AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD NTC ISO 9001 JUAN DAVID ARAQUE LARGO 1. DISEÑO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAS a. Objetivos y alcance del programa de auditoría OBJETIVOS Proporcionar una metodología para realizar las auditorías internas con el fin de verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad se ejecuta adecuadamente, acorde con las políticas administrativas y legales, para asegurar el control del cumplimiento de las actividades institucionales, realizando sugerencias imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como también oportunidades de mejora a la o peración de las actividades; apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones. ALCANCE Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora que resulten de las auditorías internas del cumplimiento de la gestión y Sistema de gestión de la calidad en la institución en la Alcaldía del municipio de Saravena, departamento de Arauca.
b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año Se tiene proyectado un programa de auditoria para un año que consta de 52 semanas, estructurado de la siguiente manera:
ACTIVIDADES
DETALLES
SEMANA
Elaborar el programa de auditoria
Realización anual teniendo en cuenta: 1. Nuevos procesos implementados 2. Resultados de auditorías anteriores 3. Seguimiento de acciones preventivas, correctivas o de mejora. 4. Resultados de indicadores. 5. Recursos disponibles. 6. Cambios en la legislación El Coordinador Administrativo de la empresa será el auditor líder y quien realice el plan de auditoría, el cual debe contener: 1. Objetivos 2. Alcance 3. Criterios de auditoría 4. Equipo auditor y responsabilidades 5. Fecha de apertura y cierre 6. Procesos específicos a auditar 7. Fecha y hora de auditoria
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Elaboración del plan de auditoria
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Preparación Auditoría
de
la
Reunión de Apertura
Recolección información
de
Conclusiones Auditaría
de
Ejecución de Reunión de Cierre
El plan de auditoria se debe, debe remitirse al área auditada con una semana de antelación a la realización de auditoria, solicitando los documentos necesarios en la auditoría. Una vez recibida el plan de auditoria se procederá a: 1. Revisión de la documentación 2. Preparación de la lista de chequeo 3. Solicitud de información necesaria al auditado 4. Evaluación de la información Se procede a realiza una reunión con las personas responsables de los procesos a auditar para indicar lo siguiente: 1. Dar a conocer el plan de auditoria 2. Socialización del proceso 3. Formalización de canales de comunicación 4. Resolución de dudas e inquietudes Las fuentes de información pueden varias de acuerdo a cada proceso a auditar, entre los medios para la recolección de información pueden esta: 1. Entrevistas grupales o personalizadas 2. Observación de procesos, actividades, etc. 3. Revisión de documentación: procedimientos, manuales, informes, políticas, objetivos, bases de datos, etc. 4. Revisión de indicadores 5. Revisión de otras fuentes de información como peticiones, quejas y reclamos, informes bancarios, organismos de control del Estado, etc. Se deberá realizar una reunión del equipo auditor para: 1. Revisión de hallazgos 2. Clasificación de hallazgos para determinar conformidades y no conformidades 3. Evaluación de los hallazgos para determinar si hay acciones de mejora, correctivas o preventivas. 4. Acordar conclusiones de auditoria 5. Realizar recomendaciones del proceso Se procederá a realizar una reunión entre el equipo auditor y el equipo auditado, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1. Actividades auditadas 2. Presentación de los hallazgos, co nformidades y no conformidades 3. Elaboración del acta de cierre
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Informe de Auditoria
Seguimiento
Nota: en caso de encontrarse no conformidades, el auditado deberá levantar una acción correctiva, preventiva o de mejora, según sea el caso, en un término máximo de 15 días. Se deberá realizar un informe definitivo de todo el proceso de auditoría, junto con los hallazgos encontrados, el cual deberá remitirse al equipo auditado y al cliente de la auditoria. Se deberá realizar seguimiento a las diferentes acciones correctivas, preventivas y de mejora, en caso de haberlas, para verificar el cumplimiento y ejecución de dichas acciones.
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c. Criterios de Auditoría Elaborar programa de auditoría anual: Conforme a lo establecido en la política se elabora el programa anual de auditorías. Conformar del equipo auditor: Según lo programado, se conforma el equipo auditor y se le asignan las responsabilidades. Preparar la auditoría: Revisar los documentos relacionados con el proceso a auditar y elaborar la lista de chequeo según los puntos a evaluar, utilizando el formato diseñado para tal fin “Lista de Chequeo Auditorías Internas”. Informar a los auditados: Se le informa a los auditados la fecha exacta y hora de la auditoría, y los criterios de la auditoría. Realizar auditoria: Realizar la auditoria en campo y auditoría documental, con el fin de verificar las evidencias de cumpliendo de los requisitos, según corresponda. Registrar los hallazgos encontrados. Elaborar Informe de Auditoría: Elaborar el informe que debe contener el objetivo y alcance de la auditoria, los criterios de auditoría, las fortalezas, debilidades, las no conformidades, observaciones encontradas y las conclusiones de la auditoria, utilizando el formato diseñado para tal fin. Entregar Informe: Remitir el informe al responsable del proceso evaluado para que determine las acciones pertinentes según los hallazgos encontrados.
d. Auditores designados por proceso Nombre Juan David Araque José Miguel Amado Ana Milena Ayala
e. Recursos Necesarios
Cargo Coordinador Administrativo Coordinador de Personal Asistente Administrativa
Desempeño Auditor Líder Auditor de apoyo Auditora de apoyo
Recursos Humanos: Profesionales de la organización con conocimientos básicos en auditoria Recursos Tecnológicos: Equipos de cómputo, impresora, video beam. Recursos de apoyo: Papelería, lapiceros, tablas de apoyo. Recursos de Documentación: Políticas, manuales y procedimientos de la organización Recursos de Infraestructura: Espacio apropiado para llevar a cabo reuniones.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría. IM PA CTOS
NOMBRE DEL RIESGO
DESCRIPCION DEL RIESGO
No se ejecute INCLUMPLIMIENTO
en su totalidad
INEXACTITUD
información no veridica
POSIBLES CONSECUENCIAS
deficiencias en la ejecución
O T L A
O I D E M
PROBA BIL IDA D
E V E L
A T L A
A I D E M
A J A B
V AL ORA CION DEL RIESGO
E L B A T P E C A
E L B A R E L O T
E L B A T P E C A N I
MANEJO DEL
MEDIDAS
RIESGO
Asumir, X
X
X
manejar el
Capacitación a
riesgo
auditores
Asumir,
informes no basados en la realidad
O D A R E D O M
X
X
X
manejar el
Capacitación a
riesgo
auditores
2 DISEÑO DEL PLAN DE AUDITORIA a. Objetivos y alcance del pan de auditoría OBJETIVOS Ejercer el control sobre los procesos de compra que se aplican en las compras a los proveedores Ejercer el control sobre los procesos de almacenamiento que se aplican en al ár ea de bodega. ALCANCE Contempla desde la solitud de compra hasta el almacenamiento de la mercancía en la bodega provista para tal fin.
b. Procesos a ser auditados
Manual de compra de mercancías Manual de recepción y almacenamiento de mercancías
c. Criterios de auditoría y documentación de referencia a) Elaborar el plan de visita de auditoria 1) Precisar los detalles de la auditoria tales como: Determinación del tipo de auditoria
Determinación de equipos y medio de almacenamiento electrónico a utilizar . Asignación de tareas al equipo auditor Determinación de recursos necesarios. 2) Definir Objetivos Alcance Antecedentes. b) Someter el plan de visitas de auditoria a aprobación del jefe de la oficina de compras. c) Generar comunicaciones necesarias
d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría Cronograma Se define la secuencia de e tapas a realizar para el desarrollo de la auditoria. Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC -19011: 2002 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas práctic as institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente:
Preparación del Plan de Auditoría Asignación de las tareas al equipo auditor Preparación de los documentos de trabajo Realización de la reunión de apertura. Recopilación y verificación de la información Generación de hallazgos de la auditoria Preparación de las conclusiones de la auditoría Realización de la reunión de cierre. Fe cha prevista para su celebración. Preparación del informe de auditoria Aprobación y distribución del informe de auditoría
e. Métodos de auditoría a utilizar Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita: Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad, compras y almacenamiento. Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen Aplicación de normas generales a situaciones específicas Formulación de un juicio sobre el sistema ex aminado tomado en conjunto
f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor. Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado:
Nombre Juan David Araque José Miguel Amado Ana Milena Ayala
Cargo Coordinador Administrativo Coordinador de Personal Asistente Administrativa
Desempeño Auditor Líder Auditor de apoyo Auditora de apoyo
Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales. Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros. Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus obligaciones. Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas.
3. ESCRIBA LAS CONCLUSIONES DEL APRENDIZAJE QUE OBTUVO TR AS EL DESARROLLO DE ESTA ACTIVIDAD. El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organización, visto por los empresarios como una oportunidad para mejorar y de esta m anera ser competitivos en el mercado. En el plan de auditoria de calidad se debe tener claro el cronograma de trabajo y respetar los tiempos establecidos de esta forma se garantiza que la auditoria su fue realmente planeada. En los programa de auditoria, deben estar incluidos requisitos o variables internas y externas a la empresa, como legislaciones, leyes o normas que regulen algún se ctor específico. En el desarrollo de las auditorías es importante una buena comunicación entre el equipo auditor y el personal auditado, logrando la máxima cooperación de ambas partes.
