ser otra de las partidas más importantes del presupuesto. El presupuesto puede contener esta partida especial, o no contenerla y repartirla en sus diferentes conceptos (mano de obra, materiales, etc).
5. EL CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO
De las cuatro partidas, la más difícil de estimar a priori es la de materiales (repuestos y consumibles), ya que depende enormemente de lo que se averíe. Esta es además una partida que depende mucho del estado de la planta, de la implantación de técnicas preventivas, del diseño y del montaje. En una estimación rápida, suele estar entre el 0,5 y el 2% del inmovilizado, es decir, del valor de la planta. Es la que más posibilidades tiene de optimización.
Otra partida variable y problemática es la de asistencias externas. Depende enormemente de la política de subcontratación, de la especialización y de la formación del personal, y de la cantidad de técnicos de que disponga el departamento.
La de personal, es fácil estimarla, pero se suelen cometer errores constantes en su presupuestación que después crean enormes tensiones con la dirección financiera o con quien sea responsable económico de la planta. Suele ser habitual no tener en cuenta los costes de primas, horas extras, retenes, gastos de personal, y también suele ser habitual no tener en cuenta que la inflación de la mano de obra especializada es superior a la marcada para otros sectores o para el país.
La de medios, herramientas y alquiler de equipos suele ser fácilmente presupuestable y presenta pocas desviaciones.
