TALLER 2 – IDENTIFICACION DEL PROBLEMA
Fase 1 - Identificar el problema y presentar posibles soluciones Objetivo: Determinar y ubicar el problema Metodología
Debe estudiar las referencias bibliográficas de la unidad 1, que se encuentra en el entorno de conocimiento. Se sugiere revisar el material de estudio complementario que tiene el curso. Resolver este taller. Colocar su respuesta a cada pregunta diligenciando el cuestionario y subirlo al entorno de Seguimiento y evaluación.
Estructura:
A continuación, se presentan un cuadernillo con 10 preguntas de selección múltiple con única respuesta y debe seleccionar la respuesta correcta y colocarla en el archivo Excel adjunto llamado “Respuestas_Taller1problema.xls”, una vez diligenciado, debe subirlo por el entorno de seguimiento y evaluación para ser valorado y retroalimentado, en el siguiente enlace: Fase1 - Identificar el problema y presentar posibles soluciones - Entrega de la actividad Nota: Podrá subir el archivo en el entorno de Seguimiento y evaluación cuantas veces sea necesario siempre y cuando no se haya vencido la actividad. Valoración:
El taller tiene un total de 70 puntos. Cada pregunta equivale a: 7 (siete) puntos si está correcta, si no es correcta tiene una valoración de 0 (cero). Modalidad actividad: Individual Como metodología de desarrollo del curso se propone aprendizaje por problemas de acuerdo con esto se plantea la siguiente
situación: Empresa “La colmena”
“La
colmena”, es una empresa que se encuentra operando desde 1999, y se dedica a ofrecer productos para el cuidado de la belleza. Su función es la tener a disposición las mejores marcas de cosmeticos en una relación calidad-precio. Actualmente, su sede principal se encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá Colombia y cuenta con varias sedes en: Cali, medellín, Barranquilla, Pasto, Ibagué, Popayán y Pereira. Los productos que ofrece la empresa son: Capilares, Maquillaje, Corporales, Accesorios, Electricos, Manicure y Pedicure. El representante legal y dueño, el Señor Josue Barona, cuenta con un numero de empleados que trabajan en las diferentes sedes, distribuidos de la siguiente forma: Sede Principal en Bogotá: Gerente comercial – Operan a nivel nacional Gerente administrativo – opera a nivel nacional Vendedores
En las demás sedes cuenta con: Vendedores Tiene como contrato outsourcing empleados de: Servicios generales, Entregadores (2 por cada ciudad, excepto en Bogotá que cuenta con 10 entregadores) y un Tecnico en sistema (el servicio del técnico se solicita en Bogotá de acuerdo a la demanda generada en la empresa, pero debe opera a nivel nacional). Las áreas de la empresa se encuentran distribuidas así: Gerente General
Area Administrativa y Recursos Humanos
Servicios Generales
Area comercial y mercadeo
La empresa actualmente cuenta con un software que le ayuda con las necesidades operativas básicas del negocio llamado “ByCosmetic” , pero actualmente el software tiene algunas limitaciones de tipo funcional, es decir, que hay procesos que no se encuentran completos y otros procesos que no se encuentran implementados (es decir, se deben realizar manualmente), tal como la administración de los empleados que son contratatos por outsourcing. Otras limitaciones que se han generando son las inconsistencias en el inventario, en las ventas, en las compras de los insumos de la empresa y en la contración de servicios externos. Adicionalmente, se cuenta con un software que se llama “Siigo Software” donde se realiza los procesos contables, tales como: Balances, Estados financieros y liquidación de los impuestos. Realizando una revisión sobre los inconvenientes presentados se ha logrado identificar:
En algunas ocasiones, no se actualiza correctamente los saldos en los inventarios cuando se genera una venta. De acuerdo al punto anterior se está generando de forma paralela el inventario en un archivo de excel y se estan generando copias de las facturas de los clientes para validar posteriormente con los inventarios. En algunas ocasiones no está realizando un adecuado manejo de los errores, ya que muestra el error en ingles y no deja continuar con los procesos. Esto hace que se pierda mas tiempo en la atención del cliente y el empleado debe volver abrir el software y empezar a realizar nuevamente el proceso.
De acuerdo con lo anterior la empresa requiere de nuestros servicios para dar una solución a las falencias presentadas hasta el momento. Se requiere que la nueva solución incluya: 1. Administración de los clientes. En este punto se debe ingresar los datos básicos del cliente y los tipos de clientes (Clientes frecuentes, ocasionales, empresariales). Adicionalmente, se requiere que los clientes puedan consultar en linea los productos de la empresa. 2. Administración rutas y entregadores de los productos a nuestros clientes institucionales. 3. Administración de los inventarios de los productos y servicios. 4. Administración de las Ventas. 5. Administracion de proveedores.
De acuerdo a lo citado en la problemática de la Empresa “La Colmena” , es importante como ingenieros de requisitos empezar a gestionar de forma eficaz el proceso de desarrollo de software. En la empresa vamos a trabajar toda la fase de analisis, por esta razón es importante tengamos en cuenta como ejemplo el siguiente modelo general para resolución de problemas: Definición del
Búsqueda de
problema
Ideas
Recogida de
Búsqueda de
Datos
Soluciones
Redefinición del problema
Implementación
Figura 1. Modelo general de resolución de problemas (adaptado de Hicks, 1991) Responder las siguientes preguntas: Determinar el problema
1. De acuerdo al contexto de la empresa “La Colmena”, el problema que se está presentando es: a) No se lleva un control adecuado de los clientes b) El Software tiene limitaciones en algunas de las funcionalidades y presenta algunas veces inconsistencias en los inventarios. c) Desconocimiento del programa d) Falta de control en los ingresos y egresos de la empresa Determinar la causa
2. De acuerdo a la problemática presentada en la empresa “La Colmena” , una posible causa que lleva a que se presenta el problema es: a) Hay mucha demora en la atención b) Los clientes se quejan
c) Los costos de los procesos son altos d) Problema de escalabilidad, pues la aplicación no fue pensada para soportar las funcionalidades que actualmente requiere la empresa debido a su crecimiento. Determinar la consecuencia
3. De acuerdo a la problemática presentada en la empresa “La Colmena” , una consecuencia que genera el problema es? a) Los clientes se confunden b) Mucha demora en la atención c) Los empleados no saben manejar correctamente la aplicación. d) Inconsistencias en el inventario, en las ventas, en las compras de los insumos de la empresa y en la contración de servicios externos. El area problema
4. De acuerdo al contexto dado en la empresa, el área del problema es? a) Área Administrativa b) Área Comercial y Mercadeo c) Área Recursos Humanos d) Área de Sistemas Proceso
5. De acuerdo al problema, los procesos que se ven involucrados en la situación problema es? a) Ventas e inventarios y contratación b) Calidad c) Consultoría d) Sistemas Actores Directos
6. Pensando en la situacion actual, un actor (persona) directamente relacionado con el problema son? a) Vendedores y Gerentes b) Gerente General c) Clientes d) Proveedores
Actores Indirectos
7. Pensando en la situacion actual, un actor (persona) indirectamente relacionado con el problema son? a) Clientes y Gerente General b) Vendedores c) Gerente Administrativo y Recursos humanos d) Proveedores Solución
8. Que solución de carácter informatico le sugiere al Gerente Comercial? a) Aplicación Web que administre los productos y servicios de la empresa La Colmena. b) Contratar más personal c) Crear una macro en Excel d) Crear un aplicativo móvil, una app para manejar por celular o tableta, para administrar los productos y servicios de la empresa “La Colmena”
Delimitación
9. Una delimitación que usted le colocaría a la solución propuesta a la empresa “La Colmena” es? a) Manejar toda la información de la oficina de talento humano b) Manejar la información contable de la empresa. c) Manejar todo lo referente a la selección y clasificación de los produtos de la empresa d) Manejar todo lo referente a los procesos operativos para la administración de los productos de la empresa “La Colmena” . Justificación
10. Por que es importante construir la solución a la empresa “La Colmena” , que beneficio puede aportar? a) Llevar un control de los productos y agilidad en el tiempo b) Controlar ingresos y egresos c) Contratar más empleados d) Satisfacción del proveedor
