FACULTAD FACULTAD DE CIENCIAS ADMIN ADMINISTRA ISTRA TIVAS TIVAS E S C UE UE L A D E A D MI MI NI NI S TR T R A C I ÓN ÓN D E E MP R E S A S
CAR R ER A DE CONTABILID CON TABILIDAD AD Y AUDIT AUDITORÍA ORÍA ASIGNATURA:
AUDITORÍA DE SISTEMAS SISTEMAS INFORMÁTICOS INFORMÁTICOS TALLER # 1 TEMA: CASO
PRÁCTICO MOTOROLA
AUTORES:
CALERO GONZÁLEZ BÁRBARA DEL ROCIÓ REYES QUIMÍ YELISA ALEXANDRA SARMIENTO RICARDO BRIGITTE NATHALY SUÁREZ LAZO ANDREA MARIUXI PARALELO:
9/2- I CICLO
DOCENTE:
ING. MIGUEL ANGEL GANCHOZO, MSC. FECHA: 16/10/2017
ECUADOR
CASO PRÁCTICO TEMA 1: MOTOROLA Motorola desarrolla su actividad prácticamente en todas las áreas de la electrónica y de las telecomunicaciones. Esta empresa destaca por su continua innovación tecnológica, como se pone de manifiesto, por ejemplo, en la fabricación pionera de telefonía celular, de semiconductores en la industria de la microelectrónica, y de los equipos y sistemas de radio en los grandes sistemas de comunicación. Actualmente posee una plantilla formada por miles de trabajadores reparti dos por muchos países del mundo. Gestionar un número tan elevado de trabajadores es una tarea compleja. En 1997 la empresa invirtió en la mejora y desarrollo del sistema de información de su Departamento de Recursos Humanos. Concretamente compró en el mercado una aplicación para la elaboración de nóminas y desarrolló un software para optimizar la gestión de personal. El software de gestión de personal fue desarrollado conjuntamente con la consultora Andersen Consulting. Este sistema fue diseñado para sustituir los procedimientos manuales de actualización y consulta de los datos de personal. Anteriormente, los trabajadores que tenían que actualizar sus datos y los directivos que requerían información de sus trabajadores para tomar decisiones de gestión de personal (cambios en sus nóminas, ascensos, traslados, cambios de turnos, gestión de vacaciones o permisos, etc.) tenían que cumplimentar formularios en papel que enviaban a un centro de servicios compartidos para su procesamiento informático. De esta manera, se consumía mucho tiempo y se producía una doble captura de la información, la primera en papel y la segunda al procesar dicha información en las base s de datos de personal. El programa de gestión de personal que se desarrolló era accesible a través de la Intranet ya existente en la empresa. El personal y los directivos podían entrar en el sistema introduciendo una clave que les identificaba y definía los privilegios de acceso y uso que tenían. Los trabajadores podían conectarse ahora online desde cualquier terminal de la red y actualizar sus datos personales y profesionales, o gestionar los beneficios sociales que Motorola ofrece a sus empleados. Igualmente, con el nuevo sistema, los directivos podían gestionar más rápidamente el personal a su cargo. Esto supuso a los directivos menores esperas en la toma de decisiones relativas a personal, y ahorros en las tareas
administrativas básicas que se realizaban antes en el centro de servicios compartidos y en el Departamento de Recursos Humanos.
1.-Se ha comentado que la aplicación de gestión de personal funciona online. ¿Es necesario este tipo de procesamiento? Justifique su respuesta. Es necesario que este tipo de procesamiento sobre la aplicación para la elaboración de nóminas se lo realice online, ya que es importante q ue se establezca un control que maneje dicha cantidad de personal cambiando la manera antigua que se basada en registros manuales lo que resultaba un trabajo complejo, por ende, es primordial que se aplique este software de personal siendo así una herramienta que ayuda a optimizar recursos refiriéndose al tiempo.
2.- Atendiendo a los niveles de decisión de la pirámide jerárquica de la empresa en el que funciona la aplicación de gestión de personal, ¿qué tipo de decisiones apoya? Establecer lo que nos menciona la pirámide de decisiones, se puede decir que el sistema responde al nivel de decisiones tácticas debido a que permite resolver sobre cómo cumplir las operaciones de control, formular las nuevas reglas de decisión que se aplicarán en el nivel operativo, y planificar cómo asignar los recursos, ya que siempre es preciso tomar en cuenta las mejores decisiones concernientes al personal de la empresa por eso como grupo de trabajo apoyo que se instituyan estos ti pos de cambios de lo cual trata de optimizar el tiempo en las labores administrativas elementales, además que se cumplan con un tipo de servicios simultáneos que sirva también como apoyo al departamento de talento humano al momento de emplear su función con respecto a su personal.
3.- Señale en qué parte, o partes, de la estructura conceptual del sistema de información se representarían los sistemas para la gestión de personal antes y después de la implantación de la nueva aplicación desarrollada.
En la actualidad los cambios tecnológicos son de gran importancia como vemos en este caso Motorola ya que los estudios tendientes analizar la información son factor clave para la mejores toma de decisiones en cualquier ente regulador constituyéndose clave y eje fundamental de gestión empresarial sobre lo que se trabajan los sistemas de información, por tal motivo que es necesario ver lo que aconteció antes y después del proceso aplicado. Como podemos observar anteriormente, los trabajadores tenían que actualizar sus datos y los directivos que requerían información de sus trabajados para tomar decisiones de gestión personal (cambios en sus nóminas, ascensos, traslados, cambios de turno, vacaciones, permisos, etc.) tenían que complementar formularios en papel que enviaban a un centro de servicios compartidos para su procesamiento informático, se ocasionaba doble trabajo: en papel y después al procesar la información, es por tal razón que se encontraba a un nivel operativo ya que el ingreso de la información en formularios eran realizados de manera manual dentro de la empresa. Las decisiones eran estructuradas, repetitivas, rutinarias y programables. Los empleados cumplimentaban los formularios y el centro de servicios compartidos los informatizaba. Actualmente este ente implemento un sistema fue diseñado para sustituir los procesamientos manuales de actualización y consulta de los datos de personal, en donde el programa que se desarrollo es accesible a través de intranet, el personal y los de sus
trabajadores directivos ingresan a este sistema utilizando una clave, los trabajadores se conectan desde cualquier punto de red personal para actualizar sus datos personales y profesionales, los directivos pueden gestionar al personal a su cargo requiriendo menor tiempo de espera en la toma de decisiones y ahorrando tareas administrativas . Por eso que a partir de la implantación del software de gestión de RRHH se convirtió a ser un nivel táctico, usado para la toma de decisiones que le dan ventaja competitiva a la empresa según el grado de conocimiento de sus empleados, permitiéndoles ser más ágil frente a otros competidores que no tengan un sistema de gestión de RRHH tan ágil como el implantando en Motorola.
4.- Este sistema, en el que los trabajadores introducen sus datos, algunos de ellos de carácter personal, previa identificación con una clave, ¿se trata de un sistema público o privado?, ¿formal o informal? Justifique su respuesta. Analizando el caso podemos deducir que la sistemática que actualmente la empresa Motorola adquirió sobre el control del personal es un sistema público, la razón por la que se induce a esta característica, es porque los datos son manipulados directamente por los trabajadores, es decir ellos mismos son los encargados de manejar y información, aunque son operados concisamente
restaurar la
por los empleados, existen varios
factores que denotan pertenecer al carácter público, el caso más evidente que puede suscitar es el que al momento de introducir sus datos estos están expuesto a ser observados por otro personal, como el jefe de recursos humanos o directamente por el gerente general. Cabe recalcar que los datos de los trabajadores son documentados, lo que los hace asequibles y utilizables, con una leve ventaja que se puede tener acceso con una clave, desde cualquier punto de la estructura organizativa. Adicionalmente se interpreta que este nuevo procedimiento, corresponde a un sistema formal, argumentando que se debe a un conjunto de programas que ayudará de manera ópti ma la gestión de personal , cambiando los antiguos procedimientos, que consistían en realizar registros manuales, que resultaba complejo para la organización, ya que no optimizaban recursos de tiempo, pero que con la nueva modalidad del software se obtendrá mejores resultados, haciendo uso del Intranet, ya que hoy en día resulta indispensable y ventajoso el uso de la tecnología.
ANÁLISIS DE RESULTADOS DE AUDITORÍA
CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Confidencial: cuando usamos el término confidencial, nos referimos a que la
información puede ser manejada por cualquier grupo de personas, pero se denota una característica importante, la cual es que puede ser utilizada en situaciones fortuitas, esta se da cuando se requiere realizar alguna labor con dicha información, que al caer en personas ajenas podría traer graves consecuencias. Relacionando al caso Motorola podemos mencionar que en la gestión del personal se considera información confidencial, ya que no solo el empleado es el único que maneja su información, estos datos son manipulados por el departamento de talento humano, el cual tiene acceso a información sobre datos personales del empleado, esto se debe a que el la dirección de talento humano requiere todo dato de su trabajador para realizar su labor el cual consiste en pago sueldos y salarios, , ascensos, traslados o sanciones.
SEGURIDAD FÍSICA •
Características de construcción: la compañía Motorola busca el bienestar de sus
empleados y de sus clientes, por lo que siempre actúa meticulosamente, empezado por ofrecerles una infraestructura adecuada sin posibilidad a riesgo, utilizando elementos estructurales que sean resistentes a sismos, por tal razón podemos deducir que la construcción de sus oficias y/o edificios se encuentra en óptimas condiciones debido a que consta de las siguientes características: instalaciones eléctricas debidamente conectadas sin exponerlas al aire libre, la cimentación fue construida por peritos en el que se consideró cada detalle para una adecuada fijación del establecimiento, la calidad de suelo es apropiada, con el respectivo acabado de cerámica, brindando un aspecto más formal a la edificación. •
Distribución de áreas: La compañía Motorola se caracteriza por ofrecer un buen
servicio, dándole la respectiva comodidad a sus empleados y público en general, esto se debe a que la organización tiene una excelente distribución de áreas, considerado los servicios que prestan sus empleados se acondicionan como áreas públicas, las que pueden ingresar cualquier personal si ninguna restricción, ya que
son áreas abiertas, estas pueden ser atención al cliente o recepción, la compañía también esta integrar por instalaciones con acceso limitado, en el que solo puede ingresar cierto grupo de personas, estas áreas pueden ser las oficias de administración, y el de acceso restringido que se refiere a las áreas que solo se permite el ingreso al personal autorizado, este espacio está conformado por las áreas de los altos directivos o lugares donde se maneje información confidencial o
monetarias, cabe recalcar que para estas personas se les entrega una
identificación que los distingue como persona autorizad. •
Medios de protección: Motorola pensando en el bienestar de sus trabajadores
propone, dos tipos de medios de protección el primero consta de un sistema de seguridad física el cual permite resguardar la integridad física del personal, por lo que la empresa cuenta con sistema de control de acceso, los cuales son: claves seguridad que solo es conocido por el personal, control de ingresos y salidas de los clientes, sistema biométrico para el control del personal, las oficinas cuentan con seguridad eléctrica, al que no puede tener acceso cualquier persona. Y como segunda medida de protección tienen el sistema de detección, que se denotan los siguientes: el sistema contra incendio, extintores, botiquín de primeros auxilios, sustitución de materiales peligrosos, cámaras con altas tecnología, simbología de cada área, y señalización de medias de protección y evacuación.
SEGURIDAD LÓGICA
Emergencia y evacuaciones.
Al analizar los procedimientos de la empresa Motorola, cumple con el control adecuado en la empresa apoya los procesos emitidos del análisis de riesgos hace un seguimiento al buen funcionamiento de los recursos para la prevención y atención de emergencias debido a que cumple con las estrategias de comunicación entre el personal desarrolla de la logística de recuperación a corto, medio y largo plazo de acuerdo al impacto de materialización del incidente.
Listado de evacuación por áreas.
Salidas de emergencias.
Plan de contingencia a todos los niveles de la empresa Motorola.
Sistema de extinción.
Soporte de tecnología.
Medios de almacenamiento.
Para optimizar los recursos de la empresa se administran los riesgos y el personal responde con rapidez por ello tendrá las siguientes características:
Restringir el acceso a los programas y archivos no autorizados-
Asegurar que estén utilizando los programas correctos para fines de la empresa Motorola.
Control de puertos, hardware.
Identificación de usuario.
Es necesario mantener un estado de alerta y actualización permanente la seguridad es un proceso continuo, debido a la constantes amenazas en que se encuentran los sistemas informáticos, es necesario que los usuarios la empresa Motorola enfoque su atención en el grado de vulnerabilidad y en las herramientas de seguridad con las que cuentan para hacerle frente a posibles ataques.
Interfax de usuario y contraseña para acceder a los sistemas del proceso de identificación. Mantenimiento de las copias de respaldos en los programas. Programas de salida de usuario.
