TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS

Apunte: Teoría General de los Sistemas

TEORÍA GENERAL DE LOS SISTEMAS

Esta teoría concibe la empresa como un sistema, un sistema es un conjunto de partes y relaciones entre las partes (no es lo mismo juntar gente que organizarla). Tanto el académico como el profesional utilizan el término sistema, y el empleo de sistemas es ahora objeto de estudios amplios en casi todas las fases de la literatura referente a la administración. Por la extensa difusión que ha alcanzado, no puede asombrar que el término haya adquirido muchos sentidos y connotaciones. Para los propósitos que nos interesen aquí, la palabra sistema significa una pauta de relaciones (como las las piezas reunidas de un rompecabezas) dentro de un marco pertinente (el cuadro) destinado a la realización de cierto propósito especifico. En tal virtud, puede concebirse una organización como un complejo de relaciones entre recursos físicos y humanos y trabajo, unidos en una red de sistemas. Los sistemas actúan como las arterias de una organización; transportan recursos merced a los procesos productivos y distributivos, para convertirse en los medios de satisfacer las necesidades de grupos de miembros. Hay sistemas internos cuya función es conectar entre sí a otros sistemas de la organización. Ellos suministran bienes y servicios consumidos en la propia organización durante sus esfuerzos por cumplir sus misiones. Un ejemplo típico es el sistema de comunicación, que proporciona la información necesaria para mantener la organización y sus operaciones. Una parte significativa de la definición de un sistema es la frase “cierto marco pertinente”. Cualquier sistema es una parte de cierto sistema más amplio y, por ende, constituye un subsistema, incluso aunque cada uno se analice dentro de límites definidos. Por ejemplo, un conjunto de planes de una casa mostrará, entre otras cosas, el sistema eléctrico proyectado. El ingeniero electricista demuestra que el sistema comienza en el punto de conexión con el servicio público y concluye en los diferentes enchufes eléctricos dentro de la casa. Entre estos dos puntos señala el detalle necesario para que un electricista convierta el plano en realidad. Si se requiera que este sistema fuese absolutamente completo, debería revestir un carácter totalmente autosuficiente es decir, no debería estar absolutamente subordinado a nada. Ello podría ser así, únicamente si el ingeniero electricista mostrase el sistema total, desde fuente básica de energía hasta el último enchufe para los artefactos eléctricos. Sin embargo, es un sistema dependiente en muchos sentidos. Depende del sistema eléctrico del servicio público; su aplicación depende de los sistemas eléctricos o artefactos conectados; y además depende del sistema humano que lo usa y lo repara. Y éstos son solo unos pocos de los sistemas externos, pero relacionados, en los que debe apoyarse para tener un eficiente funcionamiento. Por lo tanto, una organización es un sistema completo, en cuanto constituye un complejo de relaciones dentro de un marco pertinente. Empero, es un sistema dependiente, en cuanto no puede existir sin el apoyo de otros otr os marcos semejantes. El macroambiente, que es el sistema amplio en el cual existen todas las organizaciones de una determinada cultura, influye de un modo general, en el comportamiento de una organización dada. Ello ocurre mediante tres sistemas sociales principales: el cultural, el político y el económico.

Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

1


El ambiente intermedio representa la parte del macroambiente con la cual una organización dada entra en contacto directo y de la cual depende directamente. Incluye la comercialización, la distribución física, la comunicación, la competencia, la tecnología, el sistema de servicio y el sistema de grupos de presión. El macroambiente de una organización es un sistema interno formado por dos subsistemas significativos y relacionados; el sistema humano y el sistema de trabajo. Estos dos sistemas están unidos por los sistemas de conexión: autoridad, comunicación y estructura de la organización.

EL MACROAMBIENTE Está formado por tres partes esenciales: el sistema cultural, el sistema político y el sistema económico. Estos componentes actúan independientemente, y juntos constituyen una fuerza principal con la cual los administradores modernos deben tratar. La cultura conforma la pauta de los roles, las normas de comportamiento y los valores perseguidos por los miembros de la organización y la propia sociedad. Ciertamente, la cultura es tal vez la distinción más rotunda entre el hombre y otras formas de la vida animal, porque posibilita la acumulación de pautas de conocimientos y comportamientos. Además, la Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

2


cultura actúa sobre la ciencia y la tecnología, y nadie puede dudar de su influencia sobre el progreso de la humanidad. Las organizaciones afrontan el fenómeno de un influencia cada vez más amplia del gobierno, esfera política del macroambiente. La influencia originada en todos los niveles del gobierno asume la forma de leyes que abarcan casi todos los aspectos de la vida de la organización. La acción del gobierno en la sociedad aporta muchos beneficios. Entre ellos hay aspectos tan importantes como los subsidios de investigación y la protección policial y contra incendio que compensan los problemas de complejidad que la administración afronta con frecuencia en su trato con los reglamentos oficiales. Todas las organizaciones existen en cierto tipo de sistema económico, al margen de que su misión principal tenga carácter económico o no. Como los recursos económicos son tan importantes para cualquier organización, todos los administradores deben entender cabalmente el sistema económico. Los sistemas económicos están asumiendo un carácter cada vez más internacional, y este hecho viene a complicar su influencia en el macroambiente. Aquel sistema influye sobre los precios tanto de los recursos como de los productos. Debe ayudar a mantener una efectiva demanda total de los productos y los servicios de las organizaciones. Finalmente, debe suministrar un medio de distribución o intercambio que facilite la transferencia de artículos y servicios entre los miembros de la sociedad. Las organizaciones existen y procuran realizar sus misiones en un macroambiente que ofrece tres facetas. Para las administraciones que actúan en todos los tipos de organización es imperativo comprender y concebir filosofías y técnicas que permitan contender con este ambiente, que parece comprimirse constantemente y que presenta al mismo tiempo una complejidad cada día mayor. A causa de la posición prominente que el ambiente ocupa en el proceso de decisión, los administradores deben realizar el esfuerzo necesario para comprender y aprender a tratarlo eficazmente. LA INFLUENCIA DEL MACROAMBIENTE El factor fundamental del macroambiente sobre una organización es que determina los parámetros generales dentro de los cuales ella debe existir. En las decisiones administrativas es necesario tener en cuenta las fuerzas culturales, económicas y políticas. Las misiones de la organización deben definirse y ejecutarse guardando la debida consideración a la influencia del macroambiente. Así mismo, esta es la fuente de la definición y la evolución del ambiente intermedio. Es decir, los sistemas ambientales intermedios, vinculan a la organización y su microambiente con el macroambiente y sirven como canales de entrada, salida para aportar recursos a la organización y distribuir entre los distintos grupos de miembros los bienes y servicios originados en ella. EL AMBIENTE INTERMEDIO Cualquier organización debe lograr un complejo de propósitos si quiere producir y distribuir valores entre los miembros de la sociedad afectados por su existencia. En el movimiento que la lleva a la realización de sus objetivos, una organización está influida por los sistemas de su ambiente intermedio que se relacionan con los recursos utilizados por ella y también por los productos y servicios que suministra a los grupos de miembros y a la comunidad. Por consiguiente, si la existencia de estos sistemas la organización misma desaparece muy pronto. Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

3


El ambiente intermedio contiene el sistema de comercialización, que es la red de actividad vinculada con la distribución de los bienes y los servicios de una organización. Este ambiente tiene suprema importancia en el suministro de los valores perseguidos por los distintos grupos de miembros de las organizaciones. El sistema de distribución física, formado por los subsistemas de transporte y almacenamiento, ocupa un lugar destacado en el ambiente, a causa de la necesidad de transportar hombres y materiales a largas distancias. Este sistema se interesa principalmente en el trasporte y la protección de los valores buscados por los grupos de miembros. Su calidad es vital para las organizaciones en general, pero sobre todo para las que operan en escala nacional e internacional. Al mismo tiempo, una organización depende de un eficaz sistema de comunicación que la mantenga informada de los hechos que influyen sobre sus operaciones. Si carece del sistema de comunicación del ambiente intermedio, la organización no puede abrigar la esperanza de realizar sus propósitos. Las compañías que son miembros de una industria intentan realizar propósitos similares, pero cada una compite directamente con las otras procurando conquistar la aprobación del consumidor. La administración debe conocer la naturaleza exacta del sistema competitivo dentro del cual la organización actúa, si quiere tener éxito en el mantenimiento a largo plazo de la propia organización. El estado de la tecnología afecta directamente el éxito de cualquier organización, sea cual fuere su propósito específico. Las aptitudes, las cualidades y los resultados de la tecnología promueven el progreso de la sociedad. El sistema de servicios es un componente del ambiente intermedio. Este sistema se relaciona con aspectos como las finanzas, el servicio jurídico, el procesamiento de datos, los servicios de personal, la investigación, los seguros, los servicios públicos y los servicios comunitarios. El último componente importante del ambiente intermedio de una organización es el sector de los grupos de presión. Grupos como los sindicatos, los clubes cívicos y las asociaciones empresariales ejercen considerable influencia en la conformación de la política y la práctica de la organización. Además de los grupos formales de presión, las organizaciones afrontan la presencia de grupos informales de presión; todos representan intereses creados de sus miembros. Los grupos de presión, tanto formales como informales, tienen el poder de ampliar o inhibir la acción de las organizaciones, según el carácter de las cuestiones en juego y el modo en que el grupo administrador de la organización considera estas cuestiones. La red de sistemas del ambiente intermedio ejerce una poderosa influencia sobre el diseño y la ejecución de las misiones. Como los sistemas del ambiente intermedio influyen tan esencialmente sobre las metas de la organización, es imperativo que la administración concentre su atención en esta red cuando ejecuta sus tareas más importantes: adoptar decisiones. Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

4


EL MICROAMBIENTE Sea cual fuere su misión particular o su clasificación, cualquier organización está formada por cinco sistemas interrelacionados que constituyen su microambiente: el sistema de trabajo, el sistema humano, el sistema de autoridad, el sistema de comunicación y el sistema de estructura de organización. Se considera que los sistemas de trabajo y humano son los más importantes de la organización, los restantes son de conexión, porque vinculan entre si a los sistemas principales. En el microambiente, que se limite a las fronteras oficialmente reconocidas de una organización, los miembros de ésta producen y distribuyen realmente el valor necesario para justificar la existencia de la organización en la sociedad. En resumen, el papel del microambiente es actuar como una suerte de pared de contención dentro de la cual los sistemas básicos de la organización. El microambiente es un ambiente derivado; es decir, la organización está formada por grupos de individuos que persiguen misiones en el complejo microambiental, que debe establecerse dentro de los límites definidos y estructurados en relación con el macroambiente y el ambiente intermedio. Por esto, el microambiente no puede determinarse sobre una base independiente, y en cambio siempre debe construirse atendiendo directamente al ambiente intermedio. A su vez, el ambiente intermedio depende del macroambiente.

Ambiente Intermedio

Sistema de

Sistema de Factores

Trabajo

Humanos Sistemas de Conexión

LA ORGANIZACIÓN Y LA SATISFACCIÓN DE LOS MIEMBROS Cualquier organización está obligada a funcionar con la mayor eficiencia y efectividad posibles, para convertir sus recursos utilizables en el producto de los servicios deseados por los consumidores. Por lo tanto, la organización debe reconocer esos recursos (entradas) utilizables y los elementos de procesamiento requeridos que los conviertan el valor (salida) necesario para satisfacer a los grupos de miembros afectados por la organización. La consecuencia puede concebirse a la organización como un modelo de entrada salida que procesa insumos y les agrega valor o utilidad a medida que convierte estos recursos en los bienes o servicios finales deseados por los grupos de miembros. Aunque una organización puede existir a corto plazo, fracasará a largo plazo si no consigue justificar su papel como Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

5


productora y distribuidora de valor para todos sus grupos de miembros. Inevitablemente, su éxito disminuirá si uno o más grupos de miembros se sienten insatisfechos. Cuando determinado grupo percibe que la organización no satisface sus necesidades, adopta la actitud que considera correctivo. Esta acción puede asumir la forma de una sanción legal, o de boicoteos oficiosos. Por ello, cualquier organización tiene esencialmente la misma misión: producir y distribuir valor o utilidad que satisfaga a todos los grupos de miembros. Con objeto de prepararse para la realización de esta difícil misión, la organización debe crear ciertos sistemas básicos que tengan por fín adoptar valor o utilidad a sus grupos de miembros. Más adelante se examinan los sistemas considerados esenciales.

Necesidades y deseos del consumidor

Macroambiente

Sistema de trabajo

Utilidad (salida)

Sistema de comunicacion

Sistema de autoridad

Sistema de estructura de la or anizacion Sistema de Factores humanos

Recursos (entrada)

EL SISTEMA DE TRABAJO El núcleo de una misión o actividad particular de una organización es una serie de unidades de trabajo combinadas en una pauta particular o sistema que desemboca directamente en la producción y la distribución de utilidad. Es lo que se llama el sistema de trabajo, que es un sistema principal del microambiente porque solo mediante la realización de trabajo puede crearse o modificarse la utilidad o el valor. Para ser eficaz, una organización debe crear y mantener en funcionamiento un adecuado sistema de trabajo.


6


CLASE DE TRABAJO En cualquier organización hay varias clasificaciones de trabajo, y la misión de aquella determine esencialmente cuál será la definición específica que se les dé. Sin embargo, es posible ofrecer clasificaciones que se les dé. Sin embargo, es posible ofrecer clasificaciones amplias y generales del trabajo, así como su relación con las misiones de la organización. Una vez que una organización decide específicamente cual será su misión, corresponde a la administración dividir y agrupar eficazmente las unidades de trabajo en un sistema que permita realizar la misión. TRABAJO OPERATIVO En el corazón de cualquier sistema de trabajo se encuentra la actividad operativa. Para los propósitos que aquí nos interesan, se define al trabajo operativo como la actividad cuya ejecución determina directa o inmediatamente la producción o distribución de utilidad. La organización solo puede realizar su misión mediante la ejecución de trabajo operativo. Por esa razón se considera que el trabajo operativo es la clasificación más esencial del trabajo. El mecánico que repara una máquina, es asistente social que entrevista a una familia, y el contador que analiza los cuadros financieros, están todos ejecutando trabajo operativo. Este se divide en dos subcategorías: trabajo operativo primario y trabajo operativo secundario. El trabajo operativo primario se relaciona directamente con la producción o la distribución de la utilidad (cliente, pacientes, etc.). por ejemplo, en una empresa industrial, la actividad que resulta directamente en la producción (es decir, manufactura) y distribución (es decir, venta) de un producto es trabajo operativo primario. La utilidad creada por el trabajo operativo primario se denomina utilidad primaria. Todas las demás formas de trabajo operativo de la organización corresponden al trabajo operativo secundario. El trabajo operativo secundario se relaciona directamente con la producción y distribución de utilidad que apoya la ejecución del trabajo primario. Una forma típica de la actividad operativa secundaria es el trabajo ejecutado por el personal de mantenimiento, los tenedores de libros, las secretarias, los ingenieros de diseño, etc. La utilidad creada por el trabajo operativo secundario se denomina utilidad secundaria. A corto plazo, el trabajo operativo primario ejerce la influencia más inmediata y directa sobre el éxito de una organización; sin embargo, en el curso será el tiempo el trabajo operativo secundario puede tener efectos importantes. A largo plazo, la organización debe satisfacer a todos los grupos sociales. Por lo tanto, la organización debe crear y mantener definiciones y agrupamientos de trabajo que determinan la producción y distribución de la utilidad primaria y secundaria entre los grupos apropiados de consumidores. TRABAJO ADMINISTRATIVO El trabajo administrativo se define como la actividad realizada en un nivel que afecta a las posiciones subordinadas. Por ejemplo, cuando un capataz asigna responsabilidad a un miembro de su cuadrilla de trabajo, está realizando trabajo administrativo. El trabajo administrativo es un medio para un fin; su propósito es asegurar el desempeño del trabajo operativo. Por lo tanto, puede considerárselo un trabajo de excitación o estimulación porque inicia la ejecución del trabajo operativo. Como es indirecta, su contribución a la creación y distribución de utilidad primaria, el desempeño del trabajo administrativo, igual que el del trabajo operativo secundario, también aporta trabajo secundario. En una organización hay tres niveles de organización: el nivel de servicios generales, cuyos miembros adopten decisiones administrativas amplias; el nivel de servicios principales, en el que los administradores adoptan decisiones de alcance intermedio, y el nivel de servicios secundarios, con administradores que adoptan decisiones operativas de corto alcance. Cada Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

7


uno de estos niveles se define con arreglo al significado de sus decisiones para la organización. Además, el nivel de servicios secundarios de la administración debe funcionar de acuerdo con las estipulaciones del nivel de servicios principales, el cual depende a su vez del nivel de servicios generales, que define el alcance de su actividad de decisión. El trabajo común de toda la administración es la decisión y la emisión de órdenes en las áreas de definición de las misiones: planeamiento, adquisición y control, la principal responsabilidad de los administradores deben tener el derecho de mando. LA IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE TRABAJO El sistema de trabajo es la piedra fundamental del microambiente. Como es el único sistema que resulta directa e inmediatamente en la producción y distribución de la utilidad requerida para justificar la existencia de la organización, todos los restantes sistemas deben derivar de él; es decir, todos los demás sistemas de la organización deben diseñarse teniendo debidamente en cuenta el sistema del trabajo. Por lo tanto, la primera tarea de un grupo administrador, después de haber definido las misiones de la organización, es definir y construir el indispensable sistema de trabajo. Una vez diseñado el sistema de trabajo es imperativo que todos los miembros de la organización sean informados sobre el particular y en cuanto efecto que produce en ellos. Si las personas que actúan en la organización saben exactamente su asignación de trabajo y como se relaciona con el resto del trabajo de la organización, estarán en mejores condiciones para cumplir sus tareas e integrarlas con las de otros. EL CONTINUO FUNCIONAL Con el propósito de aclarar el sistema de trabajo de la organización, destinamos el análisis siguiente a la explicación de un modelo de este sistema, el continuo funcional (figura 6.4). este continuo es un amplio espectro de trabajo que abarca desde el macro extremo, el trabajo de la organización total, hasta el microextremo, formado por unidades específicas de trabajo. El continuo funcional suministra una perspectiva que puede utilizarse para examinar todo el trabajo de la organización. Es un espectro de todas las clases de trabajo de la organización y sus mutuas relaciones. EL MICROEXTREMO. Todo el trabajo de la organización, considerado en conjunto, se sitúa en el macro extremo del continuo funcional. El trabajo administrativo y operativo (primario y secundario) reunidos forman este escalón. El trabajo de la organización puede clasificarse como orgánico (operativo primario) inorgánico (operativo secundario) y administrativo. Las funciones orgánicas de la administración son las actividades operativas cuya ejecución determina directamente la producción y distribución de utilidad primaria. Las funciones inorgánicas son las actividades cuya realización determina la producción y distribución de utilidad secundaria. Hay solo dos funciones orgánicas de la organización: la producción y distribución de utilidad primaria. ELEMENTO COMPLEJO. Un complejo es una división principal del trabajo de la organización. Es el resultado de la combinación de segmentos del trabajo de la organización sobre la base de un denominador común. Los denominadores típicos utilizados para definir elementos complejos en una organización son los productos, los clientes, los territorios, los tipos de equipo y las funciones. Hallamos un buen ejemplo de una clasificación por productos en las distintas divisiones de la General Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

8


Motors Corporation: Chevrolet, Pontiac, Oldsmobile, Buick y Cadillac. Cada una de estas divisiones es un elemento complejo de General Motors. Hallamos la clasificación por clientes en una empresa que organiza divisiones tales como “industriales”, “mayoristas”, “ventas al gobierno”, etc. El enfoque territorial se utiliza para crear unidades semiautónomas de trabajo sobre una base regional, por ej. una oficina impositiva central, una oficina impositiva de distrito y una oficina impositiva urbana. Utilizan la clasificación por equipo algunas empresas que crean divisiones de trabajo alrededor del equipo principal usado por la organización; por ejemplo, computadoras o cierto tipo de maquinaria de producción. Las clasificaciones funcionales en un hospital pueden incluir, por ejemplo la cirugía, la fisioterapia, el servicio dietético y el mantenimiento. Macro

Trabajo total de la organización

Trabajo total de la organización

Trabajo del grupo complejo

Elemento Complejo (división principal del trabajo)

Trabajo del pequeño grupo

Trabajo individual

Tarea específica

Elemento Simple (división menor del trabajo)

Unidad de responsabilidad

Función minuta

Micro

Una organización generalmente usará más de un sistema de clasificación en su estructura. Individualmente, los torneros pueden clasificarse según su equipo de trabajo; en este ejemplo, todos ellos estarán subordinados a cierto capataz. A su vez los capataces de ésta división pueden organizarse de acuerdo con el producto: todos los capataces que dirigen a operarios que trabajan en determinado producto se subordinan a mismo supervisor. En la división de ventas de ésta misma organización podría utilizarse la clasificación por territorios y productos. De ese modo, la división de ventas del oeste puede organizar a sus vendedores sobre la base del producto vendido o el tipo de cliente servido. Un elemento complejo también puede clasificarse en línea o estado mayor (staff). Los elementos relacionados con la creación y distribución de utilidad primaria son elementos de línea, y los que se ocupan principalmente de la creación y distribución de utilidad secundaria (por ejemplo una división de personal, la contabilidad de una organización industrial) son elementos de estado mayor (staff). ELEMENTO SIMPLE. Se lo define como dos o más unidades de responsabilidad combinadas verticalmente. Una unidad de responsabilidad está formada simplemente por todas las tareas asignadas a un individuo. Por consiguiente, uno puede hablar de unidades de responsabilidad administrativa o unidades de responsabilidad operativa. Dos o más unidades de responsabilidad combinadas verticalmente significa que dos o más asignaciones de trabajo se han combinado de modo que por lo menos una unidad de responsabilidad es administrativa. La unidad subordinada de responsabilidad puede tener o no carácter administrativo, la unidad superior debe tenerlo siempre. Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

9


La figura 6.5 describe los elementos de organización simple y complejos. Un elemento de organización compuesto por un compuesto por un capataz y un trabajador es un ejemplo del tipo más simple de elemento, y se denomina elemento uno sobre uno. La unidad superior de éste elemento es la responsabilidad administrativa; la unidad subordinada de responsabilidad es operativa. I. Elementos simples

B.

Capataz

Presidente

Operario

Vicepresidente

Unidad administrativa y unidad operativa

A.

Unidad administrativa y unidad administrativa

II. Elementos Complejos Gerente de Planta

Gerente de Producción

Operario

Contador Principal

Gerente de Ventas

Operario

Vendedor

Vendedor

Gerente de cuentas a cobrar

Tenedor de libros

A. Elemento de línea

Tenedor de libros

Gerente de cuentas a pagar

Tenedor de libros

Tenedor de libros

B. Elemento de sesores (staff)

Fig. 6-5 Ejemplos de elementos de organización

En contraste, un elemento simple puede estar formado por una unidad superior de responsabilidad administrativa ocupada, por Ej. por el presidente de una empresa, y una unidad subordinada ocupada, por Ej. por un vicepresidente. Éste es también un elemento uno sobre uno, pero ambas unidades de responsabilidad son administrativas. Los elementos simples también pueden clasificarse en línea o estado mayor (staff), de acuerdo con el tipo de responsabilidad. Un elemento de organización de línea se define como dos o más unidades de responsabilidad combinada verticalmente y relacionadas con la producción o distribución de utilidad primaria. En cambio, un elemento de estado mayor (staff) de la organización se define como dos o más unidades de responsabilidad combinadas verticalmente y ocupadas en la producción o distribución de utilidad secundaria. Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

10


UNIDAD DE RESPONSABILIDAD. Como se a observado, una unidad de responsabilidad es la suma de las tareas asignadas a un individuo. Todas las unidades de responsabilidad son administrativas u operativas. En una unidad de responsabilidad hay dos ingredientes básicos: trabajo y personas. El trabajo debe considerarse el ingrediente determinante, y las personas, el ingrediente determinado de las unidades de responsabilidad. Decimos, por consiguiente , que una persona es un administrador si ejecuta principalmente trabajo administrativo; que es un vendedor si realiza trabajos de ventas, o que es un ingeniero si ejecuta trabajo de ingeniería; y así sucesivamente. EL MICRO EXTREMO. La quinta clasificación del Continuo Funcional es la función minuta, prácticamente la mas pequeña unidad de trabajo observable. La función minuta de una organización dada se define sobre la base de la necesidad. Es concebible que en una organización se la define como la totalidad de la tarea especifica, pues esta es el mínimo común denominador requerido; por ejemplo, sostener, levantar o agarrar. La definición especifica depende de lo que la organización pretenda significar con la exposición “función minuta”. Asimismo, debe mencionarse que pueden corresponder distintas definiciones a diferentes clasificaciones de trabajo. Por ejemplo, una función minuta en el nivel administrativo puede limitarse a una tarea especifica , y en cambio en el nivel operativo puede ser una subdivisión de una tarea. Estas funciones minutas pueden combinarse en una asignación de trabajo para un individuo; consideradas en conjunto conforman su unidad de responsabilidad. EL SISTEMA DE FACTORES HUMANOS El segundo sistema principal del micro ambiente de la organización es el sistema humano, o sea, la red de relaciones interpersonales existentes entre la administración y los grupos operativos de la organización. Como a esta la integran personas que persiguen objetivos dependiendo de un liderazgo, es importante examinar aquí brevemente el sistema humano y como influye en la organización. Para los propósitos de este capitulo, el sistema humano no incluye a la totalidad de miembros; es, en cambio, el sector de miembros comprometido activamente en el trabajo de organización. El sistema humano es importante porque las personas deben realizar las tareas de una organización, la cual debe obtener el talento necesario para ejecutar el trabajo destinado a satisfacer las necesidades de sus miembros. DOS SISTEMAS HUMANOS. Corresponde observar que los individuos sentirán invariablemente la necesidad de interactuar socialmente tanto en el trabajo como fuera de el. Las pautas de comportamiento grupal que se crean en una organización como resultado de esa intersección social adoptan dos formas: comportamiento de jure y comportamiento de facto. El sistema de jure se crea mediante la definición administrativa del comportamiento formal adecuado de la organización (por ejemplo, descripciones de cargos), el sistema de facto aparece como resultado de asociaciones grupales informales, y de sus pautas de comportamiento (por ejemplo, grupos de amigos, grupos que se forman para beber café, y otros por el estilo). Mientras el sistema de jure puede describirse en organigramas y descripciones de cargos, el sistema de facto es mucho menos estable, y por lo tanto su visualización es mas difícil. El análisis sociométrico es un medio que se a utilizado con cierto éxito para descubrir las pautas de comportamiento de la organización de facto. Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

11


Mientras la organización de jure o formal se mantiene principalmente por las relaciones oficiales de autoridad, responsabilidad hacia el trabajo, responsabilidad hacia el superior , la organización de facto o social se mantiene a causa de intereses personales comunes. Es sumamente deseable que estas dos organizaciones se refuercen en lugar de oponerse. El grupo administrativo que consigue crear esta condición de compatibilidad, comprobara que tal resultado de sus esfuerzos constituye uno de los principales activos de la organización. En caso contrario, es probable que en ella susciten conflictos nada saludables entre los dos sistemas. Como el sistema humano esta constituido por seres que persiguen individualmente intereses personales sobre el trasfondo de las misiones de la organización, el sistema humano total puede llegar a ser inestable. A menos que aquellos obtengan lo que consideran una satisfacción por lo menos parcial de sus metas personales en la organización, es probable que la abandone. Ninguna organización puede existir a lo largo del tiempo si sufre una constante disminución de su reserva de talentos; pero como resultado de esfuerzos apropiados, la administración puede contar con sistemas de trabajo y humano coordinados y bien integrados. A su vez, la organización puede realizar mas eficazmente sus misiones EL MODELO DEL SISTEMA HUMANO. Así como el Continuo Funcional aporta un modelo de análisis del sistema de trabajo, el Continuo de Factores Humanos (Figura 6.6) es un modelo para el examen del sistema

Macro

Comportamient o total de la organización

Personal total de la organización (administración y operarios)

Comportamiento del grupo complejo

Grupo de Referencia secundarios

Comportamiento Comportamiento Segmento de del pequeño comportamiento individual grupo individual

Grupo de referencia primarios

Posición

Micro

Rol

Fig. 6.6. El Continuo de Factores Humanos.

humano de la organización. Aunque el Continuo de Factores Humanos no siempre representa a determinada organización, suministra una base general para el examen de los sistemas humanos de facto y de jure de cualquier organización. Comportamiento total de la organización. En el macro extremo del Continuo de Factores Humanos están todas las pautas de comportamiento “en la tarea “ de todos los miembros administrativos y operativos de la organización. En una organización universitaria, por ejemplo, todo el comportamiento de la totalidad de su personal se incluiría en esta clasificación. Las restantes pautas de comportamiento corresponderían en realidad al ambiente intermedio y/o el macro ambiente. Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

12


El miembro de una organización debe saber que su propio comportamiento se vera afectado fundamentalmente por otros miembros de aquella. Como es miembro de una organización, se espera de el que se comporte de determinado modo y que manifieste ciertas actitudes. En realidad, la imagen de la organización en la comunidad es simplemente un reflejo de esas pautas de comportamiento. Los miembros de una organización crean y exhiben pautas de comportamiento con objeto de realizar sus misiones personales y las de la organización. Estas pautas se forman gracias a la influencia de los grupos de referencia. GRUPO DE REFERENCIA SECUNDARIO. Un grupo de referencia esta constituido por dos o mas personas que sirven como norma para la auto evaluación en la formación o el cambio de la actitud o el comportamiento de un individuo, y para a revisión periódica de su propio comportamiento, comparado con normas grupales o sociales. Desempeña la función de marco de referencia. Por lo tanto, los grupos de referencia ejercen una influencia de control sobre el individuo. Es vidente que tanto el miembro de una organización como el grupo administrativo de ella necesitan comprender a los grupos de referencia y el modo en que controlan la actitud y el comportamiento. Un grupo de referencia secundario ejerce influencia indirecta sobre el comportamiento del individuo, porque este mantiene un contacto relativamente escaso con sus miembros. Tales grupos son importantes porque incluyen directamente sobre el grupo de un influjo directo y de control. Un grupo de referencia secundario puede dividirse en tres subcategorías: inmediata, intermedia y final. La distinción básica en estas categorías esta dada por la frecuencia de contactos. El contacto con un grupo de referencia secundario inmediato es apenas menos frecuente que el que se tiene con un grupo de referencia primario. Un ejemplo de un grupo de referencia secundario inmediato, en el caso de un miembro de claustro universitario, pueden ser los directores de los restantes departamentos, quienes con sus políticas y sus practicas influyen sobre su conducta. Gracias a esta influencia puede llegar a modificar sus actitudes y, ciertamente, su comportamiento. A su vez, los directores de los departamentos son influidos, por ejemplo, por el decano de la facultad. Podemos afirmar, entonces, que este ultimo es parte de un grupo de referencia secundario intermedio para el miembro individual del claustro, a causa de su capacidad de influencia sobre los directores de departamento, para los cuales el decano seria un referente primario. Un ejemplo de grupo de referencia secundario final para un miembro del claustro podría ser la junta de dirigentes de la universidad, porque esta organización ejerce considerablemente por lo tanto, sobre ese miembro. Corresponde observar que la sociedad misma puede considerarse el grupo de referencia secundario final de todos los individuos. Al aceptar y plasmar las costumbres, la sociedad influye sobre la vida cotidiana de un individuo, aunque a veces este influjo no se siente directamente.


13


GRUPOS DE REFERENCIA PRIMARIOS. La principal diferencia de grupos de referencia primarios y secundarios reside también en la frecuencia del contacto y su efecto sobre un individuo. Un individuo tiene frecuente (quizás cotidiano) contacto con un miembro de su grupo de referencia primarios. Como valora la opinión de estos individuos y desea que lo acepten, tiende a prestar considerablemente atención general a sus modos de comportamiento y a sus normas de conducta. Pueden ser ejemplos de grupos de referencia primarios los grupos de trabajo o sociales de los cuales un individuo es miembro. El influjo de los grupos de referencia primarios sobre un individuo se percibe cuando un nuevo miembro del claustro se incorpora a una universidad. Al principio le interesa descubrir cuales son las pautas de comportamiento de los miembros de esa organización, sus formas de vestir, sus creencias y, en general, que expectación a suscitado en ellos su propia persona. Es indudable que se mostrara atento y sensible al comportamiento y las actitudes de los grupos a los que se asocia. Si, por ejemplo, esta acostumbrado a llevar su almuerzo, pero comprueba que sus asociados han establecido la costumbre de comer en el club de la facultad, es mas que posible que muy pronto comience a imitarlo en esto. Como se ve, el grupo de referencia primario de una persona puede ejercer una influencia determinante sobre sus pautas de comportamiento y sus actitudes frente a la organización. Si este grupo se opone a los propósitos básicos de la universidad, es probable que en una etapa temprana de su actividad el nuevo miembro del claustro debe decidir si pasa a integrarlo o hace causa común con la universidad. Por lo tanto, afronta un conflicto entre las organizaciones formales y informales. Se necesita una personalidad muy firme para resistir la influencia de la organización social y correr el riesgo de ser proscrito de ella porque se rechazan sus normas de comportamiento y de actitud. Por esto, el grupo de referencia primario puede ejercer una influencia de refuerzo o de oposición con respecto al sistema humano formal o de jure, y puede actuar en provecho o en prejuicio de la organización formal. POSICIÓN. La cuarta clasificación del Continuo de Factores Humanos es la posición. Puede definirse una posición o conjunto de roles como la combinación de todos los roles que constituyen una asignación general de trabajo para un individuo. En la teoría de la organización formal, equivale a la unidad de responsabilidad que el individuo acepta cuando se incorpora la organización; al aceptar su asignación general de trabajo, asume la obligación de cumplir los deberes que su superior le impone. Después de que un individuo a comenzado su asignación general de trabajo, es indudable que habrá ocasiones en las que tendrá oportunidad de modificar o alterar la decisión oficial de sus obligaciones. Por ejemplo, puede hacerlo para coordinar mejor las tareas con sus propias cualidades, o como reacción ante la presión de los grupos de referencia primarios. En el curso del tiempo un individuo que posee considerable capacidad de innovación puede modificar la definición de su propia tarea general alejándola mucho de la designación oficial original. ROL . Un rol, la quinta categoría del Continuo de Factores Humanos, puede definirse como una combinación original de talento y actitud adoptada para cumplir una tarea especifica. Un individuo comprueba que sus relaciones totales talento-actitud puede clasificarse en una serie de categorías, de acuerdo con la naturaleza de sus asignaciones especificas. Por Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

14


ejemplo, un ama de casa debe usar una combinación de talento y actitud cuando transportar la familia a la escuela o a ciertas actividades sociales (rol de conductores). Todos estos roles específicos pueden considerarse colectivamente como suposición en la familia. La posición de una organización esta afectada por tres conceptos de comportamiento de rones: formal (de jure ), informal (de facto), y auto concepto. El concepto formal de rol es la compresión del papel particular que un individuo representara en el cumplimiento de sus obligaciones oficiales: la definición informal de rol es la comprensión del papel que un individuo representara de acuerdo con l concepción de sus grupo social o de pares. Finalmente, el auto concepto de rol es el papel que el individuo percibe como suyo en un organización. Es innecesario destacar que la falta de concordancia entre las definiciones y las percepciones de estos roles es perfectamente posible; en ese caso, hay conflicto de roles. El conflicto de roles es una condición en la cual discrepan entre si las definiciones reales o percibidas de roles por el individuo y las organizaciones reales y sociales, y determinan que el individuo se encuentre en un estado de frustración respecto de su comportamiento de roles. Si no se resuelve, el conflicto de roles puede originar un grave problema de la organización; ningún individuo puede soportar mucho tiempo un serio conflicto de roles puede originar un grave problema de organización; ningún individuo puede soportar mucho tiempo un serio conflicto de roles. La mayoría de los individuos desea la consonancia de roles (la inexistencia de un conflicto grave), y dará todos los pasos que parezcan conducir a la obtención de la armonía de roles. Aparentemente, un individuo dispone de tres variantes si percibe una condición de conflicto de roles. Si hay favorables condiciones de mercado para sus talentos, puede pasar a otra organización. Si es una personalidad vigorosa y el personal de la organización se muestra flexible, tal vez consiga modificar el concepto formal o informal de su rol. Si no se le ofrece ninguna de estas posibilidades, tal vez el individuo modifique su propia definición del rol que debe representar. Si escoge esta ultima variante, el individuo modifica su comportamiento para ajustarse a lo que, de acuerdo con su percepción, son las demandas de la organización formal o informal, o de ambas. En este caso dispone de distintas válvulas de escape. Quizás dedique menos tiempo a su cargo y permanezca mas en el hogar o entregado a su afición particular; y su actitud puede pasar de la cooperación entusiasta a la resistencia pasiva, o pero aún ala apatía. LOS SISTEMAS DE CONEXIÓN. Son los sistemas del Micro ambiente que transportan todos los insumos a través de los procesos productivos y llevan a los consumidores los productos obtenidos. EL SISTEMA DE AUTORIDAD Comprende el conjunto de derechos que se acuerda al personal de una organización para adoptar las medidas necesarias para ejercer responsabilidad. Cualquier organización contiene en si misma una red complicada, en delicado equilibrio de relaciones de autoridad. Estas relaciones deben ser determinadas, principalmente, con arreglo al trabajo que se ejecutara en la organización y modificadas para que se adapten a las cualidades del personal. Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

15


Esta red de relaciones de autoridad puede ser uno de los mas preciados activos de la organización si se la dicen, desarrolla, difunde y utiliza eficazmente. Ella vincula a cada unidad de responsabilidad de una organización con todas las demás unidades de responsabilidad. Por ende, la red de autoridad puede ser considerada el principal elemento cohesivo de la organización. Sin ella esta ultima no puede existir. EL SISTEMA DE COMUNICACION Con objeto de emplear eficazmente los recursos disponibles, la administración debe desarrollar y mantener cuidadosamente un eficaz sistema de comunicación. Es indudable que una de las aptitudes mas fundamentales que debe distinguir a un grupo administrador es la capacidad de comunicarse. Si este carece de comunicación, se esfuma la eficacia de una organización. Por lo tanto, debe entenderse que el sistema de comunicación es uno de los sistemas de conexión del micro ambiente (Figura 7.5). Si no hay comunicación no puede existir interacción de los miembros de la organización. Es la base que permite establecer relaciones entre las personas. FUNCIONES DE COMUNICACION . Informar. El propósito esencial de una comunicación puede ser, simplemente, informar de un hecho o acontecimiento particular a las partes afectadas. Para que exista comunicación es necesario que los sectores interesados convengan en asignar significados similares a los símbolos que utilizan. Esto ultimo significa que el éxito de un mensaje destinado a informar a otros de un hecho o un acontecimiento depende de la capacidad del transmisor para definir el suceso, seleccionar un conjunto de símbolos que lo representen y comunicarlos o transmitirlos a los receptores. Cuando se han satisfecho estas condiciones, un receptor puede acoger el mensaje y comprender su propósito. Persuadir. Otra importante función de la comunicación en una organización es persuadir o estimular a los subordinados para que actúen de acuerdo con los deseos del grupo administrador. Inversamente, es posible que un subordinado necesite persuadir a su superior de que acepte una sugestión relacionada, por ejemplo, con el perfeccionamiento de los métodos. Este tipo de comunicación esta destinado no solo a informar de un acontecimiento a otros, si no también a convencerlos de que determinada acción es deseable. Un mensaje de comunicación que pretende persuadir a otros para que adopten ciertas medidas debe contener una definición precisa de la acción deseada; debe crear cierto interés en las partes afectadas, en el sentido de que sigan ese curso de acción, y debe contener un estimulo para la acción. En resumen, un mensaje persuasivo debe encausar el comportamiento de otros por los senderos deseados. Ello significa que quien origina el mensaje debe determinar claramente, antes de la comunicación, cual es exactamente la acción que desea. Promover acción. Una tercera función de cualquier sistema de comunicación es promover la acción necesaria para ejecutar las misiones de la organización. Evidentemente, la calidad de las ordenes y las instrucciones que cada administrador debe impartir a sus subordinados influirá de manera directa e inmediata sobre la realización de las asignaciones de trabajo. Cuando actúa como iniciador de la acción, un mensaje de comunicación puede considerarse como una señal luminosa del tipo que se utiliza para regular el transito en la organización, una señal que regula el flujo de ordenes e instrucciones del superior al subordinado. Cuando recibe el impulso apropiado sin el cual podría permanecer ocioso, un subordinado inicia la Cátedra Pensamiento Sistémico – UTN, U.A. Trenque Lauquen. Docente: Lic. Javier Moro

16


acción de manera semejante, un segundo impulso sirve para modificar o detener esa acción. Luego, la comunicación es el mecanismo regulador que permite iniciar, continuar y detener la acción de la organización. Facilitar los contactos sociales. Seria difícil calcular el valor de la “charla intrascendente” como lubricante de la interacción social. La conversación tiende a suavizar las situaciones que podrían ser tensas o embarazosas. En tales casos, la comunicación permite que las partes pisen un terreno que les es mas conocido y posibilita la conversación acerca de otros temas de vital interés para ellos y sus respectivas organizaciones. Por lo tanto, este tipo de comunicación suministra un marco de referencia antes de que los individuos aborden el teme real que les interesa. Carece de importancia cualquier otra función que la comunicación cumpla en este periodo inicial de contacto.


17

TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS

Recommend Documents