TEMA 5 P.G.A. TRÁMITES LABORALES EN LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA: APERTURA DEL CENTRO DE TRABAJO. INSCRIPCIÓN DE LA EMPRESA EN LA SEGURIDAD SOCIAL. AFILIACIÓN Y ALTA DE LOS TRABAJADORES. AFILIACIÓN Y ALTA DEL EMPRESARIO EN LA SEGURIDAD SOCIAL. LIBRO DE VISITAS. LIBRO DE MATRÍCULA Y CALENDARIO LABORAL. 1. INTRODUCCIÓN. 2. TRÁMITES LABORALES EN LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA: APERTURA DEL CENTRO DE TRABAJO. 3. INSCRIPCIÓN DE LA EMPRESA EN LA SEGURIDAD SOCIAL. 4. AFILIACIÓN Y ALTA DE LOS TRABAJADORES. 4.1. AFILIACIÓN. 4.2. ALTAS Y BAJAS. 4.3. ASIMILACIÓN AL ALTA Y ALTA PRESUNTA.
5. AFILIACIÓN Y ALTA DEL EMPRESARIO EN LA SEGURIDAD SOCIAL. 5.1. INSCRIPCIÓN EN EL RÉGIMEN ESPECIAL DE LOS TRABAJADORES AUTÓNOMOS.
6. LIBRO DE VISITAS. 7. LIBRO DE MATRÍCULA M ATRÍCULA.. 8. CALENDARIO LABORAL. BIBLIOGRAFÍA: Ley General de la Seguridad Social y R.D. 84/96 de 16 de Enero. Seguridad Social (casos prácticos). Ed. C.E.F. Gestión Administrativa de Personal. Ed. McGraw-Hill. Guía Laboral y de Asuntos Sociales. Ministerio de Trabajo y A.A.S.S. • • •
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1. INTRODUCCIÓN Toda empresa al iniciar su actividad, además de darse de alta como tal en el I.A.E. deberá realizar todos los trámites necesarios para proceder al alta en la S.S. Para ello, el primer paso a dar por parte de la empresa, será su inscripción en la S.S. A continuación procederá a afiliar y dar de alta a los trabajadores. Por último habrá de legalizar los correspondiente libros de visitas y de matrícula del personal; de igual forma establecerá y expondrá el calendario laboral, una vez negociado con los representantes de los trabajadores en la empresa. A lo largo del tema, veremos todos los trámites laborales necesarios para la creación de una empresa.
2. TRÁMITES LABORALES EN LA CREACIÓN DE UNA EMPRESA; APERTURA DEL CENTRO DE TRABAJO. La apertura de un centro de trabajo deberá ser comunicado a la autoridad laboral por el empresario, cualquiera que sea la actividad que realice, dentro de los 30 días siguientes a aquel en que tenga lugar. También debe comunicarse a la autoridad laboral, la reanudación de la actividad después de efectuar alteraciones, ampliaciones o transformaciones de importancia en los locales e instalaciones de los centros de trabajo. Por autoridad laboral debe entenderse la Dirección Provincial del Ministerio de Trabajo y A.A.S.S., u órgano correspondiente de la Comunidad Autónoma que tenga transferida la competencia en esta materia (actualmente todas menos Ceuta y Melilla) La comunicación de apertura o de reanudación de la actividad se efectuará por el empresario dentro de los 30 días siguientes al hecho que le motiva mediante modelo oficial debidamente cumplimentado y por cuadruplicado ejemplar. Recibida la comunicación, la autoridad laboral remitirá al empresario un ejemplar fechado y sellado. Si existiese algún error, el empresario tendrá 10 para su posible subsanación. La apertura de centros de trabajo también será comunicado por el empresario a la Tesorería General de la S.S. para su identificación.
3. INSCRIPCIÓN DE LA EMPRESA EN LA S.S. Los empresarios, como requisito previo e indispensable a la iniciación de sus actividades, habrán de solicitar su inscripción en el R.G. de la S.S. La inscripción de la empresa se efectuará en la Dirección Provincial de la Tesorería General de la S.S. o en las administraciones o agencias de la misma, en cuyo ámbito territorial radique el domicilio del empresario o esté situado el C.T. Al formalizar la inscripción, el empresario hará constar la entidad gestora, o en su caso, la Mutua de A.T. y E.P. de la S.S. que haya de asumir la protección por estas contingencias del personal a su servicio así como la cobertura de la prestación económica por I.T. derivada de C.C.
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Al inscribirse, se asignará al empresario un número de inscripción único y valido para todo el sistema de la S.S. (mod. TA-6), que operará como principal código de cuenta de cotización, sin perjuicio de que puedan existir otras cuentas (solicitud posterior en mod. TA-7). Los empresarios deberán comunicar las variaciones que se produzcan de los datos facilitados al solicitar su inscripción, y en especial la referente al cambio de la entidad que debe asumir la protección por las contingencias de A.T. y E.P. También debe ser comunicado a la Tesorería Gral. De la SS, en su caso el cese del empresario. Documentación a aportar: - Empresa persona física: DNI o pasaporte (extranjeros) - Empresa persona jurídica : escritura constitución, CIF, documento protección A.T. y E.P.
4. AFILIACIÓN Y ALTA DE LOS TRABAJADORES. 4.1. AFILIACIÓN (MOD. TA-1). Es el acto administrativo mediante el cual la Tesorería General de la S.S. reconoce la condición de incluida en el sistema de la S.S. a la persona física que por primera vez realiza una actividad determinante de su inclusión en el ámbito de aplicación del mismo. La afiliación a la S.S. es obligatoria para todas las personas incluidas en su campo de aplicación única para todo el sistema y para toda la vida de la persona afiliada, sin perjuicio de las altas y bajas en los distintos regímenes que lo integran, así como de las variaciones que puedan producirse con posterioridad a la afiliación (nº de afiliación de carácter vitalicio). La afiliación de los trabajadores por cuenta ajena ha de ser solicitada, con carácter obligatorio, por el empresario con anterioridad a la iniciación de la prestación de sus servicios. Si el empresario incumple con esta obligación el propio trabajador podrá instar su afiliación a la Tesorería General de la S.S. También cabe la posibilidad de que dicho organismo afilie de oficio al trabajador, cuando a raíz de las actuaciones de los servicios de Inspección se compruebe la inobservancia de dicha obligación. El empresario podrá ser sancionado por no afiliar al trabajador. Los efectos de la afiliación son los siguientes: inscripción del trabajador en el fichero general de afiliación de la S.S., asignación de un número de afiliación con carácter vitalicio y expedición, del correspondiente documento de afiliación (tarjeta). 4.2. ALTAS Y BAJAS (MOD TA-2, altas, bajas y modificaciones de datos de los trabajadores). El alta es el acto formal de inclusión del sujeto protegido en el R.G. (en los Especiales) del sistema de la S.S. El alta formalizada por la Tesorería General de la S.S., da lugar al nacimiento de la situación de alta, durante la cual existe la obligación de cotizar para empresario y trabajador, que cesa con la baja del trabajador en la empresa y, consiguientes, en el R.G.
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El empresario es quien debe comunicar las altas y bajas de los trabajadores que ingresen a su servicio o cesen en su empresa. El alta del trabajador debe ser solicitada con anterioridad a la prestación de servicios o como máximo el mismo día (cuando no se pueda con anterioridad por ejemplo por ser festivo). Las bajas serán presentadas dentro del plazo máximo de 6 días naturales, contados a partir del cese en el trabajo. Si el empresario no cumple con estas obligaciones, las altas y bajas podrán ser efectuadas a instancia del trabajador o de oficio por la Dirección Provincial de la Tesorería General de la S.S. Las solicitudes de alta surtirán efectos únicamente a partir del día en que se inicie la prestación de servicios del trabajador. Las altas solicitadas por el empresario o por el trabajador fuera de plazo, sólo tendrán efecto desde el día en que se formule la solicitud y sin perjuicio de la responsabilidad empresarial por el período anterior. En el supuesto de que el alta sea formalizada como consecuencia de actuación de la Tesorería o de la Inspección de Trabajo, sus efectos se retrotraerán, a favor del trabajador, al momento en que la Tesorería tuviera conocimiento de la omisión del alta o al de la actuación inspectora, y orden o denuncia que motivara tal actuación. En caso de bajas fuera de plazo, se mantendrá la obligación de cotizar hasta el día en que la Tesorería General de la S.S. conozca el cese en el trabajo, salvo que los interesados prueben que dicho cese se produjo con anterioridad. 4.3. ASIMILACIÓN AL ALTA Y ALTA PRESUNTA. A) ASIMILACIÓN AL ALTA (alta asimilada) El alta asimilada tiene lugar en determinados supuestos expresamente tipificados por la ley en que, producido el cese temporal o definitivo en la actividad laboral, la ley estima que debe conservarse la situación de alta en que se encontraba con anterioridad al cese. Cabe enumerar, como situaciones asimiladas al alta, conforme al art. 36 del R.D. 84/1996 del 26 de enero las siguientes: 1º. Asimilaciones al alta en supuestos de cese temporal o suspensión de los efectos del C.T.: - Suspensión del C.T. por cumplimiento del servicio militar, obligatorio o voluntario, o servicio social sustitutorio. - Excedencias forzosas del art. 46 del E.T., entre las que se encuentra la de ejercicio de cargo público, incompatible con el desarrollo de la actividad laboral. - Por suscripción voluntaria de Convenio Especial con la Entidad Gestora. - La huela y el cierre patronal, conforme a las disposiciones vigentes, son alta especial según la L.G.S.S., que se consideran como asimilación al alta con ciertas peculiaridades en la I.T. y en el desempleo (órdenes 30 de abril y 30 junio 1977) (no computarían como días cotizados los días que el trabajador este en huelga) 2º. Asimilaciones al alta en casos de cese definitivo o extinción del C.T. Se producen: - Por suscripción voluntaria de Convenio Especial con la Entidad Gestora. -
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Por prolongación del alta a efectos de asistencia sanitaria, aun cuando se haya producido la baja general, en los supuestos en que el sujeto protegido haya permanecido enalta real durante 90 días del año anterior a la baja; y aun no siendo así, cuando estuvieran recibiendo asistencia sanitaria al producirse la baja, cuando esta se haya pedido para emigrar a país extranjero. - La situación legal de desempleo, total y subsidiado y la de paro involuntario una vez agotada la prestación, contributiva o asistencial, siempre que en tal situación se mantenga la inscripción como desempleado en la Oficina de Empleo correspondiente (INEM). - Trabajadores despedidos que tengan pendiente de resolución su despido (improcedente o nulo).
B) EL ALTA PRESUNTA (de pleno derecho) Art.125 L.G.S.S.: Tiene lugar cuando, inexistente el alta real, la ley establece la presunción “iuris et de iure” de existencia efectiva del alta a efectos de determinadas contingencias. El alta presunta opera por voluntad de la ley en las contingencias derivadas de A.T. y E.P., desempleo y a los exclusivos efectos de asistencia por E.C., maternidad y A.N.L.
5. AFILIACIÓN Y ALTA DEL EMPRESARIO EN LA SEGURIDAD SOCIAL (persona física) 5.1. INCRIPCIÓN EN EL RÉGIMEN ESPECIAL DE LOS TRABAJADORES AUTÓNOMOS (solo empresario individual) A los efectos de este Régimen Especial, se consideran trabajadores por cuenta propia o autónomos, aquellos que realizan de forma habitual, personal o directa una actividad económica a título lucrativo, sin sujeción por ello a contrato de trabajo y aunque utilicen el servicio remunerado de otras personas (es a la vez empresario y trabajador). Toda persona física que se dé de alta en el I.A.E. para ejercer una actividad comercial, industrial o de servicios, deberá obligatoriamente inscribirse en el R.E.T.A., incluso si, además, desarrolla una actividad por cuenta ajena y está dado de alta en el R.G. Además de inscribirse en el R.E.T.A., los empresarios individuales que contraten trabajadores a su servicio podrán inscribirse como empresa en la S.S. y dar de alta a dichos trabajadores en el R.G. ( actualmente se permite que el autónomo contrate trabajadores sin darse de alta como empresarios: novedades en contratación laboral “año 2000”). También se encuentran incluidos en este R.E.T.A. y deberán estar afiliados (darse de alta en el mismo): - El cónyuge y los parientes por consanguinidad o afinidad hasta el tercer grado del titular, siempre y cuando colaboren con él de forma habitual, personal y directa y no tengan la condición de asalariados (relación laboral de carácter especial).
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Los socios de las compañías colectivas y comanditarias, que trabajen a título lucrativo. - Los socios administradores de sociedades mercantiles, civiles, cooperativas y comunidades de bienes en determinados casos. S.A. y S.L.: Situación; * Socio: trabaja en la empresa y no dirige: RG * Socio: no salario: si participa en beneficios: RETA (régimen especial de trabajadores autónomos) * Socio: tareas admón.: RETA La afiliación y alta se llevarán a cabo en la provincia donde se ejerza la actividad dentro de los 30 días naturales siguientes al del nacimiento de la obligación. La solicitud de afiliación y alta se efectuarán en cualquiera de las Agencias o Administraciones de la S.S., mediante la presentación de los siguientes documentos (mod.TA2-TA): - Parte de alta de cotización por duplicado - Parte de alta de asistencia sanitaria - Documento de afiliación por duplicado - Dos ejemplares del modelo P-1, si se tienen beneficios - Fotocopia de alta en el I.A.E. (mod.845 ó 846) - Fotocopia del DNI del solicitante. - Escritura pública para las sociedades comanditarias y regulares colectivas, o contrato de constitución de sociedades civiles o comunidades de bienes - Certificado del Colegio correspondiente para las actividades de colegios profesionales - Certificado de la Cámara Agraria correspondiente para los autónomos de la agricultura.
6. LIBRO DE VISITAS Las empresas, ocupen o no trabajadores por cuenta ajena, están obligados a tener en cada centro de trabajo un libreo de visitas a disposición de los funcionarios de la Inspección de Trabajo. La finalidad del libro es la de permitir la anotación de las diligencias que practiquen los Inspectores de Trabajo como consecuencia de las visitas realizadas a la empresa. El libro de visitas, en modelo oficial, debe ser habilitado por el Jefe de la Inspección de Trabajo y, cuando se presente para su diligenciamiento, se acompañará la ficha de la empresa. El libro de visitas debe conservarse durante un plazo mínimo de 5 años a partir de la fecha de la última diligencia, una vez agorado el mismo. Agotado o deteriorado un libro de visitas debe proveerse de otro y diligenciarlo; para ello, se acompañará del anterior. En los casos de pérdida debe comunicarse tal circunstancia a la Inspección y proveerse de otro en el plazo de 15 días. La carencia de libro de visitas o su no conservación durante 5 años una vez agotada, constituye una infracción leve sancionable por la Dirección Provincial de Trabajo y S.S. a propuesta de la Inspección (entre 5.000 y 50.000 ptas).
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7. LIBRO DE MATRÍCULA (del personal). Art.101 L.G.S.S. y art.51 R.D. 84/1996, de 16 de enero. Los empresarios deberán llevar en orden y al día un libro de Matrícula en el que serán inscritos todos sus trabajadores en el momento ñeque inicien la prestación deservicios. Cuanto exista más de un centro de trabajo se llevarán tantos Libros de Matrícula como centros haya. En todo caso deberá constar en el libro el número de la S.S. de los trabajadores inscritos, los cuales deberán firmarlo en el momento que inician la prestación de servicios y cuando se produzca un cambio en su categoría profesional. Las bajas de los trabajadores se anotaran en el lugar que corresponde cronológicamente y se indicará la fecha de la misma, también se anotaran los cambios de categoría profesional. Los libros de Matricula, según modelo oficial se habilitaran en las Inspecciones Provinciales de Trabajo y S.S. El modelo oficial de Libro de Matrícula de Personal, viene recogido en la O.M. de 7 de julio de 1967 (B.O.E. 19 julio).
8. CALENDARIO LABORAL. El calendario laboral es el documento que cada año deberá elaborar la empresa y en el que figura el horario de trabajo, los descansos entre jornadas, la distribución anual de los días de trabajo, los días de descanso semanal y anual o de vacaciones, así como los festivos y días no laborables. Para conocimiento de los trabajadores debe exponerse un ejemplar del calendario en un lugar visible de cada centro de trabajo. Siempre respetará los acuerdos pactados (C.C. por ejemplo) y la legislación vigente (E.T., R.D. festivos). Será elaborado anualmente por la empresa, aunque antes de hacerlo deberá consultar a los representantes de los trabajadores, y estos emitir el correspondiente informe. Las fiestas laborales se fijan anualmente, a través de una resolución del Gobierno y serán expuestos en el calendario laboral. Dichas fiestas son retribuidas y no recuperables. Están distribuidas a lo largo del año. No podrán exceder de 14 al año, de las cuales 2 serán locales. Son obligatorias a escala nacional: Natividad de Señor (25/12), Año Nuevo (01/01), Fiesta del trabajo (01/05), y el 12 de octubre (fiesta nacional de España). El único competente para modificar estas 4 fiestas es el Gobierno. El Gobierno podrá trasladar a los lunes todas las fiestas de ámbito nacional que tengan lugar entre semana (se trataría de evitar los puentes). Las C.C.A.A., dentro del límite de 14 fiestas anuales, podrán cambiar fiestas nacionales (ninguna de las 4 obligatorias), por aquellas que por tradición les sean propias, en todo caso podrán también trasladarlas al lunes, cuando coincidan en domingos. Del total de 14 fiestas anuales, dos son de carácter local: en resumen, diríamos que 4 son fijas, después hay una relación de fiestas nacionales, de las cuales 2 pueden ser sustituidas por las C.C.A.A., y dos son de carácter local, para dar un máximo de 14 . Una población podrá tener más de 14 fiestas, pero sólo 14 son retribuidas y no recuperables, las que exceden deberán ser recuperadas.
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