CONTAPLUS 2012 Texto de Apoyo al Estudio
ESTE MATERIAL ES EXCLUSIVO DE APOYO AL ESTUDIO A TRAVÉS DE LA PLATAFORMA DE FORMACIÓN. NO CONTIENE VIDEOS, NI LA REPRODUCCION DE LOS MISMOS, POR LO QUE LA GUIA PRINCIPAL DE LA MATERIA ESTÁ EN LA PLATAFORMA. EL ALUMNO PODRÁ UTILIZAR ESTE TEXTO APOYANDOSE EN LAS ANOTACIONES PERTINENTES DE LOS VIDEOS Y EXPLICACIONES. Índice 1 Introducción a ContaPlus 1.1 Introducción a ContaPlus 1.2 Características ContaPlus Elite 2012 1.3 Entrar y abandonar el programa 1.4 Entorno de Trabajo 1.5 Vista Nueva 1.6 Vista Clásica 1.7 Barra de Menú 1.8 Barra de Menús superior 1.9 Esquema a seguir 1.10 Práctica - Entrar y abandonar ContaPlus 1.11 Cuestionario: Introducción a ContaPlus
2 Proceso básico I 2.1 Creación de una empresa 2.2 Enlazar programas SP 2.3 Datos fiscales 2.4 Práctica - Crear SUÁREZ SL 2.5 Práctica - Crear Grefusa SA 2.6 Cuestionario: Proceso básico I
3 Proceso básico II 3.1 Añadir subcuentas 3.2 Gestión de asientos 3.3 Modificar asientos 3.4 Eliminar asientos 3.5 Copia de seguridad 3.6 Cómo recuperar la copia de seguridad 3.7 Punteo - Casación 3.8 Añadir - Modificar vencimientos 3.9 Preproceso de vencimientos 3.10 Práctica - Crear subcuentas para la empresa SUÁREZ SL 3.11 Práctica - Crear subcuentas SUÁREZ SL 3.12 Práctica - Crear subcuentas GREFUSA SA 3.13 Práctica - Asientos SUÁREZ SL 3.14 Práctica - Asientos GREFUSA SA 3.15 Práctica - Modificación asientos SUÁREZ SL 3.16 Práctica - Modificación de los asientos de GREFUSA SA 3.17 Práctica - Eliminación del asiento en curso SUÁREZ SL
3.18 Práctica - Eliminación del asiento grabado en ficheros GREFUSA SA 3.19 Práctica - Realizar copia SUÁREZ SL 3.20 Práctica - Realizar copia GREFUSA SA 3.21 Cuestionario: Proceso básico II
4 Creación y uso de predefinidos 4.1 Asientos predefinidos 4.2 Creación de asientos predefinidos 4.3 Utilización de asientos predefinidos 4.4 Práctica - Realizar predefinidos SUÁREZ SL 4.5 Práctica - Realizar predefinidos GREFUSA SA 4.6 Práctica - Aplicación de predefinidos SUÁREZ SL 4.7 Cuestionario: Creación y uso de predefinidos
5 Cierre del ejercicio contable 5.1 Cierre del ejercicio 5.2 Invertir cierre 5.3 Práctica - Cerrar ejercicio SUÁREZ SL 5.4 Práctica - Cerrar ejercicio GREFUSA SA 5.5 Práctica - Invertir cierre SUÁREZ y GREFUSA 5.6 Cuestionario: Cierre y apertura del ejercicio contable
6 Trabajando con IVA 6.1 El IVA 6.2 Regularización automática del IVA 6.3 Regularización manual de IVA 6.4 Práctica - Regularización automática del IVA SUÁREZ SL 6.5 Práctica - Regularización manual IVA GREFUSA SA 6.6 Cuestionario: Trabajando con IVA
7 Trabajando con balances 7.1 Introducción a balances 7.2 Sumas y saldos 7.3 Pérdidas y ganancias 7.4 Situación 7.5 Práctica - Balance de Sumas y Saldos SUÁREZ SL 7.6 Práctica - Balance de Pérdidas y Ganancias SUÁREZ SL 7.7 Práctica - Balance de Situación SUÁREZ SL 7.8 Cuestionario: Trabajando con Balances
8 Trabajando con gráficos 8.1 Introducción a gráficos 8.2 Gráficos 8.3 Hoja de Cálculo Excel 8.4 Práctica - Gráfico SUÁREZ SL 8.5 Práctica - Gráfico GREFUSA SA 8.6 Cuestionario: Trabajando con gráficos
9 Inventarios 9.1 Inventarios
9.2 Códigos y tablas 9.3 Gestión de inventario 9.4 Amortizaciones 9.5 Práctica - Códigos y tablas SUÁREZ y GREFUSA 9.6 Práctica - Gestión de inventario SUÁREZ SL 9.7 Práctica - Gestión de inventario GREFUSA SA 9.8 Práctica - Amortización SUÁREZ SL 9.9 Práctica - Amortización GREFUSA SA 9.10 Cuestionario: Inventarios
10 Operaciones usuales 10.1 Configurar tipos de IVA 10.2 Configuración de impresora 10.3 Listado de diario 10.4 Listado de mayor 10.5 Listados de balances 10.6 Listados de IVA 10.7 Facturas recibidas y expedidas 10.8 Modelo 303 10.9 Modelo 340 10.10 Modelo 347 10.11 Modelo 349 10.12 Modelo 390 10.13 Modelo 347 y 349 10.14 Cambio de tipo de letra 10.15 Cambio de usuario y clave 10.16 Añadir usuario 10.17 Eliminar usuarios 10.18 Limitar al usuario 10.19 Conceptos tipo y vencimientos tipo 10.20 Gestión del Conocimiento 10.21 Práctica - Configurar IVA 10.22 Práctica - Configurar impresora 10.23 Práctica - Listado de diario SUÁREZ SL 10.24 Práctica - Listado de mayor SUÁREZ SL 10.25 Práctica - Listado de Sumas y Saldos GREFUSA SA 10.26 Práctica - Listado de Pérdidas y Ganancias GREFUSA SA 10.27 Práctica - Listado de Situación GREFUSA SA 10.28 Práctica - Listado de facturas recibidas GREFUSA SA 10.29 Práctica - Listado de facturas expedidas GREFUSA SA 10.30 Práctica - Modelo 300-320 GREFUSA SA 10.31 Práctica - Añadir usuario 10.32 Práctica - Limitar usuario 10.33 Práctica - Añadir conceptos tipo SUÁREZ SL 10.34 Práctica - Añadir vencimientos y conceptos tipo SUÁREZ SL 10.35 Cuestionario: Operaciones usuales
11 Utilidades de asientos 11.1 Renumeración de asientos 11.2 Mover subcuentas en el diario
11.3 Búsqueda atípica 11.4 Práctica - Renumeración de asientos SUÁREZ SL 11.5 Práctica - Cambiar el número del asiento de la empresa GREFUSA 11.6 Práctica - Mover subcuentas en el Libro Diario SUÁREZ 11.7 Práctica - Mover subcuentas en el Libro Diario GREFUSA 11.8 Práctica - Búsqueda atípica en el Libro Diario de SUÁREZ 11.9 Cuestionario: Utilidades de Asientos 11.10 Cuestionario: Cuestionario final
Introducción a ContaPlus
En este primer tema, daremos una visión general del programa, hablaremos de su utilidad y de las prestaciones que nos ofrece.
Introducción a ContaPlus
Características ContaPlus Elite 2012
Entrar y abandonar el programa
Entorno de Trabajo
Vista Nueva
Vista Clásica
Barra de Menú
Barra de Menús superior
Esquema a seguir
Práctica - Entrar y abandonar ContaPlus
Introducción a ContaPlus
ContaPlus es un programa de uso generalizado en las empresas para llevar la contabilidad de las mismas. En él se pueden realizar operaciones varias, desde las más simples (introducir los asientos en el diario…), hasta las algo más complejas (gestión de cheques, vencimientos de efectos y su paso directo a contabilidad, llevar un control del inventario de la empresa para que el programa calcule la amortización anual y cree automáticamente el asiento…). También efectúa la cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Balance de Situación
según el modelo Oficial, los modelos de liquidación de IVA, etc., procurando facilitar al máximo las labores del contable. No obstante, para la utilización de este programa, es necesario tener unos conocimientos mínimos de contabilidad, ya que no introduce automáticamente los asientos, ni detecta que una cuenta no sea la correcta, tan solo indica el cuadre o descuadre del asiento. Este curso pretende facilitar la comprensión y uso del programa en sí, centrándose en aquellas opciones que sean de mayor utilidad. Características ContaPlus Elite 2012 1. Multiempresa, permite la creación de tantas empresas como sean necesarias, con claves de seguridad y niveles de accesos diferenciados por usuario. 2. Plan General Contable en árbol, que permite un sencillo mantenimiento de cuentas, subcuentas y epígrafes. El PGC queda definido en el momento de creación de la empresa, pudiendo optar entre un PGC Normal, Abreviado, de otra empresa, PYMES o personalizado. 3. Opciones de Diario, desde la gestión de asientos se obtiene un completo control de la mayor parte de las opciones del programa: vencimientos, inventarios, banca electrónica, opciones de casación, etc. 4. Amplía colección de Asientos Predefinidos, completamente editable que simplifica y automatiza los procesos de contabilización. 5. Asientos Periódicos, para automatizar la contabilización de aquellas operaciones que, como sucede con alquileres, nóminas,… se repiten en el tiempo. 6. Utilidades de asientos, para realizar los procesos de mantenimiento más habituales: eliminación, copia y comprobación de asientos contables. Reemplazar subcuentas en diario. 7. Contabilidad Analítica, que permite un seguimiento detallado de los costes asociados por departamento/proyecto. Listados analíticos para una completa explotación de la información analítica. Además a través de la asignación analítica en subcuentas es posible predefinir a que departamento/proyecto corresponde cada una de ellas ahorrando tiempo y evitando errores en la contabilización. 8. Gestión Contable por Segmentos de Actividad o Geográficos, nos permite imputar determinadas operaciones a una actividad o grupo de actividades, identificables y así obtener información financiera diferenciada facilitando la evaluación del estado de tu negocio. 9. Contabilidad Presupuestaria, que permite realizar un seguimiento detallado de la evolución del presupuesto asignado a una subcuenta o departamento/proyecto analítico. La actualización del presupuesto se realiza desde la introducción de asientos mediante cantidades fijas o repartos porcentuales. 10. Gestión de Inventario, para mantener un control exhaustivo del inmovilizado así como un seguimiento de las amortizaciones. La gestión de inventario incluye, asimismo un control de bajas de activos. 11. Gestión de vencimientos, que simplifican el tratamiento y la generación automática de asientos, cheques y remesas de pago. 12. Colección de informes, ContaPlus Elite incorpora un amplio muestrario de informes y documentos contables preconfigurados. Todos son completamente editables, pudiendo además añadir nuevos listados o formatos de documentos de una forma ágil y sencilla. Además imprimirlos y visualizarlos por pantalla, podemos generar informes XLS, HTML o PDF facilitando el envío de información mediante correo electrónico. 13. Compatibilidad con e-factura, un módulo de facturación electrónica, para el control y la remisión on-
line de facturas electrónicas, que facilita además su posterior contabilización automática. 14. Memento Contable, un acceso directo desde ContaPlus a la mejor y más completa base de datos de legislación contable y fiscal. 15. Compatibilidad con InfoPlus, un módulo de facilita la integración de toda la información de tu sistema de gestión, facilitando el control, la comunicación y el seguimiento de las operaciones con clientes, proveedores,… 16. Compatibilidad con AnalizaPlus, un completo cuadro de mandos completamente personalizable que integra información de ContaPlus, FacturaPlus y NominaPlus para ofrecerle una imagen global sobre la situación de tu empresa mediante ratios, gráficos e informes de tendencias. Incorpora un potente sistema de alertas y avisos mediante e-mail. 17. Compatibilidad con Análisis de Balances, una potente herramienta de generación de informes financieros y económicos.
Entrar y abandonar el programa Como es lógico, para poder hacer uso del programa, es necesario que esté instalado y, así, ejecutarlo y disfrutar de sus múltiples ventajas. 1. Haremos clic con el ratón en el botón Inicio para ver su contenido. 2. Desplazaremos el cursor del ratón hasta Programas o Todos los programas, depende del sistema operativo que tengamos instalado, y hacemos clic sobre él. 3. Elegiremos SP Panel de Gestión.
4. En el panel que visualizamos, encontramos accesos directos a la ayuda, publicidad del producto, herramientas para realizar copias de seguridad, etc. 5. Hacemos clic en el icono superior del panel izquierdo ContaPlus Élite.
Aparece el cuadro de acceso al programa, donde, si nos encontramos con más de un usuario, seleccionamosSupervisor. La elección de usuarios permite que varias personas trabajen en una misma empresa, pudiendo tener cada uno de ellos zonas restrictivas. Le podemos dar una contraseña para cada usuario.
6. Una vez dentro, finalizaremos la sesión mediante la orden Terminar del menú Global.
7. A la pregunta, “¿Desea finalizar la ejecución?”, contestamos afirmativamente.
8. Para abandonar el Panel de Gestión, elija Terminar del menú Global o pulse la combinación de teclasALT+F4.
Entorno de Trabajo Al iniciar la aplicación, el entorno de trabajo le ofrece la posibilidad de trabajar con dos presentaciones distintas:
Vista Nueva Vista Clásica.
Vista Nueva Está Vista está compuesta por:
Menú Horizontal. Contiene todas las opciones de trabajo de la aplicación.
Barra de favoritos. Zona de accesos directos a opciones del programa o a archivos externos. Puede configurarla con la funcionalidad “arrastrar y soltar” de su ratón, o bien marcando dentro de cada opción de menú el botón Favoritos. Puede además realizar agrupaciones y ordenaciones de los elementos pulsando el botón derecho del ratón sobre esta barra. Dentro de esta barra también existe el botón Carrusel de Pantallas, donde podrá seleccionar la pantalla de trabajo de forma visual.
Área de trabajo con el Escritorio Sage. La pantalla principal de la aplicación incorpora un escritorio que le proporcionará la información de sus datos y procesos más relevantes, así como un panel de información actual relativo al producto. Podrá visualizar, dicha información desde la opción Ir al Escritorio Sage, dentro del menú Útil, o bien pulsando la tecla F3.
Nota: Nosotros trabajaremos en el Manual con la Vista Clásica, de todas formas si posteriormente quisieras cambiar de Vista, lo puedes hacer desde el Menú Útil y Cambiar apariencia.
Vista Clásica Dentro de esta Vista, podremos navegar a través del “Menú Vertical o Panel de Exploración” o del “Menú Horizontal” IMPORTANTE: Con la introducción del Panel de Exploración el acceso a las distintas opciones es más intuitivo y rápido, sin embargo, se ha mantenido el menú y la barra de botones superior de siempre. Por lo tanto podrá acceder a las distintas opciones de la aplicación a través del menú horizontal, de la botonera superior o mediante el nuevo Panel de Exploración (Menú Vertical)
Navegar por el Panel de Exploración es muy sencillo. Como puede observar el desglose de menú es similar al menú superior u horizontal, Empresa, Plan Contable, Asientos (gestión de asientos) ... Navegar por el Panel de Exploración es muy sencillo de ahí que recomendamos su uso. A continuación pasamos a explicar su composición y funcionalidades.
Barra de Menú Para movernos por el Panel de Exploración debemos hacerlo a través de las barras de menú. Al pulsar la barra, ésta cambiará de color azul a amarillo, el Título inicial tomará el nombre de la barra de menú y las opcionesde su menú se visualizarán. Opciones Dentro de cada barra de menú se encuentra n las opciones (acciones) separadas por CABECERAS, podemos encontrar:
TAREAS, suele contener opciones de “añadir” nuevos registros en la aplicación, como nuevo asiento, nueva empresa, nuevo vencimiento, etc. BUSCAR, le dará acceso directo a la opción para localizar un registro/s determinados dentro de la opción.
Podremos tener abiertas simultáneamente varias opciones de búsqueda, para identificarlas fíjese en laspestañas situadas en la parte inferior, estas pestañas sirven para seleccionar las ventanas abiertas o cerrar las mismas. En la parte superior se sitúa la botonera. Si pincha en la flecha situada a la izquierda de la botonera, ésta,
seocultará. Para volver a visualizar la botonera vuelva a pinchar la misma flecha que habrá cambiado de dirección.
UTILIDADES, engloba distintas opciones de “control y mantenimiento” dentro de un menú determinado, como eliminar, comprobar, copiar asiento …, etc. Cuando tenemos varias ventanas abiertas y deseamos visualizarlas todas a la vez podremos hacerlo situando el ratón sobre una de las pestañas y al pulsar el botón derecho seleccionar alguna de las siguientes opciones.
Si pulsa la opción de “Maximizar” la ventana volverá a su estado normal. Para cerrar todas las ventanas pulse “Cerrar todas”. PERSONALIZACIÓN DEL PANEL El Panel de Exploración puede acomodarse a sus necesidades, para ello dispone de una serie de opciones que le permitirán su configuración. Arrastrando la barra superior formada por una línea de puntos podrá aumentar o disminuir el tamaño del Panel de Exploración. Al disminuir el tamaño del Panel las barras de menú que no quepan en el tamaño elegido se minimizarán en la parte inferior en forma de iconos. Para seleccionar el menú minimizado sólo deberá pulsar el icono, este se pondrá sobre un fondo amarillo y pasará al título inicial visualizando las distintas opciones del menú seleccionado.
MENÚ DE CONTROL Al pulsar
situado en la barra inferior del panel se desplegará un Menú de Control con las siguientes opciones: Mostrar más botones, le permite ir añadiendo barras de menú que se encuentran minimizadas en forma de icono. Mostrar menos botones, minimiza la última barra de menú en forma de icono. Opciones del Panel de Exploración, permite subir, bajar u ocultar los iconos de menú. Agregar o quitar botones, podrá añadir y ocultar botones del Panel de Exploración.
ÁREA DE TRABAJO CON EL ESCRITORIO SAGE La pantalla principal de la aplicación incorpora un escritorio que le proporcionará información de sus datos y procesos más importantes, así como un panel de información actual relativo al producto. Podrá configurar el Escritorio pulsando la opción PERSONALIZACIÓN que encontrará en la parte superior izquierda del mismo. En el Escritorio, podrá gestionar a través de las pestañas inferiores las siguientes áreas:
ESCRITORIO SAGE Área para la gestión e información de su negocio a través de los diferentes elementos. La información que me muestra es distinta según donde esté posicionado dentro del menú. Puede personalizarla desde la opción habilitada para ello. SAGE RESPONDE Área de ayuda Técnica al usuario. EXCLUSIVO CLIENTES Área de atención al cliente
Barra de Menús superior A continuación, daremos una breve explicación de cada uno de los apartados que nos presenta la Barra de menús y las utilidades más comunes:
Global: Nos da la posibilidad de modificar la fecha de trabajo; seleccionar, crear, modificar, visualizar, etc., los datos de la empresa, tanto contables como fiscales; y finalizar la sesión con ContaPlus.
Financiera: Éste es el menú más utilizado, ya que es donde se recogen los hechos diarios. Se subdivide en:
- Plan General Contable: Podemos visualizar la estructura que presenta el Plan General en el programa, y crear o modificar las subcuentas con las que se va a trabajar en el mismo. Es decir, en ContaPlus no se trabaja con cuentas de tres dígitos, sino con subcuentas de entre 5 a 12 dígitos a elegir (generalmente se usan 7 u 8), ya que con ello se pretende personalizar el Plan General a cada una de las empresas. - Opciones de diario: Nos presenta toda una gama de opciones relacionadas con la gestión del diario, como introducción de asientos, modificación de los mismos, punteo y casación, listados de los libros contables y creación de asientos predefinidos. - Balances: Podremos obtener los balances de Sumas y Saldos, la cuenta de Pérdidas y Ganancias y el Balance de Situación, bien sea por pantalla o por impresora, así como, la consolidación de los mismos, comparando diferentes
ejercicios
económicos.
- Vencimientos: Funciona como una base de datos donde se registran las fechas de vencimiento de los distintos derechos de cobro o deudas. - Opciones de IVA: Imprimirá un registro de facturas recibidas y emitidas, así como los modelos de liquidación del IVA y la realización de las liquidaciones de este impuesto, trimestrales o mensuales. - Opciones de I.R.P.F.: Desde esta opción de ContaPlus se tratan las opciones que necesita para una correcta fiscalidad del Impuesto de Renta de Personas Físicas. - Fin de ejercicio: Nos ayudará a cerrar el ejercicio económico, realizando los asientos de regularización de ingresos y gastos, cierre del ejercicio y asiento de apertura para comenzar el próximo ejercicio económico. - Configuración: Cambiaremos los tipos de IVA, la configuración de las cuentas especiales, y crearemos conceptos y vencimientos tipo. En este submenú, no es aconsejable la modificación de las cuentas especiales, ni de los niveles de desglose, ya que ello repercutirá en el correcto funcionamiento del programa, a no ser que se esté muy seguro de que se realizará satisfactoriamente. - Banca
Electrónica:
Sólo
se
podrá
usar
en
caso
de
que
la
empresa
disponga
de
dicho
enlace.
- Libro de provisiones y suplidos: Es el libro en el que se inscriben tanto los suplidos, es decir, las cantidades pagadas en nombre del cliente, como las provisiones, es decir, entregas anticipadas realizadas por el cliente que luego deberán ser descontadas en la factura final. - Memento Contable: Un acceso directo desde ContaPlus a la mejor y más completa base de datos de legislación contable y fiscal •
Presupuesto: Es donde se introducen los presupuestos mensuales o anuales.
Analítica: Se basa en la contabilidad interna de la empresa, separando por departamentos y proyectos los distintos datos, al igual que la opción anterior, no profundizaremos en ella, ya que nos vamos a basar en la contabilidad financiera.
Inventario: Nos permite llevar un control del inventario amortizable de la empresa, para que calcule automáticamente los asientos de amortización.
Cheques: Lleva un registro de los talones emitidos por la empresa. Permite la impresión, configuración y paso a contabilidad de los mismos.
Informes: En esta opción podremos obtener cualquier tipo de informe y estadística personalizada, seleccionando datos de cualquier fichero de la aplicación. De esta manera, nos permitirá controlar en todo momento la situación de nuestra empresa. Podremos realizar gráficos en distintos formatos, tomando los datos de nuestra contabilidad. Realizaremos gráficos comparativos del movimiento que sufre cada cuenta por periodos.
Babel: Esta opción tiene como objetivo gestionar la transferencia de ficheros BABEL, cuyo contenido es la información contable básica. Estos ficheros pueden ser exportados e importados por cualquier aplicación SAGE.
eFactura: Desde ContaPlus, podremos acceder a la plataforma eFactura para realizar facturas online, imprimirlas en PDF y firmarlas electrónicamente con certificados digitales y con el DNIe. Posteriormente podremos descargar los asientos contables de todas las facturas emitidas directamente a ContaPlus. Contabilizando de manera automática todas las facturas generadas en este módulo.
Útil: Nos muestra las opciones generales del programa, tales como organización de ficheros, herramientas como la agenda, planning o calculadora, modificación de los perfiles de usuario y periférico, etc.
Ventana: Nos muestra distintas formas de ver las ventanas, en Mosaico Vertical, Horizontal.
Ayuda: Presenta el manual que acompaña al programa donde se explica de forma exhaustiva cada uno de estos menús y opciones.
Esquema a seguir El usuario de ContaPlus debe seguir un esquema, que le facilitará la labor diaria. Considerando que partiríamos de cero, el procedimiento a seguir sería: 1.
Crear la empresa introduciendo todos los datos necesarios de la misma.
2.
Crear las subcuentas con las que el usuario vaya a trabajar en un principio, ya que éstas se pueden añadir a medida que se vayan necesitando.
3.
Introducir los asientos. Esta parte del proceso es la que más se repite. En él se anotan los hechos que se van produciendo día a día. Dado que muchos asientos guardan un esquema fijo, el programa procura facilitar la labor del usuario ofreciendo la posibilidad de crear asientos predefinidos, que son plantillas de aquellos asientos que se repiten con más frecuencia.
4.
Cerrar el ejercicio consiste en calcular el resultado del ejercicio económico y cerrar todas las cuentas, para dar acceso al próximo ejercicio. Para ello, el programa nos pide que creemos una nueva empresa a la que traspasar los datos de aquélla que se cierra, ya que, ContaPlus separa los diferentes ejercicios económicos en distintas empresas.
Paralelamente a este esquema base, está la copia de seguridad. Al introducir datos en el programa, el PC los archiva automáticamente en el disco duro, no obstante, es aconsejable realizar copias de seguridad cada vez que se finalice la sesión con ContaPlus, así evitamos el peligro de perder la información.
Proceso básico I
En esta lección, estudiaremos cuáles son los pasos necesarios para crear una empresa, enlazarla con NominaPlus y/o FacturaPlus e introduciremos los datos fiscales necesarios
Creación de una empresa
Enlazar programas SP
Datos fiscales
Práctica - Crear SUÁREZ S.L.
Práctica - Crear Grefusa S.A.
Creación de una empresa Una vez dentro de ContaPlus, podremos seleccionar la empresa con la que trabajaremos. Haciendo doble clic en la misma; modificaremos sus datos e incluso los eliminaremos. A todas estas opciones se tienen acceso desde el mismo menú y, para poder realizar estas operaciones, la empresa debe haber sido creada previamente. El proceso de creación de una empresa debe pasar por un proceso que explicaremos a continuación. En primer lugar tendremos que Añadir la empresa, para ello podremos hacerlo pulsando el botón Añadir Empresa desde la Zona de Escritorio o desde el Panel de Exploración y elegimos Nueva Empresa.
En la pestaña Datos Empresa, rellenaremos los campos con los datos identificativos de la empresa que vamos a crear.
Código: Debemos asignar un código alfanumérico (números o letras) exclusivo para cada empresa.
Nombre: Teclearemos el nombre o razón social de la empresa.
Fecha inicio ejercicio: Introducimos la fecha en que comienza el ejercicio contable, generalmente el 1 de enero.
Fecha fin ejercicio: Fecha en la que finaliza el ejercicio contable, que aparece de forma automática, y coincide con el 31 de diciembre, pero se puede modificar.
Fecha límite acceso contable: Puede fijarse opcionalmente una fecha límite de acceso contable, al hacerlo el programa protege la Contabilidad en las fechas anteriores a la introducida, no permitiendo la realización de asientos en el periodo que va desde el inicio del ejercicio hasta dicha fecha.
Dígitos subcuenta: Determina el número de dígitos que daremos a cada subcuenta con las que va a trabajar la empresa, estando comprendidos entre 5 y 12. Generalmente, se suele utilizar 8.
Año ejercicio: Año natural que coincide con el ejercicio contable y con la fecha inicio ejercicio, apareciendo de forma automática.
Elegimos el Plan General al que se acogerá la empresa en cuestión. El programa nos ofrece las siguientes posibilidades:
Estándar: Es el utilizado generalmente.
Abreviado: Es el usado por aquellas empresas que debido a sus características fiscales se acogen legalmente a este plan.
De otra empresa: Se suele utilizar para no tener que crear todas las subcuentas, sino sólo modificar las que sean precisas. Esto se consigue copiando en nuestra empresa el plan de otra ya existente.
Personalizado: Opción interesante si las cuentas de las que consta el plan son pocas, de lo contrario no es aconsejable, ya que será el usuario quien tenga que introducirlas todas y cada una de ellas con el consiguiente agravio de trabajo.
Nuevo Plan Contable normal: Marcado por defecto.
Nuevo Plan Contable abreviado: Nuevo Plan Contable en su versión abreviada.
Nuevo Plan Contable pymes: Nuevo Plan adaptado a las pequeñas y medianas empresas.
Nuevo Plan Contable personalizado: Podemos personalizar el Nuevo Plan Contable para una más fácil utilización y entendimiento.
Además, existe la posibilidad de cambiar el Plan Contable de la empresa. Si la empresa origen tenía P.G.C. normal, se puede cambiar a abreviado y viceversa. Una vez creada, podremos enlazarla con FacturaPlus y NominaPlus desde la pestaña Ruta Programas de SP.
La casilla de verificación Traspasar la colección de asientos predefinidos traspasará a nuestra empresa los asientos predefinidos que el propio programa nos proporciona, siempre que ésta se encuentre marcada. En la pestaña Opciones Empresa, configuraremos el entorno de trabajo, de esta forma marcaremos las casillas de verificación Acceso a campos analíticos en asientos si la empresa desea llevar la contabilidad por centro de costes.
La pestaña Parámetros Empresa recoge información de los asientos de apertura, regularización y cierre y fecha de liquidación de IVA.
En Vencimientos, podemos configurar el sistema de avisos de vencimientos, de esta manera, podemos llevar un control diario de los cobros y pagos a realizar.
Nota: En la pestaña Opciones Empresa, no será necesario realizar ningún cambio, ya que nosotros trabajaremos con la contabilidad financiera. Al igual sucederá con la pestañaParámetros Empresa, ya que es una ventana informativa
A continuación, volveremos a recordar los pasos necesarios para crear una empresa. 1. Podemos hacerlo desde la Barra de herramientas, haciendo clic en el icono Opciones de empresa, o bien, del mismo modo, desde el menú Global, eligiendo la opción Selección de empresa.
Otra forma sería desde la Zona de Escritorio y botón Añadir Empresa o elegimos Nueva Empresa.
2. En la ventana Opciones de empresa, pulsamos el botón Añadir.
desde el Panel de Exploración y
3. Rellenaremos los campos correspondientes de la pestaña Datos Empresa.
4. Una vez introducidos los datos requeridos, pulsaremos el botón Aceptar, y comenzará el proceso de creación de la empresa.
Enlazar programas SP Esta opción se llevará a cabo cuando el usuario disponga de los programas de la gama SP y lleve la gestión de la empresa con ellos. Es necesario que la empresa también esté creada en los programas con los que vamos a enlazar, FacturaPlus y/o NominaPlus. Podemos enlazar la empresa de ContaPlus con FacturaPlus y/o NominaPlus, bien al crear la empresa desde la pestaña Ruta Programas de SP, bien una vez tengamos la empresa creada. Partiendo de la segunda premisa, los pasos a seguir son las siguientes: 1. Desplazaremos el cursor al menú Global y hacemos clic en la opción Selección de empresa.
2. En el cuadro de diálogo Opciones de empresa, seleccionamos la empresa con la que queremos hacer el enlace y hacemos clic en el botón Modificar.
3. En
esta
nueva
ventana,
seleccionamos
la
pestaña Ruta
Programas
de
SP.
4. Hacemos clic en el icono Ruta de Facturación, que identificaremos por la imagen de una carpeta.
5. En el cuadro de diálogo Localizar fichero de ejecución, localizamos la carpeta GRUPOSP y hacemos doble clic sobre ella.
6. Seleccionamos la carpeta FactE… dependiendo de la versión que tengamos instalada e igualmente haremos doble clic sobre ella. 7. Elegimos la carpeta Exe y hacemos doble clic sobre ella para que muestre el fichero de ejecución denominado “Gestionw.exe”. Seleccionamos el fichero y pulsamos en Aceptar. 8. Con la tecla TAB, pasaremos al campo Empresa y hacemos clic sobre la lupa.
9. En el cuadro de diálogo Búsqueda incremental de EMPRESAS DE FACTURACION, hacemos doble clic en la empresa con la que queremos enlazar.
10. Ya tenemos la ruta de enlace con FacturaPlus. Para enlazar ContaPlus con NominaPlus, daremos los mismos pasos, sólo que en este caso trabajaremos con la carpeta Nominasp y el fichero “Nominas.exe” de la carpeta Exe. 1. Nos posicionamos en el campo SP NominaPlus. 2. Hacemos clic en el icono Ruta de SP NominaPlus que identificaremos igualmente con la imagen de una carpeta. 3. Localizamos la carpeta GRUPOSP y hacemos doble clic sobre ella, seguidamente, seleccionamos la carpetaNominasp e igualmente hacemos doble clic sobre ella. 4. Localizamos la carpeta Exe, hacemos clic sobre ella y seleccionamos el fichero ejecutable “Nominas.exe” y pulsamos el botón Aceptar. 5. Con la tecla TAB, pasamos al campo Empresa y hacemos clic en la lupa. 6. Desde el cuadro de diálogo Búsqueda incremental de EMPRESAS DE SP NOMINAPLUS, seleccionamos la empresa con la que realizaremos el enlace y hacemos doble clic. 7. Ya tenemos el enlace con la empresa seleccionada de NominaPlus. 8. Para finalizar, haga clic en Aceptar.
Datos fiscales En este momento, la empresa ya está creada y podemos comenzar el trabajo, pero, dado que los listados que presenta el programa reflejan modelos oficiales, es necesario introducir los datos fiscales de la empresa, tales como nombre, dirección, teléfono, datos fiscales, etc. Para introducir los datos fiscales, daremos los siguientes pasos: 1. Haremos un clic de ratón en la opción Datos de empresas del menú Global. 2. Introduciremos los datos fiscales.
3. Haremos clic en la pestaña Hacienda e introduciremos los datos referentes a la Administración de Hacienda que corresponde a la empresa.
4. Haremos clic en la pestaña Balances, en esta carpeta se encuentra una serie de campos, que debemos rellenar con la información necesaria para imprimir los Balances Oficiales.
5. En la pestaña Presentador se encuentran una serie de campos, que debemos rellenar con la información referente al presentador de los documentos oficiales de la empresa activa.
6. En la pestaña Datos Babel hay una serie de campos que deben ser completados por el usuario, con la información necesaria para la exportación – importación de ficheros para la generación de impresos oficiales.
7. Conexión Mememto ContaPlus, desde aquí habrá que completar los datos con la información necesaria para acceder a esta opción desde la ruta Financiera / Memento ContaPlus.
8. Una vez introducidos todos estos datos, pulsaremos el botón Aceptar.
Proceso básico II En este tema estudiaremos como crear las subcuentas con las que vamos a trabajar, como introducir asientos, modificarlos o eliminarlos, y como hacer una copia de seguridad de los datos de la empresa en la que estamos trabajando.
Añadir subcuentas
Gestión de asientos
Modificar asientos
Eliminar asientos
Copia de seguridad
Cómo recuperar la copia de seguridad
Punteo / Casación
Añadir / Modificar vencimientos
Preproceso de vencimientos
Práctica - Crear subcuentas para la empresa SUÁREZ S.L.
Práctica - Crear subcuentas SUÁREZ S.L.
Práctica - Crear subcuentas GREFUSA S.A.
Práctica - Asientos SUÁREZ S.L.
Práctica - Asientos GREFUSA S.A.
Práctica - Modificación asientos SUÁREZ S.L.
Práctica - Modificación de los asientos de GREFUSA S.A.
Práctica - Eliminación del asiento en curso SUÁREZ S.L.
Práctica - Eliminación del asiento grabado en ficheros GREFUSA S.A.
Práctica - Realizar copia SUÁREZ S.L.
Práctica - Realizar copia GREFUSA S.A.
Añadir subcuentas ContaPlus, no gestiona los asientos con cuentas, sino con subcuentas, ya que se pretende personalizar el Plan General Contable a cada empresa, para que resulte más familiar al usuario la terminología utilizada. Si al crear la empresa, dejamos activado el botón Traspasar la colección de asientos predefinidos, nos aparecerá un listado de subcuentas autodefinidas por el programa, en este caso, será más fácil modificar la descripción de las ya existentes, que añadir otras nuevas. Esta opción es válida si no hay que modificar el código, en caso contrario, habría que eliminar la subcuenta en cuestión, siempre y cuando no tenga saldo, y crearla de nuevo con el código correcto. Para codificar una cuenta, hemos de señalar que: los tres primeros dígitos nos indican la cuenta del Plan General Contable, el cuarto dígito se dejará disponible para que pueda ser usado en el caso de que existan subcuentas el resto de los dígitos son de libre disposición para la empresa, la cual elegirá la codificación más conveniente según necesite ordenar los listados de cuentas. Por ejemplo, si la empresa posee distintas sucursales y están repartidas en varias provincias, pueden dar un código de dos cifras para la provincia, seguido de dos cifras más que identifiquen al cliente, proveedor, etc. Hemos de señalar, a título indicativo, que en las subcuentas de IVA se aconseja dejar los dos últimos dígitos para designar el porcentaje que le corresponde a cada subcuenta, ya que será necesario crear una distinta para cada tipo de IVA a utilizar por la empresa. Cuando se crean estas subcuentas de IVA, se activa la pestañaParámetros, es en este momento donde elegiremos el régimen de IVA al que está acogida la empresa o las operaciones gravadas con este impuesto (de régimen interior, importaciones, etc.) así como el porcentaje a aplicar. En la pantalla de subcuentas podemos; añadir (+), modificar, eliminar (-), realizar consultas, visualizar, imprimir, etc., todas las subcuentas con las que la empresa va a trabajar.
Al igual que en la creación de la empresa, para introducir las subcuentas, tenemos las siguientes posibilidades:
Desde el Panel de Exploración elegimos la opción Plan Contable, al pulsar la barra, ésta cambiará de color azul a amarillo, el Título inicial tomará el nombre de Plan Contable y las opciones de su menú se visualizarán, también podemos elegir Crear Subcuenta desde la nueva Zona de Escritorio.
Desde el menú Financiera, elegimos la opción. Plan general contable, y dentro de este submenú, hacemos clic en la opción Subcuentas.
Para
Desde la barra de herramientas, haciendo clic en el botón Subcuentas.
añadir
una
subcuenta,
el
proceso
1. Pulsamos el botón Añadir.
2. Introducimos el código de la subcuenta y la descripción de la misma.
a
seguir
es
el
siguiente:
3. En caso de que sea necesario, se deben agregar los datos fiscales de la subcuenta (clientes, proveedores, etc.). 4. Por último, pulsamos el botón Aceptar.
Gestión de asientos Una vez creadas las subcuentas, podemos empezar a realizar asientos. Una partida, es cada una de las anotaciones que forman parte del asiento. El concepto del asiento debe ser común para todas las partidas. Cabe la posibilidad de crear conceptos tipo (como veremos más adelante), para agilizar la labor del contable. Éste debe ser breve para que se imprima al completo, y significativo, es decir, que con este concepto y la descripción de cada una de las subcuentas que forman parte del asiento, obtengamos la mayor información posible. El importe de la partida en cuestión se expresará en euros en el Debe o en el Haber, según corresponda. Al introducir una subcuenta de IVA nos encontramos con una peculiaridad, y es que debemos introducir los datos de la factura, tales como: número de factura, base imponible (cantidad sobre la que se aplica el porcentaje) y contrapartida, siendo ésta última, la subcuenta a través de la cual se pagará o cobrará la operación, generalmente cliente o proveedor. En la misma pantalla donde añadiremos los asientos, podemos modificarlos, eliminarlos, visualizarlos, etc. Para añadir asientos, tenemos las siguiente opciones:
Desde el Panel de Exploración elegimos la opción Asientos, al pulsar la barra, ésta cambiará de color azul a amarillo, el Título inicial tomará el nombre de Asientos y desde la cabecera de Tareas podemos añadir un nuevo asiento, también podemos Crear un Asiento desde la Zona de Escritorio.
Desde el menú financiera, elegimos Opciones de diario y dentro de este submenú, Gestión de asientos.
Desde la barra de herramientas, pulsando un clic en el botón Asientos.
Una vez situados en la pantalla de gestión de asientos el proceso a seguir sería el siguiente: 1. Teclear la fecha del asiento. 2. Hacer un clic de ratón en el botón Añadir partida.
3. Teclear el número de subcuenta. En caso de no recordarlo o, a falta de la subcuenta en cuestión, podremos localizarla o crearla en este momento, pulsando la tecla +. De ésta forma, accederemos a la pantalla de subcuentas donde realizaremos la operación necesaria. 4. Teclear el concepto del asiento si es la primera partida, para todas las demás basta con pulsar la tecla Intro 5. Teclear el importe del asiento, en el Debe o en el Haber, según corresponda. 6. Hacer clic con el ratón en el botón A.
7. En las partidas de IVA, al pulsar sobre la A, hemos de rellenar en el cuadro de diálogo Cuadro de IVA con los datos de la factura.
8. Como contrapartida localizaremos la cuenta que representa la forma de pago especificada en la factura, en nuestro caso la cuenta que representa al Banco.
Nota: El cálculo de IVA es automático, siempre que este activo. De no ser así lo comprobaremos desde el botón Configurar Entorno.
9. Comprobar que todos los datos sean correctos y verificar que el Descuadre sea cero. Y grabamos el asiento haciendo clic con el ratón en el botón Grabar Asiento.
Modificar asientos Como la propia palabra indica, modificar asientos consiste en variar los datos que contiene una o varias de las partidas que forman parte del mismo. El proceso a seguir es el siguiente: 1. Hacemos clic con el ratón, en el botón Asientos de la barra de herramientas o desde el Panel de Exploración.
2. Introducimos el número del asiento a modificar, pulsando posteriormente INTRO.
3. Seleccionamos con el ratón, o con el cursor, la partida a modificar y pulsamos el botón de la barra de herramientas Modificar Partida.
4. Modificamos los datos necesarios y hacemos clic en el botón A que figura en la partida que hemos modificado.
5. A continuación, grabamos el asiento, pulsando el botón Grabar Asiento.
Eliminar asientos Eliminar asientos consiste en borrarlos definitivamente del disco duro del ordenador. Para ello tenemos dos posibilidades:
Eliminar un asiento activo, para lo cual basta con pulsar el botón Papelera, cancelar asiento en cursode la barra de herramientas, con lo cual anula el asiento que se estaba introduciendo tras confirmar su eliminación.
Eliminar asientos ya pasados al maestro. Esta opción se realiza cuando el asiento ya había sido grabado y pasado a ficheros. En éste caso, podemos eliminar un asiento en concreto o varios de ellos, determinando el número de asiento o la subcuenta que comprende, siendo más aconsejable por número de asiento.
Dada la sencillez del primer caso, nos limitaremos a exponer el proceso a seguir en el caso de eliminación de asientos grabados en ficheros. Para eliminar asiento grabados en fichero, el proceso es el siguiente: 1. Hacemos clic con el ratón en el botón, Asientos de la barra de herramientas. 2. Pulsamos el botón Eliminación de Asientos del Diario.
3. Seleccionamos la opción Eliminación por Nº de asiento.
4. Tecleamos el número, o números de asientos a eliminar y pulsamos el botón Aceptar.
Copia de seguridad Realizar copias de seguridad consiste en reproducir la información del disco duro (unidad C) a cualquier dispositivo de almacenamiento externo, de forma que la tendremos duplicada, bien sea por motivos de seguridad, bien sea por comodidad, ya que la movilidad del dispositivo de almacenamiento externo posibilita al usuario trasladar los datos de un ordenador a otro, siempre que el programa esté instalado en ellos. Para recuperar la copia y poder trabajar con ella, el proceso es inverso al anterior; se traslada la información del dispositivo externo, a la unidad C. En caso de que vayamos a reinstalar el programa y queramos recuperar los mismos datos, existe la posibilidad de realizar una copia completa, incluyendo ficheros maestros y comunes a otras empresas. Para ello, seleccionaremos Copia completa. Nos aparece el cuadro de diálogo Comprimiendo empresas, de las dos opciones que presenta pulamos enAceptar para dar paso al primero de ellos y una vez terminado éste pulsamos en Finalizar. Por motivos de seguridad, el programa avisa, en reiteradas ocasiones, que el contenido de la unidad destino se eliminará al realizar el proceso, para continuar, presionamos sobre el botón Aceptar en cada uno de ellos. Para realizar la copia de seguridad, tenemos la posibilidad de realizarla desde SP Panel de Gestión. 1. Hacemos clic con el ratón en la parte izquierda del panel de gestión, en Copias de Seguridad.
2. Hacemos clic en Aceptar en la ventana de acceso a ContaPlus.
3. En el cuadro de diálogo Traspaso de datos ContaPlus élite, marcamos la casilla de verificación Copia completa.
4. Insertamos el dispositivo de almacenamiento externo. 5. A continuación hacemos clic sobre el botón Destino, y en el cuadro de diálogo Seleccione directorio, elegimos la ruta donde queremos realizar la copia, en el disco extraíble (D:).
6. Tras esta selección, pulsaremos el botón Aceptar, para dar comienzo a la copia. 7. Nos aparecerá un nuevo cuadro de diálogo, denominado Comprimiendo empresa y aceptaremos.
8. Seguidamente haremos clic con el ratón en el botón Finalizar, y se copiaran los ficheros a la unidad especificada.
9. En el cuadro de Atención, confirmamos el proceso de copia de datos y la introducción del disco.
10. Los datos se copiaran directamente en el disco, avisándonos la finalización de la copia, y tras aceptar, nos mostrará datos de la copia de seguridad realizada, como fecha, hora, autor de la copia, etc.
Cómo recuperar la copia de seguridad Para recuperar la copia de seguridad, tenemos la posibilidad de realizarla desde SP Panel de Gestión. 1. Hacemos clic con el ratón en la parte izquierda del panel de gestión, en Copias de Seguridad. 2. Hacemos clic en Aceptar en la ventana de acceso a ContaPlus. 3. Introducimos el dispositivo de almacenamiento externo. 4. Nos posicionamos en la pestaña Recuperar. 5. Pulsamos el botón Origen, para localizar el catálogo de copias a recuperar.
6. Desde el cuadro de diálogo Localizar catálogo de copia Seleccionamos el dispositivo de almacenamiento que hemos utilizado para realizar la copia de seguridad, en este caso Disco Extraíble (D:) y el fichero a recuperar, pulsando posteriormente el botón Aceptar.
7. Una vez seleccionado el fichero, en el cuadro de diálogo Traspaso de datos Contaplus élite, nos mostrara todo el contenido. Pulse el botón Aceptar.
8. Aceptamos los diversos cuadros de diálogo que a continuación nos muestra el programa hasta finalizar.
Añadir / Modificar vencimientos Gracias a esta utilidad podrá determinar el Estado de flujos de Tesorería o Cash-Flow, contabilizar automáticamente los pagos y cobros mediante la opción Preproceso y obtener diversos informes y listados de operaciones por fechas, subcuentas o por tipos de vencimiento. La mecánica es muy sencilla y el trabajo, aún sin perjuicio de realizarlo desde la propia opción de vencimientos, también se puede realizar desde la opción de Gestión de asientos. 1. Lo habitual es que efectuemos la introducción del vencimiento en el momento de la contabilización de las facturas, por eso, esta opción, incluye un botón de acceso directo desde la propia pantalla de gestión de asientos, ayudando al usuario a la introducción de la información, ya que por defecto tomará los datos del cliente/proveedor utilizado en el asiento y obtendremos una ventana de captura de datos con los siguientes campos.
2. Para acceder a los vencimientos, lo podemos hacer desde el Menú Financiera, Vencimientos.
3. La pantalla de toma de datos, bajo el título de Vencimiento, presenta la siguiente información ordenada en columnas.
Preproceso de vencimientos Dentro de cada vencimiento tenemos una serie de opciones que nos permiten realizar de forma automática asientos en el diario o emitir cheques y pagarés. Para realizar estas operaciones, debemos marcar cada uno de los vencimientos que queremos procesar automáticamente. Esta operación es lo que denominamosProcesamiento de vencimientos.
Una vez marcado el vencimiento tendremos que procesarlo, pulsando el botón Proces. y contestaremos Si a la pregunta ¿Realizar Proceso?
Creación y uso de predefinidos
En el transcurso del ejercicio económico de cualquier empresa, la mayoría de los asientos guardan la misma estructura, variando únicamente el importe de las partidas que lo forman En esta lección aprenderemos a usar los asientos predefinidos propuestos por el programa, e incluso a crear asientos a nuestra medida.
Asientos predefinidos
Creación de asientos predefinidos
Utilización de asientos predefinidos
Práctica - Realizar predefinidos SUÁREZ S.L.
Práctica - Realizar predefinidos GREFUSA S.A.
Práctica - Aplicación de predefinidos SUÁREZ S.L.
Asientos predefinidos Para agilizar la labor del contable, el programa ofrece la posibilidad de crear plantillas para aquellos asientos que se repitan con mayor frecuencia en el ejercicio, tales como compras y ventas a crédito, o al contado, pago de la luz, pago del agua, etc. En la creación de predefinidos hemos de tener en cuenta lo siguiente:
Subcuenta: Debemos decidir si la cuenta va a ser fija o variable. Dado que la finalidad del asiento predefinido es reducir el tiempo de ejecución de un asiento, es preferible marcar la subcuenta como fija, aunque ello suponga la realización de varios asientos predefinidos. La casilla número de variable de subcuenta queda enumerada automáticamente, no siendo aconsejable variar este número, ya que se tomará como referencia en partidas posteriores y puede dar error.
Partida: Hemos de seleccionar si es una partida del Debe o del Haber.
Importe: Designamos el tipo de importe correspondiente a la partida en cuestión, que puede ser un número, una fórmula o cuadre de asiento. Generalmente, la primera partida debe llevar número, ya que será la que sirva de referencia para partidas posteriores, de tal forma, que, cuando ejecutemos el asiento predefinido, tengamos que introducir el importe de la misma en euros. El IVA suele llevar fórmula, que sería el número de variable anterior (que será el importe que hayamos introducido) multiplicado por el porcentaje de IVA, y el cuadre de asiento se utiliza cuando introduzcamos la última partida, ya que es lo que asegura que el asiento tenga descuadre cero, como indicamos en el apartado de introducción de asientos. Al igual que en la subcuenta, el programa enumera automáticamente la variable numérica y tampoco debemos alterarla para no ocasionar problemas posteriores, ya que esta variable será la que tomemos en cuenta cuando introduzcamos la fórmula de la siguiente partida.
Concepto: Es el que debe llevar el asiento, de modo que el programa ofrece la posibilidad de elegir entre fijo, variable, anterior y definido. Generalmente se usa fijo en la primera partida y anterior en partidas posteriores, para así teclearlo una sola vez al introducir el predefinido.
Datos de la factura: En caso de que el asiento lleve una partida de IVA, al introducir la misma, debemos teclear los datos de la factura, tales como contrapartida (subcuenta a través de la cual será pagada o cobrada la operación), número de factura (pudiendo ser manual o automático) y base imponible, que puede ser número o fórmula.
Creación de asientos predefinidos Esta es una de las mayores utilidades de ContaPlus, para sacar provecho de ello, primero hemos de crear los asientos predefinidos para su posterior utilización. Si el IVA sólo va relacionado con una partida, entonces introduciremos fórmula, siendo ésta la variable numérica de la partida anterior (N1). En caso contrario, seleccionaremos número, de forma que al ejecutar el asiento deberemos introducir el importe de la base imponible.
Para acceder a esta opción, tenemos las siguientes posibilidades:
Desde el Panel de Exploración elegimos la opción Asientos, al pulsar la barra, ésta cambiará de color azul a amarillo, el Título inicial tomará el nombre de Asientos y desde la cabecera de Buscar podemos elegir Predefinidos y desde la pantalla de la derecha añadir un nuevo asiento predefinido. O directamente desde la cabecera de Tareas Añadimos un nuevo predefinido. También podemos Añadir un nuevo asiento predefinido desde la Zona de Escritorio.
Desde el menú Financiera, elegimos la opción Opciones de diario y, dentro de este submenú,Predefinición de asientos.
Desde la Barra de herramientas, haciendo clic en el botón Predefinidos.
Todas estas opciones nos sitúan en la misma pantalla. A continuación, veremos cómo crear un asiento predefinido: 1. Hacemos clic en el botón Añadir de la barra de herramientas para introducir Asiento y Descripción. Una vez introducidos, pulsamos el botón Aceptar.
2. Pulsamos el botón Acceso a Partidas.
3. Pulsamos el botón Añadir.
4. En el cuadro de diálogo Añadir partida, teclearemos los datos referentes a la primera partida que contiene el asiento, pulsando el botón Aceptar al finalizar.
5. Pulsamos el botón Añadir para introducir los datos referentes a la segunda partida que contiene el asiento, presionamos sobre Aceptar al finalizar. 6. Se procede de igual forma con todas las partidas que se tengan que añadir. 7. Una vez terminadas todas las partidas del asiento, las visualizamos por pantalla, de forma que podamos revisar el asiento completo antes de guardarlo. 8. Para grabar el asiento, pulsamos el botón Salir.
Utilización de asientos predefinidos Una vez introducido el asiento predefinido, podremos utilizarlo cuantas veces sea necesario. Para ello, procederemos de la siguiente forma: 1. Dentro de Gestión de asientos, tecleamos el número de asiento predefinido en la casilla correspondiente, haciendo clic con el ratón en la lupa en caso de no recordarlo, para que nos dé acceso a la pantalla de predefinidos desde la cual podemos elegir y pegar el asiento en cuestión.
2. Introducimos los datos que nos pida el programa que serán los que se dejaron como variable al predefinir el asiento.
3. Una vez finalizada la fase anterior, guardaremos el asiento pulsando el botón Grabar asiento.
Cierre del ejercicio contable
En este tema, aprenderemos a cerrar el ejercicio contable, desde esta opción se realizará el asiento de regularización y cierre del ejercicio automáticamente, así como la apertura en el año siguiente. Dicho proceso puede ser invertido y volver al estado original.
Cierre del ejercicio
Invertir cierre
Práctica - Cerrar ejercicio SUÁREZ S.L.
Práctica - Cerrar ejercicio GREFUSA S.A.
Práctica - Invertir cierre SUÁREZ y GREFUSA
Cierre del ejercicio El cierre del ejercicio se realiza haciendo el asiento de Pérdidas y Ganancias (resultado), y el de cierre y apertura para el próximo año. Las fechas de estos asientos son el 31 de diciembre para la regularización y cierre; y el 1 de enero para la apertura del próximo ejercicio. El programa facilita estos datos por defecto, también, la posibilidad de modificarlos, de esta forma, el usuario podrá tener acceso a esta información en cualquier momento del año. Antes de cerrar un ejercicio, el programa nos muestra un listado de las empresas existentes, de las cuales se seleccionará una para, posteriormente, traspasar todos los datos del asiento de apertura para el próximo año. Esta nueva empresa se añade con la misma descripción, pero con una variante que la identifique, como puede ser, el año del ejercicio al que se refiere. Para cerrar el ejercicio económico, procederemos de la siguiente forma: 1. Seleccionamos del menú Financiera la opción Fin de ejercicio y, dentro de éste, Cierre de ejercicio.
2. Comprobamos las fechas de los asientos de regularización, cierre y apertura del nuevo ejercicio. Si no son las fechas que corresponden, tecleamos las fechas de los asientos en cuestión.
3. Seguidamente, añadimos la empresa (pulsando el botón Añadir) a la cual vamos a traspasar el asiento de apertura, y rellenamos los datos necesarios.
4. Seleccione la empresa recién creada haciendo clic en el botón Seleccionar.
5. Pulse el botón Cerrar y se realizará el proceso automáticamente, avisándonos con el cuadro de diálogo AÑO CERRADO.
Invertir cierre Este proceso es el contrario al anterior y nos vuelve la empresa a su estado original. Para ello, daremos los siguientes pasos: 1. Seleccionamos del menú Financiera la opción Fin de ejercicio y, dentro de éste, Invertir cierre.
2. En el cuadro de diálogo Abrir ejercicio, hacemos clic en el botón Abrir, y la empresa queda dispuesta para trabajar nuevamente en ella. En este proceso, los asientos de regularización y cierre creados en el proceso de cierre se eliminan automáticamente.
Trabajando con IVA
Hoy día, en la gestión empresarial, es necesario llevar un control exhaustivo de las facturas recibidas y emitidas para posteriormente realizar la liquidación. En este tema, estudiaremos como ContaPlus nos facilita esta labor.
El IVA
Regularización automática del IVA
Regularización manual de IVA
Práctica - Regularización automática del IVA SUÁREZ S.L.
Práctica - Regularización manual IVA GREFUSA S.A.
El IVA La contabilidad exige llevar un control total de las facturas recibidas y emitidas para poder hacer las liquidaciones de IVA en los modelos correspondientes, 303,420, etc. ContaPlus lleva un registro interno de las mismas, por ello, al añadir las partidas de IVA, debemos introducirle los datos relativos a la factura en cuestión. Podemos realizar listados de facturas recibidas y emitidas; obtener los modelos oficiales de liquidación (303, 420, 347 y 349); configurar estos modelos para adaptarlos al papel donde se imprimirán y realizar automáticamente los asientos de liquidación de IVA. Aunque el programa nos ofrece la posibilidad de realizar los asientos de liquidación del IVA de forma automática, veremos otro proceso para hacerlo manualmente.
Regularización automática del IVA Como bien sabe, regularizar el IVA consiste en cerrar las cuentas de IVA para determinar la deuda o derecho de cobro sobre la Administración Pública. Este proceso es realizado automáticamente por el programa como se explica a continuación. 1. Desde el Panel de Exploración elegimos la opción Asientos, al pulsar la barra, ésta cambiará de color azul a amarillo, el Título inicial tomará el nombre de Asientos y desde la cabecera de Tareas elegimos Nuevo Asiento Regularización IVA.
Otra forma de hacerlo sería: 2. Seleccionamos Opciones de I.V.A., del menú Financiera. 3. En este submenú, hacemos clic en la opción Asiento regularización.
4. En el cuadro de diálogo Datos de regularización de IVA, indicamos el modelo de liquidación a realizar, 303. 5. Comprobamos que en el campo Fecha inicial y Fecha final se encuentra el intervalo de meses correspondientes a la liquidación de IVA.
6. En la zona Datos del asiento aparecerá la fecha del asiento y el concepto. 7. Pulsamos el botón Aceptar.
8. Visualizamos el asiento de regularización de IVA en el cuadro de diálogo Asiento de regularización.
9. Pulsamos el botón Aceptar las veces que sean necesarias hasta añadir el asiento en el diario.
Regularización manual de IVA Como anteriormente dijimos, la liquidación del IVA también se puede realizar de forma manual. Este proceso es más laborioso, pero útil en caso de que la liquidación automática nos dé problemas en su ejecución. El proceso se divide en dos fases:
Consultar los saldos de las cuentas de IVA obteniendo un listado de mayor de las mismas. Realizar el asiento de liquidación en Gestión de asientos.
A continuación, explicaremos cómo realizar la regularización de IVA de forma manual. 1. Elegimos la opción Listados de mayor dentro de Opciones de diario del menú Financiera. O directamente pulsando el botón Listado de mayor de la barra de herramientas.
2. Desde el cuadro de diálogo Listado de mayor y, en la pestaña de Configuración, introducimos las subcuentas de IVA que deseamos consultar y las fechas de consulta.
3. Hacemos clic en Aceptar y, en el cuadro de diálogo Destino de impresión, hacemos clic en el botón Pantalla
4. Visualizamos por pantalla el saldo de las subcuentas.
5. Una vez consultado el saldo, cerramos la pantalla pulsando el botón Cerrar. Y procedemos a realizar el asiento. 6. Desde la Barra de herramientas, hacemos clic en el botón Asientos o desde la Zona de Escritorio, elegimosCrear asiento.
7. Nos situamos en la pantalla de Gestión de asientos. 8. Tecleamos la fecha del asiento. 9. Hacemos un clic de ratón en el botón Añadir partida.
10. Introducimos las partidas de IVA, dando paso al cuadro de diálogo Cuadro de I.V.A,donde seleccionaremos con el ratón la opción Partida de regularización.
11. Automáticamente veremos en pantalla el valor de la regularización, sólo nos queda introducir la subcuenta de Hacienda que corresponda.
12. Una vez terminado el asiento, lo guardamos pulsando el botón Grabar asiento.
Trabajando con balances
En esta lección estudiaremos la forma de ver por pantalla los diferentes tipos de balances que nos ofrece el programa como son el balance de sumas y saldos, el de pérdidas y ganancias así como el de situación.
Introducción a balances
Sumas y saldos
Pérdidas y ganancias
Situación
Práctica - Balance de Sumas y Saldos SUÁREZ S.L.
Práctica - Balance de Pérdidas y Ganancias SUÁREZ S.L.
Práctica - Balance de Situación SUÁREZ S.L.
Introducción a balances El programa nos ofrece la posibilidad de obtener, tanto por pantalla como por impresora, los balances de:
Sumas y saldos. Pérdidas y ganancias.
Situación.
Por otro lado, compara el ejercicio presente con ejercicios pasados, consolidando los balances. Para obtener cualquier balance, podremos elegir cualquiera de las siguientes opciones. 1. Desde el Panel de Exploración, podemos elegir el botón de Informes que está en la parte inferior de dicho panel. Una vez que pulsamos sobre este, el Título inicial tomará el nombre de Informes y desde aquí podemos elegir el que deseemos listar. 2. También podemos elegir el Informe que deseamos directamente desde la Zona de Escritorio.
3. Desde el menú Financiera, dentro de éste en Balances, y en él, elegir el que deseemos listar.
Sumas y saldos Al seleccionar el balance de sumas y saldos, debemos determinar las fechas que va a comprender el balance, así como las subcuentas que deseamos sean incluidas en el mismo, ya que podemos obtener un balance de algunas en concreto y no de todas. Por otro lado, hemos de determinar por dónde queremos obtener el balance, pantalla o impresora. De momento, nos basaremos en la pantalla, ya que veremos un apartado específico para listados por impresora. Para acceder al balance de sumas y saldos, podemos proceder de las siguientes formas: 1. Desde el Panel de Exploración, podemos elegir el botón de Informes que está en la parte inferior de dicho panel. Una vez que pulsamos sobre este, el Título inicial tomará el nombre de Informes y desde aquí podemos elegir Balance Sumas y Saldos. También directamente desde la Zona de Escritorio.
2. Seleccionando el menú Financiera, submenú Balances, la opción Sumas y Saldos.
3. Seleccionamos el modelo de balance deseado. 4. Tecleamos las fechas que comprenderán el balance. 5. Elegimos las subcuentas de las que obtendremos el balance. 6. Pulsamos el botón Aceptar.
7. Y por último, en el cuadro de diálogo Destino de impresión, indicamos Pantalla.
8. Visualizando así el balance de sumas y saldos.
Pérdidas y ganancias Este listado tiene por misión conocer el Resultado del ejercicio económico de la empresa. Realizado como diferencia entre las Ventas-Ingresos y las Compras-Gastos, su resultado será el Beneficio-Pérdida que la empresa haya obtenido en el periodo considerado. En este caso, podemos obtener el listado en modelo borrador, en modelo oficial o comparativo presupuesto, de los que se suelen utilizar los dos primeros. El modelo oficial es siguiendo la normativa del Boletín Oficial del Estado para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas Anuales. Al igual que en el caso anterior, sólo veremos los listados por pantalla, ya que ofrecemos un apartado específico para listados por impresora. Para acceder al balance de pérdidas y ganancias: 1. Desde el Panel de Exploración, podemos elegir el botón de Informes que está en la parte inferior de dicho panel. Una vez que pulsamos sobre este, el Título inicial tomará el nombre de Informes y desde aquí podemos elegir Cuenta Pérdidas y Ganancias. También podemos acceder directamente desde la Zona de Escritorio.
2. Seleccionamos en el menú Financiera el submenú Balances y, dentro de éste, la opción Pérdidas y Ganancias.
3. Elegimos el modelo deseado, Borrador. 4. Comprobamos que las fechas inicial y final para obtener el balance del ejercicio coinciden con las de nuestro
ejercicio contable. 5. Podemos elegir entre listar la cuenta de Pérdidas y Ganancias en una sola columna, o en dos columnas.
6. Si seleccionamos la opción Estructura antigua PGC- (doble columna), nos aparecen las siguientes opciones Reflejar cuentas con saldo cero y Reflejar códigos de los epígrafes, si es que deseamos obtener esta información en los listados.
7. Determinamos el número de página con la que empezará a enumerar el listado. Pulsamos el botón Aceptar. 8. Determinamos Pantalla en el cuadro de diálogo Destino de impresión.
9. Visualizamos así el balance de pérdidas y ganancias.
10. Pulsamos el botón Siguiente para ver la hoja del Haber.
11. Para abandonar la visualización del balance de pérdidas y ganancias, haremos clic sobre el botón Cerrar.
Situación Al igual que en pérdidas y ganancias, podemos obtener el listado de situación en modelo borrador, en modelo oficial o comparativo presupuesto. En este apartado, nos centraremos en la primera opción. Para acceder al balance de situación, procederemos de la siguiente forma: 1. Desde el Panel de Exploración, podemos elegir el botón de Informes que está en la parte inferior de dicho panel. Una vez que pulsamos sobre este, el Título inicial tomará el nombre de Informes y desde aquí podemos elegir Balance Situación. También podemos acceder directamente desde la Zona de Escritorio.
2. Seleccionamos la opción Situación ubicada dentro del submenú Balances del menú Financiera.
3. Seleccionamos el modelo deseado Borrador. 4. Tecleamos las fechas deseadas para obtener el balance. 5. Seleccionamos con el ratón las opciones deseadas y que aún no estén marcadas como Reflejar cuentas con saldo cero y Reflejar códigos de los epígrafes, si es que deseamos obtener esta información en los listados 6. Determinamos el número de página con la que empezará a enumerar el listado. Pulsamos el botón Aceptar.
7. Determinamos en el cuadro de diálogo Destino de impresión Pantalla.
8. Visualizamos así el Activo del balance de situación.
9. Pulsamos el botón Siguiente para ver el Pasivo.
10. Para abandonar la visualización del balance de situación, haremos clic sobre el botón Cerrar.
Trabajando con gráficos
En esta lección, aprenderemos a representar gráficamente los datos contables.
Introducción a gráficos
Gráficos
Hoja de Cálculo Excel
Práctica - Gráfico SUÁREZ S.L.
Práctica - Gráfico GREFUSA S.A.
Introducción a gráficos Los gráficos en ContaPlus representan el movimiento contable de las subcuentas en un periodo de tiempo elegido por el usuario. ContaPlus nos ofrece la posibilidad de elaborar gráficos comparativos de distintos ejercicios contables y entre distintas empresas. Podremos elegir tres opciones:
Gráficos. H. Cálculo Excel. Mapa.
Gráficos En esta opción, se determinarán los parámetros y datos que representarán el gráfico. Parámetros del gráfico
Leyenda y etiquetas: Etiqueta es el eje X, y leyenda la serie de valores que se distinguen en el gráfico.
Tipo: Se refiere a los datos a representar como movimiento contable (subcuentas), presupuesto o comparativo.
Valores: Elegimos los datos de la subcuenta a representar para obtener los movimientos del Debe, Haber o Saldo, siendo el más recomendado el el Saldo. Este botón sólo se activa si en Tipo elegimosSubcuenta o Comparativo.
Saldo. Este botón sólo se activa si en Tipo elegimos Subcuentas o Comparativo.
Periodo meses: Ofrece la posibilidad de elegir los periodos en meses que tomará como referencia para
realizar el gráfico.
Representar en: Nos permite elegir la forma de representar los datos, en euros, decenas de euros, cientos de euros...
Desglose: Se refiere al nivel de desglose de las subcuentas a representar.
Datos del gráfico Corresponde a los datos a representar. Aquí podemos elegir la representación de una subcuenta en concreto o varias de ellas, así como la empresa de la que queremos obtener el gráfico. Para acceder a esta opción, tenemos dos posibilidades: -
Dentro del menú Informes, seleccionamos la opción Gráficos.
-
Pulsando el botón Gráficos de la Barra de herramientas.
1. Seleccionamos en el cuadro de diálogo Gráficos, la pestaña Parámetros del Gráfico y, en ella, marcamos los estilos del gráfico que vamos a representar (Leyenda, Tipo, Desglose, Valores…).
2. Hacemos clic con el ratón en la pestaña Datos del Gráfico. 3. Pulsamos el botón Añadir. 4. Elegimos la opción deseada, Añadir una subcuenta o Añadir un grupo correlativo de subcuentas. 5. Tecleamos el número de subcuenta o subcuentas a representar dependiendo de la opción elegida anteriormente. 6. Pulsamos el botón Aceptar.
7. El formato del gráfico resultante puede ser modificado eligiendo en la Barra de menú el tipo de gráfico (tarta en 2D, tarta en 3D, circular, de barras, etc.), los estilos, los textos y los atributos.
Una vez elegido el formato, podemos modificarlo utilizando la Barra de herramientas de esta misma pantalla.
Al pulsar cada uno de estos botones, nos aparecen distintas pantallas aportando la información a modificar.
En el caso de Textos del gráfico, presenta una caja de diálogo con opciones que permiten definir la presentación de todos los textos que aparecen en el gráfico. En Atributos del gráfico nos permite cambiar los tipos de fuentes y colores que aparecen en el gráfico, la pantalla es común para cualquier formato de gráfico; sin embargo, para Estilo del gráfico, nos mostrará pantallas distintas atendiendo al gráfico que tengamos activo permitiéndonos modificar el estilo. -
Gráficos de tartas en 2D y 3D. Barras en 2D y 3D. Líneas. Área.
Dado que los formatos que aparecen son bastante acertados, no explicaremos la modificación de los mismos, por otro lado, es un proceso fácil y poco usual.
Hoja de Cálculo Excel Para poder representar un gráfico desde esta opción, la operación es similar a la opción Gráficos. Previamente debemos de abrir Excel y, tras elegir el estilo de gráfico y la subcuenta o subcuentas a representar, los datos pasan automáticamente a la hoja de calculo y, desde allí, usaremos el asistente para gráficos para representarlos.
Inventarios ContaPlus ofrece la posibilidad de llevar un inventario de todo el inmovilizado material e intangible, para así realizar automáticamente los asientos de amortización en la fecha que se le indique.
Inventarios Códigos y tablas Gestión de inventario Amortizaciones Práctica - Códigos y tablas SUÁREZ S.L. y GREFUSA S.A. Práctica - Gestión de inventario SUÁREZ S.L. Práctica - Gestión de inventario GREFUSA S.A. Práctica - Amortización SUÁREZ S.L. Práctica - Amortización GREFUSA S.A.
Inventarios Una relación detallada de todo el inmovilizado, resulta muy factible a la hora de realizar la amortización de los mismos. ContaPlus ofrece esta posibilidad, para así realizar de forma automática asientos de amortización en la fecha que se le indique.
Gestión de inventario: En esta opción se añaden o modifican los datos de cada uno de los elementos inventariados.
Amortizaciones: Introducimos la fecha del asiento de amortización y elegimos los bienes a amortizar, para que el programa realice automáticamente los asientos oportunos.
Códigos y tablas: Es donde se indican todos los datos que se tendrán en cuenta a la hora de añadir un nuevo inmovilizado en la Gestión de inventarios.
Códigos y tablas Si es la primera vez que trabaja con inventario, debe tener en cuenta, que antes de añadir un elemento al inventario, tiene que crear los códigos y tablas de uso general para todo inmovilizado. Considerando que partimos de cero, el proceso a seguir lo podríamos llevar a cabo de dos formas diferentes:
Desde el Panel de Exploración pulsamos el botón de Inventarios, al pulsar la barra, el Título inicial tomará el nombre de Inventarios y desde la cabecera de Tareas podemos añadir todos los códigos y tablas para poder llevar el control y gestión de inventarios.
Otra forma sería, seleccionando la opción Códigos y tablas del menú Inventario.
1. Haremos clic en Grupos de amortización, desde aquí pulsaremos con el ratón en el botón Añadir,teclearemos un código numérico de dos dígitos y una descripción para cada bloque de inmovilizados, cerrando posteriormente esta pantalla.
2. Otra forma de crear los Grupos de amortización, sería pulsando directamente el Panel de Exploración, en la opción Nuevo grupo.
3. Seleccionaremos con el ratónCuentas de amortización, añadiremos las cuentas a utilizar en el asiento de amortización. Para ello, haremos clic con el ratón en el botón Añadir. En estos momentos, teclearemos el código, la descripción, la cuenta de dotación correspondiente, el porcentaje de amortización aplicable en cada caso y el número de meses a amortizar. Posteriormente cerraremos la pantalla.
4. Haremos clic enCódigos de ubicación, hacemos clic en el botón Añadir para teclear un código alfanumérico que designe la ubicación del inmovilizado en cuestión, ofreciendo la posibilidad de introducir códigos diferentes para las
distintas sucursales o locales de una misma empresa.
5. Seleccionaremos con el ratónCódigos de naturaleza, teclearemos un código de dos dígitos para la naturaleza de cada inmovilizado después de pulsar el botón Añadir.
6. Haremos clic enCausas de baja, sólo se introducirá en caso de que se produzcan bajas en inventario de algún inmovilizado, en cuyo caso pulsaríamos el botón Añadir para teclear el código y la descripción de la misma.
Gestión de inventario Una vez introducidos todos estos datos, procederemos a dar de alta en inventario a cada uno de los elementos que forman parte del inmovilizado amortizable. Accedemos a la opción Gestión de inventario del menú Inventario, donde haremos clic con el ratón en el botón Añadir. O Desde el Panel de Exploración pulsamos el botón de Inventario y desde aquí la opción deNuevo Inventario. También podemos acceder directamente desde la Zona de Escritorio.
Dentro de esta nueva ventana, tenemos distintas pestañas.
Datos Generales.
Número Inventario. Asignamos un código alfanumérico a elegir por el usuario para el inmovilizado en cuestión.
Código Ubicación. Código de localización y situación del activo fijo de diez caracteres, que previamente hemos introducido en las tablas.
Código Naturaleza. Hace referencia a la descripción del activo fijo. De diez caracteres alfanuméricos. Podemos hacer clic con el ratón en la lupa para acceder a la lista de códigos.
Grupo de Amortización. Se procede de igual forma que en las opciones anteriores. Tecleamos el código anteriormente introducido o podemos elegirlo a través de la lupa.
Fecha de Compra. Introducimos la fecha de adquisición del elemento en cuestión.
Fecha de baja. Fecha en la que damos por finalizada la vida útil del activo. Causa de baja. Motivo por el que damos de baja el activo.
Datos Contables.
Subcuenta Amortización. Aquí designamos la subcuenta del grupo 28 que el programa utilizará para realizar las amortizaciones automáticas. Sus tres primeros corresponden a la cuenta de amortización. Permitirá tantos dígitos como “nivel de desglose” tenga configurada la empresa. Ejemplo: 281 “Amortización Acumulada Inmovilizado Inmaterial” 282 “Amortización Acumulada Inmovilizado Material”.
Subcuenta Dotación. Aquí designamos la subcuenta del grupo 68 asociada a la cuenta de amortización definida en el campo anterior. Ejemplo: 681 “Dotación A.A. I. Inmaterial” 682 “Dotación A.A.I. Material”
Concepto. Usualmente se utiliza para introducir la descripción de la factura.
Euros. Valor de la compra del activo.
Número de Factura- Codificación de la factura. Permite hasta dieciséis caracteres alfanuméricos.
Documento. Conjunto de seis caracteres alfanuméricos que pueden ser utilizados para referenciar el activo. Su función es meramente informativa y su valor puede omitirse.
Proveedor. Indicaremos en esta casilla el código del Proveedor del activo.
Desglose Analítico del Activo. Podrán asignarse al activo departamentos y proyectos para que cuando se realice el proceso de amortización, se creen asientos con estructura analítica.
Los campos que aparecen son Proyecto, % Asignado y Descripción. La suma de los porcentajes de los proyectos debe ser del 100%.
Desglose por segmentos. En el Inventario permite establecer un desglose por Segmentos, de forma análoga a como se asigna un desglose analítico.
Datos Amortización.
Meses lanzamiento de asientos. Indicaremos qué meses queremos que se hagan los asientos contables de la amortización.
Porcentaje de Amortización. Tanto por ciento de amortización que aplicaremos al activo. Vendrá dado por la cuenta de amortización que hayamos elegido anteriormente.
Fecha Inicio Amortización. Información sobre cuándo empieza a amortizar un activo.
Fecha última Amortización. En principio, aparecerá en blanco y el programa irá actualizando su valor a medida que realicemos las amortizaciones. Solamente la rellenaremos en el caso de introducir un bien que ya hayamos amortizado anteriormente en parte.
Fecha fin Amortización. Fecha en la que se completa la amortización aparece por defecto en blanco y coincide con la fecha de última amortización en el momento en que el activo se amortice completamente.
Importe Amortizado. Cuantía que llevamos amortizada. Inicialmente tendrá valor igual a cero, pero se irá actualizando a medida que realicemos las amortizaciones.
Importe Amortizado del ejercicio. Este campo que viene con valor cero por defecto, se rellenará cuando generemos la amortización (Importe amortizado del ejercicio) y también se acumulará en el importe Amortizado.
Datos bienes de inversión.
Libro de bienes de inversión (incluir en modelo 340). Check marcado por defecto. Al estar marcado se incluirá de forma automática en el mantenimiento de “Bienes de Inversión” al generar el modelo 340.
Datos de adquisición. En esta parte de la ventana, debemos señalar todos los datos de la compra, empezando por la Clave de operación, que elegiremos un motivo desde el desplegable.
Datos de transmisión. De igual modo en esta parte de la pantalla, debemos indicar el número de factura, la cuota en euros y el año de finalización de la regularización de la amortización. %Prorrata transmisión. Elija la opción si desea repercutir el IVA o no.
Histórico amortizaciones.
La introducción de los datos en esta pestaña puede hacerse de dos formas, manual o bien cuando generamos una amortización, dando de alta directamente un registro.
Una vez finalizado este proceso, pulsamos el botón Aceptar, para así poder añadir un nuevo elemento.
Amortizaciones Los elementos de inmovilizado que han sido introducidos quedarán en la base de datos del programa y serán tomados en cuenta a la hora de realizar los asientos de amortización mientras no hayan sido dados de baja en el inventario. Para realizar los asientos de amortización, seleccionamos la opción Amortizaciones del menú Inventario. O esta misma opción Amortizaciones del Panel de Exploración.
1. Tecleamos la fecha del asiento a realizar. 2. Indicamos el código de los elementos a amortizar. Podemos hacer clic en la lupa para seleccionarlos, en caso de no recordar su código. 3. Determinamos los parámetros de amortización deseados. 4. Pulsamos el botón Aceptar.
5. Seleccionamos las partidas que deseemos traspasar al diario; con la posibilidad de marcarlas todas pulsando el segundo botón de la Barra de herramientas Marcar; o alguna en concreto, pulsando el primer botón Marcar/Desmarcar una vez situados en la partida en cuestión. 6. Pulsamos el botón Diario.
Operaciones usuales
Hasta ahora, hemos visto las operaciones usuales que se suelen realizar con ContaPlus, no obstante, como complemento a éstas tenemos las siguientes.
Configurar tipos de IVA
Configuración de impresora
Listado de diario
Listado de mayor
Listados de balances
Listados de IVA
Facturas recibidas y expedidas
Modelo 303
Modelo 340
Modelo 347
Modelo 349
Modelo 390
Modelo 347 y 349
Cambio de tipo de letra
Cambio de usuario y clave
Añadir usuario
Eliminar usuarios
Limitar al usuario
Conceptos tipo y vencimientos tipo
Gestión del Conocimiento
Práctica - Configurar IVA
Práctica - Configurar impresora
Práctica - Listado de diario SUÁREZ S.L.
Práctica - Listado de mayor SUÁREZ S.L.
Práctica - Listado de Sumas y Saldos GREFUSA S.A.
Práctica - Listado de Pérdidas y Ganancias GREFUSA S.A.
Práctica - Listado de Situación GREFUSA S.A.
Práctica - Listado de facturas recibidas GREFUSA S.A.
Práctica - Listado de facturas expedidas GREFUSA S.A.
Práctica - Modelo 300-320 GREFUSA S.A.
Práctica - Añadir usuario
Práctica - Limitar usuario
Práctica - Añadir conceptos tipo SUÁREZ S.L.
Práctica - Añadir vencimientos y conceptos tipo SUÁREZ S.L.
Configurar tipos de IVA Dentro de las operaciones especiales, ésta es una de las más importantes, ya que como todos sabemos, el IVA a aplicar puede ser modificado por la Hacienda Pública. En estos casos, tendríamos que modificar los porcentajes de IVA que tiene activos el programa, para así poder trabajar con el nuevo tipo a aplicar. Para ejecutar esta opción, podremos hacerlo de dos formas:
Desde el Panel de Exploración elegimos la opción Empresas, y desde aquí hacer clic con el ratón directamente sobre la opción Nuevo Tipo de I.V.A.
Dentro del menú Financiera haremos clic en Configuración y, en este submenú, haremos clic en Tipos de I.V.A.
1. Para añadir tipos de IVA, basta con pulsar el botón Añadir y teclear el nuevo tipo con su correspondiente recargo de equivalencia si lo tuviese. 2. Para modificar algún tipo de IVA, lo seleccionamos con el ratón y pulsamos el botón Modificar, indicando
posteriormente el nuevo tipo. 3. Para eliminar, seleccionamos con el ratón el tipo en cuestión y pulsamos el botón Eliminar.
Configuración de impresora Antes de sacar los listados por impresora, hemos de seleccionar la impresora a utilizar, que debe estar instalada en nuestro entorno Windows, así como el tamaño del papel, posición del listado (horizontal o vertical), etc. Para ello, seleccionamos el menú Útil, dentro de éste, la opción Perfiles de usuario, colores, periféricos y, por último, haremos clic en la opción Periféricos.
1. Pulsamos
el
botón Añadir.
2. Hacemos doble clic en la impresora deseada, eligiendo de entre las que presenta el programa como disponibles y, pulsamos el botón Aceptar.
3. Pulsamos el botón Impresora para determinar la orientación de la impresión y el orden de las páginas que vamos a imprimir y aceptamos.
Listado de diario Podemos obtener el listado de diario por pantalla o por impresora, no obstante, ahora nos basaremos en el listado por impresora, aunque el proceso es el mismo que para el listado por pantalla. Existen distintos modelos de impresión, de los que, los más usuales son el borrador y el oficial. Este último es el que se presenta en la Hacienda Pública; mientras que el borrador está destinado al archivo interno de la empresa, ya que puede ofrecer una información más detallada y fácil de visualizar al existir la posibilidad de incluir en la impresión los
datos referentes al IVA, así como los comentarios de los asientos. Podemos elegir el orden de salida del listado, bien sea por número de asientos, por fechas, etc., además de determinar los asientos a listar. Por otro lado, dependiendo de las impresoras seleccionadas, el programa nos presenta diferentes tipos de cabeceras de uso general para todos los listados. Podemos acceder de distintas formas para obtener un listado de diario:
Elegimos Opciones de diario del menú Financiera y, dentro de éste, Listados de diario.
En el Panel de Exploración pulsando el botón de Informes, y desde Informes Financieros la opción de Libro Diario, directamente desde la Barra de herramientas, pulsando el botón Diario, también podemos acceder desde la Zona de Escritorio.
1. Señalamos con el ratón el modelo elegido. 2. Seleccionamos con el ratón el orden de salida y con éste tecleamos los asientos a listar. 3. Si el modelo elegido es el borrador, comprobamos que están activadas las casillas Datos con I.V.A. 4. Pulsamos el botón Aceptar.
5. Escogemos el modelo de cabecera, para ello, hacemos clic con el ratón en la lupa y seleccionamos la deseada con un doble clic de ratón. 6. Pulsamos en la zona Impresora el botón Imp. por defecto para que comience la impresión, o si lo que queremos es mostrar un listado por Pantalla, elegimos Otro Destino, Pantalla.
Listado de mayor Al igual que en el caso anterior, podemos obtener el listado por pantalla o por impresora. Además, podemos elegir las subcuentas a listar, todas o algunas en concreto, existiendo opciones similares a las de listado de diario en lo que respecta a comentarios, analítica, etc. Para acceder a esta opción, procederemos de dos formas:
Elegimos Opciones de diario del menú Financiera y, dentro de éste, Listados de mayor.
En el Panel de Exploración pulsando el botón de Informes, y desde Informes Financieros la opción de Libro Mayor, desde la Barra de herramientas, pulsando el botón Mayor, o directamente desde la Zona de Escritorio.
1. Tecleamos las subcuentas a listar y las fechas para el listado, en caso de que deseemos un listado de algunas subcuentas. Si por el contrario deseamos un listado completo, dejamos los datos que aparecen por defecto en el programa. 2. Elegimos
las
opciones
deseadas
activando
las
casillas
correspondientes
con
el
ratón.
3. Pulsamos el botón Aceptar.
4. En el cuadro de diálogo Destino de impresión,escogemos el tipo de cabecera, para ello hacemos clic con el ratón en la lupa y seleccionamos la deseada con un doble clic de ratón.
5. En la zona Impresora, pulsamos el botón Imp. por defecto, para que comience la impresión.
Listados de balances Para listar por impresora los Balances de Sumas y Saldos, Pérdidas y Ganancias y Situación, seleccionaremos desde el menú Financiera la opción Balances y dentro de ésta elegiremos el balance que deseemos imprimir.
Desde el Panel de Exploración, podemos elegir el botón de Informes que está en la parte inferior de dicho panel. Una vez que pulsamos sobre este, el Título inicial tomará el nombre de Informes y desde aquí podemos elegir el tipo de Balance que necesitemos o directamente desde la Zona de Escritorio.
Procederemos de igual forma que en los listados de diario y mayor: 1. 2.
Tras indicar los datos del balance, en el cuadro de diálogo Destino de impresión,escogemos el tipo de cabecera, para ello hacemos clic con el ratón en la lupa y seleccionamos la deseada con un doble clic de ratón. En la zona Impresora, pulsamos el botón Imp. por defecto, para que comience la impresión
Con respecto a los Balances de Pérdidas y Ganancias y de Situación, existe una salvedad y es que si elegimos el modelo oficial, hemos de acogernos a los requisitos legalmente exigidos, por lo tanto, debemos modificar el formato del papel y elegir el formato oficial.
Listados de IVA Los listados relacionados con el IVA son los registros de facturas recibidas y emitidas, y los modelos oficiales de liquidación.
Facturas recibidas y expedidas Para obtener un listado de facturas recibidas y emitidas, hemos de determinar el tipo de numeración que se asignará a cada factura, pudiendo ser existente (manteniendo el número existente) o automático, las fechas del listado, los tipos de IVA que recogerá y otros datos de interés, tales como NIF, número de asiento, total de factura.
Para acceder a esta opción, dentro de Opciones de IVA del menú Financiera, hacemos clic en la opciónFacturas recibidas o en la opción Facturas expedidas según corresponda. También podemos acceder directamente desde la Zona de Escritorio. En ambos casos se procede de igual forma.
1.
Seleccionamos con el ratón el tipo de numeración deseada.
2.
Tecleamos el periodo de fechas que comprenderá el listado.
3.
Activamos con el ratón las casillas correspondientes a los tipos de IVA que debe comprender el listado y a los datos que deseamos aparezcan en el formato (NIF, total factura, etc.).
4.
Pulsamos el botón Aceptar.
5.
Seleccionamos la cabecera de impresión en el cuadro de diálogo Destino de impresión.
6.
Por último, pulsamos el botón Imp. por defecto para que comience la impresión.
Modelo 303 Para listar estos modelos de liquidación, seleccionaremos la opción Modelo 303 dentro de Opciones de I.V.Adel menú Financiera, o directamente desde la Zona de Escritorio.
Desde esta opción podemos realizar la Liquidación del IVA. A partir del 2009, se unificaron los impresos de IVA de los modelos 300, 320, 330, 332 en uno solo (Modelo 303). Las características de este modelo son:
Informa de las bases de IVA Soportado. Tiene la posibilidad de acceder a la devolución mensual.
1. Seleccionaremos con el ratón el tipo de modelo a listar. 2. Tecleamos las fechas que comprenderá el modelo, los datos complementarios y pulsamos el botón Aceptar.
3. Comprobamos que los parámetros del documento son los correspondientes al modelo elegido y pulsamos el botón Imprimir.
Modelo 340 Desde esta opción podremos realizar la Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros de registro (IVAIGIC). La presentación del modelo 340 se debe realizar de forma obligatoria por vía telemática o en soporte legible por ordenador.
Modelo 347 Con este modelo podremos presentar la declaración anual con terceros.
Modelo 349
Este modelo proviene de la Orden 16 de Marzo de 1993 por la que se aprueba este modelo de Declaración Recapitulativa de operaciones intracomunitarias.
Modelo 390 Con este modelo podemos realizar la presentación de la Declaración Resumen Anual del IVA. Importante Para poder obtener el modelo 390, en cualquiera de sus modalidades, debe haber generado el modelo 303 mensual o trimestral anteriormente.
Modelo 347 y 349 Se opera de forma similar a los anteriores modelos.
Nota: Todos los listados oficiales se imprimirán en el modelo de papel que facilitará Hacienda Pública para que estos documentos tengan validez legal.
Cambio de tipo de letra ContaPlus nos ofrece la posibilidad de modificar el tipo y tamaño de letra, podremos encontrar esta opción en los cuadros de diálogos relacionados con los listados en el botón Fuentes, en las Barras de herramientas pulsando el botón Fuentes.
No obstante, hemos de tener en cuenta que el ampliar el tamaño de la letra repercutirá en los listados por impresora.
Cambio de usuario y clave Para incrementar las medidas de seguridad, el programa ofrece la posibilidad de introducir claves para acceder al programa, así como añadir nuevos usuarios, a los cuales se les limitará el grado de operatividad.
Añadir usuario El usuario por defecto que presenta el programa es SUPERVISOR, al cual no se le ha asignado ninguna clave, no obstante, estos datos pueden ser modificados si se desea, así, sólo podrán acceder a la información que contiene el programa aquellas personas que conozcan la clave. Para añadir usuarios, modificarlos o asignarles una clave, elegimos Útil del menú principal; dentro de él, la opción Perfiles de usuarios, colores, periféricos y, por último, la opción Gestión de usuarios.
A continuación veremos cómo añadir o modificar usuarios. 1. Pulsando el botón Añadir o Modificar, según corresponda. 2. Tecleamos el nombre del nuevo usuario.
3. Pulsamos el botón Definir Contraseña. Introducimos la contraseña y la confirmamos. 4. Seleccionamos el grupo. 5. Y pulsamos el botón Aceptar. 6. Continuamos en el cuadro de diálogo Configuración del usuario.
Eliminar usuarios Para eliminar usuarios, basta con seleccionarlo con el ratón y pulsar el botón Eliminar del panel superior.
Limitar al usuario Como dijimos anteriormente, podemos limitar la operatividad a algún usuario permitiéndole acceder al programa a modo consulta para todas las opciones o alguna de ellas en concreto, o simplemente imposibilitando el acceso a las mismas. El proceso a seguir desde Gestión de usuarios es el que se indica: 1. Seleccionamos con el ratón el usuario a limitar. 2. Pulsamos el botón Mapas.
3. Si deseamos limitar el acceso a determinadas opciones, las seleccionamos con el ratón y pulsamos el botón correspondiente Sólo Consulta o Sin Acceso de Opción seleccionada. Si la limitación se refiere a todas las opciones en general, pulsaremos el botón correspondiente Sólo Consulta o Sin Acceso de Menú completo. 4. Pulsamos el botón Continuar.
Conceptos tipo y vencimientos tipo Como hemos dicho en ocasiones anteriores, la finalidad del programa es facilitar y agilizar al máximo la labor del contable, pues bien, conceptos tipo y vencimientos tipo son códigos de dos dígitos a añadir por el usuario, que el programa interpreta como el concepto completo o el tipo de vencimiento en cuestión, así por ejemplo, a la hora de introducir el concepto de un asiento basta con teclear su número y aparecerá éste al completo. En ambos casos el proceso a seguir es el mismo. Para acceder a ello, lo haremos eligiendo la opción Configuración del menú Financiera y, dentro de éste, el submenú Conceptos tipo o Vencimientos tipo según proceda.
O bien directamente Añadimos directamente desde la opción Empresas del Panel de Exploración, eligiendo la opción deseada Nuevo Concepto tipo o Nuevo Vencimiento Tipo. En ambos casos se procede de igual forma.
1. Pulsamos el botón Añadir del panel lateral. 2. Escribimos el código en el campo Cód. y pulsamos la tecla INTRO. 3. Por último, tecleamos la descripción en el campo del mismo nombre.
Gestión del Conocimiento Podemos acceder a esta opción desde el Panel de Exploración, opción Utilidades y en Tareas Gestión del Conocimiento, desde el botón que hay en la barra de herramientas, o desde la zona de Escritorio. Esta opción nos permite localizar información relativa a nuestros Clientes, Proveedores y Agentes.
Utilidades de asientos
En este tema estudiaremos algunas de las utilidades que nos permitirán trabajar de forma más eficiente y nos ahorrarán trabajo.
Renumeración de asientos
Mover subcuentas en el diario
Búsqueda atípica
Práctica - Renumeración de asientos SUÁREZ S.L.
Práctica - Cambiar el número del asiento de la empresa GREFUSA
Práctica - Mover subcuentas en el Libro Diario SUÁREZ S.L.
Práctica - Mover subcuentas en el Libro Diario GREFUSA S.A.
Práctica - Búsqueda atípica en el Libro Diario de SUÁREZ S.L.
Renumeración de asientos Generalmente, la contabilidad debe ser controlada día a día, no obstante, las empresas, en muchas ocasiones, contratan a personal externo para que se la gestione. En este caso, el contable, al no estar dentro de la empresa, introducirá los asientos una o dos veces por semana, con lo cual se puede perder el orden cronológico de los asientos en el diario. Por otro lado, al eliminar asientos, el programa no cubre automáticamente los huecos que van quedando, pero, para solventar todo este desorden, sí nos ofrece la posibilidad de renumerar el diario. Gracias a esta opción, podemos realizar los asientos de forma aleatoria y, posteriormente, ordenarlos por fechas o por número de asientos automáticamente. Este proceso se puede hacer de forma general (Renumerar diario), o bien puntualizar algún asiento (Cambiar número de asiento) con lo que sólo se cambiaría el orden de los asientos designados. Determinamos la opción a realizar: 1. Para renumerar asientos accederemos al menú Financiera, elegiremos la opción Utilidades de asientos y, dentro de este submenú, hacemos clic en la opción Renumeración de asientos. También podemos hacerlo desde el Panel de Exploración teniendo elegida la opción de asientos, directamente hacemos clic en la opciónRenumerar diario.
2. Seleccionamos la opción Renumerar diario y pulsamos el botón Aceptar.
3. Si lo que queremos es cambiar la numeración de algún asiento, seleccionamos Cambiar número de asiento. Insertamos en el campo Asiento origen el número del asiento al que queremos cambiar su numeración y, en el campo Asiento destino, la numeración que debe tener.
4. Para finalizar, pulsamos el botón Aceptar.
Mover subcuentas en el diario Esta opción nos permitirá cambiar el número de una subcuenta de las partidas que deseemos por otra. Esta herramienta es muy útil a la hora de corregir errores y si deseamos cambiar la forma de enumerar nuestras subcuentas y reclasificarlas. Para mover subcuentas en el diario, el proceso sería el siguiente: 1. Accederemos al menú Financiera, elegiremos la opción Utilidades de asientos y, dentro de este submenú, hacemos clic en la opción Mover subcuenta en diario. También podemos hacerlo desde el Panel de Exploración teniendo elegida la opción de asientos, directamente hacemos clic en la opción Mover Subcuenta.
2. En el cuadro de diálogo del mismo nombre, introducimos en el campo Subcuenta actual la subcuenta que hemos estado usando en el diario y, en el campo Subcuenta nueva, el número de subcuenta por la que queremos cambiarla.
Nota: Si la subcuenta nueva no estuviese creada con anterioridad, podemos acceder a darla de alta mediante la búsqueda incremental de subcuentas, bien haciendo clic con el ratón en la lupa, bien mediante la techa +.
Búsqueda atípica Esta opción nos permite realizar una búsqueda por condiciones determinadas por el usuario, con el propósito de localizar partidas o asientos muy concretos. 1. Accederemos al menú Financiera, elegiremos la opción Utilidades de asientos y, dentro de este submenú, hacemos clic en la opción Búsquedas atípicas. También podemos hacerlo desde el Panel de Exploraciónteniendo elegida la opción de asientos, directamente hacemos clic en la opción Búsquedas atípicas.
2. Hacemos clic en el botón Añadir del cuadro de diálogo Búsquedas atípicas. 3. En el cuadro de diálogo, teclearemos o seleccionamos los datos referentes a la búsqueda que vayamos a realizar. Y pulsamos el botón Aceptar. 4. Seguidamente, hacemos clic en el botón Filtrar. 5. Una vez hecho el filtro, nos muestra el resultado obtenido.
Nota: Este tipo de búsquedas las podemos concretar aún más introduciendo más de una condición, de esta forma se filtrarán todas las partidas que cumplan las condiciones dadas.
