Structura Ierarhic-functionala Si Relatiile Organizatorice La S.C. Aprov S.A

Capitolul I Structura ierarhic-functionala ierarhic-functionala

1.1 Structura ierarhic-liniara Acest tip de structura care absolutizeaza principiul principiul unitatii unitatii de decizie și actiune, se caracterizeaza prin aceea ca printr-un sistem de delegari de autoritate, conducatorii de compartimente de la centrul firmei, pot sa dea dispoziţii pe linie ierarhica unor conducatori ai acelorasi compartimente functionale existente în subunitatile firmei. Ca atare, la orice nivel ierarhic, un subordonat primeşte dispoziţii de la un singur conducător, în fata căruia răspunde pentru întreaga activitate Întrucât acest tip de structura structura are elemente elemente organizaţionale organizaţionale simple și reduse ea poate fi înţeleasa și aplicata uşor uşor în procesul conducerii. Întotdeauna Întotdeauna în vârful vârful unei astfel de piramide se afla afla conducătorul conducătorul colectiv și cel individual individual care exercita exercita conducerea operativa, iar la baza ei se găsesc executanţii. Potrivit acestui acestui tip de structura, structura, un conducător conducător își coordonează subordonaţii din din toate punctele de vedere. Avantajele unei structuri liniare sunt următoarele: n sistemele de comunicaţii, având canale de legătura relativ relativ scurte, sunt rapide în în sens descendent și ascendent, acţionând cu eficienta mare; n prin numărul redus de membri (sunt excluse cazurile de delegare a autorită autorității), autoritatea autoritatea și răspunderile răspunderile sunt bine bine definite; definite; n nu apare apare necesitatea solicitării specialiştilor în stabilirea schemelor organizatorice, acestea fiind destul de simple în posibilitatea elaborării operative a celor mai corespunzătoare decizii, cultivând cultivând și promovând spiritul de sinteza, sinteza, acesta constituind constituind o buna şcoala de formare a cadrelor de conducere; n sunt excluse contradicţiile. In acest sistem de organizare structurala fiecare sef este obligat prin răspunderile sale sale sa cunoască, sa coreleze și sa optimizeze toate activităţile cerute în realizarea unui obiectiv. O întreprindere organizata liniar reprezintă o alianţa de unită unități de produc producție unde, unde, de fapt, fapt, fiecare fiecare sef este este conducător conducătorul ul unită unității. Pentru Pentru aceste aceste motive structura ierarhica constituie o schema de baza a multor variante imbunatatite, preferabile, mai ales la organizarea subunitatilor componente ale firmei. Cu cat insa intreprinderea este mai mare, cu o productie mai eterogena, aplicarea unei structuri ierarhice prezinta unele dezavantaje cum sunt: n o circulatie greoaie a informatiilor pe plan orizontal, intrucat legaturile intre compartimente situate la acelasi nivel ierarhic nu se pot realiza decat prin intermediul sefului ierarhic superior; n nu se permite atragerea personalului în activitatile specializate, fundamentale, seful trebuind sa aiba o pregatire multilaterala; n favorizeaza aparitia inertiei legata de adaptarea la o situatie noua.

1.2 Structura funcţionala Acest mod de organizare a conducerii a fost preconizat de F. Taylor care a căutat sa remedieze unele dezavantaje ale sistemului liniar. Prin structura funcţionala se creeaza insa un mare dezavantaj cu privire la nerespectarea principiului unicităţii conducerii și raspunderii prin exagerarea diviziunii și specializarii muncii. Fiecare conducator specializat intr-un anumit domeniu are autoritate deplina asupra nivelurilor ierarhice inferioare. Astfel, un subaltern nu este condus de catre un singur sef, ci de mai multi, fiecare în specialitatea lui. Sefii, în cadrul structurii functionale, conduc functii și nu obiective ale productiei. productiei. Ei raspund raspund direct direct și integral integral de de desfasurarea activitatii unei functiuni și numai numai indirect și partial partial de realizarea realizarea obiectivelor firmei. Conducatorilor, Conducatorilor, în cadrul structurii functionale, li se cere în primul rand o competenta profesionala superioara superioara ca nivel, nivel, dar limitata limitata ca domeniu domeniu și numai în subsidiar subsidiar calitati de manageri și cunostinte de sinteza. Pentru treptele de baza, la nivel de executie, grupele de munca sunt alcatuite exclusiv pe criterii profesionale. Se pot semnala ca avantaje ale acestei structuri o punere în valoare a cunostintelor specialistilor care atrage dupa sine și o mai mare mare elasticitate în în organizarea lucrului lucrului și evitarea timpilor timpilor neocupati, neocupati, de asemenea, asemenea, nu este nevoie nevoie de un numar mare de conducatori conducatori completi și în acelasi timp asigura o competenta mare mare în luarea deciziilor. Dezavantajele pot fi concretizate în urmatoarele: se incalca principiul unicitatii conducerii și raspunderii; raspunderii; creste complexitatea complexitatea legaturilor legaturilor intre compartimete compartimete și persoane; persoane; defavorizeaza formarea în intreprindere a unor cadre cu vederi de sinteza; se dilueaza responsabilitatea. Ambele tipuri de structuri, ierarhic-liniara ierarhic-liniara și functionala, sub forma lor clasica, sunt considerate ca fiind depasite. depasite. Raman totusi totusi importante și în prezent prezent datorita diverselor combinatii combinatii la care care se preteaza, aplicand tipuri tipuri noi și adecvate tehnicii tehnicii moderne, care pot intruni avantajele și elimina neajunsurile neajunsurile ambelor conceptii. Structura ierarhic-liniara ierarhic-liniara ca și cea functionala functionala pot constitui constitui baza de discutie sau termen de comparatie pentru orice proiect de organizare a structurii de conducere. Cele doua tipuri de structuri examinate anterior nu se exclud reciproc, ci din combinarea multiplelor multiplelor variante variante ale acestora acestora reies solutii pentru cele mai diferite și complexe intreprinderi. Prin structura structura mixta se reunesc reunesc avantajele structurii ierarhice ierarhice și functionale imbinand și specializand specializand cadre din anumite domenii, mentinand autoritatea și responsabilitatea conducatorilor specifici structurii ierarhice asupra activitatii de productie. Este tipul de structura cel mai raspandit în prezent. • • •

•

1.2 Structura funcţionala Acest mod de organizare a conducerii a fost preconizat de F. Taylor care a căutat sa remedieze unele dezavantaje ale sistemului liniar. Prin structura funcţionala se creeaza insa un mare dezavantaj cu privire la nerespectarea principiului unicităţii conducerii și raspunderii prin exagerarea diviziunii și specializarii muncii. Fiecare conducator specializat intr-un anumit domeniu are autoritate deplina asupra nivelurilor ierarhice inferioare. Astfel, un subaltern nu este condus de catre un singur sef, ci de mai multi, fiecare în specialitatea lui. Sefii, în cadrul structurii functionale, conduc functii și nu obiective ale productiei. productiei. Ei raspund raspund direct direct și integral integral de de desfasurarea activitatii unei functiuni și numai numai indirect și partial partial de realizarea realizarea obiectivelor firmei. Conducatorilor, Conducatorilor, în cadrul structurii functionale, li se cere în primul rand o competenta profesionala superioara superioara ca nivel, nivel, dar limitata limitata ca domeniu domeniu și numai în subsidiar subsidiar calitati de manageri și cunostinte de sinteza. Pentru treptele de baza, la nivel de executie, grupele de munca sunt alcatuite exclusiv pe criterii profesionale. Se pot semnala ca avantaje ale acestei structuri o punere în valoare a cunostintelor specialistilor care atrage dupa sine și o mai mare mare elasticitate în în organizarea lucrului lucrului și evitarea timpilor timpilor neocupati, neocupati, de asemenea, asemenea, nu este nevoie nevoie de un numar mare de conducatori conducatori completi și în acelasi timp asigura o competenta mare mare în luarea deciziilor. Dezavantajele pot fi concretizate în urmatoarele: se incalca principiul unicitatii conducerii și raspunderii; raspunderii; creste complexitatea complexitatea legaturilor legaturilor intre compartimete compartimete și persoane; persoane; defavorizeaza formarea în intreprindere a unor cadre cu vederi de sinteza; se dilueaza responsabilitatea. Ambele tipuri de structuri, ierarhic-liniara ierarhic-liniara și functionala, sub forma lor clasica, sunt considerate ca fiind depasite. depasite. Raman totusi totusi importante și în prezent prezent datorita diverselor combinatii combinatii la care care se preteaza, aplicand tipuri tipuri noi și adecvate tehnicii tehnicii moderne, care pot intruni avantajele și elimina neajunsurile neajunsurile ambelor conceptii. Structura ierarhic-liniara ierarhic-liniara ca și cea functionala functionala pot constitui constitui baza de discutie sau termen de comparatie pentru orice proiect de organizare a structurii de conducere. Cele doua tipuri de structuri examinate anterior nu se exclud reciproc, ci din combinarea multiplelor multiplelor variante variante ale acestora acestora reies solutii pentru cele mai diferite și complexe intreprinderi. Prin structura structura mixta se reunesc reunesc avantajele structurii ierarhice ierarhice și functionale imbinand și specializand specializand cadre din anumite domenii, mentinand autoritatea și responsabilitatea conducatorilor specifici structurii ierarhice asupra activitatii de productie. Este tipul de structura cel mai raspandit în prezent. • • •

•

1.3 Structura ierarhic – functionala (mixta) Conducatorii compartimentelor compartimentelor de pe linia ierarhica (linia continua) au dreptul de a da dispozitii, iar cei ai compartiementelor compartiementelor de pe liniile functionale (linie intrerupta), spre deosebire de situatia lor în structura functionala, nu mai au acest drept. Avantajele acestui tip de structura pot fi urmatoarele: n asigura incarcarea mai echilibrata a functiilor de conducere; n asigura promovarea muncii de conceptie; n din punct de vedere teoretic inlatura dezavantajele tipurilor clasice. Totusi, daca functiile functiile nu sunt sunt clar și bine definite, definite, are ca dezavantaje: dezavantaje: n se poate ajunge la confuzii; confuzii; n prezinta prezinta legaturi complicate intre intre compartimetele compartimetele ierarhice și cele functionale; n limiteaza activitatea expertilor în aplicarea recomandarilor; n pretinde o delimitare clara și completa a competentelor și raspunderilor. raspunderilor. Structura ierarhic-functionala ierarhic-functionala are variante în ceea ce priveste compartimentarea functiilor. în raport cu gradul de delimitare a competentei structurale, structura ierarhic-functionala ierarhic-functionala poate fi centralizata sau descentralizata. 1.4 Elementele structurale ale firmei 1.4.1 Postul Cea mai simpla, simpla, dar și cea mai importanta importanta componenta componenta organizatorica, organizatorica, postul reprezinta un ansamblu de sarcini, sarcini, responsabilitati responsabilitati și competente ce revin în mod curent unei persoane pentru realizarea obiectivelor individuale. Elementele de definire a unui post sunt: • sarcinile, respectiv procese de munca simple sau parti ale unor procese de munca mai complexe; • responsabilitatile, adica raspunderea materiala, disciplinara, penala ce revine ocupantului postului pentru rezultatele obtinute din exercitarea sarcinilor; • competentele (autoritatea), concretizata în libertatea decizionala de care se bucura titularul postului pentru indeplinirea obiectivelor; • obiectivele individuale, exprimari cantitative sau calitative ale scopului pentru care a fost infiintat infiintat și functioneaza functioneaza postul respectiv. Corespondenta cantitativa dintre acestea asigura manifestarea “triunghiului de aur” al organizarii:

Obiective individuale

S – sarcini

C – compentente

R – responsabilitati

Fig. nr. 1 “Triunghiul de aur” al organizarii Orice supra sau subdimensionare a unei componente a postului genereaza serioase dificultati dificultati în realziarea realziarea obiectivelor și implicit, unele unele disfunctionalitati disfunctionalitati în structura organizatorica de ansamblu a firmei. 1.4.2 Functia Element de generalizare al postului, functia cuprinde mai multe posturi cu aceiasi caracteristici generale. în raport cu natura proceselor de munca preponderent exercitate, functiile sunt: • de manangement, la nivelul carora se adopta decizii prin care se faciliteaza exercitarea proceselor de managament; acestea se delimiteaza în functiii de management de nivel superior (manager general, manageri executivi), functii de management de nivel mediu (sefi de compartimente compartimente functionale functionale și sefi de sectii sectii de productie)si functii de management de nivel inferior (sefi de ateliere de productie, sefi formatii de lucru, maistrii). • de executie, unde se deruleaza, procese de executie; ele se regasesc atata în compartimentele functionale, cat și operationale operationale (ingineri, economisti, contabili, contabili, tehnicieni) 1.4.3 Compartimentul. Compartimentul este definit drept un grup de persoane (minimum 2) care, sub o conducere unica, unica, și de regula pe acelasi amplasament amplasament exercita atributii omogene omogene sau complementare ce asigura realizarea unor obiective specifice. In functie de contributia la exercitarea proceselor de management sau executie, compartimentele se delimiteaza in: • compartimente functionale, aflate în structura de management, ce exercita cu prioritate procese de management sau creeaza conditiile informationale necesare pentru derularea acestora;

• compartimente operationale, a caror contributie la exercitarea proceselor de executie este decisive. 1.4.4. Ponderea ierarhica Numarul de persoane conduse nemijlocit de un manager constituie ponderea ierarhic. Dimensiunile acesteia variaza în raport de tipul de compartiment în care activeaza managerul, managerul, precum și în functie de ipostaza în care se manifesta manifesta structura organizatorica (este mai redusa în compartimentele functionale, comparativ cu cele operationale). De asemenea, importanta și complexitatea posturilor de management și executie pot crea unele deosebiri semnificative în ceea ce priveste marimea ponderilor ierarhice. 1.4.5. Nivelul ierarhic Structurile ierarhice sau ierarhic functionale pot fi “stratificate” în mai multe niveluri ierarhice. Acestea reprezinta pozitii succesive ale posturilor de management și executie fata de cel mai important organism participativ de management (Adunarea generala a actionarilor la societatile comerciale, Consiliul de administratie la regiile autonome). Numarul de niveluri ierarhice da suplete structurii organizatorice, cu cat acesta este mai redus, cu atat structura este mai aplatisata, facilitandu-se circulatia normala a informatilor. 1.4.6. Functiunile firmei In cadrul firmei functiunile nu prezinta aceeasi intensitate de manifestare în fiecare etapa de dezvoltare a acestora, de aceea ele se pot prezenta în diferite situatii: • potentiala, atunci cand din anumite cauze ce tin de asigurarea unei eficiente atat în firma firma respectiva cat și la nivelul sistemului din care face parte, parte, ea nu se manifesta intr-o anumita perioada; • integrata, cand unele unele activitati sunt desfasurate desfasurate în cadrul firmei, firmei, iar altele se desfasoara la un nivel ierarhic superior; • reala și efectiva, efectiva, cand cand ansamblul ansamblul activitatilor activitatilor specifice acesteia se desfasoara desfasoara în cadrul firmei respective. Indeplinirea obiectivelor stabilite pentru o anumita perioada în cadrul firmei depinde de manifestarea în stransa interdependenta a tuturor functiunilor sale, binenteles cu intensitati diferite în raport raport de etapa etapa de dezvoltare a acesteia acesteia și de natura și nivelul nivelul

obiectivelor stabilite. Marea majoritate a celor care se ocupa cu teoria managementului recunosc ca și functiuni ale unei firme urmatoarele: A) cercetare-dezvoltare; B) comerciala; C) productie; D) financiar-contabila; E) personal. A. Functiunea de cercetare – dezvoltare

Functiunea de cercetare-dezvoltare este reprezentata de ansamblul activitatilor care se desfasoara în cadrul firmei în vederea realizarii obiectivelor din domeniul producerii de noi idei și transformarii ideilor în noutati utile dezvoltarii în viitor a acesteia. Importanta acestei functiuni rezida în necesitatea adaptarii permanente a firmelor la noile cuceriri ale stiintei și tehnicii contemporane, în adevarul de necontestat ca stiinta reprezinta un vector al dezvoltarii societatii. O intreprindere în cadrul careia functiunea de cercetare-dezvoltare nu se manifesta, chiar în ipoteza în care celelalte functiuni actioneaza ideal, este sortita stagnarii. De aceea este necesar ca în unitatile economice sa se treaca de la situatia în care schimbarile se impun la un moment dat ca fiind obligatorii fara a fi prevazute și pregatite, la situatia în care printr-un efort continuu de cercetare și proiectare sa se prevada și sa se pregateasca introducerea schimbarilor cu toata rezistenta care se manifesta uneori la introducerea noului. Desigur ca și tendinta artificiala de a face din introducerea noului un scop în sine devine daunatoare deoarece ar genera un consum nejustificat de resurse și timp. Functiunea de cercetare-dezvoltare are un caracter complex prin faptul ca se manifesta în toate domeniile. De aceea limitarea domeniului la activitatea de productie, folosirea pentru activitatile componente doar a cadrelor tehnice competente fara a lua în considerare intreaga sfera de cuprindere (in care se includ și probleme economice ale organizarii managementului) are repercusiuni negative asupra eficientei activitatii de ansamblu a unitatii. Intre principalele activitati pot fi enumerate: 1. cercetarea stiintifica, ingineria tehnologica și introducerea progresului tehnic, reprezentate de ansamblul atributiilor firmei pentru realizarea obiectivelor din domeniul cercetarii aplicative constand în descoperirea de idei noi sau implementarea în practica a noilor cunostinte; 2. investitii și constructii, ca ansamblul atributiilor firmei referitoare la transformarea resurselor materiale, financiare și de munca în capital fix, prin realizarea de noi capacitati de productie, modernizarea, dezvoltarea, reconstructia și reinnoirea fondurilor fixe existente;

3. organizarea productiei și a muncii ca ansamblul atributiilor creativ-inovative

din domeniul introducerii unor noi metode, tehnici și instrumente de organizare și management a activitatii productive. Un obiectiv important al firmei, dar specific în primul rand acestei functii este economisirea resurselor de munca, materiale, financiare și de energie. B. Functiunea de productie

Functiunea de productie reprezinta ansamblul activitatilor de baza, auxiliare și deservire prin care se realizeaza obiectivele din domeniul fabricarii produselor, executarii lucrarilor și prestarii serviciilor din cadrul firmei. Transformarea obiectelor muncii în produse, servicii, lucrari, constituie ratiunea functionarii firmei; de aceea exista tendinta identificarii acestei functiuni cu obiectivul global al acesteia, sau de a reduce sfera de cuprindere la obiectivul de baza al firmei. în realitate suprapunerea este doar aparenta intrucat activitatile specifice acestei functiuni vizeaza realizarea unor obiective derivate mai numeroase, iar ele singure nu sunt suficiente pentru indeplinirea obiectivelor fundamentale ale unitatii. De aceea se impune o cunoastere și o analiza a tuturor functiunilor în stransa interdependenta. Avand în vedere importanta obiectivelor din punctul de vedere al ponderii și naturii proceselor de munca, functiunea de productie cuprinde, în principal, urmatoarele activitati: 1. fabricatia sau exploatarea, constand în transformarea obiectelor muncii în produse, servicii sau lucrari care fac obiectul de baza al activitatii firmei; 2. controlul tehnic de calitate al materiilor prime, semifabricatelor și subansamblelor pe intregul flux de fabricatie, precum și al produselor finite, potrivit metodelor frecventei și mijloacelor prevazute în documentatia tehnica; 3. intretinerea și repararea utilajelor în vederea mentinerii acestora în stare de functionare, preintampinarii și evitarii pe cat posibil a efectelor uzurii fizice și morale a acestora; 4. productia auxiliara prin care se asigura conditiile pentru buna desfasurare a fabricatiei de baza din cadrul firmei. Desfasurarea activitatilor cuprinse în functiunea de productie reprezinta o conditie necesara realizarii obiectivelor fundamentale, dar nu și suficienta, astfel ca în mod eronat unii conducatori își concentreaza intreaga atentie asupra productiei, a obligatiilor cotidiene, în detrimentul celor de perspectiva. C. Functiunea comerciala

Functiunea comerciala cuprinde activitatile menite sa concure la realizarea obiectivelor din domeniul stabilirii legaturilor unitatii economice cu mediul ambiant în vederea procurarii mijloacelor necesare și desfacerii produselor, serviciilor și lucrarilor care fac obiectul de baza al unitatii. Aceasta functiune cuprinde trei activitati principale: 1. aprovizionarea tehnico-materiala, menita sa asigure în mod complet, complex și la timp mijloacele de productie necesare desfasurarii neintrerupte și în bune conditii a procesului de productie; 2. desfacerea, vizand livrarea produselor, serviciilor și lucrarilor, precum și incasarea contravalorii acestora, trecerea produselor din sfera de productie în sfera circulatiei; 3. marketingul, avand drept scop crearea și descoperirea necesitatilor consumatorilor în vederea orientarii productiei proprii spre satisfacerea acestor necesitati. In conditiile unei piete în continua schimbare creste rolul functiunii comerciale, în sensul cunoasterii, sistematizarii și interpretarii informatiilor din mediu în vederea organizarii activitatii viitoare. D. Functiunea financiar - contabila

Functiunea financiar-contabila reprezinta ansamblul activitatilor prin care se realizeaza obiectivele privind obtinerea și folosirea mijloacelor financiare necesare unitatii, precum și inregistrarea și evidenta în expresie valorica a fenomenelor economice din cadrul unitatii. In general rolul functiunii financiar-contabile este static, pasiv, daca avem în vedere, mai ales, evidenta rezultatelor, ceea ce poate constitui uneori obstacol în introducerea noului și chiar în manifestarea celorlalte functiuni. De aceea, pentru ca rolul ei sa devina activ este necesar sa se adopte masuri inainte de modificarea conditiilor de desfasurare a proceselor prin cunoasterea operativa a rezultatelor economice ale unor activitati. Intre activitatile acestei functiuni mentionam: 1. activitatea financiara, care se refera la obtinerea și folosirea rationala a mijloacelor financiare necesare firmei; 2. activitatea contabila, care vizeaza inregistrarea și evidenta în expresie valorica a fenomenelor din cadrul firmei. E. Functiunea de personal

Functiunea de personal cuprinde ansamblul activitatilor desfasurate în cadrul firmei pentru realizarea obiectivelor din domeniul asigurarii și dezvoltarii potentialului uman necesar. Principalele activitati cuprinse în functiunea de personal se refera la planificarea, recrutarea, selectia, perfectionarea, motivarea, salarizarea și protectia personalului. în manifestarea acestei functiuni, conducerea trebuie sa asigure în orice moment un echilibru, de altfel greu de realizat, avand în vedere diversitatea reactiilor indivizilor care compun colectivitatea din unitatea economica. In prezentarea functiunilor firmei și în general a unei firme nu au fost epuizate toate activitatile componente care concura la realizarea diversitatii de obiective derivate dintr-un anumit domeniu de activitate al firmei. De asemenea, ca urmare a diversitatii conditiilor specifice de desfasurare a activitatii în unitatile economice, gradul de manifestare al functiunilor poate fi diferit dar, functiunile participa în ansamblul lor, la asigurarea echilibrului în desfasurarea proceselor, indiferent de intensitatea manifestarii lor. A identifica obiectivul global al unei intreprinderi cu functiunea de productie sau în cadrul unui institut de cercetari cu functiunea de cercetare-dezvoltare constituie o eroare, intrucat acest obiectiv global se realizeaza și constituie rezultatul manifestarii cu intensitati diferite a tuturor functiunilor.

Capitolul II Organigrama și fisa postului Reprezentarea grafică a structurii de conducere este denumită organigramă. Organigrama, ca reprezentare grafică a structurii de conducere a unei întreprinderi are ca obiectiv punerea în evidenţă a: funcţiilor, a întinderii lor şi a repartizării între diferite servicii operaţionale a funcţiilor; responsabilităţilor serviciilor cu nivelul lor ierarhic, numele şi întinderea autorităţii; relaţiilor (legăturilor) serviciilor care pot fi ierarhice sau funcţionale. •

•

•

În raport de modul lor de construcţie, organigramele pot fi rectangulare (verticale sau orizontale) şi circulare A.G.A. Comisia de cenzori C.A. C.D. 1

1

P

S1

Director tehnic S2

Director

1

A

Director comercial D

Organigrama verticală

Director economic, contabil şef

1

F

C

Organigramele verticale în raport de numărul de subordonaţi ce revin unui

conducător pot fi: • •

organigrame de tip grilă; organigrame de tip evantai. 11 n r e

2 3 Conducător n n

l

t

a b u S

a b u S

r e

r e

l

l

t

t

a b u S

a b u S

1

1

4 n r e

1

t l

1

Organigramă de tip grilă

se caracterizează prin aceea că managerului îi revin un număr mic de subordonaţi, iar numărul nivelurilor ierarhice este mai mare de două Organigramele de tip evantai

1

1 Subordonat 1

Comp 1

Comp 2

Conducător

1 Subordonat 2

Comp 3

Organigramă de tip evantai

Comp 4

Organigrama orizontală , deşi nu este răspândită, prezintă următoarele avantaje faţă

de reprezentarea verticală: respectă sensul normal de scriere şi citire de la stânga la dreapta; ilustrează clar diferitele niveluri de organizare; indică lungimea relativă a competenţei ierarhice; este mai simplă şi mai compactă, redând sugestiv complexitatea structurii de conducere. Nivelurile ierarhice ale acestui tip de organigramă sunt ordonate de la stânga la dreapta în sensul descrescător al importanţei lor. • • • •

Nivel 3 Nivel 2 Comp. 1

1

Dir. Adj. Tehnic

Comp. 2

Nivel 1 Comp. 3 A.G.A. Comp. 1 C.A. 1

Dir. Adj. Comercial

Comp. 2

C.D. Comp 3 1

Director Comp. 1

1

Dir. Adj. ec. Contabil şef

Comp. 2

Comp. 3

Organigrama orizontală Organigrama circulară nu prezintă avantaje deosebite fiind incomodă sub

toate aspectele. Se poate utiliza în mod deosebit pentru întreprinderile cu un grad mic de organizare.

Organigrama circulară

Organigrama circulară

Fisa postului

Pentru ca unitatea să aplice structura de conducere proiectată este necesar să se asigure completarea structurii cu personal corespunzător. Angajaţii trebuie să cunoască bine rolul lor, legăturile şi sarcinile pe care le au de îndeplinit şi o serie de date privind întreaga unitate din care fac parte. Toate acestea cuprinse într-un document normativ, prin care se stabileşte forma de organizare şi conducere a unităţii, organismele care alcătuiesc întreprinderea, atribuţiile, sarcinile şi răspunderile care revin fiecărui compartiment de muncă, organ şi funcţie de conducere, descrierea detaliată a legăturilor din cadrul structurii, organigrama întreprinderii, alături de alte precizări, reprezintă regulamentul de organizare şi funcţionare al întreprinderii.

Necesitatea cuprinderii într-un document a tuturor acestor probleme ajută la cunoaşterea de către fiecare persoană a sarcinilor sale, a legăturilor şi cerinţelor ce se cer a fi îndeplinite , orientarea celor care se ocupă cu recrutarea, promovarea şi perfecţionarea personalului, cunoaşterea şi utilizarea celor mai adecvate metode de evaluare a complexităţii lucrărilor şi de determinare a consumului de muncă etc.

Structura şi conţinutul regulamentului de organizare şi funcţionare se referă la următoarele: Organizarea unităţii: dispoziţii generale (actul normativ de înfiinţare, subordonare ierarhică; precizarea domeniului, ramurii şi obiectului de activitate etc.; statutul juridic al unităţii şi regimul său de finanţare; principalele organe cu care colaborează la îndeplinirea atribuţiilor sale). Structura organizatorică: compartimentele de muncă şi relaţiile dintre acestea; cazurile şi modalităţile de creare a unor compartimente temporare; consiliile, comisiile şi alte organe care funcţionează în cadrul unităţii; unităţile subordonate; organigramele unităţii (ca anexă). Atribuţii şi sarcini: atribuţiile unităţii şi detalierea obiectelor de activitate; atribuţiile compartimentelor, diagramele de relaţii între compartimentele care colaborează; lista documentelor principale ce se elaborează în cadrul fiecărui compartiment şi fişele posturilor. Conducerea unităţii: conducerea participativă (organismele de conducere participativă); adunarea generală a acţionarilor şi Consiliul de administraţie; componenţa organelor de conducere participativă; numirea, alegerea sau revocarea membrilor; modul de funcţionare a organelor de conducere participativă; competenţe şi responsabilităţi concretizate la nivelul organelor de conducere participativă. Conducerea curentă (atribuţii, competenţe şi responsabilităţi ale conducătorului unităţii şi adjuncţilor săi, cu înscriere în fişa postului, delegările de autoritate stabilite, lista compartimentelor coordonate). Dispoziţii finale: modul şi durata de aprobare şi intrare în vigoare a regulamentului de organizare şi funcţionare; obligativitatea cunoaşterii şi dispoziţii privind difuzarea acestuia; modalitatea de completare şi modificare; mecanismul de menţinere în actualitate a prevederilor; dispoziţii privind corelarea prevederilor regulamentului cu a altor documente cu caracter normativ din unitatea respectivă. Având în vedere aceste considerente, regulamentul de organizare şi funcţionare al întreprinderii trebuie să mai precizeze următoarele elemente principale: conturarea şi definirea unităţilor structurale şi a posturilor; ordinea ierarhică a acestora; legăturile existente între elementele structurii (posturi, organe); principalele funcţiuni ale componentelor fiecărui organism al întreprinderii; • • • •

atribuţiile fiecărui şef şi posibilităţile de delegare a autorităţii; pe cine înlocuieşte şi de cine este înlocuit fiecare şef; circuitele şi fluxurile operaţionale ale acţiunilor executate. De asemenea, conducătorii organizaţiilor economice vor stabili, odată cu măsurile de realizare a planului de producţie sau a sarcinilor de serviciu, măsuri corespunzătoare în vederea asigurării celor mai bune condiţii de muncă, a prevenirii accidentelor de muncă şi îmbolnăvirilor profesionale. Obligaţia şi răspunderea pentru realizarea deplină a măsurilor de protecţie a muncii o au, potrivit atribuţiilor ce le revin, cei care organizează, controlează şi conduc procesul de muncă, după cum urmează: la locul de muncă: şefii secţiilor, sectoarelor, atelierelor - ingineri, tehnicieni sau maiştri - precum şi şefii fermelor şi echipelor; la nivelul întreprinderilor şi organizaţiilor economice, precum şi la instituţii: directorul sau conducătorul unităţii. Existenţa în cadrul întreprinderii a unui regulament de organizare şi funcţionare - în urma difuzării şi cunoaşterii de către tot personalul - constituie un sprijin în obţinerea unor rezultate superioare, trebuind însă să se ţină seama şi de măsurile (efective curente) de conducere propriu-zisă. Se dau urmatoarele fise de post ca și exemplu: • • •

•

•

1. FISA DE POST - DIRECTOR GENERAL

1. Denumirea compartimentului:

CONDUCERE

2. Denumirea postului:

DIRECTOR GENERAL 3. Numele și prenumele salariatului:

NUME ș i PRENUME SALARIAT 4. Se subordoneaza:

Consiliului de administratie; 5. Numele sefului ierarhic:

NUME ș i PRENUME SEF IERARHIC 6. Subordoneaza:

- Directorul Economic, Directorul Vanzari și Marketing, Directorul Resurse Umane, Directorul Tehnic, Directorul Tehnologia Informatiei 7. Drept de semnatura:

Intern: Extern:

8. Relatii functionale:

Aproba procedurile de importanta generala pentru organizarea și derularea proceselor principale la nivel de firma. In acest sens, are relatii cu: Directorii 9. Pregatirea și experienta:

NIVEL DE STUDII: studii superioare CURSURI DE PREGATIRE: management, finante, vanzari, legislatie EXPERIENTA: IN SPECIALITATE: minim 5 ani PE POST: minim 3 ani CUNOSTINTE NECESARE: - Cunostinte privind procesul de vanzare - Cunostinte privind tehnici de negociere - Cunostinte de management - Microsoft Office - Cunoasterea în profunzime a pietei locale - Cunoasterea generala a mediului de afaceri romanesc - Cunostinte minime de contabilitate primara - Cunoasterea legislatiei în domeniu APTITUDINI și DEPRINDERI NECESARE: - Aptitudine generala de invatare - Aptitudini de comunicare - Aptitudini de calcul - Aptitudinea de a lucra cu documente - Planificare și organizare a operatiilor și activitatilor - Abilitati de negociere - Acordare și transmitere de informatii CERINTE PENTRU EXERCITARE: - Inteligenta de nivel superior

- Spirit organizatoric - Echilibru emotional - Capacitate de a evalua și a lua decizii - Capacitate de a lucra cu oamenii - Rezistenta mare la stres - Usurinta, claritate și coerenta în exprimare - Punctualitate CARACTERISTICI DE PERSONALITATE: gandire strategica, spontaneitate, spirit practic, informarea, ajutorarea și dezvoltarea altora, sociabilitate, tact, amabilitate, conducerea și controlul oamenilor, ambitie, incredere în sine, activism, energie, fluenta verbala. 10. Autoritate și libertate organizatorica:

Daca este cazul 11. Responsabilitati și sarcini:

1. Stabileste obiectivele de dezvoltare ale firmei, în concordanta cu strategia elaborata de Consiliul de Administratie - Stabileste anual, impreuna cu Directorii departamentelor din subordine, obiectivele generale de dezvoltare pe 12, 24 și 36 de luni - Comunica obiectivele și urmareste ca acestea sa fie comunicate intregului personal - Monitorizeaza trimestrial/semestrial/anual gradul de realizare a obiectivelor - Stabileste obiective personale și pentru top-management în stricta concordanta cu obiectivele firmei 2. Aproba bugetul și rectificarile acestuia - Participa la elaborarea bugetului, analizeaza propunerile inaintate, opereaza corectiile necesare și aproba bugetul final - Aproba sistemul de raportare folosit pentru urmarirea realizarii bugetului 3. Identifica oportunitati de afaceri - Monitorizeaza piata și identifica tendintele de dezvoltare - Analizeaza oportunitatile/constrangerile de ordin legislativ, financiar, tehnologic și social - Identifica modalitati de dezvoltare a serviciilor oferite de firma în concordanta cu tendintele pietei - Identifica și atrage resursele necesare pentru implementarea noilor idei de afaceri 4. Reprezinta firma în relatiile protocolare cu furnizorii, clientii și alte organisme/organizatii cu impact real/potential asupra rezultatelor firmei - Asigura o buna imagine a firmei pe piata - Participa la intalniri de afaceri cu furnizori, clienti, organisme financiare și institutii guvernamentale din tara și din strainatate

- Dezvolta relatii pozitive cu persoane-cheie în vederea intaririi pozitiei firmei 5. Asigura managementul firmei - Comunica managementului valorile și obiectivele strategice ale firmei - Stabileste obiectivele managerilor din subordine, termenele-limita și modalitatile de masurare a gradului de realizare a obiectivelor - Aproba procedurile de interes general ale firmei (aprovizionare, vanzare, distributie, financiare, service, resurse umane) - Participa la elaborarea și implementarea sistemelor de raportare și a sistemului de calitate - Dezvolta mijloace de motivare a personalului din subordine - Asigura un climat de comunicare și incurajare a initiativei care sa contribuie la atingerea obiectivelor stabilite - Identifica nevoile de recrutare și participa la selectia, integrarea și dezvoltarea managementului firmei - Participa la programele de elaborare și actualizare a fiselor de post ale managerilor din subordine - Evalueaza periodic activitatea managerilor din subordine - Negociaza și conciliaza situatiile conflictuale aparute în relatiile interpersonale - Aproba planificarea concediilor de odihna pentru angajatii din subordine - Asigura respectarea normelor interne de functionare de catre personalul din subordine - Stabileste masuri de eficientizare a activitatii personalului din subordine 6. Asigura reteaua de relatii necesara dezvoltarii activitatii firmei - Evalueaza potentialul furnizorilor și al clientilor - Stabileste posibile cai de colaborare și decide asupra parteneriatelor strategice - Elaboreaza planuri de afaceri și le implementeaza - Dezvolta relatii pozitive cu personalul firmei în vederea motivarii și a cresterii gradului de implicare în activitatea firmei RESPONSABILITATILE POSTULUI: Legat de activitatile specifice, raspunde de: - Calitatea relatiei cu furnizorii și clientii - Folosirea eficienta a resurselor firmei - Respectarea obligatiilor firmei fata de furnizori, clienti, organele financiare și organismele guvernamentale - Asigurarea drepturilor banesti ale personalului angajat al firmei conform clauzelor contractuale și legislatiei muncii - Indeplinirea la termen și în conformitate cu dispozitiile legale a obligatiilor fata de banci, furnizori ș i clienti - Calitatea climatului organizational - Calitatea managementului firmei - Corectitudinea datelor raportate Legat de functiile manageriale, raspunde de:

- Coordonarea eficienta a personalului din subordine - Utilarea corespunzatoare a subordonatilor cu echipamentele și consumabilele necesare - Calitatea pregatirii profesionale a angajatilor din subordine Legat de disciplina muncii, raspunde de: - Imbunatatirea permanenta a pregatirii sale profesionale și de specialitate - Respectarea prevederilor normativelor interne și a procedurilor de lucru - Se implica în vederea solutionarii situatiilor de criza care afecteaza firma AUTORITATEA POSTULUI: - Decide asupra noilor directii de dezvoltare - Stabileste planurile de vanzari și profit - Aproba bugetele și corectiile necesare - Semneaza documentele de angajare, colaborare și incetare a relatiilor de munca - Semneaza deciziile de modificare a functiei/salariului pentru angajatii firmei - Semneaza organigrama și nomenclatorul de functii al firmei - Semneaza contracte cu furnizorii, clientii și partenerii strategici - Aproba procedurile de interes general ale firmei - Semneaza referate de investitii, statele de plata și rapoartele financiare ale firmei - Solicita rapoarte de activitate și ia masurile necesare în vederea cresterii eficientei activitatii firmei - Utilizeaza echipamente/consumabile/materiale, masina și calculatorul puse la dispozitie de firma - Stabileste prioritatea executarii sarcinilor pentru personalul din subordine - Aproba recompense/penalizari, prelungirea/incetarea activitatii dupa perioada de proba a angajatilor - Aproba/respinge cereri ale personalului din subordine 12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:

Daca este cazul 13. Semnaturi: 14. Data semnarii:

2. FISA DE POST - DIRECTOR COMERCIAL


COMPARTIMENTUL COMERCIAL


DIRECTOR COMERCIAL 3. Numele și prenumele salariatului:


Directotului general

5. Numele sefului ierarhic:


Angajatii departamentului comercial 7. Drept de semnatura:

Intern: Extern:


cu angajatii departamentelor Financiar-Contabil, Marketing, Juridic 9. Pregatirea și experienta:

• Studii obligatorii: universitare economice; • Buna cunoastere a mediului concurential de afaceri; • Experienta în domeniul comercial de minim 4 ani; • Foarte bune cunostinte de limba engleza; • Spirit de observatie, dinamism, gandire comerciala, eficienta; • Excelente abilitati de utilizare a computerului (Word, Excel); • Experienta intr-o functie de conducere și de coordonare constituie un avantaj; • Reale și excelente abilitati de comunicare și negociere. 10. Autoritate și libertate organizatorica:


Activitati principale: • Urmarirea zilnica a activitatii personalului aflat în subordine pentru asigurarea

aplicarii corecte a procedurilor operationale de achizitii și aprovizionare/livrare; • Organizarea departamentului Comercial pe criterii de “cost efficiency”, în vederea optimizarii activitatii de aprovizionare/livrare a marfii catre reteaua de magazine; • Stabilirea strategiei specifice fiecarui magazin pentru implemetarea/urmarirea stocului optim și a tuturor procedurilor comerciale prevazute. Sarcini și indatoriri specifice: • Asigurarea buclei de feed-back în urmarirea aplicarii procedurilor comerciale și a stocurilor optime; • Stabilirea unor relatii bune cu furnizorii, pentru rezolvarea în timp util și în bune conditii a tuturor problemelor ocazionale; • Prospectarea pietei de profil și a conditiilor de achizitii/livrare în vederea optimizarii continue a stocurilor, avand ca scop final obtinerea unei rotatii bune ale acestora și realizarea de profituri (protectia marginii). Responsabilitati ale postului: • Raspunde pentru calitatea negocierii contractelor/actelor aditionale cu furnizorii; • își asuma responsabilitatea pentru propunerile de noi furnizori, dupa ce a verificat pozitia în piata și standardele serviciilor oferite de catre acestia; • Raspunde pentru calitatea activitatii personalului aflat în subordine și pentru fluxul operational la nivelul departamentului pe care-l conduce. Autoritatea postului: • Coordoneaza intreaga activitate comerciala a retelei de magazine pe centre de profit; • Transmite catre Directorul de vanzari & marketing raportarile (saptamanale, lunare) privind vanzarile, planul de actiune pentru cresterea vanzarilor, furnizorii noi etc. (Toate tipurile de raportari vor fi descrise în anexe separate.); • Concepe impreuna cu Ddirectorul general strategiile comerciale prioritare în vederea atingerii target-urilor stabilite. 12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:


3. FISA DE POST RESPONSABIL MANAGEMENTUL CALITATII


Managementul calitatii

2. Denumirea postului: Responsabil managementul calitatii 3. Numele și prenumele salariatului:




Administratorului societatii , Directorului General 7. Drept de semnatura:

Intern: Extern:


Intretine relatii functionale cu salariatii subordonati în mod direct precum și din celelalte compartimente ale societatii; Intretine relatii de colaborare cu directorii și sefii de compartimente din cadrul societatii. 9. Pregatirea și experienta:

Studii:- superioare tehice Vechime: ………. ani în domeniu; Cunostinte: - operare calculator – Microsoft office; - cursuri de managementul calitatii ; - cursuri de perfectionare ISO. 10. Autoritate și libertate organizatorica:

Daca este cazul 11. Responsabilitati și sarcini: Obiectivele postului:

- planifica și coordoneaza activitatea Serviciului Asigurarea Calitatii în cadrul societatii; - urmareste arhivarea tinerea evidentei cartilor tehnice, a certificatelor de calitate a materialelor; - urmareste intocmirea, distribuirea și tinerea la zi a listei subcontractantilor acceptati; - urmareste implementarea actiunilor corective luate ca urmare a rapoartelor de neconformitate intocmite de organismele de certificare și raportarea rezolvarii acestor neconformitati organismului care a intomit raportul respectiv; - urmareste intocmirea programului de instruire a personalului din serviciul asigurarea calitatii; - coordoneaza activitatea de evaluare a subcontractantilor folosind chestionare de autoevaluare și tine evidenta chestionarele subcontractantilor acceptati ; - reprezentarea sectorul propriu în relatiile cu alte sectoare precum și în relatiile cu organele de control; Atributii, sarcini, lucrari și responsabilitati:

- asigura conducerea operativa, planificarea și executia intregii activitati de managementul calitatii în cadrul societatii și duce la indeplinire toate deciziile Administratorului și ale Directorului General; - analizeaza și avizeaza din punct de vedere a cerintelor de asigurare a calitatii, conform standardelor ISO; - coordoneaza și urmareste intocmirea programului de audit anual, chestionare de audit, rapoarte de audit/rapoartelor de neconformitate audit; - urmareste efectuarea de auditari și implementarea actiunilor corective; - urmareste intocmirea programelor de de pregatire audituri supraveghere si/sau audituri de certificare/recertificare, autorizare/reautorizare, completarea chestionarelor conform cerintelor codurilor/standardelor aplicabile și verificari privind respectarea cerintelor programelor de pregatire; - prelucreaza informatiile și le interpreteaza; - creaza și exploateaza sistemul informational propriu; - participa la auditarile efectuate de reprezentantii organismelor de certificare/autorizare ; - urmareste implementarea în documentele de calitate specifice serviciului asigurarea calitatii a modificarilor rezultate în urma auditarii; - participa la instuirea auditorilor interni; - urmareste implementarea actiunilor corective/preventive, rapoarte de actiuni corective/preventive; - anunta și prezinta documentatia tehnica, în fata inspectorilor beneficiarului; - coordoneaza și urmareste intocmirea conform contractului și proiectului de executie a cartilor tehnice pentru fiecare comanda; - coordoneaza și urmareste intocmirea, revizuirea, distribuirea controlata, mentinerea reviziilor a Manualului Calitatii (ISO), Manualul de Control al Calitatii (ASME),

procedurilor de sistem, instructiunilor generale, instructiunilor de lucru și al altor documente specifice serviciului asigurarea calitatii; - tine evidenta instruirii personalului serviciului asigurarea calitatii, personalului de conducere, auditorilor interni; - tine evidenta documentelor ce atesta efectuarea analizei bianuale a managementului privind eficienta sistemului calitatii; - tine evidenta rapoartelor de actiuni corective/preventive intocmite în cadrul serviciului de asigurare a calitatii; - își asuma intreaga responsabilitate privind derularea proiectelor în cadrul servicului de asigurare a calitatii; - urmareste intocmirea pentru fiecare comanda, difuzarea la sectia productie a inregistrarilor și reviziilor de inspectii și testari; - coordoneaza și urmareste intocmirea planului de inspectie și testare pe toate tipurile de produse; - transmite spre aprobare punctele de inspectie conform cerintelor contractuale ale clientului /reprezentantului clientului; - arhiveaza planurile de inspectie și testare intocmite; Raspunderi - despre tot ce este în sarcina sa ca obligatie; - raspunde de corectitudinea intomirii și predarii la termen a documentelor elaborate în cadrul serviciului conform contractului, proiectului de executie, documentatiei tehnologice, instruirilor și procedurilor, normelor, codurilor, conform standardelor ISO; - de indeplinirea tuturor sarcinilor de serviciu de catre personalul din subordine pentru desfasurararea în cele mai bune conditii a activitatii societatii; -are obligatia sa-si duca la indeplinire toate sarcinile de serviciu stabilite prin fisa postului, în cadrul timpului normal de lucru, lucrul peste program nefiind considerat suplimentar; -in cazul incetarii contractului de munca din diferite motive, nu are voie sa lucreze la o societate concurenta, o perioada de un an de la data incetarii contractului; Responsabilitati suplimentare :

- executarea tuturor altor sarcini trasate de catre conducerea societatii. 12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:

Titularul postului raspunde dupa caz, civil, disciplinar, material sau penal, în cazul nerespectarii atributiilor, sarcinilor sau lucrarilor ce-i revin, precum și a legislatiei în vigoare. - raspunde material pentru orice distrugere , degradare, disparitie a tuturor obiectelor de inventar din culpa sa, situatie în care va fi obligat sa repare integral paguba produsa.

- raspunde civil sau dupa caz penal pentru divulgarea sau admiterea scurgerii de date sau informatii catre firme concurente sau care pot deveni concurente, în ceea ce priveste politica economico-comerciala a societatii, lansarea de produse noi, contracte comerciale interne și externe; - are obligatia de a aduce imediat la cunostinta conducerii societatii situatiile în care este implicat direct, ori prin persoane interpuse , și care considera ca pot dauna renumelui socieatii sau o pot afecta în politica comerciala practicata; - raspunde personal material și disciplinar pentru orice neindeplinire, indeplinire defectuoasa sau cu intarziere a sarcinilor stabilite prin fisa postului, regulamentul de ordine interioara și contractul individual de munca. despre tot ce este în sarcina sa ca obligatie; 13. Semnaturi: 14. Data semnarii:

4. FISA DE POST - CONTABIL SEF


COMPARTIMENTUL FINANCIAR CONTABIL 2. Denumirea postului:

CONTABIL SEF 3. Numele și prenumele salariatului:


Directorului General; 5. Numele sefului ierarhic:


Personalul compartimentului economic 7. Drept de semnatura:

Intern: Extern: 8. Relaţii functionale:

-are relatii de serviciu cu toate serviciile, birourile și alte entitati functionale; -are relatii cu persoane juridice și persoane fizice care au tangenta cu sfera sa de activitate. 9. Pregatirea și experienta:

Studii: -absolvent al invatamantului superior economic de specialitate; Vechime: -sa probeze o vechime de cel putin 3 ani în domeniu, cuprinzand toate aspectele activitatii financiar-contabile; Cunostinte: -sa posede cunostinte temeinice în ceea ce priveste sistemul organizatoric și financiarcontabil; -sa posede cunostinte solide în ceea ce priveste legislatia în vigoare privind domeniul financiar-contabil; -sa probeze o buna cunoastere a conducerii contabilitatii computerizate; Aptitudini: -inteligenta (gandire logica, memorie, capacitate de analiza și sinteza); -capacitate de organizare și conducere a activitatii serviciului; -capacitate de a prelucra informatiile, de a le interpreta și de a le valorifica prin luarea de decizii sau prin furnizarea de date prelucrate altor factori decizionali; -corectitudine, tenacitate, seriozitate, atitudine principiala în relatiile cu oamenii; Atitudini: -obiectivitate în aprecierea și analiza situatiilor economice, financiare și sociale, receptivitate, spirit de echipa (sincer, dispus la colaborare) 10. Autoritate și libertate organizatorica:

Daca este cazul

11. Responsabilitati și sarcini:

-organizeaza, indruma, conduce, controleaza și raspunde de desfasurarea în mod eficient a activitatii financiar-contabile a societatii în conformitate cu dispozitiile legale în vigoare; -asigura, organizarea și gestionarea în mod eficient a integritatii intregului patrimoniu al societatii în conformitate cu dispozitiile legale în vigoare și normele sau reglementarile interne ale societatatii; -organizeaza și coordoneaza contabilitatea operatiilor de capital, contabilitatea imobilizarilor, contabilitatea stocurilor, contabilitatea tertilor, contabilitatea trezoreriei, contabilitatea cheltuielilor, veniturilor și rezultatelor, contabilitatea angajamentelor și altor elemente patrimoniale, contabilitatea de gestiune în conformitate cu legislatia în vigoare; -urmareste respectarea principiilor contabile și ale evaluarii patrimoniului (prudentei, permanentei metodelor, continuitatii activitatii, independentei exercitiului, intangibilitatii bilantului de deschidere, necompensarii); -organizeaza și coordoneaza controlul financiar preventiv, stabilind operatiunile și documentele ce se supun controlului financiar preventiv, precum și persoanele care exercita acest control; -raspunde de consemnarea corecta și la timp, în scris, în momentul efectuarii ei, în documente justificative a oricarei operatii care afecteaza patrimoniul societatii și de inregistrarea cronologica și sistematica în evidenta contabila a documentelor justificative în conformitate cu prevederile legale în vigoare; -raspunde de stabilirea corecta a documentelor care se intocmesc și de circuitul lor în cadrul societatii. Pe document se va trece în mod obligatoriu numele, prenumele și functia celui care il intocmeste, semneaza și raspunde de realitatea datelor trecute în acestea; -raspunde de efectuarea inventarierii generale a patrimoniului la inceputul activitatii, cel putin odata pe an, pe parcursul functionarii sale, în orice situatii prevazute de lege și de cite ori directorul general al societatii o cere; -organizeaza și participa la intocmirea lucrarilor de inchidere a exercitiului financiarcontabil, la operatiunile de inventariere a patrimoniului urmarind modul de valorificare a rezultatelor inventarierii; -raspunde de evidenta formularelor cu regim special; -organizeaza controlul asupra operatiilor patrimoniale; -raspunde de respectarea disciplinei de casa, a regulamentului operational de casa și a celorlalte dispozitii privind operatiunile cu numerar, efectuind personal sau prin alta persoana imputernicita, cel putin lunar și inopinant controlul casieriei, atit sub aspectul existentei faptice a valorilor banesti cit și sub aspectul securitatii acestora; -asigura și raspunde indeplinirea la termen a obligatiilor societatii fata de bugetul statului și terti în conformitate cu dispozitiile legale în vigoare; -supervizeaza implementarea procedurilor de contabilitate cu ajutorul programului

informational; -supravegheaza reconcilierea și inchiderea conturilor; -asigura și raspunde de elaborarea balantei de verificare la termenele stabilite de legislatia în vigoare; -efectueaza analiza financiar contabila pe baza de bilant, pe care o prezinta în consiliul de administratie și respectiv adunarii generale a asociatilor; -este consultat de catre entitatile functionale ale societatii în legatura cu problemele referitoare la activitatea serviciului; -este consultat de catre conducerea societatii în probleme care sunt de competenta serviciului; -avizeaza lucrari pe probleme de contabilitate a stocurilor, de urmarire, evidenta, decontari, cheltuieli-venituri, bilant, analize de sistem, tehnica de calcul; -participa la sustinerea și discutarea lucrarilor elaborate în cadrul serviciului; -intocmeste aprecieri asupra activitatii desfasurate de personalul din subordine și propune pentru promovare și stimulare materiala pe cei mai buni; -reprezinta societatea în cazurile incredintate prin delegare; -raspunde de eficienta și calitatea lucrarilor executate în cadrul serviciului la termenele stabilite prin reglementari interne sau prin alte acte normative; -raspunde de buna pregatire profesionala a salariatilor din subordine și propune masuri pentru perfectionarea cunostintelor acestora; -raspunde de respectarea programului de lucru și a disciplinei muncii în cadrul serviciului pe care il coordoneaza; -raspunde de indeplinirea oricaror altor sarcini prevazute de Legea contabilitatii 82/1991, de regulamentul de aplicare a acesteia, precum și de celelalte reglementari legale în vigoare, pe linie economica și financiar-contabila; -raspunde disciplinar, civil, material și penal, pentru pagubele provocate unitatii prin executarea defectuoasa a atributiilor sau prin neexecutarea acestora. 12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:


5. FISA DE POST SEF SERVICIU APROVIZIONARE INVESTITII 1. Denumirea compartimentului:

Aprovizionare-investitii

2. Denumirea postului: Sef Serviciu aprovizionare - investitii 3. Numele și prenumele salariatului:


Directorului departamentului aprovizionare-investitii sau, daca functia nu este ocupata, directorului general sau loctiitorului acestuia, directorului economic 5. Numele sefului ierarhic:


Supervizeaza activitatea angajatilor din subordine 7. Drept de semnatura:

Intern: Extern:


Cu angajatii departamentelor financiar-contabil, marketing, juridic, s.a. 9. Pregatirea și experienta:

- Experienta profesionala : simt tehnic, cunostinte în domeniul comercial/logistica - Studii: superioare tehnice - Limbi straine (nivel) : germana si/ sau engleza foarte bine - Cunostinte PC : Windows, Office 10. Autoritate și libertate organizatorica:

Coordoneaza activitatea de aprovizionare-investitii 11. Responsabilitati și sarcini:

Scopul postului: titularul postului are rolul de a asigura finalizarea concreta a planurilor de investitii și aprovizionarea cu marfurile/echipamentele/aparatele comandate. Activitati principale:

- Efectuarea comenzilor de marfuri la furnizori; - Negocierea conditiilor comerciale (în special a preturilor și termenelor de livrare) cu

furnizorii; - Urmarirea confirmarilor de comanda și a livrarilor de la furnizori pâna la intrarea marfurilor în depozitul companiei; - Informarea departamentelor vizate asupra sosirii marfurilor comandate; - Centralizarea comenzilor de investitii de la toate departamentele companiei; - Emiterea comenzilor catre furnizori pentru bunurile de investitii și urmarirea lor pâna la livrarea- receptia (de) catre departamentul beneficiar și – dupa caz – pâna la punerea în functiune. Sarcini și îndatoriri specifice:

- Centralizarea comenzilor de aprovizionare de la departamentele de vînzari și service; - Cercetarea pietei pentru a obtine cele mai bune oferte d.p.d.. Responsabilitati ale postului:

-Raspunde pentru calitatea negocierii contractelor/actelor aditionale cu furnizorii; -Este responsabil pentru emiterea comenzilor catre furnizori (privind bunurile de investitii) și urmarirea lor pâna la livrarea/receptia catre departamentul beneficiar și dupa caz – pâna la punerea în functiune. 12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:

Sanctiuni aplicate pentru nerespectarea sarcinilor de serviciu, conform rigorilor prevazute în fisa de post: - pentru prima abatere de neîndeplinire a sarcinii se aplica avertisment verbal, cu amendamentul ca vor exista consecinte evidentiate în calificativul de evaluare anuala a angajatului. - pentru a doua abatere de acelasi tip se va aplica o reducere a salariului brut pentru o perioada de la una la trei luni, cu un procent de 5-10 %, concomitent cu masurile hotarâte de catre companie pentru redresarea situatiei: interviu individual, în prezenta conducerii companiei, pentru identificarea cauzelor care au determinat respectiva stare de fapt; solutiile adoptate de catre companie pentru: scolarizarea interna a angajatului (pe produse, pe domenii), reconsiderarea volumului de munca etc. - pentru a treia abatere consecutiva de acelasi tip sanctiunea aplicata este concedierea, pentru necorespundere profesionala si/sau neîndeplinirea repetata a sarcinilor principale de serviciu. 13. Semnaturi: 14. Data semnarii:

6. FISA DE POST - DIRECTOR DE RESURSE UMANE


DEPARTAMENT RESURSE UMANE 2. Denumirea postului:

DIRECTOR RESURSE UMANE 3. Numele și prenumele salariatului:


Directorului General; Conducerii unitatii 5. Numele sefului ierarhic:


Inspectorii de personal, contabil, inspector protectia muncii și protectie civila, maistru instructor atelier scoala 7. Drept de semnatura:

Intern: Extern: 8. Relatii functionale:

Cu toti angajatii societatii, fosti angajati, sefi de birouri și sectii, directori, precum și persoane care doresc sa se angajeze în cadrul societatii, inspectori ai ITM, etc. Redistribuirea temporara pe alte posturi de munca este posibila numai în cazuri de forta majora și pe baza unei instruiri prealabile, cu acordul scris al conducerii. 9. Pregatirea și experienta:

De baza : Facultatea de Psihologie sau Facultatea de Stiinte Economice sau Politehnica De specialitate : specializare în psihologia muncii și organizationale dobandite prin absolvirea Facultatii de Psihologie, Masterat în Managmentul Resurselor Umane sau Psihologia Muncii și Organizationala Cursuri speciale: de legislatia muncii Experienta necesara: Postul de Director de personal poate fi ocupat de orice persoana cu o pregatire corespunzatoare și care are cel putin 3 ani vechime în domeniu. Acomodarea cu cerintele postului: 1. Pentru o persoana debutanta în profesie 6 luni 2. Pentru o persoana experimentata, acomodarea cu postul se realizeaza în 3 luni Competentele locului de munca - cunoaste și respecta prevederile din Manualul de Asigurarea Calitatii - cunoaste prevederile Contractului Colectiv de Munca - cunoaste prevederile Contractului Individual de Munca - cunoaste și respecta prevederile Regulamentului de Organizare și Functionare - cunoaste și respecta prevederile Regulamentului de Ordine Interioara - poseda experienta și capacitate profesionalza corespunzatoare postului - cunoaste activitatea și legislatia în vigoare specifica compartimentului - trebuie sa posede cunostinte de psihologie organizationala și diagnoza - cunoaste un editor de text pe calculator - trebuie sa stie sa opereze cu o baza de date (Excel, FOX, Access) - trebuie sa stie sa utilizeze programul Power Point - trebuie sa cunoasca un program statistic de prelucrare a datelor (SPSS, Statistica, Statview) - cunoaste legislatia de personal în vigoare - poseda cunostinte și deprinderi de editare texte, operare cu o baza de date, statistica - poseda aptitudini de interelationare, capacitatea de a intelege comportamentul uman, de a conduce și de a motiva oamenii - poseda aptitudini de planificare, organizare și control al activitatii de luare de decizii, initiativa 10. Autoritate și libertate organizatorica:


- Planifica, organizeaza și supervizeaza activitatile de resurse umane - Organizeaza și coordoneaza intreg procesul de recrutare și selectie de personal

pentru posturile vacante, aprobate de conducerea intreprinderii - Asigura anuntarea la AJOFM a locurilor vacante, precum și în presa, în incinta intreprinderii și stabileste data concursului - Participa la trierea CV-urilor, intervievarea și testarea candidatilor și se asigura de corecta desfasurare a concursurilor scrise; comunica rezultatele candidatilor, facand parte din comisia de incadrare și promovare a personalului - Asigura interpretarea corecta și aplicarea politicilor de personal ale firmei - Urmareste și raspunde de activitatea de stimulare a personalului, prin premii și sanctionarea persoanelor, conform normelor legale și prevederilor CCM - Planifica și coordoneaza orientarea noilor angajati pentru a facilita integrarea acestora în organizatie, urmarind la anumite perioade evolutia acestora, din punct de vedere a performantelor profesionale și adaptabilitatea acestora la cerintele societatii - Elaboreaza Programul de instruire conform solicitarilor sefilor de compartimente și raspunde de organizarea cursurilor de perfectionare interne și externe, conform acestuia - Tine evidenta documentatiei necesare a activitatii biroului, privind salarizarea, asigurarile sociale, fluctuatia de personal, angajari, promovari, transferuri, plecari din societate - Controleaza activitatea de evidenta a carnetelor de munca, inregistrarea tuturor actelor la ITM, a contractelor individuale de munca, prestari servicii, evidenta concediilor medicale, pontajul, verifica corecta intocmire a dosarelor de pensionare, conform legislatiei în vigoare - Coordoneaza realizarea și implementarea unui sistem de evaluare a performantelor profesionale ale angajatilor - Coordoneaza activitatea de reactualizare a fiselor de post - Coordoneaza activitatea de evidenta militara, aparare civila și BDS, precum și pe cea de protectie a muncii - Realizeaza și raporteaza o serie de situatii cerute de conducerea societatii, privind structura personalului pe diverse categorii de varsta, sex, socio-profesionale, fluctuatia de personal, absenteismul, cauzele acestora, etc. - Coordoneaza activitatea de organizare la nivel de societate, urmarind modificarile în structura la organigrama și RI - Participa la solutionarea conflictelor de munca și plangerilor angajatilor și mentine o legatura stransa cu reprezentantii sindicatelor - Elaboreaza proceduri de lucru în cadrul biroului, privind principalele activitati de resurse umane (recrutare și selectie, planificarea resurselor umane, instruire, evaluarea performantelor profesionale) și se asigura de respectarea acestora de catre intreg personalul biroului - Rezolva prompt cererile venite din partea celorlalti angajati și le trateaza nediscriminatoriu - Coopereaza cu ceilalti angajati ai biroului și ai societatii, colaboreaza cu onestitate cu acestia

- Mentine la standardele unei bune functionari, aparatele din dotare și anunta orice defectiune Oficiului de Calcul - Executa calitativ și la termen sarcinile de serviciu - Pastreaza confidentialitatea rezultatelor obtinute - Vegheaza la respectarea normelor de tehnica securitatii muncii - Respecta normele de securitate, impuse de societate - Se achita la timp de toate responsabilitatile ce-i revin pe domeniul financiar-contabil - Respecta programul de lucru, conform normelor interne ale societatii - Respecta metodologiile de lucru ale domeniului sau de activitate și procedurile de sistem și de lucru, existente în cadrul societatii și urmareste ca intreg personalul din subordine, sa le cunoasca și sa le respecte - Analizeaza periodic indicatorii calitatii proprii compartimentului și urmareste implementarea actiunilor corective - Efectueaza instructajul periodic, în domeniul protectiei muncii și PSI - Urmareste repartizarea elevilor practicanti, pe locuri de munca - Realizeaza studii de previziune privind dinamica Departamentului de Resurse Umane din cadrul companiei - Consiliaza managerii privitor la relatiile cu angajatii, problemele juridice ale negocierilor cu liderii sindicali etc. - Consiliaza managerii pentru perfectionarea pregatirii profesionale - Stabileste un contact permanent cu reprezentantii angajatilor - Supervizeaza respectarea normelor de protectia muncii și comunicarea rezultatelor controalelor managerilor - Supervizeaza intretinerea bazei de date a angajatilor - Participa în echipa de expertizare a accidentelor de munca 12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:


7. FISA DE POST - SECRETARA


-


SECRETARA 3. Numele și prenumele salariatului:


Directorului General; 5. Numele sefului ierarhic :


7. Drept de semnatura:


Secretara colaboreaza cu: - ceilalti angajati ai firmei; - Serviciul financiar-contabil pentru confirmarea evidentei stocurilor - Coordonatorul departamentelor de marketing și secretariat 9. Pregatirea și experienta:

Studii: -absolvent al invatamantului superior sau mediu; Vechime: -sa probeze o vechime de cel putin 3 ani în domeniu; Cunostinte: -sa posede cunostinte de calculator;

Aptitudini: -inteligenta (gandire logica, memorie, capacitate de analiza și sinteza); -capacitate de a prelucra informatiile, de a le interpreta și de a le valorifica prin furnizarea de date prelucrate altor factori decizionali; -corectitudine, tenacitate, seriozitate, atitudine principiala în relatiile cu oamenii; Atitudini: - receptivitate, spirit de echipa (sincer, dispus la colaborare) 10. Autoritate și libertate organizatorica:


Secretara desfasoara urmatoarele activitati: - Intocmeste și actualizeaza baza de date; - Intocmeste oferte de marfuri; - Acorda asistenta d.p.d.v. tehnic și comercial clientilor și potentialilor clienti; - Tine evidenta stocurilor; - Intocmeste fisele de magazie - Intretine relatiile cu clientii din portofoliu; - Primeste vizitatorii; - Asigura protocolul; - Participa la sedintele saptamanale organizate în cadrul firmei; In limita timpului disponibil și în conformitate cu dispozitiile primite participa la indeplinirea atributiilor generale privind vanzarea marfurilor. 12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:


8. FISA DE POST DIRECTOR TEHNIC


productie

2. Denumirea postului: Director tehnic 3. Numele și prenumele salariatului:


Directorului General



Sefii de departamente, de Sectii de Productie, Investitii /Utilitati, Aprovizionare / Achizitii 7. Drept de semnatura:

Intern: Extern:


Intern, cu toate departamentele functionale din firma, extern cu furnizorii 9. Pregatirea și experienta:

Nivelul de studii: Studii superioare tehnice. [Nivelul de studii pentru fiecare post difera în functie de specificul și marimea firmei, precum și de nevoile pentru postul respectiv în firma.] Calificari / specializari necesare · Studii postuniversitare în domeniul managementului productiei, MBA. · Cunoasterea de limbi straine: limba engleza, preferabil nivel mediu sau avansat. · Operare PC: Word, Excel, programe de baze de date. [În functie de specificul și marimea firmei, precum și de nevoile pentru postul respectiv în firma se pot solicita și alte calificari / specializari.] · cunostinte la nivel profesionist privind tendintele în domeniul de productie la nivel national și international; 10. Autoritate și libertate organizatorica:


Descrierea postului 1. Scopul general al postului Coordonarea și asigurarea întregului proces de productie în vederea realizarii productiei planificate, în conformitate cu obiectivele, programul și standardele de calitate ale firmei. [În functie de marimea, specificul și organigrama firmei scopul poate diferi. Scopul postului se va regasi detaliat în obiectul contractului definit în CIM semnat de parti.] 2. Obiectivele postului · Functionarea corespunzatoare a firmei din punct de vedere tehnic și managerial în conformitate cu politicile și strategia de productie ale firmei. · Organizarea și coordonarea întregului proces de elaborare și aplicare a celor mai bune solutii tehnice și economice pentru lucrarile de investitii, pentru activitatea de întretinere și reparare a utilajelor și instalatiilor. [În functie de marimea, specificul și organigrama firmei obiectivele pot diferi.] 3. Descrierea sarcinilor / atributiilor / activitatilor postului · Planifica activitatea de productie în sectiile de fabricatie în functie de planul de productie stabilit, pentru a asigura realizarea integrala a indicatorilor cantitativi si calitativi stabiliti. · Elaboreaza și supune spre aprobare politicile firmei în ceea ce priveste productia. · Organizeaza și controleaza activitatile de mentinere și dezvoltare a capacitatilor de productie și coordoneaza folosirea corecta și eficienta a fondurilor de investitii. · Organizeaza și coordoneaza introducerea în fabricatie a produselor noi și raspunde de asigurarea parametrilor prevazuti în documentatie. · Coordoneaza și asigura desfasurarea ritmica a procesului de productie, urmarind realizarea productiei în conformitate cu planul cerut de vânzari. · Aproba instructiunile tehnologice pentru fiecare faza de productie, atât la implementarea cât și la modificarea lor, și asigura adaptarea corespunzatoare a tehnologiei la variatiile și specificul materiei prime utilizate. · Coordoneaza identificarea, introducerea și mentinerea sub control a proceselor incluse în sistemul calitatii. · Asigura resursele materiale și informationale necesare pentru implementarea politicii în domeniul calitatii. · Conduce procesul de asigurare a calitatii în activitatea de productie, conform procedurilor ș i standardelor existente. · Organizeaza și conduce sedintele pentru armonizarea obiectivelor pe termen

scurt și sincronizarea activitatilor în vederea realizarii în conditii optime a obiectivelor de productie. · Elaboreaza proiectul planului de investitii, în conformitate cu prevederile bugetului, în scopul îmbunatatirii gradului de ocupare a capacitatilor de productie existente si crearii de noi capacitati. · Urmareste încheierea contractelor pentru noile investitii și actioneaza pentru asigurarea la termen a documentatiilor tehnice, conform graficelor de esalonare a investitiilor. · Coordoneaza realizarea și punerea în functiune la termen a noilor capacitati de productie. · Verifica pontajul lunar pentru personalul din subordine si-l transmite Departamentului Resurse Umane. · Organizeaza acordarea concediului de odihna și a zilelor libere pentru personalul din subordine. · Coordoneaza și participa la solutionarea conflictelor de munca și a plângerilor angajatilor și mentine o legatura strânsa cu reprezentantii sindicatelor. · Stabileste conform structurii organizatorice și a ROF sarcinile și responsabilitatile personalului din subordine, în baza fiselor de post. · Exercita permanent sau temporar, prin delegarea competentelor, acele atributii specifice specialitatii sale, stabilite prin actul constitutiv al societatii sau prin organul decizional statutar (AGA, CA) în sarcina reprezentantului legal. · Executa orice alte dispozitii date de superiorul ierarhic în realizarea strategiilor pe termen scurt ale companiei în limitele respectarii temeiului legal. [În functie de marimea, specificul și organigrama firmei sarcinile / atributiile / activitatile pot diferi.] 4. Descrierea responsabilitatilor postului a) Privind relatiile interpersonale / comunicarea · Asigura un cadru optim pentru mentinerea unor relatii bune între management si angajati. · Asigura reprezentarea și apararea intereselor și imaginii companiei în relatiile cu autoritatile de stat și cu administratia publica locala. · Promoveaza respectul reciproc, colaborarea și transparenta în interiorul departamentului, în raporturile cu alte departamente, precum și în relatiile cu persoanele din afara firmei. · Raspunde de mentinerea, în cadrul departamentului, a unui climat favorabil îndeplinirii sarcinilor de lucru.

b) Fata de echipamentul din dotare · Raspunde de functionarea în bune conditii a echipamentului, aparaturii și utilajelor din dotarea firmei. · Raspunde de însusirea și respectarea procedurilor interne legate de utilizarea în conditii optime a echipamentului, aparaturii și a utilajelor din dotarea firmei de catre întreg personalul din subordine. · Raspunde de informarea imediata a persoanelor responsabile privind orice defectiune în functionare a echipamentului cu care îsi desfasoara activitatea. · Respecta procedurile interne legate de utilizarea autovehiculului pe care-l are în folosinta. c) În raport cu obiectivele postului · Raspunde de utilizarea optima a resurselor materiale, financiare, patrimoniale și umane alocate pentru realizarea obiectivelor de productie stabilite. · Raspunde de organizarea generala a activitatilor de productie, urmarind asigurarea cu forta de munca. · Raspunde de organizarea optima a programului de lucru, în raport cu planul de productie. · Raspunde de masurile luate pentru folosirea la maximum a capacitatilor de productie, utilizarea completa a timpului de lucru și cresterea productivitatii muncii. · Raspunde de desfasurarea eficienta a activitatii de aprovizionare la nivel local și ia masuri pentru asigurarea materiala a desfasurarii fara întreruperi a procesului de productie. · Raspunde de acceptarea la plata a lucrarilor de investitii, precum și de verificarea calitatii lucrarilor executate. · Raspunde de identificarea nevoilor de instruire ale personalului din subordine și asigura formarea continua a acestuia. · Raspunde de fundamentarea masurilor de motivare și sanctionare a personalului din subordine, participând (alaturi de persoanele abilitate) la luarea acestor masuri, conform procedurilor interne și prevederilor legislative în vigoare. · Raspunde de mentinerea și îmbunatatirea sistemului de management al calitatii. · Raspunde de pastrarea confidentialitatii informatiilor la care are acces. d) Privind securitatea și sanatatea muncii Respecta normele de Securitate și Sanatate a Muncii și de PSI și raspunde de însusirea și respectarea acestora de catre toti angajatii din subordine. e) Privind regulamentele / procedurile de lucru · Respecta și asigura cunoasterea și aplicarea Regulamentului Intern și a Regulamentului de Organizare și Functionare de catre întreg personalul din subordine. · Respecta și aplica politicile generale ale firmei în productie și investitii și raspunde de însusirea și respectarea acestora de catre întreg personalul din subordine.

· Respecta și aplica actele normative în vigoare și Contractul Colectiv de Munca aplicabil. [În functie de marimea, specificul și organigrama firmei responsabilitatile postului pot diferi. Raspunderea juridica generata de nerespectarea obligatiilor stabilite prin prezenta se va stabili în conformitate cu prevederile legislatiei în vigoare precum și în baza procedurilor reglementate în Regulamentul Intern al firmei.] 12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:


9. FISA DE POST - SEF SERVICIU FINANCIAR CONTABILITATE


COMPARTIMENTUL FINANCIAR CONTABIL 2. Denumirea postului:

SEF SERVICIU FINANCAIR CONTABILITATE 3. Numele și prenumele salariatului:


Directorului General; Directorului Economic 5. Numele sefului ierarhic:


Personalul compartimentului economic cu posturi de executie 7. Drept de semnatura:


-are relatii de serviciu cu toate serviciile, birourile și alte entitati functionale; -are relatii cu persoane juridice și persoane fizice care au tangenta cu sfera sa de activitate. 9. Pregatirea și experienta:

Studii: -absolvent al invatamantului superior economic de specialitate; Vechime: -sa probeze o vechime de cel putin 3 ani în domeniu, cuprinzand toate aspectele activitatii financiar-contabile; Cunostinte: -sa posede cunostinte temeinice în ceea ce priveste sistemul organizatoric și financiarcontabil; -sa posede cunostinte solide în ceea ce priveste legislatia în vigoare privind domeniul financiar-contabil; -sa probeze o buna cunoastere a conducerii contabilitatii computerizate; Aptitudini: -inteligenta (gandire logica, memorie, capacitate de analiza și sinteza); -capacitate de organizare și conducere a activitatii serviciului; -capacitate de a prelucra informatiile, de a le interpreta și de a le valorifica prin luarea de decizii sau prin furnizarea de date prelucrate altor factori decizionali; -corectitudine, tenacitate, seriozitate, atitudine principiala în relatiile cu oamenii; Atitudini: -obiectivitate în aprecierea și analiza situatiilor economice, financiare și sociale, receptivitate, spirit de echipa (sincer, dispus la colaborare) 10. Autoritate și libertate organizatorica:

Daca este cazul

11. Responsabilitati și sarcini:

- Contabilizeaza și inregistreaza extrasele de cont de la banci; - Contabilizeaza și inregistreaza operatiunile și documentele legate de leasing, reevaluari, rezerve, capital și alte fonduri; - Contabilizeaza și inregistreaza salariile personalului și deplasarile externe; - Efectueaza componente ale soldurilor conturilor și efectueaza reglari pe baza acestora; - Efectueaza inchiderea conturilor de venituri, cheltuieli și TVA, verifica și regleaza balantele de verificare lunare ; - Listeaza și indosariaza registrul Carte Mare, balantele, jurnalele auxiliare; - Completeaza lunar Registrul Jurnal pe baza jurnalelor auxiliare; - Completeaza trimestrial sau de cate ori este cazul Registrul de Evidenta Fiscala; - Completeaza anual Registrul Inventar; - Stabileste impozitele de plata (exclusiv cele legate de salariile personalului) și intocmeste declaratiile privind impozitul pe profit; - Efectueaza toate operatiile necesare inchiderii exercitiului financiar și intocmeste proiectul situatiilor financiare semestriale și anuale; - Supravegheaza arhivarea documentelor cu care lucreaza, conform atributiilor; - Tine legatura cu Administratia Financiara și colaboreaza cu seful ierarhic în cazul controalelor ; - Colaboreaza la stabilirea politicilor contabile; - Colaboreaza la tinerea corecta și la zi a evidentei financiare și contabile; - Duce la indeplinire sarcinile stabilite pe cale ierarhica. 12. Sanctiuni pentru nerespectarea fisei postului sau a anexelor acestora:


Capitolul III Relatiile organizatorice. •

•

Relaţiile de management pot fi definite ca raporturi (legături) care se stabilesc între componenţii unui sistem şi între aceştia şi componenţii altor sisteme. Relaţiile organizatorice se stabilesc între componentele structurii manageriale.

Definiţie Între posturile, funcţiile şi compartimentele existente în structură se manifestă relaţii organizatorice care sunt reglementate oficial. Relaţiile organizatorice dintr-o unitate economică pot fi: unilaterale (care au loc între două compartimente sau funcţii de conducere şi când doar una din părţi are obligaţia de a furniza informaţii celeilalte); bilaterale (când informaţiile circulă în ambele sensuri între conducător şi fiecare din subordonaţii săi ); multilaterale (specifice managementului participativ, aceste relaţii se menţin între membrii unui organism de management, reprezentând un anumit domeniu de informaţii). •

•

•

•

În funcţie de natura, modul de manifestare a autorităţii şi responsabilităţii, cât şi de conţinutul lor, relaţiile organizatorice pot fi: autoritate; cooperare; control; reprezentare. Relaţiile de autoritate rezultă ca urmare a investirii unui titular de post sau unui compartiment cu dreptul de a transmite altor titulari subordonaţi ordine şi dispoziţii cu caracter imperativ şi de a primi de la aceştia informaţii cu privire la realizarea sarcinilor atribuite. La rândul lor, relaţiile de autoritate pot fi grupate în: relaţii de autoritate ierarhică funcţională • • • •

• •

de stat major Relaţiile de autoritate ierarhică exprimă raporturile instituite între titularii posturilor de conducere şi cei ai posturilor de execuţie. Prin această formă de relaţii se asigură unitatea de decizie şi acţiune din unitatea economică. Acest tip de relaţii asigură anumite avantaje şi dezavantaje. Dintre cele mai importante avantaje pot fi amintite: asigurarea unităţii de conducere; formularea precisă a atribuţiilor; mai mare siguranţă în funcţionarea fiecărui compartiment sau nivel ierarhic; sesizarea rapidă a influenţei negative a factorilor asupra sistemului sau a aplicării unor decizii nefundamentate ştiinţific. Dezavantajele se referă la faptul că acest tip de relaţie poate genera: lipsa unei elasticităţi în acţiune, limitarea iniţiativei postului de conducere imediat inferior; generează dificultăţi în procesul cunoaşterii la eşaloanele superioare a unor aspecte ale activităţii; imposibilitatea ca un conducător să cunoască toate problemele de specialitate (tehnice, economice etc.) din compartimentul pe care-l conduce. Dintre fenomenele nefavorabile care pot perturba activitatea unui sector de activitate, se află şi fenomenul de "scurtcircuitare a legăturilor", prin care sunt ocolite anumite posturi de pe nivele ierarhice inferioare de circuitul normal al relaţiilor şi informaţiilor. Spre exemplu, managerul general al unei unităţi economice transmite sarcini de serviciu unui şef de secţie, ocolindu-l pe directorul tehnic. Aceste relaţii pot genera anumite limite, printre care pot fi amintite următoarele: aria mare a controlului pe care trebuie să-l efectueze decidenţii; imprecizie în delimitarea autorităţii; dificultăţi în coordonarea îndeplinirii sarcinilor ca urmare a existenţei unui număr mare de decidenţi funcţionali. Relaţiile de stat major se stabilesc prin delegarea de către conducătorul unităţii economice, a realizării de sarcini unor persoane sau colective în vederea soluţionării unei probleme mai complexe care afectează unul sau mai multe compartimente. Caracteristic acestui tip de relaţii este faptul că fiecare din membrii echipei acţionează numai în contextul autorităţii delegate şi nu în raport de atribuţiile conferite postului pe care-l ocupă în ierarhia managementului unităţii. Spre exemplu, directorul economic este cuprins într-o asemenea echipă, el nu-şi manifestă decât autoritatea profesională, în limitele sarcinilor delegate. Rezultatele cercetării acţiunilor efectuate nu se materializează în decizii imperative formulate de echipă, ele constituie baza informaţională pentru conducătorul unităţii în vederea adoptării deciziilor ce se impun. Relaţiile de cooperare se stabilesc între posturi situate pe acelaşi nivel ierarhic, care aparţin unor compartimente diferite. Instituirea lor are marele avantaj de a simplifica rezolvarea unor probleme care apar cu o anumită frecvenţă, prin evitarea folosirii liniilor ierarhice, asigurând creşterea operativităţii. Aceste relaţii apar din nevoia realizării în comun a unor lucrări sau în mod accidental. Relaţiile de cooperare pot fi: •

relaţii de furnizare sau relaţii beneficiar-furnizor, care au loc între secţiile de producţie şi sectoarele de servire, se consemnează în documente organizatorice de tip contract; relaţii de informare, au un caracter de colaborare şi se stabilesc între diferiţi conducători aflaţi pe acelaşi nivel ierarhic, exprimă relaţii de colaborare. Relaţiile de control apar şi acţionează între organele sau posturile investite cu dreptul de a exercita actul de control şi celelalte compartimente de activitate existente în unitatea economică. Relaţiile de reprezentare se instituie între un conducător din eşalonul superior şi reprezentanţii unor organizaţii profesionale din interiorul unităţii sau persoane fizice şi juridice din afară cu care se poartă negocieri în diferite domenii de activitate. •

•

Capitolul IV Studiul de caz la S.C. Aprov. S.A. 4.1. Denumirea, forma juridica, sediul, durata, obiectul.

Denumire: S.C. Aprov. S.A. Medias, este o societate comerciala romana, pe actiuni avand personalitate juridica inregistrata la Registrul Comertul cu nr. J32/39/1992. Forma juridica: Este constituita conform HG 323/11.06.1992, fiind privatizata prin metoda “Mebo” conform Legii 58/1991 și Legii 77/1994 și functioneaza în aceasta forma din 1995. Vechimea organizatiei este mult mai mare, inainte de 1992 fiind Baza de Aprovizionare a fostei Centrala a Gazului Metan.

Sediul: Sediul societatii comerciale se situeaza în Medias, str. Virgil Madgearu nr. 4, judet Sibiu. Organizatia are ca și puncte de lucru doua depozite în localitatea Danes și Sarmasel precum și zece magazine în Medias și alte localitati din judetul Sibiu și Mures. Durata: Durata societatii este nelimitata cu incepere de la data inregistrarii în Registrul Comertului. Obiectul: Obiectul principal de activitate al societatii il constituie realizarea activitatilor de comert en-gros, al serviciilor de manipulare și depozitare, organizatia avand o dotare logistica specifica acestui gen de activitati puternica și diversificata. Obiectul de activitate este delimitat în statutul societatii pe codul CAEN aprobat prin HG 656/97, HG 53/99 și modificarile ulterioare. Relatii: Organizatia are ca principala piata a afacerilor intreprinderile din structura Gaz Metan, SNTGN Romgaz S.A cu sucursalele, S.N.G Transgaz cu sucursalele Distrigaz Nord și Sud, intreprinderi constructoare de masini, Petrotub Roman, Republica Bucuresti, Lafarge Romcim Medgidia, Tagrimpex Romcif Fieni, Iproeb Bistrita, Ductil Buzau, Armatura Cluj Napoca, Industria Sarmei Campia Turzii, Medimpact S.A Medias, Foraj Sonde Tg. Mures, Dafora Medias și altele. Conducerea executiva a societatii este realizata de Directorul General care coordoneaza nemijlocit intreaga activitate a societatii. Top managementul organizatiei mai este format din Directorul Comercial și Contabilul Sef. Unul din obiectivele pe termen lung, planificate de S.C. Aprov. S.A. este realizarea unui sistem eficient de management al calitatii conform declaratiei Directorului General privind politica în domeniul calitatii. In acest scop, conducerea organizatiei își concentreaza eforturile în vederea implementarii și certificarii Sistemului de Management al Calitatii prin dezvoltarea comunicarii catre intregul personal a tuturor aspectelor legate de calitate și instruirea continua a acestora cu privire la cerintele standardului de referinta cu prioritate pentru cunoasterea concreta a cerintelor exprimate de clienti. Finalitatea acestui obiectiv este cresterea eficientei economice a societatii prin calitatea activitatilor ce v-or face diferentierea fata de concurenta. Principalele modalitati de atingere a tintelor expuse mai sus sunt gandite a fii în primul rand implicarea și constientizarea angajatilor cu privire la realizarea obiectivelor organizatiei prin realizarea obiectivelor individuale și pe termene stabilite imbunatatirea proceselor organizatiei, în stransa legatura cu imbunatatirea relatiilor cu clientii și furnizorii, bazata pe o comunicare supla, completa și exacta. S.C. Aprov. S.A nu considera oportuna realizarea de aliante strategice intru-cat patrunderea pe piata din Romania sa facut cu succes inca din anul 1995. Conducerea societatii a cercetat o serie de aliante strategice incheiate de catre alte firme din Medias și au constatat ca majoritatea dintre aceste aliante nu au fost profitabile. 4.2 Procesele și structura ierarhic functionala a S.C. Aprov. S.A

Adunarea Generala a Actionarilor (AGA) este organul de conducere al societatii care decide asupra activitatii acesteia și asigura politica ei economica și comerciala. Societatea este administrata de catre Consiliul de Administratie (C.A) și este condusa de presedintele consiliului care este Dierctorul General al societatii. Procesele ce se desfasoara în cadrul S.C. APROV. S.A sunt clasificate în doua categorii: Procesele principale – procese care creeaza valoarea și prin care se realizeaza produsele și serviciile solicitate de client. Procesul principal al S.C. Aprov. S.A. consta în aprovizionare, depozitare, manipulare și desfacerea de marfuri conform cerintelor clientului. Toate celelalte procese se subordoneaza comandamentelor reclamate de buna functionare a procesului principal și sprijina realizarea acestuia în conditii optime de calitate și de timp. Procesele de sprijin – asigura conditii optime desfasurarii proceselor principale, acestea fiind: instruirea și constientizarea angajatilor; gestionarea utiljelor și echipamentelor; controlul dispozitivelor și mijloacelor de masurare; planificarea, alocarea resurselor și analiza rezultatelor activitatilor. In S.C Aprov. S.A Medias autoritatea deplina privind asigurarea calitatii în executia serviciilor este detinuta de conducerea organizatiei, aceasta fiind complet responsabila de proiectarea, aplicarea și mentinerea sistemului. Procesele care se desfasoara în cadrul S.C. Aprov. S.A sunt descrise în harta Proceselor și în structura ierarhic – functionala, aprobata de Consiliul de Administratie, sunt prezentate în paginile urmatoare. • • • •

4.3. Normele de structura pentru constituirea birourilor în S.C APROV. S.A

La stabilirea structurii organizatorice a S.C APROV. S.A se v-or aplica urmatoarele norme de structura, aprobate de Consiliul de Administratie: a. Biroul

Este compartimentul functional care se poate constitui pentru indeplinirea unor lucrari sau activitati omogene. Se poate constitui din minim 2 persoane. b. Activitatea de Secretariat

Se stabileste corelat cu numarul functiilor de conducere și a volumului de lucrul; este constituita dintr-o persoana. c. Activitatile de deservire generala (paza, deservire autovehicule, intretinere cladiri, etc)

Numarul de posturi se stabileste în functie de sarcinile concrete de serviciu și locuri de munca. d. Gestiunea

Cuprinde totalitatea operatiilor de primire și eliberare de marfuri. Marimea gestiunii și a formatiei de lucru se stabileste în functie de volumul de activitate, de conditiile specifice de depozitare și conservare a materialelor. Gestiunea este condusa de un gestionar. Directorul General asigura toate datele de intrare a proceselor organizatiei stabilite în Consiliul de Administratie, prin BVC și prin decizii manageriale proprii cum sunt elementele politice și obiectivele în domeniul calitatii. Toate aceste date sunt comunicate la nivelul urmator de manageri care planifica, organizeaza, urmaresc și analizeaza rezultatele proceselor ce le coordoneaza în vederea imbunatatirii lor. Celelalte date de intrare, care nu au ca sursa Consiliul de Administratie sunt asigurate de responsabili de proces, stabiliti în procedura ce reglementeaza procesul respectiv. Directorul General conduce analiza efectuata de management, în baza datelor și analizelor furnizate de Responsabilul Management Calitate, conform PO – 11 Analiza efectuata de management. Toate comenziile sunt inregistrate și analizate de Directorul General în vederea stabilirii cerintelor clientului și a modului de realizare, prin directionarea acestora la responsabilitatile competente din organizatie.

Asigurarea resurselor este responsabilitatea Directorului General care stabileste modul de gestionare, urmarire, eficienta valorificarii lor prin Contabilul Sef, pentru resursele financiare și materiale. Analiza acestora se face zilnic pe comenzi și clienti. Situatia de ansamblu se face lunar și cumulat prin prezentarea analizei “Situatia indicatorilor economico – financiar” stabiliti prin BVC. Coordonarea tehnica, nemijlocita este asigurata de Directorul Comercial care coordoneaza, urmareste și analizeaza activitatea Biroului Aprovizionare Desfacere, a celor doua depozite, trei gestiuni precum și a celor zece magazine. Resursele umane sunt gestionate prin Biroul Resurse Umane, care prezinta lunar rezultatele analizei în aceste domenii de activitate. Functionarea, asigurarea și controlul proceselor sub aspectul eficacitatii sunt reglementate prin proceduri de sistem, proceduri operationale și instructiuni de lucru. Interactiunea proceselor este prezentata în harta proceselor. Unul din procesele principale care produce valoarea este procesul realizarii serviciilor de aprovizionare desfacere care este descris în procedura operationala PO – 07 Aprovizionare Desfacere și asigura serviciile de aprovizionare /desfacere, manipulare, depozitare conform cerintelor clientului precum și a cerintelor tehnice de calitate, deziderat controlat prin Procedura de sitem Controlul produsului neconform PS-03. Procesul realizarii serviciilor este reglementat și documentat, pentru un mai mare control al conformitatii activitatilor cu o complexitate și importanta deosebita prin specificitatea lor sunt reglementate prin instructiuni de lucru. Acest proces este condus, tinut sub control prin reglementari clare interne ca și prin procedura operationala PO-11 privind Analiza efectuata de management și procedura operationala PO-10 Analiza eficientei proceslor, conducerea organizatiei fiind incredintata ca un management performant asigura eficacitatea și eficienta performantelor economice ale S.C. Aprov. S.A. Rezultatele performante, sunt asigurate prin instruirea continua a angajatilor organizatiei, care face posibila cunoasterea și intelegerea cerintelor clientului precum și realizarea lor, conform asteptarilor acestora. Acest proces de sprijin, data fiind importanta lui a fost documentat în PO-09 și interactioneaza cu PO-07 și PO-10 fiind și o parghie. Directorul Comercial raspunde de efectuarea marketingului în S.C. Aprov S.A, negociaza/incheie contracte cu clientii, urmareste marirea portofolului de clienti asigura analiza cerintelor clientilor conform PO-07. Directorul Comercial urmareste implementarea actiunilor corective/preventive stabilite în urma primirii reclamatilor și prezinta în sinteza concluziile în Analiza efectuata de management. Tot el asigura monitorizarea și masurarea satisfactiei clientilor. Biroul Aprovizionare Desfacere este subordonat Directorului Comercial avand atributiile și responsabilitatile descrise în fisele postului. Merceologii din Biroul Aprovizionare Desfacere fac evaluarea și selectarea furnizorilor, intocmesc

contractele și comenziile la furnizor, centralizeaza necesarele de materiale primite de la gestiuni și asigura aprovizionarea prin emiterea de comenzi la furnizor, planifica data ridicarii marfii. Gestionarii aflati în subordinea Directorului General intocmesc saptamanal necesarul de materiale, fac direct aprovizionarea de la agentii de vanzari avand aprobarea Directorului Comercial, depoziteaza marfurile conforme și neconforme în locuri amenajate special pentru fiecare categorie de produse. Seful Biroului Tehnic se subordoneaza Directorului General și asigura functionarea procesului conform procedurii operationale PO-08. Are în subordine un tehnician și auxiliarii. Gestioneaza mijloacele de transport auto și CFR, utilajele și echipamentele. Seful Biroului Resurse Umane se afla în subordinea Directorului General, avand responsabilitatea conducerii procesului de instruire (PO-09). în cadrul Biroului Resurse Umane se asigura gestionarea documentelor clasificate conform prevederilor legale. Responsabilul Management Calitate, este subordonat Directorului General și urmareste indeplinirea sarcinilor ce revin S.C. Aprov. S.A din programul propriu privind implementarea Sistemului de Management al Calitatii, în conformitate cu prevederile legale în vigoare și cu familia de standarde ISO 9000 și ISO 14001. Secretara se subordoneaza Directorului General, asigurand activitatea de primire, inregistrare triere și distribuire a corespondentei, organizeaza și raspunde de activitatile de multiplicare și difuzare (dupa caz) a lucrarilor efectuate în cadrul S.C. Aprov. S.A, efectueaza operatiunile de expediere a corespondentei și a coletelor. Contabilul Sef, are în subordine Biroul Financiar Contabil și coordoneaza activitatile financiar contabile ale S.C. Aprov S.A.

4.4.

Relatiile de concurenta

In spatiul micromediului sau, activitatea de piata a S.C Aprov. S.A este marcata de prezenta unui numar variabil de firme concurente. Actionand în cadrul acelorasi piete aceste firme intra în competitie, dispunandu-si oportunitatile pe care le ofera piata. Dubla ipostaza, de cumparator și vanzator pe care firmele concurente o au în cadrul mediului, plaseaza competitia dintre ele în doua planuri: a.) pe de o parte, firmele concurente își disputa furnizorii, prestatorii de servicii și disponibilitatile de forta de munca. b.) pe de alta parte ele își disputa clientii. In acest context, cu unii dintre agentii economici S.C Aprov. S.A se afla în competitie în calitate de cumparatori, cu altii numai în calitate de vanzator, iar cu altii se plaseaza în ambele situatii.

Ansamblul raporturilor de interactiune în care intra agentii economici în lupta pentru asigurarea surselor de aprovizionare și a pietelor de desfacere formeaza sistemul relatiilor de concurenta. In abordarea de marketing concurenta propriu zisa se desfasoara intre firme în calitatea lor de ofertanti (vanzatori). Ea imbraca forma luptei pentru cucerirea pietei. Realizarea acestui obiectiv presupune ca fiecare concurent sa satisfaca nevoile clientilor în conditii superioare celorlalti ofertanti, demers ce implica utilizarea unor mijloace de diferentiere și individualizare a actiunilor firmei. Practica tarilor cu economie de piata evidentiaza faptul ca mijloacele și instrumentele utilizate în relatiile de concurenta se delimiteaza în jurul celor patru componente ale mix-ului de marketing: produs, pret, promovare și distributie. In cadrul luptei de concurenta, firmele pot viza acelasi nevoi de consum sau nevoi diferite, adresandu-le produse identice, asemanatoare sau substantial diferite în situatia cand apar pe piata cu bunuri identice sau diferentiate nesemnificativ, destinate satisfacerii acelorasi nevoi (in acest caz,diferentierea dintre concurenti se realizeaza prin imaginea de marca) sau ofera produse similare, care satisfac în masura diferita aceeasi nevoie (in acest caz, competitia se realizaeaza prin diferentierea calitativa a produselor), are loc o concurenta directa. Daca firmele se adreseaza acelorasi nevoi sau a unor nevoi diferite prin oferirea de produse/servicii diferite, competitia dintre acestea poarta denumirea de concurenta indirecta. Practica tarilor cu o economie de piata evidentiaza faptul ca mijloacele și instrumentele utilizate în relatiile de concurenta se delimiteaza în jurul celor patru componente ale mix-ului de marketing: produs, pret, promovare și distributie. Forta competitiei și implicatiile ei în mecanismul pietei depind de numarul și pozitiile celor care se confrunta. în aceasta privinta, teoria economica, plecand de la premizele care caracterizeaza concurenta perfecta, prezinta toate situatiile intalnite în practica luptei de concurenta (concurenta monopolista, monopol, concurenta oligopolista, etc). Indiferent de forma pe care o imbraca, în economia de piata concurenta reprezinta o necesitate obiectiva, deoarece: stimuleaza preocuparile pentru cresterea, diversificarea și imbunatatirea calitativa a ofertei; asigura plasarea preturilor la cote reale; favorizeaza rationalizarea costurilor ca mijloc de sporire a profitului; elimina din competitie firmele slabe, cu capacitate redusa de adaptare la dinamismul economico-social. Daca relatiile de concurenta se desfasoara în cadrul existent, specific fiecarei tari, competitia este cunoscuta sub denumirea de concurenta loiala. în practica insa, sunt numeroase situatii cand unele firme apeleaza la mijloace ce depasesc cadrul legal. O astfel de competitie este cunoscuta sub denumirea de concurenta neloiala, iar •

• • •

practicile neloiale sunt sanctionate în majoritatea tarilor prin legi concepute special concepute în acest sens. Concurenta practicata de S.C Aprov. S.A este una oligopola. 4.5. Relatiile principale intre birourile S.C Aprov. S.A 4.5.1 Relatiile Reprezentatului Management Calitate cu birourile S.C Aprov. S.A

1. în relatiile cu Consiliul de Administratie Transmite:  

Spre aprobare propuneri de programe privind implementarea SMC; Rapoarte privind stadiul dezvoltarii SMC.

Primeste: 

Hotarari ale Consiliului de Administratie.

2. în relatiile cu conducerea S.C Aprov. S.A Transmite:   

Informatii periodice privind SMC; Propuneri privind imbunatatirea SMC; Rapoarte de audit, lucrari intocmite, orice alte informatii solicitate de conducere.

Primeste:  

Dispozitii privind lucrarile curente ce urmeaza a fi executate în cadrul compartimentului; Informatii privind strategia S.C Aprov. S.A în diferite perioade și domenii de activitate.

3. în relatiile cu Biroul de Resurse Umane. Transmite: 



Informatii de specialitate în domeniul managementului calitatii; Procedura cadru de elaborare a documentelor de sistem calitate.

Primeste:  

Instructiuni și proceduri de lucru specifice; Date și informatii privind organizarea societatii

4. în relatiile cu Biroul Tehnic. Transmite:  


Primeste: 

Instructiuni și proceduri de lucru.

5. în relatiile cu Biroul Aprovizionare Desfacere Transmite: 




Primeste: 


6. în relatiile cu Biroul Financiar Contabilitate Transmite: 




Primeste: 


7. în relatiiile cu Secretariatul

Transmite: 




Primeste: 


8. în relatiile cu Gestiunile și cu Magazinele Megas. Transmite: 




Primeste: 


4.5.2 Relatile Biroului Aprovizionare Desfacere cu birourile S.C. Aprov. S.A

1. In relatiile cu conducerea: Transmite:    

Informari și materiale referitoare la activitatea de aprovizionare desfacere; Cereri de oferta și analize de oferta; Propuneri pentru organizarea de licitatii în vederea achizitionarii de produse sau valorficarea stocurilor fara miscare; Materiale și informatii solicitate.

Primeste:  

Avizari/aprobari pentru materialele intocmite; Indicatii și recomandari în problemele de aprovizionare desfacere.

2. în relatiile cu RMC: Transmite: 


Primeste: 



Informatii de specialitate în domeniul management calitate; Procedura cadru de elaborare a documentelor sistemului de management al calitatii

3. în relatiile cu Biroul Resurse Umane: Transmite: 

Planificarea pentru concediu (cereri,etc.)

Primeste:

Note interne, adeverinte,etc;  Confirmari ale planificarii concedilor. 

4. în relatiile cu Biroul Financiar Contabil. Transmite:  

 

Facturi avizate; Documente de evidenta privind intrarea și iesirea marfurilor; Inventarierea materialelor din gestiuni; Aprobari și avizari unor documente intocmite.

Primeste: 

Facturi.

5. în relatiile cu Gestiunile: Transmite: 

Marfurile solicitate.

Primeste: 

Necesarul de marfuri.

6. în relatiile cu Biroul Tehnic. Transmite: 

Solicitari pentru asigurarea mijloacelor de transport.

Primeste: 

Necesar materiale pentru intretinere.

7. în relatiile cu Secretariatul. Transmite:  



Evaluarea și selectarea furnizorilor; Evaluarea și selectarea clientilor; Comenzi, contracte, etc.

Primeste: 

Comenzi, contracte de la clienti.

4.5.3 Relatiile Biroului Financiar Contabil cu birourile S.C. Aprov. S.A.

1. în relatiile cu Adunarea Generala a Actionarilor: Transmite: 

Lucrari și situatii privind rezultatele economico-financiare ale S.C. Aprov. S.A.

Primeste: 

Bilantul contabil și bugetul de venituri și cheltuieli aprobat;

Structura Ierarhic-functionala Si Relatiile Organizatorice La S.C. Aprov S.A

Recommend Documents