NOMBRE DEL ALUMNO: Zurisadai Tirado Landa MATERIA: Inteligencia Estratégica en las Organizaciones ASESOR: Mtro. Roberto Montes de Oca TEMA: Introducción a la teoría administrativa, Planeación, Dirección y Control ACTIVIDAD: Reporte Administración”
de
lectura, lectura ,
“Funciones
INTRODUCCIÓN Hablar de las funciones de la administración es un tema muy interesante, debido a que los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único; además teniendo en cuenta que es el conjunto de pasos o etapas necesarios para llevar a cabo una actividad o lograr un objetivo, las cuales se interrelacionan y forman el proceso integral Desde tiempos antiguos, ha sido relevante estudiar la organización, podemos tomar como referencia los estudios que han causado el interés y curiosidad de muchos hechos por Henry
Fayol
en
una
empresa
metalúrgica,
donde
tres
autores,
nos
hablan
respectivamente de la evolución de la teoría administrativa, la introducción al proceso administrativo y el medio ambiente y cultura que posee una organización. Estos autores, Stoner (1996), Daft y Marcic (2005) y Hernández (2005) nos muestran la existencia de distintas formas de manejar una organización para procurar que el “engranaje” trabaje bien, nos llevan al campo de cómo debe funcionar un proceso administrativo, siempre y cuando tomemos en cuenta el interior y exterior de la empresa, que es el tema importante a tratar en este reporte.
ENFOQUES ADMINISTRATIVOS Stoner
(1996)
en
su
libro
“Administración”,
nos
introduce
a
distintos
estilos
administrativos, en el cual desechamos el enfoque clásico administrativo y entramos directamente a lo conductual, donde estudiosos no muestran que si se unen las ramas de la administración, sociología, psicología y campos relacionados, se pueden proponer formas eficaces para dirigir a las personas en las organizaciones, bajo la premisa de que la organización son las personas, idea que muchas empresas de hoy en día debieran adoptar. Los primeros indicios de esto se originaron dentro de una fábrica, donde el mismo se propuso a tratar de entender cómo hacer más eficiente a un trabajador, actualmente se les conoce como los “experimentos de Hawthorne”, en un principio no parecían arrojar conclusiones exactas con sus experimentos, pero al agregarse estudiosos como Mayo, Roethlisberger y Dickson, se obtuvieron conclusiones clave: si se le presta mayor atención a los trabajadores, o sea, si se les brinda atención especial, generan un bienestar individual y grupal, lo que conlleva a mayor productividad, es decir, si la
de
la
gerencia se preocupa por su trabajador, éste reacciona positivamente y lo demuestra en su día laboral. En éste estilo conductual agregamos a McGregor, autor que crea la “teoría X” y la “teoría Y”, la primera nos habla de la posición tradicional de la motivación que sostiene que a los trabajadores les disgusta trabajar y que es preciso motivarlos por la fuerza, el dinero o las alabanzas; y la segunda, nos habla del supuesto en donde las personas tienen motivos inherentes para trabajar y hacerlo bien, en pocas palabras, los gerentes de la “teoría X” creen que es necesario presionar a las personas para que se empeñen más en su trabajo, y los de la “teoría Y”, creen que a las personas les gusta trabajar, ya que consideran al trabajo como una oportunidad para desarrollarse creativamente. El enfoque de sistemas, nos habla de un concepto donde la organización es vista como un sistema unido y dirigido, de partes interrelacionadas, es decir, éste enfoque nos dice que la actividad de un segmento específico de la organización afecta, en diferentes grados, la actividad de todos los demás segmentos, por lo cual se debe agregar la palabra “subsistema”, perteneciente a ese todo global dentro de la empresa, donde la sinergia es parte fundamental, ya que permite que los departamentos trabajen hombro a hombro, para entregar mejores resultados. También existe un enfoque donde a pesar de que todos los esfuerzos se encuentren trabajando en armonía dentro de la organización, pueden existir variables que afecten cada subsistema o el sistema entero, por lo cual se deben adaptar a las circunstancias, ésta es la premisa del enfoque de contingencias, donde a pesar de que digamos, existían “manuales” previos por los experimentos en diversas fábricas a través de los tiempos, estos podrían ser inservibles a la hora de aplicarlos, porque hay muchos elementos y variables que pueden afectar a la empresa, éste enfoque nos maneja la existencia situacional y la adaptabilidad a estos sucesos que no tan fácilmente se pueden controlar. Estos solo son algunos ejemplos, donde claramente a partir de ellos se han originado más teorías, y pudimos mencionar algunos enfoques modernos de la administración, aquellos que nacieron de los primeros estudios en fábricas que recibían mejoras debido a alguna revolución industrial que ayudó a que el trabajador tuviera una calidad laboral mejor y fueran más productivas las empresas.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO En éste rubro Hernández (2005) menciona a grandes rasgos, el proceso administrativo que debe llevar una empresa desde su concepción, para que genere lo que toda organización busca: ingresos, donde diversos autores manejaron distintas etapas en el proceso administrativo que ellos mencionaban, distintos entre ellos porque cada uno se basó en su propia experiencia para concebirlos, generando en conjunto todos estos autores al menos ocho etapas.
Henry Fayol, dijo que el proceso administrativo se basaba en la previsión, organización, dirección, coordinación y control; Harold Koontz agrego la planeación, organización, integración, dirección y control; George Terry indica que las etapas son planeación, organización, ejecución y control, donde éste último modelo es el que podría englobar todas las etapas necesarias por las que debe pasar la administración. Estas cuatro etapas del proceso administrativo son definidas por Münch Galindo y García Martínez (2003), donde estampa las definiciones de varios autores en una sola, renombrando a la tercera etapa “ejecución”, en “dirección”:
Planeación: Determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
Organización: El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Dirección: Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.
Control: Evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
Etapas básicas que deben tener las empresas, a través de las cuales se efectúa la administración, las cuales se interrelacionan y forman el proceso integral.
MEDIO AMBIENTE Y LA CULTURA Previamente se ha mencionado que las organizaciones deben saber adaptarse ante todo lo que sucede dentro y fuera de las mismas, donde el ambiente externo, puede influenciar enormemente dentro de las empresas, y cuando hay organizaciones dentro de la misma industria o región, pueden tener características culturales similares. Daft y Marcic (2005), indican que en las culturas corporativas adaptables, los administradores
prestan
una
atención
cercana
a
sus
elementos
constitutivos,
especialmente los clientes, además se preocupan por los mismos, los accionistas y los empleados, valorando fuertemente a las personas y procesos que ocasionan cambios útiles; mientras que en las culturas corporativas no adaptables, los administradores tienen a comportarse de forma aislada y burocrática, dando como resultado la lentitud para cambiar estrategias para ajustarse a las necesidades, además estos se preocupan por sí mismos y por su grupo de trabajo inmediato.
Además mencionan que existen cuatro tipos de cultura: la de la adaptabilidad (emerge en un medio ambiente que requiere una rápida respuesta y toma de decisiones de alto riesgo), la de logro (orientada a resultados valorando la competitividad, agresividad, iniciativa personal y la disposición para trabajar mucho para lograr resultados), la del clan (implica un foco de atención interno en la participación de los empleados para satisfacer rápidamente las cambiantes necesidades del medio ambiente), y la burocrática (seguir las reglas, ser prudente y cuidadoso en cada paso).
CONCLUSION A manera de conclusión quiera resumir un poco lo aprendido aplicando las cuatro etapas del proceso administrativo en departamento de admisiones para el cual laboro en el IEU Semanalmente se realiza la planeación de las actividades que haremos, determinando los objetivos a corto plazo requeridos, mediante estrategias a mediano plazo que se rigen por dos periodos de tiempo al año, donde se calendariza cada acción que se deberá llevar a cabo en el planteamiento de las inscripciones y la promoción de la escuela. Una vez analizados los tiempos y lo que se me solicita en la semana, viene la organización , donde se nos establece la distribución racionada de los recursos, así de
este modo aplicamos en conjunto las estrategias que nos servirán en la semana para recoger el número de inscritos que requiere la meta semanal y así poder cubrir correctamente la promoción de la escuela y las necesidades del prospecto que cada uno atendemos. Los planes se ejecutan de acuerdo a la estructura organizacional, ya que el departamento está regido por los números que nos pide directamente desde la cd de Puebla específicamente de rectoría y en Villahermosa la dirección, la dirección , se ejecuta al momento en que todos en el departamento, donde mediante la motivación y comunicación corregimos y reforzamos lo que está fallando para cumplir la meta general . El c o n t r o l , se da al cerrar la semana, en donde se evalúa y se hace la medición de los planes para prever desvíos de la meta que en conjunto buscamos y reforzar las medidas correctivas, determinando lo que nos permitió hacer bien el trabajo y que actividad no, para poder mejorar y corregir el proceso que no lleve a generar buenos resultados para mantener en orden lo que busca la institución.
Las teorías modernas de la administración en realidad compuesta por muchas teorías que han perdurado, nos permiten seguir aprendiendo cosas sobre nuestro mundo, así como también es de vital importancia conocer cada enfoque administrativo y extraer lo mejor de cada uno, este proceso será muy útil tanto para implementarlo en una organización como para desarrollarlo en nuestra vida diaria.
FUENTES CITADAS 01) Stoner, A. (1996). Evolución de la teoría administrativa. En Administración (6ª ed). (pp. 44-55). México: Prentice Hall. 02) Hernández, S. (2005). Introducción al Proceso Administrativo. En Administración, pensamiento, proceso, estrategia y vanguardia (pp. 190-200). México: McGraw-Hill. 03) Daft, R. y Marcic D. (2005). EL medio ambiente y la cultura. En Introducción a la administración. (pp. 67-75). México: Thomson.
